Załacznik nr 1 do Zarządzenia nr 35/2012 z dnia 26.11.2012 r. Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący w Nadleśnictwie Gromnik. I. Warunki ogólne 1. Sprzedaż drewna prowadzona jest: a/ przez nadleśniczego, b/ po cenie netto z 1 m 3 powiększonej o należny podatek VAT, c/ na bazie loco-las po zrywce lub bez dokończonej zrywki. 2. Procedury sprzedaży drewna: 2.1 Wyróżnia się następujące procedury sprzedaży drewna dla przedsiębiorców: a/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno- Drzewnym ( PLD) z uwzględnieniem wielkości zakupu drewna, b/ sprzedaż ofertowa w Portali Leśno Drzewnym (PLD) dla przedsiębiorców realizujących nowe inwestycje, c/ systemowe aukcje internetowe w aplikacji e-drewno, d/ aukcje internetowe w aplikacji e-drewno, e/ inne aukcje i submisje, f/ negocjacje handlowe, g/ na podstawie cennika sprzedaży detalicznej. 2.2 Przedsiębiorcy upoważnieni do wzięcia udziału w procedurach sprzedaży Określonych w ust.2.41 ppkt a/ i b/ mogą zawierać bezterminowe umowy wieloletnie. 2.3 Osoby fizyczne nabywające drewno bezpośrednio w leśnictwach nadleśnictwa na podstawie cennika sprzedaży detalicznej. 2.4 Zasady ustalenia cen drewna na potrzeby poszczególnych procedur są określone w 3 pkt 7 12 Zasady sprzedaży drewna w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe na rok 2013 stanowiącym załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 82 DGLP z dnia 18.11.2012 r.. 2.5 Procedury negocjacji handlowych można stosować do drewna niesprzedanego w co najmniej jednej aukcji internetowej aplikacji e-drewno oraz w innych uzasadnionych przypadkach. 3. Szczegółowe zasady uczestnictwa przedsiębiorców oraz osób fizycznych w poszczególnych procedurach sprzedaży drewna zawarte są w regulaminach, których pełna treść udostępniona jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej PL-D www.zilp.lasy.gov.pl drewno lub biurze Nadleśnictwa u pracowników prowadzących marketing. 4. Ceny detaliczne produktów niedrzewnych będą tworzone w Nadleśnictwie w oparciu o zarządzenia i wytyczne obowiązujące w tym zakresie w Państwowym Gospodarstwie Leśnym. 1
II. Postanowienia szczegółowe: 1. sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych na rzecz klientów detalicznych prowadzona jest w kancelariach leśnictw. 2. sprzedaż detaliczna produktów działalności podstawowej ubocznej oraz dodatkowej jest prowadzona w Nadleśnictwie Gromnik w formie gotówkowej. Sprzedaż gotówkowa produktów i usług na rzecz klientów o których mowa w pkt. 1 prowadzona jest w kancelariach leśnictw jak poniżej - w kancelarii leśnictwa Skrzyszów- szkółka Pogórska Wola w sezonie codziennie (w dni robocze) od godz. 7 00 14 00, sadzonki drzew i krzewów leśnych oraz materiał sadzeniowy do zadrzewień, a drewno w środy w godz. 7 00 10 00 - w kancelariach leśnictw: Pleśna, Zalasowa, w środy w godz. 7 00 10 00, - w kancelariach leśnictw: Burzyn, Bistuszowa, w czwartek w godz. 7 00-10 00, - w kancelariach leśnictw: Bogoniowice, Kąśna Górna, Bieśnik w piątek w godz. 7 00 10 00. 3. Sprzedaż detaliczna przez leśniczych (podleśniczych) może odbywać się tylko przy zachowaniu następujących wymogów: 3.1 Leśniczy bądź zastępująca go osoba posiada pisemne upoważnienie Nadleśniczego do sprzedaży produktów i wystawiania asygnat podleśniczy posiada upoważnienie wystawione przez leśniczego do wydawania i podpisu na dokumencie (asygnacie) wydania drewna, sadzonek lub produktu użytkowania ubocznego, 3.2 Upoważniony leśniczy (podleśniczy) posiada i przestrzega ustaloną w Nadleśnictwie Instrukcję dotyczącą gospodarki kasowej Sposób ochrony pobieranej gotówki przez upoważnione osoby określającą warunki poboru, przechowywania i transportu gotówki. 