1 Protokół Nr 38/2013 Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Mikołajki Pomorskie z kontroli działalności Zespołu Szkół i Przedszkola Samorządowego w Mikołajkach Pomorskich. Kontrolę przeprowadziła Komisja w dniu 10 czerwca 2013 roku w następującym składzie: 1. Zuzanna Smoter przewodniczący komisji, 2. Maciej Baurycza - członek 3. Piotr Charkiewicz zastępca przewodniczącego. działając na podstawie upoważnienia do kontroli nr 4/2013 z 2013 roku. Kontrolę przeprowadzono, realizując zadanie zlecone Komisji przez Radę Gminy w planie pracy Komisji przyjętym uchwałą Nr XXIV/158/2012 Rady Gminy Mikołajki Pomorskie z dnia 28 grudnia 2012 roku. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Kontrola realizacji budżetu w 2012 roku: a) plan finansowy utrzymania jednostki budżetowej na 2012 rok, b) roczne sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, c) roczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, d) miesięczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, e) zobowiązania wymagalne na dzień 31grudnia 2012 r., f) faktury za energię elektryczną w 2012 r. 2. Struktura organizacyjna jednostki. 3. Wysokość środków na remonty bieżące w 2013 r. 4. Główne problemy i prośby pod adresem organu założycielskiego. Kontrolujący dokonali następujących czynności kontrolnych: przeanalizowano sprawozdanie z wykonania budżetu za 2012 rok (plan i wykonanie), roczne sprawozdanie Rb-27S, Rb-28S, miesięczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu dochodów budżetowych, zobowiązania wymagalne oraz faktury za energię elektryczną. Wyjaśnień udzielali: Pani Joanna Żywicka -Dyrektor Zespołu Szkół, Pani Halina Nadrowska Dyrektor Przedszkola Samorządowego w Mikołajkach Pomorskich, Pani Iwona Kolińska Kierownik referatu Oświaty w Urzędzie Gminy oraz Pan Kazimierz Kulecki wójt Ad. 1. Kontrola realizacji budżetu za 2012 rok w Zespole Szkół: a) i c) plan finansowy utrzymania jednostki budżetowej na 2012 rok, roczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, Analizując sprawozdanie z wykonania budżetu za 2012 rok komisja stwierdziła, że wydatki w Zespole Szkół zaplanowane zostały na kwotę 2.687.144 zł., które wykonane zostały w kwocie 2.621.462,67 zł. co stanowi 97,56% wykonania. Największe wydatki poza
2 płacowymi poniesione zostały na materiały i wyposażenie (węgiel, drewno opałowe, środki czystości, remontowe, druki, materiały biurowe, wyposażenie, programy i akcesoria komputerowe). Dyrektor Zespołu Szkół wyjaśniła, że w ramach środków remontowych wymalowana została podłoga w sali gimnastycznej, przeprowadzony został remont generalny we wszystkich łazienkach przy sali gimnastycznej, pomalowane i odświeżone zostało pomieszczenie socjalne, pomalowano klasę przyrodniczą w Szkole Podstawowej, odnowiono wszystkie ławki w klasach w Szkole Podstawowej, zakupiono szafki ubraniowe dla uczniów klas 1-3 w Szkole Podstawowej. Poprawione zostały wszystkie odpływy i orynnowania pionowe w Gimnazjum oraz zakupiony został drewnochron do pomalowania ganków zewnętrznych w Gimnazjum. Wszystkie te prace zostały wykonane od września 2012 roku. Jeżeli chodzi o usługi pozostałe to są to usługi pod umowy (bhp, na wywóz śmieci, prowizje bankowe, usługi informatyczne i inne). Przewodnicząca komisji zapytała czego dotyczyła kwota 2.752 zł. w Gimnazjum i 160 zł. świetlice w pozostałej działalności. Dyrektor Zespołu Szkół wyjaśniła, że kwoty te dotyczą zakupu kombajnu (ksero, drukarka) z projektu Nasze jezioro, nasze sprawa. Natomiast kwota 33.872 zł. w Szkole Podstawowej dotyczy projektu Język angielski. W ramach tego projektu zakupiono