Zasady związane z umowami o dofinansowanie Kraków, październik 2013 r. Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu podpisywana jest w terminie 45 dni od wyboru do dofinansowania. 2
Informacje niezbędne do podpisania umowy: 1. Oświadczenie, że dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie; 2. Informacja dot. osób upoważnionych do podpisania umowy oraz sposób ich reprezentacji; 3. Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony Beneficjenta; 4. Informacja dot. rachunku bankowego; 5. Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złożenia wniosku o dofinansowanie; 6. Informacja czy Beneficjent należy do sektora finansów publicznych; 7. Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budżetową; 8. Potwierdzenie gotowości do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy; 9. Oświadczenie, że dane podmiotu reprezentującego beneficjenta nie uległy zmianie; 10. Informacja dot. innych realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych z funduszy i programów UE a także krajowych środków publicznych w okresie realizacji projektu; 11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku o dofinansowanie lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku wystąpienia zmian w projekcie); 12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego sektora). 3 Zmiany w projekcie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (projekty z listy rezerwowej) dokonując zmian należy zachować cele projektu oraz funkcje przedmiotu projektu, istnieje możliwość ograniczenia zakresu rzeczowego projektu, można uwzględnić w montażu finansowym uzyskane dotacje celowe, zmiana technologii lub ulepszenie zakupionego sprzętu wymaga uzasadnienia, wprowadzanie nowych elementów na tych samych zasadach, jak przy projektach już realizowanych, zmieniony projekt powinien posiadać zaktualizowaną dokumentację techniczną i decyzje środowiskowe, aktualizacja analizy finansowej przy zmianach wpływających na generowanie dochodu. 4
Struktura umowy o dofinansowanie Numer umowy oraz strony umowy Definicje Przedmiot umowy (tytuł, kwoty, poziom wsparcia, źródła finansowania, okres realizacji) Odpowiedzialność Beneficjenta Zasady przekazywania dofinansowania (zaliczka, refundacja, płatność końcowa) Zwrot środków kiedy, na jakie konto, ile, w jaki sposób? Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania pomocy podwójne finansowanie, zobowiązania Beneficjenta Archiwizacja dokumentów Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie Kara umowna Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych Kontrola i audyt Obowiązki informacyjne Zmiany w umowie i projekcie Rozwiązanie umowy Postanowienia końcowe 5 Zmiany w umowie i projekcie Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu. Formularz wykazu zmian we wniosku o dofinansowanie dostępny jest na stronie: www.fundusze.malopolska.pl MRPO_Realizacja projektów_oś I, III-VIII i działanie 9.3_Interpretacje, opinie, stanowiska IZ) IZ MRPO może wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia. 6
Zmiany w umowie i projekcie Odnoszą się do wartości wskaźników i głównej kategorii kosztów do 15% - Jednostka ds. Wdrażania MRPO opiniuje proponowane zmiany w Projekcie od 15% do 50% - wymaga się zgody Zarządu WM. Projekt może zostać skierowany do powtórnej oceny merytorycznej. powyżej 50% - projekt podlega powtórnej ocenie merytorycznej. 7 Zmiany w umowie i projekcie Podstawowe dokumenty weryfikowane podczas analizy możliwości zmian w projekcie: wniosek studium wykonalności Podstawowe elementy weryfikacji: główne kategorie, pozycje harmonogramu wskaźniki przesunięcia kosztów nadwyżki oszczędności poprzetargowe nowe elementy w projekcie zabezpieczenia 8
Rozwiązanie umowy W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent:: wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem, realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych, złożył fałszywe/ stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania, nie wniósł zabezpieczenia, dokonał naruszenia trwałość projektu, nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych, zaprzestał realizacji Projektu; odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji, nie przedłożył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu IZ MRPO może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie. 9 Archiwizacja dokumentów Beneficjent zobowiązuje się do przechowywana dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu. IZ MRPO może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem tego terminu. Beneficjent który otrzymał wsparcie stanowiące pomoc publiczną jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej niż do trzech lat od daty zamknięcia programu. Beneficjent zobowiązany jest do archiwizowania dokumentacji związanej z jego realizacją przez okres wskazany w umowie również w przypadku rozwiązania umowy 10