UNIWERSYTET MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ W LUBLINIE Centrum Kształcenia i Obsługi Studiów Biuro Spraw Studenckich Instrukcja Systemu Obsługi Praktyk -Moduł Dziekanat
Spis treści 1. Dostęp i logowanie do Systemu Obsługi Praktyk... 4 2. Realizacja praktyki krok po kroku... 6 2.1 Przypisanie Studenta do Opiekuna Praktyk... 6 2.2 Generowanie i drukowanie deklaracji/umowy dla Studenta... 10 2.3 Akceptacja i zaliczenie praktyki... 13 3. Dodatkowe funkcjonalności Systemu Obsługi Praktyk... 14 3.1 Tworzenie aneksu do deklaracji/umowy (zgłaszanie aneksu)... 14 3.2 Wystawianie oceny za Opiekuna Praktyk... 16 3.3 Zmiana Opiekuna Praktyk... 18 3.4 Powiadomienia i ich wysyłanie... 21 3.5 Regulaminy... 24 3.6 Kontrola praktyk... 26 3.7 Analizy i generowanie raportów... 27 Administrator Systemu: Marta Wolioska tel. (81) 533-86-26, wew. UMCS 65-13 e-mail: administrator.praktyki@umcs.pl 3
1. Dostęp i logowanie do Systemu Obsługi Praktyk Aby uzyskad dostęp do Systemu Obsługi Praktyk wymagane jest zalogowanie się za pomocą loginu i hasła. www.praktyki.umcs.lublin.pl login: adres e-mail uczelniany hasło: numer pesel Po pierwszym zalogowaniu system poprosi o zmianę hasła. Istnieje również opcja przypomnienia hasła. Pod przyciskiem Zaloguj znajduje się przycisk Nie pamiętasz hasła. Po jego naciśnięciu Użytkownik zostanie poproszony o wpisanie adresu e-mail, na który zostanie wygenerowane nowe hasło. 4
Po zalogowaniu do aplikacji systemu Użytkownik uzyskuje dostęp do Panelu Zarządzania. Po kliknięciu w ikonę Panel Zarządzania Użytkownik uzyskuje dostęp do Menu, które obejmuje: Baza Praktykodawców Lista praktyk Lista Opiekunów Powiadomienia Regulaminy Studenci Kontrola praktyk Analizy Jeżeli Użytkownik po zalogowaniu nie może przejśd do Panelu Zarządzania oznacza to, że nie została nadana mu odpowiednia rola w systemie. W takiej sytuacji należy skontaktowad się z administratorem systemu i zwrócid się o nadanie odpowiedniej roli w systemieadministrator.praktyki@umcs.pl 5
2. Realizacja praktyki krok po kroku 2.1 Przypisanie Studenta do Opiekuna Praktyk Cała procedura realizacji praktyki przez Studenta rozpoczyna się od nadania ról w systemie przez administratora uprawnionym do tego Użytkownikom, tj. Pracownikom Dziekanatów oraz Opiekunom Praktyk. Po nadaniu roli w systemie przez administratora Użytkownik otrzyma powiadomienie mailowe (na adres uczelniany) o nadaniu mu odpowiednich uprawnieo w Systemie Obsługi Praktyk. UWAGA! System Obsługi Praktyk raz na dobę zasysa dane z systemu USOS, w którym konieczne jest dodanie do programu kształcenia przedmiotu Praktyki. Studenci kierunków, przy których nie został dodany przedmiot Praktyki nie będą mogli zrealizowad praktyki w Systemie Obsługi Praktyk. W kolejnym etapie Pracownik Dziekanatu przypisuje Studentów do odpowiednich Opiekunów Praktyk. Aby przypisad Studenta do odpowiedniego Opiekuna Praktyk należy: 1. W Module Dziekanat wybrad po lewej stronie ikonę Lista opiekunów, 2. Przy nazwisku Opiekuna wybrad ikonę Szczegóły : 6
