INSTRUKCJA UCZELNIANEGO ADMINISTRATORA Systemu Antyplagiatowego Spis treści: I. Logowanie II. III. IV. Menu konta UASA Konto Administratorzy V. Użytkownicy VI. VII. VIII. IX. Dokumenty Ustawienia Dodatkowe ustawienia 1. Masowy import użytkowników 2. Hibernacja i dehibernacja użytkowników 3. Umowy o wymianie baz danych Pomoc i Kontrakt X. Bezpieczeństwo danych
I. Logowanie Aby zalogować się jako Uczelniany Administrator Systemu Antyplagiatowego (dalej UASA), należy: Wejść na stronę internetową www.plagiat.pl, w prawym górnym rogu wybierz przycisk Logowanie Login: imię i nazwisko, oddzielone znakiem podkreślenia, np. Jan_Kowalski; Hasło: otrzymane w mailu z adresu plagiat@plagiat.com.pl. Kliknąć Zaloguj (Ilustracja 1). Strona 2 Ilustracja 1. Logowanie UASA. II. Menu konta UASA Po zalogowaniu na konto Administratora po lewej stronie ekranu widoczne są następujące zakładki (Ilustracja 2): Konto Administratorzy Użytkownicy Dokumenty Ustawienia Pomoc Kontrakt Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące poszczególnych zakładek można znaleźć na kolejnych stronach niniejszej instrukcji.
Strona 3 Ilustracja 2. Domyślny widok po zalogowaniu. III. Konto Zakładka Konto służy przede wszystkim do edycji danych Uczelnianego Administratora Systemu Antyplagiatowego. By zmienić swoje dane personalne czy podać kontaktowy numer telefonu, należy kliknąć na przycisk Edycja, a następnie dokonać żądanej zmiany. W zakładce Moje dane można również dokonać zmiany hasła użytkownika (Ilustracja 3). Po kliknięciu na przycisk Zmień hasło pojawia się okno, w którym należy podać dotychczasowe hasło, a następnie zatwierdzić jego zmianę na nowe. Hasło użytkownika musi składać się z co najmniej 8 znaków i zawierać przynajmniej 2 cyfry. Ilustracja 3. Zmiana hasła Administratora. IV. Administratorzy Zakładka ADMINISTRATORZY służy do: 1. Zakładania kont nowym Administratorom.
W celu założenia nowego konta Administratora należy wybrać opcję Dodaj widoczną w zakładce Administratorzy, a następnie uzupełnić wszystkie dane osobowe: login (którym w przypadku Administratorów Systemu są imię i nazwisko oddzielone podkreśleniem, np. Jan_Kowalski), imię, nazwisko, e-mail i telefon. Sposób dodania nowego Administratora przedstawiony jest na Ilustracji 4. Strona 4 Ilustracja 4. Dodanie nowego Administratora. 2. Edycji danych innych Administratorów (za pomocą ikony Edycja w kolumnie Akcje ). 3. Przypomnienia hasła innym Administratorom (poprzez kliknięcie ikony w kształcie klucza, znajdującej się w kolumnie Akcje, a następnie potwierdzenie zmiany hasła), co przedstawione jest na Ilustracji 5. Ilustracja 5. Przypomnienie hasła Administratora. V. Użytkownicy Zakładka UŻYTKOWNICY służy do: 1. Dodawania nowych kont użytkowników systemu korzystających z puli sprawdzeń przyznanych Uczelni w ramach abonamentu. 2. Przeglądania istniejących kont użytkowników (funkcjonalność ta jest niezbędna w sytuacji, gdy UASA ma pomóc użytkownikowi rozwiązać problem w pracy z systemem). 3. Zarządzania limitem sprawdzeń przydzielonych Uczelni poprzez rozdzielenie go pomiędzy użytkowników.
4. Zarządzania danymi użytkownika (w tym możliwości przypomnienia mu hasła, co przedstawione jest na Ilustracji 6). Strona 5 Ilustracja 6. Przypomnienie hasła użytkownika. W celu utworzenia nowego konta użytkownika należy kliknąć na przycisk Dodaj, a następnie wypełnić formularz widoczny na Ilustracji 7. Przed przystąpieniem do zakładania konta użytkownika UASA powinien wpisać jego login (którym w przypadku Operatorów systemu jest zawsze adres e-mail) i wybrać jednostkę organizacyjną, do której użytkownik ma zostać przypisany, oraz dysponować planem podziału puli testów, którą przypisuje użytkownikowi. Następnie należy wybrać jedną z jednostek organizacyjnych (sposób ich utworzenia przedstawiony jest w Rozdziale VII Instrukcji) i wypełnić wszystkie dane, zwracając szczególną uwagę na prawidłowe wpisanie adresu e-mail (hasło do konta użytkownika zostanie przesłane na podany przez UASA adres mailowy). UWAGA I: Posiadanie przez użytkownika aktywnego konta e-mail jest warunkiem koniecznym do założenia konta. UWAGA II: Założenie konta użytkownikowi możliwe jest wyłącznie w sytuacji, gdy została wybrana odpowiednia jednostka organizacyjna, do której użytkownik ma być przypisany. UWAGA III: Pole Pula testów do wykorzystania służy do określenia, jaką liczbę testów z ogólnej puli wykupionej przez Uczelnię może wykorzystać konkretny użytkownik. Należy pamiętać, że system nie dokonuje analizy przyznawanej użytkownikowi puli testów do wykorzystania. Pominięcie powyższego może spowodować wyczerpanie przez jednego użytkownika całej puli testów przyznanej Uczelni.
