Zamawiający: Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk tel. centrala (58) 300-23-00, faks (58) 301-24-44 http://www.is.gdansk.pl, email: is@pm.mofnet.gov.pl Zapytanie ofertowe: SO/260-0001/15/00 Izba Skarbowa w Gdańsku (Zamawiający) zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na: wykonanie usług doradczych dla Izby Skarbowej w Gdańsku w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną dla wskazanych izb skarbowych w Polsce 1. Opis przedmiotu zamówienia: 1) Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania, do 21 dni od dnia podpisania Umowy, usług doradczych z zakresu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę energii elektrycznej dla wszystkich Izb Skarbowych w Polsce o łącznej ilości około 535 punktów poboru energii elektrycznej (podana ilość PPE dotyczy wszystkich izb skarbowych w Polsce i odnosi się tylko i wyłącznie do działań związanych z postępowaniem na dostawę energii elektrycznej, a w przypadku optymalizacji kosztów związanych z dystrybucją energii elektrycznej oraz kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej, ilość PPE wynosić będzie około 483) wraz z optymalizacją kosztów innych rozwiązań wpływających na obniżenie wydatków, w tym w szczególności do: a) przygotowania usług doradczych dla Zamawiającego w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną, w tym m.in. przygotowania danych i informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, tzn. analizy zużycia energii elektrycznej, sprawdzeniu konieczności wypowiadania obecnie obowiązujących umów, sprawdzeniu konieczności dostosowania układów pomiarowych, określeniu szacunkowego poziomu oszczędności z tytułu przeprowadzenia niniejszego postępowania w danym okresie z wyłączeniem Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. b) przygotowania pisemnego raportu w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną dla izb skarbowych w Polsce w przypadku Izby Skarbowej w Poznaniu tylko w zakresie dostawy energii elektrycznej, na podstawie gotowych danych opracowanych przez ww. Izbę; c) przygotowania w uzgodnieniu z Zamawiającym propozycji danych zmierzających do ustalenia wartości szacunkowej zamówienia; d) uczestniczenia w charakterze biegłego w pracach Komisji przetargowej; e) przygotowania i przeprowadzenia w uzgodnieniu z Zamawiającym działań i czynności doradczych polegających na przygotowaniu propozycji projektów następujących dokumentów w postępowaniu: Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (zwanej dalej SIWZ) dla okresu od 01.01.2016 roku do 31.12.2017 roku wraz z odpowiednimi załącznikami zawierającymi w szczególności: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z dokładną charakterystyką elektroenergetyczną obiektów objętych przedmiotem Zamówienia, warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny tych warunków, wzory
oświadczeń jakie Wykonawcy powinni złożyć w postępowaniu, formularz cenowy, formularz ofertowy, kryteria oceny ofert i ich wagi oraz projekt umowy na dostawę energii elektrycznej; f) sporządzania w uzgodnieniu z Zamawiającym projektów odpowiedzi na ewentualne zapytania do treści SIWZ, pisma wnoszone do Zamawiającego w trybie art. 38 ust. 1-1a ustawy Prawo Zamówień Publicznych, dotyczące kwestii merytorycznych oraz uzupełnień opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie wzorów wezwań do uzupełnienia i innych wzorów dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem, a także przygotowanie projektów odpowiednich pełnomocnictw; g) udziału w badaniu merytorycznym i ocenie złożonych ofert Wykonawców; h) przedłożenia propozycji merytorycznych w zakresie wykluczenia danych Wykonawców z postępowania, odrzucenia ofert, wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania wraz z uzasadnieniem merytorycznym; i) przygotowania propozycji w zakresie dalszych działań Zamawiającego w przypadku skorzystania przez danego Wykonawcę z przysługujących mu środków ochrony prawnej, o których mowa w Dziale VI (art. 180-198 oraz art. 198a-198g) ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). 2) Wykonawca zobowiązany jest również do przeprowadzenia procesu optymalizacji kosztów usług dystrybucji energii elektrycznej, w tym w szczególności: odpowiedni dobór taryf dystrybucyjnych, optymalny dobór mocy umownych dla poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej oraz wskazanie ponoszonych przez Zamawiającego kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej. Usługa ta nie obejmuje Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. 3) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 31 października 2015 roku do wykonania usługi doradczej z zakresu przygotowania niezbędnej dokumentacji dla poszczególnych izb skarbowych w Polsce w trybie zamówienia z wolnej ręki na świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, przygotowania odpowiednim Operatorom Systemu Dystrybucyjnego istotnych informacji, które winny zostać wprowadzone do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego w przypadku konieczności zawarcia nowej umowy/nowych umów na świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej. Usługa ta nie obejmuje Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. 2. O udział w postępowaniu mogą ubiegać się podmioty, które spełniają warunki określone w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do 28 lutego 2018 roku 4. Opis sposobu obliczenia ceny, rozliczenia i płatności: a) Cena oferty musi obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty wykonania przedmiotu Umowy, opłaty i należne podatki. b) Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich. c) Płatność nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na warunkach określonych w 2 Wzoru Umowy stanowiącego Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. d) Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, w której Wykonawca zaproponuje najniższą kwotę za zakres usług doradczych wymienionych powyżej, z tym zastrzeżeniem, iż kwota ofertowa nie może być wyższa niż 26 993,83 euro netto, tj. równowartość 114 046,24 złotych netto, co stanowi kwotę 140 276,88 złotych brutto. 2
5. Sposób przygotowania oferty: a) Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej w postaci wydruku komputerowego lub czytelnego pisma odręcznego. b) Oferta winna być sporządzona na druku stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 6. Kryteria oceny ofert 1) Każda oferta powinna bezwzględnie spełniać wymagania określone w niniejszej dokumentacji. Warunek został opisany w wykazie wykonanych usług w Załączniku nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2) Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie złożonych dokumentów lub do złożenia takich dokumentów w przypadku nie złożenia ich w Ofercie. 3) Zamawiający nie uwzględni oferty Wykonawcy, jeżeli w przedłożonej przez niego ofercie po uprzednim wezwaniu przez Zamawiającego zgodnie z zapisem pkt 2 nie złożono wymaganych dokumentów lub dokumenty te nie potwierdzają zdolności Wykonawcy do wykonania zamówienia. 4) Oferta, która w swojej treści nie jest zgodna z dokumentacją, a w szczególności z opisem przedmiotu zamówienia nie zostanie uwzględniona przez Zamawiającego. 5) Zamawiający dokona szczegółowej oceny każdej z ofert przy zastosowaniu jednego kryterium, tj. najniższej ceny po spełnieniu wszystkich warunków przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia. 6) Zamawiający zawrze Umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. 7. Termin i sposób składania ofert: 1) Opis sposobu przygotowania ofert. Ofertę sporządza się na formularzu załączonym do niniejszej dokumentacji, stanowiącym Załącznik nr 3 wraz z Wykazem usług doradczych, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Wykonawca składa wraz z ofertą dokumenty (załączniki do oferty) wymienione w dokumentacji. Dokumenty wymagane od Wykonawców stanowią integralną część Oferty. Wykonawca może wybrać jedną z form złożenia oferty: a) złożenie osobiście w siedzibie Zamawiającego; b) przesłanie pocztą lub kurierem na adres Zamawiającego. 2) Termin i miejsce składania ofert: do 24 czerwca 2015 roku do godz. 15.00 sekretariat: pokój nr 302 (III piętro). 3) Uznaje się, że datą wpływu jest data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 5) Koszty sporządzenia i złożenia oferty ponosi Wykonawca niezależnie od wyniku postępowania, także w przypadku, o którym mowa w pkt. 4. 8. Termin związania ofertą 1) Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. 2) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu złożenia oferty. 9. Inne informacje: 1) Postępowanie jest jawne. Części oferty zastrzeżone przez Wykonawcę jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny być zawarte w ofercie w sposób umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie 3
