Błędy popełniane przy wypełnianiu OBOWIĄZKI BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE MONITORINGU I wniosków KONTOLI PROJEKTÓW o płatność (Z UWZGLĘDNIENIEM PROCEDUR PZP)
Błędy popełniane przy wypełnianiu wniosków o płatność Plan prezentacji: I. Błędy ogólne, II. Najczęściej popełniane błędy w części finansowej wniosku o płatność Część C wniosku o płatność, III.Podsumowanie i dobre praktyki, IV.Zaliczki 2
I Błędy Ogólne Informacje dotyczące wypełniania wniosku o płatność zawarte są w dokumencie pn. Instrukcja wypełniania wniosku o płatność, (znajdującym się na stronie internetowej www.rpo.slaskie/dokumenty/wzory oraz Instrukcje/wnioski o płatność). Informacje dotyczące kwalifikowalności wydatków zawarte są w Załączniku nr 2 do Szczegółowego opisu priorytetów na lata 2007-2013. (znajdującym się na stronie internetowej www.rpo.slaskie/dokumenty/rpo WSL/Uszczegółowienie).
Wnioski o płatność: Rodzaje wniosków o płatność ( pośredni, zaliczka) i wniosek sprawozdawczy; Terminy składania wniosków (niedotrzymanie terminu na złożenie wniosku o płatność lub sprawozdania z realizacji projektu, a także nieterminowe składanie rozliczenia zaliczek) ; Ilość składanych egzemplarzy wniosków i załączników (Składanie jednej kopii wniosku o płatność pośrednią/końcową lub jednego egz. załączników); Podpisy na wniosku o płatność;
Nieprawidłowy numer NIP Błędna data w polu wniosek za okres do: nie może być późniejsza niż termin zakończenia finansowego, określony w umowie o dofinansowanie; nie może to być data wcześniejsza niż data zapłacenia faktur będących załącznikiem do tego wniosku o płatność; błędnie określona data wniosek za okres do: w stosunku do poprzedniego wniosku o płatność/podpisanej umowy (generalna zasada: nie mniej niż 1 miesiąc od poprzedniego wniosku, nie więcej niż 3 miesiące);
Nieprawidłowy rachunek bankowy (np. przedstawienie we WNP nowego nr rachunku bankowego, jeśli nie był sporządzony aneks, a winien być on zgodny ze wskazanym w umowie o dofinansowanie); W części B ( Informacje o beneficjencie) Brak wskazania osoby do kontaktu;
II. błędy w części finansowej wniosku o płatność (część C) Najczęstsze błędy w tabeli C.1a. (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki): 1. Błędny numer kategorii (winien być zgodny z Tabelą E.3 wniosku o dofinansowanie); 2. Jeśli na fakturze jest jedna kwota, ale dotyczy ona więcej niż jednej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo-finansowego, należy ją wpisać w kilku wierszach tabeli C.1a (każdy wiersz będzie odpowiadał kolejnej kategorii) Przykład 1 3. Błędny numer dokumentu księgowego (np. wpisywanie nazw dokumentów księgowych bądź innych tekstów przed numerem dokumentu, w przypadku braku numeru dokumentu winno być wpisane nie nadano ) - Przykład 2 4. Błędnie wpisywany numer zamówienia publ./zlecenia - beneficjenci często wpisują numer umowy z wykonawcą; 7
5. Różnego rodzaju omyłki podczas uzupełniania tabeli danymi z dokumentów źródłowych (np. brak kilku dat zapłaty jeśli należność uiszczano w ratach, nieprawidłowa data wystawienia, gdyż wskazywana jest data sprzedaży, 6. Błędna nazwa usługi lub towaru (winna być identyfikowalna z nazwą wskazaną na fakturze); 8
7. Błędna kwota brutto i kwota netto - co do zasady należy przedstawić kwoty brutto/netto na jakie wystawiono dany dokument. Należy jednak pamiętać, iż: w przypadku gdy na jednym dokumencie znajdują się wydatki kwalifikowalne poniesione w ramach więcej niż jednej kategorii wydatków, należy przedstawić kwoty w podziale na te kategorie (w kolejnych wierszach tabeli). Suma kwot z wszystkich wierszy tabeli C.1a odnoszących się do danego dokumentu powinna dać kwotę na jaką wystawiony jest dokument. 8. Nieprawidłowa kwota podatku VAT w kolumnie w tym VAT ( w przypadku gdy VAT jest niekwalifikowany należy wpisać 0 Przykład 3, natomiast w przypadku, gdy Vat jest kwalifikowalny należy wpisać wartość VAT w odniesieniu do wydatku kwalifikowalnego); 9. Jeżeli na fakturze są pozycje o różnych stawkach podatku VAT - w tabeli C.1a należy również taką fakturę rozbić na dwa wiersze (każdy wiersz będzie odpowiadał danej stawce VAT) Przykład 4