3.3 Leśniczy (podleśniczy) przestrzega Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Nadleśnictwa Gromnik a szczególnie Zarządzenie nr 5/01 Nadleśniczego z dnia 03.04.2001 r. w sprawie używania druków ścisłego zarachowania w Nadleśnictwie Gromnik. Przy sprzedaży drewna należy stosować asygnaty wydruki z rejestratora. 4. Ewidencją obrotu i kwot należnego podatku VAT, objęta jest cała sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych oraz firm. 4.1 Każdorazowa sprzedaż towarów i usług w Nadleśnictwie Gromnik jest dokumentowana w formie wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wymaga wydania oryginału dokumentu nabywcy. 5. Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń fiskalnych, ewidencję sprzedaży oraz przechowywanie dokumentacji urządzeń fiskalnych (książka kasy) ponoszą pracownicy zatrudnieni na niżej wymienionych stanowiskach pracy: - kasa Nadleśnictwa Gromnik pracownik księgowości obsługujący kasę 2
- leśnictwa leśniczowie leśnictw: Bogoniowice, Bieśnik, Kąśna Górna, Burzyn, Bistuszowa, Pleśna, Zalasowa, Skrzyszów. 6. Zobowiązuję pracowników zatrudnionych na stanowiskach wymienionych pkt. 5 do sporządzania następujących raportów fiskalnych: 6.1 dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, 6.2 miesięcznego po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w pierwszym dniu następnego miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. 7. Pracownicy prowadzący sprzedaż drewna, sadzonek drzew leśnych i produktów ubocznych, powinni stosować się do następujących wytycznych: 7.1 dokumentami stanowiącymi dowód sprzedaży detalicznej oraz uprawniającymi do wydania drewna, sadzonek i produktów ubocznych dla odbiorców indywidualnych jest asygnata drukowana z rejestratora wraz z paragonem. 7.2 w przypadku żądania przez kupującego wystawienia faktury VAT, paragon na tą sprzedaż jest przekazywany przez leśniczego lub nabywcę do Nadleśnictwa w celu dołączenia go do kopii faktury. Fakturę VAT kupujący otrzymuje pocztą lub odbiera osobiście w biurze Nadleśnictwa. 7.3 w przypadku rezygnacji z zakupu lub stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego dostarczenie do działu księgowości za pośrednictwem dziennika podawczego w biurze N-ctwa wraz z opisem przyczyny oraz dokładną datą zwrotu. 7.4 w sytuacjach mylnie wprowadzonych danych (co do ilości lub ceny) do kasy fiskalnej przed zatwierdzeniem wydruku należy gdy paragon fiskalny nie zostanie jeszcze zamknięty anulować błędny zapis, a gdy został zamknięty to wydrukować i anulować oraz wpisać w ewidencji anulowanych paragonów. Natomiast paragon musi zostać zarchiwizowany w zeszycie ewidencji. 7.5 kopie paragonów z kasy fiskalnej po zakończeniu rolki należy opisać (nr początkowy i końcowy paragonu oraz daty graniczne) i przekazać niezwłocznie do działu księgowości pracownikowi obsługującemu kasę Nadleśnictwa, celem archiwizacji. 8. Dla zachowania prawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży detalicznej oraz obrotu pieniężnego w Nadleśnictwie Gromnik ustalam następujące formy rozliczeń gotówki: 8.1 pobór gotówki w systemie obwoźnym organizowanym przez Nadleśniczego pracownik Nadleśnictwa upoważniony przez Nadleśniczego inkasuje gotówkę w określonych dla leśnictw dniach sprzedaży w kancelariach leśnictw oraz przyjmuje kopie dokumentów sprzedaży. Sposób ochrony pobieranej gotówki przez upoważnione osoby określone są w Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik. 9. Sprzedaż drewna dla nabywców prowadzących działalność gospodarczą, z którymi zawarto umowy kupna sprzedaży może odbywać się wyłącznie w oparciu o dowód sprzedaży jakim jest faktura VAT generowana z SILP w siedzibie jednostki na podstawie kwitów wywozowych (spełniających rolę WZ), z następującą formą zapłaty: 9.1 za gotówkę (możliwa przedpłata przy poborze której należy uwzględnić art. 6 3
