Regulamin postępowania mediacyjnego Toruńskiego Ośrodka Mediacji przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Toruniu Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin Toruńskiego Ośrodka Mediacji Gospodarczych (TOMG) przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Toruniu zwany dalej regulaminem jest stosowany przy rozwiązywaniu w drodze mediacji wszelkich sporów o charakterze gospodarczym i prawa pracy, jeśli: 1) strony sporu złożyły zgodny wniosek do TOMG o przeprowadzenie mediacji; uważa się, że istnieje wspólny wniosek stron o przeprowadzenie mediacji przez TOMG, jeśli jedna ze stron złożyła wniosek o przeprowadzenie mediacji (dalej Wniosek ), a druga strona wyraziła zgodę na jej przeprowadzenie; lub 2) podpisując umowę, której dotyczy spór, strony zawarły w niej postanowienia dotyczące rozwiązywania wszelkich sporów związanych z umową w drodze mediacji prowadzonej przez TOMG o brzmieniu następującym lub podobnym: W przypadku sporu związanego z niniejszą umową, strony zobowiązują się do skierowania sprawy do rozwiązania w drodze mediacji zgodnie z Regulaminem TOMG przy Izbie Przemysłowo Handlowej w Toruniu i wyrażają zgodę na określony w tym Regulaminie sposób wyboru mediatora oraz okres trwania mediacji ; lub 3) strony zostały skierowane do TOMG na podstawie postanowienia sądu prowadzącego postępowanie w sprawie sporu zaistniałego między nimi lub sąd ten wyznaczył mediatora do przeprowadzenia mediacji między stronami z listy stałych mediatorów prowadzonej w TOMG. Niniejszy Regulamin stosuje się, jeżeli strony wyraziły zgodę na rozwiązanie istniejącego między nimi sporu w drodze mediacji. Rozdział 2. Zasady mediacji Mediatorzy TOMG prowadzą postępowanie mediacyjne w oparciu o Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich oraz Standardami prowadzenia mediacji i postępowania mediatora uchwalonych przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów działającą przy Ministrze Sprawiedliwości. Mediatorzy podczas prowadzenia postępowania mediacyjnego kierują się podstawowymi zasadami mediacji takimi jak: 1) dobrowolność, co oznacza, że postępowanie mediacyjne może być rozpoczęte tylko za zgodą obu stron. Na każdym etapie postępowania mediacyjnego strony mają możliwość przerwania mediacji w każdym jej etapie bez uzasadnienia. 1
2) poufność postępowania. Mediator jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, nie może ujawniać przebiegu mediacji, składanych w trakcie mediacji propozycji czy jakichkolwiek danych uzyskanych w czasie postępowania. Nie może być świadkiem w ewentualnym procesie między stronami postępowania mediacyjnego, chyba, że strony zwolnią go z tego obowiązku. Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na składane przez strony propozycje ugodowe, wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym. 3) bezstronność mediatora co oznacza, że mediator w równym stopniu wspiera strony w dążeniu do rozwiązywania ich kwestii spornych. Rolą mediatora jest dbanie o równowagę między stronami w trakcie postępowania mediacyjnego. Każda ze stron mediacji może poinformować mediatora jeżeli czuje jego stronniczość. 4) neutralność mediatora co oznacza, że mediator zachowuje neutralność wobec wypracowanego przez strony porozumienia. Rozwiązanie konfliktu zależy od stron mediacji a rolą mediatora jest zagwarantowanie właściwego przebiegu mediacji, czyli stworzenia stronom przestrzeni do bezpiecznej i rzeczowej rozmowy. 5) akceptowalność. Zarówno przebieg postępowania mediacyjnego, treść wypracowanej przez strony ugody jak i osoba mediatora muszą być akceptowane przez strony postępowania. Rozdział 3. Rozpoczęcie postępowania mediacyjnego Postępowanie mediacyjne na gruncie prawa cywilnego zostaje wszczęte: 1. Na wspólny pisemny wniosek stron o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego złożony w siedzibie TOMG przy IPH w Toruniu. 2.Mediację prowadzi się na podstawie umowy o mediację albo postanowienia sądu kierującego strony do mediacji. 3. Umowa może być zawarta także przez wyrażenie przez stronę zgody na mediację, gdy druga strona złożyła wniosek. Mediator, lub Kierownik TOMG może odmówić przeprowadzenia postępowania mediacyjnego w przypadku, gdy: 1) wniosek mediacyjny zawiera istotne braki do rozpoznania sprawy i nie został uzupełniony w wyznaczonym terminie. 2) znajomość stron sporu (zasada bezstronności). 3) istnieje podejrzenie choroby psychicznej, uzależnienia oraz rażąca nierównowaga stron. 4 TOMG prowadzi rejestr postępowań mediacyjnych. Wszczęcie mediacji następuje z datą wpłynięcia wspólnego pisemnego wniosku stron sporu o przeprowadzenie mediacji do TOMG lub z dniem otrzymania przez Kierownika 2