projektor, laptop, słowniki, nagrody dla dzieci i na zajęcia. Piotr Charkiewicz zapytał czego dotyczy kwota 3.800 zł. w Gimnazjum i Szkole Podstawowej przewóz młodzieży. Dyrektor Zespołu Szkół wyjaśniła, że środki te wydatkowane zostały na przewóz uczniów na zawody sportowe, konkursy, olimpiady czy odbiór nagród (jeżeli np. jedzie 12 15 dzieci). b) i,d )roczne sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, miesięczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Dyrektor Zespołu Szkół poinformowała, że dochody w 2012 roku wyniosły 9.600 zł. z tego 4.100 zł. za wynajem sali w związku z odbywającymi się kursami języka angielskiego, natomiast 5.500 zł. jest to zwrot kosztów utrzymania pomieszczenia od firmy która przygotowuje obiady dla uczniów (za ogrzewanie, za wodę, za energię elektryczną). Ponadto pani dyrektor poinformowała, że firma ta zalegała z płatnością za miesiąc listopad i grudzień 2012 r. na kwotę 1.130,55 zł. Sprawozdanie sporządzone było na dzień 31.12.2012 roku, należność ta została już uregulowana. e) zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2012 roku, Z analizy sprawozdania wynika, że zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2012 roku wyniosły 0, natomiast zobowiązania niewymagalne wyniosły 241.822,62 zł. z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. trzynastka. f) faktury za energię elektryczną w 2012. Członkowie komisji sprawdzili faktury za poniesione koszty za energię elektryczną w Gimnazjum i Szkole Podstawowej w wysokości 18.461,58 zł. Dyrektor Zespołu Szkół wyjaśniła, że w miesiącach styczeń-czerwiec, mimo ponaglań, Zakład energetyczny przesyłał tylko faktury za dystrybucję a nie za energię elektryczną. Do końca roku zapłacone było za energie elektryczną tylko za cztery i pół miesiąca i za cały rok za dystrybucję, gdyż faktury za pozostałe miesiące Zespół Szkół otrzymał dopiero w lutym bieżącego roku na kwotę 12.373,92 zł. Około 9 tys. zł. to były koszty energii za ubiegły rok, które uregulowane zostały ze środków budżetowych bieżącego roku.
3 Wójt dodał, że taka sytuacja nie dotyczy tylko Zespołu Szkół ale także Urzędu Gminy i pozostałych jednostek w związku ze zmianą umów. Ad.2. Struktura organizacyjna jednostki. Dyrektor Zespołu Szkół poinformowała, że w Zespole Szkół zatrudniony jest dyrektor, dwóch wicedyrektorów, 33 nauczycieli, 2 sekretarki i 9 etatów obsługi (dwie osoby zatrudnione są na ½ etatu). W roku szkolnym 2012/2013 w ZS funkcjonują 22 oddziały z tego 15 w Szkole Podstawowej i 7 w Gimnazjum a w roku 2013/2014 funkcjonować będzie 21 oddziałów z czego w Gimnazjum 6 oddziałów i w Szkole Podstawowej 15 oddziałów. W Szkole Podstawowej przewiduje się trzy pierwsze oddziały, dwa oddziały drugie, dwa oddziały trzecie, dwa oddziały czwarte, trzy oddziały piąte i trzy szóste. W Gimnazjum przewiduje się po dwa oddziały pierwsze, drugie i trzecie. Przewiduje się też jeden oddział sześciolatków, nie razem z siedmiolatkami, gdyż między sześciolatkami a siedmiolatkami jest różnica, również emocjonalna. Ad. 3. Wysokość środków na remonty bieżące w 2013 r. Na remonty bieżące w Szkole Podstawowej przeznaczonych jest 8.000 zł. a w Gimnazjum 2.000 zł. W Szkole Podstawowej 8 tys. zł. było zabezpieczone na czopuch do pieca, gdyż jest przepalony oraz na pomalowanie sali gimnastycznej. W związku z tym, że będą wydatki związane z reorganizacją klas (gdyż przyjęte zostaną do szkoły sześciolatki), w pierwszej kolejności należy zabezpieczyć to co jest najważniejsze, stwierdziła dyrektor Zespołu Szkół. Czopuch i pomalowanie gimnazjum będzie robione jeżeli starczy pieniędzy. Środki na