SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zarząd Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Osiedle Parkowe 13 D, 64-700 Czarnków tel. (067) 255-32-47 do 49, fax (067) 255-32-47 w. 23 NIP 763-000-34-75 działając w oparciu o obowiązujący Regulamin wyboru wykonawców robót budowlanych, usług i dokonywania zakupów w Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie ogłasza przetarg nieograniczony na sprzątanie części wspólnych w nieruchomościach oraz terenów zewnętrznych przy budynkach wchodzących w skład zasobów Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie. Zamawiający: Czarnkowska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Czarnkowie Osiedle Parkowe 13 D, 64-700 Czarnków, Przedmiot zamówienia: 1. Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych w budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych materiałów i środków chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni. 2. Ponadto przedmiotem umowy jest wykonywanie sprzątania terenów zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie. 3. W skład zasobów mieszkaniowych objętych niniejszym zamówieniem obejmuje 38 budynków mieszkalnych (wykaz budynków stanowi integralną część umowy), które posiadają 103 klatki schodowe, 38 piwnic, 57 pralni i 114 pomieszczeń suszarni. Zakres usługi sprzątania obejmuje utrzymanie czystości poprzez: 1 raz w tygodniu zamiatanie powierzchni klatek schodowych, wycieranie parapetów i poręczy, 1 raz w tygodniu mycie powierzchni klatek schodowych na mokro, wycieranie skrzynek pocztowych oraz usuwanie pajęczyn, dodatkowo odświeżanie sprzątanych powierzchni aromatycznymi olejkami eterycznymi, 1 raz w tygodniu mycie drzwi wejściowych do budynku i drzwi wejściowych do piwnic, 1 raz w miesiącu czyszczenie kratek wejściowych, 1 raz w kwartale mycie lamperii, 1 raz w kwartale mycie balustrad, 1 raz w kwartale mycie okien, 1 raz w kwartale mycie i odkurzanie lamp, 1 raz w kwartale zamiatanie piwnic i omiatanie z pajęczyn, 1
1 raz w tygodniu wyzbieranie w razie konieczności wygrabianie śmieci, papierów oraz chwastów z trawników przy budynku w pasie do zewnętrznej krawędzi chodnika i pasie 3 metrów wokół budynków. sprzątanie pomieszczeń wspólnych w budynkach (piwnice, suszarnie, pralnie) po zabrudzeniach spowodowanymi awariami sieci kanalizacyjnej na bieżąco. Czarnków, dnia 30 czerwiec 2014 r. 1. Opis sposobu przygotowania oferty CZĘŚĆ WSTĘPNA Oferta winna być napisana w języku polskim, na komputerze lub na maszynie do pisania. Oferta winna być opatrzona pieczęcią i podpisana przez oferenta. Wszystkie strony oferty, wszelkie miejsca, w których oferent naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta powinna być zamieszczona w wewnętrznej i zewnętrznej kopercie, które będą zaadresowane na zamawiającego i będą posiadać oznaczenia: Przetarg usługi porządkowe Koperta wewnętrzna winna posiadać nazwę i adres oferenta, aby można było odesłać ofertę w przypadku stwierdzenia jej opóźnienia. Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę pod rygorem wykluczenia z przetargu. Oferta powinna zawierać: 1) Dokumenty potwierdzające status firmy: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej umowę spółki cywilnej (o ile taka została zawarta), w przypadku spółek prawa handlowego - aktualny wyciąg z rejestru handlowego (wydany w okresie ostatnich trzech miesięcy), w przypadku innych osób prawnych - wypisy z właściwych rejestrów. 2) Wykaz pozostałych dokumentów określa punkt 2 specyfikacji. 3) Właściwa oferta. 2. Wykaz dokumentów jakie należy dołączyć do oferty w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków a) Referencje od innych zamawiających, tożsamych zamówień w ostatnich trzech latach szczególnie dla spółdzielni mieszkaniowych, b) Oświadczenie o ilości zatrudnieniowych pracowników udokumentowane drukiem DRA z ostatnich dwunastu miesięcy ( Zał. nr 1 ), c) Bilans lub sprawozdanie finansowe za 2013 rok rachunek zysków i strat, dla firm posiadających pełna księgowość natomiast dla firm będących na ryczałcie sprawozdanie finansowe za rok 2013 PIT-28 lub rozliczających się na zasadach ogólnych PIT- 36, d) Posiadane własne środki pieniężne na koncie potwierdzone opinią bankową, e) Zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z opłatami i podatkami, f) Oświadczenie oferenta, że zapoznał się ze specyfikacją zamówienia i przyjmuje bez zastrzeżeń (Zał. nr 2), g) Oświadczenie oferenta, że dokonał wizji lokalnej budynków przeznaczonych do wykonania przedmiotu zamówienia, h) Oświadczenie zgodne z art. 2 i 3 Ustawy z dnia 12.10.1994r o ochronie obrotu gospodarczego (Dz. U. nr 126, poz. 615), j) Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, k) Oświadczenie o przyjęciu warunków określonych w projekcie umowy, 2
l) Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych pod potrzeby tego przetargu zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych. Zamawiający wymaga, by zaświadczenia wymienione w pkt. c, e, f zostały wystawione z datą do 1 m - ca (31 dni kalendarzowych) od terminu składania ofert. Powyższy zapis obowiązuje wtedy gdy na samych zaświadczeniach nie występuje data jego ważności. 3. Kryteria warunków wymaganych od oferentów - wiarygodność oferenta. a) Sytuacja finansowo - ekonomiczna oferenta (rachunek zysków i strat za 2012 i 2013 rok, opinia banku prowadzącego), b) Wypełnienie zobowiązań wobec Skarbu Państwa (ZUS, Urząd Skarbowy), c) Oświadczenie czy nie jest prowadzone wobec oferenta postępowanie upadłościowe, naprawcze lub likwidacyjne oraz oświadczenie o nie karalności (dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą), d) Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, e) Posiadane wyposażenie techniczne, kwalifikacje personelu, posiadane referencje, f) Warunki usług gwarancyjnych : minimum 3 lata na wykonane roboty. g) Termin płatności : minimum 30 dni od dnia dostarczenia faktury do Spółdzielni. 1. Przedmiot zamówienia CZĘŚĆ ZASADNICZA Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych w budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych materiałów i środków chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni oraz wykonywanie sprzątania terenów zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie. 2. Pożądany i wymagany termin wykonania umowy. Zakres robót określonych w przedmiocie zamówienia winien być wykonany od dnia 01 września 2014 roku do 31 sierpnia 2016 roku. Zamawiający informuje, że posiada środki finansowe na wykonanie zamawianej usługi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kilku oferentów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia przez Komisję przetargową wizji lokalnej w realizowanych aktualnie przez oferenta usługach sprzątania. 3. Opis wszystkich kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów. Oferta może maksymalnie zdobyć 100 pkt., z tego zamawiający każdą ofertę będzie oceniał od strony techniczno - ekonomicznej i finansowej wg następujących kryteriów : Cena oferty: 80 % Referencje: 3 % Okres gwarancji: 7 % Dotychczasowa współpraca ze Spółdzielnią: 10 % Wyniki oblicza się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Oferent, który uzyska w sumie największą ilość punktów zostanie zwycięzcą przetargu. 4. Wadium 3
Warunkiem udziału w postępowaniu przetargowym jest wniesienie przez oferenta wadium w następującej wysokości: 12.154,00 złotych. w terminie do dnia 04 sierpnia 2014 roku, do godziny 11 15 Wadium należy wnieść do kasy Spółdzielni lub przelewem na konto: Bank Spółdzielczy Oddział w Czarnkowie 78895100090000117920000010 Kopie przelewów wadium lub wpłaty w kasie Spółdzielni należy dołączyć do dokumentów ofertowych. Zamawiający dokona zwrotu wadium: zakończenia postępowania przetargowego bez wyboru oferty, wycofania oferty przed upływem terminu składania ofert, Oferent, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz zamawiającego, jeżeli odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie. Wpłacone przez wybranego wykonawcę robót wadium z chwilą podpisania umowy przechodzi na zabezpieczenie należytego wykonania robót, które zostanie zwrócone w terminie 30 dni po zakończeniu umowy. 5. Miejsce i termin składania ofert Oferty należy składać osobiście w Sekretariacie Spółdzielni do dnia 04 sierpnia 2014 roku do godziny 11 15 lub za pomocą poczty na adres Zamawiającego. Zleceniodawca nie bierze odpowiedzialności za przypadki, kiedy oferty wpłyną z opóźnieniem z winy poczty. 6. Informacje o miejscu otwarcia ofert. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 04 sierpnia 2014 r. o godz. 11 15 w siedzibie spółdzielni, pokój 22. 7. Informacje o trybie otwarcia ofert. Otwarcie ofert będzie jawne i mogą w nim uczestniczyć wszyscy zainteresowani. Informacje związane z przebiegiem badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert nie będą ujawnione. 8.Informacje o sposobie porozumiewania się z przedstawicielami zamawiającego uprawnionymi do kontaktowania się z oferentami Do kontaktowania się ze składającymi oferty upoważniony został Tomasz Banachowicz, telefon 255-32-47 do 49 wew. 11 lub 19, pok. nr 1. 