INSTRUKCJA KANCELARYJNA Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mysłowicach

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej nr 43/11 z dnia r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Spis treści ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE... 2 ROZDZIAŁ II CZYNNOŚCI KANCELARYJNE... 3 ROZDZIAŁ III PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI I PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH DO OŚRODKA... 3 ROZDZIAŁ IV REJESTROWANIE KORESPONDENCJI I PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH DO OŚRODKA... 4 ROZDZIAŁ V ROZDZIAŁ KORESPONDENCJI... 5 ROZDZIAŁ VI ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH, REJESTRACJA, ZNAKOWANIE SPRAW... 5 ROZDZIAŁ VII ZAŁATWIANIE SPRAW... 7 ROZDZIAŁ VIII WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM...8 ROZDZIAŁ IX PRZECHOWYWANIE I PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO... 9 ROZDZIAŁ X ZBIORY WSPOMAGAJĄCE ROZDZIAŁ XI WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH ROZDZIAŁ XII NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH ROZDZIAŁ XIII POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W ZWIĄZKU Z LIKWIDACJĄ LUB REORGANIZACJĄ KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ ORAZ REORGANIZACJĄ LUB USTANIEM DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

2 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją określa jednolite zasady postępowania z pismami i aktami spraw załatwianych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 2. Instrukcja ustala metodę pracy biurowej oraz normuje czynności kancelaryjne związane z obiegiem pism i akt jawnych oraz niejawnych od chwili ich wpływu lub powstania w komórce organizacyjnej załatwiającej daną sprawę do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego. 2 Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) Ośrodek Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, 2) dyrektor dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, 3) zastępca dyrektora zastępców dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, 4) kierownik komórki organizacyjnej - kierownika działu, sekcji zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Ośrodka, 5) dział, sekcja grupę pracowników w komórce organizacyjnej Ośrodka, 6) samodzielny pracownik pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, 7) sekretariat stały punkt przyjmowania, rejestrowania, rozdzielania oraz wymiany korespondencji - stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej Ośrodka, 8) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 9) akta sprawy - całą dokumentację dotyczącą danej sprawy (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 10) korespondencja każde pismo wpływające do Ośrodka lub wysyłane z Ośrodka, 11) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, doręczyciela itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefony, teleksy i telefaksy, 12) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot dołączony do pisma przewodniego, odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.), 13) dokument - akt wydany przez właściwy organ mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 14) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność pisma do określonej sprawy, 15) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Ośrodku, 16) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 17) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść pisma itp., 2

3 18) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 19) materiały archiwalne oznaczone symbolem A - dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego, 20) dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem B i cyframi arabskimi określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym - dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne, 21) dokumentacja oznaczona symbolem BC - dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, 22) dokumentacja zaliczana do kategorii BE dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat, podlegającą ekspertyzie, przeprowadzanej przez właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji, 23) kodeks - ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity - Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz z późniejszymi zmianami). ROZDZIAŁ II CZYNNOŚCI KANCELARYJNE 3 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, b) wysyłanie korespondencji i przesyłek, c) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., d) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w Ośrodku wykonują: a) sekretariat, b) pracownicy socjalni w poszczególnych dzielnicach miasta, c) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, d) pracownik przygotowujący akta do archiwum zakładowego, e) w komórkach organizacyjnych - wyznaczeni pracownicy. ROZDZIAŁ III PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI I PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH DO OŚRODKA 4 1. Sekretariat przyjmuje: a) korepondencję, b) przesyłki. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3

4 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem zawierających informacje niejawne, oznaczonych klauzulami np. zastrzeżone, poufne, które przekazuje dyrektorowi Ośrodka. 4. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone, poufne okaże się, że zawiera ona informacje niejawne, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie do dyrektora Ośrodka z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości wpisuje się do książki depozytowej oraz składa się do kasy Ośrodka, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przekazuje kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej Ośrodka, który zarządzi dalsze postępowanie z depozytem. 6. Książkę depozytową prowadzi sekretariat. Wzór książki depozytowej określa załącznik nr Po otwarciu koperty sprawdza się: a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: a) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, b) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., c) w których brak nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, f) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 10. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 11. Korespondencję lub przesyłki mylnie doręczone (adresowane do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. ROZDZIAŁ IV REJESTROWANIE KORESPONDENCJI I PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH DO OŚRODKA 5 1. W Ośrodku obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Dziennik korespondencyjny prowadzony jest w sekretariacie dla wszystkich pism wpływających do Ośrodka, a także według potrzeb dla pism wewnętrznych. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr Otrzymaną korespondencję oraz przesyłki rejestruje się w następujący sposób: a) na pierwszej stronie w lewym górnym rogu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) umieszcza się pieczęć wpływu. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 3, b) wpisuje się do dziennika korespondencyjnego, w ten sposób, iż liczba porządkowa w dzienniku stanowi numer pisma, który umieszcza się w stosownym miejscu pieczęci wpływu. 4. Nie podlega rejestracji korespondencja nie wymagająca merytorycznego załatwienia oraz przesyłki, takie jak: a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, reklamy i oferty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, które po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. 4

