1. Zasady prowadzenia rachunkowości przez wspólnotę mieszkaniową 2. Rodzaje kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową 3. Zasady wnoszenia opłat przez właścicieli lokali 4. Zasady rozliczenia kosztów ponoszonych przez wspólnotę mieszkaniową 1. ZASADY PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI PRZEZ WSPÓLNOTĘ MIESZKANIOWĄ Wspólnoty mieszkaniowe nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wystarczającą formą rejestracji zdarzeń gospodarczych są tzw. inne ewidencje. Nie oznacza to jednak, że jakiekolwiek zdarzenie niosące za sobą skutki finansowe mogłoby pozostać nie zarejestrowane. Inne ewidencje stanowią uproszczenie w prowadzeniu księgowości wspólnot mieszkaniowych, pozwalając na pominięcie elementów nieistotnych dla wspólnoty (zazwyczaj po prostu we wspólnocie nie występujących), przy jednoczesnej możliwości rozbudowania elementów charakterystycznych dla tej właśnie formy prawnej, w jakiej funkcjonuje wspólnota mieszkaniowa. 1.1 Przychody wspólnoty mieszkaniowej stanowią zaliczki wnoszone przez poszczególnych właścicieli. Ewidencja takiego zdarzenia gospodarczego przebiega w następujący sposób: 1) księgowania analityczne na indywidualnych kontach poszczególnych właścicieli, zgodne z wielkością obciążeń, które wynikają z podjętych przez wspólnotę uchwał o wysokości opłat; 2) księgowanie syntetyczne (łączne) na kontach zespołu 7 - przychodów, będących sumą obciążeń analitycznych właścicieli, ale w podziale na tytuły opłat, czyli np.: - zaliczka eksploatacyjna, - centralne ogrzewanie (część stała i zmienna), - podgrzanie wody, - zimna woda i ścieki, - wywóz odpadów, - ochrona, - fundusz remontowy 1.2 Koszty wspólnoty mieszkaniowej księgowane są na podstawie faktur zakupu, ewidencjonowanych na kontach zespołu 4 Koszty w układzie rodzajowym, dostosowanym do potrzeb wspólnoty mieszkaniowej, tzn. uwzględniającym jej specyfikę i potrzebę odpowiednio rozbudowanej analityki. Na kontach
rozrachunków księgowana jest jednocześnie wysokość zobowiązań wspólnoty wobec dostawców usług. Przykładowy układ rodzajowy kosztów wspólnoty mieszkaniowej: 1) koszty eksploatacji (w podziale na rodzaje) 2) koszty energii cieplnej (centralnego ogrzewania i podgrzania wody) 3) koszty wody i ścieków 4) koszty wywozu odpadów 5) koszty ochrony, 6) koszty funduszu remontowego. Na koniec roku obrotowego dokonuje się podsumowania rocznego i oblicza się wynik finansowy wspólnoty (schemat graficzny umieszczony poniżej). Jednakże wynik finansowy wynikający z rozliczeń zaliczki eksploatacyjnej i mediów (różnicy pomiędzy przychodami a kosztami stanowiącej zysk bądź stratę) podlega rozliczeniu na poszczególnych właścicieli, obciążając ich proporcjonalnie w przypadku straty, a uznając w przepadku zysku. Natomiast środki przeznaczane na fundusz remontowy nie podlegają rozliczeniu rocznemu, lecz gromadzone są przez wspólnotę w długim okresie czasu i przeznacza się je zgodnie z uchwałą wspólnoty na przyszłe remonty, których koszt księgowany jest w ciężar funduszu remontowego. Schemat przykładowego fragmentu układu księgowania i rozliczeń