Strona 6 Ilustracja 7. Dodawanie nowego Użytkownika. VI. Dokumenty Zakładka DOKUMENTY umożliwia przeglądanie dokumentów dodanych przez użytkowników (Ilustracja 8). Funkcjonalność ta może być przydatna w szczególności w przypadku problemów z dostępem do kont innych użytkowników. Ilustracja 8. Lista dokumentów. UWAGA I: UASA nie ma możliwości zgłaszania dokumentów do sprawdzenia, natomiast może je dodawać do bazy danych. By dodać sprawdzony dokument do bazy danych Uczelni, należy zaznaczyć okienko znajdujące się przy liczbie porządkowej dokumentu pod Tabelą pojawi się wówczas ikona Dodaj do bazy (Ilustracja 9). Do bazy można dodać jednorazowo dowolną liczbę dokumentów widocznych na liście.
Strona 7 Ilustracja 9. Dodawanie dokumentów do bazy danych Uczelni. Obok ikony Dodaj do bazy znajduje się ikona Eksportuj do xls (Ilustracja 10). Po kliknięciu na nią system antyplagiatowy generuje raport w arkuszu programu Excel, w którym znajdują się informacje dotyczące wszystkich sprawdzonych prac (zarówno te zawarte w metryce dokumentu, jak i wartości współczynników podobieństwa). Ilustracja 10. Eksport danych do xls. Użytkownik systemu może korzystać z zaawansowanego wyszukiwania dokumentów po kliknięciu na listę dokumentów (Ilustracja 11).
Strona 8 Ilustracja 11. Zaawansowane wyszukiwanie. Można wówczas skorzystać z następujących kryteriów wyszukiwania: Użytkownik Tytuł Autor Promotor Jednostka organizacyjna Status (przetworzony, sprawdzany, wybrany lub dodany do bazy) Rodzaj dokumentu (praca licencjacka, magisterska itp.) Wybierz parametr dokumentu (w zależności od parametrów ustalonych wcześniej przez UASA) Wartości współczynników podobieństwa Data wgrania pracy Data raportu podobieństwa Rozmiar pracy. Opcja zaawansowanego wyszukiwania pozwala także na wyszukanie prac, które system antyplagiatowy oznaczył Alertem (czyli w tekście pracy została przekroczona liczba wyrazów zawierających znaki z alfabetów innych niż łaciński). VII. Ustawienia W zakładce USTAWIENIA znajdują się 4 opcje pozwalające Administratorowi na lepsze dostosowanie systemu do potrzeb jego Użytkowników. Opcja Parametry dokumentów (Ilustracja 12) służy do dodawania specyficznych parametrów opisujących badany dokument, wymaganych przez Uczelnię macierzystą i niedostępnych w standardowej metryczce (np. dane recenzentów, nazwy kierunków studiów). Stała część metryczki dokumentu (metryczka standardowa), pozostaje bez zmian.
Strona 9 Ilustracja 12. Zakładka USTAWIENIA (Opcja: Parametry dokumentów). Parametry mają postać pól tekstowych uzupełnianych przez Użytkownika (parametr tekstowy) lub też z rozwijanych pól wyboru, z wartościami podpowiedzianymi przez system (parametr wyliczeniowy). Przykładem parametru wyliczeniowego może być lista kierunków studiów, wybierana przez Operatorów systemu antyplagiatowego podczas dodawania dokumentu do sprawdzenia. By utworzyć taki parametr, należy zdefiniować jego nazwę (np. kierunek), a następnie określić, czy ma być wymagany (co oznacza, że jego podanie jest warunkiem koniecznym dodania pracy do analizy). Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie wartości, które będą widoczne na rozwijanej liście ( Lista parametrów ) w tym wypadku kierunków studiów. Administrator może również określić wartość domyślną parametru (funkcja opcjonalna). Sposób utworzenia parametru wyliczeniowego przedstawiony jest na Ilustracji 13. Ilustracja 13. Szczegółowe zdefiniowanie Parametru wyliczeniowego. Przykładem parametru tekstowego może być wprowadzenie rubryki Recenzent, w której Operatorzy systemu mogliby uzupełniać dane recenzentów prac dyplomowych. By utworzyć taki parametr, należy: zdefiniować jego nazwę, określić, czy ma być wymagany, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. Sposób zdefiniowania parametru tekstowego przedstawiony jest na Ilustracji 14.
