Załącznik do uchwały nr 27/2009 REGULAMIN ORGANIZACYJNY SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ PODWAWELSKA Rozdział I PODSTAWA PRAWNA 1. Ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (tekst jednolity Dz. U. z 2003 r., Nr 188, poz.1848 z p.zm.) 2. Statut Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska z dnia 24 listopada 2007 r. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: Rozdział II SŁOWNICZEK Spółdzielni należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową Podwawelska z siedzibą w Krakowie, ul. Komandosów 1 Radzie Nadzorczej należy przez to rozumieć Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska Zarządzie należy przez to rozumieć Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska Statucie należy przez to rozumieć Statut Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska z dnia 24.11. 2007 r. Rozdział III POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Spółdzielnia działa na podstawie Statutu Spółdzielni określającego cel, przedmiot i zakres działania. 2. Spółdzielnia jest przedsiębiorcą osobą prawną, prowadzącą we własnym imieniu działalność gospodarczą w zakresie działalności statutowej, o strukturze organizacyjnej przedstawionej w schemacie stanowiącym załącznik do niniejszego regulaminu. 3. Strukturę organizacyjną Regulamin organizacyjny Spółdzielni wraz ze schematem organizacyjnym uchwala Rada Nadzorcza. Regulamin organizacyjny określa podstawowe zasady organizacji wewnętrznej Spółdzielni jako zakładu pracy, podstawowe obowiązki i uprawnienia osób kierujących wykonywaniem zadań Spółdzielni jako zakładu pracy, podział zadań na poszczególne piony organizacyjne Spółdzielni oraz ich podporządkowanie służbowe.
Schemat organizacyjny w sposób graficzny odzwierciedla wzajemne powiązania, podporządkowania pracowników w trzech podstawowych pionach funkcyjnych: pion Prezesa Zarządu, pion Wiceprezesa d/s Technicznych, pion Wiceprezesa Głównego Księgowego. 4. Organizację Spółdzielni w układzie samorządowym opartym na działaniu statutowym wybieralnych organów samorządowych określają odpowiednie postanowienia Prawa spółdzielczego, Regulamin Obrad Walnego Zgromadzenia, Regulamin Pracy Rady Nadzorczej, Regulamin Pracy Zarządu, 5. Organizację Spółdzielni w układzie administracyjno-gospodarczym, opartą na pracy zawodowej pracowników poszczególnych jednostek Spółdzielni jako zakładu pracy, przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu. 2 1. Spółdzielnia prowadzi swoją działalność siłami własnymi lub zleca jej wykonanie innym podmiotom gospodarczym. Zlecenie wykonania określonych zadań innym podmiotom gospodarczym nie zwalnia kierownictwa Spółdzielni z odpowiedzialności za prawidłowe ich wykonanie i rozliczenie. 2. Dla realizacji zadań siłami własnymi Spółdzielnia zatrudnia pracowników i organizuje ich pracę. Rozdział IV ORGANIZACJA I KIEROWNICTWO 3 ZARZĄD 1. Działalnością Spółdzielni kieruje Zarząd Spółdzielni, reprezentuje ją na zewnątrz, wypełnia rolę pracodawcy w stosunku do pracowników etatowych Spółdzielni zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. 2. Zarząd podejmuje swoje decyzje kolegialnie w formie uchwał we wszystkich sprawach niezastrzeżonych w ustawie Prawo spółdzielcze lub Statucie innym organom Spółdzielni. 3. W okresie pomiędzy posiedzeniami Członkowie Zarządu wykonują swoje funkcje w ramach swoich stanowisk pracy zgodnie z zakresem czynności. 4. Zarząd składa się z trzech członków, wybieranych i odwoływanych przez Radę Nadzorczą.: Prezesa Zarządu Wiceprezesa Zarządu Głównego Księgowego Wiceprezesa Zarządu ds. Technicznych - 2 -
