2005-07-25 Aplikowanie firm o środki z funduszy unijnych jest coraz bardziej popularne. Jeszcze kilka lat temu wiele firm z dystansem podchodziło do wiadomości o możliwości sfinansowania działalności firmy z pieniędzy Unii. Forma, w jakiej podane były (i są) wytyczne do programów do dziś rodzi wiele pytań. Procedury aplikowania nadal stanowią barierę dla wielu aplikujących instytucji. Informacje te potwierdzają liczby, mówiące o milionach niewykorzystanych przez Polskę EUR. Za główną przyczynę takiego stanu rzeczy podaje się zbyt skomplikowane procedury i niejasne kryteria oceny wniosków. Dziś jest znacznie więcej aplikujących i dla wielu firm przeszkody te już nie istnieją. W dotychczasowych programach firmy mogły zrealizować innowacyjne działania, zmodernizować obszary działalności, lub w inny sposób zainwestować w rozwój. Wymierne korzyści firm z pomocy finansowej UE zachęciły do składania kolejnych wniosków i udziału w nowych programach. Jednak mimo wszystko aplikowanie jest dalej mało skuteczne. Istnieją działania w ramach, których nie wykorzystano nawet złotówki. Z pewnością znacie Państwo tytuły artykułów polskich dzienników typu:?niewykorzystane przez Polskę miliony EURO z pomocy unijnej?. Postaram się odpowiedzieć, dlaczego tak się dzieje i co można zrobić, aby przez skuteczne aplikowanie fundusze unijne stały się bardziej dostępne. PLAN DZIAŁANIA: KROK 1: Znajdź odpowiedni fundusz, który pozwoli na sfinansowanie przedsięwzięcia Zacznijmy od wyszukania informacji o funduszach. W zależności od przedsięwzięcia, jakie chcemy sfinansować ze środków zewnętrznych istnieją różne programy i fundusze. Wśród najbardziej aktualnych Funduszy można wyróżnić dwa główne rodzaje środków finansowych 1 / 7
1. Przedakcesyjne: - PHARE, (Polish Hungary Assistance for Restructuring their Economies). Program PHARE jest największym z funduszy przedakcesyjnych, z których korzystają państwa Europy Środkowej i Wschodniej. Polska jest największym beneficjentem funduszu. Większość środków z funduszu przeznaczonych jest na dotacje dla przedsiębiorstw. 2. Strukturalne: - EFS (Europejski Fundusz Społeczny) - jeden z Funduszy Strukturalnych, który powołany został w celu wspierania wspólnotowej polityki społecznej. Finansuje on działania państw członkowskich w zakresie przeciwdziałania bezrobociu i rozwoju zasobów ludzkich. Ze środków funduszu finansowane są głównie szkolenia zawodowe, stypendia, praktyki zawodowe, doradztwo i pośrednictwo zawodowe, analizy i badania dotyczące rynku pracy itp. - EFRR (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego) (ERDF - European Regional Development Fund). Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego powstał w 1975 roku jako reakcja na coraz głębsze rozbieżności w rozwoju regionów (spowodowane kryzysem gospodarczym i przystąpieniem do UE Wielkiej Brytanii i Irlandii). Jego głównym zadaniem jest niwelowanie dysproporcji w poziomie rozwoju regionalnego krajów należących do UE. W innym podziale można wymienić środki związane z następującymi obszarami: - Rozwój zasobów ludzkich przedsiębiorstw, np. SPO RZL (Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich), PHARE RZL; - Rozwój konkurencyjności przedsiębiorstw: SPO WKP (Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw), PHARE 2003: RiMP (Rozwój i Modernizacja 2 / 7
