Partnerstwa Strategiczne Szkolnictwo Wyższe akcja 2 Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2014 Warszawa, 20 kwietnia 2015 r.
SPIS TREŚCI 1. Kategorie budżetowe w projekcie i dokumentacja 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione 4. Polityka kursowa 5. Typy podstawowych kontroli oraz kontrola finansowa projektów
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE Koszty ryczałtowe (obliczane z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych) Zarządzanie Projektem i jego wdrażanie Międzynarodowe spotkania projektowe Rezultaty pracy intelektualnej Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami Koszty rzeczywiste Wsparcie uczestników Projektu ze specjalnymi potrzebami Koszty nadzwyczajne
Partnerstwa strategiczne współpraca partnerów Sposoby finansowania ustalenia między Beneficjentami - zaliczka - wniosek od partnera o wypłacenie określonej kwoty wraz z kosztorysem wydatków; - refundacja wydatków na podstawie złożonych dokumentów zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami; - według procedur/rozwiązań/standardów stosowanych w instytucji koordynatora.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Koszty ryczałtowe (i działania z nimi powiązane): muszą być rzeczywiście wykorzystane lub wytworzone w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w Umowie finansowej; muszą być niezbędne dla realizacji Projektu lub muszą być przez niego wytworzone; obliczone kwoty udziałów ryczałtowych w ramach danej kategorii kosztów muszą poddawać się identyfikacji i weryfikacji, w szczególności muszą być poparte odpowiednią ewidencją, tj. zapisem w systemie księgowym i dokumentacją źródłową, wyszczególnioną w Umowie finansowej.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) Zarządzanie Projektem i jego wdrażanie (Project management and implementation) Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby miesięcy trwania projektu i ryczałtowej stawki jednostkowej w wysokości 500 EUR/m-c dla Koordynatora i 250 EUR/m-c dla organizacji uczestniczących (maksymalnie do 2750 EUR/m-c na projekt). Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - opis, w raporcie końcowym, zrealizowanych działań i wytworzonych rezultatów; - efekty prac wytworzonych w trakcie projektu.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Międzynarodowe spotkania projektowe (Transnational project meeting) Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej w wysokości: 575 EUR/uczestnik (dystans 100-1999 km) 760 EUR/uczestnik (dystans od 2000 km) (maksymalnie 23000 EUR/rok na projekt) Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu, z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, oraz daty jego rozpoczęcia i zakończenia; - w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Międzynarodowe spotkania projektowe (Transnational project meeting) Międzynarodowe spotkania projektowe mogą odbywać się w kraju partnerskim, jeśli organizacja z tego kraju jest partnerem w projekcie, W spotkaniach projektowych można finansować udział tylko przedstawicieli organizacji wchodzących w skład konsorcjum realizującego projekt.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Rezultaty pracy intelektualnej ½ (Intellectual outputs) Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby dni pracy i ryczałtowej stawki jednostkowej zgodnie z pkt. III.3 Załącznika III. Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - ewidencja czasu pracy każdego pracownika ze wskazaniem stanowiska, dat i sum dni przeznaczonych na wytworzenie intelektualnych rezultatów; - potwierdzenie rodzaju powiązań pomiędzy pracownikiem a danym Beneficjentem tj. forma jego zatrudnienia, rodzaju umowy o pracę, wolontariat itp., na podstawie oficjalnej ewidencji zatrudnienia w organizacji Beneficjenta; - potwierdzenie wytworzonych rezultatów intelektualnych (zamieszczenie na platformie VALOR).
