KOMUNIKAT NR 3 Odpowiedzi na część pytań, które wpłynęły w dniu 11.01.2016 r. 1. Czy Zleceniodawca jest zainteresowany realizacją zleceń w sposób rzetelny, profesjonalny i zgodny z prawem obowiązującym na terenie Polski i Europy łącznie z krajami nie wchodzącymi w skład UE np.: Białoruś czy Ukraina? 2. Proszę o dokładne wskazanie, jakie dokumenty oraz w jakiej formie będą przekazywane wraz ze zleceniem do realizacji, aby zlecenie mogło zostać wykonane rzetelnie, profesjonalnie i zgodnie z prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej Polski i Europy. (proszę o listę dokumentów i niezbędnych informacji)? Kopia umowy łączącej Zamawiającego z klientem (plik w pdf), kopia rozrachunków (plik w pdf), kopia oświadczenia o rozwiązaniu umowy w przypadku umów rozwiązanych. 3. Proszę o informację, jakie są przewidziane w przetargu stawki minimalne (gdyż stawki maksymalne zostały przez Państwa ustalone) gwarantujące realizację zleceń w sposób rzetelny, profesjonalny i zgodny z prawem obowiązującym na terenie Polski i Europy? Stawki te zostaną ustalone w trakcie aukcji. 4. Proszę o udzielenie informacji, czy w przypadku spraw spoza terytorium Polski również przewidują Państwo konieczność przeprowadzenia pierwszej wizyty w ciągu 72 godzin? Jeśli nie, jakie wówczas mają Państwo oczekiwania co do terminów działania? Wizyta dotyczy podjęcia próby dotarcia do siedziby klienta. 5. Czy czas realizacji zlecenia 72 godzin liczy się od dni roboczych czy brane są również pod uwagę weekendy i święta? Podtrzymujemy zapis w umowie o współpracy par. IV pkt 1. W przypadku świąt innych niż niedziele, Zamawiający będzie indywidualnie rozpatrywał te sprawy. 6. Zgodnie z umową czas realizacji zlecenia (72 godziny) rozpoczyna się od momentu otrzymania pełnomocnictwa drogą elektroniczną, czy wobec tego należy rozumieć, iż koniecznym jest podejmowanie działań bez oryginału pełnomocnictwa do działania? 1
7. Czy obligują się Państwo do rekompensaty kosztów podjętych działań w przypadku odmowy negocjacji przez dłużnika z powodu braku oryginalnego pełnomocnictwa? Jeśli tak to proszę o opis takiej procedury. 8. Czy w przypadku, jeśli przesłane zlecenie drogą elektroniczną jest niekompletne tj. brakuje np. rozliczenia, czy też pism rozwiązujących umowę wraz z potwierdzeniem doręczenia, również obligatoryjnym jest działanie w terminie 72 godzin? 9. Czy obligują się Państwo do rekompensaty kosztów podjętych działań, w przypadku gdy Zleceniobiorca nie jest w stanie podać salda zadłużenia ze względu na brak dokumentów lub brak potwierdzenia wysokości salda ze strony Zleceniodawcy? Jeśli tak to proszę o opis takiej procedury. 10. Czy obligują się Państwo do rekompensaty kosztów podjętych działań, w przypadku gdy Zleceniobiorca nie jest w stanie przekazać pism rozwiązujących umowę wraz z potwierdzeniem ich doręczenia ze względu na brak dokumentów ze strony Zleceniodawcy? Jeśli tak to proszę o opis takiej procedury. 11. Czy pierwsza wizyta związana terminem 72 godzin powinna się odbyć pod adresem ujętym na pełnomocnictwie? 12. Czy podczas przyjmowania zleceń ze starego portfela po wcześniejszych bezskutecznych działaniach, czy też po działaniach organów ścigania, gdzie z historii sprawy wynika, iż adres Leasingobiorcy jest nieaktualny również konieczne jest przeprowadzenie niezwłocznej wizyty w terminie 72 godzin, wiedząc, iż jest to bezcelowe? Wizyta powinna zostać przeprowadzona pod adresem wskazanym w zleceniu. 13. Czy we wszystkich przepadkach gdy proces windykacji jest wstrzymany z winy zleceniodawcy, również wstrzymany jest termin na wykonanie wizyty terenowej 72h do czasu uzupełnienia braków przez zleceniodawcę? Wstrzymanie realizacji zlecenia przez Zamawiającego powoduje wstrzymanie terminu wykonania wizyty terenowej. 14. Czy termin obsługi sprawy liczony do skuteczności jest zatrzymany w związku ze wstrzymaniem procesu windykacji z wina zleceniodawcy? 15. Proszę o opisanie i wskazanie procedury pozwalającej na pokrycie kosztów dodatkowych przy realizacji zlecenia np. odbioru maszyn, urządzeń czy też 2