5. Oświadczenie woli za Spółdzielnię składają dwaj Członkowie Zarządu lub jeden Członek Zarządu i pełnomocnik w zakresie swego umocowania. 6. Zarząd zgodnie z zakresem uprawnień i czynności: a) wydaje dyspozycje i polecenia oraz nadzoruje bezpośrednio wykonywanie zadań przez jednostki organizacyjne, b) sporządza projekty planów rzeczowo-finansowych oraz sprawozdań z ich wykonania, c) podejmuje niezbędne działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny warunków pracy, d) negocjuje i zawiera umowy z podmiotami zewnętrznymi ponosząc odpowiedzialność za ich poprawną konstrukcję formalno-prawną i merytoryczną, e) nadzoruje skuteczną kontrolę: wykonywania uchwał organów Spółdzielni, przestrzegania w Spółdzielni ogólnie obowiązujących przepisów oraz postanowień statutu, regulaminów i instrukcji wewnętrznych, f) przyjmuje i rozpatruje skargi na działalność pracowników, g) współdziała z organami Spółdzielni w realizacji zadań oraz zapewnia pełną ich obsługę, h) Zarząd odpowiada za całokształt zarządzania Spółdzielnią w interesie ich członków zgodnie ze Statutem. 7. Zasady i zakres pracy Zarządu oraz podział obowiązków pomiędzy jego członkami a także tryb obradowania i podejmowania decyzji określa Regulamin Pracy Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska uchwalony przez Radę Nadzorczą. 8. Każdy członek Zarządu odpowiada przed Radą Nadzorczą i Walnym Zgromadzeniem za realizację zadań przypisanych mu w Regulaminie Pracy Zarządu. Pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach kierowniczych w Spółdzielni są: Prezes Zarządu PZ Wiceprezes Zarządu-Główny Księgowy ZG Wiceprezes Zarządu ds. Technicznych ZT 4 1. Prezes Zarządu (PZ) w ramach uchwał Zarządu kieruje bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności, zwołuje i przewodniczy posiedzeniom Zarządu, nadzoruje, kontroluje oraz koordynuje pracę Wiceprezesa Zarządu Głównego Księgowego oraz Wiceprezesa Zarządu ds. Technicznych, prawidłowo gospodaruje majątkiem i środkami finansowymi Spółdzielni, dokonuje prawidłowego doboru kadr, nadzoruje sprawy związane z zagadnieniami terenowo-prawnymi, składa sprawozdania z pracy Zarządu Radzie Nadzorczej. - 3 -
2. Wiceprezes Zarządu Główny Księgowy (ZG) jest Członkiem Zarządu Spółdzielni, uczestniczy w kierowaniu działalnością Spółdzielni poprzez udział w posiedzeniach Zarządu, w szczególności w czynnościach wymagających zachowania kolegialnej formy decyzji oraz zadań dodatkowo ustalonych przez Kierownika Spółdzielni. Odpowiada za prowadzenie rachunkowości Spółdzielni zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, ze szczególnym uwzględnieniem windykacji należności, za sporządzanie planów i analiz ekonomiczno-finansowych, za koordynowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników. Zastępuje Prezesa Zarząd w czasie jego nieobecności. 3. Wiceprezes Zarządu ds. Technicznych (ZT) jest Członkiem Zarządu Spółdzielni, podlega Prezesowi. Ponosi odpowiedzialność za należyte organizowanie, nadzór i rozliczenie pracy podległego mu pionu organizacyjnego. Zgodnie z aktualnym schematem organizacyjnym Spółdzielni, sprawuje nadzór nad utrzymaniem zasobów Spółdzielni we właściwym stanie techniczno-eksploatacyjnym, kontroluje jakość i terminowość wykonywanych robót inwestycyjnych, remontowych i konserwacyjnych. 5 Spółdzielnia podzielona jest na piony organizacyjne o określonym wyodrębnionym zakresie działania : 1. Jednoosobowe samodzielne stanowiska pracy podległe bezpośrednio poszczególnym Członkom Zarządu. 2. Stanowiska pracy, o których mowa w pkt.1 zgrupowane są w pionach organizacyjnych: a) Prezesa Zarządu pion ogólny b) Wiceprezesa Zarządu Głównego Księgowego pion finansowo-księgowy c) Wiceprezesa ds. Technicznych pion techniczny 3. Członkowie Zarządu jednocześnie pełnią funkcję kierowników tych pionów. 