3. Wybrad ikonę Przypisz studentów : Istnieje również możliwośd usunięcia Studenta z listy przypisanych studentów. W tym celu należy zaznaczyd w checkboxie nazwisko danego Studenta i użyd czerwonego przycisku "Usuo przypisanych studentów". 4. Wyszukad Studenta po nazwisku, imieniu lub numerze indeksu, a następnie swój wybór zatwierdzid ikoną Filtruj : 7
5. Zaznaczyd wybranego Studenta w checkboxie i zatwierdzid wybór klikając ikonę Dodaj : Po zatwierdzeniu wyboru nazwisko Studenta pojawi się na liście studentów Opiekuna Praktyk. Student otrzyma potwierdzenie mailowe, że został mu przypisany Opiekun Praktyk w systemie. Tę samą czynnośd można również wykonad dla wielu Studentów jednocześnie (np. dla Studentów wybranego kierunku). W tym celu należy: 1. W kryteriach wyszukiwania uwzględnid interesujący nas np. kierunek i rok studiów, 2. Zatwierdzid ikoną Filtruj : 8
3. Zaznaczyd w checkboxie nazwiska odpowiednich Studentów, 4. Zatwierdzid ikoną Dodaj : Na tym etapie Studenci otrzymają powiadomienia mailowe, że w Systemie Obsługi Praktyk został przypisany im Opiekun Praktyk. W kolejnym kroku Student zapisuje się w systemie na praktykę, Opiekun Praktyki ją akceptuje bądź odrzuca. W momencie akceptacji praktyki przez Opiekuna Pracownik Dziekanatu otrzymuje potwierdzenie mailowe, że Student wprowadził praktykę do systemu i należy wygenerowad dla niego deklarację/umowę. 9
2.2 Generowanie i drukowanie deklaracji/umowy dla Studenta Listę wszystkich praktyk można wyświetlid klikając tę opcję z menu po lewej stronie: W menu poziomym praktyk (poruszając się pomiędzy zakładkami) Pracownik Dziekanatu ma do wyboru: Wszystkie Oczekujące na wydruk Wydrukowane Aneks bez załącznika Oczekujące na ocenę Zakooczone 10
Po wyborze zakładki Oczekujące na wydruk pojawia się lista praktyk, które zostały zatwierdzone przez Opiekuna, ale jeszcze nie wydrukowane przez Dziekanat. Świadczy o tym również czerwony alert obok numeru indeksu Studenta Umowa do druku. 11
Po kliknięciu w niebieską ikonę Szczegóły przy nazwisku Studenta Użytkownik uzyskuje dostęp do szczegółowych danych dotyczących konkretnej praktyki. W szczegółach praktyki należy: 1. wybrad osobę reprezentującą uczelnię (nie obligatoryjne), 2. kliknąd niebieską ikonę Pobierz Deklarację do druku, 3. pobrad i wydrukowad dokument. Student w tym momencie otrzymuje powiadomienie mailowe, że deklaracja/umowa dotycząca realizacji jego praktyki została wydrukowana przez Dziekanat. 12
2.3 Akceptacja i zaliczenie praktyki W kolejnym etapie Student realizuje praktykę, uzupełnia w systemie dziennik praktyk i wysyła go do akceptacji Opiekuna. W przypadku akceptacji dziennika praktyk przez Opiekuna Student otrzymuje powiadomienie mailowe o tym fakcie. Następnie Opiekun ocenia, opiniuje i zalicza praktykę. Powiadomienie mailowe o ocenionej i zaliczonej praktyce otrzymuje zarówno Student jak i Dziekanat. Lista ocenionych i zaliczonych praktyk wyświetla się po przejściu w menu poziomym do zakładki Zakooczone. 13