5 ROZDZIAŁ V ROZDZIAŁ KORESPONDENCJI 6 1. Pracownik sekretariatu całość zarejestrowanej korespondencji i przesyłki przekazuje dyrektorowi Ośrodka celem zapoznania się oraz zadekretowania pomiędzy właściwe komórki organizacyjne Ośrodka. 2. Dyrektor Ośrodka wykorzystując formularz poleceń dzieli korespondencję na: a) podlegającą załatwieniu osobiście lub przez komórki organizacyjne podległe bezpośrednio dyrektorowi, b) podlegającą załatwieniu przez zastępców dyrektora i podległe im komórki organizacyjne. 3. Wzór formularza poleceń dyrektora określa załącznik nr Na formularzu poleceń dyrektora dołączanym do korespondencji umieszcza się dyspozycje dotyczące m.in. a) sposobu załatwienia sprawy, b) terminu załatwienia sprawy. 5. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty: a) p.o. proszę omówić, b) p.r. proszę referować, c) m.a. moja aprobata, d) a.a. ad acta. 6. Sekretariat przekazuje korespondencję zastępcom dyrektora, kierownikom właściwych komórek organizacyjnych, lub pracownikom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach, zgodnie ze wskazaniem ujętym w formularzu poleceń dyrektora. 7. Jeżeli dana sprawa dotyczy zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, dyrektor Ośrodka wskazuje komórkę organizacyjną odpowiedzialną za prowadzenie danej sprawy. ROZDZIAŁ VI ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH, REJESTRACJA, ZNAKOWANIE SPRAW 7 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji pozycji rzeczowego wykazu akt (np. 0718) zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Wzór spisu spraw, określa załącznik nr Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. DMO /99). 5

6 5. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według rzeczowego wykazu akt. 6. Komórka organizacyjna po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza: a) czy pismo rozpoczyna nową sprawę, b) czy dotyczy sprawy już wszczętej. 7. W pierwszym przypadku rejestruje pismo jako nową sprawę, w drugim, dołącza do akt sprawy. 8. Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z rzeczowym wykazem akt - sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Ośrodka. 9. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 10. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 11. Znak sprawy zawiera: a) symbol literowy komórki organizacyjnej, zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Ośrodka, b) symbol liczbowy hasła według rzeczowego wykazu akt, c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 12. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. DPŚ /05, gdzie np. DPŚ - oznacza symbol Działu Pomocy Środowiskowej "0012"-oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt, 15 -oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 05 -oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 13. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony. Symbol literowy umieszcza się po symbolu komórki organizacyjnej. 14. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 15, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 15. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki hasło Rzeczowy wykaz akt stanowi klasyfikację akt powstających w toku działalności Ośrodka oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Rzeczowy wykaz akt określa załącznik nr 2 do zarządzenia Dyrektora MOPS nr 43/11 z dnia r.. 2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest:

7 4. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie. 5. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych Ośrodka będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej, zgodnie z symboliką określoną w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka. 6. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Ośrodka może rozbudować rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 7. Oprócz haseł rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt W Ośrodku prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne: a) rejestr skarg i wniosków prowadzony przez sekretariat, b) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw - prowadzony przez Dział Kadr i Administracji, c) rejestr aktów wewnętrznych - prowadzony przez sekretariat. 2. Prowadzenie innych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą dyrektora Ośrodka. ROZDZIAŁ VII ZAŁATWIANIE SPRAW Przy załatwianiu spraw obowiązuje stosowanie przepisów Kodeksu i innych właściwych przepisów prawa. 2. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Zachowanie ustawowych terminów przy załatwianiu spraw należy do obowiązków pracowników i kierowników komórek organizacyjnych Ośrodka. 3. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: a) odręczną, b) korespondencyjną, c) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu itp.). 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika pisma załatwiającego sprawę Załatwienie spraw może być: a) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, b) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. Na kopii załatwienia sprawy i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz., który oznacza ostatecznie załatwione. 7