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Rezultaty pracy intelektualnej 2/2 (Intellectual outputs) Osoba pracująca nad RPI musi być formalnie powiązana z organizacją (zatrudnienie lub jako wolontariusz) i być związana z danym obszarem edukacji, Osoby pracujące dla Beneficjentów na zasadzie umów o świadczenie usług, np. tłumaczenie, projektowanie stron, nie są uznawane za pracowników organizacji. Te koszty mogą być zakwalifikowane w ramach kategorii budżetu Koszty nadzwyczajne (koszty związane ze zleceniem podwykonawstwa usług które, z uzasadnionych powodów, nie mogą być świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie), Kategoria pracownika musi być przyporządkowana do roli w projekcie, a nie do funkcji pełnionej w organizacji.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej (Multiplier events) Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby uczestników spoza organizacji Beneficjentów i ryczałtowej stawki jednostkowej przypadającej na uczestnika w wysokości: 100 EUR/uczestnik lokalny 200 EUR/uczestnik zagraniczny (maksymalnie 30 000 EUR na projekt) Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - opis wydarzenia w raporcie końcowym; - lista podpisana przez uczestników z podaniem nazwy, daty i miejsca wydarzenia, imienia i nazwiska uczestnika, adresu e-mail i podpisu każdego z uczestników oraz nazwy i adresu organizacji wysyłającej; - program wydarzenia i ewentualnie inne dokumenty.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty ryczałtowe) c.d. Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami (jeśli występują) (Learning, teaching and training activities ) Podróż Wsparcie indywidualne Wsparcie językowe Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby uczestników i ryczałtowej stawki jednostkowej: -275 EUR/uczestnik (dystans 100-1999 km) -360 EUR/uczestnik (dystans od 2000 km) Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia; - w przypadku podróży z/do innego miejsca niż organizacja wysyłająca/przyjmująca, bilety podróżne lub faktury/rachunki potwierdzające trasę przejazdu. Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby dni/m-cy przypadających na uczestnika i ryczałtowej stawki jednostkowej na dzień/m-c zgodnie z Załącznikiem III. Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): - zaświadczenie z organizacji przyjmującej potwierdzające uczestnictwo w spotkaniu z podaniem imienia i nazwiska uczestnika, celu działania za granicą, jak również jego daty rozpoczęcia i zakończenia. Dofinansowanie będzie wyrażone iloczynem liczby uczestników kursu i ryczałtowej stawki jednostkowej zgodnie z Załącznikiem III. Dokumenty potwierdzające (wg WO artykuł II.16.2): -zaświadczenie od organizatora kursu językowego ; -faktura/rachunek za zakup materiałów służących podczas kursu językowego ; - W PRZYPADKU KURSU PRZEPROWADZONGO PRZEZ BENEFICJENTA: oświadczenie uczestnika kursu.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) Koszty rzeczywiste będą: rzeczywiście poniesione przez beneficjenta; poniesione przez beneficjenta w okresie ustalonym w Umowie finansowej; określone w szacunkowym budżecie ustalonym w Załączniku II lub zakwalifikowane na skutek przesunięć pomiędzy kategoriami budżetu, jak określono w Artykule I.3.2; poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zaewidencjonowane w systemie księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości w tym zakresie właściwymi dla kraju, w którym beneficjent prowadzi działalność oraz będą traktowane przez beneficjenta zgodnie z obowiązującymi rutynowymi praktykami księgowymi obowiązującymi w jego organizacji;
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji, jak określono w Załączniku I; poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; niepokryte udziałem ryczałtowym w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych, jak określono w Artykule II.16.1.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Wsparcie uczestników Projektu ze specjalnymi potrzebami (Special needs support) Są to koszty dodatkowe, bezpośrednio związane z niepełnosprawnymi uczestnikami biorącymi udział w projekcie. Dofinansowanie będzie dotyczyło refundacji kosztów obejmujących 100% kwalifikowanych kosztów rzeczywistych. Dokumenty potwierdzające: - faktury/rachunki dokumentujące poniesienie kosztów wraz z dowodem zapłaty; z podaniem nazwy i adresu podmiotu wystawiającego oraz kwoty, waluty oraz daty wystawienia
