Centralizacja VAT w jednostkach samorządu terytorialnego Jednym z największych wyzwań przed jakim stoją jednostki samorządu terytorialnego jest wdrożenie procesu centralizacji VAT pomiędzy JST a powołanymi jednostkami organizacyjnymi i zakładami budżetowymi. październik 2016
Centralizacja VAT w jednostkach samorządu terytorialnego Na podstawie wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 września 2015 roku oraz orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 października 2015 roku, 5 września 2016 roku Sejm RP przyjął ustawę o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. 2016 poz. 1454). W praktyce oznacza to, że samorząd oraz wszystkie podległe mu jednostki zobowiązane będą do składania jednej deklaracji VAT-7. Od momentu centralizacji, wszystkie faktury muszą być wystawiane na jednostkę samorządu terytorialnego. Dodatkowo, na takiej fakturze będzie można wskazać, której jednostki organizacyjnej będzie ona dotyczyć, aby została odpowiednio przyporządkowana. Niezbędne jest dokonanie jak najszybszej centralizacji rozliczeń w zakresie podatku VAT w samorządach. Centralizacja ta musi objąć utworzone przez samorząd jednostki organizacyjne, przez które należy rozumieć jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz urzędy gminy, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie czytamy w uzasadnieniu projektu. Ustawodawca przewidział przejściowe zasady wyliczania proporcji oraz ewidencji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących. Do końca 2018 roku jednostki samorządu terytorialnego będą mogły stosować kasy fiskalne, których fiskalizacji dokonały jednostki organizacyjne.
Nowe procedury Przed jednostkami samorządu terytorialnego oraz ich jednostkami podległymi postawiono szereg wyzwań związanych z wdrożeniem nowych procedur. Wejście przez jednostkę samorządu terytorialnego w prawa i obowiązki jednostek organizacyjnych, które dotychczas były samodzielnymi podatnikami podatku VAT. Połączenie informacji z różnych systemów dziedzinowych istniejących w JST i jednostkach organizacyjnych Konieczność sporządzenia scentralizowanych informacji w postaci deklaracji VAT oraz plików JPK VAT w formie elektronicznej Brak narzędzi informatycznych wspierających centralizacji rozliczeń VAT Ustawienie nowych procedur Ustalanie pre-współczynnika dla odliczeń VAT Obligatoryjny termin wdrożenie nowych procedur związanych z rozliczeniem VAT Ograniczone środki i zasoby przy realizacji centralizacji VAT Czynności związanych z wdrożeniem scentralizowanego VAT nie można odkładać na ostatnią chwilę. Jest to proces, który wymaga podjęcia działań rozłożonych w czasie. Do najistotniejszych należy zaliczyć identyfikację czynności opodatkowanych VAT oraz przygotowanie instrukcji określającej zasady opodatkowania VAT w transakcjach jednostki samorządu terytorialnego, w podziale na transakcje realizowane przez jednostki. Istotne jest również wypracowanie nowych procedur regulujących obieg dokumentów oraz sposobu ich dostarczania do zbiorczej deklaracji VAT. Należy pamiętać, że błędne rozliczenie VAT spowoduje nałożenie kar karno-skarbowych, dlatego za niezbędne uznaje się wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przebieg całej procedury. Nowy proces rozliczeń obowiązywał będzie od 1.01.2017 roku.
10 kroków do centralizacji VAT 1 Analiza bieżącej sytuacji: a) Określenie liczby jednostek funkcjonujących na terenie gminy/powiatu b) Określenie ich dotychczasowego statusu: czy są zarejestrowanymi podatnikami VAT? c) Czy czynności wykonywane przez jednostki były opodatkowanie wg właściwych stawek VAT, zwolnione z VAT, czy nieopodatkowane VAT? d) Czy dla jednostek zostały wydane interpretacje podatkowe? 2 Określenie zasad fakturowania oraz prowadzenia ewidencji VAT Analiza funkcjonującego w jednostkach oraz JST oprogramowania finansowo-księgowego: a) Czy oprogramowanie obsługuje proces centralizacji VAT i obsługi JPK VAT? b) Jeśli nie, skontaktowanie się z producentem przygotowanym na zmiany Sporządzenie aneksów umów o zmianie strony umowy w przypadku jednostek które zawierały umowy z kontrahentami 4 6 3 5 7 Opracowanie wewnętrznych regulacji związanych z prawidłowym przebiegiem procesu rozliczenia VAT w JST: a) Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za terminowe rozliczenia VAT b) Określenie terminów wysyłki deklaracji cząstkowych przez jednostki organizacyjne Wyrejestrowanie jednostek będących dotychczas podatnikami VAT czynnymi. Prowadzenie ewidencji zakupów i sprzedaży w oparciu o nowe prawo 8 9 Zmiana danych identyfikacyjnych na wystawianych i otrzymywanych fakturach Złożenie przez JST jednej, zbiorczej deklaracji VAT do właściwego organu skarbowego oraz JPKVAT 10 Składanie przez jednostki i zakłady budżetowe cząstkowych deklaracji VAT ZBIORCZA DEKLARACJA VAT