9. Okres wiązania z ofertą. Oferenci będą związani ofertą do momentu wybrania przez komisje przetargową zwycięskiej oferty. Ogłoszony przetarg na sprzątanie części wspólnych w nieruchomościach oraz terenów zewnętrznych przy budynkach wchodzących w skład zasobów Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie jest oparty o obowiązujący Regulamin Wyboru Wykonawców Robót Budowlanych, Usług i Dokonywania Zakupów w Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej, który jest dostępny do wglądu dla oferenta w siedzibie Spółdzielni. Oferent składa wszystkie dokumenty w formie oryginału lub poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii. W przypadku kserokopii dokumentów, oferent zobowiązany jest 4
poświadczyć ją za zgodność z oryginałem (zapis: poświadczam za zgodność z oryginałem data..., podpis i pieczęć oferenta. 10. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podawania przyczyn. Czarnków, dnia 30.06.2014 r. Zatwierdzono: 1.... Załączniki: 2.... - Zał. nr 1 Wykaz pracowników (wzór) - Zał. nr 2 Oświadczenia oferentów - Wzór umowy - projekt WZÓR Załącznik nr 1 WYKAZ ZATRUDNIONYCH PRACOWNIKÓW Lp 1 Grupa zawodowa Ilość zatrudnionych Potwierdzonych drukiem DRA Uwagi odnośnie przeszkolenia 2 3 4 5 6... (podpis i pieczątka oferenta) 5
WZÓR Załącznik Nr 2 OŚWIADCZENIA 1. Oświadczam(y), iż zapoznałem(liśmy) się ze specyfikacją warunków zamówienia na wykonanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych budynków mieszkalnych i sprzątania terenów zewnętrznych przy budynkach dla Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej oraz wzorem umowy i przyjmuję(my) je bez zastrzeżeń.... (podpis i pieczątka oferenta) 2. Oświadczam(y), że dokonałem(liśmy) oględzin części wspólnych budynków oraz terenów zewnętrznych przy budynkach przeznaczonych do sprzątania.... (podpis i pieczątka oferenta) 3. Oświadczam(y), że przedłożone zaświadczenia i kserokopie wszystkich załączonych do oferty druków przedstawiają stan faktyczny i prawny obowiązujący na dzień składania oferty.... ( podpis i pieczątka oferenta) 4. Oświadczam(y), że aktualnie nie toczy się i nie toczyło się żadne postępowanie sądowe w związku z popełnieniem przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych oraz, że firma nie została na podstawie w/w przestępstw prawomocnie skazana.... (podpis i pieczątka oferenta) 5. Oświadczam niniejszym, że w ostatnich 10 latach nie byłem karany prawomocnym wyrokiem sądu karnego. 6... (podpis i pieczątka oferenta)
PROJEKT UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUGI W ZAKRESIE SPRZĄTANIA NIERUCHOMOŚCI WSPÓLNEJ W dniu 31 sierpnia 2014 roku pomiędzy: Czarnkowską Spółdzielnią Mieszkaniową w Czarnkowie, Os. Parkowe 13 D reprezentowaną przez: 1. mgr Wiesława T. Grott Prezes Zarządu 2. Andrzeja Kraft Członek Zarządu zwaną dalej Zamawiającym a:...... reprezentowanym przez: 1.... zwanym dalej Wykonawcą została zawarta umowa o poniższej treści: Przedmiot umowy: 1. Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych w budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych materiałów i środków chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni oraz wykonywanie sprzątania terenów zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie. 2. W skład zasobów mieszkaniowych objętych niniejszym zamówieniem obejmuje 38 budynków mieszkalnych (wykaz budynków stanowi integralną część umowy), które posiadają 103 klatki schodowe, 57 pralni i 114 pomieszczeń suszarni. 3. Usługa sprzątania obejmuje utrzymanie czystości poprzez: 1 raz w tygodniu zamiatanie powierzchni klatek schodowych, wycieranie parapetów i poręczy, 1 raz w tygodniu mycie powierzchni klatek schodowych na mokro, wycieranie skrzynek pocztowych oraz usuwanie pajęczyn, dodatkowo odświeżanie sprzątanych powierzchni aromatycznymi olejkami eterycznymi, 1 raz w tygodniu mycie drzwi wejściowych do budynku i drzwi wejściowych do piwnic, 1 raz w miesiącu czyszczenie kratek wejściowych, 1 raz w kwartale mycie lamperii, 1 raz w kwartale mycie balustrad, 7
