INFORMACJA BIEŻĄCA. NR 4 (42) 31. 12. 2006 r. SPIS TREŚCI I. Z ZAGRANICY

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych INFORMACJA BIEŻĄCA NR 4 (42) 31. 12. 2006 r. SPIS TREŚCI I. Z ZAGRANICY 1. Europejska Rada Archiwistów Narodowych (EBNA), Helsinki 9 10 XI 2006 r.... 3 2. XXXIX Międzynarodowa Konferencja Okrągłego Stołu Archiwów (CITRA), Curaçao 20 26 XI 2006 r.... 5 3. Konferencje, seminaria i spotkania 10 4. Realizacja programów i projektów..... 13 5. Bezpośrednia współpraca archiwalna... 15 6. Umowy... II. Z KRAJU 1. Działalność zespołu problemowego Informatyka i archiwa w IV kwartale 2006 r.... 18 2. Wystawa Między Polską, Zakonem i stanami Prus Krzyżackich w Archiwum Głównym Akt Dawnych... 22 3. 45 lecie Archiwum Państwowego w Koszalinie... 23 4. Akta Jana Kwapińskiego oraz Aleksandra Woroncowa w zasobie Archiwum Akt Nowych i Centralnego Muzeum Morskiego w Gdańsku.. 24 5. Promocja książki Obywatele polscy deportowani w Uzbekistanie (1941 1946) 27 6. Doroczna narada dyrektorów archiwów państwowych 27 7. Pracownia Konserwacji Masowej w Archiwum Akt Nowych... 31 8. Warsztaty Standaryzacja w archiwach... 32 9. Wystawa Wolności i prawa obywatelskie w Rzeczypospolitej i na świecie 32 10. Akta Ogólnopolskiego Komitetu Założycielskiego NSZZ Solidarność Rolników Indywidualnych w zasobie Archiwum Państwowego w Siedlcach.. 33 11. Posiedzenie Rady Archiwalnej.. 34 16

2 12. Akta Prymasowskiego Komitetu Pomocy Osobom Pozbawionym Wolności i Ich Rodzinom w zasobie Archiwum Akt Nowych.. 34 13. Archiwa w Internecie 36 III. Z ŻYCIA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH 1. Konferencje, sesje, zebrania naukowe...... 37 2. Szkolenia, komisje metodyczne..... 46 3. Współpraca z lokalnymi władzami i instytucjami naukowo kulturalnymi 55 4. Nabytki i darowizny... 5. Popularyzacja zasobu........ 72 6. Nowości wydawnicze... 81 7. Wizyty.... 84 67 IV. NOWOŚCI PRAWNE 1. Nowości prawne... 86 V. SPRAWY KADROWE 1. Nagroda Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych za rok 2006. 88 2. Odznaczenia pracowników archiwów państwowych w 2006 r... 88 3. Mianowania urzędników służby cywilnej 89 4. Sylwetki.. 89

3 I. Z ZAGRANICY 1. EUROPEJSKA RADA ARCHIWISTÓW NARODOWYCH (EBNA), HELSINKI 9 10 XI 2006 R. W dniach 9 10 XI 2006 r. obradowała Europejska Rada Archiwistów Narodowych (EBNA). Zapoczątkowały ją dwa wystąpienia: gospodarza spotkania Jussi Nuortevy z Archiwum Narodowego Finlandii, który dokonał prezentacji kierowanej przez siebie instytucji, oraz Juhni Turunena, wiceministra finansów Finlandii, poświęcone strategii rządowej dotyczącej wdrażania technologii informatycznych (za co w tym kraju odpowiada ministerstwo finansów), mające na celu zredukowanie administracji szczebla lokalnego, w tym pracowników archiwów. Ponieważ strategię opracowano bez udziału archiwistów, dlatego podjęli oni działania, które doprowadziły do powołania międzynarodowego zespołu kontroli i oceny działalności Archiwum Narodowego Finlandii. Zespół ten, składający się z czołowych osobistości archiwistyki europejskiej, przygotował raport (pt. International Evaluation of the National Archives Service of Finland, Publication of the Ministry of Education, Department for Education and Science Policy, 2006, ss. 76), zawierający 38 zaleceń, których realizacja przyczynić się ma do udoskonalenia działalności archiwalnej, m.in. postulat włączenia Archiwum Narodowego do programu zarządzania administracją elektroniczną i źródłami elektronicznymi, propozycję skrócenia z 40 do 25 lat okresu przechowywania akt przez ich twórców, czy też zapewnienie wszystkim archiwistom prawa do udziału w dyskusji na temat polityki archiwalnej. Następne wystąpienie gospodarza spotkania dotyczyło problematyki europejskiej statusu EBNA i jej relacji z Europejską Grupą Archiwalną (EAG). W wyniku ożywionej dyskusji ustalono, że na kolejnym spotkaniu w kwietniu 2007 r. w Berlinie podjęte zostaną w tej sprawie konkretne decyzje. Propozycje przygotuje zespół w składzie: Tomas Lidman (Szwecja), Martine de Boisdeffre (Francja) oraz Hartmut Weber (Niemcy). W obradach dotyczących EAG odstąpiono od pomysłu likwidacji tej grupy i uznano, że winna ona istnieć przez czas ściśle określony (2007 r.) i zajmować się realizacją zaleceń Komisji Europejskiej, związanych z publikacją raportu o sytuacji w Unii Europejskiej. Ostrej krytyce poddawane jest nadal stanowisko Komisji, która odmówiła przyznania środków na realizację zaleceń, odsyłając archiwa do programów merytorycznych, co wymaga poddania się normalnej procedurze konkursowej. T. Lidman w celu wzmocnienia EBNA zaproponował rozważenie możliwości wprowadzenia składki w wysokości 1000 euro rocznie. W dalszej części spotkania omawiano prace grup problemowych, realizujących zalecenia Komisji Europejskiej w związku z raportem, przygotowanym przez EBNA. Tym właśnie także ma się zajmować EAG. W tym punkcie kontynuowano rozważania, podjęte w trakcie Europejskiej Konferencji Archiwów w Warszawie w maju 2007 r. W czasie towarzyszących konferencji 4 workshopów omawiano przygotowywane raporty. W

