Niniejszy podręcznik stanowi kompendium wiedzy, niezbędnej do ubiegania się o środki pochodzące z Programu Warszawskie Inicjatywy Edukacyjne. W przystępny sposób przedstawia on informacje niezbędne do samodzielnego opracowania projektu i wniosku oraz jego prawidłowej realizacji. Poza omówieniem zasad towarzyszących aplikowaniu, zawiera on także praktyczne wskazówki i przykłady projektów, które otrzymały dofinansowanie, ze wskazaniem ich mocnych stron. Każdy z rozdziałów zakończono ćwiczeniem, umożliwiających sprawdzenie zrozumienia omawianych zasad oraz lepsze przygotowanie się do samodzielnego opracowania wniosku. Zapraszamy! Co to jest WIE? Warszawskie Inicjatywy Edukacyjne (WIE) to Program Biura Edukacji m. st. Warszawy, umożliwiający dofinansowanie projektów przygotowanych i realizowanych przez szkoły i przedszkola dla których organem prowadzącym jest m. st. Warszawa. Program jest finansowany ze środków zapisanych w budżecie Biura Edukacji na poszczególne lata. W ramach WIE możliwie jest otrzymanie dofinansowania do realizacji projektu, który wpisuje się w program działalności edukacyjnej i wychowawczej szkoły. Zasady ubiegania się o dofinansowanie ze środków programu Warszawskie Inicjatywy Edukacyjne Przed przystąpieniem do przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach WIE prosimy zapoznać się z Regulaminem przyznawania dofinansowania projektów w ramach Warszawskich Inicjatyw Edukacyjnych (WIE) obowiązującym w danym roku. Przedstawione poniżej informacje dotyczą naboru wniosków przewidzianych do realizacji w roku 2014. W kolejnych latach mogą one ulegać modyfikacji. Jakie projekty kwalifikują się do dofinansowania w ramach WIE? WIE oferuje możliwość uzyskania dofinansowania do działań edukacyjno wychowawczych, wpisujących się w program działań edukacyjno wychowawczych szkoły. Zakłada się, że jego ramach finansowanie mogą uzyskać tylko te przedsięwzięcia, które nie stanowią podstawowej działalności szkoły, finansowanej z otrzymanej subwencji oświatowej i dlatego też wymagają zapewnienia dla ich realizacji dodatkowych środków. Innymi słowy, projekt przewidziany do dofinansowania w ramach WIE to marzenie lub potrzeba związana ze statutowymi zadaniami szkoły, przedszkola lub placówki, które będą realizowane: 1
- w określonym czasie, - ze zróżnicowaną grupą (np. uczniowie, nauczyciele, rodzice), - za pomocą zadaniowego budżetu (dofinansowanie). Jednocześnie działania realizowane w ramach dofinansowanych projektów mają charakter dodatkowy i dlatego muszą być realizowane poza obowiązkowymi zajęciami (w tym zajęciami dodatkowymi, finansowanymi z budżetu szkoły), np. po zakończeniu zajęć lekcyjnych lub w dni wolne od nauki. Każdy z dofinansowanych projektów powinien wprowadzać innowacyjne i nowatorskie rozwiązania edukacyjne. W jaki sposób należy rozumieć innowacyjność? Innowacyjność to inaczej nowa (dla szkoły, społeczności w której działa lub grupy odbiorców/ odbiorczyń działań placówki uczniów i uczennic, rodziców, społeczności lokalnej) wartość bądź jakość w realizowanych działaniach. Innowacyjność może dotyczyć zmiany w sposobie dotychczasowego działania (np. zastosowanie dotychczas nie wykorzystywanych metod nauczania, pomocy dydaktycznych, sposobu realizacji działań), wprowadzenia nowych działań (np. wprowadzenie nowej oferty dla wybranej grupy uczniów) lub zmian organizacyjnych związanych z realizowanymi działaniami (np. wprowadzenie innej niż dotychczas organizacji działania, zarządzania daną ofertą programową). Warto przy tym zauważyć, że innowacyjność może dotyczyć wprowadzenia rozwiązań/ działań nie realizowanych dotychczas przez żadną inną szkołę lub przedszkole jak i rozwiązań/ działań nowych wyłącznie dla danej szkoły, sprawdzonych w innych placówkach. Oczekuje się także, że dofinansowany projekt będzie stanowił uzupełnienie treści przekazywanych podczas zajęć lekcyjnych oraz wykorzystywał nowoczesne metody nauczania, przede wszystkim angażujące uczniów i uczennice w samodzielne decydowanie o przebiegu i sposobie realizacji projektu oraz umożliwiające im nabywanie wiedzy, kompetencji i postaw, które są ważne dla ich przygotowania do kontynuowania nauki i dorosłego życia. Oczywiście możliwe jest zaplanowanie powiązania projektu przewidzianego do realizacji z zajęciami obowiązkowymi, np. poprzez zapewnienie wprowadzenia do lekcji treści, które będą przydatne uczniom i uczennicom w trakcie planowania i realizacji działań w projekcie. Należy jednak zwrócić uwagę, że działania realizowane równolegle do projektu podczas zajęć lekcyjnych nie mogą być finansowane w ramach otrzymanego dofinansowania. 2
Przykład: Realizowany projekt dotyczy rocznicy dwudziestopięciolecia obrad Okrągłego stołu i przemian polityczno gospodarczych, jakie miały miejsce w Polsce w latach 90. XX w. W ramach projektu uczniowie zbierają w swoim środowisku materialne i niematerialne świadectwa tamtego czasu, a na ich podstawie przygotowują wystawę, upamiętniającą postrzeganie tych wydarzeń w społeczności, do której należą. Jednocześnie w trakcie projektu przeprowadzone zostaną debaty, dotyczące wpływu tych zmian na życie w dzisiejszej Polsce. Równolegle do realizowanego projektu, podczas lekcji historii oraz wiedzy o społeczeństwie omawiana jest problematyka związana z historią przemian demokratycznych w Polsce w 1989 roku oraz ustrojów politycznych. Umożliwia to uczniom lepsze zrozumienie przyczyn, przebiegu i skutków wydarzeń wokół Okrągłego stołu oraz przygotowuje ich do bardziej świadomego uczestnictwa w projekcie. Podejmując decyzję o złożeniu wniosku do Programu WIE, sugerujemy także sprawdzenie, jakie typy projektów mogą uzyskać dofinansowanie w ramach ogłoszonego konkursu. W konkursie, umożliwiającym uzyskanie dofinansowania dla projektów przewidzianych do realizacji w 2014 roku stworzono możliwość sfinansowania projektów dotyczących: inicjatyw związanych z rozwojem zainteresowań i talentów, systemowych działań szkoły w zakresie profilaktyki zdrowotnej, działań związanych z kultywowaniem tradycji narodowych, lokalnych, europejskich, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej, działań na rzecz uczniów o specjalnych potrzebach edukacyjnych, edukacji medialnej i wykorzystania technologii informatyczno komunikacyjnej w nauczaniu. Przed złożeniem wniosku proszę zastanowić się, w który z podanych obszarów wpisuje się projekt jego określenie będzie wymagane w składanym wniosku. Proszę także zwrócić uwagę, że ze środków WIE nie mogą uzyskać dofinansowania projekty o charakterze wyłącznie turystyczno rekreacyjnym: konieczne jest uwzględnienie w każdej 3
