Warunki techniczne certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. I. Ogólne warunki techniczne certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. 1. Zakres, Umowa 1.1. Niniejsze Ogólne warunki techniczne certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. dotyczą usług certyfikacyjnych prowadzonych przez TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP) w dziedzinie systemu KZR INiG. 1.2. Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych zostaje zawarta przez złożenie oferty przez TRP oraz jej przyjęcie przez klienta. 1.3. Umowa obowiązuje przez okres ważności certyfikatu, a w przypadku, gdy z powodu negatywnego wyniku procedury certyfikacyjnej certyfikat nie zostanie wystawiony, do dnia sporządzenia raportu z audytu. Z dniem utraty ważności certyfikatu umowa ulega automatycznemu rozwiązaniu bez konieczności składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń przez TRP. 2. Zakres usługi 2.1. TRP ocenia i certyfikuje zgodność systemu KZR INiG uczestników systemu z wymaganiami standardu, którego właścicielem jest Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy (zwany dalej Administratorem systemu), do którego posiada stosowne upoważnienie. 2.2. TRP przeprowadza certyfikację według dokumentu odniesienia wskazanego w ofercie i zgodnie z ogólnie obowiązującymi normami akredytacyjnymi go dotyczącymi, wraz ze wszystkimi istotnymi wytycznymi oraz wymaganiami określonymi przez Administratora systemu. Jeżeli audyt wykaże, że w celu spełnienia wymogów akredytacyjnych niezbędne będzie przedłużenie czasu jego prowadzenia, klient poniesie wszelkie dodatkowe koszty z tym związane, o ile nie wynikną one z winy TRP. 2.3. Klient ma prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec wyznaczenia niektórych audytorów lub ekspertów technicznych do składu zespołu audytującego, pod warunkiem że przedstawi istotne powody. 2.4. Wyznaczenie i włączenie do zespołu audytującego audytorów lub ekspertów technicznych, którzy nie są na stałe zatrudnieni przez grupę TÜV Rheinland (personel zewnętrzny) wymaga uprzedniej zgody klienta. Przyjmuje się, że klient wyraża zgodę, jeśli nie zgłosi żadnego sprzeciwu wobec udziału audytorów zewnętrznych w ciągu jednego tygodnia po otrzymaniu zawiadomienia o powołaniu ww. osób do zespołu audytującego. 2.5. Klient wyraża zgodę na weryfikację jego dokumentacji przez audytorów Administratora systemu i na ich udział w audycie w charakterze obserwatora. Klient nie ponosi kosztów uczestnictwa ww. osób w procesie certyfikacji. 2.6. W przypadku każdej certyfikacji TRP może uczestniczyć audytor trenujący. Klient nie ponosi kosztów uczestnictwa audytora trenującego w audycie. 2.7. Klient ma prawo do zgłaszania skarg wobec podjętych przez TRP decyzji zgodnie z przyjętą w procedurą reklamacji. 3. Zakres prawa stosowania certyfikatów 3.1. Certyfikat zostaje wystawiony, gdy procedura certyfikacyjna zakończy się pozytywnie. Klient otrzymuje certyfikat po uregulowaniu należności wobec TRP. Okres ważności certyfikatu zawsze jest określony w treści certyfikatu. 3.2. Po otrzymaniu certyfikatu, jak określono w paragrafie 3.1. powyżej, klient uzyskuje nieprzenoszalne i niewyłączne prawo informowania o posiadanym certyfikacie w mediach elektronicznych, broszurach lub innych materiałach reklamowych w wyznaczonym okresie ważności certyfikatu w myśl paragrafów 3.3 3.17. 3.3. Prawo do posługiwania się certyfikatem dotyczy wyłącznie obszarów w przedsiębiorstwie lub instytucji klienta wymienionych w certyfikacie. Stosowanie certyfikatu w obszarach niewymienionych w jego zakresie zastosowania jest zabronione. 