Przykład 1 W przypadku, gdy na fakturze jest jedna pozycja a faktura ta dotyczy więcej niż jednej kategorii wydatków z harmonogramu rzeczowo finansowego, należy tę kwotę rozbić na poszczególne kategorie w kilku wierszach tabeli C.1a.: 10
Przykład 1 c.d. 11
Przykład 2 - wpisywanie nazw dokumentów księgowych w kolumnie numer dokumentu : 12
Przykład 2 c.d. - należy wpisywać numerację zgodnie z fakturą: 13
Błędy w tabeli C.1a Przykład 3: Źle wykazane koszty kwalifikowalne, gdy VAT stanowi koszt niekwalifikowany: 14
Przykład 3 c.d: - Kolumna w tym VAT dotyczy wyłącznie kosztów kwalifikowalnych, jeśli podatek VAT jest niekwalifikowalny należy pozostawić wartość 0.00 : 15
Przykład 4 - w przypadku, gdy na fakturze występują różne stawki podatku VAT - należy rozbić kwotę na liczbę wierszy odpowiadającą ilości stawek VAT na fakturze: 16
Przykład 4 c.d. 17
1. Brak spójności pomiędzy tabelami wniosku należy zwracać uwagę na powiązania pomiędzy tabelami (np. w razie zmian w korekcie wniosku w części finansowej należy także uaktualnić część sprawozdawczą) 2. Braki w załączonej dokumentacji; 3. Kopie załączonych dokumentów są nieczytelne zamazana, niewyraźna kserokopia, 4. Opisy znajdujące się na brzegach kartki są częściowo niewidoczne bądź nieczytelne, 5. Brak potwierdzenia dołączonych do wniosku dokumentów za zgodność z oryginałem, 18
6. Błędy w opisach faktur/dokumentów należy zapoznać się z przykładowym wzorem opisu faktury/dokumentu znajdującym się na stronie internetowej IZ RPO WSL: www.rpo.silesia-region.pl w dziale Dokumenty >> Wzory dokumentów >> Wniosek o płatność 7. Błędy wynikające ze stosowania nieaktualnej instrukcji wypełniania wniosku o płatność bądź nie stosowania instrukcji w ogóle prosimy o wypełnianie wniosku o płatność (oraz korekty wniosku) zawsze z najnowszą wersją instrukcji
Błędy w Tabeli C.2a ( Dochód uzyskany od złożenia poprzedniego wniosku o płatność ): Brak wskazania kwoty przychodu (np. naliczenie kary umownej ); Brak wskazania kwoty wysokości odsetek wygenerowanych na rachunku bankowym do obsługi zaliczki (nie dotyczy JST);
Błędy w Tabeli C.3: środki wypłacone w formie zaliczki (narastająco dla danego okresu rozliczeniowego); pkt.7a suma poniesionych wydatków ogółem;
Błędy w tabeli C.4a: (Źródła z których zostały sfinansowane wydatki): Wpisywanie kwot w zły wiersz np. w prywatne zamiast np. w wiersz budżet jst Brak uwzględnienia poniesionych wydatków niekwalifikowalnych w kolumnie kwota wydatków ogółem Brak zgodności z Montażem Finansowym wskazanym w Tabeli F.6 wniosku o dofinansowanie w zakresie źródeł finansowania 22
III. Podsumowanie, dobre praktyki W celu usprawnienia procesu weryfikacji wniosków o płatność IZ RPO WSL sugeruje, aby: 1. Starannie opisywać dowody poniesienia wydatków: W celu sprawnej weryfikacji i refundacji wydatków zawartych we wniosku o płatność przez IZ RPO WSL, zalecane jest aby na kserokopii każdego dowodu zapłaty (np. wyciągu bankowego) odpowiednio oznaczyć (np. podkreślić, zaznaczyć flamastrem) pozycje, które dotyczą załączonych dokumentów księgowych. Można także dopisać numer odpowiedniej pozycji z tabeli C.1a 3. Dobre oznaczenie dokumentów przyspiesza weryfikację wniosku. 4. Art. 190 UFP: W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. 23
III. Podsumowanie, dobre praktyki W celu usprawnienia procesu weryfikacji wniosków o płatność IZ RPO WSL sugeruje, aby: Zawsze posługiwać się najnowszą instrukcją wypełniania wniosku o płatność; Posługiwać się w korespondencji dot. projektu numerem projektu (identyfikatorem) nadanym przy podpisaniu umowy (jest na pierwszej stronie umowy i wniosków o płatność): Dochowywać terminów i obowiązków (umowa o dofinansowanie), zmiany w projekcie muszą być zgłaszane do 30 dni przed zakończeniem rzeczowym projektu, wydatki poniesione po zakończeniu finansowym są niekwalifikowalne; Kontaktować się w sprawie danego projektu z właściwym opiekunem projektu 24