Powyższy fragment układu księgowania jest przykładowy i może być nieco inny dla różnych wspólnot. Tu pokazano układ kont charakterystyczny dla wspólnoty, w której lokale są wyposażone w indywidualne liczniki ciepła (opomiarowane jest zużycie ciepła dla potrzeb ogrzewania lokali). 1.3 Konto wspólnoty mieszkaniowej i indywidualne konto księgowe właściciela Każda wspólnota posiada odrębny rachunek bankowy, na którym gromadzone są wszystkie wpłaty właścicieli oraz odsetki od zgromadzonych środków bankowych i lokat terminowych. Każda wpłata właściciela rejestrowana jest na jego indywidualnym koncie księgowym, na którym z jednej strony powstają zapisy obciążające właściciela (wynikające z księgowania comiesięcznych zaliczek opisanych przy opisie kont zespołu "7 - Przychody) oraz z drugiej strony zapisy uznające go, wynikające z ewidencji wpłat dokonanych na rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej, księgowanych na podstawie wyciągów bankowych. Zapisy, które poza już wymienionymi pojawiają się na indywidualnym koncie każdego właściciela to: - odsetki naliczane od nieterminowych wpłat właścicieli, stanowiące jednocześnie przychody finansowe wspólnoty, - wielkości wynikające z rozliczenia liczników - okresowe, - wielkości wynikające z rozliczenia kosztów - roczne, W ten sposób na koncie każdego właściciela powstaje kwota "salda" będąca różnicą pomiędzy obciążeniami właściciela ze wszystkich wymienionych wyżej tytułów (zaliczka, niedobór z rozliczenia liczników, rozliczenie straty) a jego wpłatami i nadwyżkami z tytułu rozliczenia liczników i rozliczenia rocznej nadwyżki. Każdy wyciąg bankowy podlega ewidencji i nie jest możliwe pominięcie jakiegokolwiek zapisu (saldo wykazywane jako środki pieniężne we wspólnocie musi się bezwzględnie zgadzać z saldem środków pieniężnych banku, w którym wspólnota posiada konto). Wszelkie wypłaty dokonywane z konta bankowego wspólnoty rejestrowane są na koncie bankowym wspólnoty mieszkaniowej oraz na poszczególnych kontach rozrachunkowych, tzn. w przypadku zapłaty np. za materiały - na koncie dostawcy usług i materiałów, w przypadku wypłaty wynagrodzenia - na koncie zleceniobiorcy lub pracownika, w przypadku zwrotu właścicielowi nadpłaty - na koncie właściciela. Opłaty bankowe rejestrowane są w ciężar kosztów finansowych. 2. RODZAJE KOSZTÓW PONOSZONYCH PRZEZ WSPÓLNOTĘ MIESZKANIOWĄ Funkcjonowanie nieruchomości wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów jej utrzymania. Koszty wspólnoty mieszkaniowej można podzielić na dwie grupy:
1) Koszty utrzymania nieruchomości wspólnej, na które składają się w szczególności: koszty zarządzania, mediów dostarczonych do części wspólnej (energia elektryczna, cieplna, woda i ścieki na potrzeby wspólne), koszty utrzymania porządku i czystości, konserwacji technicznej, napraw, remontów, ubezpieczenie nieruchomości, koszty finansowe (utrzymanie i obsługa rachunku bankowego), materiały. 2) Koszty świadczeń dostarczanych do lokali na potrzeby indywidualnych właścicieli - koszty dostawy wody i odprowadzenia ścieków, energii cieplnej na potrzeby centralnego ogrzewania i podgrzania wody i wywozu odpadów. 3. ZASADY WNOSZENIA OPŁAT PRZEZ WŁAŚCICIELI LOKALI Zgodnie z art. 13 ustawy o własności lokali każdy właściciel lokalu jest zobowiązany do ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej w wysokości proporcjonalnej do posiadanego udziału w tej nieruchomości. Oznacza to, że każdy właściciel ponosi koszty utrzymania wspólnej nieruchomości proporcjonalnie do wielkości swojego lokalu, przy czym każdy właściciel obciążony jest taką samą jednostkową wysokością tych kosztów przypadających na każdy m2 powierzchni lokalu. Wyjątek mogą stanowić lokale użytkowe. Ustawa o własności lokali dopuszcza zwiększenie zaliczek dla tych lokali, ale tylko wtedy, gdy sposób korzystania z tych lokali wpływa na zwiększenie kosztów utrzymania nieruchomości. Oprócz tego, właściciele są także zobowiązani do ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem swojego lokalu, w szczególności kosztów dostawy mediów i świadczeń jak np. doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, centralne ogrzewanie, podgrzanie wody i wywóz odpadów. Art. 15 ustawy stanowi, że na pokrycie kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie miesięcznych opłat płatnych z góry do dnia 10 każdego miesiąca. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego za opóźnienia we wnoszeniu opłat na rzecz wspólnoty mieszkaniowej naliczane są odsetki w wysokości ustawowej. W celu pobierania opłat i regulowania zobowiązań wspólnota mieszkaniowa posiada odrębny rachunek bankowy służący wyłącznie jej potrzebom. Oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa dysponuje wyłącznie takimi środkami pieniężnymi, które pochodzą z wpłat właścicieli lokali. 4. ZASADY ROZLICZENIA KOSZTÓW Koszty ponoszone przez wspólnotę mieszkaniową podlegają rozliczeniu po zakończeniu roku obrotowego, którym dla wspólnoty jest rok kalendarzowy. W sprawozdaniu finansowym przedstawia się osiągnięte przychody, poniesione koszty oraz osiągnięty wynik, czyli różnicę pomiędzy przychodami a kosztami. Na ostateczny wynik finansowy wspólnoty mieszkaniowej składają się wyniki cząstkowe dotyczące poszczególnych rodzajów kosztów i zaliczek, w szczególności:
1) Wynik dot. eksploatacji, czyli różnica pomiędzy przychodami z tyt. zaliczki eksploatacyjnej a poniesionymi kosztami eksploatacji (wynagrodzenie zarządu, zarządzanie, wynagrodzenia dot. sprzątania, naprawy i konserwacja, energia elektryczna części wspólnej, energia cieplna części wspólnej, ubezpieczenie nieruchomości, koszty finansowe i inne dot. utrzymania nieruchomości wspólnej) 2) Wyniki na poszczególnych rodzajach mediów (woda i ścieki, podgrzanie wody, centralne ogrzewanie, wywóz odpadów) 3) Wynik dot. remontów - różnica pomiędzy przychodami z tyt. zaliczki remontowej a poniesionymi kosztami remontów. Rozliczenie roczne wspólnoty mieszkaniowej polega na tym, że osiągnięte przez wspólnotę wyniki cząstkowe (różnice pomiędzy poszczególnymi rodzajami zaliczek i odpowiadających im kosztów) rozlicza się na poszczególnych właścicieli lokali, których indywidualne rozliczenia łącznie składają się na wynik całej wspólnoty. Wyjątek stanowi fundusz remontowy. Niewykorzystane w danym roku rozliczeniowym środki nie podlegają rozliczeniu i przeznacza się je do wykorzystania w latach następnych. Rozliczenie indywidualne stanowi więc składnik rozliczenia wspólnoty mieszkaniowej. Przykład - jeśli różnica pomiędzy zaliczkami eksploatacyjnymi a kosztami eksploatacji dla całej wspólnoty wynosi - 4.000 zł to każdemu właścicielowi w wyniku rozliczenia przypisana jest część tej różnicy w taki sposób, żeby każdy właściciel partycypował w niej proporcjonalnie do wielkości swego lokalu. Suma obciążeń wszystkich właścicieli z tego tytułu składa się na wynik całej wspólnoty a więc w tym przypadku - 4.000 zł. Kwota do rozliczenia - 4.000 zł Powierzchnia użytkowa budynku - 500 m2
Właściciele mogą podjąć decyzję o przeznaczeniu nadwyżki pomiędzy przychodami a kosztami eksploatacji na zasilenie funduszu remontowego. Wówczas nadwyżka nie jest rozliczana na poszczególnych właścicieli. Rozliczenie kosztów mediów opomiarowanych (dostawy wody i odprowadzenia ścieków, podgrzania wody oraz kosztów zmiennych centralnego ogrzewania) uwzględnia indywidualne zużycie określane na podstawie wskazań wodomierzy i licznika ciepła, w które wyposażony jest każdy lokal. Terminy rozliczeń mediów nie muszą się pokrywać - rozliczenie zużycia wody i ścieków oraz podgrzania wody dokonywane jest zazwyczaj dwa razy w roku, natomiast rozliczenie zużycia ciepła dla potrzeb ogrzewania raz w roku. Rozliczenie liczników polega na ustaleniu różnicy pomiędzy naliczonymi zaliczkami a kosztami zużycia ustalonymi na podstawie odczytów licznikowych. Przykład: Koszty Rozliczenie Od kwietnia zmieniła się cena 1 GJ - zużycie podzielone jest proporcjonalnie. Poniższa tabela przedstawia sposób naliczania zaliczek uwzględnionych w powyższym rozliczeniu:
Po rozliczeniu liczników zaliczka figurująca jako obciążenie (należność) jest korygowana o kwotę rozliczenia na koncie danego właściciela w następujący sposób: Koszty energii cieplnej Obciążenie za energię cieplną składa się z dwóch rodzajów kosztów: stałych i zmiennych. Koszty stałe są ponoszone przez wspólnotę przez cały rok, niezależnie od faktycznego poboru ciepła. Wielkość tych kosztów zależy od mocy zamówionej dla budynku na potrzeby centralnego ogrzewania i podgrzania wody, która wynika z dokumentacji technicznej. Koszty zmienne natomiast wynikają z ilości zużytej energii cieplnej. Zużycie to jest mierzone za pomocą licznika ciepła zainstalowanego węźle cieplnym. Energia cieplna zużywana jest w budynku na dwojakiego rodzaju potrzeby centralne ogrzewanie oraz podgrzanie wody. W budynkach, w których zużycie ciepła na indywidualne potrzeby właścicieli nie jest opomiarowane całość kosztów centralnego ogrzewania rozlicza się proporcjonalnie do wielkości powierzchni lokali. Energia zużywana na potrzeby centralnego ogrzewania wykorzystana jest na ogrzewanie lokali (opomiarowane indywidualnymi licznikami ciepła w lokalach) oraz ogrzewanie części wspólnych budynku. Koszty zmienne ogrzewania części wspólnej stanowią składnik kosztów utrzymania nieruchomości i są rozliczane w pozycji zaliczka i koszty eksploatacji, natomiast koszty zmienne ogrzewania lokali rozliczane są na podstawie indywidualnych wskazań ciepłomierzy w lokalach. Rozliczenie kosztów dla mediów opomiarowanych
Przyjęta na dany rok cena 1 GJ ciepła i podgrzania 1m3 wody podlega weryfikacji (rozliczeniu) na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Znając wysokość kosztów oraz sumę zużycia odpowiednio ilości ciepła do ogrzewania lokali i ilości zużytej ciepłej wody, określa się rzeczywiste ceny jednostkowe. W podanym przykładzie okazało się, że po zaksięgowaniu faktycznie poniesionych przez wspólnotę kosztów cena 1GJ ciepła jest inna niż przyjęto, dlatego rozliczenia zużycia ciepła po cenie przyjętej pierwotnie należy skorygować. Oznacza to, że każdy właściciel, proporcjonalnie do zużycia ciepła zostanie uznany częścią powstałej nadwyżki stanowiącej różnicę pomiędzy zaliczkami a faktycznie poniesionymi kosztami. W przypadku podgrzania wody sytuacja jest odwrotna cena podgrzania 1m3 wody okazała się wyższa (cena rzeczywista jest wynikiem podzielenia kosztów podgrzania wody i łącznego zużycia ciepłej wody w lokalach te dane są znane po zakończeniu roku). Rozliczenie konta właściciela Wraz z rozliczeniem liczników i rozliczeniem kosztów każdy właściciel otrzymuje wydruk - Rozliczenie należności i wpłat, w którym ujęte są należności (zaliczki) za poszczególne miesiące, wyniki rozliczenia liczników oraz kosztów, wszystkie dokonane wpłaty miesięczne oraz saldo końcowe (saldo narastające), czyli ostateczny wynik rozliczeń danego właściciela ze wspólnotą mieszkaniową na koniec roku. Poniższa tabela pokazuje przykładowy wydruk - Rozliczenie należności i wpłat
Właściciel, którego konto indywidualne zawiera pozycje wykazane w tabeli, na koniec 2004r. ma wobec wspólnoty mieszkaniowej nadpłatę w wysokości 256,29 zł.