4 Helsinkach szczególnie H. Weber, kierujący zespołem zajmującym się zabezpieczaniem i konserwacją (Disaster Prevention for Archives), podkreślał znaczenie spotkania warszawskiego, wskazując na istotną rolę w realizacji tego projektu Anny Czajki z Centralnego Laboratorium Konserwacji Archiwaliów (CLKA). Za sprawę najtrudniejszą prof. H. Weber uważa znalezienie źródeł finansowania działalności Europejskiego Systemu Ratownictwa, którego utworzenie postulować będzie przygotowywany pod jego kierunkiem raport. Przebieg workshopu warszawskiego na temat europejskiej bazy danych dotyczącej prawa archiwalnego omawiała także Christiene Martinez, podkreślając, że dzięki niemu doszło do istotnego wzbogacenia projektu. Największym problemem jest znalezienie środków finansowych (100 tys. euro) na pokrycie kosztów stworzenia i utrzymywania bazy danych. Padła zapowiedź, że korzystanie z tej bazy danych może być odpłatne! Możliwe, że prezentacja prototypu nastąpi w Berlinie w kwietniu 2007 r. Duże zainteresowanie towarzyszyło wynikom pracy zespołu zajmującego się zapobieganiem kradzieży w archiwach (Measures to prevent theft of archives), którym kieruje T. Lidman. Zespół ten ma już za sobą wiele dokonań i oczekiwać można interesującego, choć może i nieco przerażającego, raportu. Zjawisko kradzieży w archiwach europejskich występuje bowiem na dużą skalę. Zespół T. Lidmana ustalił, że ostatnio w Europie miało miejsce 108 kradzieży w 62 archiwach, w czym przodują: Belgia, Czechy i Łotwa (po kilkanaście kradzieży). Najbliższe posiedzenie grupy roboczej, w której będzie uczestniczyła A. Czajka, nastąpi w marcu 2007 r. Jest możliwe, że w Berlinie grupa ta zaprezentuje już swój raport i rekomendacje. Kolejne zalecenie Komisji Europejskiej, wynikające z raportu, dotyczy portalu europejskiego (Internet Portal for Documents and Archives in Europe). Pracą grupy realizującej projekt kieruje José Ramon Cruz, szef archiwów hiszpańskich. Ze względu na najbardziej złożony charakter nie uzgodniono koherentnego projektu portalu europejskiego. Zagadnienie zostanie podjęte na konferencji berlińskiej. Nie wiadomo też, kto z archiwistów polskich weźmie udział w pracach tej grupy. Natomiast prezentacji DLM Forum dokonał Rajmo Pohjola, zastępca dyrektora Archiwum Narodowego Finlandii. Było to przed posiedzeniem plenarnym tej organizacji, które także odbyło się w Helsinkach. Główne wątki jego wystąpienia to sprawy związane z MoReq2 jako standardem ogólnoeuropejskim oraz problemy dotyczące przechowywania w długim czasie i udostępniania źródeł elektronicznych. Zakłada się, że projekt zostanie zrealizowany w ciągu 2007 r., a publikacja nastąpi w roku następnym. Trwa poszukiwanie lidera tego projektu. Spośród kilku jeszcze punktów programu warto zwrócić uwagę na projekt Europejskiej Biblioteki Cyfrowej. Ponieważ EBNA nie została dostrzeżona przez Komisję Europejską, w organizacji prac High Level Export Group przyjęto, że swoje postulaty

5 zgłaszać będzie w formie raportów krajów członków UE za pośrednictwem doc. dr hab. Darii Nałęcz, co wzmacnia pozycję naszego przedstawiciela w Brukseli i powinno pozwolić na równoprawne, w stosunku do bibliotek, uwzględnienie spraw archiwów w tym projekcie europejskim. Punkt kolejny, zapoczątkowany prezentacją Johana Petera Noacka, szefa Archiwum Narodowego Danii, dotyczył budownictwa archiwalnego. Omówił on projekt nowego gmachu dla kierowanej przez siebie instytucji, który wywołał wiele polemik. Nowy budynek ma powstać do 2009 r., a jego projektantem jest architekt niemiecki. Zastosował on metody przechowywania zbiorów stosowane przez firmy prywatne, czyli maksymalnie oszczędne. Wyraża się to poprzez magazyny o wysokości regałów od 9 do 12 metrów oraz automatyczny system oznakowania i dostarczania akt. Powstanie nowy typ sygnatury, który stosować będą także aktotwórcy. Przedstawiony projekt wywołał dyskusję. Najpoważniejsze argumenty padły ze strony H. Webera, który dowodził, że model wysokościowego przechowywania w dłuższym czasie jest znacznie droższy od normalnego. Jest także niebezpieczny, bo utrudnia szybką ewakuację. Wywołuje zastrzeżenia archiwistów. Dlatego inaczej wygląda projekt nowego gmachu dla Archiwum Federalnego, który powstanie w Berlinie. O realizowanym dla Archiwum Narodowego Francji projekcie wspomniała jego szefowa M. de Boisdeffre, która nie chce automatycznej klimatyzacji i wzorów dla Francji upatruje w budownictwie archiwalnym w Czechach i w Kanadzie. Przedstawiciel Luksemburga zalecał podejmowanie projektów, które składają się z modułów wznoszonych co kilka kilkanaście lat. Ma to obniżyć jednorazowe koszty. Projekt duński szacowany jest na 40 mln euro. W dalszej części spotkania poinformowano uczestników o przygotowywanej konwencji europejskiej, dotyczącej dostępu do dokumentów publicznych. Na zakończenie obrad Hartmut Weber przekazał, że kolejne posiedzenie EBNA odbędzie się w Berlinie w dniach 26 27 IV 2007 r. W. Stępniak (NDAP) 2. XXXIX MIĘDZYNARODOWA KONFERENCJA OKRĄGŁEGO STOŁU ARCHIWÓW (CITRA), CURAÇAO 20 26 XI 2006 R. W dniach 20 26 XI 2006 r. pod hasłem Sharing Memory Through Globalization obradowała w Curaçao konferencja Okrągłego Stołu Archiwów. W centrum uwagi referentów i dyskutantów XXIX konferencji znalazł się dostęp do archiwów, których zbiory dotyczą ogólnie pojętych problemów migracji ludnościowych na świecie, w tym spraw związanych z niewolnictwem, oraz współczesne technologie informacyjne. Wykład inauguracyjny wygłosił Sir Shiridath Ramphal, zasłużony działacz społeczny i religijny w rejonie Morza Karaibskiego. Przypomniał on niewolnictwo i przeszłość kolonialną tego obszaru, zwracając uwagę na potrzebę międzynarodowej solidarności w zwalczaniu ich konsekwencji. Uznał, że dzięki globalizacji rozrzucone wyspy na Karaibach stały się

6 uczestnikami życia międzynarodowego, w niedostępnych dotąd dla nich rozmiarach. Występujący po nim Ian Wilson, Archiwista i Bibliotekarz Narodowy Kanady, a zarazem przewodniczący CITRA obecnej kadencji, dowodził, że w warunkach współczesnych archiwiści kustosze dziedzictwa dokumentacyjnego ludzkości odgrywają ważną rolę w działaniach na rzecz poszanowania praw człowieka. Referat prof. Allena Weinsteina, Archiwisty Narodowego Stanów Zjednoczonych, przedstawiony w trakcie sesji plenarnej Victims of Slavery and Displacing People. Towards the History of the Forgotten, dotyczył działań kierowanej przez niego od 2005 r. instytucji, związanych z dokumentowaniem takich zjawisk historycznych, jak niewolnictwo oraz inne przejawy nieposzanowania w przeszłości praw i godności człowieka. O aktualności tej problematyki w USA i na świecie ma świadczyć fakt, że w Archiwum Narodowym tego państwa zorganizowano specjalną wystawę, prezentującą dzieje niewolnictwa i życie codzienne jego ciemnoskórych obywateli. Prelegent mówił także o dokumentowaniu i udostępnianiu danych na temat ruchów migracyjnych, które w historii Stanów Zjednoczonych odgrywały rolę szczególną. Dominique Taffin, dyrektor Archiwum Martyniki, w referacie The French Guide to the Sources of Slave s History: Archivists faced up to the Social Demands of Memory, przedstawiła wysiłki podejmowane we Francji, mające na celu zacieśnienie współpracy z byłymi koloniami tego kraju. Jeden z głównych tematów to handel niewolnikami i niewolnictwo. Na polecenie Rządu Republiki Francuskiej przygotowywany jest specjalny przewodnik archiwalny, poświęcony tym zagadnieniom, zainspirowany przez Komitet Upamiętnienia Dziejów Niewolnictwa. Najobszerniejszym w ramach tej sesji był referat Jeannette Bastian z Graduate School of Library and Information Science bostońskiego Simmons College: Making the Journey from the Imperial Archives to the Peoples Archives. Autorka podniosła w nim problem małej reprezentatywności zespołów archiwalnych wytworzonych przez administrację kolonialną, której akta nie odzwierciedlają w pełni życia ujarzmionych narodów. W celu wydobycia z tych akt ukrytych treści prelegentka proponowała stosowanie metod badań właściwych dla socjologii. Sharing Forces Sharing Sources: Towards the Archives of Migration to temat następnej sesji w trakcie konferencji. Problematyka dokumentowania ruchów migracyjnych z Europy przedstawiona została w pierwszym bloku tematycznym sesji na przykładach działalności archiwów holenderskich, poświęconych przeszłości kolonialnej i ekspansji ekonomicznej tego państwa referaty: Gerta Oostindie: The Atlantic World and Duch, 1500 2000, o dokumentowaniu działalności Kompani Wschodnoindyjskiej, co traktowane jest w Holandii jako program narodowy, i Renate Stapelbroeck: The Caribben Dutch in Dortrech Sharing our Treasures with a New Public na temat mniejszości narodowych w tym kraju. Natomiast Jaime Antunes da Silva, dyrektor Archiwum Narodowego Brazylii,