TOMG oświadczenia drugiej strony o wyrażeniu zgody na mediację lub z datą wpłynięcia na adres TOMG przy IPH w Toruniu postanowienia z sądu o przeprowadzenie mediacji. Rozdział 4. Wyznaczenie mediatorów TOMG prowadzi stałą listę mediatorów. Mediatorzy są wybierani przez strony sporu po zapoznaniu się ze stałą listą mediatorów prowadzonej przez TOMG. Kierownik TOMG wyznacza mediatorów z Listy, jeśli: a/ strony nie wyznaczyły mediatora, b/ strony wniosły o wyznaczenie mediatora. 4 Kierownik TOMG może wyznaczyć innego mediatora jeśli: a/ osoba wyznaczona nie może przyjąć lub odmówi powierzonej jej funkcji, b/ strony poproszą o wyłączenie lub zmianę mediatora. 1.Postępowanie mediacyjne może być prowadzone przez wyznaczonego mediatora: a/ na wspólny wniosek stron, b/ jeśli tak postanowi Sąd kierujący sprawę do mediacji, c/w przypadku decyzji Kierownika TOMG w porozumieniu z wyznaczonym mediatorem postępowania mediacyjnego. 5 2. Dopuszcza się prowadzenie postępowań mediacyjnych przez dwóch mediatorów, w przypadku indywidualnej decyzji mediatora po uzgodnieniu z Kierownikiem TOMG. Rozdział 5. Przebieg postępowania mediacyjnego 1) Postępowanie mediacyjne odbywa się na sesjach mediacyjnych. 2) Miejscem prowadzenia mediacji jest siedziba IPH lub inne bezpieczne miejsce w uzgodnieniu z Kierownikiem TOMG, chyba że strony postanowią inaczej. 3) Mediacja prowadzona jest w języku polskim. 4) Niezwłocznie po wyborze mediatorów lub mediatora, mediatorzy wyznaczają termin, czas i miejsce spotkania mediacyjnego. 5) Mediator może spotkać się z każdą ze stron przed spotkaniem mediacyjnym w celu 3
omówieniu sprawy mediacyjnej i poznaniu stanowiska stron. Dokumenty postępowania mediacyjnego takie jak: wniosek, umowa mediacyjna, protokół, przechowywane w TOMG mogą być udostępniane wyłącznie stronom mediacji lub upoważnionym przez pełnomocnictwo osobom. W trakcie sesji mediacyjnej mediatorzy mogą spotkać się z każdą ze stron osobno (tak zwane spotkanie na osobności). Rozdział 6. Zakończenie mediacji 1) Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, w którym oznacza się miejsce i czas prowadzenia mediacji, a także podaje nazwy i adresy stron oraz nazwiska mediatorów lub mediatora i adres TOMG, oraz wynik mediacji. Protokół podpisują mediatorzy/mediator. Jeżeli strony zawarły ugodę przed mediatorem, jej treść załącza się do protokołu. Ugodę podpisują strony mediacji. 2) Postępowanie mediacyjne może zostać zakończone na podstawie: a/ pisemnego zawiadomienie mediatora/ów przez stronę lub strony sporu, w dowolnym czasie o podjętej decyzji nie kontynuowania mediacji. b/ pisemnego zawiadomienia stron sporu przez mediatora/ów, że w ich opinii mediacja nie doprowadzi do oczekiwanych rezultatów, czyli rozwiązania sporu. 3) Mediator doręcza stronom odpis protokołu z informacją o możliwości wystąpienia do Sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody. 4) Jeśli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa, protokół należy złożyć we właściwym Sądzie. Rozdział 7. Koszty mediacji 1. Opłaty z tytułu postępowania mediacyjnego prowadzonego przez TOMG obejmują: a/ opłatę rejestracyjną; b/ opłatę mediacyjną; 2. Opłaty z tytułu postępowania mediacyjnego ponoszone są na zasadach opisanych w niniejszym rozdziale, w zależności od trybu postępowania. 3. Wszystkie opłaty przewidziane w niniejszym regulaminie powiększone zostaną o obowiązujące stawki podatku od towarów i usług VAT. 4