3. Dodatkowe funkcjonalności Systemu Obsługi Praktyk 3.1 Tworzenie aneksu do deklaracji/umowy (zgłaszanie aneksu) Pracownik Dziekanatu może zgłosid aneks do istniejącej deklaracji/umowy (podobnie jak Student oraz Opiekun Praktyk). Opcja aneksowania deklaracji/umowy dostępna jest w szczegółach praktyki Studenta przed jej zakooczeniem (tj. zaakceptowaniem dziennika praktyk przez Opiekuna Praktyk). Aby utworzyd aneks do deklaracji/umowy należy: 1. W menu bocznym zaznaczyd "Listę praktyk", 2. Wyszukad na liście odpowiednią praktykę i kliknąd obok niej ikonę "Szczegóły": 3. Po wejściu w szczegóły praktyki na dole widoku pod danymi Studenta i Praktykodawcy należy kliknąd ikonę "Utwórz aneks": 14
Wyświetlone zostaną szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na zgłoszenie aneksu dotyczącego zmian w zakresie: Czasu trwania praktyki Opiekuna ze strony Praktykodawcy Opiekuna ze strony UMCS Inne Istnieje możliwośd zmiany jednej bądź więcej danych. 4. Po wypełnieniu formularza należy wybrad przycisk "Zapisz aneks". W tym momencie zostanie utworzony aneks do deklaracji/umowy, który musi zostad zaakceptowany bądź odrzucony przez Opiekuna Praktyk. Zgłoszenie aneksu - po akceptacji Opiekuna- należy uzupełnid o załącznik. 15
3.2 Wystawianie oceny za Opiekuna Praktyk Pracownik Dziekanatu ma możliwośd wystawienia oceny praktyki w zastępstwie Opiekuna Praktyk jeżeli ten zaakceptował dziennik praktyk Studenta. Aby wystawid ocenę należy: 1. W menu bocznym wybrad "Listę praktyk", a w menu poziomym zakładkę "Oczekujące na ocenę": 2. Wyszukad Studenta np. po nazwisku, numerze PSESL czy numerze indeksu i zatwierdzid przyciskiem "Filtruj": 3. Przy nazwisku wybranego Studenta wybrad ikonę "Szczegóły": 16
4. W formularzu oceny praktyki (w dolnym polu ekranu) wybrad z listy ocenę oraz wpisad opinię w pole tekstowe: Kliknięcie w opcję "Zapisz ocenę i opinię" powoduje tylko zapisanie informacji (w przypadku gdy np. opis opinii nie został zakooczony). Natomiast kliknięcie w opcję "Wyślij ocenę i opinię" spowoduje zapisanie danych oraz wysłanie informacji do Studenta oraz do systemu USOS. 5. W systemie pozostaje zapisana informacja, że "Praktyka została oceniona i zaliczona w zastępstwie Opiekuna Praktyk przez Dziekanat". 17
3.3 Zmiana Opiekuna Praktyk Pracownik Dziekanatu ma możliwośd zmiany Opiekuna Praktyk dla konkretnego Studenta/praktyki (formalnie na skutek aneksu do deklaracji/umowy). Zmiana Opiekuna możliwa jest do czasu zakooczenia praktyki, tj. zaakceptowania dziennika praktyk przez Opiekuna Praktyk. Aby zmienid Opiekuna Praktyk ze strony Uczelni należy: 1. W menu bocznym wybrad przycisk "Lista praktyk", poprzez filtrowanie wyszukad nazwisko Studenta, którego praktyka ma mied zmienionego Opiekuna i kliknąd przycisk "Szczegóły": 2. W szczegółach praktyki kliknąd niebieski przycisk "Zmieo opiekuna": 3. Wyszukad nowego Opiekuna i zatwierdzid swój wybór ikoną "Filtruj": 18
4. Zatwierdzid wybór nowego Opiekuna klikając przycisk "Wybierz": 5. W szczegółach praktyki Studenta pojawi się nazwisko nowo wybranego Opiekuna: 19