3.4. Klient zobowiązuje się posługiwać certyfikatem wyłącznie w celu wydania oświadczenia dotyczącego przedsiębiorstwa bądź instytucji klienta, które będzie zgodne z certyfikacją. Ponadto klient jest zobowiązany do unikania sytuacji, w której osoby trzecie mogłyby odnieść wrażenie, że certyfikacja jest formą oficjalnej kontroli i/lub że certyfikacja systemu KZR INiG jest formą badania wyrobu. 3.5. Klient zobowiązany jest do umieszczenia w swoich materiałach reklamowych i pokrewnych informacji na temat certyfikacji w taki sposób, by można było stwierdzić, że jest ona dobrowolna. 3.6. Klient nie jest upoważniony do wprowadzania zmian w dokumencie certyfikatu. 3.7. Prawo posługiwania się certyfikatem wygasa w chwili, gdy certyfikat traci ważność. 24 października 2014 1
3.8. Prawo klienta do posługiwania się certyfikatem wygasa ze skutkiem natychmiastowym, bez konieczności wypowiedzenia go, w sytuacji gdy klient użyje certyfikatu z naruszeniem postanowień wymienionych w paragrafach 3.1 3.7 lub sprzecznie z pozostałymi warunkami certyfikacji. 3.9. Prawo klienta do posługiwania się certyfikatem wygasa ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wypowiedzenia zgodnie z postanowieniami zawartymi w paragrafie 12. Ogólnych warunków transakcyjnych. 3.10. Prawo posługiwania się certyfikatem wygasa automatycznie, jeżeli zachowanie certyfikatu jest niemożliwe z powodu przepisów administracyjnych lub postanowienia sądu. 3.11. W przypadku wygaśnięcia prawa do posługiwania się certyfikatem klient zobowiązany jest niezwłocznie zwrócić go TRP. 3.12. Certyfikacja nie może być użyta w sposób, który może zaszkodzić reputacji TRP lub którejkolwiek ze spółek TÜV Rheinland Group. 3.13. Jeżeli pod adresem TRP lub którejkolwiek ze spółek TÜV Rheinland Group zostaną wysunięte jakiekolwiek roszczenia z powodu niewłaściwego użycia przez klienta certyfikatu, klient jest zobowiązany uwolnić TRP lub spółkę należącą do TÜV Rheinland Group od roszczeń oraz zwrócić jej wszelkie koszty, które była zmuszona ponieść w związku z nimi. 3.14. Klient nie ma prawa do wydawania oświadczeń na temat certyfikacji, które można uznać za bezprawne i mylące. 3.15. Jeżeli można przewidzieć, że klient będzie tymczasowo niezdolny do sprostania wymaganiom certyfikacji, certyfikacja może zostać zawieszona na okres do sześciu miesięcy. Podczas zawieszenia certyfikacji klient nie może powoływać się na certyfikację. Na liście certyfikowanych organizacji, jak przedstawiono w paragrafie 5., status certyfikatu zostanie uaktualniony na zawieszony. 3.16. Jeżeli przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w wyznaczonym terminie, w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy, certyfikacja zostanie cofnięta. 3.17. W przypadku naruszenia postanowień pkt. 3.1 3.14 TRP zastrzega sobie prawo domagania się odszkodowania. 3.18. Klient jest zobowiązany utrzymywać zapisy nt. stosowania certyfikatu w kontaktach biznesowych. TRP jest zobowiązana do monitorowania właściwego powoływania się na certyfikację drogą losowego pobierania próbek. Informacje uzyskane od stron trzecich zostaną sprawdzone przez TRP. 3.20. Jeżeli klient odkryje, że strona trzecia nieprawidłowo korzysta z jego certyfikatu, to natychmiast poinformuje o tym fakcie TRP. 3.21. Klient powołuje się na dokument certyfikacji tylko w całości lub w sposób określony w systemie certyfikacji. 