1 raz w kwartale mycie okien, 1 raz w kwartale mycie i odkurzanie lamp, 1 raz w kwartale zamiatanie piwnic i omiatanie z pajęczyn, 1 raz w tygodniu wyzbieranie w razie konieczności wygrabianie śmieci, papierów oraz chwastów z trawników przy budynku w pasie do zewnętrznej krawędzi chodnika i pasie 3 metrów wokół budynków. sprzątanie pomieszczeń wspólnych w budynkach (piwnice, suszarnie, pralnie) po zabrudzeniach spowodowanymi awariami sieci kanalizacyjnej na bieżąco. 4. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac objętych niniejszą umową w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Przedmiotowa usługa będzie wykonywana sukcesywnie. 5. Prace nie objęte niniejszą Umową wymagają dodatkowego zlecenia w formie pisemnej i będą rozliczane zgodnie z cennikiem opłat za usługi porządkowe. Czas trwania umowy 1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.09.2014 roku do dnia 31.08.2016 roku. 2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca rozliczeniowego. Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej przedłożonej drugiej stronie. 3. Zamawiający może rozwiązać umowę bez zachowania określonego w pkt 2 terminu wypowiedzenia w przypadku: a. zaprzestania przez Wykonawcę wykonywania obowiązków określonych w niniejszej umowie; b. powtarzających się niedokładności i uchybień, po uprzednim 3-krotnym pisemnym upomnieniu Wykonawcy i osobistym doręczeniu mu upomnienia lub przesłania go faksem do siedziby Wykonawcy; 4. W przypadku zaprzestania wykonywania czynności Wykonawca zostanie obciążony kosztami poniesionymi przez Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości wykonywania przez inne osoby prawne lub fizyczne. Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania prac będących przedmiotem niniejszej umowy z należytą starannością i dokładnością. 2. Oceny prawidłowości wykonania prac objętych niniejszą umową dokonuje Zamawiający. 3. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania wszelkich poprawek na żądanie Zamawiającego, o ile konieczność ich dokonania wyniknie z niewłaściwego wykonania usługi. 4. W przypadku nieterminowego wykonania prac będących przedmiotem niniejszej umowy Zamawiający może wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin wykonania określonych w umowie prac. Odpowiedzialność Wykonawcy 8
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w nieruchomości wspólnej w związku z realizacją Umowy lub spowodowane przez personel, za który Wykonawca ponosi odpowiedzialność. 2. Wykonawca zobowiązuje się posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wszelkie szkody mogące wystąpić w związku z wykonywaniem Umowy na kwotę minimum 100.000,00 zł. Wartość usługi oraz płatności Wykonawcy 1. Strony ustalają, że wynagrodzenie za świadczone usługi objęte niniejszą umową będzie wynosiło zł. brutto (słownie złotych: ). 2. Zapłata należności określonej w ust. 1 dokonywana będzie na podstawie wystawionej faktury VAT za pracę wykonaną w ciągu danego miesiąca na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od daty wpływu faktury VAT. 3. O zmianach kont bankowych, numeru NIP, siedziby i adresu dostarczenia faktur strony powinny się wzajemnie powiadamiać na piśmie, pod rygorem poniesienia kosztów związanych z mylnymi operacjami bankowymi. 4. Wszelkie koszty związane z nabyciem środków niezbędnych do wykonywania prac wchodzących w zakres niniejszej umowy będą obciążać Wykonawcę. Obowiązki Zamawiającego Zamawiający zobowiązuje się do: a. zapewnienia Wykonawcy dostępu do pomieszczeń określonych w 1 pkt 1 niniejszej umowy w sposób umożliwiający prawidłowe i bezpieczne prowadzenie prac będących przedmiotem umowy; b. zapewnienia Wykonawcy na czas obowiązywania niniejszej umowy odpowiedniego pomieszczenia z dostępem do energii elektrycznej, wody oraz odpływu kanalizacyjnego na składowanie materiałów, urządzeń i narzędzi; Nadzór nad wykonaniem Umowy 1. Wykonawca określi osoby odpowiedzialne za nadzór nad prowadzonymi pracami oraz sposób kontaktu z tymi osobami. 2. Zleceniobiorca i Wykonawca zobowiązani są do przedstawienia osób koordynujących prace porządkowe wraz z ich telefonami do kontaktu. Z ramienia Wykonawcy -... Z ramienia Zamawiającego -... Zmiany Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej Umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu po dokonaniu uzgodnień między stronami. Kary umowne W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wadliwego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary: 1. Za wykonanie umowy z wadami - kara w wysokości 15% wynagrodzenia miesięcznego netto. 2. Zamawiający ma prawo do potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia miesięcznego netto za wykonanie przedmiotu umowy tylko w przypadku wcześniejszego pisemnego zgłoszenia wad. 9
Postanowienia końcowe 1.Sporne kwestie rozstrzygane będą przez właściwy Sąd według siedziby Zamawiającego. 2.W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca 10