4. Poszczególne stanowiska pracy ujęte w piony działają w oparciu o ramowe zakresy obowiązków i uprawnień, określone w niniejszym Regulaminie. 5. Ramowe zakresy obowiązków i uprawnień są podstawą do opracowania szczegółowych zakresów czynności dla pracowników, które winny być dołączone do akt pracowników. Rozdział V PODSTAWOWE ZADANIA STANOWISK PRACY 6 A. PION OGÓLNY 1. Pion ogólny zajmuje się przede wszystkim zakresem merytorycznym spraw Spółdzielni tj. sprawami członkowskimi, samorządowymi, a także ich obsługą pod względem prawnym, kadrowym, administracyjno-sekretarskim oraz eksploatacyjną osiedla. - 4 -
2. Prezesowi Zarządu podlegają następujące stanowiska pracy: 2) Specjalista ds. Kadrowych (ZK) do jego zadań należy załatwianie spraw pracowniczych, oraz odpowiada on za obsługę posiedzeń Zarządu, archiwizację uchwał i protokołów Zarządu. 3) Specjalista ds. Członkowsko-Mieszkaniowych (ZC) do jego zadań należy: prowadzenie dokumentacji członkowskiej, właściwą obsługę członków Spółdzielni w zakresie formalności związanych z członkostwem, z uzyskaniem, przekształceniem, utratą tytułu prawnego do lokali mieszkalnych, a także obsługę posiedzeń Rady Nadzorczej, Walnego Zgromadzenia oraz archiwizację uchwał i protokołów z zebrań tych organów. 4) Specjalista ds. organizacyjnych (ZO) odpowiada za prawidłową pracę Sekretariatu Spółdzielni, terminowe przygotowywanie odpowiedzi na pisma kierowane do Spółdzielni a także na wnioski składane na dyżurach członków Rady Nadzorczej i Zarządu oraz za prowadzenie strony internetowej Spółdzielni. 5) Administratorzy osiedla (ZA) odpowiadają za realizację zadań związanych z zapewnieniem właściwego stanu sanitarnego, porządkowego i estetycznego w administrowanych zasobach mieszkaniowych oraz pomieszczeniach ogólnego użytku i na terenach wspólnych Spółdzielni, prowadzą ewidencję zasobów mieszkaniowych oraz ich dysponentów oraz lokali o innym przeznaczeniu. 6) Obsługę prawną Spółdzielni zapewniają podmioty zewnętrzne kancelarie prawne zgodnie z umowami cywilno-prawnymi. B. PION TECHNICZNY 7 1. Pion Techniczny zajmuje się przede wszystkim utrzymaniem zasobów Spółdzielni we właściwym stanie techniczno-eksploatacyjnym, nadzorem nad wykonywaniem prac konserwacyjnych, remontowych i sprawami przetargów na roboty budowlane, sprawami związanymi z dostawą mediów do zasobów Spółdzielni oraz ich rozliczeniem. 2. Wiceprezes ds. Technicznych odpowiada za pion techniczny, któremu podlegają następujące stanowiska pracy: 1) Specjalista ds. Technicznych (TS) odpowiada za sprawy związane z eksploatacją techniczną obiektów wynikającą z planu remontów, zgłoszeń awarii i usterek oraz kwalifikuje do wykonania w trybie awaryjnym lub w ramach remontu, przygotowuje zlecenia, umowy na wykonywane prace i rozlicza je. 2) Inspektorzy ds. Technicznych (TT) opracowują plany remontów rocznych, wieloletnich oraz nadzorują całokształt prac związanych z rozliczeniem mediów, opracowują dokumenty związane z przetargiem oraz prowadzą korespondencję z mieszkańcami w sprawach dotyczących utrzymania technicznego zasobów Spółdzielni, opracowują harmonogramy przeglądów i uczestniczą w tych przeglądach, prowadzą książki obiektów budowlanych oraz rejestry zgłoszeń usterek i awarii. - 5 -
