Instrukcja systemu Archiwum Prac Dyplomowych (APD) dla Kierującego pracą i Recenzentów: wystawianie recenzji (Krok 4) 1. Informacje ogólne APD to Archiwum Prac Dyplomowych powiązane z systemem USOS i USOSWEB. Służy do przechowywania i weryfikacji prac dyplomowych studenta. Proces składania, zatwierdzania i drukowania pracy dyplomowej przedstawia się następująco: Pracownik dziekanatu w systemie USOS wprowadza podstawowe informacje o pracy dyplomowej (tytuł pracy dyplomowej w języku oryginału, dane Opiekuna pracy/ Promotora, dane Autora pracy, dane Recenzenta / ów pracy jeśli na tym etapie pracy są określeni). Pracownik dziekanatu uruchamia proces obsługi pracy dyplomowej. Dane o pracy trafiają do systemu APD na listę zadań do Autora pracy i tym samym zostaje zainicjonowany proces wprowadzania pracy. Po uzupełnieniu przez autora pracy danych w pracy dyplomowej (Krok 1) oraz załączeniu pliku z pracą (Krok 2), praca trafia na listę zadań do Opiekuna pracy / Promotora (Krok 3). Kierujący pracą (Krok 3) dokonuje akceptacji danych dotyczących pracy oraz weryfikacji pod względem oryginalność pracy (system antyplagiatowy). 1
Następnie Opiekun przekazuje pracę na Krok 4 do Kierującego pracą i recenzentów. System APD wysyła automatyczne powiadomienie e-mail do Kierującego pracą i recenzentów o otrzymaniu Zadania dla pracy w APD: wystawieniu recenzji. Uwaga: Jeżeli praca zostanie zaakceptowana przez Opiekuna pracy na Kroku 3 to przed przekazaniem jej do recenzentów na Krok 4, należy upewnić się czy recenzenci zostali przypisani do pracy dyplomowej przez pracownika Dziekanatu w systemie USOS. Praca nie będzie widoczna na liście zadań żadnego z użytkowników (Autora pracy, Kierującego pracą, Recenzenta), gdy recenzenci nie będą przypisani do pracy a zostanie ona przekazana przez Kierującego pracą na Krok 4. Praca będzie zapisana w systemie APD na Kroku 4 i będzie czekała na przypisanie recenzentów (po stronie systemu USOS). Jak tylko recenzenci zostaną przypisani to praca pojawi się w APD w zakładce MOJE PRACE Zadania u Recenzentów. Jeśli praca zostanie przekazana na Krok 4 bez zdefiniowanych recenzentów i zostaną oni dodani później (gdy praca będzie już na kroku 4) to system APD nie wyśle recenzentom automatycznego powiadomienia e-mail o Zadaniu dla pracy w APD: wystawieniu recenzji. Wszystkie kroki procedury następują po sobie i nie mogą być uruchomione bez zakończenia wcześniejszego etapu. 2
2. Logowanie do systemu APD Na stronie https://apd.uni.lodz.pl w prawym górnym rogu należy kliknąć w zaloguj się (1), system automatycznie przekieruje do strony Centralnego Systemu Logowania https://logowanie.uni.lodz.pl Na stronie Centralnego Systemu Logowania należy wpisać Identyfikator i Hasło - takie jak do USOSWEB (2), po kliknięciu ZALOGUJ nastąpi powrót do strony APD na konto Recenzenta. Dla ułatwienia dostępu do systemu APD link do strony podpięty jest również na stronie https://usosweb.uni.lodz.pl w zakładce Aktualności pod nazwą Archiwum Prac Dyplomowych. Jeżeli Recenzent jest zalogowany w USOSWEB to po kliknięciu na Archiwum Prac Dyplomowych automatycznie zostanie przeniesiony na stronę APD jako użytkownik zalogowany (bez ponownej weryfikacji Identyfikatora i Hasła przez Centralny System Logowania). 3
Powiązanie systemów działa również analogicznie ze strony APD do USOSWEB. Po wejściu na stronę APD https://apd.uni.lodz.pl w zakładce INFORMACJE podpięty jest link do strony USOSWEB. 4
