Mann Net sp z o.o. 30-704 Kraków, ul. Na Dołach 6 woj. Małopolskie PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 1 1. Do zamówień i konkursów wynikających z umowy o dofinansowanie nr: POIG.08.04.00-12-001/10 projektu z wniosku POIG/8.4/2010/MŁP/01 Zapewnienie dostępu do szerokopasmowego Internetu w gminach Zielonki, Michałowice, Iwanowice, Kocmyrzów - Luborzyca nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, gdyż podmiot Mann Net sp. z o.o. nie posiada statusu zamawiającego w rozumieniu art. 3 w/w ustawy i nie wyczerpuje okoliczności art. 3 ust. 1 pkt. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych 2. Przy składaniu zamówień Mann Net sp. z o.o. kieruje się ustaleniami umowy o dofinansowanie nr POIG.08.04.00-12-001/10 o których mowa w 11 ust. 2, 3, 4, 5. 2 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w następującym układzie: 1) zamówienia o wartości do 3.000 euro, 2) zamówienia o wartości od 3.000 do 14000 euro, 3) zamówienia o wartości przekraczającej 14000 euro. 3 Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 3000 euro (włącznie) nie stosuje się postanowień niniejszej procedury. 4 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości od 3.000 do 14.000 euro rozpoczyna zaakceptowana przez Prezesa Zarządu notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku. Notatkę sporządza wyznaczony pracownik. Wzór notatki stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 2. Notatka zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 2) termin realizacji/wykonania zamówienia, 3) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu, 4) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych na równowartość wyrażoną w euro, przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłaszanego przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy PZP, 5) nazwę i adres wykonawców (zalecane 3 wykonawców), 6) proponowaną cenę oraz inne kryteria wyboru oferty, 7) datę uzyskania informacji, 8) propozycję udzielenia zamówienia wybranemu wykonawcy. 3. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie lub pisemnie. 4. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę lub sporządza zamówienie w formie pisemnej, jeżeli jest to konieczne. Oceny oferty dokonuje się zgodnie z kryteriami oceny oferty. Załącznik do procedury nr. 6 5. Do faktury wybranego wykonawcy, za realizację zamówienia należy dołączyć notatkę z rozeznania rynku oraz zamówienie lub umowę, jeżeli były sporządzane. 5 1. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 14.000 euro rozpoczyna zaakceptowany przez Prezesa Zarządu, wniosek Działu technicznego firmy. 1
2. Wniosek zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 2) termin realizacji/wykonania zamówienia, 3) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu, 4) przeliczenie wartości zamówienia ze złotych na równowartość w euro, przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłoszonego przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust.3 ustawy Pzp, 5) dane osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia, 6) datę ustalenia wartości zamówienia (nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania) 7) nazwę i adres potencjalnych wykonawców zamówienia, 8) dane osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do procedury. 3. Dla zamówień o wartości przekraczającej 14.000 euro przeprowadza się telefoniczne lub w szczególnych przypadkach (np. w przypadku dużej ilości asortymentu) - pisemne rozeznanie rynkowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty ( preferowane jest uzyskanie minimum 3 ofert wykonawców). W przypadku zapytania pisemnego, formularz zapytania cenowego należy przekazać w formie pisemnej osobiście, listownie lub zamieścić na stronie internetowej do pobrania. Wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do procedury. 4. Po otrzymaniu ofert wykonawców, pracownik wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego rozeznania rynkowego. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do procedury. 5. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 6. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Ocenę oferty dokonuje się na podstawie kryteriów oceny ofert. Załącznik nr 6 do procedury 7. Udzielenie zamówienia zatwierdza Prezes Zarządu. 8. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę lub sporządza zamówienie w formie pisemnej, Jeżeli jest to konieczne. 9. Do faktury wystawionej przez wybranego wykonawcę za realizację zamówienia, należy dołączyć protokół rozeznania rynku oraz umowę lub zamówienie. 10. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku gdy ze względu na specyficzny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy. Przesłanki wyboru wykonawcy należy dołączyć do protokołu. 11. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienie prowadzona jest przez pracownika wyznaczonego, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację. 6 Obowiązkiem wyznaczonego pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 7 Zamówienia, objęte niniejszą procedurą podlegają wpisowi do rejestrów zamówień prowadzonych przez Mann Net sp. z o.o. Wzór formularza stanowi załącznik nr 5 do regulaminu. 2