Zmiana Opiekuna Praktyk (zarówno ze strony Uczelni jak i ze strony Praktykodawcy) może również zostad wprowadzona bezpośrednio poprzez opcję aneksowania deklaracji/umowy praktyki. Aby skorzystad z tej opcji należy: 1. W menu bocznym zaznaczyd "Listę praktyk", 2. Wyszukad na liście odpowiednią praktykę i kliknąd obok niej ikonę "Szczegóły": 3. Po wejściu w szczegóły praktyki na dole widoku pod danymi Studenta i Praktykodawcy należy kliknąd ikonę "Utwórz aneks": 20
Wyświetlone zostaną szczegóły praktyki oraz formularz pozwalający na zgłoszenie aneksu dotyczącego zmian w zakresie: Czasu trwania praktyki Opiekuna ze strony Praktykodawcy Opiekuna ze strony UMCS Inne 4. Na dole widoku strony pojawi się formularz, w którym możemy zmienid jedną bądź więcej danych, np. dwóch Opiekunów jednocześnie: 5. Po wypełnieniu formularza należy wybrad przycisk "Zapisz aneks". W tym momencie zostanie utworzony aneks do umowy, który musi zostad zaakceptowany bądź odrzucony przez Opiekuna Praktyk. Zgłoszenie aneksu - po akceptacji Opiekuna- należy uzupełnid o załącznik. 3.4 Powiadomienia i ich wysyłanie Opcja "Powiadomieo" daje możliwośd bieżącego śledzenia poszczególnych zagadnieo, listy nowych zadao do wykonania czy przeglądu zrealizowanych już zadao w ramach poszczególnych praktyk. Panel ten działa na zasadzie kalendarza, w którym możliwy jest wgląd w każdy dzieo tygodnia. Dni, w których zostały zarejestrowane jakieś powiadomienia podkreślają się na zielono, natomiast na niebiesko wyświetla się dzieo, który Użytkownik chciałby przeanalizowad bardziej szczegółowo. Po kliknięciu na wybraną datę pod kalendarzem pojawi się pełna lista powiadomieo zarejestrowanych tego dnia. 21
Pracownik Dziekanatu ma możliwośd wysyłania powiadomieo do Studentów, Opiekunów Praktyk czy też innych Pracowników Dziekanatu. Przesłane powiadomienia wyświetlą się w kalendarzach ich adresatów lub dodatkowo zostaną do nich rozesłane drogą mailową za pośrednictwem systemu (jeżeli wcześniej zostanie zaznaczona taka opcja). Aby wysład powiadomienie należy: 1. W menu bocznym wybrad zakładkę "Powiadomienia", a następnie kliknąd przycisk "Dodaj powiadomienie": 2. Następnie określid szczegóły powiadomienia przy czym: Czas trwania to dni, w których powiadomienie będzie się pojawiad w kalendarzu powiadomieo, Data publikacji to data, od której powiadomienie będzie widoczne, np. można wysład powiadomienie, które pojawi się u Studenta dopiero po kilku dniach, Opcja "Wyślij przez e-mail" to możliwośd wysłania wiadomości dodatkowo również drogą mailową. Zaznaczając tę opcję komunikat oprócz pojawienia się w kalendarzu systemowym wysłany zostanie również mailowo do odbiorcy. 22
Opcja definiowania odbiorców daje możliwośd wysłania powiadomienia do konkretnego: o Studenta (poprzez wpisanie jego nr indeksu lub nr PESEL) o Opiekuna Praktyk o Praktykodawcy (poprzez wpisanie jego nr NIP). Funkcja ta ma sens jedynie przy zaznaczeniu opcji "Wyślij przez email", gdyż Praktykodawca nie posiada konta w Systemie Praktyk. o Wyślij według filtrów - opcja wysłania zbiorowego powiadomienia do grupy osób zdefiniowanych wg dostępnych filtrów: Studenci Opiekunowie Praktyk Pracownicy Dziekanatu Wydział Kierunek Semestr o Wyślij na email - możliwośd wysłania wiadomości na konkretny adres email. Wpisane dane należy na koniec zatwierdzid przyciskiem "Zapisz". 23