składanej propozycji konkretnych działań umożliwiających zwiększenie wiedzy, umiejętności lub rozwój postaw osób uczestniczących w projekcie. Do kogo może być skierowany projekt finansowany z WIE? Jak wspomniano, odbiorcami projektów powinna być przede wszystkim społeczność szkolna lub przedszkolna, a pośrednio środowisko, w którym działa dana placówka. Planując działania projektu zachęcamy do angażowania w ich realizację nie tylko uczniów i uczennic, ale także ich nauczycieli, opiekunów, rodziców czy osób mieszkających na pobliskim osiedlu/ w okolicy. Umożliwi to z jednej strony zwiększenie roli szkoły w społeczności lokalnej, z drugiej zaś przyczyni się do zwiększenia liczby osób korzystających z realizowanych działań. Jakie jednostki mogą ubiegać się o dofinansowanie? O dofinansowanie w ramach WIE mogą ubiegać się jednostki edukacyjne, prowadzone przez m. st. Warszawa, tj. szkoły wszystkich typów oraz przedszkola publiczne. Na potrzeby Programu są one nazywane Wnioskodawcami. Wniosek w imieniu szkoły może złożyć wyłącznie dyrektor szkoły lub przedszkola. Z kolei z możliwości otrzymania dofinansowania wyłączone są placówki edukacyjne prowadzone przez inne podmioty, takie jak organizacje pozarządowe, fundacje czy kościoły i związki wyznaniowe. Mogą one otrzymać dofinansowanie w ramach ogłaszanych corocznie przez Biuro Edukacji konkursów dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. Szczegółowe informacje o ogłoszonych konkursach tego typu można znaleźć na stronie Pełnomocnika Prezydenta m. st. Warszawy ds. organizacji pozarządowych (http://ngo.um.warszawa.pl). Termin realizacji projektu Projekt może być realizowany w okresie jednego roku budżetowego. Oznacza to, że realizacja projektów złożonych w konkursie na rok 2014 będzie mogła rozpocząć się nie wcześniej niż po rozstrzygnięciu konkursu (planowane rozstrzygnięcie konkursu nastąpi na początku lutego 2014 roku) i nie później niż do 31 grudnia 2014 roku. W praktyce proponujemy zaplanowanie rozpoczęcia realizacji projektu nie wcześniej niż od 15 marca 2014 roku, kiedy przyznane środki powinny znaleźć się na koncie szkoły i zakończenie go do końca grudnia. Prosimy zwrócić uwagę, że podany termin określa maksymalny czas realizacji zadania. Możliwe jest podjęcie decyzji o krótszym okresie realizacji, np. wyłącznie w II semestrze roku szkolnego 4
2013/2014 (od połowy marca do połowy czerwca) lub I semestrze roku szkolnego 2014/2015 (od początku września do końca grudnia). Działania projektu mogą być także realizowane podczas wakacji i ferii szkolnych, jeżeli wynika to z jego specyfiki. Prosimy także zwrócić uwagę, że w określonym terminie realizacji projektu powinny zostać zrealizowane wszystkie działania niezbędne do jego wdrożenia (przykładowo: działania przygotowawcze - np. przygotowanie konkursu, działania właściwe np. przeprowadzenie konkursu i działania kończące np. podsumowanie konkursu, wręczenie nagród, wystawa prac konkursowych), a nie tylko związane z nim główne wydarzenie. Wysokość oferowanego dofinansowania W programie WIE nie istnieje ograniczenie dotyczące minimalnej i maksymalnej wartości dofinansowania dla projektu wartość wnioskowanego dofinansowania jest zależna od zaplanowanych działań i sposobów ich realizacji i powinna być do nich dostosowana. Osobom zamierzającym przygotować i realizować projekt po raz pierwszy, sugerujemy złożenie wniosku o niewysokiej wartości, co ułatwi im jego realizację i umożliwi zapoznanie się w mikroskali z procedurą towarzyszącą wdrażania i rozliczania projektów. Dofinansowanie złożonego projektu przez Program WIE może wynieść do 90% wartości projektu (kosztów niezbędnych do zrealizowania projektu). Pozostałe 10% kosztów projektu (w formie finansowej lub jako oszacowanie wartości otrzymanych nieodpłatnie usług lub dostaw) musi ponieść Wnioskodawca (ze środków własnych lub pochodzących z innych źródeł). Jednocześnie wprowadzono limity kosztów w budżecie załączonym do wniosku: koszty wynagrodzeń związanych z realizacją projektu nie mogą przekraczać 20% całkowitych kosztów zadania; podobnie koszty zakupu wyposażenia dla szkoły lub placówki nie mogą być wyższe niż 20% całkowitego kosztu projektu. W jaki sposób można wnieść wkład własny do projektu? Jak wspominano, wkład własny do projektu musi wynieść co najmniej 10% jego całkowitego kosztu. Może on zostać zapewniony zarówno w oparciu o środki własne szkoły jak i środki pochodzące od innych podmiotów (np. Rada Rodziców, zaprzyjaźniona firma, fundacja grantodawcza). Wkład własny może zostać wniesiony w postaci gotówkowej (przeznaczenie gotówki na wynagrodzenia, zakup usług czy materiałów niezbędnych do realizacji projektu) jak i w postaci rzeczowej (oszacowana wartość wniesionej do projektu pracy ochotniczej, darowizn rzeczowych czy korzystania z wyposażenia, sal). Proszę jednak pamiętać, że wkład 5
własny nie może zostać wniesiony jako oszacowanie kosztów korzystania z sal i wyposażenia stanowiącego własność szkoły. Sprawdź czy udało Ci się zapamiętać najważniejsze informacje! Poniższe ćwiczenia służą do samodzielnego sprawdzenia stopnia opanowania wiedzy poruszonej w rozdziale. Zachęcamy do ich rozwiązania. Ćwiczenie 1 Poniżej przedstawiono przykłady projektów. Prosimy o zdecydowanie, które z nich mogłyby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Programu Warszawskie Inicjatywy Edukacyjne. Odpowiedzi do tego ćwiczenia znajdują się na następnej stronie. Projekt nr 1. Wielu uczniów jednego z gimnazjów posiada poważne problemy w nauce języka angielskiego. Wynika to z niedostatecznego poziomu nauczania tego przedmiotu w szkole podstawowej. Aby wesprzeć uczniów i uczennice, Dyrekcja szkoły decyduje się na realizację projektu, polegającego na organizacji dodatkowych zajęć wyrównawczych, odbywających się po lekcjach tzw. douczek. Projekt nr 2. Przy jednej ze szkół działa Szkolne Koło Amnesty International. Zrzeszeni w nim uczennice i uczniowie interesują się prawami człowieka i chcą je upowszechniać wśród osób zamieszkujących na osiedlu, na którym działa placówka. W związku ze zbliżającym się dniem Światowym Dniem Praw Człowieka, pod kierunkiem opiekuna Koła zaplanowali oni zorganizowanie trzech happeningów: dotyczących prawa do nauki, przestrzegania praw człowieka w konfliktach zbrojnych oraz problemu głodu na świecie. Wydarzeniom tym towarzyszyć będą dwie debaty z udziałem osób specjalizujących się w problematyce praw człowieka, dotyczące tematyki projektu oraz przeprowadzenie konkursu szkolnego, dotyczącego opracowania plakatu promującego przestrzeganie praw człowieka. Projekt nr 3. W jednym z liceów nauczycielka matematyki zidentyfikowała grupę uczniów i uczennic posiadających uzdolnienia matematyczne. Chcąc umożliwić im rozwój talentów, przygotowała projekt, w ramach którego zamierza organizować poza lekcjami specjalne konsultacje, podczas których będą oni nabywać i ćwiczyć wiedzę wykraczającą poza program nauczania matematyki w liceum. W trakcie projektu uczestniczące osoby będą także uczestniczyć w zajęciach uniwersyteckich, które pozwolą im na ukierunkowanie zainteresowań matematyką i zachęcą do samokształcenia. 6
