Załącznik nr 1do SWIZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przeprowadzeniu kampanii reklamowej 24. edycji Europejskich Dni Dziedzictwa, która obędzie się w dniach 10-11 i 17-18 września 2016 roku w całej Polsce. Europejskie Dni Dziedzictwa (EDD) jest to największy w Europie projekt edukacyjnospołeczny, którego celem jest promocja różnorodności regionalnego dziedzictwa materialnego i niematerialnego. Jest to przedsięwzięcie polegające na udostępnianiu bezpłatnie do zwiedzania szerokiej publiczności miejsc kultury i zabytków, a także organizacji wystaw, warsztatów, wykładów i innych wydarzeń towarzyszących poświęconych historii i kulturze danego regionu. Przeprowadzenie kampanii reklamowej dotyczy również konkursu filmowego ZABYTKOMANIA, którego celem oprócz rozwijania pasji filmowej wśród młodych ludzi jest upowszechnianie wiedzy o zabytkach oraz nawiązanie więzi społecznej z lokalnym dziedzictwem oraz Ogólnopolskiego Konkursu Generalnego Konserwatora Zabytków (GKZ) na projekt edukacyjny o dziedzictwie, którego celem jest promocja wiedzy o dziedzictwie kulturowym i zwiększanie świadomości społecznej dotyczącej wartości zabytków. Przedmiot zamówienia składa się trzech części. Szczegółowy podział na poszczególne części znajduje się w pkt. IV. II. Miejsce realizacji zamówienia Przedmiot zamówienia będzie realizowany na terenie całej Polski. III. Czas realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: - dla Części I: od 1 do 15 września 2016 r., - dla Części II: a) od 1 do 8 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii GKZ, b) od 1 do 18 września 2016 r. - dotyczy kampanii EDD, - dla Części III: a) od 4 do 12 maja 2016 r. i od 7 do 15 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii konkursu ZABYTKOMANIA, b) od 1 do 18 września 2016 r. - dotyczy kampanii EDD IV. Sposób realizacji zamówienia 1. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części I - ekspozycja reklamy zewnętrznej na nośnikach typu billboard 1.1. Przeprowadzenie kampanii obejmuje:
a) najem powierzchni reklamowych na nośnikach outdoorowych typu billboard (5,04 m x 2,38 m) w ilości 250 nośników umiejscowionych w miastach wojewódzkich (w tym nie mniej niż 10 w każdym mieście wojewódzkim), ze szczególnym uwzględnieniem niewielkiej odległości od miejsc kultury, muzeów, teatrów, kin, galerii, pomników, obiektów historycznych i atrakcji turystycznych a także urzędów marszałkowskich, urzędów samorządowych, urzędów miejskich oraz inne lokalizacje na terenie całej Polski, ze szczególnym uwzględnieniem okolic Jasła, Nowego Sącza, Tarnowa, Trzcinicy, Rzeszowa, Sanoka; b) montażu wydrukowanych przez NID plakatów w terminach umożliwiających nieprzerwaną ekspozycję plakatów w okresie od dnia 1 do 15 września 2016 r., c) demontaż i utylizację plakatów po zakończeniu okresu ekspozycji, d) monitoring prawidłowej ekspozycji. Poprzez monitoring prawidłowej ekspozycji Zamawiający rozumie kontrolę ekspozycji w trakcie jej trwania. 1.2. Nośniki winny być umiejscowione w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych, w miejscach umożliwiających dotarcie reklamy do jak najszerszego kręgu odbiorców, tj.: w centrach miast, o których mowa powyżej, przy drogach dojazdowych i wyjazdowych z i do miast, drogach przelotowych, głównych skrzyżowaniach, centrach handlowych itp. 1.3. Każdy billboard (nośnik) musi posiadać estetyczną, wolną od jakichkolwiek graffiti lub innych malowideł, nie zniszczoną i nie uszkodzoną ramę. 1.4. Reklama umieszczona na bilbordzie winna być w całości widoczna (nie zasłonięta przez np. krzewy, drzewa). 1.5. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 30 dni przed datą rozpoczęcia ekspozycji reklam, plan dotyczący ekspozycji. Plan ten musi zawierać dokładny adres umieszczenia każdego billboardu wraz z aktualnym zdjęciem potwierdzającym lokalizację, stan techniczny oraz estetyczny nośnika wraz z opisem lokalizacji (w formie papierowej, na nośniku CD lub w formie elektronicznej). 