Niniejsza lista pomoże sprawdzić, czy właściwie przygotowano się do rozmowy z pracownikiem Lista kontrolna Upewniłeś się, że pracownik jest w pracy i nie zgłaszał zwolnienia lekarskiego Masz komplet dokumentów przygotowanych i sprawdzonych przez dział personalny Zaprosiłeś do pokoju w którym ma odbyć się rozmowa minimum dwie osoby, które będą świadkami Osobom obecnym przy rozmowie przydzieliłeś zadania: jedna prowadzi rozmowę (manager), druga osoba sporządza notatkę (pracownik działu personalnego) Powiadomiłeś dział IT o konieczności zablokowania konta komputerowego zwalnianej osoby Zadbałeś o asystę ochrony i służb medycznych (dotyczy zwolnienia większej grupy osób) Przygotowałeś się do poinformowania pozostałej części zespołu o zwolnieniu pracownika. Prawidłowe postępowanie w przypadku pogarszającej się sytuacji finansowej firmy 1 Informuj o kłopotach finansowych firmy Ludzie najbardziej wzbraniają się przed zmianami, gdy są nimi zaskakiwani, dlatego warto na bieżąco powiadamiać pracowników o sytuacji finansowej firmy. Uczciwa informacja opłaca się z dwóch powodów. Po pierwsze, jeżeli pracownicy będą mieli świadomość pogarszających się prognoz finansowych, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zwolnienia zostaną odebrane jako oczekiwane przez nich następstwo. Po drugie, jeśli okaże się, że jednak do zwolnień nie dojdzie, ich motywacja wzrośnie, bo uznają, że pracodawca nie poświęcił ich stanowisk w imię zysku. Firma odzieżowa w Tychach (wyróżniona jako solidny pracodawca w regionie), podczas nocnej zmiany, wręczyła na stołówce wypowiedzenia 300 szwaczkom, po czym z pomocą ochroniarzy, rozwiozła je do domu autobusami. Jeżeli chodzi o skuteczność takiego zwolnienia jest ona wysoka, ponieważ pracownicy nie mają czasu, aby w sposób zorganizowany zaprotestować przeciw zwolnieniom. Patrząc na wizerunek firmy postrzeganej dotychczas jako odpowiedzialny pracodawca to fatalne zachowanie. Jak rozmawiać z odchodzącym pracownikiem 95
Firma Gotex w Krakowie z wyprzedzeniem poinformowała pracowników o pogarszającej się sytuacji finansowej firmy i możliwości redukcji etatów. Wprowadziła też plan naprawczy, z zaznaczeniem, że brak powodzenia skutkuje redukcją etatów. Takie postępowanie jest prawidłowe. Pracownicy znają sytuację i ewentualne zwolnienia są dla nich logicznym następstwem braku realizacji planu. Należy zauważyć, że informacja nie musi być przekazana pracownikom wprost. Firma zwykle wcześniej podejmuje działania takie jak: rezygnacja z wysokobudżetowych projektów, zamrożenie inwestycji, czy wstrzymanie nowych rekrutacji. Takie posunięcia są czytelnym sygnałem dla zespołu: nasz okręt jest zagrożony walczymy o jego przetrwanie. Firma Trans z Poznania od sierpnia 2008 r. wstrzymała rekrutację nowych pracowników oraz wypowiedziała wszystkie umowy zlecenia. Zrezygnowano także z outsourcingu części usług. Dla pracowników jest to oczywisty sygnał, ze firma wstrzymuje rozwój. Z drugiej strony, biorąc pod uwagę stały odpływ pracowników, stymulowany chociażby stylem zarządzania i bardzo restrykcyjnym rozliczaniem celów sprzedażowych, to skala takiej naturalnej redukcji może ilościowo z łatwością przekroczyć wymagany pułap obowiązujący przy zwolnieniach grupowych. Jeżeli do ostatniej chwili zarząd będzie tuszował fatalną kondycję firmy, gniew jej pracowników będzie jak najbardziej uzasadniony. Ludzie ci nie dostaną szansy, aby się przygotować do zmiany. Nic więc dziwnego, że zareagują agresją i frustracją, a uraz do firmy pozostaje w nich przez długi czas. 2 Uprzedź pracowników, że zwolnienia będą konieczne Zadbajmy o poinformowanie pracowników, że zwolnienia są nieuniknione i nic już tego nie zmieni. Powinni oni znać na 3 miesiące wcześniej termin zwolnienia i wysokość odprawy, jaką otrzymają. Zwolnienia grupowe poprzedzane są zwykle negocjacjami ze związkami zawodowymi i zarządem firmy. Określa