Projekt nr 4. Część dzieci z zerówki w jednym z przedszkoli posiada poważne wady wymowy. Chcąc przeciwdziałać związanym z tym trudnościom w nauce, dyrektorka placówki zdecydowała o złożeniu projektu do WIE. W jego ramach przewidziała środki na diagnostykę wad wymowy oraz prowadzenie regularnych zajęć logopedycznych. Projekt nr 5. Jedna ze szkół podstawowych z Dzielnicy Śródmieście współpracuje od kilku lat ze szkołą z Wilna, będącego miastem partnerskim Warszawy. Uczniowie i uczennice z obu szkół zaplanowali wspólnie projekt wymiany międzyszkolnej. Będzie on polegał na organizacji wyjazdu do Wilna, podczas którego uczniowie i uczennice będą poznawać kulturę i język sąsiada oraz prezentować polski język i tradycje. Ważnym elementem wymiany będzie poszukiwanie wspólnych doświadczeń historycznych i kulturowych obu narodów, co przyczyni się do zbliżenia obu grup. Projekt nr 6. Z okazji przypadającego Roku Oskara Kolberga jedna ze szkół podstawowych zaplanowała organizację wycieczki po Mazowszu, służącej zapoznaniu się z dziedzictwem kulturowym regionu. W jej trakcie uczniowie i uczennice odwiedzą Muzeum Ludowych Instrumentów Muzycznych w Szydłowcu oraz skansen Muzeum Wsi Radomskiej w Radomiu. Wycieczka odbędzie się w dniu wolnym od zajęć lekcyjnych. Ćwiczenie 2. Spośród poniższych stwierdzeń, dotyczących WIE, proszę wybrać te, które są zgodne z prawdą. Poprawne odpowiedzi znajdują się na kolejnej stronie. 1. Każdy wniosek ubiegający się o dofinansowanie w ramach WIE musi być realizowany poza zajęciami lekcyjnymi. 2. Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach WIE może złożyć nauczyciel, któremu powierzona będzie realizacja projektu. 3. Projekt dofinansowany w ramach konkursu WIE na 2014 rok może być realizowany od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 roku. 4. Suma kosztów wynagrodzeń i zakupu wyposażania dla placówki, związanych z realizacją projektu nie może przekroczyć łącznie 20% kosztów jego realizacji. 5. Wkład własny do projektu można wnieść wyłącznie finansowo, w formie udokumentowanych wydatków. 6. Projekt składany w ramach WIE może dotyczyć wyłącznie nauczycieli. Odpowiedzi do ćwiczenia 1 7
Projekt nr 1. Projekt nie może otrzymać dofinansowania w ramach WIE zajęcia dodatkowe powinny być finansowane w ramach otrzymywanej subwencji, a zatem nie mogą być finansowane przez Program. Projekt nr 2. Projekt może zostać złożony w konkursie o dofinansowanie w ramach WIE zaplanowane w nim działania odbywają się poza zajęciami lekcyjnymi, stanowiąc uzupełnienie przekazywanej podczas nich wiedzy; dodatkowo projekt angażuje społeczność lokalną, w której działa szkoła oraz umożliwia uczniom i uczennicom podejmowanie samodzielnych działań, przyczyniając się do rozwoju postawy obywatelskiej odpowiedzialności. Projekt nr 3. Projekt może zostać złożony w konkursie o dofinansowanie ze środków WIE dotyczy on pracy poza lekcjami z uczniami szczególnie uzdolnionymi. Projekt nr 4. Projekt nie może otrzymać dofinansowania w WIE dotyczy działań, które powinny być realizowane w ramach podstawowych zajęć, finansowanych z subwencji oświatowej. Projekt nr 5. Projekt może zostać złożony w ramach konkursu w programie WIE. Jego dodatkowe atuty stanowi wykorzystanie do współpracy miasta partnerskiego Warszawy oraz zaangażowanie młodzieży w planowanie przebiegu wymiany (projektu). Projekt nt 6. Projekt nie może otrzymać dofinansowania w ramach WIE. Wprawdzie wycieczka odbędzie się poza zajęciami lekcyjnymi, jednakże z podanego opisu nie wynika, by projekt w znacznym stopniu przyczyniał się do rozwoju zainteresowań i talentów uczennic i uczniów lub stanowił ofertę edukacji kulturalnej; dodatkowo projekty polegające na organizacji wyłącznie wycieczek są wyłączone z finansowania programu. O dofinansowanie mógłby ubiegać się projekt, polegający na organizacji wycieczki stanowiącej element projektu (np. zebranie informacji wykorzystywanych w trakcie jego realizacji) lub wycieczki stanowiącej podsumowanie i nagrodę dla uczniów najaktywniej angażujących się w realizację projektu. Odpowiedzi do Ćwiczenia 2 1. Prawda. Działania projektów finansowanych w ramach WIE powinny odbywać się poza obowiązkowymi zajęciami. 2. Fałsz. Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach WIE może złożyć wyłącznie dyrektor szkoły lub placówki edukacyjnej. 8
3. Fałsz. Realizacja projektu może rozpocząć się najwcześniej po terminie ogłoszenia wyników naboru, tj. od początku lutego 2014 roku. Z kolei realizacja projektu powinna rzeczywiście zakończyć się nie później niż 31 grudnia 2014 roku. 4. Fałsz. Ograniczenie dotyczące możliwości wydatkowania maksymalnie 20% kosztów projektu na wynagrodzenia i zakup wyposażania dla placówki, dotyczy odrębnie wynagrodzeń i odrębnie zakupu wyposażenia. Oznacza to, że przy maksymalnym wykorzystaniu każdego z tych limitów, na działania merytoryczne mogłoby pozostać 60% kosztów projektu (100% kosztów projektu 20% kosztów przeznaczone na wynagrodzenia 20% kosztów przeznaczone na zakup wyposażenia). 5. Fałsz. Wkład własny może zostać wniesiony w formie zarówno pieniężnej (udokumentowane, rzeczywiście zapłacone koszty) jak i w formie niepieniężnej (np. oszacowana wartość pracy ochotniczej związanej z realizacją projektu). 6. Fałsz. Każdy projekt składany do WIE musi być skierowany do uczniów i uczennic. Rodzice, opiekunowie i nauczyciele mogą jedynie uczestniczyć w jego realizacji, nie mogą być natomiast jego głównymi odbiorcami. Co to jest projekt? Znając podstawowe wytyczne, dotyczące możliwości składania wniosków do WIE, można przystąpić do określenia zakresu projektu i sposobu jego realizacji. Jednakże przed przystąpieniem do opracowania wniosku i wypełnienia formularza warto dowiedzieć się, jakie są cechy projektu. Umożliwi to przygotowanie propozycji projektu spełniającego wszystkie wymogi. Szczegółowe informacje znajdują się poniżej. Projekt jest to najmniejsza jednostka fizyczna pomocy. Stanowi on przedsięwzięcie o konkretnej lokalizacji, skończonym okresie realizacji, wymagające określonych nakładów. Program z kolei stanowi strumień projektów. Jest on zestawem działań, mających doprowadzić do założonego celu, ale nie zdefiniowanych w czasie i przestrzeni w chwili jego opracowania. Innymi słowy Program nakreśla ramy, w które następnie wpisywane są projekty. Przyrównując określenia programu i projektu do Programu Uczenie się przez całe życie / Program Comenius, możemy zauważyć, że jednym z celów tego Programu jest poprawa pod względem jakościowym i ilościowym partnerstw pomiędzy szkołami z różnych państw członkowskich, tak aby objąć wspólnymi działaniami oświatowymi w okresie trwania 9