7 zaprezentował referat pt.: Brazil in the migration route History and the Holdings of the Arquivo Nacional, w którym przedstawił cele i metody działania kolonizatorów portugalskich w jego kraju oraz scharakteryzował napływ grup etnicznych i narodowych na przestrzeni trzech wieków. Europejczycy zaczęli pojawiać się na większą skalę po zniesieniu niewolnictwa, zaspakajając miejscowe potrzeby ekonomiczne. Wiele z omawianych przez prelegenta źródeł dotyczyło Polaków. Można było także oglądać fotografie naszych rodaków osiedlających się w Brazylii. Niewątpliwie najdłuższy tytuł nadał swemu wystąpieniu Ross Gibbs: Making, Keeping and Using the Archives od Australia s Past. Present and Future Imigration Experience Possible Actions for Archives, który omawiał działalność Archiwum Narodowego Australii w zakresie dokumentowania napływu emigrantów do tego kraju. I w tym przypadku pojawiły się zagadnienia dotyczące Polonii, ujęte w ramach polityki rządu Australii wobec różnych grup narodowych. W ramach tych działań Archiwum Narodowe Australii opracowało przewodnik po zbiorach archiwalnych dotyczących problematyki emigracyjnej, który ma liczyć około 2 tys. stron. W ramach trzeciej sesji konferencji, zatytułowanej: Sharing Sources: Towards a Shared History Asross Lines of Division wysłuchać można było referatu prof. Rika Coolsaeta pt.: The Shared Heritage of Globalization(s) Young and Old, który przedstawił dzieje globalizacji, rozpoczętej wraz z odkryciami geograficznymi w XV w., przerwanej po powstaniu światowego systemu komunistycznego i wznowionej po upadku Związku Sowieckiego. Było to wystąpienie z zakresu historii stosunków międzynarodowych. Natomiast Silvestre Lacerda z Portugalii swoje wystąpienie poświęcił problematyce archiwistycznej: Information Sources and Common Archival Heritage in Countries of Hispanic and Portuguese Tradition. Zawarł w nim spostrzeżenia na temat propagowanej przez UNESCO koncepcji wspólnego dziedzictwa archiwalnego z perspektywy państw byłych metropolii kolonialnych. W referacie znalazła się również charakterystyka kilku programów międzynarodowych, sprowadzających się do rejestracji i udostępniania jej wyników on line. Interesujące były szczególnie fragmenty dotyczące potrzeby uzgadniania założeń metodycznych realizowanych programów. Uzupełnieniem tej problematyki był referat prof. Joela das Neves Tembe z Mozambiku pt.: Linking Global to Local Archives: Some notes on the experience of Mozambique in sharing memories with global partners, wypowiadającego się w imieniu byłych państw kolonialnych z obszarów podległych w przeszłości Hiszpanii i Portugalii. Wystąpienie zwracało uwagę na problemy metodyczne, technologiczne i organizacyjne tego rodzaju współpracy. W podsumowaniu tej części konferencji należy stwierdzić, że Międzynarodowa Rada Archiwów, dzięki podejmowaniu tak trudnych problemów, jak konsekwencje epoki niewolnictwa i kolonializmu, uchodzić może za organizację postępową i potrzebną rzeszom jej członków, wśród których przeważają państwa Trzeciego i Czwartego Świata. Ponadto

8 warto zwrócić uwagę, że problemy emigracji europejskiej, którym w trakcie obrad poświęcono bardzo dużo czasu, nadają tej konferencji wymiar uniwersalny. W trakcie konferencji po raz pierwszy miały miejsce tzw. Break Out Session, czyli spotkania kilkunastu zespołów dyskusyjnych, omawiających w przerwach obrad merytorycznych konferencji tematy uznane obecnie za najbardziej aktualne w archiwistyce. Wyniki tych dyskusji, w postaci projektów rezolucji końcowych, omawiane były dwukrotnie na posiedzeniach plenarnych konferencji. Dawało to możliwość wypowiedzi wszystkim uczestnikom, a nie tylko członkom danej grupy dyskusyjnej. Przyjęte przez konferencję rezolucje stanowią syntetyczne ujęcie aktualnej wiedzy, a zarazem zawierają postulaty działań na rzecz rozwiązywania problemów występujących w międzynarodowej współpracy archiwalnej. Tematyka grup dyskusyjnych była różnorodna, m.in. Archivists and Memory: How do archivists contribute to build Memory?, czyli udostępnianie informacji na temat zbiorów archiwalnych on line. Polska została zaproszona do udziału w pracach grupy zajmującej się głównie problemami archiwów aktualnych i byłych organizacji międzynarodowych oraz źródłami w zbiorach jednego państwa, które dotyczą także historii innych państw, podczas której przedstawiła wyniki konferencji z cyklu Colloquia Jerzy Skowronek dedicata na temat archiwów byłych organizacji międzynarodowych państw bloku wschodniego. W trakcie obrad nawiązano do tematu digitalizacji Archiwum Kominternu, prowadzonej w ramach specjalnej akcji Rady Europy i opłacanej sowicie przez kilka państw zachodnich. Ponieważ przedstawiciele państw uczestniczących w digitalizacji Kominternu nie zdecydowali się na ich udostępnienie, wzmianka na ten temat nie znalazła się w rezolucji końcowej. Na marginesie warto dodać, że władze archiwalne Federacji Rosyjskiej próbowały bez powodzenia narzucić partnerom z Europy Środkowej i Wschodniej analogiczne zasady postępowania wobec Archiwum Rady Wzajemnej Pomocy Gospodarczej. Archiwum to, zgodnie z umową dotyczącą rozwiązania tej organizacji, włączone zostało do zasobu archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Dyskusja grupy, w której uczestniczył polski przedstawiciel, doprowadziła do uchwalenia oddzielnej rezolucji Resolution on international sources. Jedna z przyjętych podczas konferencji rezolucji dotyczy postulatu ustanowienia przez UNESCO Międzynarodowego Dnia Archiwów i zawiera wezwanie do ogłaszania Narodowych Dni (lub Tygodni) Archiwów. Kolejna: Resolution concerning putting archival documents online, zawiera m.in. wezwanie do ustanowienia nagrody MRA dla najlepszych projektów, dotyczących udostępniania archiwaliów. Następne omawiają sprawy związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem akt (w tym w ramach konfliktów zbrojnych oraz przed zniszczeniem czy kradzieżą), postępowania z tradycją mówioną, dokumentacją audiowizualną oraz archiwami prywatnymi. Odnotować należy także, że podjęty został ponownie problem archiwaliów wytworzonych w przeszłości przez organy represyjne i służby specjalne (bezpieczeństwa)

