Załącznik do Zarządzenia Nr 90/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 8 września 2014 r. INSTRUKCJA KASOWA Rozdział 1. Pomieszczenie kasy 1. Kasa znajduje sie na parterze budynku Starostwa, w pomieszczeniu wydzielonym, zabezpieczonym przed włamaniem. Rozdział 2. Ochrona wartości 2. Wartości pieniężne podlegają przechowywaniu w warunkach zapewniających właściwą ochronę przed zagarnięciem, kradzieżą, utratą lub zniszczeniem. 3. Środki pieniężne i inne wartości pieniężne przechowywane są w ogniotrwałej kasie pancernej. 4. Klucze do pomieszczenia kasy i kasy pancernej posiada kasjer, komplet zapasowych kluczy oddany jest do depozytu bankowego. 5. Odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek bankowy dokonuje kasjer za pośrednictwem wyspecjalizowanego podmiotu ochrony mienia upoważnonego przez Bank zgodnie z umową o realizację wpłat gotówkowych zamkniętych w siedzibie banku. 6. Przed wydaniem gotówki konwojentom kasjer ma obowiązek sprawdzić czy osoby które zgłosiły się po odbiór gotówki znajdują sie w aktualnym wykazie konwojentów udostepnionym przez bank. 7. Dopuszcza się możliowść odprowadzania gotówki na rachunek bankowy przez pracowników wydziału finansowego w kwotach nieprzekraczjących jednorazowo 10.000 zł. Kwota ta może przekroczyć 10.000 zł tylko w sytuacji gdy odprowadzenie gotówki do banku następuje z wykorzystaniem samochodu służbowego. Rozdział 3. Odpowiedzialność kasjera 8. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o kasjerze rozumie sie przez to pracownika starostwa w którego zakresie czynności leży dokonywanie operacji kasowych lub pracownika, który w zakresie czynności ma obowiazek zastępstwa kasjera. 9. Kasjerem może być osoba mająca co najmniej wykształcenie średnie, nienaganną opinię oraz nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych- fakt ten powinien być potwierdzony przez Krajowy Rejestr Karny. 10. Funkcji kasjera nie można łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego. 11. Od kasjera powinno być pobrane i złożone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności materialnej którego treść zamieszczona jest w załączniku Nr 1 do niniejszej instrukcji. 12. 1.Kasjer ponosi odpowiedzialnść w szczególności za: 1) niewłaściwe zabezpieczenie gotówki, 2) wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów do wypłaty, 1
3) dokonanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych dowodach rozchodowych, 4) pomyłki w kwotach wpłat i wypłat kasowych, 5) nieprawidłowe dokonanie rozliczenia pobranej opłaty skarbowej z Urzędem Miasta Lublin, 6) nieprawidłowe rozliczenie wpłat dokonanych za pomocą kart płatniczych. 13. Przejęcie obowiązków kasjera należy dokonać na podstawie protokołu zdawczoodbiorczego. Przekazanie obowiązków kasjera innej osobie należy dokonywać w obecności osoby wyznaczonej przez Skarbnika lub zastepcę głównego księgowego. 14. Kasjer zobowiązny jest do zachowania tajemnicy o terminach i wysokościach przechowywanych i transportowanych kwot. Rozdział 4. Zapas gotówki i innych wartości pieniężnych w kasie 15. 1. Jednostka może mieć w kasie: 1) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki w kwocie nie wyższej niż 2.000 zł, 2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, 3) bieżące wpływy do kasy z tytułu dochodów budżetowych, oraz kwoty stanowiące zwrot wydatków, 4) wpływy z tytułu opłaty skarbowej, 5) waluty obce zakupione na zaliczki dla pracowników, 6) wpływy z tytułu opłat za karty parkingowe. 16. Do pogotowia kasowego określonego w ust. 1 pkt 1 nie wlicza się gotówki w kasie podjętej na realizację określonych rodzajowo wydatków. 17. Pogotowie kasowe może być uzupełniane do ustalonej wysokości z rachunku bankowego z klasyfikacją 750-75020-4210. 18. W przypadku poniesienia wydatków z pogotowia kasowego z innej podziałki klasyfikacji budżetowej należy dokonać korety zapisów księgowych. 19. Bieżące wpływy do kasy odprowadzane są na rachunek bankowy co najmniej dwa razy w tygodniu w wyjątkowych sytuacjach po uzgodnieniu ze Skarbnikiem lub zastępcą głównego księgowego dopuszcza się raz w tygodniu. 