programu przynajmniej 3 miliony uczniów. W ramach Programu Comenius zainteresowane szkoły mogą składać wnioski, dotyczące realizacji projektów przyczyniających się do osiągnięcia celów Programu. Program Commenus precyzuje jakiego rodzaju podmioty mogą składać wnioski o dofinansowanie, jakie są możliwe typy działań, ramy możliwej do otrzymania dotacji, jaki jest czas realizacji projektów oraz jakie inne wymogi muszą spełniać składane wnioski. Nie określa on jednak, w jaki konkretnie sposób mają być realizowane dofinansowane z niego projekty o tym decydują zainteresowane szkoły, które decydują się na przedstawienie swojej propozycji w formie projektu. Podobnie w ramach Programu WIE określono cele, do których osiągnięcia muszą przyczyniać się zgłoszone projekty (wspieranie przedszkoli i szkół w realizacji innowacyjnych programów edukacyjnych i wychowawczych; wspieranie projektowej pracy szkół; jakościowy rozwój szkół), możliwe typy realizowanych zadań, ramy finansowe możliwej do otrzymania dotacji, terminy składania i realizacji wniosków, a także wzorce obowiązujących formularzy. Jednakże to wnioskodawcy decydują, jaki projekt chcą przygotować i zrealizować. Oczywiście każdy z dofinansowanych projektów musi spełniać zasady, towarzyszące wdrażaniu Programu WIE. Jak wynika z powyższej informacji, placówki wnioskujące o otrzymanie dofinansowania w ramach Programu WIE będą składały projekty zapisane w formie wniosków. Dysponując przemyślaną i opracowaną koncepcją projektu można przystąpić do wypełnienia wniosku. Przed wykonaniem tej czynności sugerujemy zapoznanie się ze specyficznymi cechami opisującymi projekt i sprawdzenie czy istniejące propozycja je spełnia. W przeciwnym przypadku rekomendujemy ponowne przemyślenie tych elementów projektu, które nie zostały jeszcze w pełni określone. Cechy każdego projektu są następujące: 1. Projekt jest jednorazowy. Każdy projekt należy traktować jednorazowo. Przygotowanie każdego projektu poprzedza analiza problemów i potrzeb, jakie powinny zostać zaspokojone wobec jego odbiorców (np. przygotowując projekt skierowany do uczniów o specjalnych potrzebach edukacyjnych należy przed przygotowaniem projektu przeanalizować, jakie mają oni trudności i z czego one wynikają, by kolejno móc znaleźć najbardziej optymalny sposób ich zaspokojenia) oraz określenie spodziewanych rezultatów (efektów) zrealizowania zaplanowanych działań. Realizacji projektu oraz jego zakończeniu powinna towarzyszyć analiza, zwana ewaluacją, która pozwala na jakościowe określenie w jakim stopniu projekt odpowiedział na zaobserwowane potrzeby (problemy) oraz jak wpłynął on na zmianę 10
początkowej sytuacji. Oczywiście dokonanie analizy wpływu projektu na sytuację stanowi jednocześnie podstawę do planowania kolejnego projektu. Dlatego też, nawet jeżeli planowany projekt stanowi kontynuację działań realizowanych wcześniej, należy uznać, że ma on charakter jednorazowy (choć może być on cykliczny) zrealizowaniu kolejnej edycji projektu towarzyszyła będzie analiza, która pozwoli na wprowadzenie modyfikacji (np. modyfikacji metod, grupy docelowej, rezultatów, stosowanego podejścia pedagogicznego, terminu realizacji), czyniące kolejny projekt niepowtarzalnym i jednorazowym. 2. Projekt przyczynia się do realizacji celu. Znając istniejące problemy i potrzeby, które zawsze wyrażone są jako negatywne zjawiska, możliwe jest sformułowanie pozytywnej, oczekiwanej zmiany, która nastąpi dzięki wdrożeniu projektu. Trafne sformułowanie działań projektu, ich wdrożenie zgodnie z założeniami oraz osiągnięcie zaplanowanych rezultatów będzie umożliwiało osiągnięcie założonego celu projektu. 3. Na projekt składa się cykl działań. Działania w projekcie przyczyniają się do osiągnięcia zaplanowanych rezultatów i jednocześnie wywołaniu pozytywnej zmiany zapisanej w jego celu. Działania w projekcie określają sposób, w jaki będzie on realizowany, informując o kolejnych czynnościach, które należy podjąć, by projekt mógł być wdrożony zgodnie z przyjętymi założeniami. 4. Projekt jest skierowany do określonej grupy docelowej. Każdy projekt posiada precyzyjnie określoną grupę odbiorców. Znajdują się w niej osoby, których dotyczy zdiagnozowany przed określeniem projektu problem, który zostanie ograniczony w wyniku wdrożenia zaplanowanych działań. Grupę docelową projektu może charakteryzować jej liczebność, wiek, płeć, miejsce nauki, miejsce zamieszkania, poziom określonej wiedzy i umiejętności, sytuacja rodzinna, materialna lub zdrowotna. Podane kategorie opisujące grupę odbiorców projektu są jedynie przykładowe będą one zmieniać się w zależności od problemu, jaki ma on rozwiązać. Warto także zauważyć, że jeden projekt może być skierowany do więcej niż jednej grupy docelowej (np. jego grupą docelową mogą być uczennice i uczniowie z klas I i II, ich rodzice oraz społeczność zamieszkująca na osiedlu, na którym zlokalizowana jest szkoła). 5. Projekt jest ograniczony terminem. Każdy projekt posiada unikalny harmonogram jego wdrażania, tj. schemat obrazujący w jakim terminie powinny zostać zrealizowane poszczególne działania, umożliwiające osiągnięcie zaplanowanych rezultatów i dokonanie przewidywanej pozytywnej zmiany. 11