Ponadto po kliknięciu w niebieski przycisk "Wysłane" nad kalendarzem Użytkownik ma możliwośd podglądu wszystkich wysłanych powiadomieo. Istnieje również możliwośd ich ponownej edycji. 3.5 Regulaminy Pracownik Dziekanatu ma możliwośd wglądu do poszczególnych regulaminów dotyczących praktyk realizowanych na Wydziale, na którym pracuje (bądź do którego ma uprawnienia). Regulaminy przypisane są według schematu Wydział - Kierunek studiów. Odbywa się to poprzez kliknięcie opcji Regulaminy w menu po prawej stronie, każdy z regulaminów można również pobrad w formie pliku. 24
25
3.6 Kontrola praktyk Moduł Kontrola praktyk pozwala na analizowanie praktyk widocznych w systemie. Po kliknięciu w tę opcję pojawia się strona z listą praktyk. Na stronie widoczne są również zakładki (menu poziome) pozwalające na wyświetlenie praktyk z podziałem na: Zgłoszone - zgłoszenia praktyk Odrzucone przez Opiekuna - zgłoszenia praktyk odrzucone przez Opiekuna praktyk W realizacji - lista praktyk w trakcie realizacji Po terminie 26
Niezaliczone Zaliczone Lista wyświetla praktyki z możliwością wyświetlenia szczegółów o konkretnej praktyce poprzez kliknięcie na przycisk "Szczegóły". 3.7 Analizy i generowanie raportów Moduł ten pozwala na analizowanie danych w systemie. Korzystając z dostępnego generatora Pracownik Dziekanatu ma możliwośd tworzenia raportów według własnych wymagao i kryteriów. Po kliknięciu opcji Analizy z menu po lewej stronie uzyskamy następujący widok: 27
Generator raportów składa się z tabeli z trzema kolumnami: Nazwa kryterium - kryterium, które nas interesuje w koocowym raporcie Wyświetl - zaznaczając checkbox dane kryterium pojawi się w wynikowym raporcie Filtr - filtrowanie wyników danego kryterium wg ustawionego filtra Generowanie raportu dla Pracownika Dziekanatu jest ograniczone do danych określonych przez Wydział, na którym pracuje. Tabela z kryteriami jest podzielona na następujące działy: Hierarchia o Wydział o Kierunek o Semestr o Rok o Specjalizacja Student o Imię i nazwisko Studenta o Numer albumu Studenta Opiekun Praktyk o Opiekun Praktyk UMCS o Opiekun Praktyk po stronie Praktykodawcy Praktykodawca o Branża Praktykodawcy o Nazwa Praktykodawcy o Województwo o Miejscowośd o NIP o Status Praktykodawcy Praktyka o Rodzaj praktyki 28
o Sposób zaliczenia o Czas odbywania praktyki od o Czas odbywania praktyki do o Informacja o dzienniku o Zaliczenie praktyki o Ocena otrzymana z praktyki o Czy umowa była aneksowana o Status ankiety 29
W raporcie koocowym zostaną wyświetlone tylko te dane, które zostały zaznaczone przez Pracownika Dziekanatu w checkboxie kolumny "Wyświetl". Przykładowo: 30
Po zaznaczeniu kryteriów, które mają zostad wyświetlone w koocowym raporcie Pracownik Dziekanatu ma możliwośd wybrania jednego z dwóch przycisków: Generuj raport - wybierając tę opcję raport koocowy zostaje wyświetlony w formie tabeli w przeglądarce internetowej, Generuj raport xls - opcja ta pobiera na komputer użytkownika plik w formacie xls z raportem koocowym. 31