niesprawnych środków transportu w sytuacjach wykraczających poza ramy umowy, a tym samym niezbędnych do skutecznego przeprowadzenia zlecenia. przewidujemy pokrywania kosztów dodatkowych. Wszystkie koszty, które poniesie Oferent w trakcie realizacji zlecenia kończonego odbiorem przedmiotu muszą się zawierać w stawkach ustalonych w trakcie aukcji elektronicznej. Odbiory szczególnie trudnych w demontażu i relokacji przedmiotów będą realizowane przez firmy specjalistyczne. 16. Proszę o szczegółowy opis zasad wyboru podwykonawcy do przetransportowywania zabezpieczonych przedmiotów umowy leasingu? dotyczy niniejszego przetargu. 17. Proszę o informację jak traktowana jest przez Państwa konieczność poniesienia kosztów demontażu, załadunku czy też rozładunku maszyn i urządzeń zamontowanych trwale w miejscach, w których były używane. Odbiory szczególnie trudnych w demontażu i relokacji przedmiotów będą realizowane przez firmy specjalistyczne. Firmy windykacyjne będą otrzymywały zlecenia na odbiór tych maszyn i urządzeń, które nie wymagają skomplikowanego demontażu. 18. Czy ostateczną decyzję przy wyborze podwykonawcy ma PKO czy Zleceniobiorca? Przetarg jest organizowany przez PKO Leasing SA (Zamawiający/Zleceniodawca). Zamawiający nie przewiduje pokrywania jakichkolwiek kosztów dodatkowych. Wybór podwykonawcy jest wewnętrzną decyzją Oferenta. Rozliczenie za usługę pomiędzy Zamawiającym a Zleceniobiorcą (Oferentem) będzie się odbywać tylko i wyłącznie na podstawie wynagrodzenia określonego w cenniku i ustalonego na podstawie aukcji. 19. Jak traktowana jest przy rozliczeniu sprawa, w której Zleceniobiorca zlokalizuje przedmiot umowy, dokona protokolarnego odbioru od dłużnika, ale nie zostanie on odebrany ze względu na brak zgody ze strony Zleceniodawcy na pokrycie niezbędnych środków do demontażu, załadunku czy też rozładunku sprzętu? Firmy windykacyjne w przypadku trudnych w demontażu i relokacji przedmiotów będą miały jako przedmiot zlecenia ustalenie lokalizacji tych przedmiotów, a nie ich odbiór. Odbiorami takich przedmiotów będą zajmowały się firmy specjalistyczne. 20. Jakie terminy mogą Państwo zagwarantować, w przypadku konieczności pozyskania zgody na pokrycie kosztów dodatkowych w trakcie realizacji czynności? (proszę o podanie konkretnego terminu tj. ilość godzin/dni). Brak możliwości na występowanie o pokrycie kosztów dodatkowych. 21. Proszę o doprecyzowanie różnic między punktem a; k oraz l w opisie przedmiotu zamówienia, tj. kiedy zamierzają Państwo traktować odbiór przedmiotu umowy 3
jako protokolarny odbiór, a kiedy jako doprowadzenie do zwrotu czy też asystę. Punkt a) dotyczy inkasa pytanie niezrozumiałe dla Zamawiającego w tym zakresie. Protokolarny odbiór odbiór przedmiotu od klienta i dostarczenie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, Doprowadzenie do zwrotu w wyniku działań podjętych przez Firmę Windykacyjną klient samodzielnie dostarczy przedmiot do magazynu Zleceniodawcy (protokół przekazania przedmiotu będzie podpisany przez klienta i osobę upoważnioną przez Zamawiającego). Asysta zabezpieczenie przedmiotu od momentu zlokalizowania przedmiotu przez firmę windykacyjną do czasu jego odbioru przez firmę specjalistyczną (dotyczy zleceń w których wskazana jest lokalizacja przedmiotu) oraz obecności w trakcie procesu demontażu prowadzonego przez firmę specjalistyczną. 