się w nich grupę pracowników podlegających szczególnej ochronie przed zwolnieniem, oraz grupę pracowników do redukcji. Po zapadnięciu ustaleń, kolejnym krokiem powinno być informowanie pracowników o powodach i skali zwolnienia. Ważne jest podkreślenie, że zwolnienie pracowników jest ostatecznością i wszystkie inne możliwości zostały wyczerpane. Takie działania przygotowują ludzi do rzeczywistej fazy zwalniania. Na 3 marca 2009 r. zostało zaplanowane krótkie zebranie, podczas którego Prezes firmy wygłosił nastepujące przemówienie: Szanowni Państwo, staję dzisiaj przed 96
wami dzieląc się troską o los naszej firmy. W ostatnich miesiącach nasze wyniki finansowe uległy znacznemu pogorszeniu stwarzając zagrożenie dla istnienia przedsiębiorstwa. Dokonując trudnych wyborów przygotowaliśmy i wdrożyliśmy plan naprawczy. Niestety, pogarszająca się koniunktura na rynku spowodowała, że jego efekty nie są wystarczające. Dlatego zarząd podjął decyzję o zwolnieniu 20% załogi, co pozwoli nam na zachowanie płynności finansowej i przetrwanie trudnego okresu. Podjęliśmy decyzję o likwidacji działu X, Y, Z itp. Zdaję sobie sprawę jak trudna jest to dla was sytuacja, dlatego wszyscy zwalniani zostaną objęci specjalnym programem (outplacment), który pomoże im przygotować się do znalezienia i podjęcia nowej pracy. Wierzę, że przezwyciężymy ten trudny okres. A gdy on minie, Ci z Państwa, z którymi musimy się obecnie rozstać, otrzymają ofertę ponownego zatrudnienia jako pierwsi. 3 Zwolnienie powinien wręczyć szef O zwolnieniu pracownik powinien być poinformowany przez swojego przełożonego. Jest to nie tylko kwestia odwagi cywilnej, lecz także etyki managera. Rozmowa z pracownikiem powinna być uczciwa, nie oschła. Szanujmy emocje drugiej strony. Być może dla niej dziś zawalił się cały pomysł na życie. Ale z drugiej strony, nie można solidaryzować się z pracownikiem, mówiąc, że zostaliśmy zmuszeni przez górę do jego zwolnienia. Bądźmy konkretni, mówienie chyba będziemy musieli się rozstać, powoduje bowiem, iż w pracowniku rodzi się nadzieją, że może się jeszcze uda. Rozmowa Kierownik: Panie Karolu wezwałem dziś Pana na spotkanie, ponieważ podjąłem decyzję o rozwiązaniu z Panem umowy o pracę. Przyczyną rozwiązania umowy są cięcia budżetowe zmuszające nas do likwidacji Pana działu. Pracownik: Szefie to jest tragedia i wielkie oszustwo, przepracowałem w tej firmie tyle lat i teraz mnie wyrzucacie? Kierownik: Podjąłem taką decyzję, ponieważ zobowiązano mnie do zmniejszenia ilości naszego personelu, w związku z pogarszającą się sytuacją finansową firmy. Pana staż ani świetne kompetencje nie mają związku ze zwolnieniem. Pracownik: Dlaczego to właśnie ja mam być zwolniony? Są inni, którzy tu pracują od roku. Kierownik: Rozumiem, że odbiera Pan tę decyzję jako niesprawiedliwą, pracował Pan dla nas rzetelnie i to szanuję, ale nie zmienię swojej decyzji. Otrzyma Pan 6-miesięczną odprawę i będzie mógł uczestniczyć w zajęciach outplacment, gdzie będzie Pan nie tylko szkolony, ale także zostanie udzielona Panu pomoc w znalezieniu nowej pracy. To wszystko, co obecnie możemy zrobić. Jak rozmawiać z odchodzącym pracownikiem 97
Tabela 20. Jak odpowiadać na zarzuty zwalnianych pracowników typowe reakcje i odpowiedzi Typowe reakcje (zarzuty) pracowników w czasie rozmowy Ale przecież ja mam trójkę dzieci, a żona nie pracuje I tak chcieliście się mnie pozbyć Prawidłowa reakcja (przykłady)* Przykro mi, decyzja o Pana zwolnieniu została podjęta na podstawie innych kryteriów, jest ona ostateczna i nie podlega zmianie. Otrzyma pan od firmy 6-miesięczną odprawę, która da czas na znalezienie nowej pracy. Pana sytuacja rodzinna nie ma żadnego wpływu na moją decyzję, ponieważ kierowałem się kryteriami biznesowymi. Pana wypowiedź pozostawię bez komentarza. Decyzja o Pana zwolnieniu została podjęta po konsultacjach ze związkami zawodowymi. Ale