1.6. W planie dotyczącym ekspozycji Wykonawca zawiera listę co najmniej 3 bilbordów rezerwowych umiejscowionych w miejscowości planowanej lokalizacji bilbordu. Zamawiający jest uprawniony do zmiany lokalizacji bilbordu wynikającego z planu na bilbord rezerwowy, o czym informuje Wykonawcę, nie później niż na 6 dni przed terminem rozpoczęcia ekspozycji. 1.7. W okresie trwania ekspozycji Wykonawca musi zapewnić trwałość montażu tj. utrzymać powierzchnie reklamowe i plakaty w należytym stanie technicznym w danym okresie ekspozycji. W okresie trwania ekspozycji Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia stałych, bieżących kontroli jakości wyklejanych reklam na nośnikach typu billboard. 1.8. Wykonawca zobowiązany jest do poprawienia wszelkich usterek powstałych na etapie montażu lub ekspozycji w terminie 24 godzin od powzięcia wiadomości o usterce. 2. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części II reklama prasowa 2.1. Przeprowadzenie kampanii obejmuje: - emisję reklamy w 1 (jednym) tytule prasowym o charakterze społeczno-gospodarczym, zasięgu regionalnym obecnym w województwie: pomorskim, zachodniopomorskim, wielkopolskim, kujawsko-pomorskim, lubuskim, łódzkim, małopolskim, mazowieckim, podlaskim, lubelskim, dolnośląskim, opolskim, śląskim, świętokrzyskim, podkarpackim, warmińsko-mazurskim (łącznie 16 tytułów prasowych dla jednej kampanii).
Łączny średni jednorazowy nakład 16 tytułów prasowych wydawanych w środę i w piątek musi wynosić co najmniej 1 000 000 egzemplarzy, zgodnie z danymi Związku Kontroli Dystrybucji Prasy za styczeń 2016. 2.2. Cena oferty powinna zawierać koszty elementów złożenia (treść i grafika). 2.3. Zamawiający przekaże pakiet informacji zawierający treść i grafikę reklamy. 2.4. Projekt ogłoszenia będzie wymagał akceptacji Zamawiającego przed emisją reklamy. 2.5. Wykonawca zobowiązuje się do emisji reklamy: a) w wydaniu środowym (pół strony redakcyjnej) od 1 do 8 czerwca 2016 r. - dotyczy kampanii GKZ b) w wydaniu piątkowym (na 4 stronie, w formacie cała strona) od 1 do 18 września 2016 r. dotyczy kampanii EDD (Zamawiający dokona wyboru konkretnej daty emisji reklamy w ww. okresie). 2.6. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia do Zamawiającego dzienników, w których ukazała się reklama, w wersji papierowej lub elektronicznej. 3. Przeprowadzenie kampanii reklamowej w ramach Części III kampania w Internecie. A. Kampania reklamowa konkursu ZABYTKOMANIA 3.1. Celem kampanii jest dotarcie do potencjalnych beneficjentów konkursu oraz ich bliskiego otoczenia. Organizowany konkurs kierowany jest do młodzieży gimnazjalnej i licealnej, studentów, osób zawodowo i hobbystycznie zajmujących się filmem, nowymi mediami, kulturą i historią. Wiek: I grupa 13-18 lat i II grupa 18+. 3.2. Promocja konkursu obejmuje: a) Kampanię reklamową w serwisie Facebook - kampania będzie prowadzona za pośrednictwem fanpage a - kampania będzie prowadzona tylko z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi reklamowych Facebook Ads. Wszystkie reklamy muszą być powiązane ze wskazaną przez Zamawiającego stroną kampanii lub z Fanpage kampanii i umiejscowione w aktualnościach na Facebooku - kampania reklamowa będzie skierowana do użytkowników serwisu mieszkających w Polsce. - kampania powinna być prowadzona z użyciem targetowanych form reklamowych. Wykonawca powinien przygotować propozycje dotarcia do potencjalnych beneficjentów. Propozycja powinna składać się, z co najmniej kilku uzasadnionych przez Wykonawcę elementów. www konkursu. Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund. b) Kampanię reklamową w Internecie. - kampania zostanie przeprowadzona z wykorzystaniem reklamy banerowej na serwisach internetowych dobranych pod kątem grupy docelowej opisanej w ppkt. 3.1 i uzgodnionych z Zamawiającym - Wykonawca przedstawi propozycję przeprowadzenia kampanii, która powinna składać się, z co najmniej kilku uzasadnionych przez Wykonawcę formatów reklamowych.. Reklama na