Prowadzą sprawy związane z rozliczeniem w tytułu uznania odszkodowania przez firmy ubezpieczeniowe. 3) Inspektorzy Nadzoru (TN) stosownie do swoich uprawnień: Inspektor nadzoru ds. ogólnobudowlanych nadzoruje prace inwestycyjnoremontowe w zakresie ogólnobudowlanym, realizuje zadania w zakresie bieżącego nadzoru nad pracami wykonywanymi na terenie osiedla w zakresie remontów ogólnobudowlanych, uczestniczy w przeglądach rocznych i kwalifikuje do wykonania konieczne prace remontowe do planu remontu na dany rok, sprawdza pod względem ilości, jakości i wyceny oraz sporządza odpowiednią dokumentację. Inspektor nadzoru ds. instalacyjnych wod-kan-gaz nadzoruje prace wykonywane na terenie osiedla w zakresie instalacji wodno-kanalizacyjnych, gazowych i urządzeń mechanicznymi oraz wentylacyjnych. Uczestniczy w przeglądach rocznych i kwalifikuje do wykonania konieczne prace remontowe do planu, sprawdza pod względem ilości, jakości i wyceny oraz sporządza odpowiednią dokumentację. Inspektor nadzoru ds. instalacyjnych elektrycznych nadzoruje prace wykonywane na terenie osiedla w zakresie instalacji elektrycznych i urządzeń mechanicznych oraz wentylacyjnych. Uczestniczy w przeglądach rocznych i kwalifikuje do wykonania konieczne prace remontowe do planu remontu, sprawdza je pod względem ilości, jakości i wyceny oraz sporządza odpowiednią dokumentację. Inspektorzy nadzoru dokonują prawidłowych i zgodnych ze sztuką budowlaną oraz prawem budowlanym odbiorów robót remontowych. C. PION FINANSOWO- KSIĘGOWY 8 1. Pion finansowo- księgowy zajmuje się prowadzeniem gospodarki finansowej i rachunkowości Spółdzielni. W szczególności zajmuje się prowadzeniem rozliczeń finansowych i podatkowych, analizą wykorzystania środków finansowych będących w posiadaniu Spółdzielni, kontrolą dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych i operacji gospodarczych, sporządzaniem sprawozdawczości finansowej i planów rzeczowo-finansowych, opracowaniem projektów przepisów wewnętrznych wydawanych w Spółdzielni dotyczących prowadzenia polityki rachunkowości. 2. Wiceprezesowi Głównemu Księgowemu podlegają następujące stanowiska pracy: 1) Główny Specjalista ds. Ekonomicznych (GG) prowadzi ewidencję w zakresie rozliczeń publiczno-prawnych dotyczących podatków od towarów i usług w celu prawidłowego rozliczenia z urzędem skarbowym. 2) Specjaliści ds. Księgowych (GS) prowadzą ewidencję w zakresie wynagrodzeń pracowniczych i bezosobowego funduszu płac oraz ich rozliczenia z urzędem skarbowym, zakładem ubezpieczeń społecznych sporządzając stosowne deklaracje podatkowe i rozliczeniowe. Prowadzą ewidencję syntetyczną i analityczną wynikająca z zakładowego planu kont zapewniającą prawidłowe sporządzenie stosownych - 6 -
sprawozdań i deklaracji umożliwiają rozliczenie przychodów i kosztów poszczególnych obiektów i mienia Spółdzielni 3) Inspektorzy ds. Ekonomicznych (GI) prowadzą księgowania dotyczące rozrachunków z członkami Spółdzielni za używanie lokali mieszkalnych i wynajem lokali o innym przeznaczeniu, prowadzą bieżąco analizę zaległych opłat za używanie lokali, biorą udział w windykacji zaległych należności, dokonują naliczeń odsetek z tytułu nieterminowych wpłat, prowadzą rejestr dodatków mieszkaniowych. 4) Kasjer (GK) dokonuje wypłat: wynagrodzeń, nadpłat z tytułu rozliczenia co, wody i dopłat do wymiany okien, wypłaca, rozlicza, księguje bieżąco wszystkie prowadzone operacje kasowe, sporządza przelewy do banku. Prowadzi ewidencje środków nietrwałych, zakłada i rozwiązuje lokaty terminowe środków pieniężnych, prowadzi sprawy związane z umorzeniem kredytów i przekazanie ich do banku z racji wyodrębnień lokali mieszkalnych. Rozdział VI POSTANOWIENIA KOŃCOWE 9 1. Traci moc dotychczasowy Regulamin Organizacyjny Spółdzielni Mieszkaniowej Podwawelska zatwierdzony Uchwałą Rady Nadzorczej Nr 105/97 z dnia 09.02.1994 r. wraz z aneksem z 05.01.1999 r. 2. Regulamin został uchwalony Uchwałą Rady Nadzorczej Nr 27/2009 z dnia 21.04.2009 r. Prot. nr 4/2009 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. Sekretarz Rady Nadzorczej Zofia Więcek Przewodniczący Rady Nadzorczej inż. Adam Bialik - 7 -