Miasto Bielsko-Biała Miejski Zarząd Dróg w Bielsku-Białej ul. Grażyńskiego 0 43-300 Bielsko-Biała SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA na opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów w ramach zadania,,wprowadzenie i rozbudowa komputerowego systemu ewidencji ulic i mostów, zarządzania pasem drogowym, wewnętrznego obiegu dokumentów oraz elektronicznego przyjmowania wniosków dla Miejskiego Zarządu Dróg w Bielsku-Białej, o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 4 000 euro, lecz nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Zatwierdził: Z-ca Dyrektora ds. Technicznych mgr inż. Andrzej Kostyński Bielsko Biała, czerwiec 206 r.
Specyfikacja Warunków Zamówienia zawiera: Rozdział I: Rozdział II: Załącznik Nr : Załącznik Nr 2: Rozdział III: Załącznik nr Rozdział IV: Instrukcja dla Wykonawców. Oświadczenia Wykonawcy. Formularz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu; Formularz oświadczenia Wykonawcy o doświadczeniu; Formularz Oferty wraz z formularzem załącznika: Formularz Tabeli Elementów Rozliczeniowych, zwanej również TER Opis przedmiotu zamówienia Szczegółowa Specyfikacja Techniczna Rozdział V: Wzór umowy wraz z formularzami załączników Załącznik Nr : Formularz zabezpieczenia należytego wykonania umowy (Bezwarunkowa Gwarancja Bankowa); Załącznik Nr 2: Formularz zabezpieczenia należytego wykonania umowy (Bezwarunkowa Gwarancja Ubezpieczeniowa). Niniejsza Specyfikacja Warunków Zamówienia zwana jest w dalszej treści Specyfikacją Warunków Zamówienia, SWZ lub specyfikacją. 2
ROZDZIAŁ I INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW 3
. Zamawiający. Miasto Bielsko-Biała - Miejski Zarząd Dróg w Bielsku - Białej Adres: ul. Grażyńskiego 0, 43-300 Bielsko Biała Telefon: +48 33 497-96-36 do 9, Faks +48 33 497-96-35 Internet: www.mzd.bielsko.pl Godziny urzędowania: od 07 30 do 5 30 Godziny otwarcia kasy kasa czynna od poniedziałku do piątku w godz. 8 00 do 2 00 oraz od 4 00 do 5 00 (dotyczy zakupu specyfikacji). NIP: 547--2-303, REGON: 07049338. 2. Oznaczenie postępowania. Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: 68-6/IZ/8/D/ZO. Wykonawcy zobowiązani są do powoływania się na wyżej podane oznaczenie we wszelkich kontaktach z Zamawiającym. 3. Tryb postępowania. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29.0.2004 r. Prawo zamówień publicznych, określonym w art. 4 pkt 8) tej ustawy. 3.2 Do czynności podejmowanych w postępowaniu przez Zamawiającego i Wykonawców stosuje się postanowienia Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane w Miejskim Zarządzie Dróg w Bielsku - Białej, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, zwanego dalej Regulaminem. W zakresie nieuregulowanym niniejszą specyfikacją stosuje się postanowienia Regulaminu. 3.3 Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Zamawiającego, pod adresem http://www.mzd.home.pl/bip/index.php?str=2&id_strony=9. 4. Przedmiot zamówienia. 4.. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów w ramach zadania,,wprowadzenie i rozbudowa komputerowego systemu ewidencji ulic i mostów zarządzania, pasem drogowym, wewnętrznego obiegu dokumentów oraz elektronicznego przyjmowania wniosków dla Miejskiego Zarządu Dróg w Bielsku-Białej (dalej zwanego również Systemem ). Zamówienie obejmuje swoim zakresem w szczególności: a) opracowanie i wdrożenie dedykowanego elektronicznego obiegu dokumentów; b) instalację, konfigurację i uruchomienie Systemu oraz wszystkich komponentów istotnych dla jego funkcjonowania w infrastrukturze teleinformatycznej Zamawiającego na sprzęcie Zamawiającego; c) integrację ze wskazanymi systemami Zamawiającego w zakresie niezbędnym do działania projektowanych funkcjonalności; d) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników Systemu. Szczegółowe określenie zakresu przedmiotu zamówienia zawarte jest w Rozdziale IV niniejszej SWZ. 4