8 12 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się - o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu - notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik opracowuje pismo w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia), które wraz z aktami sprawy przedkłada kierownikowi, który sprawdza prawidłowość proponowanego załatwienia sprawy. 3. Kopia pisma załatwiającego sprawę powinna zawierać parafę pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej oraz datę sporządzenia pisma oraz w miarę potrzeb parafę radcy prawnego i parafę głównego księgowego. 4. W stopce kopii pisma należy umieścić ścieżkę dostępu, umożliwiającą odnalezienie pisma w komputerze. 5. Pismo pod względem formy musi zawierać: a) nagłówek, zawierający logo Ośrodka lub podłużną pieczęć nagłówkową, b) znak sprawy, c) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, d) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, e) określenie odbiorcy wraz z adresem, f) treść pisma, g) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), h) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 6. Nagłówek, zawierający logo Ośrodka określa załącznik nr Wzór pisma wychodzącego stanowi załącznik nr Pisma wychodzące z Ośrodka podpisuje dyrektor oraz zastępcy dyrektora w zakresie ich kompetencji. 9. Zakres kompetencji dyrektora i zastępców dyrektora Ośrodka w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji wynika z Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka oraz udzielonych przez Radę Miejską i Prezydenta Miasta Mysłowice pełnomocnictw i upoważnień. 14 Przy sporządzaniu kserokopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: Stwierdzam za zgodność z oryginałem, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. ROZDZIAŁ VIII WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM Pismo przeznaczone do wysłania przygotowuje się w komórce organizacyjnej załatwiającej sprawę merytorycznie. 2. Korespondencję do odbiorcy wysyła się : a) przesyłką listową, b) faksem, c) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, d) pocztą elektroniczną. 8

9 3. Na kopertach pism przygotowanych do wysłania w prawej dolnej części zamieszcza się adres odbiorcy składający się z: a) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, b) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony formularz potwierdzenia odbioru i przypina go do koperty. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie obok adresu odbiorcy (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. ROZDZIAŁ IX PRZECHOWYWANIE I PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych i w archiwum zakładowym. 2. W komórkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. 3. Archiwum zakładowe Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej usytuowane jest w lokalu jednostki przy ul. Brzezińskiej 21 i jest prowadzone przez wyznaczonego pracownika. 4. Kierownik Działu Kadr i Administracji w porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie 1 roku od momentu zakończenia sprawy kompletnymi rocznikami Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Wzór spisu zdawczoodbiorczego określa załącznik nr Przez uporządkowanie akt rozumie się: a) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, b) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, c) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt, d) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych, e) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie, f) w odniesieniu do akt kategorii A usunięcie wszystkich metalowych części, przesznurowanie oraz ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby - stron zawartych w teczce. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. 9

10 4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według rzeczowego wykazu akt. 5. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownicy przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne W razie likwidacji komórki organizacyjnej likwidowana komórka przekazuje materiały archiwalne do archiwum zakładowego, zgodnie z procedurą określoną w rozdziale IX niniejszej instrukcji, a dokumentację niearchiwalną komórce organizacyjnej przejmującej sprawy likwidowanej komórki. 2. W razie likwidacji Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, Ośrodek przekazuje materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną jednostce przejmującej sprawy Ośrodka. ROZDZIAŁ X ZBIORY WSPOMAGAJĄCE W Ośrodku prowadzone są następujące zbiory wspomagające: - przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów, - publikacje (opracowania) własne. 2. Przepisy prawne i zbiory wydawnictw są gromadzone i ewidencjonowane w Dziale Kadr i Administracji Ośrodka i służą potrzebom wszystkim pracownikom Ośrodka. ROZDZIAŁ XI WYKORZYSTANIE INFORMATYKI W CZYNNOŚCIACH KANCELARYJNYCH 21 Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa o ochronie danych osobowych Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, b) prowadzenia wszelkich spisów spraw oraz rejestrów wewnątrz Ośrodka, c) udostępnienia upoważnionym pracownikom: zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: 10

11 edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, zakupionych baz danych, a w szczególności: prawnych, baz adresowych, baz danych statystycznych, utworzonych w Ośrodku baz danych, a w szczególności: ewidencji prawa miejscowego, ewidencji zarządzeń dyrektora Ośrodka, baz adresowych, d) umieszczania na stronach internetowych stale aktualizowanej informacji o Ośrodku, e) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Nadzorowanie procesu informatyzacji w Ośrodku należy do zakresu czynności informatyka Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych, zgodnie z Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika, b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, c) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie haseł sprzętowych. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: a) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego, aplikacyjnego, b) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, c) archiwizowanie w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionymi zabezpieczonym pomieszczeniu, d) obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Ośrodku ogranicza się poprzez okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników zawierających dane Ośrodka (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej Ośrodka i z zainstalowanym programem antywirusowym), 11

