I. CEL PROCEDURY Celem procedury jest zapewnienie prawidłowego nadzoru nad urządzeniami medycznymi i technicznymi oraz sprzętem i oprogramowaniem komputerowym. II. ZAKRES STOSOWANIA Procedura jest stosowana przy planowaniu i przeprowadzaniu wszelkich działań związanych z nadzorem nad urządzeniami medycznymi i technicznymi oraz sprzętem i oprogramowaniem komputerowym. III. MIEJSCE STOSOWANIA Procedura jest stosowana we wszystkich komórkach organizacyjnych ZOZ w Chełmnie. IV. DOKUMENTY ZWIĄZANE - Księga Jakości - Norma PN-EN ISO 9001:2009 (punkt 7.6.0) - Dziennik Urzędowy Miar i Probiernictwa nr 4 z dnia 04 sierpnia 1999r. - Ustawa Prawo Budowlane - Przepisy regulujące nadzór nad urządzeniami medycznymi i technicznymi oraz sprzętem i oprogramowaniem komputerowym - Zalecenia producentów urządzeń V. OZNACZENIA I DEFINICJE Procedura zawiera oznaczenia zgodne ze Schematem Organizacyjnym oraz Wykazem skrótów i oznaczeń znajdującym się w KJ. ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 1
Przegląd okresowe badanie urządzeń medycznych i technicznych oraz sprzętu komputerowego pod kątem spełniania określonych wymagań, potwierdzone odpowiednimi zapisami. Kontrola bieżąca - sprawdzenie działania przed użyciem, w celu niedopuszczenia do użycia wyposażenia niesprawnego. VI. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Ordynatorzy / Kierownicy Komórek Organizacyjnych / Pielęgniarki Oddziałowe odpowiedzialni są za urządzenia medyczne i techniczne znajdujące się w ich komórkach w zakresie: bieżącej kontroli urządzeń medycznych i technicznych, przeglądów urządzeń medycznych i technicznych, współpracy z serwisem zewnętrznym w zakresie napraw i przeglądów nadzorowanych urządzeń, sporządzania i aktualizowania harmonogramu przeglądów urządzeń medycznych i technicznych zgodnie z załącznikami nr 3 i 4 oraz przekazania go do 31 października każdego roku do Dyrektora, nadzorowania wpisów do paszportów po dokonanych przeglądach gwarancyjnych, przeglądach okresowych oraz naprawach bieżących, przyjmowania nowego urządzenia medycznego i technicznego, likwidacja urządzenia niesprawnego. - Konserwator urządzeń elektrycznych odpowiedzialny jest za: nadzór nad sprawnością systemów zabezpieczenia awaryjnego w energię elektryczną, ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 2
przegląd urządzeń technicznych, Pracownik obsługi gospodarczej odpowiedzialny jest za: nadzór nad sprawnością instalacji gazów medycznych, bieżącą kontrolę reduktorów tlenowych, bieżącą kontrolę sieci wodno kanalizacyjnej, bieżącą kontrolę sieci centralnego ogrzewania, kontrolę pokrywy śnieżnej na dachach budynków ZOZ-u. Inspektor BHP odpowiedzialny jest za: nadzór nad obiektami budowlanymi szpitala zgodnie z wymaganiami: - Ustawy Prawo Budowlane; - Książkami obiektów budowlanych. Informatyk odpowiedzialny jest za nadzór nad sprzętem komputerowym w zakresie: administrowania lokalną siecią komputerową, wykonywania przeglądów sprzętu komputerowego, poprawności działania oprogramowania, usuwania awarii sprzętu komputerowego. Nadzór nad oprogramowaniem stanowiącym własność firm zewnętrznych prowadzony jest przez te firmy. Nadzór i kontrolę urządzeń podlegających Urzędowi Dozoru Technicznego ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 3
przeprowadzają Inspektorzy Urzędu Dozoru Technicznego zgodnie z zapisami w książkach dozorowych poszczególnych urządzeń. Książki dozorowe urządzeń przechowywane są u Inspektora BHP. VII. OPIS POSTĘPOWANIA Okresowe przeglądy urządzeń medycznych i technicznych wykonywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami i zaleceniami producenta oraz harmonogramem zawierającym informacje o cykliczności przeglądów okresowych (załączniki 3 i 4). Przeglądy urządzeń medycznych i technicznych wykonywane są przez serwis zewnętrzny zgodnie z zapisami w paszportach technicznych oraz w harmonogramach. Paszporty oraz dokumentacja urządzeń medycznych i technicznych przechowywane są w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Aktualny harmonogram przeglądów urządzeń medycznych i technicznych przekazywany jest do Dyrektora do 31 października każdego roku. Harmonogram jest podstawą do zabezpieczenia środków finansowych na dokonywanie przeglądów w planie finansowym na następny okres rozliczeniowy. Bieżący nadzór nad urządzeniami medycznymi i technicznymi prowadzony jest przez każdego z pracowników ZOZ-u. - ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 4