22. Czy jeśli protokolarny odbiór przedmiotu umowy nastąpi na parkingu lub w magazynie PKO wówczas będzie to przez Państwa traktowane jako przejęcie mienia czy też jako asysta przy odbiorze, a może raczej doprowadzenie do zwrotu mienia? współpracujemy z magazynami PKO BP SA. Zamawiający to PKO Leasing SA. W takim przypadku nie będziemy mieli do czynienia z asystą. Jeśli klient sam dostarczy przedmiot do magazynu, to wówczas klient podpisuje protokół przekazania przedmiotu do magazynu i wtedy mamy do czynienia z doprowadzeniem do zwrotu. 23. Proszę o doprecyzowanie różnic między punktem d; e oraz l w opisie przedmiotu zamówienia tzn. kiedy zamierzają Państwo traktować odbiór przedmiotu umowy jako protokolarny odbiór, a kiedy jako zlokalizowanie przedmiotu czy też asystę. Protokolarny odbiór odbiór przedmiotu od klienta i dostarczenie do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, Doprowadzenie do zwrotu w wyniku działań podjętych przez Firmę Windykacyjną klient samodzielnie dostarczy przedmiot do magazynu Zleceniodawcy (protokół przekazania przedmiotu będzie podpisany przez klienta i osobę upoważnioną przez Zamawiającego). Asysta zabezpieczenie przedmiotu od momentu zlokalizowania przedmiotu przez firmę windykacyjną do czasu jego odbioru przez firmę specjalistyczną (dotyczy zleceń w których wskazana jest lokalizacja przedmiotu) oraz obecności w trakcie procesu demontażu prowadzonego przez firmę specjalistyczną. 24. Czy jeśli nastąpi protokolarne przekazanie maszyny przez Leasingobiorcę po jej wcześniejszym zlokalizowaniu, a do jej demontażu i transportu będzie użyta firma zewnętrzna wówczas będzie to przez Państwa traktowane, jako punkt d, e czy też l w opisie przedmiotu zamówienia? W przypadku, gdy odbiorem będzie zajmowała się firma specjalistyczna, firma windykacyjna będzie miała na zleceniu wskazane zlokalizowanie przedmiotu, a nie 4
odbiór i wówczas nie może odbierać protokolarnie przedmiotu od klienta. i protokolarny odbiór będzie dokonany przez firmę specjalistyczną. 25. Czy w przypadku podpisywania umowy przechowania obowiązuje dowolność, czy też Zleceniobiorca musi najpierw uzyskać zgodę od Zleceniodawcy? Musi być zgoda Zamawiającego 26. Czy dopuszczają Państwo asystę przy odbiorze sprzętu również w godzinach nocnych? 27. Jaki zakres godzinowy obowiązuje podczas asysty przy odbiorze sprzętu w ramach wynagrodzenia 500zł netto? 24/h 28. W cenniku wskazują Państwo ustalone z góry stawki za asystę przy odbiorze w kwocie 500zł netto przy udziale jednego pracownika oraz 200zł netto przy udziale kolejnego. Jednak podczas obliczania kosztów z tym związanych przy długoterminowym działaniu okazuje się niemożliwym do spełnienia przy założeniu, iż Zleceniodawca ma nie dopłacać do tego przedsięwzięcia. Przykładowo, jeśli pracownik ma spędzić przy asyście 10 dni należy mu się wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, jeśli ma zostać przy asyście również należy mu się dieta, nocleg lub koszty dojazdu, a w ramach jednego województwa może to być nawet kilkaset kilometrów co wskazuje na konieczność zainwestowania większej sumy niż możliwa jest do pozyskania (przykład: 10 dniowa asysta = wynagrodzenie 2000zł netto [od tej sumy należy jeszcze ująć podatek dochodowy] koszt zatrudnienia pracownika ½ miesiąca minimum 1500zł przy założeniu, iż dojazd do miejsca będzie codziennie po 100km wówczas koszt dojazdu i powrotu to minimum 70zł przy założeniu, iż nie będą wypłacane diety ani nie będzie konieczny nocleg to kolejne 700zł, więc już przekracza to rentowność przedsięwzięcia, a koszty mogą jeszcze się zwiększyć). Czy wobec powyższego przewidują Państwo możliwość refakturowania kosztów związanych z asystą przy odbiorze? 29. Czy dopuszczają Państwo zmianę stawek, które są z góry podane w ofercie przetargowej? 30. W punkcie 8 opisu przedmiotu zamówienia wskazują Państwo, iż brak jest możliwości rozliczenia w walutach obcych, jednakże w dalszej części dokumentu w warunkach udziału w postępowaniu zaznaczają Państwo, iż działania mają mieć miejsce na terenie całej Europy. Jak wobec tego mają zostać rozliczone koszty podwykonawców spoza Polski? Proszę o szczegółowy opis takich rozliczeń i sposobu przewalutowania należności z walut obcych. 5