usługi remontowe w Gimnazjum przeznaczone są na bieżące remonty. Ad. 4. Główne problemy i prośby pod adresem organu założycielskiego. Dyrektor Zespołu Szkół poinformowała, że do końca bieżącego roku chce odnowić pomieszczenia w Szkole Podstawowej (korytarze, klasa komputerowa). W gimnazjum należy odnowić klasę nr 11 i jeżeli starczy pieniędzy i czasu należy odnowić klasę językową. Następnym problemem który należy rozwiązać, gdyż od 1 września 2013 roku musi być jeden komputer na jednego ucznia. Jeżeli projekt z którego część komputerów ma być przekazana do szkoły nie zostanie przyjęty to trzeba będzie podjąć jakąś decyzję w tej sprawie. Wójt poinformował, że Firma zwróciła się do Urzędu Gminy o uzupełnienia do projektu z czego wynika, że projekt nie został odrzucony. Dyrektor Zespołu poinformowała, że ma problemy z uczniami z rodzin patologicznych. Komisja stwierdziła, iż powyższe wyjaśnienia są wystarczające. Komisja sformułowała następujące wnioski pokontrolne: 1. W Zespole Szkół w Mikołajkach Pomorskich prawidłowo prowadzona jest gospodarka finansowa. Komisja Rewizyjna nie wnosi zastrzeżeń do zasadności, celowości oraz
4 legalności ponoszonych kosztów. Gospodarowanie środkami finansowymi jest zgodne z planem finansowym. 2. Komisja Rewizyjna nie stwierdziła uchybień jeżeli chodzi o faktury, w związku z czym nie wnosi uwag dotyczących prowadzenia dokumentacji... Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym doręczono Przewodniczącemu Rady Gminy, Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej i Dyrektorowi Zespołu Szkół w Mikołajkach Pomorskich. Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu. Podpis osoby kontrolowanej... Następnie członkowie komisji przeprowadzili kontrolę realizacji budżetu w 2012 roku w Przedszkolu Samorządowym w Mikołajkach Pomorskich. Ad.1. a) plan finansowy utrzymania jednostki budżetowej na 2012 rok, c) roczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, d) miesięczne sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, Na rok 2012 zaplanowane zostały środki w wysokości 503.790 zł. które wykonane zostały w wysokości 489.589,44 zł. co stanowi 97,18% wykonania. Na wynagrodzenia i pochodne w 2012 roku wydatkowano 404.786 zł., natomiast na pozostałe wydatki 84,803,44 zł. w tym na dokształcanie nauczycieli 1.408,50 zł., na materiały i wyposażenie 12.395,92 zł.( miał węglowy, środki czystości, prenumerata, materiały biurowe, materiały remontowe, zakup kosiarki elektrycznej itp.), na zakup energii, wody 9029,57 zł., zakup pomocy dydaktycznych 248,97 zł., usługi zdrowotne (badania okresowe) 505 zł., na usługi pozostałe 6.861,25 zł.(usługi komunalne, usługi bhp, prowizje bankowe, opłata za RTV, usługi informatyczne i kominiarskie itp.), na usługi telekomunikacyjne 1.696,20 zł., na zakup środków żywności 51.347,43 zł., ubezpieczenie mienia 1.140 zł. i szkolenie pracowników 159 zł. b) roczne sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, Dyrektor Przedszkola Samorządowego wyjaśniła, że w sprawozdaniu ujęte zostały dochody z wpłat rodziców w wysokości 74.370,91 zł. na plan 75.500 zł. Są to wpłaty na wyżywienie oraz wpłaty za Przedszkole wykraczające poza podstawę programową. Powstały też zaległości, które zostały już uregulowane. Przewodniczący komisji zapytała czy poza planem dużo rodzice wpłacają. Dyrektor Przedszkola odpowiedziała, że powyżej podstawy programowej jest 24 dzieci, gdyż w zerówkach przeważają pięcio i sześciolatki i każdy korzysta z tego, że dzieci mogą uczęszczać do Przedszkola na 5 godz. Przewodniczący komisji zapytała ile w ciągu roku wpłynęło z tego tytułu środków.
