1
Spis treści: 1. Wstęp 2. Rzeczy które powinniśmy umieć 3. Odkładanie rzeczy na później 4. Brak planu dnia 5. Brak pomocników 6. Multitasking 7. Robienie rzeczy w nieodpowiedniej kolejności 8. Zdrowie złe nawyki 9. Nieład i bałagan 10. Niewłaściwe przekonania 11. Uwagi końcowe 12. Podsumowanie 2
Wstęp Większość z nas chciałaby wykorzystywać czas jak najlepiej i robić wszystkie zadania na czas i kończyć kilka dni przed terminem końcowym, a nie robić wszystko na ostatnią chwilę byle jak. Jednak mało osób to potrafi. Sam pamiętam czasy, gdy siedziałem po kilka godzin dziennie przed komputerem, odkładałem rzeczy na później i cieszyłem się chwilą. Jednocześnie wiedziałem, że coś jest nie tak bo gdy przychodził wieczór, kładąc się żałowałem, że znowu nic nie zrobiłem tylko zmarnowałem czas. Wszystkie ważne rzeczy odkładałem na ostatnią chwilę. A gdy przychodził czas na ich oddanie byłem zdenerwowany i siedziałem do późna w nocy nie przy ulubionej grze, ale przy nauce lub różnych pracach. Coraz mniej spałem, żeby ze wszystkim się wyrobić, pracowałem długo ale mało efektywnie. W końcu gdy obowiązki skumulowały się w krytycznym punkcie, postanowiłem coś zmienić. Zamiast robić je pośpiesznie i byle jak postanowiłem poszukać informacji o szybszej nauce. Z czasem, gdy zobaczyłem, że to działa zacząłem szukać informacji o wykorzystaniu czasu i innych technikach rozwoju osobistego. Z obecnej perspektywy nie żałuje straconego czasu, mimo że żałowałem go na początku poznawania technik zarządzania czasem. Możesz teraz nie wierzyć własnym oczom i dziwić się jak ja mogę pisać książkę o wykorzystywaniu czasu jednocześnie nie żałując, że go zmarnowałem w przeszłości. Otóż to właśnie przez marnowanie czasu wykorzystuję go teraz lepiej, bo znam te wszystkie uczucia związane z brakiem czasu. Dzięki temu mogę również podzielić się własnym doświadczeniem. Porady które tu opisałem zastosowałem na sobie i wiem, że one naprawdę pomagają. Dzięki nim czuję, że mam więcej czasu, z projektami wyrabiam się przed czasem, dzięki czemu jestem zadowolony i mogę cieszyć się życiem. Byłem tym mile zaskoczony, poniważ nie do końca wierzyłem, że to może działać. Jeżeli wydaje ci się, że nie masz czasu, gonią cię terminy z wykonywaniem zadań, czy projektów, bądź po prostu chcesz znaleźć wolną chwilę dla swojego hobby, lub efektywniej wykorzystywać czas to ta książka jest dla Ciebie. Zapraszam do miłej lektury Hubert Oleszczuk Wyzwaniem jest nie zarządzanie czasem, a zarządzanie samym sobą." Stephen Covey 3
2.Przydatne umiejętności Proste czynności, które robimy codziennie mają duży wpływ na to ile czasu zostanie nam na inne rzeczy. Jeżeli nauczymy się wykonywać niektóre czynności szybciej i jednocześnie lepiej to zostanie nam więcej czasu, który będziemy mogli przeznaczyć na coś innego. 1. Efektywne notowanie Efektywne notowanie jest właściwie podstawową umiejętnością. Dzięki notowaniu tego co czytamy, co robimy, czy oglądaniu nasz mózg automatycznie zapamiętuje więcej, nawet jeżeli nigdy już nie zajrzymy do tych notatek. Przyznam się, zajrzałem do góra 1% notatek, które mają więcej niż tydzień (może przez moje nie najlepsze próby notowania wszystkiego na siłę). Możesz teraz myśleć Po co ten koleś notuje skoro nigdy nie zagląda do swoich notatek?. Po prostu więcej dzięki temu zapamiętuje i zawsze mam możliwość odświeżenia wiedzy w prosty i przyjemny sposób. Jest kilka rodzajów notowania.: Streszczenie jest najpopularniejszym systemem notowania, bo wydaje się najłatwiejszym sposobem notowania w chwili sporządzania notatki. Wygląda on mniej więcej tak: 1. Zdobywamy wiedzę na jakiś temat np. przez czytanie 2. Notujemy wszystko co usłyszymy, czasem pomijając to co kompletnie nic nie wnosi do notatki np. dowcipy, historie Być może teraz sądzisz, że to przecież dobrze żadna myśl autora ci nie ucieknie, żadna ważna informacja ci nie umknie itp. Można to uznać za plus, jednak przeglądanie tej notatki to koszmar. Nawet jak robisz to rzadko. Po drugie sporządzenia takiej notatki zajmie ci dużo czasu, a jeżeli robisz do podczas słuchania jakiegoś wykładu to umknie ci mnóstwo wiedzy np. ton głosu czy też gestykulacja. Konspekt polega na wypisaniu najważniejszych treści w podpunktach np. od myślników. Ogólny przebieg: 1. Zdobywamy wiedzę na jakiś temat np. przez czytanie 2. Wybieramy to co ważne i to notujemy System jest dosyć prosty, wymaga sporego zaangażowania mózgu a na pewno większego niż streszczenie. Jest on również dosyć szybki. 4