W przypadku odbioru przedmiotu z zagranicy Oferent może wystąpić o dodatkowe wynagrodzenie w PLN do indywidualnego ustalania pomiędzy Oferentem a Zleceniobiorcą. 31. Czy w świetle opisu przedmiotu zamówienia w punkcie 8, oczekują Państwo, iż Zleceniobiorca będzie rozliczał się w złotówkach poza terytorium Polski??! - Pytanie bez odpowiedzi, ew patrz odpowiedź pytanie pkt 3 32. Proszę o informację, jakiego rodzaju stawki mają obowiązywać podczas działań poza terytorium Polski? Odpowiedź pytanie pkt 30. 33. Proszę o informację, jakie przewidują Państwo stawki minimalne podczas prowadzenia zleceń poza terytorium Polski? Patrz odpowiedź pytanie pkt 3 w powiązaniu z odpowiedzią na pytanie pkt 30. 34. Proszę o udzielenie informacji, jaką ilość działań poza terytorium Polski Państwo przewidują? Przewidujemy znikomą ilość takich działań. 35. Proszę o informację czy podczas działań poza terytorium Polski przewidują Państwo możliwość pokrycia kosztów tłumacza, diet i wydatków dodatkowych związanych z koniecznością zakwaterowania pracowników? Odpowiedź pytanie pkt 30. 36. Czy posiadają Państwo parkingi/magazyny poza terytorium Polski? 37. Czy firmy specjalistyczne odpowiadające za demontaż, załadunek, rozładunek itp. z jakimi Państwo współpracują i tym samym powinni współpracować Zleceniobiorcy prowadzą działania poza terytorium Polski? 38. Jakie są warunki współpracy z firmami specjalistycznymi wskazanymi przez Państwa poza granicami Polski? Firmy specjalistyczne działają w Polsce i poza granicami tylko w przypadku zleceń dla firm windykacyjnych, w których przedmiotem zlecenia jest lokalizacja przedmiotu. 39. Jaki czas reakcji są w stanie Państwo zagwarantować w przypadku konieczności działania ze specjalistyczną firmą wskazaną z Państwa strony poza granicami Polski? Będzie to indywidualnie ustalane. Ponadto odbiór maszyn i urządzeń poza granicami Polski jest marginalny. 6
40. Proszę o szczegółowy opis działań, w przypadku braku Państwa zgody na pokrycie kosztów dodatkowych w czasie prowadzonych działań windykacyjnych, kiedy jest to niezbędne w momencie podejmowania czynności u dłużnika i spowoduje konieczność oczekiwania pracownika na miejscu? Czy jest to traktowane jako asysta przy odbiorze? Patrz odpowiedź pytanie pkt 15. 41. W związku z faktem, iż zamawiający nie będzie akceptował faktur cząstkowych za spłatę części wierzytelności, ale dopuszcza wycofanie sprawy z obsługi bez podania przyczyny, proszę o wskazanie jaki procent spraw jest wycofywany z obsługi danej firmy po cząstkowych spłatach niezależnie od przyczyny? Zagadnienie związane z wynagrodzeniem w takim przypadku reguluje Umowa o Współpracy par.6 ust 2 i załącznik nr 1 do Umowy o Współpracy z PKO Leasing SA i PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. cennik usług windykacyjnych, pkt I.1. W związku z powyżej wskazanym zapisem w umowie, określanie ilości takich przypadków uznajemy za bezzasadne. 42. Czy zwracane koszty transportu będą określane na podstawie faktycznie pokonanych odległości tj. odległość od miejsca startu/bazy firmy transportowej podwykonawcy, poprzez miejsce zabezpieczenia sprzętu, do miejsca składowania sprzętu przez PKO, z powrotem do miejsca startu/ bazy firmy transportowej czy tez w inny sposób? Jeśli w inny proszę o szczegółowy opis takiej procedury. Patrz załącznik nr 1 do Umowy o Współpracy pkt I 6 i 7. 