MONITORING I ETAP ODPOWIEDZI NA PYTANIA Część II

Transkrypt

1 MONITORING I ETAP ODPOWIEDZI NA PYTANIA Część II 1. Czy prowadzona windykacja jest we własnym imieniu czy pod Państwa szyldem?? Oferent kontaktuje się w imieniu Zamawiającego 2. Czy zlecenia trafiają do naszej obsługi zawsze w momencie osiągnięcia 11 DPD (czyli na 14 dni obsługi), czy też różne mogą być okresy obsługi ponieważ sprawy będą zlecane w przedziale DPD co skutkuje tym, że może to być krótszy czas obsługi np. wynoszący 5 dni obsługi jeśli zostaną zlecone w 20 DPD do osiągnięcia 25 dnia przeterminowania? Sprawy będą przekazywane w 11 DPD jednak jeżeli nie pracują Państwo w soboty to zaczytane w poniedziałek pliki z soboty i niedzieli będą odpowiednio miały już 13 i 12 DPD 3. Jaka ilość zleceń planują Państwo przekazywać w miesiącu? 4. Jak kształtują się średnie kwoty przekazywanych do windykacji należności, oraz jakie są minimalne/maksymalne przekazywane do obsługi kwoty? Brak kwot minimalnych jak i maksymalnych. Średnie saldo pojedynczego dokumentu to 2500 PLN 5. Czy realizując działania możemy wykorzystać również inne kanały dotarcia do Dłużnika np. SMS/ czy tylko kontakty telefoniczne? Tylko kontakty telefoniczne 6. Jaki % spraw na przypisany nr telefonu? Jaki % spraw ma aktywny/potwierdzony nr telefonu? 95% Klientów ma wpisany jakikolwiek nr telefonu (stacjonarny, lub komórkowy) Numery telefonów nie były weryfikowane ale są cały czas aktualizowane na podstawie informacji uzyskanych od podmiotów zewnętrznych współpracujących z PKOL czy też po zgłoszeniach od samych Klientów. 7. Czy posiadają Państwo adresy do Dłużników? Zakres proponowanej umowy o współpracę nie upoważnia Oferenta do komunikowania się z Klientami Zamawiającego w innych sposób jak poprzez rozmowy telefoniczne. 8. Czy podczas współpracy oczekują Państwo przesyłania 100% wszystkich nagrań rozmów w systemie codziennym? Czy codziennie ale wybrane/wskazane przez Państwa rozmowy? Nagrania wszystkich rozmów prowadzonych z Klientami Zamawiającego muszą być przekazywane trybie dziennym. 9. Jaki jest oczekiwany minimalny poziom skuteczności jaką firma obsługująca musi osiągnąć? Zamawiający oczekuje jak najwyższej skuteczności 1

2 10. Dot. Wzoru wynagrodzenia: Czy Klient definiowany po NIP oznacza, że jeśli dany NIP ma 3 różne zaległości (nawet jeśli są one w różnych DPD) to traktowany jest jako 1 Klient a nie jako 3 Klientów? Jedną ze składowych wzoru jest skuteczny kontakt z Klientem (NIP) i tu liczymy tylko 1 raz dany NIP w okresie rozliczeniowym nawet jeżeli zadzwonią Państwo do tego Klient 3 razy, ponieważ w czasie obsługi doszły nowe dokumenty tego klienta do zapłaty. 11. Ile pozycji zadłużenia ma średnio jeden Klient definiowany po NIP?... i czy poszczególne jego pozycje/zaległości mogą mieć różne DPD? w czasie obsługi mogą dostawać Państwo kolejne dokumenty jednego Klient, gdy osiągną one 11 DPD. Klienci Zamawiającego mogą średnio posiadać kilka pozycji zadłużenia. 12. Proszę o podanie średniej kwoty zadłużenia oraz mediany dla poszczególnego Klienta zdefiniowanego jako jeden NIP (połączone wszystkie jego zaległości przypadające w przedziale DPD)? Średnia kwota zadłużenia na 1 dokumencie to PLN Drugiej części pytania Zamawiający nie rozumie. 13. Czy zestawienia/raporty w systemie dziennym oznaczają za dzień poprzedni?; do końca następnego dnia roboczego za poprzedni dzień 14. Czy zapisy umowne w przesłanym wzorze umowy podlegają negocjacjom? Nie jest możliwe negocjowanie zapisów w umowie 15. Czy w zleceniu zostanie podane rozbicie wierzytelności na ratę, koszty, odsetki etc. Otrzymają Państwo specyfikacją z oznaczeniem poszczególnych symboli dokumentów tak, aby mieć wiedzę czy dany dokument to rata leasingowa czy opłata dodatkowa i z jakiego tytułu. 16. Czy przewidują Państwo dzienna aktualizację sald? Salda i wpłaty będą przekazywane w trybie dziennym (raz dziennie) 17. Jaka jest prognozowana ilość zleceń w miesiącu? 18. Jaka jest średnia wartość zlecenia? Szacowana średnia kwota wierzytelności przekazywanej miesięcznie PLN 19. Ile maksymalnie firm zawrze z Państwem umowę oraz jaki będzie podział zleceń do poszczególnych firm? Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru więcej niż 1 firmy 20. Umowa par. 7 ust. 11 b) odnoszą się Państwo we wskazanym punkcie do trwałego usunięcia z nośników informacji danych osobowych. Czy zapis ten dotyczy również nagrań, które mamy przechowywać przez 4 m-ce (zgodnie z par.2. ust. 1 n)? 21. Umowa - par. 2 ust. 4 zapewni obsługę ruchu przychodzącego i linie telefoniczna dedykowana dla PKOL w godzinach prosimy o doprecyzowanie czy w soboty ma być również nawiązywany kontakt z klientem i czy w soboty mamy zapewnić obsługę ruchu przychodzącego? Jest Oferent pracuje w soboty to telefony powinny być wykonywane również w tym dniu. 22. Załącznik - nr 3 Wykaz usług Czy w kolumnie Wartość usług (brutto) należy wskazać wartość za cały okres trwania zamówienia? 2