jawnych elementów oferty. Wykonawca nie może zastrzec następujących informacji: nazwy (firmy), adresu, ceny, zakresu realizacji zamówienia, terminu wykonania zamówienia, warunków płatności. 2) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Przed upływem terminu do składania ofert Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę. 3) W przypadku wpłynięcia jednej oferty Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków zamówienia. 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi Wykonawcami w celu doprecyzowania ofert. 5) Niniejsze Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 10. Osoba do kontaktu: Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Piotr Chojnacki i Adam Chyła, faks 58 301 24 44. Załączniki do Zapytania ofertowego nr SO/260-0001/15/00 1. Załącznik nr 1 Lista Izb Skarbowych w Polsce uczestniczących w postępowaniu na dostawę energii elektrycznej. 2. Załącznik nr 2 Wykaz usług doradczych wykonanych z należytą starannością. 3. Załącznik nr 3 Formularz Oferty. 4. Załącznik nr 4 Wzór Umowy. Na oryginale podpis Z up. Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku Dariusz Jankowiak Wicedyrektor 4
Załącznik nr 1 Lista Izb Skarbowych uczestniczących w postępowaniu na dostawę energii elektrycznej Lp. Nazwa Izby Skarbowej Adres Izby Skarbowej 1. Izba Skarbowa w Białymstoku ul. Słonimska 1, 15-026 Białystok 2. Izba Skarbowa w Bydgoszczy ul. Dr Emila Warmińskiego 18, 85-950 Bydgoszcz 3. Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk 4. Izba Skarbowa w Katowicach ul. Damrota 25, 40-022 Katowice 5. Izba Skarbowa w Kielcach ul. W. Witosa 78b, 25-561 Kielce 6. Izba Skarbowa w Krakowie ul. Wiślna 7, 31-007 Kraków 7. Izba Skarbowa w Lublinie ul. Tadeusza Szeligowskiego 24, 20-883 Lublin 8. Izba Skarbowa w Łodzi Al. Kościuszki 83, 90-436 Łódź 9. Izba Skarbowa w Olsztynie Al. Marsz. Józefa Piłsudskiego 59a, 10-950 Olsztyn 10. Izba Skarbowa w Opolu ul. Ozimska 19, 45-057 Opole 11. Izba Skarbowa w Rzeszowie ul. Geodetów 1, 35-959 Rzeszów 12. Izba Skarbowa w Szczecinie ul. Roosevelta 1, 2, 70-525 Szczecin 13. Izba Skarbowa w Warszawie ul. Alojzego Felińskiego 2b, 01-513 Warszawa 14. Izba Skarbowa we Wrocławiu ul. Powstańców Śląskich 24,26, 53-333 Wrocław 15. Izba Skarbowa w Zielonej Górze ul. Gen. Władysława Sikorskiego 2, 65-454 Zielona Góra 16. Izba Skarbowa w Poznaniu* Plac Cyryla Ratajskiego 5, 61-726 Poznań * PPE podlegające pod Izbę Skarbową w Poznaniu nie będą poddane analizie związanej z optymalizacją kosztów związanych z dystrybucją energii elektrycznej oraz optymalizacją kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej. Postępowanie na dostawę energii elektrycznej w zakresie Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia, zostanie przeprowadzone na podstawie dokumentacji otrzymanej od Izby Skarbowej w Poznaniu. 5
Załącznik nr 2 Wykaz usług doradczych wykonanych z należytą starannością w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej jednej usługi z zakresu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę oraz dystrybucję energii elektrycznej o wartości brutto zrealizowanej Umowy powyżej 1 500 000 zł każda Lp. Opis wykonanych usług Termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia Odbiorca nazwa i adres Wartość zamówienia (brutto) 1. 2. 3., dn. 2015 roku (miejscowość) (data) Podpisano (Osoba Uprawniona) 6
pieczątka firmowa Wykonawcy Załącznik nr 3., dnia. 2015 r. Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76 80-831 Gdańsk FORMULARZ OFERTY nawiązując do zaproszenia wzięcia udziału w zapytaniu ofertowym na wykonanie usług doradczych dla Izby Skarbowej w Gdańsku dotyczącym optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną w zakresie opisanym w niniejszym zapytaniu ofertowym 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na łączną kwotę brutto (słownie: ). 2. Oświadczamy, że wyżej podana kwota wynagrodzenia obejmuje całość przedmiotu zamówienia opisanego w dokumentacji. 3. Akceptujemy terminy wykonania przedmiotu zamówienia opisane w dokumentacji. 4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z dokumentacją i nie wnosimy zastrzeżeń oraz że otrzymaliśmy wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty. 5. Oświadczamy, iż zawarty w dokumentacji Wzór Umowy został przez nas w pełni zaakceptowany i w przypadku wyboru naszej Oferty zobowiązujemy się do zawarcia Umowy na wyżej wymienionych warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 6. Oświadczamy, iż nie przewidujemy powierzenia podwykonawcom przedmiotu zamówienia., dn. 2015 roku (miejscowość) (data) Podpisano (Osoba Uprawniona) 7
