Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 20 września 2013 r.

Podobne dokumenty
ZARZĄDZENIE Nr 3/2008 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 10 stycznia 2008 r.

REGULAMIN. przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z zewnętrznych źródeł finansowania Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Tarnowie

ZARZĄDZENIE Nr 56/2014 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 9 maja 2014 r.

Zarządzenie nr 6 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r.

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH PROJEKTÓW BADAWCZYCHYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W AKADEMII PEDAGOGIKI SPECJALNEJ IM. MARII GRZEGORZEWSKIEJ DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

INSTRUKCJA obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem i realizacją projektów w ramach europejskich programów badawczych w Uniwersytecie Wrocławskim

I. Postanowienia ogólne

Zarządzenie Nr 42 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia

REGULAMIN ZARZĄDZANIA KRAJOWYMI PROJEKTAMI NAUKOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

Zarządzenie nr 7/2006

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

ZARZĄDZENIE Nr 8/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 października 2012 roku

REGULAMIN PRZYGOTOWYWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ I INNYCH ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH. Postanowienia ogólne

Cultivating and forming regional traditions by the Visegrad Group teachers. Zarządzenie nr 18

Zarządzenie nr 16 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 9 lutego 2015 roku

Cele projektów muszą być zgodne ze strategią i celami statutowymi Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

Uchwała Nr 76/29/15 Zarządu Powiatu w Goleniowie z dnia 18 czerwca 2015 roku

Regulamin przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych 1

Zarządzenie Nr 92/2015. Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach. z dnia 7 grudnia 2015 roku

Zarządzenie nr 156/2008 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 22 grudnia 2008 r.

International scientific conference on THE THEATRE OF LOCAL HISTORIES in Central Europe Instytut Nauk o Kulturze i Studiów Interdyscyplinarnych

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 172

Uchwała Nr 38/2013/VI Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 24 czerwca 2013 r. w sprawie zasad finansowania działalności badawczej

Zarządzenie Nr 11 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 19 marca 2012r.

Regulamin ubiegania się o finansowanie/dofinansowanie z programów Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 49

WYKSZTAŁCONA KADRA = WYKSZTAŁCONY STUDENT - szkolenia dla kadry dydaktycznej Wydziału Nauk Społecznych UŚ. Zarządzenie nr 75

Określenie trybu postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów

REGULAMIN POSTĘPOWANIA

Uchwała Nr 49/2015/IX Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 26 listopada 2015 r. w sprawie zasad finansowania działalności badawczej

INNO-DAKTYKA - innowacyjne kompetencje dydaktyczne nauczycieli akademickich WIiNoM UŚ. Zarządzenie nr 28

Zarządzenie nr 13/2007 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 15 lutego 2007 r.

ZASADY REALIZACJI GRANTÓW I BADAŃ ZAMAWIANYCH NA UNIWERSYTECIE ROLNICZYM IM. HUGONA KOŁŁĄTAJA W KRAKOWIE

Zarządzenie Nr R-24/2015 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 10 kwietnia 2015 r.

Realizacja Projektu. Projekt realizowany jest zgodnie z:

Festival of Art and Independent Games LAG

Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 30 września 2013 r. w Toruniu

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA WNIOSKOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW ROZWOJOWYCH W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

ZARZĄDZENIE NR 40 Rektora Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki z dnia 8 grudnia 2006r. znak R /06

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 58

Strona. Zarządzenie nr 25

Obwieszczenie Nr 1/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 21 maja 2018 r.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 30/2007 Rektora Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu z dnia 7 maja 2007 r.

1. Postanowienia ogólne

Warszawa, dnia 10 kwietnia 2018 r. Poz. 12

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

OBIEG DOKUMENTÓW. dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

Zasady przygotowywania i realizacji projektów w Uniwersytecie Jagiellońskim

Śląskie wyzwania. Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 91

REGULAMIN TRYBU ZAWIERANIA UMÓW O WSPÓŁPRACY UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W LUBLINIE Z PODMIOTAMI ZAGRANICZNYMI. Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZARZĄDZENIE Nr 1697/16 PREZYDENTA MIASTA GDAŃSKA z dnia 3 listopada 2016 r. w sprawie realizacji Gdańskiego Projektu Komunikacji Miejskiej etap IV A

CLOSE THE DEAL, FILL THE GAP,

Poz. 208 ZARZĄDZENIE NR 72 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO. z dnia 4 lipca 2018 r.

Zarządzenie nr 98. (tekst jednolity) ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE

ZARZĄDZENIE NR 199. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 13 grudnia 2016 r.