3 23. W jakich cyklach będą przekazywane sprawy? Codziennie 24. W jakich cyklach aktualizowane będą salda? Codziennie 25. Jaka liczba spraw będzie przekazywana w ciągu miesiąca?. 26. Jakie będą średnie salda? Szacowana średnia kwota wierzytelności przekazywanej miesięcznie PLN 27. Jakie średnie DPD spraw będziemy otrzymywać? Sprawy będą przekazywane w 11 DPD 28. Będzie nas obowiązywał ranking?? Zamawiający będzie zgodnie z zapisami w umowie o świadczeniu usług monitoringu oceniał skuteczność działań 29. Jaki będzie cel? Celem jest odzyskanie wszystkich przekazanych przez Zamawiającego wierzytelności do monitoringu. 30. Będą wymagane zwroty odnośnie rejestrowania rozmów, pełnomocnictw itp.? Wymiana danych odbywać się będzie poprzez serwer zewnętrzny, a nie pocztą. 31. Czy na sprawy będą wysyłane pisma przez klienta? Jeśli tak to czy klienci zadłużeni będą obciążeni kosztami? Proces opisany w SWZ wskazuje, że będzie to tylko i wyłącznie kontakt telefoniczny z Klientem. Klienci nie będą obciążani z tego tytułu kosztami. 32. Jesteśmy zobowiązani wyłącznie do kontaktu telefonicznego? Brak wysyłki pism i sms-ów? 33. Czy oprócz kontaktów telefonicznych możliwe jest podejmowanie innych działań, np. wysyłka pism, sms, ? 34. Czy sprawy były wcześniej monitorowane przez inny podmiot? 35. Będzie możliwość pozyskania danych do klientów za pośrednictwem HBN? Zamawiający nie rozumie pytania 36. Czy jest możliwość wydłużenia obsługi spraw, jeżeli zostaną one przekazane w późnym DPD? Sprawy będą przekazywane w 11 DPD, a Zamawiający przewiduję obsługę przez podmiot zewnętrzny do 25 DPD 37. Pierwszy kontakt telefoniczny Zleceniobiorca zobowiązany jest nawiązać w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania od Zamawiającego pakietu należności, nie później niż do 13 dnia okresu przeterminowania należności. Jaka będzie obowiązywać zasada jeżeli należności zostaną przekazane po 13 dniu okresu przeterminowania należności? Sprawy będą podstawiane w 11 DPD. 38. Jako datę zapłaty przyjmuje się datę uznanie rachunku Zleceniodawcy? Średnio po ilu dniach od wpłaty nastąpi uznanie zapłaty na rachunku Zleceniodawcy? 3