Załącznik nr 4 Wzór Umowy na: wykonanie usług doradczych dla Izby Skarbowej w Gdańsku w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną dla wskazanych izb skarbowych w Polsce zawarta w Gdańsku, w dniu 2015 roku, pomiędzy:, zwanym w dalszej części niniejszej Umowy Wykonawcą, reprezentowanym przez:.. a Izbą Skarbową w Gdańsku, ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk, NIP: 5831237173, REGON: 001021197 działającą w imieniu i na rzecz wskazanych izb skarbowych w Polsce, w związku z zamiarem przeprowadzenia postępowania wspólnego na dostawę energii elektrycznej, zwaną w dalszej części Umowy Zamawiającym, reprezentowaną przez: Mirosława Kowalskiego Dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku. Strony zawierają niniejszą Umowę o następującej treści: 1 Przedmiot Umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania, do 21 dni od dnia podpisania Umowy, usług doradczych z zakresu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę energii elektrycznej dla wszystkich Izb Skarbowych w Polsce o łącznej ilości około 535 punktów poboru energii elektrycznej (podana ilość PPE dotyczy wszystkich izb skarbowych w Polsce i odnosi się tylko i wyłącznie do działań związanych z postępowaniem na dostawę energii elektrycznej, a w przypadku optymalizacji kosztów związanych z dystrybucją energii elektrycznej oraz kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej, ilość PPE wynosić będzie około 483) wraz z optymalizacją kosztów innych rozwiązań wpływających na obniżenie kosztów, w tym w szczególności do: 1) przygotowania usług doradczych dla Izby Skarbowej w Gdańsku w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną, w tym m.in. przygotowania danych i informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, tzn. analizy zużycia energii elektrycznej, sprawdzeniu konieczności wypowiadania obecnie obowiązujących umów, 8
sprawdzeniu konieczności dostosowania układów pomiarowych, określeniu szacunkowego poziomu oszczędności z tytułu przeprowadzenia niniejszego postępowania w danym okresie z wyłączeniem Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. 2) przygotowania pisemnego raportu w zakresie optymalizacji kosztów związanych z energią elektryczną dla izb skarbowych w Polsce w przypadku Izby Skarbowej w Poznaniu tylko w zakresie dostawy energii elektrycznej na podstawie gotowych danych, opracowanych przez ww. Izbę; 3) przygotowania w uzgodnieniu z Zamawiającym propozycji danych zmierzających do ustalenia wartości szacunkowej zamówienia; 4) uczestniczenia w charakterze biegłego w pracach Komisji przetargowej; 5) przygotowania i przeprowadzenia w uzgodnieniu z Zamawiającym działań i czynności doradczych polegających na przygotowaniu propozycji projektów następujących dokumentów w postępowaniu: Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (zwanej dalej SIWZ) dla okresu od 01.01.2016 roku do 31.12.2017 roku wraz z odpowiednimi załącznikami zawierającymi w szczególności: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z dokładną charakterystyką elektroenergetyczną obiektów objętych przedmiotem Zamówienia, warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny tych warunków, wzory oświadczeń jakie Wykonawcy powinni złożyć w postępowaniu, formularz cenowy, formularz ofertowy, kryteria oceny ofert i ich wagi oraz projekt umowy na dostawę energii elektrycznej; 6) sporządzania w uzgodnieniu z Zamawiającym projektów odpowiedzi na ewentualne zapytania do treści SIWZ, pisma wnoszone do Zamawiającego w trybie art. 38 ust. 1-1a ustawy Prawo Zamówień Publicznych, dotyczące kwestii merytorycznych oraz uzupełnień opisu przedmiotu zamówienia, przygotowanie wzorów wezwań do uzupełnienia i innych wzorów dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem, a także przygotowanie projektów odpowiednich pełnomocnictw; 7) udziału w badaniu merytorycznym i ocenie złożonych ofert Wykonawców; 8) przedłożenia propozycji merytorycznych w zakresie wykluczenia danych Wykonawców z postępowania, odrzucenia ofert, wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania wraz z uzasadnieniem merytorycznym; 9) przygotowania propozycji w zakresie dalszych działań Zamawiającego w przypadku skorzystania przez danego Wykonawcę z przysługujących mu środków ochrony prawnej, o których mowa w Dziale VI (art. 180-198 oraz art. 198a-198g) ustaw Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.). 9