9 reżimów totalitarnych. MRA w jednej ze swych rezolucji przyjętych na tym spotkaniu zwraca się do UNESCO o dokonanie aktualizacji opublikowanego w 1995 r. raportu na ten temat. Wzywa także państwa członkowskie do współpracy w zakresie wymiany informacji o tego rodzaju aktach. Polska uczestniczyła w opracowaniu rezolucji na temat wspólnego dziedzictwa archiwalnego (rezolucja nr 5), m.in. wspierając działania przedstawicieli archiwów byłych republik jugosłowiańskich, starających się o ujęcie ich problemów w ramach tej rezolucji. Rezolucja, która w pierwotnym zamiarze dotyczyć miała tylko Francuskiej Afryki Zachodniej, otrzymała znacznie szerszy charakter. W dalszej części konferencji odbyły się posiedzenia Zgromadzenia Ogólnego MRA. Omawiano m.in. kwestie związane z zakończoną sukcesem reformą finansów MRA, polegającą głównie na bardzo poważnym zwiększeniu wysokości składek najbogatszych państw świata (np. Stany Zjednoczone 107 707 euro, Wielka Brytania 50 tys., Niemcy ponad 43 tys., Japonia 60 tys., Rosja dobrowolne 30 tys.). Składka dla Polski na rok 2007 została obniżona z prawie 7 tys. do 5 tys. euro. Łączy się to z podziałem państw UE na trzy kategorie najbogatsi, państwa średnie i małe, przyjęte przed 2004 r. (po 15 tys. euro, z wyjątkiem Grecji) oraz państwa przyjęte w 2004 r. (Polska, Czechy, Węgry po 5 tys., pozostałe od 3 tys. do 1 tys.). W dalszej części obrad głos zabrał prof. Lorenz Mikoletzky, wskazując na potrzebę ponoszenia przez członków Zgromadzenia Ogólnego MRA dodatkowych nakładów w postaci partycypowania w realizacji programów merytorycznych. Z dumą podkreślał istotne osiągnięcia organizacji, w tym finalizowane opracowanie standardów zarządzania dokumentacją elektroniczną, porównywalne ze znaczeniem ISAD(G) czy ISAAR(CPF). Wskazywał na rozwój działalności szkoleniowej. Zwracał uwagę na znaczenie nowego planu rozwoju strategicznego MRA. Prosił również o pomoc dla państw najbiedniejszych, dla których MRA jest jedyną szansą uczestniczenia w międzynarodowej wymianie wiedzy i doświadczeń w zakresie archiwistyki. Ważnym wydarzeniem był raport Olafura Asgeirssona, przewodniczącego Programme Commission (PCOM), ponieważ uwzględniał zmiany organizacji działalności merytorycznej MRA, przeprowadzone na kongresie wiedeńskim, a sprowadzające się do likwidacji stałych komitetów i powoływania na ich miejsce grup roboczych, podejmujących konkretne tematy czy programy. Realizowane aktualnie projekty dają podstawy do umiarkowanego optymizmu. Obawy dotyczą jednak realności zapowiedzianych programów, dotyczących źródeł elektronicznych. Sukcesem natomiast zakończyć się winny programy w zakresie kształcenia i doskonalenia umiejętności zawodowych (11 projektów). W materiałach konferencji znalazł się także dokument Developing a New Strategic Framework for ICA 2007 2112, którego zatwierdzenie nastąpi w końcu 2007 r. Zajmie się nim Executive Board. Z powodu nieobecności na konferencji przedstawiciela Stowarzyszenia Archiwistów

10 Polskich uczestniczący w niej prof. dr hab. W. Stępniak wziął udział w posiedzeniu Komitetu Zarządzającego Sekcji Profesjonalnych Stowarzyszeń Archiwalnych. Jednym z dyskutowanych tematów była ewentualna rezygnacja Sekcji z organizacji Archiwalnych Konferencji Europejskich. Ponadto M. de Boisdeffre, Przewodnicząca Oddziału Europejskiego MRA, w rozmowie z polskim przedstawicielem archiwów poruszyła sprawę objęcia funkcji wiceprzewodniczącego, po zmianie na stanowisku Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Polsce. Formalne rozstrzygnięcie zapadnie prawdopodobnie podczas Zgromadzenia Ogólnego Oddziału, które odbędzie się w kwietniu 2007 r. w Berlinie. W trakcie konferencji przeprowadzono wiele rozmów z partnerami polskiej współpracy bilateralnej, w tym z szefami lub zastępcami szefów archiwów Hiszpanii, Holandii, Niemiec, Federacji Rosyjskiej, Izraela, Słowacji, Słowenii i Ukrainy. W. Stępniak (NDAP) 3. KONFERENCJE, SEMINARIA I SPOTKANIA X 2006 r. dr Ewa Rosowska, WIE NDAP, uczestniczyła w uroczystości otwarcia nowej siedziby florenckiego Museo Nazionale Alinari della Fotografia (MNAF) na Piazza Santa Maria Novella. Muzeum, powstałe w 1985 r., znane także pod nazwą Muzeum Historii Fotografii Braci Alinari, uczestniczy w projekcie EURIDICE. Może poszczycić się bogatymi, gromadzonymi od II połowy XIX w. zbiorami fotografii historycznej, obejmującymi zarówno pojedyncze dzieła, jak i albumy tematyczne (miasta, krajobrazy, sceny rodzajowe, postacie historyczne). Muzeum, we współpracy z Włoskim Stowarzyszeniem Niewidomych (Italian Association for the Blind) i Wydawnictwem Braille z Florencji (Stamperia Braille of the Region of Tuscany), przygotowało specjalną wystawę dla osób niewidomych, wybierając 20 najcenniejszych fotografii ze swoich zbiorów i przekładając je na język dotyku za pomocą odpowiednich materiałów, takich jak, m.in., kora czy aluminium, oddających charakterystyczne elementy sfotografowanych obiektów, np. szorstkość krawędzi skały lub gładkość morza. Wystawa ma wymiar edukacyjny również dla osób widzących, ponieważ obok plansz dla niewidomych znajdują się wersje oryginalne fotografii. Więcej informacji można znaleźć na stronie: http://www.alinarifondazione.it/eng/m_tattile/m_tattile.html 6 8 X 2006 r. dr Ewa Rosowska, WIE NDAP, na zaproszenie Rumuńskiego Narodowego Instytutu Studiów nad Totalitaryzmem wzięła udział w międzynarodowej konferencji poświęconej zbrodni katyńskiej, która odbyła się w Bukareszcie. 20 X 20 XII 2006 r. mgr Piotr Niedziela, ADM, przez 3 miesiące porządkował zbiory fotograficzne Biblioteki Polskiej Polskiego Ośrodka Społeczno Kulturalnego w Londynie. 24 29 X 2006 r. Magdalena Marosz, p.o. dyrektora AP w Krakowie, wzięła udział w

