INSTRUKCJA KANCELARYJNA w Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 2 W GDYNI Na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r (Dz.U.nr 112/99, poz. 1319), oraz zarządzenia nr 2 / 2000 / III Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 17 marca 2000 r. Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych a jej przepisy mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez administrację szkolną. ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1.1 Instrukcja kancelaryjna zwana dalej Instrukcją, zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w szkole. 1.2 W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 2. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy - całą dokumentację ( pisma, dokumenty, notatki, plany, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 3) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 4) dokument - akt mający znaczenie dowodu ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawidłowość określonych w nim zdarzeń bądź danych, 5) korespondencja - każde pismo wpływające do szkoły lub wysyłane przez szkołę, 6) nośnik informatyczny - dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 7) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 8) organy gminy - rada gminy i zarząd gminy, 9) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej instrukcji, 10) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 11) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągła z wizerunkiem orła i nazwą w otoku, 12) poprzednik - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 13) przesyłka - pisma ( dokumenty) oraz pakiety ( paczki) otrzymywane i wysyłane 1
za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy itp., 14) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akt sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwianiem, 15) referent - pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 16) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, 17) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 18) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora szkoły i pozostałych członków dyrekcji, 19) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w szkole, 20) sprawy - zdarzenia lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 21) teczka spraw (aktowa) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 22) urząd» urząd gminy, 23) załączniki - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim ( zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, itp.), 24) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 25) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw. 3. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz.U. z 1980 r. Nr 9, poz.26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz.55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz.185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z l986r.nr 47, poz. 228, z l987 r. Nr 21, poz. l23 i Nr 33, poz. l86, z l989r. Nr 20, poz. l07, z l990r. Nr34, poz.201, z l991 r.nr loo, poz. 442 i Nr ll9, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z l995r. Nr l, poz. l inr74, poz.368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, i Nr 102, poz. 643, Nr l37, poz. 926 i Nr 141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz.1126 ). 4.1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy : 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 2
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty itp., 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób, lub stanowisk pracy. 4.2. Czynności kancelaryjne wykonuje sekretariat szkoły. ROZDZIAŁ II Przyjmowanie i obieg korespondencji 5. Korespondencję przyjmuje sekretariat szkoły, rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym. 1. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 2. Przesyłki takie jak telegramy, telefonogramy, faksy, pisma jednostki nadrzędnej, pisma polecone itp., sekretariat wpisuje do rejestru i bezzwłocznie doręcza adresatom, za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się dokładną godzinę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem : a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, b) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. 4. Po otwarciu koperty sprawdza się : a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b) czy dołączone są wszystkie, wymienione w piśmie załączniki. 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym ( stemplem pocztowym ) dołącza się tylko do pism : a) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, b) dla których istotna jest data nadania ( stempla pocztowego ), np. odwołania, skargi itp., c) w których brak nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 3
7. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencję mylnie doręczoną zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 9. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty ) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. 10. Po wykonaniu wszystkich czynności określonych w ust. 1-9 sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje Dyrektorowi szkoły, a następnie odpowiednim komórkom czy osobom. 11.Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, poszczególne komórki organizacyjne szkoły przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowania. ROZDZIAŁ III Czynności kancelaryjne sekretariatu 6. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje dyrektorowi szkoły, bądź jego zastępcom. 7.1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora szkoły lub jego zastępców pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na : a)podlegającą załatwieniu przez kierownictwo szkoły, b) podlegającą załatwieniu przez poszczególne komórki organizacyjne szkoły. 7.2. Korespondencję, o której mowa w pkt b, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym komórkom lub osobom. ROZDZIAŁ IV Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 8.1. Dyrektor szkoły lub jego zastępcy, przeglądając korespondencję : a) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, b)przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe stanowiska pracy, poprzez naniesienie swojej adnotacji na poszczególnych pismach. 8.2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe dla niej stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące : a) sposobu załatwienia sprawy, b) terminu załatwienia sprawy, c) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 4