2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w terminie do 31 października 2015 roku do wykonania usługi doradczej z zakresu przygotowania niezbędnej dokumentacji dla poszczególnych Izb Skarbowych w trybie zamówienia z wolnej ręki na świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, przygotowania odpowiednim Operatorom Systemu Dystrybucyjnego istotnych informacji, które winny zostać wprowadzone do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego w przypadku konieczności zawarcia nowej umowy/nowych umów na świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej. Usługa ta nie obejmuje Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. 3. Wykonawca zobowiązuję się również do przeprowadzenia procesu optymalizacji kosztów usług dystrybucji energii elektrycznej, w tym w szczególności: odpowiedni dobór taryf dystrybucyjnych, optymalny dobór mocy umownych dla poszczególnych punktów poboru energii elektrycznej oraz wskazanie ponoszonych przez Zamawiającego kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej. Usługa ta nie obejmuje Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia. 4. Wykonawca oświadcza, że czynności opisane w ust. 1 i ust. 2, będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, ze szczególnym uwzględnieniem Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.). 5. Wykonawca w oparciu o materiały udostępnione przez Zamawiającego oraz przepisy prawa zobowiązuje się do przygotowania projektu SIWZ wraz z niezbędnymi załącznikami dla zadania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1-5. Projekt SIWZ zostanie przygotowany przez Wykonawcę i przedstawiony Zamawiającemu w ciągu 21 dni od otrzymania wszystkich dokumentów określonych w ust. 6. W uzupełnieniu do tej dokumentacji Wykonawca prześle przygotowaną na podstawie materiałów źródłowych listę punktów poboru energii do obiektów Zamawiającego, celem jej osobnego zatwierdzenia lub zgłoszenia uwag przez Zamawiającego. Ostatecznie potwierdzona pisemnie (poprzez podpisanie listy lub przesłanie potwierdzenia drogą elektroniczną lub faksem) przez Zamawiającego lista punktów poboru energii będzie wykorzystana do przygotowania SIWZ (załącznik z listą punktów poboru energii). 6. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy w ciągu 10 dni od dnia zawarcia niniejszej Umowy plików elektronicznych w postaci skanów faktur za okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych dla punktów poboru energii objętych niniejszą Umową, jak również skanów umów kompleksowych na sprzedaż i dystrybucję energii lub umów na sprzedaż energii oraz umów na świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej dla punktów poboru objętych niniejszą Umową. W przypadku Izby Skarbowej w Poznaniu dokumentacja zostaje przekazana Wykonawcy. W/w dokumenty będą stanowiły Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Z uwagi na obszerny zakres 10
analizy Załącznik nr 2 zostanie wypełniony i przygotowany przez Wykonawcę w ciągu 21 dni od dnia przekazania wszystkich danych przez Zamawiającego lub wraz z przygotowaniem pełnej dokumentacji SIWZ. Strony zobowiązują się podpisać Załącznik nr 2 do Umowy w ciągu 5 dni od dnia jego przygotowania przez Wykonawcę. 7. Zamawiający zobowiązany jest w ciągu 14 dni od otrzymania propozycji SIWZ do ich akceptacji lub wniesienia uwag. Ewentualne uwagi Zamawiający prześle drogą elektroniczną zgodnie z zapisami 5 ust. 9. Wykonawca ustosunkuje się do przesłanych przez Zamawiającego uwag w ciągu 7 dni od ich otrzymania. Strony ustalają, że złożony przez Wykonawcę projekt wzoru SIWZ został zaakceptowany przez Zamawiającego w przypadku nie zgłoszenia uwag w oznaczonym terminie. Strony ustalają, iż działania i czynności doradcze Wykonawcy dla tego zakresu zostają wykonane z chwilą uzgodnienia ostatecznej wersji SIWZ. 8. Zamawiający ogłosi przetarg niezwłocznie, ale nie później niż w ciągu 30 dni od dnia przesłania przez Wykonawcę ostatecznej uzgodnionej z Zamawiającym propozycji wersji SIWZ. 9. Zamawiający poinformuje izby skarbowe w Polsce biorące udział w postępowaniu o zakazie podpisywania w czasie trwania przedmiotowej Umowy jakichkolwiek umów (aneksów), promocji ze sprzedawcą energii elektrycznej skutkujących brakiem możliwości skutecznego przeprowadzenia optymalizacji kosztów energii elektrycznej. 10. Wykonawca oświadcza, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej: 1) zajmuje się doradztwem operacyjnym, a w szczególności optymalizacją kosztów energii elektrycznej; 2) jest ekspertem rynku energii elektrycznej, zna niezbędne uwarunkowania prawne związane ze zmianą sprzedawcy w ramach tzw. zasady TPA (ang. Third Party Access) oraz zaopatrzeniem Zamawiającego w energię elektryczną; 3) zna możliwości, jakość działania Sprzedawców energii elektrycznej w Polsce oraz rynek, na którym dokonują się transakcje kupna-sprzedaży energii elektrycznej, do których Wykonawca ma doprowadzać na podstawie tej Umowy; 4) nie istnieją żadne przeszkody prawne i faktyczne uniemożliwiające lub utrudniające mu wykonywanie zadań wynikających z niniejszej Umowy; 5) zobowiązuje się do zachowania najwyższej staranności w zakresie doradztwa, którego celem jest uzyskanie przez Zamawiającego możliwie najkorzystniejszych warunków handlowych w zakresie dostawy i dystrybucji energii elektrycznej, a przede wszystkim optymalizacji kosztów energii elektrycznej. 2 Wynagrodzenie 1. Z tytułu wykonania czynności wynikających z treści niniejszej Umowy Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia w wysokości. 11