ust. 8 Ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym), 9.2 bezgotówkowo np.; przelew, factoring wg zawartych umów ze stosownymi zabezpieczeniami. Dokumentem rozchodowym drewna jest przy sprzedaży nabywcom prowadzącym działalność gospodarczą jest kwit wywozowy. 10. Sprzedaż drewna w biurze Nadleśnictwa jest prowadzona tylko na umowy i prowadzi ja pracownik działu księgowości. 11. Wydatek drewna z lasu (składu) dla klientów detalicznych odbywa się w każdy poniedziałek i wtorek roboczy w godz. od 8 00 do 15 00 w terminie wywozowym ustalonym przez leśniczego na asygnacie, lub w innym dniu tygodnia uzgodnionym z leśniczym i po wprowadzeniu na asygnatę klauzuli wyrażam zgodę na wywóz w dniu podpisanej przez leśniczego. Po terminie wywozowym administracja leśna nie odpowiada za zakupione produkty a nabywca nie może rościć do sprzedawcy pretensji co do pogorszenia stanu jakościowego, częściowej lub nawet całkowitej kradzieży produktu itp. 12. Na oryginałach asygnat i kopi dla wydającego należy szczegółowo i czytelnie odnotować wydatek drewna. Przy odbiorze częściowym należy podać rodzaj i ilość wydanego drewna, datę i podpis. Należy unikać częściowego wydatku drewna odebranego w stosach. W sytuacjach sporadycznych podyktowanych możliwościami transportowymi nabywcy, przy częściowym wydatku drewna stosowego należy drewno z nabitą płytką pozostawić w partii surowca nie wydanego, opisując lubryką tym samym numerem drewno wydane. Powyższe należy odnotować na asygnacie. Podpis na kopii asygnaty wydającego składa nabywca. Wydatek drewna musi być każdorazowo potwierdzony przez wydającego i kupującego (na oryginale i kopi dokumentu). 13. W przypadku samowolnego pobrania drewna przez nabywcę lub niezgodnego z wystawiona asygnatą służba terenowa ma obowiązek podjąć bezpośrednie działania ścigające, tak jak w przypadku kradzieży (mandat, dochodzenie). 14. Sprzedaż drewna może być dokonana wyłącznie na podstawie wprowadzonego do magazynu drewna w SILP i zglobalowaniu wykazu odbiorczego drewna (sporządza leśniczy, globaluje upoważniony przez Nadleśniczego pracownik). Minimalny okres od rejestracji w magazynie SILP do udostępnienia wykazu odbiorczego drewna po zglobalowaniu wynosi 2 dni robocze. Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach (np. brak pełnego ładunku, przyjazd odbiorcy po drewno z zakładu oddalonego od N-ctwa (leśnictwa) dopuszcza się za zgodą Nadleśniczego (np. telefoniczną co będzie opisane na kwicie wywozowym przez leśniczego) skrócenie tego okresu.. Sprzedaż drewna nie ujętego w magazynie drewna SILP będzie traktowana jako przestępstwo. 15. Drewno do sprzedaży powinno być odebrane niezwłocznie po pozyskaniu zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami, zanumerowane za pomocą płytki, oraz naniesioną w grubszym końcu tarczą ze znakiem graficznym Lasów Państwowych (w kolorze czarnym). 4
Pozyskane drewno numeruje się przy pniu (dotyczy dłużycy, a numerację drewna stosowego dopuszczam na składzie przejściowym znajdującym się w lesie). 16. Zabrania się pozostawiania na pozycjach cięć obok drewna ujętego w WOD-ach, drewna nieodebranego a wyrobionego w tym samym czasie obrachunkowym. 17. Zabrania się zrywki drewna nieodebranego (dłużycy)z następującymi wyjątkami: w warunkach terenowych utrudniających zrywkę Nadleśniczy może zdecydować o odbiorze surowca po jego zrywce potwierdzając to wpisem w książce służbowej leśniczego. III. Szczegółowy tryb sprzedaży i rozchodu drewna i produktów niedrzewnych 1. Dowodem sprzedaży detalicznej drewna i produktów niedrzewnych jest oryginał paragonu fiskalnego lub na żądanie kupującego faktura generowana z SILP. 2 Asygnata z rejestratora leśniczego (zgodnie z Instrukcją obiegu dokumentów). 