3. Krok 4 pracy Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji Po zalogowaniu do systemu APD, Recenzent od razu przekierowany jest do zakładki MOJE PRACE. Strona MOJE PRACE zawiera prace dyplomowe: W lewej tabeli Prace dyplomowe jest to lista prac Studentów dla których Wykładowca pełni rolę Kierującego pracą, Recenzenta oraz Członka Komisji. Każdy podgląd zawiera co najwyżej 3 prace o najnowszej dacie złożenia. Aby zobaczyć więcej prac, należy kliknąć nazwę roli lub zadania np. RECENZENT (4) lub pokaż wszystkie (5). Prawa tabela obejmuje Zadania jest to lista prac otrzymanych od Studentów - Autorów prac w celu akceptacji danych przez Opiekuna pracy (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych) oraz wystawienia recenzji (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). Recenzent otrzymuje powiadomienie na swój adres e-mail (zgodny z USOSweb) o otrzymaniu Zadania dla danej pracy w systemie APD z zastrzeżeniem, że jest do pracy dyplomowej przypisany przez pracownika Dziekanatu w systemie USOS. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzeniem nr 68 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 06.04.2016r Promotor w systemie APD: 1. Dokonuje akceptacji danych dotyczących pracy (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 2. Weryfikuje oryginalność pracy, a następnie przekazuje pracę do recenzji (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 5
3. Promotor i recenzenci zamieszczają recenzje w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). 4. Dokonuje ostatecznego zatwierdzenia pracy w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji po wystawieniu wszystkich recenzji). Na kroku 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji - zadaniem każdego z recenzentów jest wystawienie recenzji do pracy, jednym z recenzentów może być również Opiekun pracy. Poniżej zostały przedstawione zadania kroku 4 dla dwóch typów recenzentów: I. Recenzent nie będący Kierującym pracą - Opiekunem pracy / Promotorem, II. Recenzent będący Kierującym pracą - Opiekunem pracy / Promotorem. W celu rozpoczęcia procesu wystawienia recenzji dla pracy przez recenzenta (Krok 4) należy w prawej tabeli Zadania kliknąć na tytuł pracy (6). Otwarta zostanie strona z pracą dyplomową, etap pracy przedstawiony jest zawsze na Statusie pracy pogrubioną czcionką (7) - widok strony dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą. Kolejne etapy dodawania recenzji wyglądają tak samo dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą oraz Recenzenta będącego jednocześnie Kierującym pracą: 1. W celu dodania recenzji do pracy należy kliknąć czerwono oznaczoną ikonę recenzji (8). 6
Po kliknięciu na ikonę otworzy się strona Szkic recenzji. Recenzent ma możliwość dodania recenzji w formie pliku. Należy zwrócić uwagę czy pod polami Dane recenzji wskazana jest dla dokumentu forma: Recenzja w formie pliku. Jeżeli system pokazuje Recenzja w formie tekstowej należy za pomocą przycisku ZMIEŃ dokonać zmiany na format Recenzja w formie pliku (9). 2. Po wskazaniu formatu recenzji należy kliknąć PRZEŚLIJ PLIK (10). 3. Po kliknięciu PRZEŚLIJ PLIK otworzy się strona Edycja recenzji. W celu dodania dokumentu należy w danych Plik z recenzją kliknąć Wybierz plik (11). 7
Recenzent dodaje recenzję w postaci jednego pliku w formacie PDF. Jeżeli format dokumentu jest inny, należy przed dołączeniem go do pracy zmienić rozszerzenie na PDF, za pomocą zapisz jako. Maksymalny rozmiar pliku wynosi 10,0 MB. 4. Następnie Recenzent wystawia Ocenę pracy dyplomowej w skali od 2 do 5 (wybór z listy). Uwaga: bez dodania oceny nie będzie można przypisać recenzji do pracy (12). 5. Po dodaniu recenzji i wystawieniu oceny należy kliknąć ZAPISZ (13). 6. Jeżeli recenzja jest gotowa do zatwierdzenia należy kliknąć ZATWIERDŹ RECENZJĘ (14). Jeśli recenzja wymaga poprawy (zmiana pliku lub oceny), na tym etapie Recenzent może kliknąć ZMIEŃ PLIK (15) - co spowoduje otwarcie strony z dodaną recenzją lub kliknąć WYCZYŚĆ (16) co spowoduje usunięcie dodanej recenzji wraz oceną. UWAGA: W przypadku, gdy Recenzent doda recenzję wraz z oceną, zatwierdzi ją a następnie przekaże pracę na kolejny krok (lub do kolejnego recenzenta) - czyli praca zniknie z tabeli Zadania, to Recenzent nie będzie miał już możliwości zmiany pliku/ oceny lub usunięcia błędnej recenzji. W takiej sytuacji należy skontaktować się z Administratorem systemu APD. 8