4.2. Realizacja zamówienia podlega prawu polskiemu. 4.3. Opis warunków, na jakich w sprawie przedmiotowego zamówienia zawarta będzie umowa pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą znajduje się w Rozdziale IV niniejszej SWZ. 4.4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizacji zamówienia przy udziale podwykonawców. 4.5. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających do wysokości 50 % zamówienia podstawowego. Przedmiotem zamówienia uzupełniającego będzie w szczególności świadczenie usługi rozwoju Systemu i serwisu pogwarancyjnego. Zamówienie uzupełniające zostanie udzielone w drodze odrębnej umowy. 5. Termin realizacji zamówienia. Zamawiający wymaga, aby zamówienie zostało zrealizowane w terminie do.0.207 r. z zastrzeżeniem obowiązku dochowania terminów pośrednich wskazanych w 3 ust. 2 Wzoru umowy. 6. Warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 6.. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki, udziału w postępowania dotyczące: 6... posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, ukończył i przekazał Zamawiającemu (opracował i wdrożył) co najmniej 2 systemy elektronicznego obiegu dokumentów dla co najmniej 50 użytkowników (każdy z nich). 6..2. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.. niniejszej Instrukcji dla Wykonawców. 6..3. dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.. niniejszej Instrukcji dla Wykonawców. 6..4. sytuacji ekonomicznej i finansowej Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.. niniejszej Instrukcji dla Wykonawców. 5
6.2. Informacja dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 6.2.. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, opisanych w pkt 6.., Wykonawcy wykazują łącznie. 6.2.2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 6.3. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt 7 niniejszej Instrukcji dla Wykonawców. 6.4. Zamawiający nie dopuszcza polegania przez Wykonawców na zasobach innych podmiotów, w celu wykazania spełnienia warunków opisanych w pkt 6.. 7. Dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 7.. Dla oceny spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu, Wykonawcy powinni przedłożyć: 7... Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Zaleca się, aby dla sporządzenia oświadczenia Wykonawca posłużył się formularzem zgodnym z treścią załącznika nr Rozdziału II. 7..2. Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, że zostały wykonane należycie. Zaleca się, aby dla sporządzenia wykazu Wykonawca posłużył się formularzem zgodnym z treścią załącznika nr 2 do Rozdziału II. Wykaz z dowodami, o których mowa wyżej, muszą zawierać informacje potwierdzające spełnienie warunku, o którym mowa w pkt 6... Dowodami, o których mowa powyżej jest poświadczenie. Jeżeli Wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, może przedłożyć jako dowód również inne dokumenty. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, zostały wcześniej wykonane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów. 7.2. Z zastrzeżeniem pkt. 7.2.., dokumenty wymagane dla potwierdzenia, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu powinny być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 7.2.. Oświadczenie, o którym mowa w pkt 7... powinno być złożone w oryginale albo kopii poświadczonej przez notariusza. 6
7.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących Wykonawcy są poświadczane za zgodność z oryginałem przez tychże Wykonawców lub ich pełnomocnika. 7.4. W celu potwierdzenia, że spełnione są warunki udziału w postępowaniu przez Wykonawców składających wspólną ofertę: ) oświadczenie wymienione w pkt 7... powinno być złożone w imieniu wszystkich Wykonawców. 2) oświadczenie i dokumenty wymienione w pkt 7..2 mogą dotyczyć dowolnego Wykonawcy spośród Wykonawców składających wspólną ofertę; 8. Opis sposobu przygotowania ofert. 8.. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8.2. Oferta musi obejmować całość zamówienia. 8.3. Ofertę stanowi wypełniony formularz Oferta zamieszczony w Rozdziale III SWZ oraz niżej wymieniony dokument: 8.3.. Tabela Elementów Rozliczeniowych, na formularzu zgodnym z treścią Załącznika nr do Rozdziału III. 8.4. Wraz z ofertą powinny być złożone: 8.4.. Oświadczenia i dokumenty wymagane postanowieniami pkt 7. 8.4.2. Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 8.4.3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmujące także czynność potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentów składających się na ofertę i składanych wraz z ofertą - o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. 8.5. Oferta, oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w Rozdziałach II i III niniejszej SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy. 8.6. Oferta i dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, w formie pisemnej zapewniającej pełną czytelność treści. 8.7. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami zawierające jakąkolwiek treść powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty i załączników do oferty, w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem, etc muszą być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę - w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 8.8. Wszystkie dokumenty wymienione w pkt 8.3. powinny być złożone w oryginale albo kopii poświadczonej przez notariusza. Pełnomocnictwa dołączone do oferty określone w pkt. 8.4.2 i/lub 8.4.3 powinny być złożone w oryginale albo kopii poświadczonej przez notariusza. 7