4. Zobowiązanie klienta do współdziałania i ogólne zasady procesu certyfikacji 4.1. Klient zobowiązany jest dostarczyć wszystkie informacje wymagane do certyfikacji zgodnie ze stosownymi dokumentami odniesienia systemu KZR INiG. 4.2. Klient zobowiązany jest dostarczyć audytorowi wiodącemu wszystkie wymagane dokumenty przed planowanym audytem, w terminie przez niego wyznaczonym i nieodpłatnie. Wymagane dokumenty to: - dokumentacja systemu KZR INiG, - procedury postępowania wymagane przez dokumenty odniesienia, - wykaz gospodarstw rolnych, magazynów, miejsc powstawania odpadów lub innych lokalizacji tymczasowych (o ile dotyczy), - wykaz nadzorowanych dokumentów o charakterze dyrektywnym, wykaz wymagań prawnych (wymagań ustawowych i decyzji administracyjnych), - w przypadku przejęcia w ramach akredytowanej certyfikacji dodatkowo raport oraz dokumenty dotyczące niezgodności wystawione przez poprzednią jednostkę certyfikującą, - pozostałe dokumenty wskazane przez TRP w ofercie. 4.3. Klient ma obowiązek ujawnić całą dokumentację związaną z zakresem certyfikacji wyznaczonemu zespołowi audytującemu i udzielić mu dostępu do jednostek organizacyjnych stanowiących przedmiot certyfikacji. 4.4. Klient ma obowiązek wyznaczenia co najmniej jednego przedstawiciela, który wesprze zespół audytujący podczas wykonywania zakontraktowanych usług i przejmie funkcję osoby kontaktowej klienta. 4.5. Po wystawieniu certyfikatu, w okresie jego ważności, klient ma obowiązek informowania TRP o wszystkich zmianach, które w istotny sposób wpływają na system zarządzania, a w szczególności o: - zmianach w certyfikowanym systemie KZR INiG, - istotnych zmianach w technologii produkcji, - zmianach w strukturze organizacyjnej i samej organizacji. 4.6. Klient zobowiązany jest do rejestrowania wszystkich skarg zgłoszonych przez strony trzecie, np. klientów, dotyczących systemu KZR INiG oraz dokumentowania działań korygujących podjętych w celu wyeliminowania przedmiotów skarg, oraz na prośbę przedstawić je zespołowi audytującemu podczas audytu. 24 października 2014 2
4.7. Klient jest zobowiązany do przedłożenia zespołowi audytującemu wszystkich zapisów i przedstawienia działań związanych z dokumentami odniesienia stanowiącą podstawę certyfikacji oraz, o ile ma to zastosowanie, wymaganiami Administratora systemu. 4.8. Skuteczność wprowadzonego systemu KZR INiG jest weryfikowana podczas audytu przeprowadzonego w siedzibie klienta, podczas którego musi on dowieść, że stosuje się do wymagań dokumentów odniesienia. Jeżeli klient prowadzi działalność poza siedzibą lub współpracuje z innymi podmiotami (np. inne lokalizacje, magazyny, gospodarstwa rolne, miejsca powstawania odpadów), to audyt przeprowadza się również w tych miejscach zgodnie z zasadami określonymi w dokumentach odniesienia. 4.9. Po zakończeniu audytu jego wynik zostanie przekazany klientowi podczas spotkania zamykającego, a następnie w formie raportu z audytu. Wszelkie niezgodności z wymaganiami dokumentów odniesienia będących podstawą certyfikacji i co do których klient musi zapewnić działanie korygujące, będą udokumentowane na Liście niezgodności. Sprawdzenie skuteczności podjętych działań korygujących może wymagać przeprowadzenia audytu powtórnego lub udowodnienia wdrożenia działań korygujących. Zakres audytu powtórnego określa audytor wiodący. Audyt powtórny koncentruje się na tych elementach, w których wykryto niezgodności. 