złotych brutto z VAT (słownie: złotych 00/100 brutto) łącznie w całym okresie obowiązywania niniejszej Umowy. 2. Z tytułu usług określonych w 1 ust. 1 pkt 1-5 Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia w wysokości złotych brutto (30% kwoty, o której mowa w ust. 1) w terminie 30 dni od dnia opublikowania Ogłoszenia o zamówieniu. 3. Pozostała część wynagrodzenia Wykonawcy zostanie wypłacona zgonie z poniższym harmonogramem: 1) złotych brutto do dnia 30.06.2016 roku (25% kwoty, o której mowa w ust. 1 po potrąceniu o kwotę, o której mowa w ust. 2), 2) złotych brutto do dnia 30.12.2016 roku (25% kwoty, o której mowa w ust. 1 po potrąceniu o kwotę, o której mowa w ust. 2), 3) złotych brutto do dnia 30.06.2017 roku (25% kwoty, o której mowa w ust. 1 po potrąceniu o kwotę, o której mowa w ust. 2), 4) złotych brutto do dnia 28.02.2018 roku (25% kwoty, o której mowa w ust. 1 po potrąceniu o kwotę, o której mowa w ust. 2). 4. Wykonawca, wystawi odpowiednio faktury VAT, osobno dla poszczególnych Izb Skarbowych, o których mowa w Załączniku nr 1 do Umowy z wyłączeniem Izby Skarbowej w Poznaniu, na którą to Izbę faktury nie będą wystawiane. Faktury VAT na poszczególne Izby Skarbowe wystawione będą w kwocie odpowiadającej proporcjonalnie ilości punktów poboru energii elektrycznej występujących w danej Izbie Skarbowej, które zostały określone w Załączniku nr 4 do Umowy. 5. Wykonawca wystawi faktury, o których mowa w ust. 4 zgodnie z harmonogramem przedstawionym w ust. 3. 6. Izby Skarbowe będą dokonywały płatności należnego wynagrodzenia w terminie 21 dni od dnia prawidłowo wystawionej danej faktury VAT za dany okres rozliczeniowy, o którym mowa w ust. 3. Termin płatności nie może jednakże przypadać wcześniej, niż 14 dni roboczych od dnia doręczenia faktury poszczególnym Izbom Skarbowym. Należność zostanie przekazana na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. 7. Suma wszystkich wystawionych przez Wykonawcę faktur z tytułu realizacji całości Umowy nie może być wyższa od kwoty, o której mowa w ust. 1. 8. Wykonawca na 7 dni przed wystawieniem faktur, o których mowa w ust. 4, zobowiązany jest do przesłania drogą elektroniczną do Izby Skarbowej w Gdańsku na adres mailowy: piotr.chojnacki@pm.mofnet.gov.pl lub adam.chyla@pm.mofnet.gov.pl wysokości kwot, którymi zamierza obciążyć poszczególne Izby Skarbowe z tytułu realizacji niniejszego zamówienia. 12
3 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % kwoty określonej w 2 ust. 1 za naruszenie któregokolwiek z obowiązków Wykonawcy zawartych w 1 ust. 1-3 i ust. 5-7. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie lub zerwanie Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% kwoty określonej w 2 ust. 1. 3. Za nieterminowe wykonanie postanowień Umowy dla terminów w niej wskazanych Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę w wysokości 100 zł brutto za każdy dzień zwłoki. 4. Szkody przewyższające wartość zastrzeżonych kar lub nimi nie objęte będą dochodzone przez Zamawiającego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 4 Ochrona danych osobowych 1. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U z 2014 r., poz. 1182 ze zm.) zwanej dalej Ustawą oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez Strony warunkami. Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje wszystkich uczestników procesu realizacji Umowy w szczególności wszelkich informacji, danych, a także materiałów uzyskanych w związku z zawarciem i realizacją Umowy. 2. Zamawiający jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Ustawy, jednocześnie w pełni realizuje odpowiednią ochronę danych zgodnie z dyspozycją art. 36-39a Ustawy. 3. Zamawiający powierza a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu na podstawie art. 31 Ustawy dane osobowe wyłącznie w zakresie oraz celu związanym z realizacją przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy. 4. Przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w zakresie oraz celach innych niż wyraźnie wskazane powyższymi postanowieniami oraz nieobjętych upoważnieniem udzielanym przez Zamawiającego jest niedopuszczalne. 5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za przetwarzanie danych niezgodnie z niniejszą Umową. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę. 7. Strony zobowiązane są zorganizować oraz utrzymywać środki bezpieczeństwa i sposoby postępowania, zapewniające bezpieczne przechowywanie danych, a także dołożą wszelkich starań by zapobiec jakiemukolwiek nieautoryzowanemu wykorzystaniu, ujawnieniu, lub dostępowi do tych danych. 13