jak to, przecież nie było żadnych sygnałów że mają być zwolnienia a teraz z dnia na dzień zostaje bez niczego? To dla nas także trudna decyzja. Otrzyma Pan od firmy 6-miesięczną odprawę, która da czas na znalezienie nowej pracy. Naprawdę nic się nie da zrobić? Przykro mi, decyzja o Pana zwolnieniu jest ostateczna, i nie podlega negocjacjom, może Pan skorzystać z programu outplacment, który wesprze Pana w poszukiwaniu nowej pracy. Wykorzystaliście mnie, dawałem z siebie wszystko, teraz chcecie się mnie pozbyć Pana motywacje i kompetencje oceniałem bardzo wysoko. Decyzja jest dla mnie trudna. Muszę Pana zwolnić z powodów ekonomicznych. Zwalniacie mnie, bo należę do związków zawodowych Zwalniając Pana kierowaliśmy się jedynie ekonomicznymi kryteriami. A decyzja o Pana zwolnieniu została skonsultowana z zoz. * Podane wypowiedzi należy traktować jako przykładowe, każda sytuacja jest specyficzna i wymaga od nas indywidualnego podejścia. 4 Pomyśl o dodatkowej pomocy dla zwalnianych Dobrze jest, jeśli pracodawcę stać na dodatkową pomoc dla pracowników (warsztaty, wsparcie psychologa). Jest to działanie bardzo etyczne i pozwala, choć w części, uratować pozytywny wizerunek firmy. Z pewnością poczucie bezpieczeństwa zwalnianych osób powinno podnieść terminowe wypłacenie odpraw. Dział personalny powinien sprawnie dostarczyć ludziom dokumenta- 98
cję ułatwiająca znalezienie nowej pracy (świadectwo pracy, referencje). W miarę możliwości, zwolniona część załogi powinna uzyskać gwarancję, że w przypadku ponownego zatrudnienia będzie rekrutowana w pierwszej kolejności. Dodatkowo, warto pomyśleć o tzw. programie outplacement, który pozwoli zwalnianym osobom na szybkie odnalezienie się w nowej roli. Zajęcia związane z outplacmentem zwykle są realizowane we współpracy z wyspecjalizowaną firma zewnętrzną, która doskonale orientuje się w rynku pracy. Każdy pracownik przechodzi zaplanowany proces, w ramach którego: Poznaje swoje mocne i słabe strony Poznaje swój profil osobowościowy Przechodzi szkolenie z zakresu prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej (takie warsztaty można przeprowadzić nawet w siedzibie firmy) Ćwiczy tworzenie własnego CV Otrzymuje przygotowane przez firmę oferty pracy Należy zaznaczyć, że pracownik udający się na proponowane mu rozmowy kwalifikacyjne, nie może oczekiwać od zwalniającej go firmy, gwarancji otrzymania zatrudnienia u nowego pracodawcy. 5.3. Zwolnienie z przyczyn leżących po stronie pracownika Każda firma ma swoje wewnętrzne zasady, które jeżeli nie są sprzeczne z przepisami, zwłaszcza z Kodeksem pracy, stają się obowiązującym prawem. Złamanie tych zasad jest często faktem oczywistym i znanym. Dlatego też, takie zwolnienie nie budzi silnie negatywnych emocji. Przeciwnie to brak reakcji pracodawcy w przypadku naruszenia reguł mógłby zostać odebrany nieprzychylnie przez pozostałych pracowników jako przymykanie oka na nadużycia. Szybka i stanowcza reakcja pracodawcy jest jasnym czytelnym sygnałem, że głoszone wartości i ustalone zasady są ważne. Podstawą do prawidłowego przeprowadzenia takiego zwolnienia jest dobre przygotowanie. W przypadku popełnienia ewidentnego przestępstwa przez pracownika, kiedy np. został przyłapany na wynoszeniu z firmy jej mienia, wystarczy notatka służbowa wykonana przez przełożonego. W większości przypadków nie jest to jednak takie proste. Często też należy zastanowić się, czy obowiązki wynikające z regulaminów wewnętrznych (zwłaszcza regulaminu pracy) są rzeczywiście zgodne z prawem. W regulaminie pracy zapisano, że dokumenty zawierające dane osobowe, mają być właściwie zabezpieczone, a w szczególności wydruki zwierające dane klientów nie mogą być pozostawione przez pracownika na biurku na koniec dnia pracy, w oczekiwaniu na kontynuację pracy dnia następnego. Jeden z pracowników kilkakrotne, pomimo Jak rozmawiać z odchodzącym pracownikiem 99