11 spotkaniu członków Międzynarodowego Instytutu Archiwistyki w Mariborze i Trieście oraz konferencji z okazji XVI Międzynarodowego Dnia Archiwów. 29 X 1 XI 2006 r. mgr Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Akt Nowych, reprezentowała naczelnego dyrektora AP podczas obchodów 175. rocznicy utworzenia Archiwum Narodowego Rumunii, które odbyły się w Bukareszcie. W uroczystościach wzięli udział m.in. przedstawiciele kierownictwa resortu spraw wewnętrznych (któremu podlegają rumuńskie archiwa państwowe), Rumuńskiej Akademii Nauk, pracownicy naukowi uniwersytetów oraz liczne delegacje zagraniczne. Imprezą towarzyszącą była dwudniowa sesja naukowa, na której omawiano nowe wyzwania stojące przed archiwami i archiwistami zarówno w Rumunii, jak i na świecie. Udział w obchodach stał się okazją do nawiązania bezpośrednich kontaktów z przedstawicielami archiwów Rumunii, bardzo zainteresowanych rozwojem naszej wzajemnej współpracy wydawniczej i ekspozycyjnej, której bazą mogą być wyjątkowo liczne polonika w tamtejszych zasobach archiwalnych. XI 2006 r. dr Sławomir Radoń, Dyrektor Naczelny Archiwów Państwowych, przedstawił sejmowej Komisji Łączności z Polakami za Granicą oraz w Departamencie Dziedzictwa Narodowego i Departamencie do Spraw Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego informacje na temat działań podejmowanych przez archiwa państwowe z myślą o ochronie zbiorów polskich poza granicami kraju oraz przekazał szczegółowy plan przyszłych działań Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w tym zakresie. 15 17 XI 2006 r. dr Hubert Wajs, dyrektor AGAD, wziął udział w pracach DLM Forum. Zasadnicze zagadnienia prezentowane i omawiane na tym spotkaniu dotyczyły standardu MoReq (Model Requirements for the management ot electronic records) i dalszych prac nad jego drugą wersją oraz standardów zapisu i archiwizacji dokumentów dla dokumentów elektronicznych (PDF/A o XML). Uczestnicy forum mieli okazję zapoznania się również z fińskimi i skandynawskimi doświadczeniami w dziedzinie wdrażania systemów zarządzających dokumentacją elektroniczną. 23 24 XI 2006 r. 6 pracowników ADM u brało udział w warsztatach pt. Ochrona materiałów audiowizualnych, zorganizowanych w ramach projektu TAPE. 28 XI 2006 r. dr Andrzej Biernat, Dyrektor Generalny Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, wziął udział w IV posiedzeniu Polsko Litewskiej Grupy Ekspertów ds. Zachowania Dziedzictwa Kulturowego. W podsumowującym posiedzenie Protokole Grupa zadeklarowała, że będzie wspierać dalszą współpracę między archiwami Polski i Litwy. Eksperci będą m.in. działać na rzecz gromadzenia i wymiany informacji o polonikach lituanikach znajdujących się w archiwach, bibliotekach i muzeach obu państw, a Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i Departament Archiwów Litwy przy Rządzie Republiki Litewskiej zintensyfikują wymianę mikrofilmów interesujących ich

12 materiałów archiwalnych, będą kontynuować współpracę w ramach programu Odtworzenie Pamięci Polski i podejmą działania w prawie kontynuowania międzynarodowego projektu Archiwum Radziwiłłów z udziałem przedstawicieli Białorusi, Ukrainy i Rosji. Ponadto NDAP zorganizuje dla pięciu przedstawicieli Litwy miesięczny staż z paleografii kancelarii Rzeczypospolitej Obojga Narodów i dwutygodniowy staż konserwatorski, a Departament Archiwów Litwy przyjmie grupę archiwistów polskich w celu zapoznania się z realizowanym projektem digitalizacji ksiąg metrykalnych. Obie strony rozpoczną również przygotowania do wystawy materiałów archiwalnych, poświęconej Tysiącleciu Litwy, przypadającemu w 2009 r. 29 XI 3 XII 2006 r. dr Andrzej Biernat, Dyrektor Generalny NDAP, przebywał w Mińsku, gdzie reprezentował polskie archiwa państwowe w międzynarodowej konferencji UNESCO w ramach Programu Pamięć Świata, poświęconej działalności bibliotek, archiwów i muzeów na rzecz zachowania dziedzictwa dokumentacyjnego. W trakcie spotkania zaprezentował referat poświęcony polskim doświadczeniom z realizacji projektu Archiwum Radziwiłłów, zakładającego scalenie informacji o rozproszonych zbiorach rodu Radziwiłłów, a następnie digitalizację zachowanych materiałów. 4 5 XII 2006 r. dr hab. Władysław Stępniak, Zastępca Naczelnego Dyrektora AP, przebywał na Łotwie w ramach Programu Pamięć Świata. Brał udział w spotkaniu komitetu ekspertów UNESCO, które było poświęcone propozycji nominowania na międzynarodową listę Programu Pamięć Świata dokumentów wspólnej akcji protestu społeczeństw Litwy, Łotwy i Estonii przeciwko okupowaniu tych krajów przez ZSRR, zorganizowanej w 50. rocznicę paktu Hitler Stalin, znanej jako Ludzki łańcuch lub Droga Bałtycka. Wzięło w niej udział około 2 mln uczestników, którzy 23 VIII 1989 r. stanęli razem, tworząc żywy łańcuch na trasie od Tallina, przez Rygę, po Wilno. 8 XII 2006 r. doc. dr hab. Daria Nałęcz wzięła udział w posiedzeniu Europejskiej Grupy Archiwalnej w Brukseli, powołanej do realizacji zaleceń Komisji Europejskiej, związanych z publikacją raportu o sytuacji archiwów w Unii Europejskiej, którego autorem jest EBNA (Europejska Rada Archiwistów Narodowych). 9 14 XII 2006 r. mgr Jolanta Louchin, dyrektor AAN, została wydelegowana do Paryża przez Departament ds. Polskiego Dziedzictwa Kulturowego za Granicą Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w celu rozpoznania zbioru dokumentów powstałych i przechowywanych w ośrodkach prowadzonych przez księży pallotynów we Francji. Obiektem zainteresowania były przede wszystkim archiwalia dotyczące działalności ks. Józefa Sadzika i powołanych przez niego Éditions du Dialouge i Centre du Dialouge. Najciekawszą część dokumentacji stanowi kilkaset nagrań dźwiękowych z konferencji prowadzonych w Centrum Dialogu oraz towarzysząca im dokumentacja fotograficzna. Wystarczy wspomnieć, że wśród uczestników odbywających się tam konferencji