5 Postanowienia końcowe 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony, tj. od dnia jej podpisania do dnia 28.02.2018 roku. 2. Strony dopuszczają możliwość rozwiązania Umowy na zasadzie porozumienia stron lub za 3-miesięcznym wypowiedzeniem z zastrzeżeniem, że termin wypowiedzenia musi nastąpić na koniec jednego z terminów płatności, o których mowa w 2 ust. 3. Wypowiedzenie musi zostać złożone przez Strony na piśmie, przy czym nie zwalnia to Stron z wywiązania się ze swoich zobowiązań w zakresie proporcjonalnym do spełnionych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego świadczeń przewidzianych w niniejszej Umowie. 3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 4. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy oraz załączników wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 5. Załączniki do Umowy zarówno załączone do niej jak i podpisywane przez Strony w trakcie jej obowiązywania stanowią jej integralną część. 6. Strony zobowiązują się posługiwać wszelkimi informacjami poufnymi uzyskanymi w trakcie wykonywania niniejszej Umowy wyłącznie w celu należytego wykonywania niniejszej Umowy i nie przekazywać takich informacji żadnym osobom oprócz tych, z którymi współdziałają w celu wykonywania niniejszej Umowy. Wykonawca przy obowiązku zachowania tajemnicy ma prawo do zachowania kopii wszelkich materiałów i dokumentów, które otrzymał od Zamawiającego w celu realizacji postanowień niniejszej Umowy. 7. Zamawiający udziela Wykonawcy wyłączności do prowadzenia spraw objętych niniejszą Umową w okresie obowiązywania niniejszej Umowy. 8. W związku z realizacją niniejszej Umowy Zamawiający udziela Wykonawcy pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy. 9. Na potrzeby realizacji przedmiotu niniejszej Umowy, Strony będą komunikowały się telefonicznie oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej: b) Zamawiający, tel., adres e-mail: c) Zamawiający, tel., adres e-mail: d) Wykonawca, tel., adres e-mail: e) Wykonawca, tel., adres e-mail: 10. W kwestiach nie uregulowanych niniejszą Umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 11. Wszelkie spory, które mogą wyniknąć w związku z zawarciem i realizacją Umowy rozstrzygać będzie rzeczowo Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14
Załączniki: Załącznik nr 1 Lista jednostek skarbowych objętych Umową optymalizacji kosztów energii elektrycznej. Załącznik nr 2 Lista punktów poboru energii elektrycznej objętych Umową optymalizacji wraz z wielkością zużycia przez poszczególne punkty poboru. Załącznik nr 3 Pełnomocnictwo dla Załącznik nr 4 Ilość PPE z podziałem na poszczególne Izby Skarbowe wraz z kwotami należnymi Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 15
Załącznik nr 1 do Umowy do Umowy na usługi doradcze dla Izby Skarbowej w Gdańsku w zakresie optymalizacji kosztów energii elektrycznej z dnia 2015 roku, zawartej pomiędzy:, z siedzibą w a, z siedzibą w Lista Izb Skarbowych w Polsce objętych procesem optymalizacji kosztów energii elektrycznej Lp. Nazwa Izby Skarbowej Adres siedziby NIP 1. Izba Skarbowa w Białymstoku ul. Słonimska 1, 15-026 Białystok 9660437133 2. Izba Skarbowa w Bydgoszczy ul. Dr Emila Warmińskiego 18, 85-950 Bydgoszcz 9670056823 3. Izba Skarbowa w Gdańsku ul. Długa 75/76, 80-831 Gdańsk 5831237173 4. Izba Skarbowa w Katowicach ul. Damrota 25, 40-022 Katowice 9541302993 5. Izba Skarbowa w Kielcach ul. W. Witosa 78b, 25-561 Kielce 9590788263 6. Izba Skarbowa w Krakowie ul. Wiślna 7, 31-007 Kraków 6761773084 7. Izba Skarbowa w Lublinie ul. Tadeusza Szeligowskiego 24, 20-883 Lublin 7121067254 8. Izba Skarbowa w Łodzi Al. Kościuszki 83, 90-436 Łódź 7251045452 9. Izba Skarbowa w Olsztynie Al. Marsz. Józefa Piłsudskiego 59a, 10-950 Olsztyn 7391040006 10. Izba Skarbowa w Opolu ul. Ozimska 19, 45-057 Opole 7541026256 11. Izba Skarbowa w Rzeszowie ul. Geodetów 1, 35-959 Rzeszów 8131096298 12. Izba Skarbowa w Szczecinie ul. Roosevelta 1, 2, 70-525 Szczecin 8511055992 13. Izba Skarbowa w Warszawie ul. Alojzego Felińskiego 2b, 01-513 Warszawa 5251007278 14. Izba Skarbowa we Wrocławiu ul. Powstańców Śląskich 24,26, 53-333 Wrocław 8960006804 15. Izba Skarbowa w Zielonej Górze ul. Gen. Władysława Sikorskiego 2, 65-454 Zielona Góra 9291415264 16. Izba Skarbowa w Poznaniu* Plac Cyryla Ratajskiego 5, 61-726 Poznań 7781029219 * PPE podlegające pod Izbę Skarbową w Poznaniu nie będą poddane analizie związanej z optymalizacją kosztów związanych z dystrybucją energii elektrycznej oraz optymalizacją kosztów energii biernej pojemnościowej i indukcyjnej. Postępowanie na dostawę energii elektrycznej w zakresie Izby Skarbowej w Poznaniu oraz jednostek, w stosunku do których Izba ta pozostaje organem wyższego stopnia, zostanie przeprowadzone na podstawie dokumentacji otrzymanej od Izby Skarbowej w Poznaniu.... ZAMAWIAJĄCY... WYKONAWCA 16