4 Wpłaty Klientów księgowane są w dni robocze. Wpłaty dokonane przez Klientów np. w piątek standardowo powinny zostać zaksięgowane w poniedziałek a informacja w pliku wpłat wyjdzie do Państwa w tej sytuacji we wtorek. 39. Do ilu procent spraw otrzymamy numery telefonów? 95% Klientów ma wpisany jakikolwiek nr telefonu (stacjonarny, lub komórkowy) 40. Czy wymagane co najmniej dwie rozmowy telefoniczne mogą zostać wykonane tego samego dnia?. Ponowna rozmowa telefoniczna powinna zostać przeprowadzona celem sprawdzenia wywiązania się klienta ze złożonej deklaracji zapłaty. 41. Czy wymagane co najmniej dwie rozmowy telefoniczne mogą pochodzić z ruchu przychodzącego?, pod warunkiem, że będzie przeprowadzona z właścicielem firmy lub osobą odpowiadającą za płatności. 42. Z kim mają zostać przeprowadzone wymagane co najmniej dwie rozmowy telefoniczne? Za skuteczny kontakt uznajemy rozmowę z właścicielem firmy lub osobą odpowiadającą w firmie za płatności. Należy po zidentyfikowaniu firmy upewnić się z kim rozmawiamy (jaką pełni funkcję). 43. Czy wymagane co najmniej dwie rozmowy telefoniczne muszą się odbyć nawet jeśli sprawa zostanie spłacona przed pierwszą lub drugą rozmową? 44. Co w przypadku nie przeprowadzenia wymaganych co najmniej dwóch rozmów telefonicznych? Czy w takiej sytuacji wpłaty będą nam uznawane? 45. Za skuteczny kontakt uznaje się rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z Klientem (właścicielem) lub osoba odpowiadającą za płatności. Czy ma znaczenie kierunek połączenia (przychodzący/wychodzący)? 46. Jak jest zdefiniowana osoba odpowiadająca za płatności? Właściciel firmy lub osoba odpowiadającą w firmie za płatności (np. księgowy, współmałżonek) 47. Czy do każdego Klienta otrzymamy informację o numerze NIP? Jeśli nie to do jakiego procentu spraw? 48. Czy do (B) kwoty odzyskanej przez Zleceniobiorcę z dokumentów, dla których w danym miesiącu kalendarzowym zapadło 25 DPD zaliczana jest tylko odzyskana cała kwota należności przeterminowanych czy wszystkie (także częściowe) wpłaty? Do skuteczności Zleceniobiorcy liczona jest każda wpłata. 49. Czy do (D) liczby Klientów (ilość NIP), do których Zleceniodawca skutecznie się dodzwonił) zaliczamy tych klientów, z którymi był co najmniej jeden skuteczny telefon? Zleceniodawca wymaga przeprowadzenia dwóch rozmów telefonicznych z klientem 50. Zapytanie do pkt. II Sprawy będą przekazywane w przedziale DPD. Wszelkie ustalenia i deklaracje muszą zostać zamknięte i zrealizowane najpóźniej 25 dnia okresu przeterminowania. Wpłaty Klienta po 25 dniu nie będą uznawane. W sytuacji przekazania zleceń na etapie 25 DPD w tym samym dniu (przekazania zlecenia) musimy wyegzekwować należność, ponieważ nie będzie nam przysługiwało wynagrodzenie? 4

5 Sprawy będą przekazywane w 11 DPD 51. Zapytanie do pkt. II 2 Oferent będzie prowadził działania upominawczo-informujące z wykorzystaniem narzędzi w postaci skutecznych telefonów. Czy mogą być wykorzystywane również inne narzędzia: sms, pismo, ? Jeśli tak, to czy ZD ogranicza częstotliwość wysyłki oraz określa treść tej komunikacji? Czy ZD, w okresie komunikuje się z dłużnikami?. Zakładamy wyłącznie kontakt telefoniczny. Zleceniodawca nie kontaktuje się z Dłużnikami przekazanymi do obsługi na I etapie monitoringu. 52. Zapytanie do pkt II 2.2 Pierwszy kontakt telefoniczny powinien nastąpić w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania zleceń, nie później jednak niż do 13 dnia okresu przeterminowania. Czy w sytuacji otrzymania zlecenia na etapie 13 DPD w tym samym dniu (dniu przekazania zlecenia) powinien nastąpić kontakt telefoniczny? Sprawy będą przekazywane w 11 DPD. W sytuacjach podjęcia działań po dniach wolnych kontakt z Klientami powinien nastąpić w pierwszym dniu roboczym. 53. Zapytanie do pkt. II 2.10 Oferent będzie codziennie przekazywał rozmowy Zamawiającemu w ustalonym formacie. Czy jest obowiązek przekazywania wszystkich rozmów z całego dnia? Oferent powinien przekazywać nagrania wszystkich prowadzonych rozmów z Klientami Zamawiającego. 54. Zapytanie do pkt. XI 7 Warunkiem zapłaty wynagrodzenia Oferentowi jest potwierdzenie przez Zleceniodawcę skuteczności oraz ilość NIP, do której się dodzwoniono. Czy sytuacji nie osiągnięcia przez Oferenta założonej skuteczności Oferentowi nie będzie przysługiwało wynagrodzenie? Warunki wypłaty wynagrodzenia zostały opisane w par.5 umowy świadczenia usług monitoringu. 55. Czy sytuacji wpłaty ze strony Klienta, ale braku skutecznego połączenia Oferentowi nie będzie przysługiwało wynagrodzenie? 56. W SWZ określony jest okres umowy na 24 miesiące, natomiast w umowie jest okres 12 miesięczny. Który okres jest wiążący? Poprawny okres to 24 mce. Informacja o błędzie w zapisach par 8 pkt 1 umowy została zamieszczona na platformie ezakupy w formie Komunikatu oraz na stronie internetowej PKO Leasing SA. 57. W jakim formacie elektronicznym przekazywane są zlecenia i aktualizacja sald? Do uzgodnienia, ale standardowo jest to excel 5