12 e) korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych stanowiskach komputerowych, f) w przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. ROZDZIAŁ XII NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Ośrodka czynności kancelaryjnych należy do obowiązków zastępcy dyrektora ds. administracyjnych Ośrodka. 2. Obowiązki kierowników komórek organizacyjnych Ośrodka w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, b) prawidłowości załatwiania spraw, c) terminowości załatwiania spraw, d) prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcją, e) prawidłowego stosowania pieczęci, f) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka należy nadzór nad przekazywaniem ukazujących się przepisów prawnych i innych aktów normatywnych zainteresowanym pracownikom poszczególnych komórek organizacyjnych, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez pracownika podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być na bieżąco aktualizowane). ROZDZIAŁ XIII POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W ZWIĄZKU Z LIKWIDACJĄ LUB REORGANIZACJĄ KOMÓRKI ORGANIZACUJNEJ ORAZ REORGANIZACJĄ LUB USTANIEM DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ W przypadku reorganizacji lub likwidacji działu za prawidłowe zabezpieczenie dokumentacji powstałej i zgromadzonej w okresie jej działalności odpowiada jej dotychczasowy kierownik. 2. W przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej jej dotychczasowy kierownik oraz likwidator odpowiadają za zabezpieczenie dokumentacji powstałej i zgromadzonej w okresie jej działalności. 3. Archiwa Państwowe przejmują materiały archiwalne zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postepowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). ZATWIEDZAM: 12

13 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór książki depozytowej Lp. Rodzaj i szczegółowy opis przedmiotów, które przekazuje się dodepozytu Imię i nazwisko stanowisko służbowe osób, ustalających wartość przedmiotów przekazywanych do depozytu Data i godzina przekazania przedmiotów do depozytu kasy Podpis pracownika kasy potwierdzający przyjęcie przedmiotów do depozytu Sposób postępowania z depozytem / zwrot depozytu 13

14 Data otrzymania korespondencji Załączniki podpis Data wysłanej korespondencji Nr korespondencji urzędowej Nr odpow. na kore- sponden. Nr akt Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór dziennika korespondencji Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Lp. Nr Kolejny Nr Data otrzymanej korespondencji Od kogo Treść otrzymanej korespondencji Do kogo Treść wysyłanej korespondencji Uwagi 14

15 Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór pieczęci wpływu sekretariatu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej MIEJSKI Ośrodek Pomocy Społecznej Data wpływu.. Nr.. Podpis.. 15

16 Wzór formularza poleceń dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej ZD DOK DDP TS DF SEK DPŚ SON DK PRZ OIK MZON uzgodnić z... Inne jakie Termin wykonania : natychmiast do dnia... pilne bez terminu 2. Polecenie proszę o: 3. Informacja rozmowę - opinię akceptuję załatwienie sprawy nie mam uwag wszczęcie postępowania wyjaśniającego do wiadomości udzielenie odpowiedzi w moim imieniu do wykorzystania udzielenie odpowiedzi w imieniu Prezydenta wnoszę uwagi Przesyłam w załączeniu materiały, które... należy:... po zapoznaniu się zwrócić do: po zapoznaniu się przekazać do:... ZD DF DK... DPŚ DOK SEK... DDP OIK TS... MZON SON PRZ zachować w aktach... Data:... Podpis:... Data załatwienia sprawy:... Podpis:... 16

17 Załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór formularza spisu spraw rok ( pracownik ) (symbol kom. org.) (oznacz. teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) Lp. SPRAWA (krótka treść) OD/DO KOGO WPŁYNĘŁA znak pisma z dnia wszczęcia sprawy DATA ostatecznego załatw. UWAGI (sposób załatwiania) 17

18 Załącznik nr 6 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej OPIS TECZKI AKTOWEJ symbol literowy jednostka i komórka organizacyjna kategoria archiwalna komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt... tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego... (roczne daty końcowe akt) 18

19 Załącznik nr 7 do Instrukcji kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór nagłówka, zawierającego logo Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Mysłowice ul. Gwarków 24 mops@myslowice.pl tel fax

20 Załącznik nr 8 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej Wzór pisma wychodzącego Nagłówek, zawierający logo Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej lub Mysłowice, dn.... Podłużna pieczęć Ośrodka Znak sprawy: (Symbol komórki organizacyjnej/symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej rzeczowego wykazu akt/ liczba kolejna ze spisu spraw/dwie ostatnie cyfry roku) ADRESAT Dotyczy:... (znak i data pisma, którego odpowiedź dotyczy) Z poważaniem Załącznik:(podać liczbę załaczników) Do wiadomości :

21 Załącznik nr 9 do Instrukcji Kancelaryjnej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej... (nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko (podpis) (podpis) (podpis) 21