A co z wadami? Największą jest to, że nie wykorzystujemy w ten sposób całego potencjału mózgu, bo używamy tylko części prawej półkuli. Więc zaprzepaszczamy dużą część swojego potencjału. Trzecim sposobem notowania są mapy myśli. Rozwiązują one problem wykorzystania tylko części mózgu, bo wykorzystują one obie półkule mózgu. Co więcej ich tworzenie może (a nawet powinno) być zabawą. Możesz wykorzystać tutaj umiejętności artystyczne, nawet jeżeli są niezbyt duże tak jak moje. Jak wszystko inne mają one również wady. Najchętniej bym je pominął, ale chce być z Tobą szczery. Wiedz, że pierwsze mapy myśli nie będą idealne. To wymaga doświadczenia to możesz zdobyć tylko poprzez praktykę. Pamiętaj, że nawet jak zrobisz słabą mapę myśli, ale jej tworzenie będzie zabawą, to z przyjemnością zrobisz następną a i z tej nieudanej zapamiętasz dużo więcej niż z innych notatek. Notowanie w mapach myśli w w 5 krokach: 1. Przygotuj odpowiednio dużą kartkę najczęściej A4 to minimum 2. Na środku napisz główne hasło 3. Następnie napisz słowa powiązane tematycznie z hasłem głównym i połącz je linią 4. Potem słowa główne powiązane z ostatnim słowem 5. Powtarzaj punkt 4 do stworzenia pełnej mapy myśli Polecam notowanie wszystkiego co ma dla ciebie jakieś znaczenie i co chcesz lepiej zapamiętać. 2. Szybkie czytanie Około 65000 wyrazów i około 200 słów na minutę. Tak wygląda rzeczywistość przeciętnego człowieka chcącego przeczytać książkę. 65 tys. wyrazów to średnia długość książki a 200 słów na minutę to przeciętna prędkość czytania. A więc przeczytanie takiej książki zajmie 5,5 godziny bez przerw. A co gdyby ten ktoś czytał z prędkością 1000 słów na minutę? Wtedy czyta książkę godzinę i 5 minut. Ponad 5 razy krócej! Do tego czytając szybciej zrozumienie tekstu się poprawia. Kursów szybkiego czytania jest mnóstwo. Ja opiszę dwa proste sposoby, które powinny znacząco podnieść prędkość twojego czytania.: Używaj wskaźnika. Oczy kochają ruch, a wskaźnik im ten ruch zapewnia. Używając wskaźnika sprawisz, że prędkość 5
czytania będzie zależała od prędkości ruchów twojej ręki trzymającej wskaźnik. A więc w przyśpieszając ruchy ręki do 400 słów na minutę prędkość twojego czytania wzrośnie do 400 słów na minutę. Początkowo możesz poczuć trochę słabsze zrozumienie, jednak z czasem będzie ono się poprawiało. Rób rozgrzewki Tutaj jest tak samo jak ze sportem jeżeli zaczniesz biegać czy grać bez rozgrzewki będzie ci to wychodziło gorzej i łatwiej się nabawisz kontuzji. Przy czytaniu po prostu będziesz czytał wolniej. Długość rozgrzewki musi być dopasowana do długości czytania. 5 minut przed czytaniem książki jest super, jednak już przed przeczytaniem jednego artykułu niekoniecznie, bo wtedy rozgrzewka może zająć więcej czasu niż czytanie. Pamiętaj żeby robić rozgrzewkę przed każdym czytaniem bez względu na to ile chcesz czytać, inaczej będziesz znajdywał wymówki, żeby jej nie robić przed coraz dłuższym czasem czytania sam przez to przechodziłem. Rozgrzewka jest prosta i jej celem jest przystosowanie oczu do szybszego ruchu. Mi najbardziej spodobał się następujący model rozgrzewki. Otwieram książkę na losowej stronie i przesuwam wskaźnikiem pod tekstem bardzo szybko zdecydowanie szybciej niż podczas normalnego czytania. Jednocześnie wyłapuję w każdym wersie jak najwięcej słów. W ten sposób moje oczy przyzwyczajają się do ruchu i wracając do komfortowej prędkości, jest ona szybsza niż gdybym nie przeprowadził rozgrzewki. Jest tak, bo mózg reaguje na zmiany porównując do ostatniego czynnika. 3. Pisanie bezwzrokowe Bardzo duża część ludzi pisze na klawiaturze używając do tego kilku palców oraz cały czas patrzy się na klawiaturę podczas pisania. Pisanie bezwzrokowe na klawiaturze oraz używanie wszystkich dziesięciu palców do pisania sprawi, że tempo pisania znacznie wzrośnie. Nauczenie tych umiejętności jest szczególnie ważne gdy dużo piszesz na klawiaturze bo wtedy możesz oszczędzić mnóstwo godzin pracy. Ale nawet pisząc okazjonalnie te dwie umiejętności dadzą ci w perspektywie długoterminowej dużo czasu. Ale jak? Ja pisania bezwzrokowego nauczyłem się po prostu przez zmuszanie się na patrzenie w ekran a nie na klawiaturę. Było to trudne, ale wiedziałem, że korzyści będą ogromne i nie poddałem się... Za drugim razem, gdy dowiedziałem się o większej ilości czasu, którą będę miał dzięki pisaniu 6
