Zespół Szkół Nr 7 w Tychach. Instrukcja kancelaryjna obowiązująca

Transkrypt

1 Instrukcja kancelaryjna obowiązująca w Zespole Szkół Nr 7 w Tychach 1

2 Spis treści: Rozdział I Postanowienia ogólne str. 3 Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji str. 4 Rozdział III Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym str. 5 Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatu str. 6 Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji str. 6 Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt str. 6 Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt str. 7 Rozdział VIII Załatwianie spraw str. 10 Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism str. 13 Rozdział X Przechowywanie akt str. 13 Rozdział XI Przekazywanie akt do składnicy akt str. 14 Rozdział XII Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych. Pobieranie opłaty skarbowej str. 14 Rozdział XIII Wykorzystywanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych str. 15 Rozdział XIV Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych str. 16 Załączniki: Wzory formularzy stosowanych w Zespole Szkół nr 7 w Tychach 2

3 ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zespole Szkół nr 7 w Tychach. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów. 3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową. 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy 1. 2 Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: a) placówka Zespół Szkół nr 7 w Tychach, b) dyrektor kierownika jednostki, c) osoby funkcyjne pracowników jednostki, którym powierzono stanowiska kierownicze, d) referent pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, e) sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora placówki, f) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, g) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, itp.), h) korespondencja każde pismo wpływające do placówki lub wysyłane przez jednostkę, i) aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, j) przesyłka pisma (dokumenty) pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, kuriera itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleteksty i telefaksy, k) załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), l) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo, itp.,) m) pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, n) pieczęć stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu, itp., o) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce, p) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jego rejestr informatyczny, 1 Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz.95) 3

4 q) znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, r) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw, s) teczka aktowa (spraw) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, t) rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek; b) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych; c) sporządzanie czystopisów pism oraz i powielanie; d) wysyłanie korespondencji i przesyłek; e) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej; f) udzielanie informacji interesantom, a w razie konieczności kierowanie ich do właściwych osób. 2. Czynności kancelaryjne w placówkach wykonują: a) sekretariat; b) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy; 3 ROZDZIAŁ II Przyjmowanie i obieg korespondencji 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją w dzienniku korespondencji Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) sekretariat wpisuje do dziennika korespondencji z zaznaczeniem rodzaju przesyłki i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty zamieszcza się też godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem 1 ust.4, z wyjątkiem: a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom; b) wartościowych lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 4

5 5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nieoznaczonych jako wartościowe pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przekazuje dyrektorowi. 6. Po otwarciu koperty stwierdza się: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: a) wartościowych, poufnych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia; b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.; c) w których brak nadawcy lub daty pisma; d) mylnie skierowanych; e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego; f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 9. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo. 10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punku wymiany korespondencji. 11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwarcia na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. 12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11, sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym osobom. 13. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. ROZDZIAŁ III Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym 5 1. Dyrektorowi sekretariat przekazuje następującą korespondencję: a) adresowaną do dyrektora; b) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym; c) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, kuratoriów i organów gminy; d) zastrzeżoną dla dyrektora; e) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania placówki; f) skargi i wnioski dotyczące działalności placówki lub jej pracowników; g) protokoły i zalecenia kontrolne z kontroli przeprowadzonych w jednostce przez organy kontrolne. 2. Pozostałym osobom funkcyjnym sekretariat przekazuje korespondencję: a) imiennie do nich adresowaną; b) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności; c) zastrzeżoną dla wymienionej osoby funkcyjnej. 5

6 ROZDZIAŁ IV Czynności kancelaryjne sekretariatu 6 1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i rejestruje ją w dzienniku korespondencji oraz przekazuje odpowiednio: dyrektorowi lub pozostałym osobom funkcyjnym. 2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na: a) podlegające załatwieniu przez dyrektora, wicedyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne; b) podlegające załatwieniu przez innych pracowników. 2. Korespondencję, o której mowa w ust.1 w pkt. 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym pracownikom za potwierdzeniem w dzienniku korespondencji. ROZDZIAŁ V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 1. Dyrektor lub inna osoba funkcyjna przeglądająca korespondencję: a) decyduje, którą korespondencję załatwia sam; b) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez inne osoby umieszcza się dyspozycje dotyczące: a) sposobu załatwienia sprawy; b) terminu załatwienia sprawy; c) aprobaty załatwienia sprawy, bądź podpisania czystopisu. 3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty. 4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. ROZDZIAŁ VI Wewnętrzny obieg akt Obieg akt miedzy pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. 6