6. Realizacja każdego projektu wiąże się z ryzykiem. W trakcie realizacji każdego, nawet najprostszego projektu mogą wystąpić nieprzewidziane i niezależne od Wnioskodawcy okoliczności, mające wpływ na zrealizowanie projektu zgodnie z założeniami. Ponieważ okoliczności te są niezależne od osób realizujących projekt, istotne jest określenie najbardziej prawdopodobnych z nich, opracowanie strategii działania (zarządzania ryzykiem) na wypadek ich wystąpienia i sprawdzanie w odpowiednich momentach realizacji czy nie zaistnieją one. We wniosku do Programu WIE nie jest konieczne wskazywanie potencjalnych ryzyk dla projektu, sugerujemy jednak ich określenie we własnym zakresie (niekonieczne w formie pisemnej, wystarczające może okazać się ich wnikliwe przemyślenie). Do przykładowych ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu w ramach Programu WIE należą: - zwiększenie (lub zmniejszenie) się kosztów realizacji projektu zarządzanie ryzykiem: w trakcie opracowania wniosku należy ustalić rynkowe ceny koniecznych do poniesienia kosztów, co zwiększa prawdopodobieństwo, że możliwe będzie zrealizowanie projektu w oparciu o przyznany budżet; - znaczące zmniejszenie (lub zwiększenie) się liczby uczniów i uczennic pragnących uczestniczyć w działaniach realizowanych w ramach projektu zarządzanie ryzykiem: przed określeniem działań projektu należy zdiagnozować zainteresowanie uczniów i uczennic tematyką projektu oraz uczestniczeniem w jego działaniach; - opóźnienia towarzyszące wdrażaniu poszczególnych działań projektu zarządzanie ryzykiem: w trakcie opracowania projektu (lub harmonogramu we wniosku) należy dokładnie oszacować czas niezbędny do ich wdrożenia, powiększając go dodatkowo o ok. 15%, co w przypadku zaistnienia opóźnień stanowiło będzie konieczną rezerwę. Z uwagi na znaczącą liczbę metod realizacji projektów w ramach Programu WIE nie jest możliwe określenie wszystkich towarzyszących im czynników ryzyka. Zachęcamy jednakże do próby oszacowania ryzyk związanych z przygotowywanym projektem, czerpiąc inspirację z przedstawionych powyżej przykładów. 7. Projekt wymaga współpracy specjalistów z kilku dziedzin. Nie istnieje możliwość zrealizowania projektu przez jedną osobę zawsze konieczne będzie posiadanie zespołu osób o różnej wiedzy i umiejętnościach. W realizację nawet najprostszych projektów konieczne jest zaangażowanie osoby odpowiadającej za koordynację (zarządzanie projektem), osób pracujących z uczennicami i uczniami, osoby odpowiadającej za prowadzenie ewidencji księgowej (w przypadku projektów realizowanych w ramach WIE będzie to osoba zatrudniona w Dzielnicowym Biurze Finansowania Oświaty lub Miejskim Biurze Finansowania Oświaty dla szkół specjalmuych). Warto zadbać, by wszystkie osoby 12
uczestniczące w realizacji projektu znały jego cel, planowane rezultaty, działania, a także posiadały szczegółową wiedzę na temat sposobu realizacji powierzonych im działań i związanych z nimi kosztów, co przyczyni się do jego sprawniejszej realizacji. W wielu projektach organizowane są cykliczne spotkania zespołu odpowiadającego za wdrożenie projektu, podczas których omawiane są postępy w realizacji i pojawiające się trudności spotkania takie umożliwiają szybką wymianę informacji, monitorowanie ryzyk projektu i poszukiwanie ewentualnych rozwiązań sytuacji kryzysowych. 8. Projekt wymaga kierowania. W trakcie realizacji każdego projektu konieczne jest zapewnienie osoby, odpowiadającej za nadzór nad wykonywaniem zaplanowanych działań, a w szczególności monitorowanie (kontrolowanie) czy wydatki ponoszone są zgodnie z planem finansowym (budżetem), czy działania są wdrażane zgodnie z harmonogramem oraz czy osiągane są zaplanowane efekty projektu (np. czy w działaniach projektu bierze udział zaplanowana liczba uczniów i uczennic). Ponadto rolą koordynatora jest gromadzenie dokumentacji, związanej z realizacją projektu (np. listy obecności, dokumentacja zdjęciowa, kopie wysyłanych i otrzymywanych pism, kopie materiałów promocyjnych), a także przygotowanie sprawozdania z realizacji projektu. W mniejszych projektach koordynator może także odpowiadać za inne działania, związane z jego realizacją, np. organizację zaplanowanych działań, opiekę nad uczniami i uczennicami uczestniczącymi w projekcie czy przygotowanie organizacyjne poszczególnych wydarzeń. 9. Projekt wiąże się z określonymi nakładami. Oznacza to, że przed realizacją projektu konieczne jest przygotowanie jego budżetu, w którym należy określić zarówno źródła finansowania jak i szczegółowe koszty realizacji zaplanowanych działań (zwany kosztorysem lub planem wydatków). W przypadku trudności w oszacowaniu jakie środki finansowe są niezbędne do zrealizowania projektu oznacza to, że projekt nie jest jeszcze gotów do złożenia w ramach konkursu, a tym bardziej jego wdrożenia (realizacji). Do sytuacji takiej dochodzi najczęściej, kiedy sposób realizacji projektu nie jest w pełni określony w momencie składania wniosku. Więcej informacji o konstruowaniu budżetu (planu wydatków) znajduje się w dalszej części podręcznika. 10. Projekt zakłada osiągnięcie określonych efektów (zwanych także rezultatami). Każdy prawidłowo skonstruowany projekt zakłada osiągnięcie zmiany, wskazanej w jego celu. Pomiar zamierzonej zmiany jest możliwy poprzez analizę osiągnięcia zaplanowanych wcześniej efektów. Przykład: dla projektu którego celem jest Zwiększenie wiedzy uczniów i uczennic SP nr 1 na temat najnowszej historii Polski i świadomości ich wpływu na codzienne życie efektem 13
może być Liczba uczniów i uczennic uczestniczących w konkursie historycznym - 120 osób (oczywiście pod warunkiem, że organizacja konkursu historycznego była przewidziana do zrealizowania w ramach projektu) czy Liczba uczniów i uczennic którzy zwiększyli swoją wiedzę na temat historii najnowszej Polski dzięki uczestnictwu w debatach 80 osób (oczywiście pod warunkiem, że przeprowadzenie debat dotyczących historii najnowszej było przewidziane w ramach projektu). Poza efektami mierzalnymi, przedstawionymi powyżej, w projekcie mogą także wystąpić efekty niemierzalne. Najczęściej dotyczą one zmian wywołanych realizacją projektu, które nie są możliwe do prostego pomierzenia, odnoszących się do kształtowania postaw i świadomości. W przypadku projektu, którego celem jest Zwiększenie wiedzy i świadomości na temat najnowszej historii Polski i świadomości ich wpływu na codzienne życie, efektami niemierzalnymi mogą być Zwiększenie świadomości wpływu wydarzeń historycznych ostatnich 20. lat na codzienne życie uczennic i uczniów czy Rozwój motywacji uczniów i uczennic do samodzielnego poszukiwania informacji na temat najnowszej historii naszego kraju (oczywiście pod warunkiem, że efekty te wynikają z zaplanowanych do zrealizowania działań). Proszę zwrócić uwagę, że większość elementów projektu jest wzajemnie od siebie zależna zmiana jednego z nich będzie wpływała na zmianę kolejnych z nich. Szczegółowe powiązania pomiędzy elementami projektu przedstawia poniższy rysunek: Działania projektu określają w jaki sposób będzie on realizowany (metody). Działania projektu określają konieczne bo poniesienia nakłady (plan wydatków) Zrealizowanie działań projektu umożliwia osiągnięcie zaplanowanych efektów. Osiągnięcie celu projektu jest możliwe dzięki zrealizowaniu zaplanowanych działań. Jeżeli zaplanowany projekt wykazuje wszystkie przedstawione powyżej cechy oraz zachowane są powiązania między jego działaniami, zaplanowanymi efektami i celem projektu można przystąpić do wypełnienia formularza wniosku. 14