8.3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. 8.4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania różnych komórek lub pracowników, przekazuje się ją do komórki lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. ROZDZIAŁ V Wewnętrzny obieg akt 9. Obieg akt między poszczególnymi stanowiskami pracy w szkole odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. ROZDZIAŁ VI Załatwianie spraw 10. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy : a) odręczną b) korespondencyjną c) inną ( np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem). 1. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 2.Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. 11. Załatwienie spraw może być : a) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, b) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 12. Z rozmów przeprowadzanych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich sporządzana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 13. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę : Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 5
14. l. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 14.2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu dyrektorowi szkoły bądź jego zastępcom. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi zajmującemu się sprawą. Ten powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu dołącza się załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, pracownik winien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca pracownikowi z odpowiednią adnotacją. 14.3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie ( z kopią) do podpisania. 15.1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać : a) nagłówek - podłużną pieczątkę nagłówkową, b) znak sprawy, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, e) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, f) treść pisma, g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe ), h) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 15.2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zwierać : a) parafę pracownika sporządzającego pismo oraz datę sporządzenia pisma ( z lewej strony ), b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. 15.3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia : a) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu : polecony, ekspres za zwrotnym dowodem doręczenia pilne, poufne itp., b) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników ( Zał....) lub wymienienia się je z podaniem liczb porządkowych: na każdym 6
załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika ( Zał. Nr... do pisma znak...), c) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą : Otrzymują do wiadomości,, - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, d) ewentualne wskazówki dla sekretariatu. 15.4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczegółowymi. 16. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu. 17. Zakres kompetencji dyrektora szkoły, jego zastępcy i pozostałych pracowników w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin szkoły. 18.1. Pieczęć urzędową umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt szkoły oraz na innych pismach wysyłanych ze szkoły, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 18.2. Wzór pieczęci urzędowej ( okrągłej) określają odrębne przepisy. 19.1 Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą pracownika. 19.2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez sporządzającego pismo. ROZDZIAŁ VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt 20.1. W szkole obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 20.2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktur organizacyjnych szkoły, klasyfikację akt powstających w toku działalności szkoły oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności szkoły oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt określa załącznik do niniejszej instrukcji. 7
20.3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od O do 9. 20.4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu ( hasła bardziej szczegółowe ) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od O do 9, co daje : 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest : 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999. 20.5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw, oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem co klasy końcowe w wykazie. 20.6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych szkoły będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła, a wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 20.7. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 20.8. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 20.9. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum szkoły, zalicza się dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne. 20.10. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 20.11. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE" przechowywana w archiwum szkoły przez określoną liczbę lat ( np. BE 5 ), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. 21.1 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł kwalifikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie porozumienia z właściwym archiwum państwowym. 21.2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 8
21.3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie : znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku ( np. K/III 0258-1/6/02). 22.1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonym zgodnie z jedno litym rzeczowym wykazem akt, lub rejestru kancelaryjnego. 22.2. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz szkoły. Dalsze pisma w danej sprawie dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 22.3. Sekretariat lub pracownik administracji po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku, pismo dołącza do akt sprawy, w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach osoba, której sprawa dotyczy wpisuje w obrębie pieczęci wpływu dokumentu, znak sprawy. 23. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 1. Znak sprawy zawiera : a) symbol literowy komórki organizacyjnej, b) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 2. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. K/III /0012/15/02/ - oznacza symbol komórki, stanowiska pracy, 0012 - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt,,,15'' - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 02" -oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 3. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika. Symbol litery umieszcza się po symbolu oznaczającej komórkę organizacyjną bądź stanowisko pracy. 4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 24.1. Nie podlegają rejestracji: a)publikacje ( gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 9
b) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 24.2. Pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. 25.1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznie. Każdy rejestr otrzymuje własny symbol. Rejestry prowadzą poszczególni pracownicy administracji szkolnej. ROZDZIAŁ VIII Wysyłanie i doręczanie pism 26. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: a) przesyłką listową, b) faksem, c) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, d) pocztą elektroniczną. 1. Pisma przeznaczone do wysyłania pracownik sekretariatu : a) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy, datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki: w razie stwierdzenia braków zwraca pismo do uzupełnienia, b) stwierdza swoją parafką wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania, c) zwraca pracownikowi sporządzającemu pismo, kopie wysłanych pism, d) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych, e) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez pracownika, którego sprawa dotyczy, odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 2. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z : a) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, b) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numeru nieruchomości. 3. Pisma do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. ROZDZIAŁ IX 10
Przechowywanie akt 27 Akta spraw przechowuje się w poszczególnych komórkach organizacyjnych szkoły i w archiwum szkoły. 1.W poszczególnych komórkach organizacyjnych szkoły przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum szkoły. 2. Opis teczki akt winien zawierać : a) symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacji z wykazu akt b) nazwę jednostki i komórkę organizacyjną c) kategorię archiwalną d) tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego e) roczne daty końcowe akt. ROZDZIAŁ X Przekazywanie akt do archiwum szkoły 28. l. W celu przechowywania akt szkoła prowadzi archiwum. 28.2. Akta spraw przechowuje się na nośnika papierowych w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum szkoły. 28.3. Akta spraw powinny być przekazane do archiwum po upływie l roku, w poszczególnych przypadkach okres ten może być wydłużony. 28.4. Pracownik,do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum, w porozumieniu z dyrekcją szkoły, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum. 29.1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, po szczegółowym ich przeglądzie i uporządkowaniu przez pracowników, którym powierzono zakres spraw ujęty w aktach. Przez uporządkowanie akt rozumie się : a) takie ułożenie akt wewnątrz teczek., aby sprawy następowały po sobie według określonego kryterium np. wg kolejności wpływu, chronologicznie itp.; b) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc; c) ułożenie teczek, rejestrów itp. wg określonego uporządkowania i haseł tematycznych ; d) opisywanie teczek na ich zewnętrznej stronie ; e)w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce. 11
29.2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek, które odkładane są do archiwum. 29.3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują : pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum. 30. Do akt przekazywanych do archiwum dołącza się zbędne w pracy bieżącej : ewidencje, rejestry, kartoteki. 31. W razie likwidacji szkoły materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, w przypadku akt kategorii A, a dokumentację niearchiwalną -kategorii B przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacji. ROZDZIAŁ XI Opłaty skarbowe 32.1. Znaki opłaty skarbowej nakleja się na podania lub inne dokumenty. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty. 32.2. Znaki opłaty skarbowej kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby cześć odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami. 32.3. Pracownik załatwiający sprawę sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono. 33.1. Rozpatrzenie sprawy np. wydanie świadectwa należy uzależnić od uiszczenia opłaty skarbowej. 33.2. Jeżeli nie uiszczono należnej opłaty skarbowej, należy w terminie 14 dni wezwać osobę do uiszczenia tej opłaty, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, sprawa nie zostanie załatwiona. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na dokumencie. 33.3. Rozpatrzenie sprawy, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić w przypadkach, gdy: a) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony, b) podania wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego. 34. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpływu oraz numer pokwitowania umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie. 12
35. Jeżeli podania, świadectwa lub inne dokumenty czy czynności urzędowe są zwolnione od opłaty skarbowej należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej. ROZDZIAŁ XII Wykorzystanie informatyki 36. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w szkole, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 37. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu : a) przyjmowania i wysyłania korespondencji, za pośrednictwem poczty elektronicznej; b) prowadzenie wszelkich rejestrów ; c) udostępnianie upoważnionym pracownikom :edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, itp. ; d) tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów, itp. 38. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez : dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników; odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. ROZDZIAŁ XIII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 39. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników szkoły czynności kancelaryjnych należy do dyrektora szkoły. 13