stronie powinna być umieszczona w polu widzenia użytkownika (bez konieczności scrollowania). poziomie co najmniej 5 000 kliknięć unikalnych użytkowników przekierowanych do strony www. Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund. B. Kampania reklamowa wydarzenia Europejskie Dni Dziedzictwa 3.3. Celem kampanii jest dotarcie do potencjalnych odbiorców inicjatywy oraz ich bliskiego otoczenia. Grupą docelową wydarzeń są osoby zainteresowane kulturą, zabytkami, historią, edukacją muzealną, tradycjami i zwyczajami, wiek 16+. Promocja wydarzenia obejmuje: a) Kampanię reklamową w serwisie Facebook - kampania będzie prowadzona za pośrednictwem fanpage a www.facebook.com/europejskie.dni.dziedzictwa - kampania będzie prowadzona tylko z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi reklamowych Facebook Ads. Wszystkie reklamy muszą być powiązane ze wskazaną przez Zamawiającego stroną kampanii www.edd.nid.pl lub z Fanpage kampanii www.facebook.com/europejskie.dni.dziedzictwa i umiejscowione w aktualnościach na Facebooku - kampania reklamowa będzie skierowana do użytkowników serwisu mieszkających w Polsce. - kampania powinna być prowadzona z użyciem targetowanych form reklamowych. Wykonawca powinien przygotować propozycje dotarcia do potencjalnych beneficjentów wydarzeń. Propozycja powinna składać się z co najmniej kilku uzasadnionych przez Wykonawcę elementów. www. Użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekund. b) Kampanię reklamową w Internecie 3.4. kampania wydarzenia zostanie przeprowadzona w Internecie, z wykorzystaniem reklamy banerowej na serwisach internetowych dobranych pod kątem grupy docelowej opisanej w ppkt. 3.3. 3.5. Wykonawca przedstawi propozycję przeprowadzenia kampanii z wykorzystaniem narzędzia wskazanego powyżej, uwzględniającą co najmniej kilka uzasadnionych przez Wykonawcę formatów reklamowych. Reklama na stronie powinna być umieszczona w polu widzenia użytkownika (bez konieczności scrollowania). 3.6. W trakcie realizacji kampanii Wykonawca powinien osiągnąć łączną efektywność kampanii na www.użytkownik powinien spędzić na stronie www min. 40 sekundy. 3.7. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wizualizację graficzną reklamy obu projektów. W razie potrzeby Wykonawca może zmodyfikować grafikę, którą, po akceptacji Zamawiającego, będzie mógł wykorzystać w kampanii. Format i rozmiar graficzny reklamy do rekomendacji przez Wykonawcę 3.8. Kampania powinna być monitorowana w sposób pozwalający na jej efektywną optymalizację przez Wykonawcę
3.9. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania raportów, na podstawie których zostanie przeprowadzone rozliczenie wykonania kampanii (cząstkowych i końcowego), zgodnie z postanowieniami umowy. 3.10. Wykonawca jest zobowiązany do kompleksowej obsługi kampanii w zakresach koniecznych do jej realizacji a nie wymienionych powyżej V. Sposób współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą 1. Kontakty Zamawiającego z Wykonawcą będą odbywać się przy użyciu poczty elektronicznej lub faxu oraz telefonicznie. 2. W wyjątkowych sytuacjach, gdy kontakt za pomocą wskazanych w pkt 1 narzędzi nie będzie wystarczający, Wykonawca będzie zobowiązany (o ile uzna to za konieczne Zamawiający) do osobistego stawienia się w siedzibie Zamawiającego w celu omówienia dalszego przebiegu współpracy, np. zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do materiałów.