Zarządzenie nr 96/2009 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 26 sierpnia 2009 roku

Zarządzenie nr 166. I. Przedmiot zarządzenia

Zarządzenie nr 70/ 2011

Numeryczny model złoża oparty na parametrach jakościowych węgli kamiennych Akronim NJMZ. Zarządzenie nr 137

Problematyka gromadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej projektów unijnych realizowanych na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II

ZARZĄDZENIE. Nr 65/2015. Rektora Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. z dnia 21 października 2015 r.

w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie.

Zarządzenie nr 15/2018

Zarządzenie Nr 23/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r.

Człowiek najlepsza inwestycja. EKO-STAŻ Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

Zarządzenie Nr R 54/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 26 października 2016 r.

Projekt Termomodernizacja budynku Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii w Katowicach przy ul. Bankowej 14. Zarządzenie nr 42

Na podstawie 42 ust. 4 pkt 2 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje:

Zarządzenie nr 35. I. Przedmiot zarządzenia

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 3 kwietnia 2015 r. Poz. 27. ZARZĄDZENIE Nr 19 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 27 marca 2015 r.

Zasady i tryb zawierania i rozliczania umów zlecenia i umów o dzieło w Akademii Wychowania Fizycznego Józefa Piłsudskiego w Warszawie

Zarządzenie nr 5 / 2012

PROCEDURA PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW ZEWNĘTRZNYCH W RAMACH PERSPEKTYWY

Uchwała Nr 46/2009. Senatu Uniwersytetu Humanistyczno-Przyrodniczego Jana Kochanowskiego w Kielcach. z dnia 28 maja 2009 roku

ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE

Projekt realizowany jest od dnia 15 października 2011 r. do dnia 14 października 2014 r. zgodnie z:

Diagnoza problemów społecznych i monitoring aktywizacji polityki rozwoju zasobów ludzkich w Katowicach UDA-POKL

Projekt SPIN-US Przygotowanie do powołania spółki celowej Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Zarządzenie nr 4

Zarządzenie Nr 30/2010/2011 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 27 kwietnia 2011 roku

PROCEDURA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI INWESTYCYJNYMI Spis treści nr str. 1. Rozdział I 2-4 Postanowienia ogólne

PODSEKRETARZ STANU Marceli Niezgoda. Zatwierdził

Zarządzenie nr 82 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 2 grudnia 2010 roku

ARKA WNS - Akademia Rozwoju Kompetencji Wydziału Nauk Społecznych. Zarządzenie nr 43

PROCEDURA I. WPROWADZENIE

Zarządzenie nr 131. I. Przedmiot zarządzenia. II. Realizacja Projektu

Zarządzenie nr 94. Platforma Analiz i Archiwizacji Danych (PAAD)

REGULAMIN FINANSOWO-GOSPODARCZY. Uchwalony przez Parlament Studentów Politechniki Warszawskiej dnia 4 grudnia 2010 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM TRANSFERU WIEDZY UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W LUBLINIE

Zarządzenie nr 132. I. Przedmiot zarządzenia

Zarządzenie nr 10 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 22 stycznia 2015 roku

ZARZĄDZENIE NR 178/2010 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 20 lipca 2010 r. Wójt Gminy Zbrosławice zarządza:

Projekt STUDIA I CO DALEJ - zwiększenie konkurencyjności studentów UŚ na rynku pracy. Zarządzenie nr 3

REGULAMIN DZIAŁALNOŚCI BADAWCZO-WDROŻENIOWEJ

Transkrypt:

UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA W TORUNIU ZARZĄDZENIE Nr 126 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 20 września 2013 r. Instrukcja przygotowania i realizacji projektów naukowo-badawczych współfinansowanych ze środków zagranicznych w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu Na podstawie 45 ust 2 pkt 4 Statutu Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 30 maja 2006 r. (t.j. Biuletyn Prawny UMK z 2011 r. Nr 9, poz. 302) z a r z ą d z a s i ę, co następuje: I. Postanowienia ogólne Niniejszy dokument reguluje postępowanie dotyczące: 1) przygotowania wniosku aplikacyjnego, 2) realizacji projektów, które otrzymały dofinansowanie ze środków zagranicznych, 3) rozliczania i sprawozdawczości w projektach, które otrzymały dofinansowanie ze środków zagranicznych, 4) audytu projektów, 5) archiwizowania i przechowywania dokumentacji projektowej. 1 2 Nadzór nad procedurą związaną z przygotowaniem i realizacją projektów współfinansowanych ze środków zagranicznych sprawuje Prorektor ds. Badań Naukowych i Informatyzacji, zwany dalej prorektorem. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 3 1) Dziale oznacza to Dział Międzynarodowych Projektów Badawczych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, 2) instytucji finansującej - oznacza to organ, który jest odpowiedzialny za przyjmowanie wniosków aplikacyjnych, dokonujący oceny złożonego wniosku oraz wydający decyzję o otrzymaniu dofinansowania, np. Komisja Europejska, NATO, ministerstwa, 3) jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu - oznacza to wydziały oraz jednostki pozawydziałowe (ogólnouczelniane i międzywydziałowe) Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu

4) kierowniku projektu oznacza to pracownika Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, który jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku aplikacyjnego, a po zaakceptowaniu projektu za jego prawidłową realizację, rozliczenie oraz archiwizację, 5) Kwesturze oznacza to pracownika obsługującego projekt pod względem księgowym, zatrudnionego w Kwesturze Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu lub innego pracownika Kwestury niezbędnego do wykonania obsługi finansowo-księgowej, 6) kredytowaniu oznacza to przejściowe ponoszenie wydatków w projekcie z konta podstawowego Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, na wniosek kierownika projektu. 7) programie - oznacza to dokument opublikowany przez instytucję finansującą, stanowiący podstawę do ubiegania się o dofinansowanie przedsięwzięć, 8) projekcie - oznacza to zespół zamkniętych w czasie i powiązanych ze sobą działań, mających na celu realizację określonego przedsięwzięcia, 9) raporcie finansowym - oznacza to dokument określający poniesione w danym okresie wydatki w ramach projektu, będący podstawą do ubiegania się o refundację tychże wydatków lub o następną zaliczkę; raporty sporządzane są przez kierownika projektu na podstawie obowiązujących dokumentów programowych, 10) raporcie merytorycznym (zwanym inaczej sprawozdaniem, okresowym lub rocznym) - oznacza to dokument przedstawiający zakres wykonanych zadań merytorycznych w projekcie we wskazanym okresie; raporty są sporządzane przez kierownika projektu na podstawie wzoru obowiązującego w programie. 11) środkach zagranicznych - oznacza to środki finansowe pochodzące między innymi z Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Komisji Europejskiej, NATO, Unii Europejskiej (7. Program Ramowy, HORIZON 2020), Programu Kultura, COST, EUREKA, econtent plus, NATO Science Programme, European Science Foundation oraz innych zagranicznych źródeł, 12) umowie o dofinansowanie - oznacza to dokument przygotowany przez instytucję finansującą, zgodnie z obowiązującymi wzorami umów do programu, potwierdzający przyznanie określonej kwoty na dofinansowanie przedsięwzięcia ujętego we wniosku aplikacyjnym oraz informujący o warunkach otrzymania dofinansowania, 13) umowie konsorcyjnej - oznacza to dokument podpisany przez strony, które współpracują w jednym, wspólnym celu. Umowa konsorcyjna powołuje konsorcjum i ustala zasady jego funkcjonowania, w tym przede wszystkim rodzaj zależności pomiędzy konsorcjantami, 14) wniosku aplikacyjnym - oznacza to formularz w wersji elektronicznej lub papierowej, służący formalnemu zgłoszeniu propozycji przedsięwzięcia do dofinansowania w ramach programu. Wniosek zawiera przede wszystkim opis przedsięwzięcia oraz plan wydatków. II. Przygotowanie projektu 4 1. Osoba chcąca ubiegać się w imieniu Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu o dofinansowanie przedsięwzięcia w instytucji finansującej, musi złożyć w Dziale zgłoszenie planowanego udziału w projekcie. Wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Zgłoszenie powinno być podpisane przez:

1) osobę ubiegającą się o kierowanie projektem, poświadczającą znajomość zasad programu, w ramach którego składany jest projekt oraz deklarującą prowadzenie prac projektowych, 2) kierownika jednostki, wyrażającego zgodę na realizację projektu w ramach jednostki, którą kieruje oraz oświadczającego, że posiada odpowiednie środki na jego realizację, 3) kwestora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu poświadczającego możliwość ewentualnego kredytowania projektu. 3. Zgłoszenie należy przekazać do Działu co najmniej dwa tygodnie przed upływem terminu składania wniosków do instytucji finansującej. 4. Po otrzymaniu kompletnego i poprawnie wypełnionego zgłoszenia przez osobę ubiegającą się o kierowanie projektem, Dział sprawdza je i przekazuje do zatwierdzenia prorektorowi. 5. Po wyrażeniu zgody przez rektora lub prorektora osoba ubiegająca się o kierowanie projektem może przystąpić do przygotowywania wniosku aplikacyjnego. 6. Podstawą do opracowania wniosku aplikacyjnego oraz jego realizacji są wyłącznie aktualne dokumenty programowe oraz dokumenty konkursowe przygotowane przez odpowiednią instytucję finansującą. 7. Dział nadzoruje przygotowanie wniosku aplikacyjnego i pomaga w kompletowaniu wszystkich wymaganych załączników. Osoba ubiegająca się o kierowanie projektem zobowiązana jest dostarczyć do Działu przygotowaną dokumentację, co najmniej 5 dni przed upływem terminu składania wniosków do instytucji finansującej. 8. Wniosek aplikacyjny sporządzany w formie tradycyjnej - papierowej, po formalnym jego sprawdzeniu, jest przedkładany przez Dział do podpisania przez rektora lub prorektora. 9. Po uzyskaniu informacji o zaakceptowaniu projektu do dofinansowania przez instytucję finansującą, osoba ubiegająca się o kierowanie projektem ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym Dział. 10. Postępowanie, o którym mowa w ust. 1-9 odnosi się również do sytuacji, gdy Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu przystępuje do projektu jako partner. III. Realizacja projektu 5 1. Uprawniona do realizacji projektu jednostka ponosi pełną odpowiedzialność finansową z tytułu realizacji projektu. 2. Po otrzymaniu informacji o zgodzie na dofinansowanie projektu, rektor powołuje kierownika projektu i na wniosek Działu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji, upoważnia go do dysponowania środkami finansowymi. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji, a wzór potwierdzenia przyjęcia obowiązków załącznik nr 4. 3. Kierownik projektu odpowiada za merytoryczne, finansowe i terminowe prowadzenie projektu, jego rozliczenie oraz archiwizowanie dokumentacji projektowej, zgodne z przepisami instytucji finansującej. 4. Kierownik jednostki, w której będzie realizowany projekt na wniosek kierownika projektu powołuje zespół projektowy na czas realizacji projektu. 5. Kierownik jednostki, w której jest realizowany projekt, ma obowiązek zapewnić warunki lokalowe dla zespołu projektowego.

6. Dział wraz z kierownikiem projektu bierze udział w negocjacjach umowy o dofinansowanie i umowy konsorcyjnej. W sytuacjach nadzwyczajnych w negocjacjach bierze udział również rektor lub prorektor. 7. Kierownik projektu akceptuje wynik negocjacji i składa do Działu uaktualnioną kalkulację kosztów. 8. Po otrzymaniu umowy o dofinansowanie i umowy konsorcyjnej (w przypadku realizowania projektu w ramach konsorcjum) Dział przekazuje je do Biura Organizacyjno-Prawnego UMK w celu kontroli formalno-prawnej. Po przeprowadzeniu kontroli umowy o dofinansowanie i umowy konsorcyjnej, Dział przedkłada ją do podpisania rektorowi lub prorektorowi. 9. Osobą uprawnioną do podpisywania umowy konsorcyjnej oraz umowy o dofinansowanie projektów zagranicznych jest rektor lub prorektor. 10. Dział przekazuje podpisaną umowę o dofinansowanie oraz umowę konsorcyjną do instytucji finansującej i po otrzymaniu podpisanego przez dwie strony egzemplarza, przekazuje go kierownikowi projektu, który archiwizuje go w swojej siedzibie. Kierownik projektu sporządza dwie kopie umowy wraz z załącznikami i przekazuje po jednym egzemplarzu do Działu Międzynarodowych Projektów Badawczych i Kwestury, która umowę rejestruje. 11. Jeśli w umowie lub innym dokumencie należy podać numer wyodrębnionego konta bankowego projektu, kierownik projektu powinien złożyć w Dziale wniosek o otwarcie rachunku bankowego na cele realizacji projektu. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji. Na podstawie otrzymanego wniosku, podpisanego przez kierownika projektu i kierownika Działu, Kwestura otwiera rachunek bankowy oraz niezwłocznie przekazuje numer konta do Działu. 12. Wydatkowanie środków przeznaczonych na realizację projektu musi być zgodne z zapisami dokumentów programowych oraz szczegółowymi podręcznikami (specific guides) dla beneficjentów programu, zawartą umową, wnioskiem aplikacyjnym (jeśli dotyczy) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. 13. Zaplanowane w budżecie projektu koszty niekwalifikowane ponosi jednostka organizacyjna, w której projekt będzie realizowany poprzez potwierdzenie finansowania na odwrocie faktury. 14. Po wpłynięciu środków na konto projektu, Kwestura automatycznie zrefunduje z konta projektu wydatki kredytowane. 15. Kwestura realizuje dyspozycje finansowe na podstawie otrzymanych oryginalnych, prawidłowo sporządzonych dokumentów podpisanych przez kierownika projektu dysponenta środków. 16. Dokumentacja finansowa oraz inne dowody księgowe, stanowiące podstawę rozliczenia poniesionych kosztów w projekcie, powinny być opisane zgodnie z zasadami obowiązującymi w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz zasadami ujętymi w dokumentach programowych. Wzory opisu dokumentów księgowych stanowią załączniki nr 6 i 7 do niniejszej instrukcji. 17. Przed przekazaniem dokumentacji finansowej do Kwestury, Dział sprawdza zgodność wydatku z wnioskiem aplikacyjnym i harmonogramem rzeczowo-finansowym, kalkulacją i ewentualnie umową. 18. Wszystkie wydatki ponoszone w projekcie winny mieć odzwierciedlenie w zapisach księgowych i być uzgadniane przez kierownika projektu z Kwesturą. 19. Jeśli wymagają tego dokumenty/wymogi programowe, wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu powinny zawierać emblematy i logo programu lub instytucji finansującej.