Załącznik nr 2 do Umowy do Umowy na usługi doradcze dla Izby Skarbowej w Gdańsku w zakresie optymalizacji kosztów energii elektrycznej z dnia 2015 roku, zawartej pomiędzy:, z siedzibą w a, z siedzibą w Lista punktów poboru energii elektrycznej objętych Umową optymalizacji wraz z wielkością zużycia przez poszczególne punkty poboru Planowane miesięczne zużycie energii elektrycznej czynnej oraz wykaz podmiotów i ich punktów poboru energii objętych Umową 1) Umową objęte są wszystkie punkty poboru energii elektrycznej, jak również punkty poboru energii przyłączone do sieci energetycznej w przyszłości, o ile będą korzystały z zoptymalizowanych stawek za energię dla poniżej wskazanych jednostek skarbowych: a).. b).. c).. d).. 2) Szczegółowe zestawienie punktów poboru energii z podaniem właściwego dla nich poziomu zużycia energii elektrycznej w okresie kolejnych 12 miesięcy jako uzupełnienie Załącznika nr 1 zostanie przygotowane, a następnie podpisane przez Strony w terminie późniejszym zgodnie z 1 ust. 5 Umowy lub w przypadku przeprowadzenia przetargu publicznego w ciągu 5 dni od dnia zatwierdzenia dokumentacji SIWZ przez Zamawiającego....... ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 17
Pełnomocnictwo Załącznik nr 3 do Umowy., NIP:, REGON:, reprezentowana przez: udziela Panu, zamieszkałemu w -, ul., legitymującemu się dowodem osobistym serii o numerze, wydanym przez. i Panu, zameldowanemu w -,, legitymującemu się dowodem osobistym serii o numerze, wydanym przez:. pełnomocnictwa do reprezentowania Mocodawcy w poniższym zakresie: a) we wszelkich rozmowach i negocjacjach warunków umów na świadczenie usług dystrybucji z Operatorem Systemu Dystrybucyjnego (OSD), b) we wszelkich rozmowach i negocjacjach warunków umów sprzedaży energii/umów kompleksowych ze Sprzedawcą, c) występowania do Operatora Systemu Dystrybucyjnego (OSD) w celu uzyskania niezbędnych informacji z obszaru użytkowania energii elektrycznej, w tym m.in. dostosowania układów pomiarowych do wymogów zasady TPA, zużycia godzinowego Mocodawcy za rok bieżący oraz dwa poprzednie lata, d) uzyskania innych niezbędnych danych pomiarowych, w tym danych z platformy PWI (platforma wymiany informacji o zużyciu energii), e) pozyskiwania kopii faktur od aktualnego Sprzedawcy, a także od OSD potwierdzających zużycie energii elektrycznej za okres 24 miesięcy wstecz od daty podpisania niniejszego pełnomocnictwa oraz kopii faktur dot. przyszłych okresów sprzedaży energii dla potrzeb Mocodawcy w całym okresie ważności niniejszego pełnomocnictwa. Powyższe pełnomocnictwo nie obejmuje prawa do zaciągania zobowiązań i zawierania umów w imieniu i na rzecz Mocodawcy. Pełnomocnictwo udzielone jest na wyłączność. Pełnomocnicy mogą działać samodzielnie lub wspólnie. Niniejsze pełnomocnictwo nie upoważnia żadnego Pełnomocnika do udzielenia dalszych pełnomocnictw. Niniejsze pełnomocnictwo jest ważne do odwołania.. (podpisy i pieczątki osób uprawnionych do reprezentowania Mocodawcy 18
Załącznik nr 4 do Umowy Lp. Nazwa Izby Skarbowej Ilość Punktów Poboru Energii Koszty do poniesienia w roku 2015 (brutto) Koszty do poniesienia w okresie do 30.06.2016 r. (brutto) Koszty do poniesienia w okresie do 30.12.2016 r. (brutto) Koszty do poniesienia w okresie do 30.06.2017 r. (brutto) Koszty do poniesienia w okresie do 28.02.2018 r. (brutto) Wartość w całym okresie obowiązywania umowy (suma kolumn od 4 do 8 brutto) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Izba Skarbowa Białystok 17 2. Izba Skarbowa Bydgoszcz 30 3. Izba Skarbowa Katowice 57 4. Izba Skarbowa Kielce 17 5. Izba Skarbowa Kraków 34 6. Izba Skarbowa Lublin 30 7. Izba Skarbowa Łódź 37 8. Izba Skarbowa Olsztyn 20 9. Izba Skarbowa Opole 19 10. Izba Skarbowa Rzeszów 33 11. Izba Skarbowa Szczecin 26 12. Izba Skarbowa Warszawa 79 13. Izba Skarbowa Zielona Góra 18 14. Izba Skarbowa Wrocław 43 15. Izba Skarbowa Gdańsk 23 16. Izba Skarbowa Poznań 52 -------------- -------------- -------------- -------------- -------------- -------------- SUMA 483