4.10. Po przedłożeniu przez audytora wiodącego dokumentacji z audytu Jednostka Certyfikująca Systemy Zarządzania TRP podejmuje decyzję o udzieleniu certyfikacji na podstawie ustaleń i wniosków z audytu zawartych w ww. raporcie, komentarzy do stwierdzonych niezgodności i, o ile ma to zastosowanie, podjętych przez klienta działań korekcyjnych i korygujących oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, komentarzy klienta do raportu z audytu). W przypadku podjęcia pozytywnej decyzji certyfikat zostaje wystawiony. 4.11. Zakres geograficzny (np. dodatkowe oddziały) i techniczny (np. dodatkowe wyroby) może zostać zwiększony w trakcie audytów ponownej certyfikacji lub w przypadku odrębnych audytów specjalnych. Czas trwania audytu, którego celem jest zwiększenie lub rozszerzenie zakresu, zależy od zakresu zwiększenia lub rozszerzenia, który klient musi jasno określić przed audytem. 4.12. Jeśli dochodzi do zmian elementów będących podstawą certyfikacji w trakcie obowiązywania umowy (np. zmiany liczby zatrudnionych, rozszerzenia zakresu geograficznego działalności klienta), należy je uwzględnić w programie certyfikacji i niezwłocznie o nich poinformować Jednostkę Certyfikującą Systemy Zarządzania TRP. Może się zdarzyć, że w związku z tymi zmianami konieczne będzie wydłużenie czasu trwania audytu. 4.13. Koszty dodatkowych nieprzewidzianych audytów lub audytów w nadzorze ponosi klient, oblicza się je na podstawie kalkulacji poświęconego na nie czasu i nakładów finansowych. To samo dotyczy audytów specjalnych z krótkim terminem powiadamiania, jak określono w paragrafie 1.3 Szczegółowych warunków technicznych certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. 4.14. Klient jest zobowiązany uregulować zobowiązania wobec TRP bez względu na wynik audytu. 5. Lista certyfikowanych organizacji 5.1. TRP prowadzi wykaz certyfikowanych klientów, który zawiera następujące informacje nt. posiadaczy certyfikatów : nazwa posiadacza certyfikatu, dokument odniesienia, zakres ważności, lokalizacja (w przypadku organizacji wielooddziałowych adres siedziby głównej oraz każdego oddziału w zakresie ważności certyfikacji). 5.2. W wykazie ujęte są również zawieszone i wygasłe certyfikacje, jak również certyfikaty wycofane w przypadku niedotrzymania wymaganych terminów przeprowadzenia audytu. 5.3. Klient niniejszym zgadza się, by TRP miała prawo do udostępniania zainteresowanym stronom wykazu, o którym mowa w Paragrafie 5.1. Ponadto certyfikowane przedsiębiorstwa można odszukać na stronie internetowej Administratora systemu: www.kzr.inig.eu 6. Wymiana certyfikatu 6.1. W przypadku konieczności wprowadzenia modyfikacji w treści certyfikatu, wynikających ze zmian powstałych po stronie TRP, bądź po stronie klienta (np. zmiana adresu certyfikowanego klienta, zmiana zakresu certyfikacji) TRP ma prawo w okresie obowiązywania umowy wymienić wydane certyfikaty na nowe. 6.2. W przypadku wymiany certyfikatu na podstawie paragrafu 6.1. klient jest zobowiązany do niezwłocznego zwrócenia TRP nieaktualnego certyfikatu. II. Szczegółowe warunki techniczne certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. Postanowienia wymienione w niniejszym dokumencie obowiązują wraz z Ogólnymi warunkami technicznymi certyfikacji systemu KZR INiG TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o.. Certyfikacja jest regulowana przez prawomocne międzynarodowe normy 24 października 2014 3