8.9. Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. W treści oferty powinna być umieszczona informacja o ilości stron. 8.0. Ofertę wraz z oświadczeniami i dokumentami należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie powinno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy, zaadresowane do Zamawiającego na adres: Miasto Bielsko-Biała - Miejski Zarząd Dróg w Bielsku-Białej 43-300 Bielsko-Biała, ul. Grażyńskiego 0 oraz opisane: Oferta na opracowanie i wdrożenie systemu obiegu dokumentów w ramach zadania,,wprowadzenie i rozbudowa komputerowego systemu ewidencji ulic i mostów, zarządzania pasem drogowym, wewnętrznego obiegu dokumentów oraz elektronicznego przyjmowania wniosków dla Miejskiego Zarządu Dróg w Bielsku-Białej. Nie otwierać przed dniem 20.06.206 r., godz. :30 8.. Wymagania określone w pkt 8.9. 8.0. nie stanowią o treści oferty i ich niespełnienie nie będzie skutkować odrzuceniem oferty; wszelkie negatywne konsekwencje mogące wyniknąć z niezachowania tych wymagań będą obciążały Wykonawcę. 8.2. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Oświadczenia o wprowadzonych zmianach lub wycofaniu oferty powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie, pod rygorem nieważności, przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenia powinny być opakowane i opisane (w przypadku wycofania oferty bez określenia Nie otwierać przed dniem 206 r. ) tak jak oferta, a opakowanie powinno zawierać odpowiednio dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA albo WYCOFANIE. 9. Miejsce i termin składania ofert. 9.. Oferty powinny być złożone w terminie do 20.06.206 r., do godziny :00 w siedzibie Zamawiającego: pokój 9. 9.2. W przypadku otrzymania oferty po terminie składania ofert Zamawiający niezwłocznie zwróci ją Wykonawcy. 0. Opis sposobu porozumiewania się i udzielania wyjaśnień treści niniejszej SWZ. 0.. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje, Zamawiający oraz Wykonawcy, będą przekazywać faksem lub pisemnie (nr faksu: +48 33 497 96 35), z zastrzeżeniem pdpkt 0... - 0..4 Zamawiający wymaga niezwłocznego potwierdzenia przez Wykonawcę faksem lub pisemnie faktu otrzymania każdej informacji przekazanej w innej formie niż pisemna, a na żądanie Wykonawcy potwierdzi fakt otrzymania od niego informacji. 8
0... Oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, składane w wyniku wezwania, o którym mowa w pkt 3.4, winny zostać złożone w formie pisemnej. 0..2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Wykonawcami drogą elektroniczną (adres e-mail: przetargi@mzd.bielsko.pl.), z zastrzeżeniem pkt. 0..3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje przekazane przez Zamawiającego drogą elektroniczną winny zostać niezwłocznie potwierdzone przez Wykonawcę drogą elektroniczną. Na żądanie Wykonawcy, Zamawiający potwierdzi drogą elektroniczną fakt otrzymania od niego oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz innych informacji tą drogą. 0..3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz inne informacje przekazywane drogą elektroniczną, winny mieć postać wiadomości wraz z załącznikiem, tj. skanem lub zdjęciem uprzednio podpisanego oryginału dokumentu. 0..4. Wyłącznie forma pisemna zastrzeżona jest dla oświadczeń i dokumentów, o których mowa w pkt 0... 0.2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający odpowie na zadane pytania niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po upływie terminu, o którym mowa w zdaniu poprzednim, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Pytania należy kierować na adres: Miejski Zarząd Dróg w Bielsku-Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Grażyńskiego 0, Faks: +48 33 497 96 35; E-mail: przetargi@mzd.bielsko.pl 0.3. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszej SWZ a treścią udzielonych wyjaśnień, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Zamawiającego. 