13 pojawiają się takie nazwiska, jak: Czesław Miłosz, Stefan Kisielewski, Jerzy Giedroyć, Jerzy Turowicz, Władysław Bartoszewski, Kazimierz Brandys, Tadeusz Mazowiecki, Józef Tischner, Halina Mikołajska, Andrzej Wajda, Krzysztof Zanussi, Adam Zagajewski, Artur Międzyrzecki, Krzysztof Skubiszewski, Izabella Cywińska, Andrzej Seweryn i wielu innych przedstawicieli kultury, nauki i polityki. Począwszy od lat 60. Centrum Dialogu w Paryżu pełniło rolę ośrodka, w którym przedstawiciele polskiej elity intelektualnej mieszkający w kraju i na emigracji mogli prowadzić swobodne dyskusje na różnorodne tematy, bez względu na wyznawany przez nich światopogląd. Rozmowy prowadzone z ks. superiorem Eugeniuszem Małachwiejczykiem pozwoliły na nawiązanie wstępnej współpracy między ministerstwem a jednym z ważniejszych ośrodków polonijnych, w której uczestniczyć będzie także AAN. Pobyt J. Louchin w Paryżu wiązał się także z wizytami w ośrodkach w Montmorency i Osny. 19 20 XII 2006 r. Ewa Podgórska, Urszula Wieczorek i Krzysztof Pątek, ADM, wzięli udział w polsko włoskich warsztatach pod hasłem Digitalizacja Dziedzictwa Kulturalnego. Wydział Współpracy z Zagranicą NDAP, A. G. Dąbrowski (AAN) 4. REALIZACJA PROGRAMÓW I PROJEKTÓW X i XI 2006 r. dr Anna Krochmal, COIA NDAP, w czasie dwóch pobytów w Chateau de Valduc pod Brukselą, z inicjatywy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego dokonała rozpoznania spuścizny po zmarłym w w tej miejscowości w 2002 r. Stanisławie Grocholskim oraz zorganizowała jej przejęcie na rzecz państwowego zasobu archiwalnego. Spuścizna po bogatej i wszechstronnej działalności Stanisława Grocholskiego obejmująca łącznie ponad 500 pudeł i paczek dokumentów dotyczących życia i działalności publicznej zmarłego (prawnika, dziennikarza i publicysty londyńskich: Dziennika Polskiego, Dziennika Żołnierza 1959 1979 i Życia 1969 1972, oficera sztabu Naczelnego Wodza 1941 1945), zbiór fotografii i pocztówek, księgozbiór obejmujący kilkanaście tysięcy woluminów, zbiory wycinków prasowych, gazet i czasopism, zarówno polskich, jak i obcojęzycznych została złożona w AAN. X 2006 IV 2007 r. Filip Kwiatek, ADM, i Krzysztof Porolniczak, AP w Gdańsku, przebywają w Nowym Jorku, gdzie w ramach stypendium Fundacji Kościuszkowskiej wspierają pracowników Instytutu Józefa Piłsudskiego w dalszych pracach nad modernizacją archiwum oraz przy porządkowaniu i opracowaniu zbiorów fotografii. 2 13 X 2006 r. Jerzy Gaul, AGAD, przy okazji badań nad kancelarią austriacką przeprowadził kwerendę w Parlamentsarchiv w Wiedniu. Poszukiwaniami zostały

14 objęte dokumenty Izby Posłów Rady Państwa. 2 20 X 2006 r. Alicja Nowak, AGAD, w ramach realizacji programu Odtworzenie Pamięci Polski udała się do Archiwum Państwowego Obwodu Żytomierskiego w celu rejestracji przechowywanych tam poloników. W wyniku wyjazdu baza danych programu wzbogaci się o informacje na temat 33 zespołów archiwalnych, zawierających materiały odnoszące się do historii Polski i Polaków od końca XVIII do początków XX w. 2 20 X 2006 r. mgr Witold Mijal, AP w Szczecinie, oraz mgr Katarzyna Kubicka, AP w Gdańsku, przebywali w Berlinie, kontynuując kwerendę w ramach Programu INDEX Pamięci Polaków Zamordowanych i Represjonowanych przez Hitlerowców za Pomoc Żydom, dotyczącego poszukiwań nazwisk Polaków pomagających Żydom podczas II wojny światowej. 5 X 2006 r. Anna Czajka, kierownik CLKA NDAP, wzięła udział w pracach grupy roboczej zajmującej się ochroną zasobu archiwalnego przed kradzieżami i nielegalnym handlem dokumentami archiwalnymi, która działa w ramach Europejskiej Grupy Archiwalnej. Spotkanie miało miejsce w Brukseli. Ostateczny raport w sprawie kradzieży w archiwach zostanie przedstawiony na spotkaniu Europejskiej Rady Archiwistów Narodowych (EBNA) w Berlinie, w kwietniu 2007 r. 9 20 X 2006 r. Wioletta Lipińska, ZNA NDAP, udała się do Pragi, gdzie przeprowadziła kwerendę w Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Archiwum Narodowym, Archiwum Instytutu Masaryka i Głównym Archiwum Wojskowym. 15 18 X 2006 r. Paweł Weszpiński, Oddział dokumentacji kartograficznej i projektowo technicznej AP m.st. Warszawy, przeprowadził ciąg dalszy rozpoczętej we wrześniu kwerendy archiwalnej w zbiorach kartograficznych Biblioteki Narodowej w Petersburgu, w związku z przygotowywaną przez AP m.st. Warszawy we współpracy z Muzeum Historycznym m.st. Warszawy, Biurem Kultury Urzędu m.st. Warszawy oraz Warszawskim Przedsiębiorstwem Geodezyjnym SA wystawą kartograficzną pt.: Warszawa. Obrazy z dziejów. 6 9 XI 2006 r. Ryszard Wojtkowski, dyrektor AP m.st. Warszawy, przebywał w Sankt Petersburgu w związku z organizacją planowanej na czerwiec 2007 r. wystawy pt.: Warszawa. Obrazy z dziejów, przygotowywanej przez archiwum we współpracy z Biurem Kultury Urzędu m.st. Warszawy, Muzeum Historycznym m.st. Warszawy i Warszawskim Przedsiębiorstwem Geodezyjnym SA. Rozmowy dotyczyły udostępnienia map i planów Warszawy, które obecnie znajdują się w Rosyjskiej Narodowej Bibliotece w Sankt Petersburgu. Ponadto w wyniku wizyty wznowiono współpracę z Rosyjskim Państwowym Archiwum Historycznym w Sankt Petersburgu w zakresie przechowywania i zabezpieczania zbiorów poprzez konferencje, odczyty,

15 wymianę pracowników, kwerendy archiwalne do planowanych wystaw oraz wymianę doświadczeń w zakresie budowy nowych obiektów. 6 24 XI 2006 r. Elżbieta Laska, AP w Przemyślu, prowadziła poszukiwania poloników w Archiwum Państwowym Obwodu Chmielnickiego. W wyniku tej oraz sierpniowej kwerendy w archiwum chmielnickim zarejestrowanych zostało 116 zespołów archiwalnych. XI XII 2006 r. Hanna Staszewska Katolik, AP w Poznaniu, Roman Kusyk i Michał Mroczek, AP w Lublinie, prowadzili w Muzeum Polskim w Rapperswilu prace porządkowe związane z materiałami po Krystynie Marek, ze sporządzeniem inwentarza korespondencji z Jerzym Stępowskim, uporządkowaniem archiwum Michała hr. Potulickiego oraz opracowaniem inwentarza korespondencji Józefa Mackiewicza i Barbary Toporskiej. 25 XI 2 XII 2006 r. Iwona Kotala, CLKA, przebywała w stolicy Francji na prośbę Pierre Zaleskiego, prezesa Biblioteki Polskiej w Paryżu, w związku z koniecznością konserwacji zbiorów archiwalnych tej instytucji (wytypowanie dokumentów wymagających zabiegów konserwatorskich oraz dokonanie wyceny tych prac). 27 XI 2 XII 2006 r. Krzysztof Smolana, AAN, przebywał w Ankarze, gdzie na prośbę Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego dokonał oględzin i wyceny części archiwalnej zbiorów Michała i Ireny Sokolnickich. XII 2006 r. Paweł Pietrzyk, AP w Łodzi, zakończył prace przy porządkowaniu zbiorów archiwaliów polskich, zgromadzonych w Centralnym Archiwum Polonii w Orchard Lake (USA), którego dyrektorem jest ks. dr Roman Nir. Wydział Współpracy z Zagranicą NDAP 5. BEZPOŚREDNIA WSPÓŁPRACA ARCHIWALNA 16 17 X 2006 r. doc. dr hab. Daria Nałęcz wzięła udział w pracach dwóch grup eksperckich w Brukseli: Wysokiej Grupy Ekspertów ds. Biblioteki Cyfrowej oraz Komitetu Doradczego ds. Zasobu Archiwów Prywatnych przy Instytucie Uniwersytetu Europejskiego we Florencji, powołanej do oceny materiałów trafiających do archiwum Unii Europejskiej we Florencji i pomocy w prawidłowym kształtowaniu jego zasobu. 26 X 2006 r. dr Paweł Gut oraz mgr Witold Mijal, AP w Szczecinie, uczestniczyli w konferencji Pochówki książąt pomorskich w Wolgast, zorganizowanej przez Towarzystwo Historii Kościoła na Pomorzu, Muzeum Narodowe i Archiwum Państwowe w Szczecinie. Podczas konferencji Paweł Gut przedstawił referat pt.: Źródła archiwalne do pochówków książąt pomorskich w Archiwum Państwowym w Szczecinie, odczytał też tekst wystąpienia prof. Kazimierza Kozłowskiego, odnoszący się do współpracy naukowej oraz