Dostosowanie oprogramowania Wdrożenie scentralizowanego VAT wymaga zastosowania oprogramowania, które zapewni kompleksową obsługę procesu. Podobnie jak w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego, należy sprawdzić czy dotychczasowy dostawca dostosowuje system do zmian w prawie, które będzie obowiązywać od 1 stycznia 2017 roku. Jeśli takich działań nie podejmuje, należy skontaktować się z producentem przygotowanym na zmiany. Jednostki Samorządu Terytorialnego, które wykorzystują oprogramowanie enova365 mogą być spokojne. Od 30 czerwca 2016 roku korzystają z funkcjonalności wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego. System przygotowany jest również do zmian w przepisach prawa, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2017 roku. Funkcjonalność enova365 pozwala na utworzenie przez samorządowe jednostki organizacyjne czy zakłady budżetowe cząstkowych deklaracji VAT, które drogą elektroniczną zostaną przesłane do Jednostki Samorządu Terytorialnego. Z deklaracji cząstkowych zostanie wygenerowana jedna, zbiorcza dla całej gminy lub powiatu deklaracja VAT, która bezpośrednio z poziomu systemu zostanie przesłana do właściwego organu skarbowego. Technologia oprogramowania enova365 umożliwia integrację z systemami wykorzystywanymi w jednostkach samorządu terytorialnego. Istnieje możliwość zaczytywania/importu danych z istniejących systemów księgowych w jednostkach na potrzeby centralizacji VAT, tak aby ułatwić proces sporządzania centralnej deklaracji, a także aby ewolucyjnie wdrożyć nowy sposób rozliczeń VAT i maksymalnie skrócić czas wdrożenia. Jeśli obecny producent wykorzystywanego oprogramowania nie przygotował funkcjonalności wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego czy centralizowanego VAT, dane księgowe mogą zostać zaimportowane do enova365, a następnie wysłane do Ministerstwa Finansów bądź do właściwego organu skarbowego. Należy pamiętać, że wdrożenie nowego oprogramowania wymaga odpowiedniego przygotowania w czasie, dlatego decyzji o zakupie systemu obsługującego Jednolity Plik Kontrolny oraz scentralizowany VAT nie można odłożyć na ostatnie tygodnie roku.
txt, xml, xls, csv, API txt, xml, xls, csv, API txt, xml, xls, csv, API System dziedzinowy w JEDNOSTCE A System dziedzinowy w JEDNOSTCE B System dziedzinowy w JEDNOSTCE C Integracja z enova365 Integracja z enova365 Integracja z enova365 JEDNOSTKA A JEDNOSTKA B JEDNOSTKA C
Korzyści Centralizacja z centralizacji rozliczeń, VAT z korzyścią VAT a korzyści dla JST Korzyści z centralizacji VAT: jedna, wspólna polityka jednostki samorządu terytorialnego w zakresie wykonywania czynności podatkowych jeden podatnik VAT zamiast kilku bądź kilkunastu możliwość przejściowego (do końca 2018 r.) stosowania przez poszczególne jednostki swoich dotychczasowych kas rejestrujących (jeżeli powstał u nich wcześniej taki obowiązek), stosowanie do końca 2017 r. odrębnych proporcji dla każdej jednostki, potwierdzenie wcześniejszego prawa do zwolnień poszczególnych jednostek gminnych ze względu na wartości ich sprzedaży i ustalenie, że było one skuteczne aż do dokonania scalenia obsługa procesu przy pomocy jednego systemu wspierającego procesy finansowo-księgowe Centralizacja VAT pierwszym krokiem to zbudowania kompleksowego rozwiązania obejmującego inne obszary funkcjonowania JST i jednostek organizacyjnych (Kadry Płace, Zarządzanie Majątkiem, Obiegi Dokumentów) w formie Centrum Usług Wspólnych Centralizacja rozliczeń VAT jakie niesie korzyści zastosowanie rozwiązania enova365? Wsparcie informatyczne w 100% procedur wewnętrznych dotyczących bieżącego raportowania o aktywności samodzielnych jednostek organizacyjnych dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług przez jednostkę samorządu terytorialnego. Sprawna obsługa scentralizowanych rozliczeń VAT - generowanie oraz wysyłka Deklaracji VAT oraz JPK VAT Eliminacja podwójnej pracy przy gromadzeniu danych VAT z SJO Redukcja błędów podczas scalania danych z SJO Dostęp do danych źródłowych SJO przez urząd przez Internet Automatyzacja procesu w zakresie rozliczenia VAT praca księgowych z SJO oraz JST, w jednym standardzie Możliwość łączenia danych z różnych systemów dziedzinowych Automatyczne wyliczanie sposobu określenia proporcji, czyli pre-współczynnika, w kolejnych latach Bezpieczeństwo przechowywania i dostępu do danych rozliczeń VAT
Soneta Sp. z o.o. ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków tel. +48 12 349 28 00 e-mail: info@enova.pl www.enova.pl