7 ROZDZIAŁ VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt W palcówkach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności placówki oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności placówki oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla placówki oświatowej stanowi załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , a w ramach tych klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie będą posiadały do samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. 7. W uzasadnionych przypadkach dyrektor może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 8. Oprócz haseł, jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum zakładowego jednostki nadrzędnej. 10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe Placówki oświatowe mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w ich działalności. 7

8 2. Wyciąg z wykazu akt dla takiej jednostki w zależności od potrzeb może zawierać: a) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klas rozbudowanej; b) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje sekretariat, a drugi przekazuje się do składnicy akt. 13 Zmiany w wykazie akt podlegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji lub spraw, których nie można rozdzielać (np. egzamin maturalny) prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok, jednak na każdy rok kalendarzowy należy założyć oddzielny spis spraw. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowanym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw,a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. ZS AA) 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz placówki. Dalszych pism w 8

9 danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przez przystąpieniem do załatwienia rejestruje jako nową sprawę. W obu przypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: a) symbol literowy placówki oświatowej ZS7, b) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto, e) inicjały osoby, której sprawa dotyczy. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami np. ZS AA gdzie ZS7 - oznacza placówkę, oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 1 - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, to oznaczenie roku, AA - inicjały osoby, której sprawa dotyczy. 4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się z zastrzeżeniem ust. 5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 5. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiona do teczki hasło Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.); b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; c) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe; d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust.1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w 15, zakłada się rejestry kancelaryjne prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje dyrektor placówki. 4. Rejestry prowadzą referenci spraw. 9

10 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numeracje zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze W placówce oświatowej prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: a) rejestr uchwał Rady Pedagogicznej, b) rejestr zarządzeń dyrektora, c) rejestr skarg i wniosków, d) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw, e) rejestr wydawanych decyzji administracyjnych, f) rejestr imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Charakter rejestrów mają również spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt oraz spisy dokumentacji brakowanej. ROZDZIAŁ VIII Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: a) odręczną; b) korespondencyjną; c) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim teksem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub sporządzenie na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta pisma załatwiającego sprawę Załatwienie sprawy może być: a) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; b) ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwieniu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz, który oznacza ostatecznie załatwione. 10

11 22 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 23 Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inna sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada dyrektorowi. Dyrektor sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis do sekretariatu celem wysłania adresatowi. 3. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji na wysyłce. 4. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednia adnotacją. 5. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwiania jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: a) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową; b) znak sprawy; c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy; d) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną; e) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresatem; f) treść pisma; g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Kopia pisma załatwiającego powinna zawierać: a) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma); b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza. 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: a) nad adresatem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, ekspres, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne, poufne itp.; 11

12 b) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...); c) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą Otrzymują do wiadomości jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma; d) ewentualne wskazówki dla sekretariatu. 4. W pismach nie należy stosować skrótów instytucji gdy co najmniej raz nie została użyta pełna nazwa instytucji. 5. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 26 Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w placówce oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik do niniejszej instrukcji. 2. Zakres kompetencji dyrektora, wicedyrektora i pozostałych osób funkcyjnych w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny placówki Pieczęć urzędowa lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt placówki oraz na innych pismach wysyłanych z jednostki, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta. 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta. ROZDZIAŁ IX Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: a) przesyłką listową; b) faksem; 12

13 c) na nośniku informatycznym wysłanym przesyłką listową; d) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: a) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia; b) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania; c) zwraca referentom kopie wysłanych pism; d) do pism wysłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z: a) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji; b) nazwy miejscowości, z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo na być wysłane jako przesyłka zwykła. 31 Do doręczenia bezpośrednio adresatom niektórych terminowych pism miejscowych, służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 4. ROZDZIAŁ X Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w placówce oświatowej i w składnicy akt.. 2. W placówce przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego przed przekazaniem ich do składnicy akt. ROZDZIAŁ XI Przekazywanie akt do składnicy akt W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych placówka prowadzi składnicę akt. 2. Pracownik, który jest aktotwórcą danej dokumentacji przekazuje akta spraw ostatecznie załatwionych do składnicy akt kompletnymi rocznikami po upływie 1 roku licząc od stycznia stycznia roku następnego po zamknięciu teczki. 13