bezwzrokowemu. Natomiast jeżeli chodzi o pisanie wszystkimi palcami, to wystarczy znaleźć informacje w sieci ( np. www.pisaniebezwzrokowe.pl/). A następnie informacje zastosować. Do nauki tych rzeczy znajdują się również różne programy, do pobrania lub online (jak ten link wyżej) Jeżeli cię zainteresował temat bezwzrokowego pisania na klawiaturze to więcej informacji można znaleźć w wikipedi polecam szczególnie temat o mitach pisania bezwzrokowego. Z pewnością te techniki w większości będą wymagać treningu i samodyscypliny żeby je osiągnąć. Być może przyjdą ci chwile zwątpienia i nie będziesz miał na nic ochoty, będziesz chciał to przerwać i wrócić do swojej strefy komfortu - to jest normalne, nie musisz się tym przejmować, jeżeli nie będziesz ulegał tym myślom i dalej będziesz robił to co zaplanowałeś. Prawdziwym szaleństwem jest ciągłe robienie tego samego i oczekiwanie innych rezultatów Albert Einstein 7
3. Odkładanie rzeczy na później Większość z nas miała przypadek odłożenia ważnej (np. projekt do pracy czy szkoły, nauka na ważny egzamin) rzeczy na później. Takie rzeczy później robiliśmy szybko i niedbale tuż przed terminem do którego musieliśmy je zrobić. A przecież wystarczyłoby, żebyśmy codziennie robili po np. 30 minut to zadanie i byśmy skończyli je bez stresu i najprawdopodobniej jeszcze sporo czasu przed terminem. Przez odkładanie rzeczy na później tracimy czas i dodatkowo otrzymujemy niepotrzebną dawkę stresu. Ponadto jeżeli to nie jest zadanie które zostało nam narzucone przez kogoś innego i konsekwencje niezrobienia tego nie wydają nam się straszne to najprawdopodobniej tego zadania nigdy nie zrobimy. Czemu odkładamy rzeczy na później? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi bo każdy robi to z innego powodu. Według mnie do najczęstszych powodów należą: tak jest w chwili odkładania na później łatwiej dla większości łatwiej jest zagrać niż robić nudny projekt ludzie nie dzielą zadań i chcą je zrobić od razu w całości ta wizja spędzenia kilku godzin nad projektem ich przeraża sądzą, że jak odłożą na później to zaoszczędzą czas bo będą robili pod presją i przeznaczą mniej czasu na wykonanie tego tego zadania to jest po części prawda jednak trzeba podkreślić, że stres nie jest korzystny dla zdrowia, tak samo jak zarwana noc. Ponadto przez taki długi projekt mogą się pogorszyć nasze stosunki z bliskimi, bo nie dostrzegą oni, że musisz wykonać projekt bo od tego zależy być albo nie być, tylko będą uważali, że poświęcasz się tylko pracy a ignorujesz ich potrzeby. są nieatrakcyjne a inne zadania są fajniejsze Bez względu na przyczynę konsekwencje są te same stres i zmarnowany czas. Zakładam, że nie lubisz się stresować i czytasz tą książkę bo nie chcesz tracić czasu. Więc powinieneś jak najszybciej przestać odkładać rzeczy na później. Ponadto wywołują one poczucie winy że czegoś nie zrobiliśmy w danym dniu, że jesteśmy do niczego, że znowu nie możemy czegoś zrobić itd. Poczucie winy jest ważnym sygnałem, że już czas na zmiany. Jednak jeżeli go nie masz to warto zacząć wcześniej :) Jak to zrobić? 8
To jest trudne pytanie bo sposobów może być mnóstwo jednak przede wszystkim liczy się samodyscyplina, motywacja oraz mocna chęć zmiany. W osiągnięciu tego powinny jeszcze pomóc zasady: Jak coś zaczynasz to miej czas żeby to skończyć Koronna zasada, podstawa dobrego zarządzania czasem. Jeżeli nie masz wystarczająco dużo czasu by skończyć czynność to nawet nie zaczynaj, bo i tak będziesz musiał ją wykonać jeszcze raz. Czas poświęcony na ponowną koncentrację i zorientowanie się gdzie się znajdujesz w zadaniu będzie czasem straconym. Jeżeli projekt jest duży podziel go na mniejsze części i do każdej z części stosuj zasadę jak zaczynasz to kończ. Zaczynaj zadania szybko Nie zastanawiaj się 5 minut nad rozpoczęciem zadania. Przez ten czas znajdziesz tylko wymówki by nie działać, by zrobić coś innego itp. Gdy kończysz zadanie i nie masz w planach przerwy to rozpocznij następne w ciągu paru sekund. Po prostu zacznij je robić gdy o tym pomyślisz, tak szybko byś nie miał czasu na zastanowienie się czy warto je robić? A może powinienem