Zasada działania systemu espok.pl...1 Model współpracy...3 Jak korzystać z espok.pl...4 Korzyści dla klienta...5 Zasada działania systemu espok.pl SPOK.pl to elektroniczny System do Przesyłu Operacji Księgowych rozbudowany system internetowy. Podstawowa funkcjonalność systemu umożliwia przekazywanie do Biura Rachunkowo-Księgowego (BR) dokumentów klienta (w postaci zeskanowanej [JPG/PDF]), celem ich wprowadzenia do systemu Finansowo-Księgowego (FK). Dodatkowa funkcjonalność systemu pozwala na pozyskanie informacji zwrotnej w postaci zestawień opisujących bieżącą kondycję finansową przedsiębiorstwa w oparciu o przekazywane poprzez system dokumenty (dotyczy klientów, którzy wyrazili chęć wprowadzania w systemie dokumentów finansowo-księgowych w postaci elektronicznej). Strona 1 z 5
espok.pl pozwala również na sprawniejsze przekazywanie klientowi deklaracji PIT, CIT, VAT, ZUS (w celach informacyjnych) wraz z Urzędowymi Potwierdzeniami Odbioru (UPO), co potwierdzało fakt wysłania przez Biuro Rachunkowo-Księgowe w/w dokumentów do poszczególnych urzędów. Dodatkowo przedsiębiorca może odznaczać fakt przelania stosownego podatku, co ułatwia kontrolowanie i monitorowanie zobowiązań wobec Skarbu Państwa. Poprzez system espok.pl klient otrzymuje również listy płac, stanowiących podstawę do wypłaty wynagrodzenia. Dodatkowo każdy klient comiesięcznie otrzymuje: a) Książkę Przychodów i Rozchodów w postaci PDF dla klientów prowadzących jednoosobową działalność; b) Bilans i Rachunek Zysków i Strat w postaci PDF dla klientów prowadzących pełną księgowość; Dzięki temu, że aplikacja jest dostępna on-line (24h na dobę), można z niej korzystać w każdym miejscu na świecie, z natychmiastowym dostępem do archiwum wszystkich swoich dokumentów, bez ryzyka ich utraty co cenią sobie zwłaszcza klienci większość czasu spędzający w podróży. Bezpieczeństwo i prywatność danych przechowywanych w espok.pl to kwestia dla naszych klientów najważniejsza. Komunikacja z systemem odbywa się poprzez bezpieczny, szyfrowany 128-bitowym kluczem - protokół SSL wykorzystywany m. in. przez banki do obsługi kont internetowych. Serwery, które współpracują z espok.pl znajdują się w obiektach monitorowanych przez 24h na dobę. Strona 2 z 5
Autoryzacja użytkownika odbywa się poprzez podanie loginu i hasła. Dodatkowo realizowany jest codzienny, pełny backup danych przechowywanych w espok.pl. Model współpracy Przymioty komunikacji internetowej pozwalają nam zaprezentować Państwu rewolucyjną zmianę w podejściu do obsługi rachunkowoksięgowej. Koncepcja księgowości on-line sprowadza się do współpracy między biurem rachunkowo-księgowym, a klientem poprzez serwis internetowy wspomagający obieg dokumentów oraz pozwalający klientowi na otrzymywanie pełniejszych, rzetelniejszych, dostępnych on-line informacji o kondycji finansowej prowadzonego przez Niego przedsiębiorstwa. Zarządzanie dokumentami pozwala na jednoznaczne określenie jakościowe i ilościowe dokumentów, które otrzymuje biuro. Klient dokładnie wie, co i kiedy przekazał, jak również kiedy otrzymał informację zwrotną o ilości zobowiązań wobec Skarbu Państwa. Strona 3 z 5
Jak korzystać z espok.pl Przedsiębiorca podpisuje umowę z Biurem Rachunkowym (BR) TAX-NET S.A., w której wskazuje, że chce korzystać z espok.pl; Klient wprowadza do systemu wszelkie dokumenty sprzedażowe i zakupowe opisując je stosownymi metadanymi (data dokumentu, kwota netto, kwota brutto, kontrahent, etc.) załączając skan oryginalnych dokumentów; Klient zatwierdza wprowadzone dokumenty. Wówczas biuro rozpoczyna ich wprowadzanie do systemu Finansowo-Księgowego; Po zakończeniu księgowania przez BR, klient otrzymuje email z informacją o wysokości zobowiązań wobec Skarbu Państwa (ZUS, US) oraz informację podsumowującą księgowany okres rozliczeniowy wydruk z KPiR dla jednoosobowej działalności lub bilans, RZiS dla pełnej księgowości; W zależności od umowy z BR, oryginały dokumentów są przechowywane przez klienta lub przez BR; BR na życzenie klienta uruchamia usługę Szczegółowej Informacji Zwrotnej (SIZ) dostępnej on-line w postaci tabel przestawnych umożliwiających raportowanie kondycji finansowej przedsiębiorstwa w zależności od kategorii, które klient sam sobie definiuje. Umożliwia to określenie zysku, czyli różnicy między przychodem, kosztami w zadanym okresie czasu; BR na życzenie klienta uruchamia dostęp do modułu Sprzedaż, dając w ten sposób klientowi możliwość wystawiania faktur on-line, z dowolnego miejsca w świecie, na zdefiniowanym wcześniej formacie faktury zawierającej np. logo klienta. Możliwe jest też wystawianie faktur w walutach (dostępne są codziennie aktualizowane wszystkie waluty typu A notowane w Narodowym Banku Polskim); Strona 4 z 5
Korzyści dla klienta Bezpośredni i szybki kontakt z biurem rachunkowym espok.pl umożliwia kontakt z pracownikiem BR (Biura Rachunkowego) - Opiekunem Klienta. Możliwość przeglądania przekazywanych dokumentów, co stanowi formę elektronicznego archiwum dokumentów księgowych Klienta. Klient może również zarządzać należnościami i zobowiązaniami. Na życzenie klienta BR może uruchomić usługę powiadamiania klienta o płatnościach, które klient powinien zrealizować, jak i o zobowiązaniach wobec klienta, które trzeba monitorować; Automatyzacja obiegu dokumentów przekazywanych BR. Brak konieczności dostarczania papierowych wersji dokumentów. Brak dodatkowych kosztów związanych z zakupem i aktualizacją oprogramowania: finansowo-księgowego, archiwizującego czy raportującego po stronie Klienta. Gwarancja wysokiej jakości usług księgowych klient ma dostęp do pełnej informacji o przekazywanych dokumentach, jak i do archiwalnych dokumentów rozliczeniowych, co zmusza BR do zapewnienia Klientowi informacji: spójnej i integralnej. Strona 5 z 5