Wniosek do WIE Wniosek do WIE stanowi formularz z informacjami opisowymi oraz plan wydatków (przygotowane w plikach, możliwych do wypełnienia w arkuszu kalkulacyjnym, np. Open Office Calc lub Microsoft Excel). Formularze należy pobrać ze strony Biura Edukacji (www.edukacja.warszawa.pl Dział Projekty i inicjatywy ), wypełnić je na komputerze, a następnie wydrukować. Szczegółowe informacje o sposobie złożenia wydrukowanego wniosku znajdują się dalszej części podręcznika. Uwaga! Wzory formularzy mogą ulegać zmianie w poszczególnych edycjach konkursów, dlatego przed przystąpieniem do ich wypełnienia, sugerujemy sprawdzenie czy posiada się jego obowiązującą wersję. Wypełniając wniosek do WIE warto pamiętać o kilku zasadach: - wszystkie informacje należy wypełnić pismem komputerowym (oczywiście za wyjątkiem pieczęci i wymaganych podpisów oraz towarzyszącej im daty) - nie należy w żaden sposób zmieniać układu formularza (np. dodawać nowych pól lub usuwać już istniejących dodawanie lub usuwanie kolejnych wierszy w planie finansowym nie stanowi oczywiście takiej modyfikacji); - należy wypełnić wyłącznie pola, które nie są zacieniowane ; - wszystkie pola formularza powinny zostać wypełnione; w przypadku nie wypełniania jakiegokolwiek pola należy je przekreślić lub wpisać nie dotyczy z jednoczesnym uzasadnieniem braku informacji; - informacje należy formułować przejrzyście, w taki sposób, by osoba odczytująca przedstawioną propozycję projektu mogła uzyskać wszystkie niezbędne informacje o naszym pomyśle. Wypełnianie wniosku do WIE W pierwszej części wniosku należy podać informacje identyfikujące projekt oraz wnioskującą placówkę: Wniosek dla szkół i przedszkoli o przyznanie dofinansowania w ramach programu Warszawskie Inicjatywy Edukacyjne (WIE) w roku 2014 (pieczątka szkoły/przedszkola) Wnioskodawca: 15
nazwa i adres szkoły/przedszkola telefon/fax/ (w przypadku zespołu szkół podać jego nazwę jako informację dodatkową) Mail Dzielnica W kolejnej części należy wskazać nazwę i adres oraz dane teleadresowe placówki ubiegającej się o uzyskanie dofinansowania, kontaktowy adres e-mail oraz wybrać z rozwijanej listy nazwę dzielnicy, w której mieści się jej siedziba. Proszę także pamiętać o umieszczeniu na wydrukowanym formularzu pieczęci nagłówkowej jej brak może zostać uznany za uchybienie formalne, powodujące odrzucenie wniosku bez rozpatrzenia. Imię i nazwisko dyrektora szkoły/przedszkola W kolejnym polu proszę umieścić imię i nazwisko osoby kierującej placówką wnioskującą o udzielenie dofinansowania. Proszę pamiętać, że jedyną osobą uprawnioną do złożenia wniosku jest Dyrektor placówki. Czy szkoła posiada Certyfikat Prezydenta m. st. Warszawy WARS i SAWA? Czy szkoła posiada Honorowe Wyróżnienie Prezydenta m. st. Warszawy Szkoła z pomysłem? Jeżeli szkoła posiada Certyfikat Prezydenta m. st. Warszawy WARS i SAWA lub Honorowe Wyróżnienie Prezydenta m. st. Warszawy Szkoła z pomysłem, należy wybrać z rozwijanej listy TAK ich posiadanie wpływa na priorytetowe traktowanie wniosku w procesie oceny. W przeciwnym przypadku należy zaznaczyć NIE. 16
Tytuł projektu Tytuł projektu powinien jednoznacznie go identyfikować może ona stanowić nazwę własną (np. VI Warszawski Konkurs wiedzy technicznej czy Drogi ku wolności ) lub opisać przedmiot projektu ze wskazaniem nazwy wnioskującej placówki (np. Warsztaty fotograficzne dla uczniów zainteresowanych fotografią z SP nr 114 lub Wsparcie dzieci ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi z Przedszkola nr 138). Proszę pamiętać, by nazwa projektu nie była zbyt długa pożądany limit to 60 znaków. Czy projekt był wcześniej realizowany? Należy wybrać z rozwijanej listy odpowiednią odpowiedź: TAK lub NIE. Projekt dotyczy (z listy): Należy wybrać z rozwijanej listy typ projektu określony w regulaminie, w który wpisuje się przedstawiana propozycja. Imię i nazwisko koordynatora projektu Proszę wskazać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za przygotowanie projektu, nadzór nad jego realizacją oraz opracowanie sprawozdania z realizacji. Koordynatorem projektu nie musi być Dyrektor wnioskującej placówki chodzi o osobę znającą projekt i zaangażowaną w jego realizację. Imię i nazwisko koordynatora szkolnego programu edukacji kulturalnej (w przypadku projektu o 17
charakterze kulturalnym) W przypadku, gdy projekt dotyczy edukacji kulturalnej, należy wskazać imię i nazwisko osoby odpowiadającej za koordynację szkolnego programu edukacji kulturalnej. Dane te umożliwią zebranie informacji o realizowanych przez szkoły przedsięwzięciach w tym obszarze. Należy przy tym zauważyć, że osobą koordynującą projekt edukacji kulturalnej nie musi być osoba koordynująca szkolny program. Jeżeli projekt dotyczy innego obszaru, w polu należy wpisać Nie dotyczy. Kolejna część formularza wniosku dotyczy opisu przedmiotu składanego projektu. Wypełniając poszczególne pola proszę zwrócić uwagę by podawane informacje były ze sobą spójne (by działania przyczyniały się do osiągnięcia celu, a efekty projektu były adekwatne do zaplanowanych działań), proszę także pamiętać o stosowaniu jednolitego nazewnictwa w odniesieniu do tych samych elementów projektu (np. jeżeli jednym z działań projektu jest przeprowadzenie warsztatów, efektem projektu nie może być liczba uczniów biorących udział w zajęciach warsztatowych, a ewaluacja nie może dotyczyć oceny nabycia nowej wiedzy w wyniku uczestnictwa w zajęciach). Określanie celu projektu W projektach składanych w ramach konkursu WIE nie istnieje konieczność opisywania problemów, które zostaną ograniczone w wyniku realizacji projektu. Jednakże przed określeniem celu projektu (czyli pozytywnej zmiany jaką wywoła jego realizacja), proponujemy próbę określenia, jakie są problemy, którymi zajmie się projekt pozwoli to na trafne dobranie celów projektu i osiągnięcie pożądanej zmiany. Problemy mają zawsze negatywny charakter, a ich przejawem jest niedobór (wiedzy, umiejętności, postaw). Przykładowymi problemami, które mogłyby zostać rozwiązane w ramach projektów składanych w ramach WIE mogą być: - niedostateczne zaangażowanie uczniów i uczennic klas III i IV SP nr 115 w życie społeczności lokalnej (osiedla), - ograniczone możliwości rozwoju uczniów i uczennic uzdolnionych matematycznie w LO nr XXVI, 18