16 organizacji wspólnych sesji naukowych przez historyków i archiwistów pomorskich. 30 31 X 2006 r. Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Akt Nowych, reprezentowała Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych podczas obchodów 175 lecia Archiwów Narodowych Rumunii, które odbyły się w Bukareszcie. 26 XI 2 XII 2006 r. dr Jacek Krochmal, ZNA NDAP, przebywał w Moskwie. W trakcie pobytu zapoznał się z działalnością Wszechrosyjskiego Instytutu Naukowo Badawczego Dokumentoznawstwa i Archiwistyki, a w szczególności z zagadnieniami dotyczącymi struktury i organizacji instytutu oraz jego miejsca w strukturze archiwalnej Federacji Rosyjskiej, organizacji prac przy tworzeniu archiwalnych norm metodycznych, organizacji i rodzajów prac naukowych prowadzonych w archiwach Federacji Rosyjskiej, statusu i pozycji pracowników naukowych w archiwach Federacji Rosyjskiej, organizacji pracy naukowej oraz drogami zdobywania stopni i tytułów naukowych przez archiwistów oraz działalności wydawniczej archiwów. Zdobyte doświadczenia zostaną wykorzystane w działalności ZNA. XI 2006 r. AGAD, w wyniku współpracy z Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku, otrzymało pierwszą partię skanów dokumentów z zespołu nr 1708: Briański sąd grodzki. 30 XI 2006 r. dzięki współpracy NDAP z Biblioteką Śląską i Marszałkiem Województwa Śląskiego przeszły konserwację i zostały zmikrofilmowane 173 j.a. z kolekcji Powstania Śląskie w ramach umowy z Instytutem Józefa Piłsudskiego z dn. 19 XII 2002 r. Skrzynia z III partią dokumentacji za pośrednictwem poczty dyplomatycznej MSZ została odesłana do Nowego Jorku. 10 15 XII 2006 r. Jarosław Zawadzki, AGAD, prowadził poszukiwania archiwalne w Narodowym Archiwum Historycznym Białorusi w Mińsku w celu rozpoznania części Archiwum Radziwiłłów, ze szczególnym uwzględnieniem materiałów dotyczących rodzin spokrewnionych i spowinowaconych z Radziwiłłami. Wydział Współpracy z Zagranicą NDAP, A. G. Dąbrowski (AAN), A. Wajs (AP m.st. Warszawy) 6. UMOWY 8 XI 2006 r. dr Sławomir Radoń, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, podjął decyzję o zakończeniu z dn. 30 XI 2006 r. 9 letniej współpracy z Jewish Records Indexing Poland, wypowiadając porozumienie z 9 VII 1997 r. i umowę z dnia 10 X 2003 r. Przesłanką wypowiedzenia porozumienia z 1997 r. było uznanie, że sporządzane przez JRI PL indeksy nie stanowią narzędzia niezbędnego dla

17 działalności polskich archiwów państwowych, a w odniesieniu do umowy z września 2003 r., iż brak jest uzasadnienia do dalszego korzystania z pośrednictwa obcej organizacji, w sytuacji gdy polskie archiwa państwowe określony typ swojej działalności mogą prowadzić samodzielnie we własnym zakresie, również za pomocą narzędzi elektronicznych. XI 2006 r. w ramach umowy z 8 września 1997 r., podpisanej pomiędzy Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych a Muzeum Holocaustu (United States Holocaust Memorial Museum w Waszyngtonie), rozpoczęto mikrofilmowanie zespołu Akta m. Łodzi, Zarząd Miejski w Łodzi, Wydział do Spraw Getta (Gettoverwaltung) z zasobu AP w Łodzi. Zespół liczy 2184 j.a. Zamówienie realizowane będzie przez kilka lat, przy pracy dwóch kamer, z których jedną USHMM przekazało na własność AP w Łodzi. Wydział Współpracy z Zagranicą NDAP

18 II. Z KRAJU 1. DZIAŁALNOŚĆ ZESPOŁU PROBLEMOWEGO INFORMATYKA I ARCHIWA W IV KWARTALE 2006 R. W IV kwartale 2006 r. odbyły się dwa posiedzenia zespołu problemowego Informatyka i archiwa. Pierwsze posiedzenie zespołu odbyło się w dniu 18 X 2006 r. w Poznaniu. W pierwszym punkcie omówiono uwagi do bazy IZA (v. 5.0) oraz przedyskutowano możliwości ich praktycznego uwzględnienia. Na początku dr Anna Krochmal, COIA NDAP, poinformowała o problemach z sygnaturą powtarzającą się i złożoną, napływających z archiwów państwowych postulatach o centralne rozstrzygnięcie kwestii budowy sygnatury oraz zgodzie Centralnej Komisji Metodycznej na dodanie pola identyfikującego serię (pole Nr serii) do sygnatury archiwalnej. W trakcie dyskusji opowiadano się z jednej strony za przesygnowaniem wymagającego tego zasobu i nadaniem jednostkom archiwalnym sygnatury ciągłej (arabskiej od 1 do n), co może pociągnąć za sobą protesty archiwów państwowych, oraz z drugiej strony za pozostawieniem powtarzających się i rozbudowanych sygnatur i umożliwieniem wpisywania ich do bazy IZA (v. 5.0). Mgr Marek Kuczyński, AP w Olsztynie, zaproponował rozwiązanie polegające na wpisywaniu rozbudowanych sygnatur w pole Sygnatury dawne, natomiast w pole Sygnatura liczby arabskiej, stanowiącej rodzaj identyfikatora jednostki. W kontekście powyższego problemu dr Jacek Krochmal, ZNA NDAP, poinformował o nawiązaniu przez dr Huberta Weissa, AGAD, współpracy ze Szkołą Archiwalną w Marburgu, dotyczącej użytkowania programu MIDOSA, pozwalającego tworzyć pomoce archiwalne on line, którego spolszczeniem ma zająć się AGAD. Na potrzeby bazy IZA (v. 5.0) można zaczerpnąć informacji, jak rozwiązano kwestię sygnatur w programie MIDOSA. Przewodniczący zespołu podsumowując tę część dyskusji stwierdził, że niewskazane jest forsowanie kwestii ostatecznej postaci sygnatury w tak wąskim gronie, bez udziału przedstawicieli innych archiwów państwowych, m.in. z Krakowa czy Gdańska. Następnie omówiono możliwości rozbudowy sygnatury archiwalnej. Z uwagi na to, że Centralna Komisja Metodyczna wyraziła zgodę na uzupełnienie sygnatury o identyfikator serii, zebrani podjęli decyzję o rozbudowie sygnatury archiwalnej o identyfikator (numer) serii, z wartością domyślną 0 (zero). W dalszej kolejności M. Kuczyński zaprezentował zmiany w bazie danych IZA (v. 5.0), dokonane na podstawie uwag zgłoszonych przez archiwa państwowe i członków zespołu Informatyka i archiwa na naradzie w czerwcu 2006 r. W trakcie dyskusji zgłoszono dodatkowo kilka następujących modyfikacji, które należy wprowadzić do bazy: wymusić wpisywanie danych w podformularzu DATY i zaznaczyć to w podręczniku