Przedsiębiorstw w oparciu o Nowe Technologie), FDI (Fundusz Dotacji Inwestycyjnych) i inne. - Rozwój rolnictwa: SPO ROL; - ZPORR (Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego)? w tym dotacje dla firm na usługi i inwestycje. Cele programu i cele przedsięwzięcia Zatem jak już powiedzieliśmy najpierw należy zastanowić się, jakie działanie chcemy sfinansować. Czy jest to rozwój przedsiębiorstwa z zakresie technologii, konkurencyjności czy może zasobów ludzkich? Podstawowy błąd widoczny w nieudanych aplikacjach wielu polskich firm o środki publiczne, to taki, że firmy chcą sfinansować działanie (najczęściej zakup) którego cel nie jest jasno określony. W dużym uproszczeniu kiedy firma rozpoczyna poszukiwanie środków chodzi jej np. o zakup środka transportu. W kontekście jednak celów stawianych w programie dotacji inwestycyjnych okazuje się, że pomysł ten bezpośrednio wcale nie wpływa na jakikolwiek rozwój przedsiębiorstwa. Czyli sam pomysł jest niewłaściwy w kontekście celów funduszu. Pamiętajmy, iż dotacja ma być celowa, co dokładne oznacza, że ma być zgodna z celami określonymi w programie, z którego chcemy sfinansować działania. Właściwości podmiotu i miejsca projektu Kwestia kwalifikowania się firmy jako beneficjenta pomocy jest nadrzędna. Jeśli nie spełniacie Państwo kryterium kwalifikowania się do konkretnych środków, wniosek Państwa choćby nie wiem jak dobry, nie będzie polegał dalszej ocenie, co w rzeczywistości oznacza, że nie będzie nawet przeczytany. 3 / 7
Drugą ważną kwestią jest samo miejsce, gdzie będzie realizowany Projekt. Kryterium terytorium jest ważne również punktu widzenia limitów dofinansowania. Pamiętajmy, że często pod uwagę brane jest miejsce realizacji działania, a nie rejestracji przedsiębiorstwa. Wielkość i czas trwania projektu Gdy zaczniecie Państwo robić rekonesans funduszy, może okazać się, że jedno przedsięwzięcie może być sfinansowane z różnych źródeł. Szukając odpowiedniego Funduszu należy zwracać uwagę również na kryterium wielkości projektu. Ważne jest, aby kwota projektu była odpowiednia do oferowanych proporcji dofinansowania i cele wybranego Programu były jak najbardziej zbieżne z Państwa pomysłem na inwestycję. Kryterium wielkości projektu kryje w sobie kilka elementów: 1. Ograniczenia, co do całkowitego kosztu projektu oraz ograniczenia, co do typów wydatków (koszty kwalifikowalne) 2. Limity dofinansowania 3. Okres realizacji, który oznacza czas, do którego powinny być zrealizowany projekt. W tym czasie na ogół powinny być już możliwe do zbadania pierwsze wymierne rezultaty działań. Pamiętajmy, że wszystkie trzy czynniki powinny być spełnione. Zatem należy przewidzieć wszystkie niebezpieczeństwa wynikające z niespełnienia kryterium wielkości projektu. Czasem dopuszczalny limit przedsięwzięcia jest mniejszy od planowanej kwoty Projektu. W takich sytuacjach firmy kuszą się na składanie wniosków, w których nie wykazują części kosztów. W ten sposób zaniżają wartość przedsięwzięcia, zakładając, że samodzielnie sfinansują nadwyżkę kosztów. Komisja Oceniająca w ocenie Projektu może ocenić projekt jako ryzykowny, stwierdzając, że Wnioskodawca nie przewidział sfinansowania ważnych dla powodzenia projektu działań. Kosztorys takiego Projektu może przez to wydawać się mało szczegółowy lub nieprzejrzysty, a to są kolejne ważne kryteria oceny wniosku. 4 / 7
KROK 2: Napisz poprawnie wniosek o dotację Ubieganie się o dotację polega na złożeniu wniosku do odpowiedniej instytucji wdrażającej. Do wniosku, w zależności od programu, dołącza się szereg dokumentów. Zanim przystąpicie Państwo do pisanie wniosku należy bardzo uważnie przeczytać wytyczne dla wnioskodawców. Brzmi to jak największy truizm świata, ale jak się okazuje, wytyczne nie są czytane z należytą uwagą. Podstawowe punkty, na które należy zwracać uwagę to np.: - Cele programu i cele projektu, szerzej opisane przy KROKU 1. Zakładamy, że Państwa pomysł jest zgodny z celami wybranego funduszu, w ramach którego jest składany wniosek o dofinansowanie. Dla Państwa