1. Opłata rejestracyjna uiszczana jest wyłącznie w przypadku mediacji umownej przez Stronę lub Strony składające wniosek. 2. Opłata rejestracyjna stanowi bezzwrotną opłatę w wysokości 100 zł uiszczaną na konto TOMG przy IPH w Toruniu lub bezpośrednio w kasie IPH przed rozpatrzeniem wniosku. 3. Opłata rejestracyjna przeznaczona jest wyłącznie na pokrycie kosztów rozpatrzenia wniosku. 1. Opłata mediacyjna obejmuje wynagrodzenie mediatora oraz wydatki związane z kosztami przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, w tym w szczególności koszty najmu sali czy materiałów biurowych. 2. Strony zobowiązane są wpłacić przed rozpoczęciem pierwszego posiedzenia mediacyjnego opłatę mediacyjną na konto TOMG bądź bezpośrednio w kasie w wysokości wskazanej w zaproszeniu do mediacji. Strony zobowiązane są do bieżącego uzupełniania opłaty mediacyjnej, jeżeli jej wysokość przekracza kwotę wskazaną w zaproszeniu. Brak uiszczenie bądź uzupełniania opłaty w stosownym terminie wstrzymuje bieg postępowania mediacyjnego. 3. Koszty postępowania mediacyjnego ponoszone są przez strony w częściach równych, chyba że strony ustalą inaczej. 4. Kierownik TOMG ma prawo zwiększyć opłatę o 40% w skomplikowanych sprawach, w szczególności gdy zachodzi konieczność zwiększenia posiedzeń mediacyjnych powyżej 3 oraz w przypadku, gdy bierze udział w mediacjach dwóch mediatorów. Wszelkie wątpliwości w zakresie określenia wysokości opłaty mediacyjnej rozstrzyga Kierownik TOMG. 4 1. Wynagrodzenie mediatora obliczane jest na zasadach wskazanych w niniejszym paragrafie, w zależności od trybu postępowania. 2. W przypadku skierowania sprawy do mediacji przez Sąd na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa wynagrodzenie mediatora oblicza się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 30 listopada 2005 r. (Dz. U. Nr 239, poz. 2018): a) W sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora wynosi 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 30 złotych i nie więcej niż 1 000 złotych za całość postępowania mediacyjnego. b) W sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić, oraz o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za pierwsze posiedzenie mediacyjne, przeprowadzone w wyznaczonym przez sąd czasie mediacji, wynosi 60 złotych, a za każde następne posiedzenie - 25 złotych. c) Jeżeli sąd upoważnił mediatora do zapoznania się z aktami sprawy, wynagrodzenie za całość postępowania, o którym mowa w ust. 1 i 2, podwyższa się o 10%. 3. W przypadku mediacji umownej wynagrodzenie mediatora oblicza się w następujący sposób: a) w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie za całość postępowania wynosi 2% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 250 złotych za jedno posiedzenie (czas jednego posiedzenia mediacyjnego jest nie dłuższy niż 1,5 godziny). 5
b) w sprawach o prawa majątkowe, w których wartości przedmiotu sporu nie da się ustalić oraz o prawa niemajątkowe wynagrodzenie mediatora za każde posiedzenie mediacyjne wynosi 250 złotych (czas jednego posiedzenia mediacyjnego jest nie dłuższy niż 1,5 godziny). 5 1. Wydatki związane z przeprowadzeniem postępowania mediacyjnego, bez względu na tryb, obejmują zwrot udokumentowanych i niezbędnych kosztów: przejazdów - w wysokości i na warunkach określonych w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju; zawiadomień stron; zużytych materiałów biurowych w zryczałtowanej wysokości 10 zł za każde posiedzenie; wynajmu pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego, w zryczałtowanej wysokości 50 złotych za jedno posiedzenie. 2. Pozostałe wydatki, w tym koszty ewentualnej pomocy prawnej, psychologicznej Strony pokrywają we własnym zakresie. 6 Po zakończonym postępowaniu mediacyjnym strony otrzymują z TOMG przy IPH w Toruniu fakturę, uwzględniającą poniesione opłaty. 7 1. Rozliczenia pomiędzy mediatorami a TOMG w zakresie wynagrodzenia należnego mediatorom za przeprowadzenie mediacji następują na podstawie umowy o dzieło lub faktury VAT na zasadach określonych w umowie pomiędzy mediatorem a IPH. TOMG reprezentuje Kierownik Ośrodka. 2. W przypadku, gdy mediatorem jest Kierownik TOMG Ośrodek reprezentuje Przedstawiciel Prezydium Zarządu IPH w Toruniu. Rozdział 8 Postanowienia końcowe Integralną cześć niniejszego regulaminu stanowi wniosek podjęcia postępowania mediacyjnego, stała lista mediatorów. Wszelkie zmiany w niniejszym Regulaminie wymagają uchwały Prezydium Zarządu IPH oraz zgody Kierownika TOMG. Załączniki: wniosek o przeprowadzenie mediacji 6