akredytacji wraz z wszelkimi powiązanymi wytycznymi dotyczącymi ich zastosowania oraz przepisy akredytacyjne określone przez Administratora systemu, a w szczególności: - ogólnie obowiązujące międzynarodowe normy akredytacyjne, np. ISO/IEC 17021, - wymagania określone przez Administratora systemu KZR INiG. 1. Ogólne warunki dla certyfikacji systemu KZR INiG 1.1. Audyt początkowej certyfikacji 1.1.1. Audyt początkowej certyfikacji składa się z jednego etapu i ma na celu ocenę poziomu wdrożenia i stosowanie się do zasad systemu KZR INiG. 1.1.2. Termin audytu początkowej certyfikacji zostaje ustalony z klientem po potwierdzeniu przyjęcia zlecenia do realizacji. 1.1.3. Przy początkowej certyfikacji przeprowadzenie audytu może nastąpić dopiero po podpisaniu umowy pomiędzy Administratorem systemu a uczestnikiem systemu. 1.1.4. Audyt początkowej certyfikacji stanowi sprawdzenie na miejscu przestrzegania wymagań systemowych zgodnie z listami kontrolnymi dla poszczególnych etapów. Obejmuje on audyt w przedsiębiorstwach, które biorą udział w systemie certyfikacji, jak też, o ile dotyczy, audyty w gospodarstwach rolnych / miejscach powstawania odpadów, które muszą być kontrolowane ze względu na powiązania zaopatrzeniowe z uczestnikiem systemu (np. stowarzyszenia, sprzedawcy lub inni odbiorcy pierwotni). W trakcie audytu sprawdzane są procesy pod względem spójności, jak również dokumentacja pod względem prawdziwości, kompletności, przejrzystości i wiarygodności. 1.1.5. Gospodarstwa rolne mogą być kontrolowane indywidualnie, lub jako część grupy. Audyt grupowy jest możliwy tylko dla jednorodnych grup rolników. Spełnienie kryteriów dotyczących gruntów jest w tym przypadku dozwolone, jeśli obszary są położone blisko siebie i mają podobną charakterystykę. Obliczenie wskaźników emisji gazów cieplarnianych dla grupy jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy producenci mają podobne systemy produkcji oraz uprawy. Rolnicy dostarczający ziarno do pierwszego zbierającego lub rolnicy, którzy są członkami organizacji rolniczych i spółdzielni mogą być traktowani jako grupa. Organizacja rolników wyznacza przedstawiciela do zarządzania, który jest odpowiedzialny za zarządzanie grupą i za wdrożenie wymagań systemowych. Certyfikat jest wydawany pierwszemu zbierającemu lub centrali organizacji. W tym przypadku pierwszy zbierający/centrala organizacji są zobowiązani do: - prowadzenia wykazu gospodarstw, - przechowywania kontraktów / faktur, - kontaktowania jednostkę certyfikującą z rolnikami, - przechowywania deklaracji producentów rolnych - odpowiedzialności za kierowanie procesem certyfikacji. Przed wydaniem certyfikatu, jednostka certyfikująca musi się upewnić, że weryfikacja poszczególnych gospodarstw została przeprowadzona i zakończona. W przypadku, gdy pierwszy zbierający otrzymuje surowce od wielu producentów rolnych, minimalna liczba audytowanych gospodarstw musi wynosić x, gdzie x to liczba gospodarstw, w zaokrągleniu do najbliższej liczby całkowitej. Audyt pierwszego zbierającego jest obowiązkowy. 1.1.5. Przy pozytywnym wyniku początkowej certyfikacji zostaje wystawiony certyfikat. Między datą audytu a datą wystawienia certyfikatu mogą upłynąć maksymalnie 4 tygodnie. Ważność certyfikatu wynosi 12 miesięcy od daty wydania. 1.1.6. W przypadku stwierdzenia drobnych niezgodności, których przyczyny zostały wykryte i mogą zostać wyeliminowane w ciągu 30 dni, certyfikat może być wydany po zatwierdzeniu dokonanej korekty przez audytora wiodącego i po podjęciu działań naprawczych. W tym przypadku zaleca się przeprowadzenie audytu w nadzorze. 1.1.7. W przypadku stwierdzenia poważnych niezgodności, których przyczyny nie zostały wykryte lub nie mogą być wyeliminowane w ciągu 30 dni, certyfikat nie jest wydawany. 