Zaliczki Informacje dotyczące zaliczek zawarte są w dokumentach pn. Wytyczne IZ RPO WSL w zakresie Zasad udzielania wsparcia w formie zaliczek, (znajdującym się na stronie internetowej www.rpo.slaskie/dokumenty/wytyczneiz/zaliczki) oraz Rozporządzeniu MRR w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich; Wysokość zaliczki ustala się na podstawie umowy z wykonawcą (zaplanowanych w umowie kolejnych etapów realizacji) lub harmonogramu składania wniosków o płatność składanych do IZ RPO WSL; Dla przyszłego rozliczenia zaliczki jest niezwykle ważne aby wysokość zaliczki została zaplanowana w sposób przemyślany i realny, zarówno jeśli chodzi o kwotę zaliczki jak i przyporządkowanie jej do wydatków majątkowych lub bieżących;
Dofinansowanie w formie zaliczki, wypłacane jest Beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy o dofinansowanie projektu. Instytucja Zarządzająca RPO WSL może, w uzasadnionych przypadkach, podjąć decyzję o udzieleniu dofinansowania w formie zaliczki w wysokości niższej niż wnioskowana przez Beneficjenta.
Wartość udzielonego dofinansowania w formie zaliczki w danym okresie rozliczeniowym nie może przekroczyć 70 % wartości planowanego dofinansowania w okresie najbliższych 3 miesięcy wynikającego z zaplanowanych wydatków zgodnie z tabelą E3 aktualnej wersji Wniosku o dofinansowanie projektu lub 100% kwoty wskazanej w bieżącym Harmonogramie składania wniosków o płatność zaliczkową na dany okres. Wypłata drugiej i kolejnej zaliczki jest uzależniona od zatwierdzenia przez IZ RPO WSL wniosku o płatność zawierającego rozliczenie, co najmniej 70 % środków z dotychczas otrzymanych zaliczek.
Rozliczenie zaliczki oznacza przedstawienie do IZ RPO WSL wniosku o płatność pośrednią zawierającego dowody księgowe zapłacone po dacie otrzymania zaliczki; Datą oznaczającą rozliczenie zaliczki jest złożenie do 3 miesięcy od daty wypłaty zaliczki wniosku w Kancelarii Ogólnej UM WSL (pieczątka wpływu w Kancelarii Ogólnej); W przypadku nie wydania całej kwoty z zaliczki niewykorzystana część zaliczki musi zostać zwrócona na rachunek IZ RPO WSL przed upływem 3 miesięcy od daty wypłaty zaliczki; Przy rozliczaniu zaliczki należy pamiętać aby zaliczka pobrana w wydatkach majątkowych lub bieżących została rozliczona zgodnie ze swoim przeznaczeniem;
Ustawa o finansach publicznych w artykułach 189 oraz 207 reguluje tryb i warunki zwrotu niewykorzystanej części zaliczki oraz Konsekwencje braku rozliczenia zaliczki w terminie; W przypadku złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę na 100% pobranej zaliczki po terminie 3 miesięcy, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczonych od daty wypłaty środków do dnia złożenia wniosku dla całej kwoty; W przypadku złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę na kwotę mniejszą niż pobrana zaliczka, i braku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki na rachunek IZ RPO WSL przed upływem 3 miesięcy od daty wypłaty zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczonych od daty wypłaty środków do dnia zwrotu od niewykorzystanej części;
IV. Podsumowanie, dobre praktyki Wniosek o płatność składany jest w: Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (adres: 40-037 Katowice, ul. Ligonia 46, pok. 167) w odpowiedniej ilości podpisanych egzemplarzy, wraz z wymaganymi załącznikami. Wniosek można dostarczyć osobiście, pocztą, kurierem, etc. Za datę dostarczenia rozumie się datę wpłynięcia wniosku do Kancelarii Ogólnej w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Kancelaria Ogólna czynna jest w godzinach pracy Urzędu, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30. Termin dostarczenia: 10 dni kalendarzowych od daty w polu wniosek za okres do 30
Dziękuję za uwagę Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego ul. Dąbrowskiego 23 40-037 Katowice www.rpo.slaskie.pl 31