robić coś innego?. Takie przemyślenia są jak najbardziej w porządku, ale w chwili układania planu dnia a nie tuż przed rozpoczęciem zadania. A co zrobić gdy masz przerwę, po zadaniu? Nie myśl w niej o pracy, o tym co masz zrobić. Po prostu zrelaksuj się. samodyscyplina i cel Celem może być nie odkładnie rzeczy na później przez jakiś czas minimum 21 dni. Osobiście polecam cały miesiąc. Żeby to osiągnąć potrzebna jest samodyscyplina. Po tym czasie nie odkładanie rzeczy na później wejdzie w nawyk i już nie będziesz musiał się zmuszać żeby to robić. Odniosłem sukces, bo ciężko pracowałem, bo się nie poddawałem, tylko szedłem dalej, umiałem sobie narzucić dyscyplinę. Brian Tracy 9
4. Brak planu dnia Plan dnia może być zwyczajną listą zadań, gdzie zadania są ułożone jeden pod drugim w kolejności wykonania, a może być też zadaniami rozpisanymi np. w kalendarzu (ja to nazywam zadaniami rozpisanymi w czasie). Ułożenie planu dnia nie zajmuje dużo czasu wszystko zależy od tego jak dokładnie chcemy go ułożyć i jak bardzo się na tym skupimy. Osobiście układam plan przez ok. 20 minut, ale najdłużej planowałem ponad godzinę, gdy przerywałem planowanie różnymi innymi czynnościami. Można by zadać pytanie - czemu ludzie nie planują skoro to takie proste? Przyczyn może być kilka i wszystko zależy od poglądów człowieka. Chociaż w filozoficznym skrócie patrząc na zachowanie ludzi (nie mam na myśli tylko planowania), że ludzie kochają utrudniać swoje życie i nie robić rzeczy prostych :) Powodów może być cała masa, zaczynając od tego, że ludzie nie znają korzyści planowania, lub go w ogóle nie znają. Poprzez błędne poglądy np. Nie będę planował, bo w czasie w którym bym planował mógłbym zrobić kilka innych rzeczy i będzie to czas stracony, lub wiarę, że wszystko zapamiętają. Kończąc na kpinach innych zwłaszcza gdy ktoś zapisuje proste zadania typu kupić chleb, telefon do Janka i słyszy: Jak chcesz osiągnąć sukces skoro o niczym nie pamiętasz, Coś jest nie tak z twoją pamięcią skoro nie potrafisz zapamiętać najprostszych rzeczy, Czy ty zawsze musisz wszystko zapisywać? Chyba powinieneś iść do lekarza po leki na poprawę pamięci. itd. Słowa te są powtarzane w bardzo podobnej formie, lub bardzo zmienionej bardzo często jednak sens ich jest ten sam - Jesteś idiotą, że musisz zapisywać takie proste rzeczy. Słowa te szczególnie nabierają znaczenia kiedy są mówione przez naszych bliskich i powtarzane bardzo często. Nie miej im tego za złe bo najprawdopodobniej nie wiedzą oni, że słowo nie pisane nie ma większego znaczenia. Jeżeli coś zapiszesz to automatycznie posiada to większe znaczenie dla twojego umysłu i więcej zapamiętasz nawet bez ponownego zaglądania (jednak przeglądanie tych list zadań jest bardzo ważne bo inaczej ich robienie nie ma większego sensu). Przez brak planowania na początku robimy rzeczy najłatwiejsze i najmniej ważne, przez to zapominamy o zrobieniu ważnych rzeczy. Te robimy na samym końcu, gdy nie mamy na nie już siły. Skoro już wiesz czemu ludzie nie planują to pewnie zastanawiasz się co zyskasz dzięki planowaniu. 10
Przede wszystkim czas bo będziesz wiedział co i kiedy zrobić, oszacujesz ile czasu masz do wykorzystania, nie będziesz odkładał rzeczy na później. Tych korzyści związanych z czasem można by wymienić setki a nawet tysiące, ale sam je odkryjesz gdy lepiej zapoznasz się z tematem planowania. Są dwa główne rodzaje planów długoterminowe i krótkoterminowe (o ile pamiętam to długoterminowe jest powyżej trzech miesięcy a krótkoterminowe do trzech miesięcy, jednak nie przepadam za tak sztywnymi ramami czasowymi a i tak nie mają one większego wpływu na istotę planowania). Oba są bardzo ważne i powinno robić oba typy planów. Plany wieloletnie to np. biznesplany a biznes robiony zgodnie z biznesplanem ma o wiele większe szanse na powodzenie niż bez niego. Plan na jeden rok czy też plan na jeden tydzień może być po prostu listą najważniejszych zadań które zamierzasz osiągnąć w ciągu roku, ale może być też bardziej złożone. Oczywiście plan roczny będzie się zmieniał w ciągu roku wraz z twoimi zmianami, jednak pamiętaj by nie odejmować zadań tylko stare zastępować nowymi. Przedziały czasowe mogą być takie jakie tylko chcesz 3 miesiące, 6 miesięcy, 30 lat, 40 lat. Trzeba się jednak liczyć z tym, że im dłuższy plan tym więcej korekt