43. Co oznacza doręczenie lub odbiór korespondencji niezwiązanej z prowadzonym postępowaniem? Dotyczy doręczenia/odbioru dokumentacji wskazanej w zleceniu. Przedmiotem takich zleceń będzie samo doręczenie/odbiór dokumentacji. 44. Jakie są warunki dostarczenia lub odbioru korespondencji? Doręczenie: dostarczenie dokumentacji do wskazanego klienta, pisemne potwierdzenie doręczenia i przekazanie tego potwierdzenia do Zamawiającego. W przypadku odmowy przez klienta odebrania dokumentacji należy sporządzić oświadczenie opisujące przedmiotowe zdarzenie. Odbiór: dostarczenie do siedziby Zamawiającego odebranej korespondencji 45. Jak Państwo rozumieją skuteczne doręczenie korespondencji? Odpowiedź jak pytanie pkt 44. 46. Jakie rozliczenie przewidują Państwo, w przypadku dotarcia do miejsca, z którego należy odebrać korespondencję, ale korespondencja przez nadawcę nie zostanie przekazana? Wynagrodzenie w wysokości 100% stawki, jeśli w stosownym oświadczeniu Oferent poinformuje Zamawiającego o tym, że kontakt z klientem miał miejsce i odmówił on wydania dokumentów. 7
47. Jakie rozliczenie przewidują Państwo, w przypadku odmowy przyjęcia korespondencji przez adresata? Wynagrodzenie w wysokości 100% stawki, jeśli w stosownym oświadczeniu Oferent poinformuje Zamawiającego o tym, że kontakt z klientem miał miejsce i odmówił on przyjęcia dokumentów. 48. Kiedy odbiór lub dostarczenie korespondencji jest traktowane jako związane ze sprawą, a kiedy nie? Dotyczy doręczenia/odbioru dokumentacji wskazanej w zleceniu. Przedmiotem takich zleceń będzie samo doręczenie/odbiór dokumentacji. Przykładem dokumentacji związanej ze sprawą jest Porozumienie wznowieniowe i Oświadczenie o rozwiązaniu umowy. 49. W umowie zaznaczone jest, iż zastrzegają sobie Państwo prawo do nieprzekazywania dokumentacji poufnej. W związku z tym, proszę o informację, co należy rozumieć przez sformułowanie dokumentacja poufna? Jaki dokument może być traktowany jako poufny, a jaki nie? Jest to np. poufna dokumentacja finansowa klienta Zamawiającego. Tego typu dokumentacja nie będzie dotyczyła wyspecyfikowania przedmiotu, czy też adresów klienta. 50. Czy PKO Leasing S.A. i PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. to dwa odrębne podmioty? Są to odrębne podmioty posiadające osobowość prawną, a na potrzeby udokumentowania w niniejszym przetargu współpracy z firmami leasingowymi rozumiane jako jeden podmiot. 51. Czy wynagrodzenie z tytułu zgłoszonych zawiadomień do prokuratury dotyczących jednego podmiotu dłużnika, ale wielu umów rozliczane są osobno do każdej umowy? Wynagrodzenie dotyczące zgłoszenia przez Oferenta zawiadomienia do organów ścigania w sprawie jednego klienta niezależnie od ilości umów w obrębie jednej Spółki Zamawiającego, traktowane są i wynagradzane jak za jedno zgłoszenie. 52. Czy wynagrodzenie z tytułu zgłoszonych zawiadomień do prokuratury dotyczących jednego podmiotu dłużnika, ale wielu umów podpisanych na spółkę PKO Leasing i PKO Bankowy Leasing rozliczane są osobno do każdego podmiotu? Wynagrodzenie dotyczące zgłoszenia przez Oferenta zawiadomienia do organów ścigania w sprawie jednego klienta niezależnie od ilości umów w obrębie jednej Spółki Zamawiającego, traktowane są i wynagradzane jak za jedno zgłoszenie. 53. Proszę o informację ile i w jakich miastach są parkingi / magazyny PKO Leasing? Słomczyn k/grójca (województwo mazowieckie). 54. Czy w czasie trwania umowy planują Państwo zmianę lokalizacji parkingów / magazynów? Jeśli tak to na jakie miejscowości? 8