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Koszty nadzwyczajne 1/3 (Exceptional costs) Koszty związane ze zleceniem podwykonawstwa usług które, z uzasadnionych powodów, nie mogą być świadczone przez organizacje uczestniczące w projekcie, koszty amortyzacji sprzętu (za wyjątkiem zwykłego sprzętu biurowego lub zazwyczaj wykorzystywanego przez organizacje uczestniczące) lub koszty związane z wystawieniem gwarancji finansowej. Dofinansowane zostanie 75% kosztów kwalifikowalnych, ale nie więcej niż 50 000 EUR (z wyłączeniem kosztów gwarancji bankowej). Dokumenty potwierdzające (wg Załącznika III Zasady finansowe i umowne) : - faktury/rachunki lub inne dokumentujące poniesienie kosztów wraz z dowodem zapłaty; - dowód zakupu, najmu lub leasingu sprzętu, zgodny z rocznymi sprawozdaniami finansowymi beneficjenta sporządzonymi na podstawie ewidencji księgowej.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Koszty nadzwyczajne 2/3 (Exceptional costs) sprzęt nie może obejmować standardowego wyposażenia biurowego, tj. komputerów osobistych i przenośnych, drukarek, rzutników itd. lub sprzętu wykorzystywanego przez Beneficjentów w ich statutowej działalności, tj. sprzętu do zajęć z informatyki lub celów szkoleniowych, które są rutynową częścią programu nauczania; w przypadku zakupu, wynajmu lub leasingu sprzętu, wyłącznie kwota odnosząca się do części okresu użytkowania sprzętu w ramach Projektu może być przedmiotem dofinansowania. Koszt związany z amortyzacją sprzętu lub innych aktywów (nowych lub używanych) będzie obliczony w odniesieniu kosztu zaksięgowanego w ewidencji księgowej organizacji Beneficjenta, pod warunkiem, że aktywo to zostało nabyte, zgodnie z Artykułem II.9 (WO) i że odpisy amortyzacyjne nastąpiły zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i tymi rutynowymi księgowymi praktykami obowiązującymi w organizacji Beneficjenta. ALGORYTM: Cena sztuki sprzętu x roczna amortyzacja x (czas użytkowania w m-cach/12) x stopień wykorzystania.
KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE (koszty rzeczywiste) c.d. Koszty nadzwyczajne 3/3 (Exceptional costs) Koszty nadzwyczajne nie będą mogły być pokryte jednocześnie z dwóch istniejących form dofinansowania Projektu, tj. z kategorii budżetu finansowanej w formie udziału ryczałtowego, z zastosowaniem ryczałtowej stawki jednostkowej i z kategorii budżetu finansowanej w formie refundacji poniesionych kosztów rzeczywistych.
PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI BUDŻETU Koordynator będzie mógł samodzielnie dokonywać bez zgody Narodowej Agencji następujących przesunięć: 1. Zwiększenie do 20% kategorii: - Spotkania międzynarodowe; - Rezultaty pracy intelektualnej; - Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej; - Działania związane z uczeniem się/nauczaniem/szkoleniami; (przesunięć można dokonywać z każdej kategorii za wyjątkiem kategorii Wsparcie uczestników Projektu ze specjalnymi potrzebami). 2. Pomniejszenie danej kategorii, z której jest dokonywane przesunięcie, jest możliwe też tylko o max. 20%.
PRZESUNIĘCIA POMIĘDZY KATEGORIAMI BUDŻETU 3. Dowolne przesunięcia z każdej kategorii do kategorii Wsparcie uczestników Projektu ze specjalnymi potrzebami, nawet jeśli żadne środki w tej kategorii nie zostały przyznane; 4. Dowolne przesunięcie z każdej kategorii (poza Wsparciem uczestników Projektu ze specjalnymi potrzebami) do kategorii Koszty nadzwyczajne WYŁĄCZNIE na pokrycie kosztów wystawienia gwarancji finansowej wymaganej przez NA.
Kwalifikowalność kosztów Koszty nieuprawnione Dodatkowo, do wszelkich innych kosztów, które nie spełniają warunków ustalonych dla kategorii kosztów ryczałtowych i rzeczywistych, następujące koszty będą uznane za niekwalifikowalne: zwroty z kapitału; długi i opłaty z nimi związane; rezerwy na straty lub długi; odsetki dłużne; wątpliwe do odzyskania długi; straty kursowe; koszty otwarcia i prowadzenia rachunków bankowych Koordynatora, włącznie z kosztami za przelewy bankowe zadysponowane przez NA, za które bank obciążył rachunek bankowy Koordynatora wskazany w Umowie; koszty najmu lub leasingu sprzętu z opcją wykupu na koniec okresu leasingu lub najmu;
Koszty nieuprawnione Kwalifikowalność kosztów koszty sprawozdane przez beneficjenta w ramach innego projektu, który otrzymał dofinansowanie z budżetu UE, włącznie z dofinansowaniem przyznanym przez kraje członkowskie UE pochodzącym z budżetu UE i dofinansowaniem przyznanym przez organizacje inne niż KE w celach związanych z realizacja budżetu UE; w szczególności koszty pośrednie uznane za niekwalifikowane w ramach przyznanego przez NA dofinansowania Projektu Beneficjenta, w przypadku gdy ten ostatni otrzymał dofinansowanie budżetu operacyjnego z funduszy budżetu UE, realizowanego w okresie wdrażania Projektu; VAT, jeśli Beneficjent jest płatnikiem VAT zarejestrowanym w urzędzie skarbowym i może go odliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym zakresie; wkład rzeczowy otrzymany od stron trzecich; koszty wydatków nadmiernych i lekkomyślnych.