podczas jego osiągania. Plan dzienny to jest konkretna lista zadań na dany dzień ułożona w odpowiedni sposób, z pomocą planu tygodniowego i listy zadań ogólnych. Ważne: przy układaniu konkretnej listy zwracaj uwagę na zadania z listy na dłuższy odcinek czasu np. układając zadania na rok patrz na zadania z listy na dziesięć lat a układając zadania na tydzień z listy zadań na rok. W ten sposób będziesz miał pewność, że zmierzasz w dobrym kierunku do zrealizowania wyznaczonych zadań. Najprostszym wariantem planu dnia są po prosu listy zadań. Można je sporządzić wszędzie gdzie się da na kartce, w programie komputerowym, online. Ja osobiście używam Open Office calc darmowy program podobny do MS Exell. Kiedyś używałem kalendarza Google i stosowałem trudniejszy (dla mnie) rodzaj planowania w którym dodatkowo zaznaczałem w kalendarzu google czas w którym robię to zadanie. Oczywiście to, że drugi sposób jest trudniejszy dla mnie nie oznacza, że będzie on trudniejszy dla Ciebie i Tobie może się on bardzie spodobać. Jednak gdy przeszedłem na samą listę zadań stało się to dla mnie wygodniejsze, przyjemniejsze i prostsze. Wszystko powinno zacząć się od listy zadań ogólnych. Wypisujesz w niej wszystkie zadania jakie masz do zrobienia mogą być na dzisiaj, jutro, przyszły miesiąc, przyszły rok itd. Dosłownie jakiekolwiek zadanie które już sobie zaplanowałeś, nie musisz wiedzieć kiedy dokładnie chcesz je zrobić, ważne że je zaplanowałeś. Najlepiej dać na to 24 godziny, przez ten czas powinieneś mieć 11
min. 50 zadań (nie przejmuj się, że masz mniej, czy dużo więcej, ja na początku przez godzinę wymyśliłem ok. 30 zadań, ale do końca dnia miałem już ich ponad 60 pomysły same przychodziły mi podczas robienia innych rzeczy). Tą listę uzupełniaj cały czas dopóki będziesz chciał efektywnie wykorzystywać czas. Jak już masz listę to wieczorem jednego dnia ustalasz plan na następny dzień, lub rankiem jednego dnia ustalasz na trwający dzień. Osobiście polecam pierwszą wersję bo rano już się niczym nie przejmujesz tylko wykonujesz zadania. Planu dnia nie zmieniasz! Jest to bardzo ważne ewentualne zmiany mogą być kosmetyczne np. zamienienie kolejności zadań tak, żeby oszczędzić czas, lub dodanie zadań które nagle wypadły np. złamanie nogi czy konieczność odebrania kogoś czy odwiezienia gdzieś. Należy być przygotowanym na takie sytuację albo np. na to, że jakieś zadanie cię wciągnie i zamiast robienia go przez 20 minut będziesz chciał go robić przez godzinę. Podczas ustalania planu dnia należy pamiętać o kilu rzeczach, które powinny być dopisane obok nazwy zadania: szacowany czas na jego wykonanie Zawsze daj trochę mniej czasu niżbyś chciał jeżeli uważasz, że coś zrobisz w 30 minut to daj sobie 28 a jeżeli w 5 to 4. Jest to dobre, bo człowiek rozciąga zadania w czasie na tyle ile może sobie pozwolić. Jeżeli będziesz miał na wykonanie projektu pół roku to będziesz go robił pół roku mimo że byłbyś w stanie zrobić je w 1 miesiąc. Podobnie jest z nauką i wszystkim co robimy prawie zawsze musi wystąpić jakiś czynnik który zmusi nas do skończenia zadania. Jednak nie przesadzajmy z tym nie nagramy godzinnego filmu w 30 minut. Ustal MIT-y (most important task) MIT-y to są najważniejsze zadania które powinniśmy zrobić jako pierwsze są ważniejsze od wszystkich innych zadań. Dobrą proporcją jest jedno zadanie oznaczone symbolem MIT i 9 zadań zwykłych. MIT-y mają największy wpływ na naszą przyszłość dlatego nie powinny być odkładane na później. MIT-y powinno się stosować do dwóch rodzajów zadań zadań związanych z jakimś długim i ważnym projektem oraz zadań ważnych w jednym dniu. wartość zadania Ustala się ją literami A, B, C, D, E. A zadania najważniejsze które należy zrobić w pierwszej kolejności B zadania ważne, które powinno się zrobić, po wykonaniu zadań A, przełożenie na następny dzień 12