Strona 10 Ilustracja 14. Szczegółowe zdefiniowanie Parametru tekstowego. Opcja Jednostki organizacyjne służy do dodawania jednostek organizacyjnych Uczelni, które mogą odpowiadać jej strukturze lub też mogą być tworzone wyłącznie na potrzeby pracy z Systemem Antyplagiatowym. Przykładowo, jednostki organizacyjne dla Uniwersytetu X to: Wydział Humanistyczny, Wydział Nauk Ekonomicznych, Katedra Finansów i Bankowości, Instytut Archeologii i Etnologii, Studia zaoczne, Studia dzienne itp. Sposób dodania nowej jednostki organizacyjnej przedstawiony jest na Ilustracji 15. Ilustracja 15. Dodawanie nowej jednostki organizacyjnej. Opcja Parametry Raportów podobieństwa (Ilustracja 16) umożliwia zdefiniowanie przez Administratora długości frazy dla Współczynnika podobieństwa 2, jak również liczby wyróżnionych wyrazów zawierających znaki z alfabetów innych niż łaciński, po której przekroczeniu system informowałby o wystąpieniu Alertu.
Strona 11 Ilustracja 16. Parametry Raportów podobieństwa. VIII. Dodatkowe ustawienia 1. Masowy import użytkowników System antyplagiatowy pozwala na masowy import użytkowników, np. listy nauczycieli (Ilustracja 17). Ilustracja 17. Masowy import użytkowników Przykład importowanego pliku znajduje się w Kroku 2 importu użytkowników (Ilustracja 18).
Strona 12 Ilustracja 18. Przykład pliku z danymi do masowego importu. Korzystając z opcji masowego importu, można dodać do systemu antyplagiatowego rozwijaną listę promotorów, która pozwala użytkownikowi systemu na szybkie przypisanie promotora do pracy bez konieczności każdorazowego ręcznego wprowadzania jego danych. 2. Hibernacja i dehibernacja użytkowników UASA ma także możliwość zahibernowania wybranych użytkowników systemu (Ilustracja 19). Zahibernowany użytkownik nie może logować się w systemie antyplagiatowym (w systemie pozostają jednak wprowadzone przez niego dokumenty i wszystkie informacje o jego dotychczasowych działaniach). Opcja ta może okazać się przydatna w przypadku dłuższej nieobecności konkretnego użytkownika systemu. Ilustracja 19. Hibernacja użytkownika systemu. W każdej chwili można przywrócić takiemu użytkownikowi dostęp do systemu antyplagiatowego przez kliknięcie polecenia Odhibernuj (Ilustracja 20).
Strona 13 3. Umowy o wymianie baz danych Ilustracja 20. Dehibernacja użytkownika systemu. Opcja Umowy o wymianie baz (Ilustracja 21) umożliwia zawieranie umów określających zasady udostępniania dokumentów z bazy prac Uczelni (wprowadzonych do systemu przez Użytkowników z Uczelni macierzystej) Użytkownikom z innych Uczelni, a także przeglądanie udostępnionych w ten sposób dokumentów. Ilustracja 21. Ustawienia. Umowy o wymianie baz. Administrator może wybrać następujące poziomy dostępu Użytkowników z innej Uczelni do bazy danych prac Uczelni macierzystej: 1. warunkowy bez opisu oznacza, że prace z bazy prac Uczelni innej niż macierzysta, które system zidentyfikuje jako podobne, będą wyświetlane w Raporcie podobieństwa bez jakiejkolwiek informacji o ich pochodzeniu. Istnieje możliwość zwrócenia się do Użytkownika, który wprowadził ją do systemu, o dostęp do pełnego tekstu. 2. warunkowy z opisem oznacza, że w Raporcie podobieństwa wyświetlona zostanie informacja o tytule pracy i Uczelni, z której ona pochodzi. Istnieje możliwość zwrócenia się do Użytkownika, który wprowadził ją do systemu, z prośbą o dostęp do pełnego tekstu. UWAGA I: Niezależnie od wybranego poziomu dostępu o ostatecznej decyzji dotyczącej udostępnienia zainteresowanemu Użytkownikowi tekstu pracy z innej Uczelni decyduje Użytkownik, który wprowadził ją do systemu.