POLITYKA KURSOWA Wszystkie płatności NA na rzecz Koordynatora będą dokonane w walucie EUR. Rachunki bankowe Koordynatora mogą być prowadzone w walucie EUR lub w walucie PLN. Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie EUR.
POLITYKA KURSOWA c.d. Do przeliczenia wszelkich kosztów poniesionych w innych walutach, na walutę EUR, beneficjenci zastosują dzienny kurs wymiany Europejskiego Banku Centralnego, dostępny na stronie: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html na dzień podpisania Umowy Finansowej przez ostatnią z dwóch stron.
MOBILITY TOOL Raportowanie odbywać się będzie w systemie Mobility Tool. Koordynator będzie mógł sukcesywnie, na bieżąco uzupełniać dane w systemie w trakcie trwania projektu. Kwoty kategorii ryczałtowych będą naliczane automatycznie z uwzględnieniem stawek KE, jednak Beneficjent będzie miał możliwość wpisania kwot niższych jako kwot przedstawianych do rozliczenia.
TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI 1. Kontrola raportu końcowego 2. Kontrola zza biurka 3. Kontrola na miejscu podczas realizacji działania 4. Kontrola na miejscu po zakończeniu realizacji działania
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Kontrola raportu końcowego KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY: 100% umów CEL KONTROLI: ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej OBSZAR KONTROLI: raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach kategorii Kosztów nadzwyczajnych MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Kontrola zza biurka KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez NA KOGO DOTYCZY: wytypowanych umów CEL KONTROLI: ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej OBSZAR KONTROLI: raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba NA
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Kontrola na miejscu podczas realizacji działania KIEDY: w tracie realizacji projektu KOGO DOTYCZY: wytypowanych umów CEL KONTROLI: zapewnienie, że samo działanie jest zgodne z wnioskiem o dofinansowanie, umową o dofinansowanie oraz wymogami formalnymi OBSZAR KONTROLI: wywiad mający na celu sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba Koordynatora
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW Kontrola na miejscu po zakończeniu realizacji działania KIEDY: po zakończeniu realizacji projektu i po otrzymaniu raportu końcowego przez NA KOGO DOTYCZY: wytypowanych umów CEL KONTROLI: ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej oraz upewnienie się, że kwoty przestawione w raporcie końcowym mają pokrycie w dokumentacji źródłowej, jak i sprawdzenie realności i poprawności realizacji działań OBSZAR KONTROLI: raport końcowy wraz z dokumentacją potwierdzającą poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii budżetowych, ewidencja księgowa beneficjenta dot. realizacji projektu MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI: siedziba Koordynatora
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW UWAGA Zgodnie z warunkami ogólnymi, Beneficjenci zgadzają się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji, w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych (Art. II.21.2 Warunków ogólnych Umowy finansowej). Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej Umowy, ale uzyskane ustalenia w efekcie ich przeprowadzenia mogą zostać użyte przez NA i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych dotyczących poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu projektów, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych.
KONTROLA FINANSOWA PROJEKTÓW NA może zażądać dla każdego rodzaju kontroli także dokumentów lub dowodów, które są zazwyczaj wymagane dla innego rodzaju kontroli. Ponadto NA ma prawo, oprócz kontroli podstawowych, przeprowadzić kontrolę specjalną dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.
KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych: Joanna Kaszewska tel. (22) 46-31- 147 Izabela Lubiak Belter tel. (22) 46-31-145 Inez Powierża tel. (22) 46-31- 132 Dorota Wojdyga tel. (22) 46-31-293 Anna Myrcha tel. (22) 46-31-142 Sylwia Stanios tel. (22) 46-31-136
Dziękujemy za uwagę!