- zwiększająca się liczba ryzykownych zachowań zdrowotnych wśród młodzieży w wieku 13-16 lat z terenu osiedla Górce, - niedostateczna wiedza uczniów i uczennic Gimnazjum nr 34 w zakresie pierwszej pomocy przedmedycznej. Cel projektu należy wpisać w oznaczone pole we wniosku: Cel projektu Posiadając zidentyfikowany problem, w łatwy sposób można określić cel projektu, tj. pozytywną zmianę, jaką ma nastąpić w wyniku jego realizacji. Dla przedstawionych powyżej problemów można określić następujące cele: - zwiększenie zaangażowania uczniów i uczennic klas III i IV w SP nr 115 w życie społeczności lokalnej (osiedla), - zwiększenie możliwości rozwoju uczniów i uczennic uzdolnionych matematycznie w LO nr XXVI, - ograniczenie liczby ryzykownych zachowań zdrowotnych wśród młodzieży w wieku 13-16 lat mieszkającej na terenie osiedla Górce, - zwiększenie wiedzy uczniów i uczennic Gimnazjum nr 34 w zakresie pierwszej pomocy przedmedycznej. Jak wynika z poniższego przykładu różnica pomiędzy problemem, a celem projektu jest związana z jego zapisem problem opisuje zastaną negatywną sytuację, zaś cel wskazuje na pozytywną zmianę, jaka powinna zaistnieć w wyniku realizacji zaplanowanych działań. Proszę zwrócić uwagę, że każdy z wymienionych przykładowo celów jest możliwy do osiągnięcia bezpośrednio po zakończeniu realizacji projektu po wdrożeniu wszystkich zaplanowanych działań uczniowie i uczennice zwiększą swoje zaangażowanie w życie społeczności lokalnej, zwiększą się możliwości rozwoju osób uzdolnionych matematycznie, ograniczeniu ulegnie liczba ryzykownych zachowań zdrowotnych czy zwiększy się liczba osób posiadających wiedzę w zakresie pierwszej pomocy przedmedycznej. Cel projektu kierowanego do WIE powinien: - wskazywać kierunek zmiany jaka zaistnieje dzięki realizacji projektu (cel może przyczyniać się do zwiększenia, ograniczenia, wyeliminowania, zintegrowania, rozwoju ); 19
- uwzględniać informację o grupie docelowej projektu (możliwe jest wskazanie klas, wieku uczestniczących osób, nazwy szkoły, osiedla lub dzielnicy); - unikać określania w celu metod realizacji projektu (np. celem projektu może być Ograniczenie liczby ryzykownych zachowań zdrowotnych wśród młodzieży w wieku 13-16 lat mieszkającej na terenie osiedla Górce, a nie Przeprowadzenie warsztatów profilaktycznych, Organizacja projekcji filmów czy Zrealizowanie konkursu plakatów profilaktycznych będą to działania projektu). We wniosku kierowanym do WIE prosimy o określenie jednego celu projektu, który powinien odnosić się do wszystkich zaplanowanych działań. Określenie więcej niż jednego celu projektu może wskazywać, że wniosek dotyczy realizacji kilku projektów jednocześnie, co nie jest zgodne z zasadami pracy metodą projektu. Dla sprawdzenia umiejętności w zakresie określania celów, proponujemy wykonanie krótkiego ćwiczenia. Ćwiczenie 3 Proszę zdecydować, które z przedstawionych poniżej celów są określone poprawnie i mogłyby stanowić cele projektów składanych w ramach konkursu WIE. Prawidłowe odpowiedzi znajdują się na następnej stronie. 1. Organizacja zajęć rozwijających umiejętności społeczne dla uczniów i uczennic z kl. II i III z niedoborami kompetencji społecznych. 2. Rozwój uczniów uzdolnionych. 3. Zwiększenie świadomości uczniów i uczennic w zakresie skutków ryzykownych zachowań zdrowotnych. 4. Zwiększenie przygotowania uczniów i uczennic Technikum Hotelarskiego nr 2 do korzystania z nowoczesnych mediów. 5. Nawiązanie współpracy pomiędzy Gimnazjum nr 106 i Szkołą Powszechną nr 21 w Berlinie. 6. Zwiększenie wiedzy uczniów i uczennic Szkoły Podstawowej nr 34 na temat polskich tradycji narodowych. Odpowiedzi do Ćwiczenia 3 1. Cel nie jest sformułowany poprawnie zawarto w nim metodę realizacji projektu, brak jest natomiast określenia zmiany, jaką ma wywołać projekt. 20
2. Cel nie jest określony poprawnie brak informacji o grupie docelowej projektu oraz wskazania konkretnej, planowanej do osiągnięcia zmiany. 3. Cel nie jest sformułowany poprawnie wskazuje on na kierunek zmiany, jednakże nie określa, jaka grupa skorzysta na realizacji projektu (będzie stanowić grupę odbiorców/ odbiorczyń projektu). 4. Cel jest określony poprawnie. 5. Cel nie jest określony poprawnie nie wskazuje zmiany, jaką ma wywołać projekt, a odwołuje się do metody jego realizacji. 6. Cel jest sformułowany poprawnie. Możliwe jest rozważenie doprecyzowania, jaki obszar dziedzictwa polskiej kultury będzie stanowił tematykę projektu. Określanie działań projektu. Działania projektu wskazują na sposób, w jaki projekt zostanie zrealizowany. Należy je umieścić w polu Krótki opis projektu : Krótki opis projektu (opis w równoważnikach zdań do 1000 znaków) Poza opisaniem zaplanowanych do wdrożenia (zrealizowania) działań, w polu tym można także wskazać założenia związane z realizacją projektu lub przedstawić krótko uzasadnienie dla jego koncepcji, pamiętając, by opis nie przekroczył wskazanego limitu znaków. Rozważając działania, które zostaną zrealizowane w ramach projektu, proszę mieć na uwadze, że każde z nich powinno przyczyniać się do osiągnięcia celu projektu. Wyjątek stanowi działanie Zarządzanie projektem, które umożliwia prowadzenie jego koordynacji i nadzór nad wdrażaniem. Więcej informacji o zarządzaniu projektem znajduje się na końcu rozdziału. Poniżej znajduje się kilka wskazówek w jaki sposób określić działania projektu: 1. Na początku proszę rozważyć, jakie czynności należy podjąć, by projekt został wdrożony od pierwszej czynności jaką należy podjąć po otrzymaniu zgody na realizację projektu (np. otrzymaniu dotacji) by projekt został zrealizowany do ostatniej z nich. 2. Kolejno proszę rozważyć, w jakiej kolejności należy wykonać zaplanowane czynności. 3. Następnie proszę dokonać podziału określonych wcześniej czynności na grupy (działania) integrujące czynności dotyczące tego samego zakresu tematycznego lub wydarzenia. 21