załącznik nr 1 do procedury udzielania zamówień Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia o wartości od 3.000 do 14.000 euro 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Termin realizacji/wykonania zamówienia 3. Wartość zamówienia... zł netto ustalona na podstawie. 4. Wartość zamówienia w euro... przeliczona zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia... 5. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia... 6. Data ustalenia wartości zamówienia... 7. Oceny ofert dokonano na podstawie opisu kryteriów którymi kieruje się zamawiający zał. 6 procedury 8. Informację dotyczącą ceny i innych kryteriów wyboru oferty uzyskano od: Lp. Nazwa i adres wykonawcy Ocena dla oferty w punktach 1. 2. 3. Cena netto Uwagi/lub inne istotne 9. Informacje uzyskano w dniach... 10. Wybrano wykonawcę nr... 11. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej... Notatkę sporządził/ła... Zatwierdzam do realizacji: (data i podpis osoby upoważnionej) 3
załącznik nr 2 do procedury udzielania zamówień Znak sprawy... (miejscowość, data) (wnioskodawca-komórka organizacyjna) WNIOSEK o dokonanie dostawy/uslugi/roboty budowlanej o wartości przekraczającej 14 000 euro. 1. Opis przedmiotu zamówienia......... (nazwa, cechy, ilość, jednostka miary) 2. Szacunkowa wartość zamówienia: wartość netto... zł wartość brutto... zł Wartość szacunkowa zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi... netto. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia... i wynosi... zł. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu... Na podstawie... Osoba/osoby dokonujące ustalenia wartości zamówienia... 3. Termin realizacji zamówienia... 4. Nazwa i adres potencjalnych wykonawców zamówienia ( w przypadku korzystania z uregulowań zawartych w 5 ust. 10 regulaminu, należy podać uzasadnienie) 4. Osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia 1/... (imię i nazwisko) 2/... (imię i nazwisko) podpis wnioskodawcy Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody (data i podpis osoby upoważnionej) niepotrzebne skreślić 4
załącznik nr 3 do procedury udzielania zamówień pieczęć zamawiającego Znak sprawy...... (miejscowość i data) adres i nazwa wykonawcy ZAPYTANIE CENOWE 1. Zamawiający... Nazwa zamawiającego zaprasza do złożenia ofert na: 2. Przedmiot zamówienia... 3. Termin realizacji zamówienia... 4. Okres gwarancji... 5. Miejsce i termin złożenia oferty... 6. Termin otwarcia ofert... 7. Warunki płatności... 8. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami... 9. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. 10. Treść oferty: 10.1. nazwa wykonawcy... 10.2. adres wykonawcy... 10.3. NIP... 10.4. regon... 10.5. nr rachunku bankowego... 10.6. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: a). sprzęt Cenę netto... zł (słownie złotych......) Cenę brutto... zł (słownie złotych...... ) b).usługa Cenę netto... zł (słownie złotych......) Cenę brutto... zł (słownie złotych...... ) 10.7. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń. 5
10.8. Termin realizacji zamówienia... 10.9.Okres gwarancji... 10.10. Potwierdzam termin realizacji zamówienia do dnia... 10.11. Wyrażam zgodę na warunki płatności określone w zapytaniu cenowym. dnia... podpis wykonawcy lub osoby upoważnionej pieczątka wykonawcy niepotrzebne skreślić 6
załącznik nr 4 do procedury udzielania zamówień Protokół rozeznania rynkowego dla zamówienia, o wartości przekraczającej 14 000 euro 1. W celu udzielenia zamówienia... przeprowadzono rozeznanie cenowe. 2. W dniu... zaproszono do udziału w postępowaniu niżej wymienionych wykonawców poprzez rozmowę telefoniczną*/rozesłanie*/dostarczenie osobiste formularza zapytania cenowego*. 3. W terminie do dnia... 20...r. do godziny... przedstawiono poniższe oferty: Lp. Nazwa wykonawcy Adres wykonawcy Ocena oferty w punktach Cena oferty netto w zł Uwagi 4. oceny dokonano na podstawie opisu kryteriów, którymi kieruje się zamawiający zał. 6 do procedury 5. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej Kraków...... (podpis osoby zatrudnionej na samodzielnym stanowisku pieczątka) Zatwierdzam/nie zatwierdzam Data i podpis osoby upoważnionej *niepotrzebne skreślić 7
złącznik nr 5 do procedury udzielania zamówień Rejestr zamówień których wartość przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro L.p. Numer zamówienia Przedmiot zamówienia Data zawarcia umowy/ złożenia zamówienia Data zakończenia realizacji zamówienia Cena Uwagi 8
złącznik nr 6 do procedury udzielania zamówienia Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1. W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert: Kryterium Waga(%) Cena oferowana 60% Okres gwarancji 25% Okres obsługi pogwarancyjnej 15% 2. Kryterium cena oferty : Ilość punktów uzyskanych w kryterium cena będzie obliczana zgodnie z wzorem: ilość punktów badanej oferty = (Cmin /Cbad) x 60 % przy czym 1 % = 1 pkt gdzie: Cmin- najniższa cena spośród badanych ofert C bad - cena oferty badanej 3. Kryterium okres gwarancji : Ilość punktów uzyskanych w kryterium cena będzie obliczana zgodnie z wzorem: ilość punktów badanej oferty = (Gmax /Gbad) x 25 % przy czym 1 % = 1 pkt gdzie: Gmax- najdłuższy okres gwarancji spośród badanych ofert G bad Okres gwarancji oferty badanej 4. Kryterium okres obsługi pogwarancyjnej : Ilość punktów uzyskanych w kryterium cena będzie obliczana zgodnie z wzorem: ilość punktów badanej oferty = (Smax /Sbad) x 15 % przy czym 1 % = 1 pkt gdzie: Smax- najdłuższy okres obsługi pogwarancyjnej spośród badanych ofert S bad okres obsługi pogwarancyjnej oferty badanej 5. Zamawiający weźmie pod uwagę przy ocenie oferty takie kryteria jak(należy wpisać w rubryce uwagi): - doświadczenie w wykonywaniu podobnych usług - czas reakcji po zgłoszeniu uszkodzenia Maksymalna ilość punktów jaką można uzyskać - 10 6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę równa sumie punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach 9
10