20. Wszelkie zmiany w sferze merytorycznej, jak i finansowej, muszą być zatwierdzane na piśmie przez instytucję finansującą lub uzgodnione z koordynatorem projektu (gdy UMK jest partnerem w projekcie). 21. Zatrudnianie pracowników do projektu oraz ich wynagradzanie uregulowane jest w Regulaminie wynagradzania pracowników Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych. IV. Rozliczanie projektu i sprawozdawczość 6 1. Kierownik projektu odpowiada za terminowe oraz zgodne z umową sporządzanie i przekazywanie instytucji finansującej raportów finansowych i merytorycznych z realizacji projektu. 2. Kierownik projektu przygotowuje projekt raportu finansowego na podstawie danych przekazanych przez Kwesturę, w którym poszczególne pozycje kosztowe są wykazywane w kwotach figurujących w księgach Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu oraz po przeliczeniu według kursu walutowego obowiązującego w danym projekcie. Projekt raportu jest sprawdzany przez Kwesturę, a następnie przez Dział, który weryfikuje go pod względem zgodności z zasadami programowymi, w szczególności z przyjętą zasadą kursową oraz z budżetem projektu. Po pomyślnej weryfikacji kierownik projektu przygotowuje ostateczną wersję raportu, który składa w Dziale wraz z raportem merytorycznym. Dział przekazuje raporty do podpisu przez kwestora i rektora lub prorektora. 3. W sytuacji, gdy instytucja finansująca zgłasza uwagi do raportu merytorycznego lub finansowego, kierownik projektu ma obowiązek udzielić stosownych wyjaśnień lub poprawić zakwestionowane błędy. V. Audyt 7 1. W projektach, w których wymagane jest przeprowadzenie audytu: zgodności z zapisami umowy, dokumentami programowymi oraz przepisami prawa polskiego przez uprawnionego audytora zewnętrznego, koszty audytu należy ująć w budżecie wniosku aplikacyjnego. 2. Wyboru audytora dokonuje się zgodnie z Regulaminem Zamówień Publicznych, na wniosek kierownika projektu przy uwzględnieniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 907). Rektor lub Kanclerz podpisuje umowę z audytorem po jej uprzedniej akceptacji pod względem formalno prawnym przez Dział oraz Biuro Organizacyjno-Prawne. 3. O terminie audytu należy powiadomić Kwesturę na miesiąc przed jego zaplanowanym terminem.

VI. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji projektu 8 1. Pełna dokumentacja projektowa przechowywana jest w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu przez okres przewidziany w Programie oraz zgodnie z Instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. 2. Dokumenty związane z prowadzeniem badań naukowych współfinansowanych ze środków zagranicznych przechowywane są w jednostce, w której realizowany jest projekt. 3. Oryginały dokumentów finansowych przechowywane są w archiwum Kwestury. 4. Oryginały dokumentów związanych z zatrudnieniem osób w projekcie przechowywane są w Dziale Spraw Pracowniczych. 5. Dział informuje kwesturę o upływie terminu przechowywania dokumentacji projektowej, przewidzianego w programie, wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu przekazywane są do ekspertyzy, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. VII. Przepis końcowy 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2013 r. R E K T O R prof. dr hab. Andrzej Tretyn