Przykładowo, w ramach projektu, polegającego na organizacji cyklu debat przygotowywanych przez uczniów i uczennice, mogłyby być one następujące: - Działanie 1. Przygotowanie i przeprowadzenie warsztatów, przygotowujących uczniów i uczennice do samodzielnego zorganizowania debat; - Działanie 2. Przygotowanie debat; - Działanie 3. Przeprowadzenie promocji debat; - Działanie 4. Przeprowadzenie debat. Na tak określone działania złożyłyby się następujące czynności: przygotowanie materiałów i przeprowadzenie warsztatów dla grupy uczniów i uczennic w zakresie pracy w grupie oraz metodyki prowadzenia debaty (działanie 1), uzgodnienie terminów, miejsca, tematyki debat, zapewnienie niezbędnego sprzętu technicznego, zaproszenie osób biorących udział w debatach (działanie 2), przygotowanie plakatów i umieszczenie ich na terenie osiedla oraz przekazanie informacji o debatach uczniom i uczennicom podczas lekcji WOS (działanie 3), przeprowadzenie trzech debat o tematyce ustalonej przez osoby biorące udział w projekcie, w tym zapewnienie drobnego poczęstunku (działanie 4). 4. Mając określone działania projektu, należy opisać na czym będzie polegało wykonanie każdego z nich. Oprócz działań merytorycznych, sugerujemy także umieszczenie w opisie sposobu realizacji projektu działania Zarządzanie projektem. Jest to jedyne działanie, które nie przyczynia się bezpośrednio do osiągnięcia celu projektu, jednak jego realizacja może okazać się niezbędna do zrealizowania postawionych zamierzeń. Na czym może polegać koordynacja projektu (zarządzanie projektem)? Jest to cykl działań o charakterze administracyjnym, umożliwiających sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wdrażaniem projektu. Na zarządzanie mogą złożyć się przykładowo następujące czynności: - dokonanie zakupów przewidzianych w ramach projektu; - gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym kopii materiałów promocyjnych, list obecności, zaproszeń, korespondencji związanej z realizacją projektu; - gromadzenie dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu, ich opisywanie oraz przekazywanie do DBFO (Dzielnicowego Biura Finansów Oświaty) lub w przypadku placówek podlegających bezpośrednio pod Biuro Edukacji do tego Biura, - prowadzenie monitoringu (nadzoru) nad realizacją projektu zgodnie z harmonogramem określonym we wniosku, ponoszeniem kosztów projektu zgodnie z planem finansowym (budżetem) oraz osiąganiem założonych we wniosku efektów projektu; 22
- opracowanie sprawozdania finansowego i merytorycznego z realizacji projektu. Naturalnie za koordynację (zarządzanie projektem) odpowiada koordynator lub kierownik projektu i osoba ta może otrzymać wynagrodzenie za wykonaną pracę. Przyjmuje się, że koszty koordynacji nie powinny przekraczać 10% całkowitej wartości projektu; proszę jednak zwrócić uwagę, że są one elementem wynagrodzeń w ramach projektu, które zgodnie z Regulaminem WIE nie powinny przekraczać 20% jego całkowitej wartości. Opis działań w ramach projektu należy przygotować w taki sposób, by pozwalał on osobie nie znającej tematyki projektu i sposobu jego realizacji zrozumieć na czym będzie polegało przeprowadzenie projektu. Dlatego też opis powinien być: - konkretny i szczegółowy powinien zawierać szczegółowe informacje o sposobie realizacji każdego działania, odnosić się do danych liczbowych (np. wskazywać liczbę zajęć, liczbę uczestniczących osób, czas ich trwania); - czytelny proponujemy unikanie żargonu lub języka wysokospecjalistycznego, dzięki czemu będzie on zrozumiały nawet dla osoby nie posiadającej przygotowania specjalistycznego (fachowego); - logiczny przekazywane informacje powinny wzajemnie z siebie wynikać, działania należy przedstawić w kolejności ich realizacji; - wykonalny z lektury opisu projektu powinno wynikać, że zaplanowane do przeprowadzenia działania z dużym prawdopodobieństwem mogą zostać zrealizowane zgodnie z założeniami. Ważne! Proszę pamiętać, że opis działań (pole krótki opis projektu) nie powinien przekraczać 1000 znaków oznacza to, że przygotowując go należy dokonać selekcji informacji i we wniosku umieścić te, które są najważniejsze. W opisie projektu powinny znaleźć się informacje o wszystkich elementach projektu, które są związane z poniesieniem kosztów w planie wydatków nie powinien znaleźć się żaden koszt, który nie wynika jednoznacznie z przedstawionego opisu działań. Opracowanie harmonogramu projektu Harmonogram projektu stanowi skrótowe przedstawienie informacji o terminach, w jakich będą realizowane poszczególne działania projektu. Jego rolą jest takie rozplanowanie poszczególnych aktywności projektu, by możliwe było ich poprawne wdrożenie. W trakcie 23
realizacji projektu harmonogram stanowi jeden z elementów monitoringu zadaniem osoby koordynującej projekt jest okresowe sprawdzanie czy wszystkie działania są wdrażane zgodnie z przedstawionymi w nim założeniami. Harmonogram l.p. data działanie ewentualne koszty działań ujętych w projekcie (należy podać orientacyjne daty poszczególnych 1 2 3 4 działań) 5 Poniżej znajduje się kilka wskazówek dotyczących konstruowania harmonogramu we wniosku kierowanym do WIE: 1. W kolumnie działanie harmonogramu proszę umieścić nazwy wszystkich działań, opisanych w punkcie Krótki opis projektu ; 2. Proszę rozważyć, jaki czas jest niezbędny do zrealizowania w ramach danego działania i zapisać go w formie przedziału czasowego, z podaniem daty dziennej (np. 1 maja 15 czerwca 2014 r.) w kolumnie data ; określając terminy realizacji poszczególnych działań proszę uwzględnić nie tylko datę realizacji związanego z nim wydarzenia, ale także czas potrzebny na jego przygotowanie i ewentualne podsumowanie (np. w przypadku działania polegającego na organizacji debaty, proszę uwzględnić w terminie jego realizacji nie tylko czas przeprowadzenia samej debaty, ale także czas potrzebny do jej przygotowania (rezerwacja sali, zaproszenie gości, promocja) i podsumowania (np. publikacja w Internecie zapisu debaty); w przypadku niektórych działań (np. premiera spektaklu powstałego w ramach projektu lub ogłoszenie wyników konkursu należy podać konkretną datę dzienną); - działanie Zarządzanie projektem jest związane z zapewnieniem prawidłowego wdrażania projektu i dlatego też może ono trwać od pierwszego do ostatniego dnia realizacji projektu; - podczas określania harmonogramu realizacji projektu proszę mieć na uwadze, że wszystkie określone w nim daty muszą zawierać się w terminie realizacji projektów w ramach WIE (najwcześniejszy czas rozpoczęcia działań to 1 lutego, zaś ostateczna data ich zakończenia do 31 grudnia jednego roku); po upływie terminu zakończenia projektu nie będzie możliwe dokonywanie żadnych wydatków związanych z realizacją projektu. 3. Dla każdego z działań wymienionych w harmonogramie należy wskazać koszt jego realizacji (na który złożą się odpowiadające mu koszty umieszczone w planie wydatków), 24