0.4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść niniejszej SWZ. Zmiana może wynikać z pytań zadanych przez Wykonawców, jak i z własnej inicjatywy Zamawiającego. 0.5. W przypadku dokonania wyjaśnienia lub zmiany niniejszej SWZ, o których mowa w pkt 0.2. i 0.4., termin składania ofert zostanie ustalony z uwzględnieniem czasu niezbędnego na wprowadzenie zmian. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosków o wyjaśnienie SWZ. 0.6. Wyjaśnienia, o których mowa w pkt 0.2. oraz informacje, o których mowa w pkt 0.4. i 0.5. zostaną zamieszczone na stronie internetowej, na której jest udostępniana niniejsza SWZ. 0.7. Zamawiający wyznacza, jako osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Pan Franciszek Jonkisz i Pan Damian Kuczaty - sprawy związane z opisem przedmiotu zamówienia oraz Pani Małgorzata Bożek - sprawy związane z procedurą postępowania. 9
. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą... Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert..2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu, o którym mowa w pkt.., o oznaczony okres nie dłuższy niż 30 dni. 2. Wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert. Oferty zostaną otwarte w dniu 20.06.206 r., o godzinie :30 w siedzibie Zamawiającego: Miejski Zarząd Dróg w Bielsku Białej, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Grażyńskiego 0, pokój nr 4. 3. Otwarcie i ocena ofert. 3.. Zamawiający otworzy oferty w miejscu i terminie wskazanym w pkt 2. Otwarcie ofert jest jawne. 3.2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert Zamawiający odczyta nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana oraz informacje dotyczące ceny oferty bądź ceny i innych elementów stanowiących kryteria oceny ofert (z wyjątkiem sytuacji, gdy inne elementy stanowiące kryteria oceny ofert zostały ujęte w formie opisowej). 3.3. Po otwarciu ofert Zamawiający dokona: 3.3.. oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, 3.3.2. badania i oceny ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej. 3.4. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne będzie unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, nie później niż w dniu wyznaczonym przez Zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń i dokumentów. 3.5. Zamawiający, o ile uzna to za konieczne, wezwie także Wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 0
3.6. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert, w szczególności wyjaśnień dotyczących kalkulacji cen wybranych pozycji TER w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 3.7. Zamawiający poprawi w ofercie: 3.7.. oczywiste omyłki pisarskie, 3.7.2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3.8. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców: 3.8.. niespełniających warunków udziału w postępowaniu, 3.8.2. którzy nie złożyli uzupełnień bądź wyjaśnień, określonych w 0 ust. 0 i Regulaminu, 3.9. Zamawiający odrzuci każdą ofertę w przypadku zaistnienia wobec niej co najmniej jednej z następujących przesłanek: 3.9.. treść oferty nie odpowiada SWZ, chyba że niezgodności nie są istotne i nie wpływają na ocenę oferty w zakresie kryteriów oceny ofert. 3.9.2. złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 3.9.3. oferta została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu. 3.9.4. W przypadku nieuzyskania przez ofertę, co najmniej 04 punktów z łącznej oceny poszczególnych podkryteriów funkcjonalności systemu zostanie ona odrzucona. 4. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryterium ceny. 4.. Cena (C), waga kryterium cena 40% Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru: C = C min C o x 00 pkt gdzie: C min cena brutto oferty najtańszej cena brutto oferty ocenianej C o 4.2. Funkcjonalność Systemu (F), waga kryterium Funkcjonalność Systemu 60 % Wykonawca zaprezentuje w siedzibie Zamawiającego funkcjonalność oferowanego przez siebie Systemu. Prezentacja odbędzie się po otwarciu ofert i w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego (do 7 dni od dnia otwarcia ofert). Funkcjonalność będzie oceniana z uwagi na następujące podkryteria i w następujący sposób:
4.2.. Podkryterium nr :WYKONYWANIE DEKRETACJI. Zakres oceny i przedział punktowy dekretacja pojedynczego pisma 2 dołączanie informacji tekstowej do dokumentu dekretowanego 3 dekretacja grupowa (do kilku osób jednocześnie) Suma punktów - MAX. 22 4 wskazywanie osoby odpowiedzialnej za sprawę w przypadku dekretacji do kilku pracowników 5 pkt. 4.2.2. Podkryterium nr 2: NARZĘDZIA DO DEFINIOWANIA PROCESÓW OBIEGU DOKUMENTÓW Zakres oceny i przedział punktowy ocena możliwości narzędzia do tworzenia procesów 3 pkt. 2 zaimplementowanie przykładowego procesu np. akceptacji wniosku urlopowego wg kroków: wybranie terminu i złożenie wniosku, przesłanie wniosku do akceptacji, akceptacja bądź odrzucenie wniosku, powiadomienie wnioskującego o rezultacie 3 pkt. Suma punktów - MAX. 6 2
4.2.3. Podkryterium nr 3: MOŻLIWE MODYFIKACJE FUNKCJI Z POZIOMU ADMINISTRACJI SYSTEMEM Zakres oceny i przedział punktowy modyfikacja struktury organizacyjnej 2 modyfikowanie JRWA oraz zmiana domyślnej sygnatury dokumentów. Suma punktów - MAX. 22 3 dostępne statystyki i raporty zakres możliwości 4.2.4. Podkryterium nr 4: INTEGRACJA Z PAKIETEM MS Office Zakres oceny i przedział punktowy wysyłka wiadomości email z systemu 2 3 przekazanie wybranych maili do systemu przekazywanie informacji dotyczących terminów spotkań Suma punktów - MAX. 29 4 tworzenie dokumentów z poziomu systemu na podstawie szablonów całościowa ocena integracji - 7 pkt 3
4.2.5. Podkryterium nr 5: MECHANIZMY WYSZUKIWANIA INFORMACJI Zakres oceny i przedział punktowy wyszukiwanie dokumentów po wybranych słowach kluczowych z bazy danych (typu adres, nazwiska) szybkość wykonywania operacji 2 3 wyszukiwanie dokumentów po wybranych słowach kluczowych z tekstu skanowanego wyszukiwanie dokumentów po wybranych słowach kluczowych (z tekstu dokumentu typu Word) szybkość wykonywania operacji szybkość wykonywania operacji Suma punktów - MAX. 47 4 pozyskiwanie zestawień ze stworzonych przez system baz danych zakres możliwości 4.2.6. Podkryterium nr 6: OBSŁUGA KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ Zakres oceny i przedział punktowy drukowanie kopert (pojedyncze jak i seryjne) 2 druk książki nadawczej Suma punktów - MAX. 5 3 definiowanie formularzy dla procesu 4
4.2.7. Podkryterium nr 7: OBSŁUGA SPRAW Zakres oceny i przedział punktowy zakładanie sprawy na podstawie dokumentu przychodzącego 2 zakładanie sprawy na podstawie dokumentu wychodzącego "z urzędu" 3 dołączanie dokumentów do sprawy Suma punktów - MAX. 42 4 podgląd dołączonego skanu dokumentu 5 dołączanie plików do spraw 6 edycja podłączonego dokumentu 4.2.8. Podkryterium nr 8: OBSŁUGA ARCHIWUM SPRAW Zakres oceny i przedział punktowy 2 dołączanie spraw oraz dokumentów do archiwum wyszukiwanie dokumentów w archiwum Suma punktów - MAX. 0 5
4.2.9. Podkryterium nr 9: INTERFACE PROGRAMU Zakres oceny i przedział punktowy rozmieszczenie poszczególnych elementów systemu na ekranie startowym programu pod kątem intuicyjności, zakresu uzyskiwanych informacji, ogólnego wyglądu Suma punktów - MAX. 5 4.2.0. Podkryterium nr 0: OPIS PRZEBIEGU PRZYKŁADOWYCH PROCESÓW Zakres oceny i przedział punktowy 2 rejestracja dokumentu w formie papierowej (dotyczy całego procesu od wpływu dokumentu do zarejestrowania) mechanizmy kontroli bazy danych kontrahentów przed redundancją ergonomia ergonomia - 5 pkt Suma punktów MAX. 0 Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów w kryterium Funkcjonalność systemu wynosi 208. Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona na podstawie poniższego wzoru Z o Pk = x 00 Z m gdzie: Pk - liczba punktów uzyskanych przez rozpatrywaną ofertę w kryterium Funkcjonalność systemu Zo - łączna liczba punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę w kryterium Funkcjonalność systemu Zm - maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów Funkcjonalność systemu 6
Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku nieuzyskania przez ofertę, co najmniej 04 punktów z łącznej oceny poszczególnych podkryteriów funkcjonalności systemu zostanie ona odrzucona. 4.3. Jako najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą punktację po zsumowaniu przemnożonych przez wagi punktów przyznanych ofercie w każdym z kryteriów. P = C x waga kryterium Cena + Pk x waga kryterium Funkcjonalność systemu. gdzie: P łączna ilość punktów przyznana ofercie ocenianej; C liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium Cena Pk liczba punktów przyznana ofercie ocenianej w kryterium Funkcjonalność systemu. 4.4. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy w ofertach dodatkowych nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 5. Unieważnienie postępowania. Zamawiający może unieważnić postępowanie, w szczególnosci jeżeli: ) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, 2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzono przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że można zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonania zamówienia nie leży w interesie publicznym, 4) postępowanie obarczone jest wadą, uniemożliwiającą zawarcie umowy, której nie można usunąć, 5) nie zostały przyznane środki z budżetu Unii Europejskiej lub z innych źródeł, które zamierzono przeznaczyć na realizację zamówienia. 6. Udzielenie zamówienia. 6.. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą. 6.2. Zamawiający zawiadomi o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. Powiadomienie zawierać będzie: () informacje o Wykonawcach wykluczonych z postępowania z uzasadnieniem faktycznym i prawnym wykluczenia, (2) informacje o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone z uzasadnieniem faktycznym i prawnym odrzucenia oraz 7
(3) informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty z nazwą (firmą) albo imieniem i nazwiskiem, siedzibą albo miejscem zamieszkania i adresem Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnieniem jej wyboru, oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty. Informacja, o której mowa w pkt (3), zamieszczona zostanie niezwłocznie na stronie internetowej i w miejscu publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 6.3. Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana Zamawiający wskaże miejsce i termin podpisania umowy. 6.4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w pkt 5 niniejszej Instrukcji dla Wykonawców. 7. Wymagania dotyczące wadium. Nie jest wymagane. 8. Opis sposobu obliczenia ceny oferty. 8.. Cena oferty zostanie wyliczona przez Wykonawcę na formularzu Tabeli Elementów Rozliczeniowych stanowiącej załącznik nr do Rozdziału III. 8.2. Wykonawca określi i wpisze wartości netto dla wszystkich pozycji wymienionych w Tabeli Elementów Rozliczeniowych. Ponadto Wykonawca, w Tabeli Elementów Rozliczeniowych, winien podać: Sumę wartości netto Stawkę podatku VAT; Kwotę podatku VAT; Ogółem wartość usługi brutto Ogółem wartość robót brutto należy przenieść do Formularza Oferty w pkt. 3. 8.3. Ceny należy zaokrąglać do 2-ch miejsc po przecinku. 8.4. Cena oferty nie będzie podlegała waloryzacji. 9. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy. 9.. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, na kwotę stanowiącą 0% zaoferowanej ceny brutto, w następujących formach (do wyboru): a) pieniądzu, przelewem rachunek bankowy: Dane do przelewu: Bank Pekao S.A. oddział w Bielsku-Białej, numer: 67 240 442 0000 4827 5345, Adres: Miejski Zarząd Dróg w Bielsku-Białej, ul. Grażyńskiego 0, 43-300 Bielsko-Biała; 8
b) gwarancjach bankowych, c) gwarancjach ubezpieczeniowych, 9.2. W przypadku, gdy zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone jest w postaci gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej, zaleca się, aby zawierało zapisy jak w załączonych projektach formularzy zabezpieczenia należytego wykonania umowy stanowiących załączniki nr i 2 do Rozdziału V niniejszej SWZ. Zamawiający nie wyraża zgody, aby żądanie zapłaty musiało być przekazane za pośrednictwem banku prowadzącego rachunek beneficjenta gwarancji lub jakiegokolwiek innego banku. W przypadku, gdy z treści gwarancji wynikał będzie obowiązek Zamawiającego dołączenia do żądania zapłaty notarialnego lub bankowego poświadczenia autentyczności podpisów oraz/lub pełnomocnictw osób podpisujących żądanie w imieniu Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć wraz z gwarancją pisemne zobowiązanie do pokrycia kosztów ww. poświadczenia. Warunki i termin zwrotu lub zwolnienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostały w Rozdziale V niniejszej SWZ. 20. Postanowienia dodatkowe. 20.. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie wybrana, zobowiązani będą, po uprawomocnieniu się decyzji o wyborze ich oferty a przed podpisaniem umowy, do określenia w formie pisemnej sposobu ich reprezentacji wobec Zamawiającego, w tym w szczególności w zakresie składania i przyjmowania oświadczeń wobec Zamawiającego, a także do wskazania Wykonawców uprawnionych do wystawiania faktur i otrzymywania należnych płatności. 20.2. Dokonanie płatności należnych na podstawie umowy do rąk uprawnionego Wykonawcy, na rachunek przez niego wskazany, zwalnia Zamawiającego z zobowiązania do zapłaty wynagrodzenia w stosunku do pozostałych Wykonawców. 9