1.2. Audyt dla ponownej certyfikacji 1.2.1. W celu odnowienia certyfikacji na kolejny rok należy przed wygaśnięciem okresu ważności certyfikatu przeprowadzić audyt dla ponownej certyfikacji. Audyt powinien być przeprowadzony odpowiednio wcześniej, aby umożliwić podjęcie decyzji o wystawieniu certyfikatu przed upływem ważności poprzedniego certyfikatu. Zaleca się przeprowadzenie audytu ponownej certyfikacji min. 1 miesiąc przed upływem ważności certyfikatu. 1.2.2. Procedura certyfikacji prowadzona jest podobnie jak w przypadku początkowej certyfikacji. 1.3. Audyty specjalne 1.3.1. Konieczność przeprowadzenia specjalnego audytu w trybie bezzwłocznym może nastąpić z następujących przyczyn: - wystąpienia poważnych skarg i innych okoliczności (np. rzekomego naruszenia prawa przez klienta lub jego pracowników szczebla kierowniczego), o których została poinformowana TRP, a które podają w wątpliwość skuteczność certyfikowanego systemu KZR INiG klienta i których nie można wyjaśnić 24 października 2014 4
drogą korespondencyjną lub w trakcie kolejnego przewidzianego audytu, - zmian, o których poinformował klient, a które osłabiają skuteczność systemu KZR INiG w taki sposób, że organizacja przestaje spełniać wymogi dokumentów odniesienia, które są podstawą certyfikacji, - zawieszenia certyfikacji klienta, 1.4. Audyty w nadzorze 1.4.1. Konieczność przeprowadzenia audytu w nadzorze może nastąpić w wyniku stwierdzenia drobnych niezgodności podczas audytu początkowej lub ponownej certyfikacji. 1.4.2. Audyt w nadzorze musi być przeprowadzony najpóźniej do 6 miesięcy od daty zakończenia audytu początkowej lub ponownej certyfikacji. 1.5. Certyfikacje wielooddziałowe 1.5.1. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi swoją działalność w więcej niż jednym miejscu (podmiot gospodarczy działający w wielu lokalizacjach) i posiadają one wspólny system zarządzania, można stosować następujące zasady. Minimalna liczba miejsc, podlegająca kontroli wynosi pierwiastek kwadratowy z całkowitej liczby miejsc produkcji należących do tego podmiotu, w zaokrągleniu do najbliższej liczby całkowitej. Główna siedziba podlega audytowi raz do roku. Badanie poszczególnych miejsc musi być przeprowadzone i zakończone przed wydaniem przedsiębiorcy certyfikatu. Kryteria wyboru audytowanych miejsc są następujące: - wyniki audytu wewnętrznego - wielkość tych miejsc (zaleca się różnicowanie) - wybór losowy 1.5.2. TRP dokonuje wyboru oddziałów, które podlegają audytowi. 1.5.3. Zidentyfikowanie poważnych niezgodności w którymkolwiek z miejsc powoduje cofnięcie certyfikacji w całym przedsiębiorstwie. 2.12.3. Klient nieodwołalnie upoważni TRP do przedstawienia wymaganych danych w ramach certyfikacji przez TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. do Administratora systemu KZR INiG. Obejmuje to między innymi raporty z audytów, zapisy z audytów, itp. 2.12.4. Klient zobowiązuje się do udzielania Administratorowi systemu i jego przedstawicielom nieograniczonego dostępu do wszystkich wymaganych dokumentów i upoważnia do: wstępu na teren zakładu, powierzchni produkcyjnych i magazynowych oraz środków transportu w godzinach pracy zakładu, prowadzenia inspekcji, sprawdzenia wszystkich dostępnych dokumentów zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, żądania wszystkich wymaganych informacji pobierania próbek. 2. Dodatkowe wymagania mające zastosowanie dla producentów biomasy i biopaliw 2.1.1. Klient zobowiązuje się do spełnienia wymagań systemu KZR INiG wraz z dokumentami odniesienia w obowiązującej wersji, które są dostępne na stronie INiG-PIB (www.kzr.inig.eu) 2.1.2. Zastosowanie dokumenty muszą być aktualizowane zgodnie z systemem KZR INiG (www.kzr.inig.eu). 24 października 2014 5