20. Bieżące wpływy do kasy z tytułu dochodów budżetowych nie mogą być przeznaczane na pokrycie wydatków, jak również do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki. 21. 1. Wpływy z tytułu opłaty skarbowej odprowadzane są na rachunek Urzędu Miasta Lublin w terminie: 1) do 12 dnia danego miesiąca opłatę skarbową pobraną od 1 do 10 dnia danego miesiąca, 2) do 22 dnia danego miesiąca opłatę skarbową pobraną od 11 do 20 dnia danego miesiąca, 3) do 2 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty opłatę skarbową pobraną od 21 dnia do końca danego miesiąca. 22. 1. Wpływy z tytułu opłat za karty parkingowe odprowadzane sa na rachunek bankowy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzianie w Lublinie Nr: 80 1140 1094 0000 2975 0000 1011 w terminach: 1) do 11 dnia miesiąca lub pierwszy dzień roboczy po tym dniu - opłaty pobrane do 10 dnia miesiąca; 2) do 21 dnia miesiąca lub pierwszy dzień roboczy po tym dniu - opłaty pobrane do 20 dnia miesiąca; 3) do ostatniego dnia miesiaca lub pierwszy dzień roboczy po tym dniu - opłaty pobrane do dnia poprzedzającego ostatni dzień miesiąca. 2
Rozdział 5. Dokumentowanie obrotu gotówkowego 23. 1. Wszystkie operacje gotówkowe winny być dokumentowane następującymi dowodami kasowymi: 1) dowodami KP kasa przyjmie dowód kasowy generowany przez system ZETO ERP moduł kasowy 2) dowodami KW kasa wypłaci- dowód kasowy generowany przez system ZETO ERP moduł kasowy 3) kwitariusz przychodowo-ewidencyjny w przypadku przerwy w funkcjonowaniu sytemów informatycznych. 4) wpłaty i wypłaty gotówki związane z obsługą zasobu geodezyjnego dokumentuje się dowodem KP i KW generowanym przez program OŚRODEK. 24. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden - oryginał-przekazywany jest wpłacającemu, drugi -kopia- stanowi załącznik do raportu kasowego i przekazywany jest do księgowości, natomiast trzeci egzemplarz kwitariusza pozostaje w kasie do czasu przekazania go do sprawdzenia. Trzeci egzemplarz KP jest przechowywany w kasie pancernej przez okres 5 lat. 25. Dowód KW sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach na podstawie zlecenia wypłaty zatwierdzonego do wypłaty z zastrzeżeniem 26. 26. Operacje odprowadzenia gotówki na rachunek bankowy nie wymagają sporządzenia zlecenia wypłaty dowód KW należy w tym przypadku sporządzić w jednym egzemplarzu. KW wystawia kasjer bez zlecenia wypłaty. 27. Zlecenie wypłaty w kasie sporządzają pracownicy Wydziału Finansowego przygotowujący dokumenty do wypłaty w kasie na podstawie listy wypłat, rachunków umów zleceń, rozliczenia kosztów podróży służbowej i t. p. Zlecenie wypłaty wystawia się w dwóch egzemplarzach: jeden przekazuje się do kasy, drugi pozostaje w rejestrze zleceń wypłaty prowadzonym przez pracownika do spraw obsługi bankowej. Zlecenie wypłaty podpisuje osoba sporządzająca, Skarbnik lub zastępca głównego księgowego oraz Starosta lub Wicestarosta. Wzór zlecenia wypłaty stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 28. 1. Dowody KP i KW są numerowane w sposób ciągły narastająco w kolejności wystepowania ale odrębnie dla każdego raportu dotyczącego poszczególnych operacji kasowych: 1) należności generowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oznaczenie KP Nr /2 2) należności generowane przez Ewidencję Gruntów w Lublinie oznaczenie KP Nr /1 3) należności generowane przez Zespół Uzgodnień Dokumentacji Projektowej w Lublinie KP Nr /4 4) dowody KP i KW generowane przez program ZETO ERP oznaczone są nazwą kasy. 29. Opłatę skarbową należy przyjmować na kwitariuszach przychodowo-ewidencyjnych Urzędu Miasta Lublin. Rozliczony kwitariusz zdaje się do Urzędu Miasta. 30. Kasjer ma obowiązek dokonania rozliczenia pobranych z Urzędu Miasta Lublin zużytych kwitariuszy przychodowych do 5 dnia następnego miesiąca. Rozdział 6. Wpłaty i wypłaty kasowe 31. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca kwituje jej odbiór składając podpis. 32. W przypadku wypłaty gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest sprawdzić tożsamość odbiorcy na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu oraz wpisać w rozchodowym dowodzie kasowym serię i numer tego dokumentu. 3
33. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, upoważnienie powinno być do niego dołączone. 34. Na dowodzie wpłat gotówki należy wpisać słownie kwotę wpłacanej gotówki, imię, nazwisko i adres wpłacającego oraz datę i tytuł wpłaty. Rozdział 7. Obrót bezgotówkowy 35. Z dniem 1 lipca 2013 roku kasjer prowadzi obsługę wpłat przy użyciu kart płatniczych zgodnie z umową o akceptację kart płatniczych oraz dzierżawę Zestawu POS z dnia 3 czerwca 2013 r. 36. Wpłaty dokonane z użyciem karty płatniczej dokumentuje się dowodem KP z adnotacją: zapłacono za pomocą karty płatniczej. 37. Wpłaty za karty parkingowe oraz opłatę skarbową przyjmuje się wyłącznie gotówką. Rozdział 8. Ewidencja obrotów kasowych w raporcie kasowym 38. Wszystkie operacje kasowe dokonane w danym dniu powinny być wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. 39. Operacje bezgotówkowe ujmuje się w raporcie kasowym z oznaczeniem {BG}. Kwot wynikających z wpłat dokonanych za pomocą kart płatnicznych nie uwzględnia się w podsumowaniu stanu kasy. 40. 1. Każdy kasjer prowadzi następujące raporty kasowe: 1) kasa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, 2) wpłaty i wypłaty należności generowane przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, 3) wpłaty i wypłaty należności generowane przez Ewidencję Gruntów w Lublinie, 4) wpłaty i wypłaty należności należności generowane przez Zespół Uzgodnień Dokumentacji Projektowej w Lublinie, 5) dochody z zakresu administracji rządowej, 6) opłata skarbowa, 7) kasa dochodów, 8) kasa wydatków, 9) kasa operacji wyrażonych w walucie obcej ( dla każdej waluty osobny raport) 10) kasa dożynki, 11) kasa wpływy za karty parkingowe PCPR. 2. Wpłaty bezgotówkowe dotyczące należności o których mowa w ust. 1 pkt 2, 3, 4 ujmuje się w odrębnych raportach kasowych. 3. W przypadku wystapienia operacji które nie zostały ujęte w ust. 1 dopuszcza się wprowadzenie dodatkowego raportu. 41. Dopuszcza się sporządzanie raportów kasowych za okresy kilkudniowe, w przypadkach uzasadnionych ilością występujących operacji kasowych. Zapisy w raporcie kasowym sporządzonym za okresy kilkudniowe powinny być dokonane chronologicznie z podziałem na poszczególne dni dokonania wpłaty i wypłaty. Rozdział 9. Czynności kontrolne 42. Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdzają osoby dokonujące księgowań poszczególnych raportów lub osoba wyznaczona przez Skarbnika lub Zastępcę Głównego Księgowego. W szczególności należy ustalić, czy wykazane przez kasjera poszczególne wpłaty i wypłaty są udokumentowane dowodami kasowymi oraz czy ustalono w sposób prawidłowy stan 4
gotówki. Na potwierdzenie dokonanania sprawdzenia osoba ta powinna złożyć podpis na raporcie kasowym. 43. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w obecności kasjera i pracownika wydziału finansowego dokonuje okresowej kontroli kasy. 44. Pracownik wyznaczony przez Skarbnika dokonuje sprawdzenia prawidłowości odprowadzenia wszystkich kwot wykazanych w kwitariuszu przychodowo-ewidencyjnym, czego dowodem jest złożenie podpisu na jego ostatniej stonie. 5
Załącznik Nr 1 do instrukcji kasowej Lublin, dnia.... (imię i nazwisko)... (seria i numer dowodu osobistego)... (adres) OŚWIADCZENIE W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Starostwie Powiatowym w Lublinie przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. Zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia pracodawcy o wszelkich przeszkodach, zdarzeniach i okolicznościach mających wpływ na wykonywanie czynności kasjera. W przypadu zaistnienia niedoboru lub szkody w kasie powstałej z mojej winy, to zobowiązuję się do niezwłocznego wpłacenia równowartości w gotówce. Zostałem zapoznany z przepisami o odpowiedzialności materialnej, w szczególności znane mi są zasady określone w Kodeksie Pracy oraz unormowania wewnętrzne obowiązujące w Starostwie Powiatowym w Lublinie.... (podpis)... (podpis i pieczątka służbowa osoby w obecności której złożono oświadczenie) 6