By dokonać wymiany baz z innymi Uczelniami, Administrator powinien określić poziom udostępnienia bazy (warunkowy bez opisu lub warunkowy z opisem), a następnie wybrać Uczelnie z wyświetlanej listy. W celu dodania wszystkich Uczelni należy kliknąć na zielony przycisk widoczny na Ilustracji 23, a następnie potwierdzić wybór (przycisk Dalej ). Proces ten można sfinalizować poprzez kliknięcie na przycisk Zapisz (Ilustracja 24). Sposób przeprowadzenia wymiany baz przedstawiony jest na Ilustracjach 22 24. Strona 14 Ilustracja 22. Wybór poziomu udostępniania bazy. Ilustracja 23. Wybór Uczelni uczestniczących w Programie Wymiany Baz.
Strona 15 Ilustracja 24. Potwierdzenie wymiany baz. Dodatkową opcją możliwą do aktywacji przez Administratora jest udostępnienie prac dodanych przez danego Użytkownika innym Użytkownikom systemu antyplagiatowego (Ilustracja 25). Funkcjonalność ta może być przydatna zwłaszcza w sytuacji, gdy Operatorzy systemu antyplagiatowego niezależnie od siebie dodają do sprawdzenia prace napisane w ramach jednej jednostki organizacyjnej. W momencie, gdy funkcja ta zostanie aktywowana, Użytkownik będzie miał wgląd do prac dodanych przez innego Użytkownika, co może być znaczącym ułatwieniem w pracy z systemem. Ilustracja 25. Udostępnianie prac innym Użytkownikom.
W celu uruchomienia tej opcji należy po wybraniu danego Użytkownika kliknąć na ikonę Dokumenty od lub Dokumenty do. Opcja Dokumenty do pozwala na wyświetlenie listy Użytkowników, którzy udostępniają dodane przez siebie dokumenty, natomiast Dokumenty od Użytkowników, którzy otrzymują dostęp do Raportów podobieństwa i dokumentów wgranych przez innych Użytkowników. Obie listy przedstawione są na Ilustracjach 26 27. Strona 16 Ilustracja 26. Lista Użytkowników udostępniających dokumenty. Ilustracja 27. Lista Użytkowników otrzymujących dostęp do dokumentów.
Dodatkową opcją dostępną dla Użytkowników systemu antyplagiatowego jest możliwość weryfikacji zgodności wydrukowanego tekstu pracy studenta z jej wersją elektroniczną, dokonywana podczas dodawania dokumentu do sprawdzenia. Sposób przeprowadzenia takiej weryfikacji przedstawiony jest na Ilustracji 28. Strona 17 Ilustracja 28. Weryfikacja zgodności tekstu pracy z jej wersją elektroniczną. W celu aktywacji dodatkowych funkcji systemu antyplagiatowego uprzejmie prosimy o przesłanie maila na adres: pomoc@antyplagiat.pl ze wskazaniem, która opcja ma być uruchomiona. IX. Pomoc i Kontrakt W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów związanych z obsługą systemu uprzejmie prosimy o kontakt z Działem Obsługi Klienta serwisu za pomocą: formularza dostępnego po zalogowaniu w zakładce Pomoc, poprzez wysłanie maila na adres: pomoc@antyplagiat.pl bądź telefonu pod numer (22) 100 11 11. Lista odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez Użytkowników systemu znajduje się w zakładce FAQ.
Zakładka Kontrakt (Ilustracja 19) pozwala na sprawdzenie daty ważności kontraktu, sposobu jego rozliczania (liczba sprawdzonych dokumentów bądź wykorzystanych znaków) oraz dostępnego limitu prac/znaków do wykorzystania przez Uczelnię. Strona 18 Ilustracja 19. Zakładki POMOC i KONTRAKT. X. Bezpieczeństwo danych Przycisk Wyloguj się umożliwia bezpieczne zakończenie pracy z systemem. Nie należy kończyć pracy poprzez zamknięcie okna przeglądarki internetowej ani w jakikolwiek inny sposób poza kliknięciem przycisku Wyloguj się. Może to prowadzić do niecałkowitego zamknięcia sesji. Login, a zwłaszcza hasło UASA, to informacje poufne. Osoba, która wejdzie w ich posiadanie, uzyska dostęp do tekstów dokumentów zgłaszanych przez Użytkowników do sprawdzenia w systemie, Raportów podobieństwa i danych osobowych Użytkowników. Z tego względu Administrator powinien dołożyć wszelkich starań, by nie upubliczniać hasła. W szczególności nie należy przekazywać go komukolwiek, jak również opuszczać stanowiska komputerowego przed wylogowaniem. Ponadto należy zabezpieczyć możliwość dostępu osób trzecich do skrzynki e-mail Administratora. Przy zachowaniu powyższych środków ostrożności system gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych z wykorzystaniem standardów zabezpieczania systemów informatycznych (szyfrowane połączenie https, szyfrowane hasła użytkowników i administratorów itp.).