19 użytkownika; w formularzu WYSZUKIWARKA i podręczniku użytkownika podać informację, że jeżeli nie zostanie wybrany rodzaj dokumentacji, przeszukiwane są wszystkie rodzaje dokumentacji, oraz że wyszukiwarka nie wyszukuje wartości 0 (zero) w polach dat; w formularzu WYDRUKI w polach Nr archiwum i Nr zespołu ustawić domyślne dane z formularza głównego; w raporcie INWENTARZ KSIĄŻKOWY rozbić pole Sygnatury dawne na dwa: Sygnatura dawna (archiwum) i Sygnatura kancelaryjna; w raporcie INWENTARZ SKARBOWY dodać pole Sygnatura dawna. Ponadto M. Kuczyński poinformował o dodaniu tabeli i formularza do opisu skanów, zawierającego pola: Nr skanu, Parametry skanu, Hiperłącze, dostępnego z formularzy opisu każdego rodzaju dokumentacji. Dr Andrzej Biernat, Dyrektor Generalny NDAP, zauważył, że w takim wypadku nie jest potrzebna baza do ewidencji kopii cyfrowych (skanów) SKAN. Natomiast mgr Henryk Krystek, dyrektor AP w Poznaniu, stwierdził, że zarówno baza SKAN, jak i baza MIKROFILM zawierają większy zakres informacji niż analogiczne moduły w bazie IZA, stąd należy je prowadzić równolegle, z założeniem docelowego scalenia informacji. Na zakończenie pierwszej części obrad H. Krystek podkreślił, że należy uwzględnić wprowadzone do bazy IZA zmiany w tekście podręcznika użytkownika przedmiotowej bazy danych. Przedmiotem drugiej części narady było omówienie uwag i propozycji do modułu MAPY (kartografia) w bazie IZA (v. 5.0). Po krótkim wprowadzeniu przewodniczącego zespołu głos zabrał mgr Roland Banduch, AP w Katowicach, który stwierdził, że moduł opisu kartografii w bazie IZA (v. 5.0) nie spełnia oczekiwań, zarówno pod względem zakresu informacyjnego, jak i wyglądu oraz nazewnictwa pól. Stwierdził ponadto, iż wersja bazy MAPY, opracowana przez AP w Katowicach przy pomocy MS Access 97, doskonale zdaje egzamin w codziennej pracy, również przy opracowywaniu kwerend. A. Krochmal zapytała, czy możliwe jest przekonwertowanie bazy MAPY z MS Access 97 do MS Access 2000, tak by można było zaimportować dane do bazy IZA (v. 5.0), na co R. Banduch odpowiedział, że jest to niemożliwe z uwagi na zastosowanie w MS Access 97 i MS Access 2000 różnych wersji języka Visual Basic oraz na różną strukturę tych baz. Większość zebranych opowiedziała się za bazą MAPY, która jest lepsza od modułu opisu kartografii w bazie IZA (v. 5.0). W trakcie dyskusji rozpatrywano dwa warianty postępowania: 1) wydzielenie z bazy IZA (v. 5.0) modułu kartograficznego i powrót do bazy MAPY oraz 2) zmodyfikowanie modułu kartograficznego w bazie IZA (v. 5.0), tak aby możliwy był do niego import danych z bazy MAPY. A. Biernat stwierdził, że najlepszym rozwiązaniem jest, kiedy jedna baza służy do opisu różnego rodzaju dokumentacji i z uwagi na to, że bazę MAPY uznano za lepszą, należy przenieść jej strukturę do bazy IZA (v. 5.0). W wyniku dyskusji zdecydowano o przeniesieniu struktury i formularza opisu mapy z bazy MAPY do modułu kartografii w bazie

20 IZA (v. 5.0) oraz umożliwieniu automatycznego dodawania do indeksu nazw geograficznych z opisu mapy. W ostatnim punkcie spotkania A. Biernat poinformował zebranych o inwestycjach w sprzęt i oprogramowanie komputerowe w 2006 r., o potrzebie przejścia z MS Access na platformę SQL, o powołaniu i pracach podzespołu ds. digitalizacji oraz prowadzonych testach przejmowania dokumentacji elektronicznej i planowanych do opublikowania rozporządzeniach, dotyczących m.in. tworzenia i przekazywania do archiwów państwowych tej dokumentacji. Zwrócił ponadto uwagę na konieczność przywiązywania dużej wagi do tworzenia kopii bezpieczeństwa baz prowadzonych w archiwach państwowych. Drugie posiedzenie robocze zespołu odbyło się w dniu 19 XII 2006 r. również w Poznaniu. W pierwszej kolejności omówiono założenia do kolejnej wersji bazy SEZAM. Dr Anna Laszuk, kierownik COIA NDAP, poinformowała, że przed przejściem bazy SEZAM z MS Access na platformę SQL i udostępnieniem bazy on line nie były planowane żadne modyfikacje. Jednakże w wyniku wniosków i postulatów zgłoszonych przez przedstawicieli archiwów państwowych na szkoleniach dotyczących prowadzenia ewidencji, zdecydowano się na wprowadzenie kilku zmian: usunięto z bazy pole Stan zachowania szacunkowy; zdecydowano się na mniej restrykcyjne traktowanie pola Nabytki, ubytki, przesunięcia, w które będzie można wpisywać informacje opisowe (a nie wyłącznie nr księgi/datę roczną); do listy pomocy archiwalnych dodano protokół zdawczo odbiorczy ; do listy udostępniania dodano warunkowo ; poprawiono pola Klasyfikacja i Dział; poprawiono kwerendę wyszukiwarki pokazującą nierzeczywiste wyniki; umożliwiono edycję księgi nabytków, ubytków i przesunięć międzyzespołowych. Następnie omawiano potencjalne zmiany w bazie SEZAM, w perspektywie udostępnienia bazy w trybie on line, po przejściu na platformę SQL. Zebrani dyskutowali nad szeregiem szczegółowych zagadnień dotyczących konstrukcji bazy, m.in. nie zliczania w raportach i statystykach wakatów, dostępu w trybie edycji do księgi nabytków, ubytków i przesunięć międzyzespołowych, umożliwienia wyszukiwania przez instytucje przekazujące akta, dodania do bazy pól o ilości j.a. zmikrofilmowanych i zeskanowanych, automatycznego przenoszenia do karty zespołu numerów ksiąg nabytków, ubytków i przesunięć międzyzespołowych, dostosowania bazy do wymogów ISAD u, uzupełnienia bazy o elementy opisu zawarte we wstępach do inwentarzy zespołów archiwalnych, dostosowania klasyfikacji twórców zespołów do realiów. W podsumowaniu przewodniczący zespołu zaapelował, aby ewentualne postulaty dotyczące zmian w bazie SEZAM przekazywać do NDAP w trybie roboczym. Podczas drugiej części spotkania zaprezentowano kolejną wersję bazy IZA (v. 5.0)