nie będzie miało konsekwencji C zadania mało ważne Możesz je sam zrobić po wykonaniu zadań A i B ale można je również zlecić decyzja należy do Ciebie D zadania nieważne, albo mało ważne zlecaj lub ich nie rób musisz to przemyśleć E zadania do eliminacji nie powinno się ich robić, tylko wyrzucić z planu dnia, bo to strata czasu Robić powinniśmy zadania od najważniejszego do najmniej ważnego. Jeżeli zrobimy odwrotnie to nie starczy nam czasu na wykonanie czynności najważniejszych. Przez to odłożymy to na później zadania będą się kumulować i będzie coraz gorzej. Lepiej nie wpadać w takie niebezpieczne sytuacje i od razu zacząć wykonywać zadania w odpowiedniej kolejności. Upraszczając zadania A mają największy wpływ na naszą przyszłość a zadania E najmniejszy. Na początku możesz mieć problemy z tym, czy wykonywać zadanie, czy je zlecić itp. Nie przejmuj się tym, to jest normalne, jednak zastanawiaj się nad tym i analizuj takie zadanie. Z czasem takie decyzje będziesz podejmował automatycznie. ćwiartkę do której należy zadanie (kwadrat eisenhowera) Ustala się ją cyfrą I, II, III, IV I zadania ważne i pilne II zadania ważne i nie pilne III zadania nieważne i pilne IV zadania nieważne i niepilne Zadania z ćwiartki drugiej są dla nas najkorzystniejsze są ważne i jednocześnie mamy zapas czasu na ich wykonanie. Więc nie powodują one stresu czy frustracji, jak zadania z ćwiartki I. Jednak zadania znajdujące się w I ćwiartce będą się pojawiać i czasem nie mamy na to wpływu, po prostu dostaniemy ważne zlecenie na najbliższy czas. Należy je wykonać jak najszybciej. Zadania z ćwiartki IV nie należą, ani do ważnych ani do pilnych, więc nie opłaca się ich robić. Natomiast nad zadaniami należącymi do ćwiartki III trzeba się zastanowić po co je robić skoro nie są ważne. Po zrobieniu listy zadań zawierającej wszystkie podpunkty wymienionej powyżej ustawiamy te zadania w odpowiedniej kolejności do zrobienia. Od najważniejszych do najmniej ważnych, chyba, że dzięki przestawieniu zadań zyskamy dużo czasu. Jednak najważniejsze zadania powinny być zrobione jak najszybciej i powinno się starać unikać ich przekładania. 13
Jak już masz listę zadań ułożonych w odpowiedniej kolejności to możesz je rozpisać w czasie. W tym celu bierzesz kalendarz i zaznaczasz na nim zadania. Nie jest to konieczne do tego by planować i już sam z tego nie korzystam, jednak każdy człowiek jest inny i tobie wygodniej może być korzystać z kalendarza niż ze zwykłej listy zadań. Polecam spróbowanie korzystania z samej listy zadań przez kilka dni a następnie z listy zadań w kalendarzu przez kilka dni, w ten sposób sam ocenisz jak wolisz pracować. Pamiętaj, żeby przed wpisaniem zadań do kalendarza najpierw zrobić listę zadań. Krok po kroku: 1. Weź kartkę lub otwórz edytor tekstowy i wypisz wszystkie zadania jakie masz do zrobienia 2. Uzupełniaj ta listę do końca dnia 3. Wieczorem wypisz wszystkie zadania które planujesz zrobić ważne: kontroluj czas trwania wszystkich zadań na bieżąco, żeby nie wypisać zbyt dużej ilości zadań 4. Uzupełnij je informacje opisane w rym rozdziale (mit important task, priorytetowość itd.) 5. Ułóż zadania w odpowiedniej kolejności do wykonania Czy rzeczywiście potrzebujemy więcej czasu? Czy też potrzebujemy więcej dyscypliny, by wykorzystać czas, który mamy? Kerry Johnson 14
5. Brak pomocników Pisząc pomocnicy nie mam na myśli ludzi, tylko kilka bardzo ważnych rzeczy które mogą pomóc. Mam tu na myśli: koncentrację motywację cele Każdy z tych tematów jest ogromny i można by było o nim pisać w nieskończoność. Jednak ja postaram się napisać o nich tylko w kontekście zarządzania czasem, żeby nie pisać na temat oddalony od tego ebooka. Koncentracja Jesteśmy zwykłymi ludźmi i działa na nas wiele czynników. Czasem wpływają one na nas pozytywnie czasem negatywnie. Bez względu czy budzą one motywację czy też ją niszczą to kiedy otrzymamy je w nieodpowiednim momencie to zabiją naszą koncentrację. Mogą ją zniszczyć nawet na 45 minut, jeżeli czynnik będzie mocny. Oznacza to, że przez 45 minut nie będziesz mógł się skoncentrować tak mocno jak byłeś przed oddziaływaniem czynnika. Szczególnie niszczący jest ciągły wpływ czynników np. sms-y przychodzące co chwila. Sprawia to, że nie będziemy mogli się skoncentrować na czynności nawet na chwile bo ciągle będziemy rozpraszani. Więc koncentracja jest dla nas bardzo ważna, bo dzięki niej jesteśmy skupieni na jednej czynności. Jeżeli jesteśmy bardzo skoncentrowani na jednej czynności to potrafimy zapomnieć o wszystkim innym. Sprawia to, że rzeczy robimy z maksymalną efektywnością. Poprawianie koncentracji jest ważne, jednak kluczowe jest nie niszczenie jej genialna koncentracja rozpraszana co 10 min. nie da za wiele. Do podstawowych rzeczy niszczących koncentrację należą: bliscy telefon poczta telewizja bałagan Jednym z prostszych ćwiczeń koncentracji jest wpatrywanie się w czerwony punkt, bądź 15