jako podmiotu, który może realizować przedsięwzięcie, bardzo ważne jest definiowanie celów. Jeśli okaże się, że zostały źle postawione lub nieprawidłowo zdefiniowane, ich realizacja może okazać się możliwa. Skutkuje to oczywiście brakiem zakładanych wymiernych rezultatów. Pamiętajmy, że niezrealizowane cele projektu skutkują jednoznacznie rozwiązaniem umowy dotacji i zwrotem przyznanych środków. Nie mniej istotna jest również umiejętność dokumentowania realizacji celów. Pamiętajcie Państwo, że brak odpowiedniej dokumentacji rezultatów jest równoznaczne z brakiem rezultatów w ogóle. - Umiejętność zarządzania projektem. Ocena umiejętności zarządzania powinna zawsze wynikać z faktycznych doświadczeń firmy. Dokonanie takiej oceny jest łatwiejsze w momencie, kiedy działalność firmy oparta jest na procesach projektowych lub też osoby zaangażowane w przedsięwzięcie posiadają doświadczenie w zarządzaniu projektami. Brak jakiejkolwiek praktyki w pracy projektowej stwarza duże ryzyko powodzenia przedsięwzięcia. Dodatkowe kryteria oceny projektu, być może mniej oczywiste przy samym pisaniu wniosku, natomiast bardzo istotne dla Komisji Oceniającej Projekt to: - Ryzyko realizacji projektu unijnego. Ocena takiego ryzyka należy do wnioskodawcy. Należy zastanowić się jak wszystkimi zasobami firmy, które decydują o powodzeniu projektu. Ocena zasobów firmy jest pośrednio oceną ryzyka projektu, mówi bowiem, czy zasoby są wystarczające do prowadzenia działań na skalę podobną do dofinansowanego. Jeśli dyskusyjne są kwestie zasobów firmy, dyskusyjny staje się sukces projektu. 5 / 7
Mowa tu o następujących zasobach: 1. Finansowe; 2. Personalne? czy zasoby ludzkie: księgowi, szefowie projektów; 3. Lokalowe, sprzętowe; 4. Czasowe; 5. Inne? takich jak wprowadzone technologie, normy, certyfikaty, patenty, wyróżnienia, nagrody. Tu pojawia się również niebezpieczeństwo niewłaściwej oceny własnych zasobów firmy. Ważne jest, abyście Państwo dokonali takiej analizy rzetelnie, korzystając nawet z pomocy niezależnych opinii doradców. - Opis projektu. Opis projektu powinien być przede wszystkim przekazem prostym i jasnym. Pamiętajmy, że wiedza ekspertów Komisji Oceniającej wnioski nie jest nieograniczona. A zatem opis musi być kompleksowy, zwięzły i bardzo wymowny w przekazie. Osoba, która czyta opis nie powinna mieć problemu z dokonaniem oceny przedsięwzięcia. Pamiętajmy, że im mniej wątpliwości oceniającego, na czym polega przedsięwzięcie i czemu służy, tym łatwiejsza będzie ocena potrzeby jego realizacji. - Właściwe oszacowanie kosztów oznacza dokładnie tyle, że koszty powinny być realne. A zatem nie mogą być przeszacowane, ani też niedoszacowane. Efektem niedoszacowania kosztów jest problem z finansowaniem działań w chwili ponoszenia wydatków. Pamiętajmy, że większość bezzwrotnej pomocy jest przyznawana na zasadzie refundacji kosztów. Oznacza to, że Państwo samodzielnie finansujecie przedsięwzięcie, natomiast dotacja wypłacana jest po zakończeniu działań i zatwierdzeniu końcowych sprawozdań. 6 / 7
- Dokładne opisanie harmonogramu prac? należy dobrze oszacować czas potrzebny na wykonanie projektu (uwzględniając ewentualny czas na postępowania przetargowe). Skuteczne zaplanowanie harmonogramu jest o bardzo istotne, chociażby dlatego, że po podpisaniu umowy o dotację, projekt musi być wykonany z dokładnością co do dnia. Niedotrzymanie terminów może skutkować problemem z zatwierdzeniem sprawozdań i tym samym zerwaniem umowy dotacji. W kolejnych częściach artykułu zajmiemy się zarządzaniem i rozliczaniem Projektu, któremu zostało przyznane dofinansowanie. Podobnie jak w części pierwszej omówimy główne czynniki ryzyka i punkty wrażliwe. 7 / 7