Postępowanie w przypadku awarii: Sprzętu medycznego w przypadku uszkodzenia sprzętu medycznego lub pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości dotyczących poprawności jego działania, wyłącza się sprzęt z użytkowania i oznakowuje w widoczny sposób napisem: URZĄDZENIE NIESPRAWNE (załącznik nr 5) oraz powiadamia przełożonego Kierownik Komórki Organizacyjnej lub inna osoba wyznaczona wypełnia Kartę zgłoszenia awarii/uszkodzenia/przeglądu (załącznik nr 6) i powiadamia serwis nadzorujący urządzenie. Urządzenia technicznego lub instalacji: w przypadku uszkodzenia urządzenia technicznego, instalacji wodno - kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, gazów medycznych lub pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości dotyczących poprawności jego działania Kierownik Komórki Organizacyjnej lub inna osoba wyznaczona powiadamia pracownika obsługi gospodarczej, wypełnia Kartę zgłoszenia awarii/uszkodzenia/przeglądu, oryginał Karty przekazuje pracownikowi, a kopia pozostaje w komórce organizacyjnej. Instalacji elektrycznej: w przypadku uszkodzenia instalacji elektrycznej lub pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości dotyczących poprawności działania Kierownik Komórki Organizacyjnej lub inna osoba wyznaczona powiadamia Konserwatora Urządzeń Elektrycznych, wypełnia Kartę zgłoszenia awarii/uszkodzenia/przeglądu, oryginał Karty przekazuje Konserwatorowi, a kopia pozostaje w komórce organizacyjnej. ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 5
Sprzętu komputerowego i oprogramowania komputerowego w przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości dotyczących poprawności działania sprzętu komputerowego lub oprogramowania, wyłącza się sprzęt z użytkowania. Kierownik Komórki Organizacyjnej lub inna osoba wyznaczona, w porozumieniu z informatykiem, podejmuje decyzję o postępowaniu z niesprawnym lub wątpliwym wyposażeniem, tj. o skierowaniu go do przeglądu, naprawy lub likwidacji. Przekazanie do użytku wyposażenia nowego oraz po naprawie. Nowe urządzenie medyczne/techniczne przyjmowane przez Kierownika / Ordynatora i Pielęgniarkę Oddziałową komórki organizacyjnej wraz z paszportem technicznym urządzenia. Z-ca Dyrektora ds. ekonomiczno-administracyjnych lub osoba przez niego wskazana zakłada Paszport dla nowego sprzętu medycznego/technicznego, umieszcza go na wykazie sprzętu posiadającego paszporty (załączniki nr 1 i 2) oraz w harmonogramie przeglądów sprzętu medycznego/technicznego. Urządzenie zgłasza się do księgowości celem dokonania wpisu do ewidencji środków trwałych. Sprzęt po naprawie jest sprawdzany przez Kierownika Komórki Organizacyjnej lub osobę przez niego wyznaczoną. Naprawa sprzętu jest odnotowywana w Paszporcie sprzętu. Likwidacja sprzętu medycznego / technicznego. urządzenie przeznaczone do likwidacji zgłasza się do księgowości o wykreślenie z ewidencji środków trwałych wraz z opinią techniczną zgodnie z instrukcja obiegu dokumentów, paszport urządzenia pozostaje w komórce organizacyjnej. ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 6
VIII. FORMA DOKUMENTOWANIA Dokumentację z nadzorowania urządzeń technicznych, sprzętu medycznego i wyposażenia do monitorowania i pomiarów, stanowią: Paszporty sprzętu. Książki dozorowe Harmonogram przeglądów technicznych sprzętu medycznego i urządzeń technicznych Wykaz nadzorowanych urządzeń technicznych/sprzętu medycznego IX. MIEJSCE I OKRES ARCHIWIZOWANIA Paszporty sprzętu przechowywane są w komórce organizacyjnej do momentu likwidacji sprzętu następnie podlegają archiwizowaniu. Harmonogramy przeglądów technicznych sprzętu medycznego i urządzeń technicznych są archiwizowane przez okres min. 2 lat u z-cy Dyrektora ds. ekonomicznoadministracyjnych. Wykaz nadzorowanych urządzeń technicznych i sprzętu medycznego jest archiwizowany u z-cy Dyrektora ds. ekonomiczno-administracyjnych przez okres 1 roku X. ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 - Wykaz sprzętu medycznego Załącznik 2 - Wykaz nadzorowanych urządzeń technicznych Załącznik 3 - Harmonogram przeglądów technicznych sprzętu medycznego Załącznik 4 - Harmonogram przeglądów technicznych urządzeń technicznych Załącznik 5 - Urządzenie niesprawne Załącznik 6 - Karta zgłoszenia awarii / uszkodzenia / przeglądu Załącznik 7 - Karta zmian ZESPÓŁ OPIEKI ZDROWOTNEJ W CHEŁMNIE 7