Zamawiający aktualnie nie planuje zmiany lokalizacji magazynu wskazanego w odpowiedzi pkt 53. 55. Czy dopuszczają Państwo zmianę lokalizacji i ilości parkingów / magazynów podczas trwania umowy? Zamawiający aktualnie nie planuje zmiany lokalizacji magazynu wskazanego w odpowiedzi pkt 53. 56. Czy badanie skuteczności jest rozgraniczone na rodzaj przekazywanych zleceń tj. osobny dla zleceń z bieżącymi zaległościami np. DPD do 90 dnia, osobny dla spraw otrzymanych po wcześniejszych bezskutecznych działaniach konkurencji lub też po zgłoszonych zawiadomieniach do prokuratury czy nawet umorzonych postepowaniach prokuratorskich?, będzie rozgraniczone. 57. Odnośnie badania skuteczności prowadzonych działań proszę o informację odnośnie poniższych akapitów w stosunku miesięcznym: Jaką liczbę spraw przewidują Państwo przekazywać do windykacji? 50-500 miesięcznie Jaki procent przekazywanych spraw to sprawy po zawiadomieniach do prokuratury? 5%-10% Jaki procent spraw to sprawy po wcześniejszej bezskutecznej windykacji firm konkurencyjnych? 5%-15% Jaki procent spraw kończy się średnio spłatą zobowiązania? Jaki procent spraw kończy się średnio odbiorem pojazdów do 3,5t? Jaki procent spraw kończy się średnio odbiorem pojazdów powyżej 3,5t? Jaki procent spraw kończy się średnio odbiorem maszyn i urządzeń? W przypadku powyższych 4 (czterech) pytań: średni wskaźnik umów wznowionych to 50%-60%, a pozostałe to odbiory i zgłoszenia do organów ścigania. Jakie jest średnie saldo przekazywanych zleceń? Od 3000 PLN do 100 000 PLN Jakie jest średnie saldo spraw spłaconych w całości, w terminie pełnomocnictwa? 9
Jakie jest średnie saldo spraw zakończonych bezskutecznie, w terminie pełnomocnictwa? W przypadku powyższych 2 (dwóch) pytań Zamawiający nie udziela odpowiedzi Jakie są zasady przedłużania pełnomocnictw, jeśli w ogóle biorą Państwo pod uwagę przedłużanie spraw ponad pierwsze 21 dni? Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia zlecenia na wniosek Oferenta, przesłany drogą email w terminie przed zakończeniem aktualnego zlecenia, wraz z raportem z wykonanych czynności. Zamawiający pozostawia sobie prawo do indywidualnej decyzji w sprawie przedłużenia zlecenia. Ewentualne przedłużenie również będzie na okres 21 dni. Proszę o podanie algorytmu jaki służy do obliczania skuteczności prowadzonych działań. Podany opis jest ciężki do określenia, bez algorytmu jest subiektywny. Podtrzymujemy: zapis par.11 pkt 2 Umowy o Współpracy Proszę o podanie algorytmu do obliczania skuteczności na sprawach jakie są przekazywane po wcześniejszych bezskutecznych działaniach firm konkurencyjnych oraz po zgłoszeniu do organów ścigania. Algorytm jak algorytm opisany par.11 pkt 2 Umowy o Współpracy skuteczność liczona odrębnie. 58. Czy sprawy jasno określone jako defraudacja, lub po umorzonych postępowaniach w organach ściągania są wyłączone z obliczania skuteczności? Przekazując zlecenie Zamawiający nie wie, czy jest to fraud. Sprawy po umorzonych postepowaniach nie będą przekazywane do firm windykacyjnych 59. Jakie znaczenie procentowe ma terminowość raportowania w stosunku do faktycznej skuteczności działań? Jest to wewnętrzna decyzja Zamawiającego. Raportowanie ma istotny wpływ na ocenę. 60. Punkt 14 cennika głosi: strony przyjmują, iż użyte w niniejszym Załączniku określenie Przedmioty dotyczy wszystkich Przedmiotów z jednej umowy. Czy należy przez to rozumieć, iż jeśli na jednej umowie będzie leasingowanych więcej niż jeden pojazd np. 5 samochodów osobowych, wówczas w przypadku odbioru pięciu pojazdów Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie takie jak za jeden pojazd określony w punkcie 2 (to samo pytanie również do pozostałych przedmiotów, pojazdów powyżej 3,5 tony maszyn i urządzeń itp.)? 61. 3 umowy wskazuje, iż nie ponoszą Państwo kosztów działania osób trzecich zaangażowanych w transport, jednak w cenniku usług widnieją zapisy o wynagrodzeniu za transport przy użyciu lawety lub naczepy niskopodwoziowej. Czy wobec tego oczekują Państwo, aby firma windykacyjna była w posiadaniu środków transportu umożliwiających taki przewóz? Jeśli nie to proszę o 10