inny mało interesujący przedmiot i skupianie się tylko na nim przez 10-15 minut. Motywacja Motywacja jest dla nas jak wiatr dla statku, dzięki niej mamy więcej sił do realizacji celu. Brak jej sprawia, że nie mamy na nic ochoty, szczególnie na działanie jakie wymaga od nas wysiłku i nie jest dla nas szczególnie przyjemne. Bez niej często uciekamy w sen, łatwe zadania i inne rzeczy, które nie przybliżają nas do wykonania planu dnia. Brak motywacji może przerodzić się w kompletny brak chęci do jakiegokolwiek działania i złe samopoczucie. Pomijając niekorzystny wpływ na psychikę człowieka brak motywacji ma również bardzo niekorzystny wpływ na zarządzanie czasem. Przez brak motywacji spada nasza produktywność. Rzeczy robimy dłużej, łatwiej je jest odkładać na później. Skutkiem tego jest to, że nie wyrabiamy się z zadaniami a to znowu źle wpływa na naszą psychikę. Motywację można wzbudzić na wiele sposobów: wizualizację np. celu poprzez NLP różnymi rzeczami pomocniczymi zdjęcia, tapety z celami historie, które nas motywują obrazy ludzi, którzy osiągnęli to co chcemy osiągnąć Cele Cele są ważne w życiu człowieka, są czymś w rodzaju drogowskazów. Ukierunkowują nasze działania, pozwalają nam kontrolować postępy. Same w sobie są dla nas motywacją. Według mnie to są trzy najważniejsze zalety ich wyznaczenia. Natomiast ich brak sprawia, że nie możesz korzystać z ich zalet. Ogólny schemat wyznaczania celów wygląda mniej więcej tak: Ja [imię] w dniu [data] [jestem/robię/mam itp.] [to o co chodzi]. Przykład: Ja Hubert w dniu 1 stycznia 2013 umiem 1000 najczęściej używanych słówek z angielskiego. Lub Ja Hubert w dniu 10 listopada 2012 roku mam książkę pt. Efekt motyla Łatwo zauważyć, że do wyjątkowo trudnych rzeczy to nie należy. Powinno się jednak 16
pamiętać, że cele nie powinny być negatywne np. nie mam..., nie jestem.... Do tak wyznaczonego celu należy dodać jeszcze punkt dlaczego. Pod celem, napisz Dlaczego chcę osiągnąć (treść celu)?. Odpowiedzi powinno być minimum 10, czym więcej tym lepiej, jest to najważniejszy punkt wyznaczania celów. Dzięki niemu wiesz po co chcesz zrobić ten cel, a powody dla umysłu są najważniejsze. Podsumowanie Koncentracja Gdy jest Motywacja Cele - Szybciej wykonujemy - wiara w siebie - naturalna motywacja zadania - chęć działania - drogowskazy - mamy więcej czasu - większa efektywność - pozwalają kontrolować - jesteśmy spokojniejsi postępy - jesteśmy efektywni Gdy nie ma - więcej nerwów - wydłużanie zadań - złe samopoczucie robienia - brak działania, - nie można używać ich lub zalet działanie nieefektywne "Zacznij tam gdzie jesteś,użyj tego co masz, zrób co możesz." Arthur Ashe 17
6. Multitasking W XXI wieku coraz częściej ludzie chcą być jak najbardziej efektywni. W tym celu starają się używać różnych technik, niekoniecznie sprawdzonych, Po prostu używają czegoś bo inni tak robią, lub robią dlatego, że tak wydaje się być wydajniej. Jedną z tych rzeczy jest multitasking. Polega on na robieniu wielu rzeczy naraz. Większości ludzi wydaje się, że jak kilka godzin pomęczą się nad robieniem naraz kilku czynności np. projekt, odpisywanie na maile, oglądanie serialu i jeszcze inne, to są super wydajni i wszystko zrobili szybciej. Już w samym sposobie takiego myślenia kryją się dwa błędy. Po pierwsze nie można robić dwóch rzeczy naraz, bo nasz umysł potrafi się skupić tylko na jednej rzeczy w danym momencie. Całą uwagę poświęcamy na jedną rzecz. A jeżeli poświęcamy całą uwagę na daną czynność to robiąc dwie czynności co chwila przenosimy uwagę z jednej czynności na drugą. Co ma niszczący wpływ na naszą koncentrację. A jeżeli jesteśmy słabo skoncentrowani to dłużej robimy czynności a więc tracimy czas a to jest drugi błąd w myśleniu, bo większość sądzi, że postępując w ten sposób oszczędza czas. Multitasking jest często nawykiem i ciężko może być go wyeliminować za jednym razem w całości. Łatwiej może być zastępować go powoli innym nawykiem. W zależności od tego jak mocno zakorzeniony jest nawyk to należy go zastępować w różnej prędkości. Jeżeli multitasking towarzyszy każdej czynności twojego życia to ustal sobie przedziały czasowe (ważne żeby ich było kilka mniejszych w ciągu dnia a nie jeden długi) w których