7. Po naciśnięciu ZATWIERDŹ RECENZJĘ : Dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą proces dodawania recenzji zostaje zakończony. Po kliknięciu wróć do pracy Recenzent powróci na stronę pracy ale nie będzie mógł edytować dodanej recenzji. Po kliknięciu na górze strony na zakładkę MOJE PRACE Recenzent w prawej tabeli Zadania nie będzie miał pracy dyplomowej z zadaniem WPISZ RECENZJĘ. Dla Recenzenta będącego Kierującym pracą po kliknięciu wróć do pracy, Opiekun pracy będzie mógł wykonać dla pracy następuję czynności: 8. Jeżeli praca wymaga poprawy, Kierujący pracą może ją cofnąć poprzez kliknięcie STWÓRZ NOWY ZESTAW I PRZEKAŻ DO POPRAWY (17). Wykonanie tego przejścia umożliwi Autorowi pracy poprawienie wprowadzonych danych i dodanych plików. Zostanie utworzony kolejny zestaw plików, co oznacza powtórzenie przez Kierujące pracą czynności dla Kroku 3 a następnie dla Kierującego pracą i recenzentów czynności dla Kroku 4. 9. Jeśli Kierujący pracą potwierdza, że w systemie APD są już zapisane wszystkie recenzje lub pozostałe recenzje zostaną dostarczone poza APD (system dopuszcza taką możliwość), to może zmienić status pracy na Krok 5 Praca gotowa do obrony. Aby to wykonać należy kliknąć PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI (18). Uwaga: Po wykonaniu tego przejścia proces obsługi pracy zostanie zamknięty i nie będzie można już wrócić do żadnego z poprzednich kroków. 9
Zatwierdzenie pracy z pominięciem recenzentów W przypadku gdy recenzenci nie są przypisani do pracy i Kierujący pracą przekaże ją na Krok 4 (praca nie będzie widoczna w zakładce MOJE PRACE u Kierującego pracą), przy założeniu, że recenzje będą dołączone do pracy dyplomowej poza systemem APD, możliwe jest zatwierdzenie pracy w APD przez Kierującego pracą. W tym celu należy poprzez zakładkę KATALOG (19) wyszukać daną pracę dyplomową. Można w polu Szukaj prac wpisać: tytuł pracy, imiona i nazwiska autorów lub opiekunów (20) lub skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego (21) by wprowadzić więcej atrybutów dla wyszukania pracy. 10
Po naciśnięciu SZUKAJ (20) otworzy się strona Wyniki wyszukiwania, gdzie należy kliknąć w tytuł pracy (22). Następnie pojawi się strona pracy na Kroku 4, gdzie Kierujący pracą aby dokonać ostatecznego zatwierdzenia pracy dyplomowej powinien kliknąć w PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI (23). Uwaga: Po wykonaniu tego przejścia proces obsługi pracy zostanie zamknięty i nie będzie można już wrócić do żadnego z poprzednich kroków. Po ostatecznym zatwierdzeniu pracy przez Kierującego pracą (po kliknięciu PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI) praca zostaje przesłana z Kroku 4 na Krok 5 Praca gotowa do obrony i tym samym zakończony jest proces obsługi pracy w APD. Opiekun pracy i Recenzent mogą podejrzeć pracę dyplomowa w systemie poprzez kliknięcie w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli Prace dyplomowe na tytuł pracy. Otwarty wówczas zostanie podgląd strony pracy z pogrubionym opisem kroku na którym praca się znajduje (w tym przypadku Krok 5), jednak Opiekun pracy nie będzie miał możliwości dokonywania modyfikacji. 11
O dokonaniu ostatecznego zatwierdzenia przez Promotora pracy dyplomowej w systemie APD Autor pracy otrzyma stosowne powiadomienie e-mail z systemu, że praca gotowa jest do obrony. Student drukuje ostateczną wersję pracy dyplomowej z APD i składa ją w dziekanacie. Praca ta dla zapewnienia spójności wersji elektronicznej z papierową zawiera numery kontrolne tzw. mechanizm kontroli zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową złożoną w dziekanacie. W przypadku wystąpienia problemów podczas procesu wprowadzania pracy w APD zapraszamy na stronę pomocy https://apdhelp.uni.lodz.pl/ oraz kontakt e-mail: apdhelp@uni.lodz.pl. 12