wyjaśnienie sposobu rozliczania transportu bez ponoszenia kosztów osób trzecich? Wynagrodzenie za transport regulują stawki określone w cenniku (po akceptacji przez Zamawiającego ilości kilometrów). 62. 3 umowy wskazuje, iż oczekują Państwo pisemnego powiadomienia o podjęciu działań przez osobę trzecią, czy w tym przypadku wystarczy samo powiadomienie, czy należy oczekiwać państwa akceptacji? Jeśli tak,proszę o przestawienie w jakiej formie wraz z opisem takiej procedury. Wystarczy powiadomienie 63. Czy są jakieś przesłanki, których spełnienie wyklucza wycofanie zlecenia lub przekazanie go innej firmie windykacyjnej? Jeśli tak, proszę o ich przedstawienie. Sprawa uznaniowa Zamawiającego 64. W 13 umowy p. 3 są zapisy które informują, iż wypłata wynagrodzenia zależy od zaakceptowania przez Państwa raportu końcowego z wykonanego działania. Czy należy przez to rozumieć, iż mogą Państwo odmówić wypłaty wynagrodzenia, jeśli tylko treść raportu nie znajdzie Państwa uznania bez podania uzasadnienia? 65. Proszę o przesłanie wzoru raportu o którym mowa w 13 umowy p. 3. Formularz w excel zostanie dostarczony firmom, z którymi zostaną podpisane umowy o współpracy. 66. Proszę o określenie zadowalającej treści raportu o którym mowa w 13 umowy p. 3 oraz podanie czynników, które dyskwalifikują raport jako poprawny. Min. wypełnienie raportu treścią zrozumiałą dla Zamawiającego, opisującą chronologicznie i precyzyjnie wykonane działania. Dyskwalifikuje raport np. niewypełnienie pól, które zawiera raport. 67. Proszę o podanie kryteriów oceny raportu. Min. wypełnienie raportu treścią zrozumiałą dla Zamawiającego, opisującą chronologicznie i precyzyjnie wykonane działania, dokumentacja zdjęciowa 68. W 13 umowy p. 3 widnieje informacja, iż należy odzyskać od dłużnika dokumenty eksploatacyjne i wyposażenie dodatkowe do odebranych przedmiotów. Czy zatem, przy każdym zleceniu będzie wyszczególniona lista dokumentów i wyposażenia dodatkowego jakie należy odzyskać wraz z przedmiotem umowy? Jeśli nie, proszę o szczegółowy opis procedury według której Zleceniobiorca powinien określić jakie dokumenty czy też wyposażenie dodatkowe należy odzyskać wraz z przedmiotem. Zamawiający nie będzie przekazywał wraz ze zleceniem specyfikacji dokumentów. Oferent powinien odebrać wraz przedmiotem dokumentację właściwą dla danego rodzaju przedmiotu. 11
69. Czy do zlecenia zostanie przekazane potwierdzenie odbioru dokumentacji i wyposażenia dodatkowego jakie Leasingobiorca otrzymał wraz z leasingowanym przedmiotem? Do zlecenia załączamy kopię umowy, kopię rozrachunków i kopię oświadczenia o rozwiązaniu umowy. 70. W 13 umowy p. 7 widnieje informacja, w której opisują Państwo odpowiedzialność finansową jaką zostanie obarczony Zleceniobiorca w przypadku odbioru maszyn i urządzeń po wykonaniu wyceny na miejscu u dłużnika oraz odrębnej wyceny na parkingu / magazynie PKO. W związku z tym, iż ryzyko pozostawienia sprzętu po wycenie na terenie dłużnika i bez nadzoru jest bardzo wysokie zapewniają Państwo ochronę lub nadzór sprzętu do czasu jego fizycznego odbioru lub też przewidują jakieś inne środki zabezpieczenia sprzętu do czasu jego fizycznego odbioru? Zgodnie z zapisem w SWZ asysta rozumiana jest jako ochrona przedmiotu po zlokalizowaniu przez firmę windykacyjną do momentu rozpoczęcia demontażu i relokacji przez firmę specjalistyczną. 