będziesz robił jedną czynność. Bez względu na to jak często robisz wiele rzeczy naraz, narzucenie sobie robienia jednej rzeczy w jednym momencie powinieneś wprowadzić na minimum 21 dni. Przez ten czas nowy nawyk powinien wejść w życie i w pewnych momentach dnia robienie będzie naturalne. Po tym czasie wprowadź kolejne okresy czasu w których będziesz robił tylko jedną rzecz naraz na 21 dni i powtarzaj ten schemat aż będziesz przez cały dzień mógł swobodnie robić jedną rzecz w jednej chwili. Jeżeli jesteś weteranem multitaskingu i nie wyobrażasz sobie bez niego życia to na początku zmiany nawyku możesz czynności wykonywać dłużej jeżeli będziesz robił tylko jedną w danej chwili. Nie przejmuj się tym, po kilu dniach zauważysz poprawę bo to nie jest spowodowane tym, że ta technika pogarsza używanie czasu a tym, że podczas robienia jednej rzeczy możesz być lekko zdenerwowany tym, że mógłbyś pracować efektywniej robiąc kilka rzeczy a musisz robić jedną bo wyznaczyłeś sobie takie zadanie. Nie martw się tym, nie jest to nic dziwnego. 18
Zwalczanie robienia wielu zadań nie jest proste, jednak jeżeli jesteś wytrwały to poradzisz sobie z tym. Zwróć szczególną uwagę na ilość i długość przedziałów czasowych w których będziesz robił jedną rzecz. Nie muszą być długie, mogą być półgodzinne a nawet krótsze jednak ważne by były częste co najmniej 5 a jeżeli jesteś wytrwały i zdyscyplinowany to więcej. Przedziały te powinny być podczas realizacji zadań z oznaczeniem MIT. Najważniejsza nie jest ich ilość i długość tylko systematyczność rób to codziennie w przeciwnym razie nie ma to sensu, bo będziesz mniej zdyscyplinowany do robienia tego, z czasem zaczniesz zapominać o tym, że miałeś się odzwyczaić od wielozadaniowości. Mimo, że multitasking to jest błąd to istnieje pewne połączenie czynności które można robić. Mowa tutaj o połączeniu czynności dwóch różnych typów fizycznych i umysłowych. Umysłowe to takie w które nie musisz angażować zbytnio ciała rozmowa przez telefon, słuchanie audiobooka, nauka. Fizyczne wykorzystują ciało np. jedzenie, zmywanie naczyń, bieganie, stanie w kolejce. UWAGA: Przed łączeniem niektórych czynności warto się zastanowić np. jazda samochodem i nauka. Mogą one się źle skończyć Jeżeli masz wątpliwości co do stosowania łączenia czynności bo nie czujesz się pewnie to tego nie rób. Brak pewności siebie sprawi, że będziesz obie czynności wykonywał wolniej. Sam tego nie stosuję przy każdej okazji. Jednak warto używać tej techniki podczas prostych czynności podczas których i tak nic nie robisz np. stanie w kolejce, jedzenie obiadu, jazda pociągiem lub autobusem. W tego typu sytuacjach większość ludzi nic nie robi a więc marnuje czas, natomiast robiąc czynności umysłowe ten czas jest spożytkowany. Łatwiej powiedzieć nie na początku, niż na końcu. Leonardo da Vinci 19
7. Robienie rzeczy w nieodpowiedniej kolejności Pozostając przy tematyce realizowania listy zadań, weźmiemy teraz pod lupę kolejność wykonywania. Ma ona bardzo ważne znaczenie. Długość danego zadania trwa zawsze tyle samo, ale czas poświęcony na spełnienie warunków, żeby móc realizować zadanie już nie. Duża ilość zadań wymaga spełnienia identycznych lub bardzo podobnych warunków. Np. kupienie żywności, nowych butów, gazety, czy wyrzucenie śmieci wymagają wyjścia z domu. A więc po co wychodzić kilka razy z domu żeby zrobić te wszystkie rzeczy jak można je zrobić za jednym wyjściem? Takich błędów każdy z nas popełnia mnóstwo i ciężko jest je do końca wyeliminować, ale powinno się je zminimalizować. Jedynym mi znanym sposobem na wyeliminowanie tego jest analiza zadań. Do analizy pod kontem odpowiedniej kolejności wykonywania zadań wystarczy zadanie odpowiednich pytań do każdego zadania. Przykładowymi pytaniami są: kiedy robię to zadanie? Czy mogę to zmienić? gdzie robię to zadanie? Czy mogę to zmienić? Wykonywanie zadań powinniśmy dopasowywać do zadań których czasu i miejsca wykonania nie możemy za bardzo zmienić, oraz tego które zadania są dla nas najważniejsze. Przez dopasowanie zadań do tego, oszczędzimy mnóstwo czasu i nie będziemy powtarzać niektórych czynności np. wyjścia z domu. Najlepiej ukarze to przykład. Mamy listę zadań: Kupić ziemniaki Sprawdzić pocztę Odpowiedzieć na maile Sprawdzić facebooka Uporządkować papiery Wybrać prezent na urodziny dla kuzyna 20