14 34 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. 2. Szczegółowe zasady przekazywania akt określa Instrukcja określająca zasady działania składnicy akt w Zespole Szkół nr W razie likwidacji placówka likwidowana przekazuje dokumentację nierachiwalną (kategorii B) placówce przejmującej sprawy jednostki. ROZDZIAŁ XII Zasady wydawania świadectw oraz innych druków szkolnych. Pobieranie opłaty skarbowej Świadectwa, dyplomy, legitymacje szkolne są drukami ścisłego zarachowania. 2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych: a) świadectw ukończenia szkoły, b) świadectw dojrzałości, c) dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, d) suplementów do dyplomu, e) legitymacji szkolnych. 3. Świadectwa wydane przez szkołę opatruje się wyraźnym odciskiem pieczęci urzędowej szkoły 36mm. 4. Świadectwa dojrzałości, odpisy oraz dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe i suplementy wydawane są przez Okręgową Komisję Egzaminacyjną w Jaworznie. 5. W przypadku utraty oryginału świadectwa dojrzałości, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, suplementu wydanego po 2005 r. absolwent może wystąpić do dyrektora Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Jaworznie z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu w/w dokumentów. 6. W przypadku utraty oryginału świadectwa lub dyplomu uczeń lub absolwent może wystąpić do dyrektora szkoły z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa, dyplomu. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji. 7. Szkoła sporządza duplikat świadectwa lub dyplomu na podstawie dokumentacji przebiegu nauczania lub dokumentacji egzaminu maturalnego. Duplikat wystawia się na druku wg wzoru obowiązującego w okresie wystawiania oryginału świadectwa lub dyplomu. Na pierwszej stronie należy umieścić wyraz DUPLIKAT, a pod tekstem dodać wyraz oryginał podpisali i wymienić nazwiska osób, które podpisały oryginał albo stwierdzić nieczytelność podpisów (należy podać ilość nieczytelnych podpisów np. pięć nieczytelnych podpisów) oraz zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową. Na duplikacie ni umieszcza się fotografii. 8. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiony ponownie. 14

15 9. W dokumencie, na podstawie którego wystawiono duplikat należy umieścić adnotację o jego wydaniu. 10. Duplikat legitymacji szkolnej wystawia się z fotografią. 11. Za wydanie duplikatu świadectwa, dyplomu pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu. Za wydanie duplikatu legitymacji popiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłacie opłaty skarbowej od potwierdzenia własnoręczności podpisu. Opłatę wnosi się na rachunek bankowy wskazany przez dyrektora szkoły. 12. Legalizacja świadectw do obrotu prawnego z za granicą dokonuje kurator oświaty. 13. Dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa, dyplomu lub innego druku szkolnego tylko wtedy gdy: a) jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach szkoły, b) dotyczy dokumentacji nauczyciela ubiegającego się o kolejny stopień awansu zawodowego. Na każdej stronie kopii należy umieścić adnotację stwierdzam zgodność z oryginałem, datę, pieczęć urzędową szkoły oraz podpis i pieczęć imienną dyrektora szkoły lub upoważnionej osoby. ROZDZIAŁ XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Wykorzystywanie informatyki w szkole do: a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem 1 ust. 3, b) obsługi Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (epuap) c) przesyłanie korespondencji i innych wiadomości wewnątrz placówki pocztę elektroniczną, d) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz placówki, e) udostępnianie upoważnionym pracownikom zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, f) współdziałanie z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie placówki, g) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, h) monitorowania i kontroli realizacji poleceń dyrektora, i) monitorowanie obiegu dokumentów wewnątrz placówki, j) umieszczanie na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o placówce, kadrze kierowniczej i kompetencjach, k) informowanie interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika, b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: a) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych; 15

16 b) archiwizowanie danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu; c) programy antywirusowe. 4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. ROZDZIAŁ XIV Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników placówki czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora. 2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru podlegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek; b) prawidłowości załatwiania spraw; c) terminowości załatwiania spraw; d) prawidłowości obiegu akt, ustalonego z instrukcją; e) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej; f) prawidłowego stosowania pieczęci; g) terminowości przekazywania akt do składnicy akt. 3. Do obowiązków dyrektora należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Załączniki 1. Wzór pieczęci wpływu 2. Wzór dziennika korespondencyjnego 3. Wzór spisu spraw 4. Wzór książki doręczeń 5. Wzór opisu teczki aktowej 6. Wzór wniosku o wydanie duplikatu 7. Jednolity rzeczowy wykaz akt 16