71. Czy w przypadku utraty wartości sprzętu wycenianego w miejscu jego posadowienia przed rozpoczęciem demontażu i po jego zdemontowaniu i przewiezieniu na parking / magazyn docelowy wynikającego choćby z faktu demontażu również zamierzają Państwo obarczać Zleceniobiorcę? Dochodzenie roszczeń z tytułu utraty wartości odbieranego przedmiotu dotyczy tylko spraw, w których firma windykacyjna samodzielnie odbiera przedmiot i ma na celu ochronę własności Zamawiającego przed skutkami nieprofesjonalnego odbioru: demontażu i relokacji (np. utrata części przedmiotu, zdewastowanie przedmiotu). 72. Jeśli tak, proszę o podanie podstawy prawnej takich działań. Zapisy w umowie 73. Jeśli nie, proszę o informację czy ten zapis zostanie usunięty z umowy? Zapis nie zostanie usunięty. 74. Proszę o szczegółowy opis procedury dysponowania ewentualną kaucją o której mowa w 14. sformułowany punkt, daje Państwu pełną dowolność do dysponowania kaucją bez konieczności ewidencjonowania tego w żaden sposób ani też bez możliwości wyrażenia sprzeciwu lub wyjaśnienia. Podtrzymujemy zapis par.14 Umowy o Współpracy 75. Co więcej nakazuje każdorazowe uzupełnianie kaucji, co daje również niemal nieograniczoną sumę jaką można potrącić. Zamawiający nie rozumie pytania 76. Jaka zatem jest gwarancja braku nadużyć w kwestii dysponowania kaucją przez Zleceniodawcę? Zapisy w umowie; ewentualne spory do rozstrzygnięcia polubownego lub w sądzie 12
77. Czy skoro przewidują Państwo kary, niejednokrotnie przekraczające wartość zarobku na danym zleceniu, przewidują Państwo również współmierne nagrody? Jeśli tak, to proszę o przedstawienie zasad ich przyznawania. (nie pytamy tutaj o premie za szybkie działanie) 78. Czy Zleceniodawca analogicznie do Zleceniobiorcy przewiduje sumę kaucji gwarancyjnej do wykorzystania na bieżące koszty dodatkowe, lub koszty transportów itp. zdeponowaną na koncie Zleceniobiorcy (co znacznie ułatwi, usprawni współpracę i skróci czas działania)? Jeśli tak, to proszę o przedstawienie zasad dysponowania takimi środkami. 79. Czy dopuszczają Państwo przeprowadzanie procesu restrukturyzacji w trakcie prowadzonych czynności przez Zleceniobiorcę? Zamawiający dopuszcza możliwość zrestrukturyzowania zadłużenia klienta w trakcie realizacji zlecenia. 80. Proszę o przedstawienie procedury działania podczas przeprowadzanej restrukturyzacji w trakcie działania Zleceniobiorcy w ramach zlecenia, oraz formę rozliczenia między stronami. Wstrzymanie zlecenia. Rozliczenie zgodnie z cennikiem załącznik nr 1 do Umowy o Współpracy. 81. Proszę o przedstawienie procedury postępowania, w przypadku czasowego wstrzymania lub zawieszenia zlecenia. Wstrzymanie działań i rozliczenie zgodnie z cennikiem załącznik nr 1 do Umowy o Współpracy. 82. Proszę o przedstawienie procedury rozliczenia między stronami w przypadku czasowego wstrzymania lub zawieszenia zlecenia. Rozliczenie zgodnie z cennikiem załącznik nr 1 do Umowy o Współpracy. 83. Proszę o podanie procedury działania, jeśli zlecenie zostanie czasowo wstrzymane lub zawieszone przed upływem 72 godzin i przed wykonaną wizytą terenową? Do czasu odwieszenia wstrzymania firma windykacyjna nie podejmuje działań. 84. Czy dopuszczają Państwo renegocjację stawek podczas trwania umowy na korzyść Zleceniodawcy, tak jak podczas trwania obecnej umowy? Zamawiający nie odpowiada na pytania nawiązujące do obecnej umowy. 85. Czy dopuszczają Państwo renegocjację stawek podczas trwania umowy na korzyść Zleceniobiorcy? Zamawiający nie odpowiada na pytania nawiązujące do obecnej umowy. 13
86. Jaką liczbę kontrahentów wyłonią Państwo z przetargu? Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umów z więcej niż jedną firmą windykacyjną 87. Czy jest możliwość ustosunkowania się do odpowiedzi jakie zostaną udzielone na zadane powyżej pytania, ale są niesatysfakcjonujące, niepełne lub pozostawiają niedomówienia, przed przystąpieniem do przetargu? Jeśli tak, to proszę o podanie stosownej procedury. 14