3. Sprzedający (wystawiający asygnatę) odpowiada służbowo i materialnie za: - sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji księgowej, - błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd rachunkowy). 4 Rozliczenie gotówki przez upoważnionych do wystawiania asygnat i przyjmowania wpłat odbywa się zgodnie z Instrukcją dotyczącą gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik 5 Rozliczenie gotówki ze sprzedaży następuje w oparciu o kwoty wynikające z raportów dobowych fiskalnych z uwzględnieniem zwrotów paragonów anulowanych. a. konsygnację sporządza się w 2-ch egzemplarzach z przeznaczeniem dla oryginał dla kasjera Nadleśnictwa i wystawiającego, b. z chwilą dokonywania transferu asygnat leśniczy zobowiązany jest powiadomić pracownika księgowości o żądaniu kupującego wystawienia faktury VAT na asygnatę o numerze, dodatkowo przekazując dane klienta takie jak: nazwa, adres, nr NIP, c. wpłaty gotówki kasjerce dokonuje leśniczy, (podleśniczy) osobiście lub za pośrednictwem upoważnionego przez Nadleśniczego pracownika. d. pracownik obsługujący kasę N-ctwa przy rozliczeniu konsygnacji, potwierdza przyjęcie gotówki swoim podpisem na wystawionych przez niego dowodach wpłat (KP) w przypadku rezygnacji z zakupu drewna i produktów niedrzewnych lub stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego dostarczenie do działu księgowości poprzez dziennik podawczy z opisem przyczyn oraz dokładna datą zwrotu. 5
. e. kontrolę nad rozchodem asygnat oraz kwitów wywozowych i zrywkowych sprawuje starszy referent ds. administracji, który dokonuje rozliczenia zużytych druków. 7 Przy sprzedaży bezgotówkowej na umowy wydatek drewna i produktów Niedrzewnych następuje w oparciu o kwit wywozowy wystawienie z rejestratora : a. kwit wywozowy wystawiany jest oddzielnie na każdy ładunek w 4-ch egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał dla nabywcy - pierwsza kopia dla biura Nadleśnictwa (dla stanowiska KF Księgowość) - druga kopia dla stanowiska SA - trzecia kopia dla leśniczego c. nabywca potwierdza odbiór zakupionego drewna osobiście lub przez upoważnionego na piśmie (umowie) przedstawiciela, 8. Rejestracja zrywki drewna następuje w oparciu o kwity zrywkowe wystawione z rejestratora. 9. Przy prowadzeniu sprzedaży przez Starszą Księgową faktura VAT nie podlega zatwierdzeniu przez Nadleśniczego i Głównego Księgowego. Sprzedający odpowiada służbowo i materialnie: - za sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji księgowej, - błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd rachunkowy). 10. Dowody Pobrania drewna i produktów niedrzewnych na potrzeby własne Nadleśnictwa wystawiane są przez pracownika działu księgowości. W oparciu o asygnaty wystawione przez leśniczych i zatwierdzane są przez Nadleśniczego i Głównego Księgowego. 11. Kontrolę merytoryczną odbiórki i sprzedaży drewna, produktów niedrzewnych w Nadleśnictwie Gromnik prowadzą: - inżynier nadzoru, zastępca nadleśniczego, specjalista ds. użytkowania lasu i Bhp, strażnicy leśni. Kontrolę należy udokumentować (np. poprzez wpisy w książce służbowej leśniczego i własnej, na kwitach wywozowych, asygnatach). Nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów sprawuje Główny Księgowy. Niniejsze Zasady obowiązują od 26.11. 2012 roku. Tracą moc dotychczasowe Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący od 26.04.2012 r. Podstawowe akty prawne sprzedaży drewna. 6
1. Zarządzenie nr 82 DGLP z dnia 19.11. 2012 r.. 2. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z póź. zm.) 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212 poz. 1338) 4. Zarządzenie nr 3/2012 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów państwowych w Krakowie z dnia 16.01.2012 r. w sprawie organizacji sprzedaży drewna w Nadleśnictwach, znak spr: EM-900-7/12 7