5 Kierownik ref. Oświaty wyjaśniła, że nie jest w stanie poinformować jaki plan był na rok 2012, natomiast w roku bieżącym plan na opłatę stałą wynosi 22 tys. zł. w związku ze zmianą ustawy, że ma być 1 zł. za godzinę. Ponadto na 2013 rok zaplanowane zostały środki w wysokości 150 zł., wpłynęło 121,37 zł. są to odsetki za nieterminowe wpłaty za Przedszkole oraz prowizje -plan w wysokości 224 zł., wpłynęło 184 zł. Ogółem dochody wyniosły 74.676,28 zł. e) zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2012 r. Dyrektor Przedszkola poinformowała, że zobowiązania wymagalne na dzień 31.12.2012 rok wyniosły 0. Pozostałe zobowiązania są to zobowiązania niewymagalne z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, które wypłacane jest w styczniu lub lutym następnego roku. f) faktury za energię elektryczną w 2012 r. Środki za energię elektryczną za 2012 rok nie zostały wykorzystane, gdyż faktury otrzymaliśmy w styczniu 2013 roku i trzeba było zapłacić ze środków 2013 roku, wyjaśniła dyrektor Przedszkola. Ad.2. Struktura organizacyjna jednostki. W roku szkolnym 2012/2013 jak poinformowała dyrektor w przedszkolu były 3 grupy dzieci, Struktura zatrudnienia przedstawiała się następująco: dyrektor i 4 nauczycieli oraz kucharka, palacz-konserwator, sprzątaczka i intendent. Wspomagaliśmy się również, powiedziała pani dyrektor, pracownikami w ramach prac interwencyjnych (jeden pracownik do października). Od września przeszła jedna nauczycielka z Cieszymowa po zlikwidowaniu Szkoły Podstawowej. Od września też utworzona została dodatkowa jedna grupa sześciolatków, gdyż była taka potrzeba dlatego, że dzieci nie poszły do szkoły. Przedszkole funkcjonuje od 6 30 do 15 30. Ad.3. Wysokość środków na remonty bieżące w 2013 r. Dyrektor Przedszkola poinformowała, że na 2013 rok nie zaplanowała żadnych środków na remonty bieżące, gdyż po generalnym remoncie obowiązuje jeszcze okres gwarancyjny. Ad.4. Główne problemy i prośby pod adresem organu założycielskiego. Dyrektor Przedszkola poinformowała, że głównym problemem są środki finansowe, gdyż w przedszkolu obecnie jest więcej dzieci, co wiąże się z większym zużyciem wody, środków czystości. Wzrosły też koszty energii, ścieków, opału w związku z czym pani dyrektor poprosiła o zwiększenie środków w tych paragrafach. Na wynagrodzeniach za 2012 rok zostało. 14 tys. zł. poinformowała dyrektor przedszkola.
6 Wójt wyjaśnił, że jeżeli chodzi o energię to dotyczy wszystkich jednostek i nikt na taki stan rzeczy nie miał wpływu. Członkowie komisji zastanawiali się jak to się stało, że na wynagrodzenia zaplanowano za dużo środków. Kierownik referatu Oświaty wyjaśniła, że prawdopodobnie związane było to z podwyżką płac dla nauczycieli, gdyż od września ubiegłego roku nauczyciele otrzymali podwyżkę i może wówczas były przyjęte złe szacunki. Komisja stwierdziła, że powyższe wyjaśnienia są wystarczające. Komisja sformułowała następujące wnioski pokontrolne: 1. Przyjrzeć się dokładniej planowaniu budżetu, dokładnie oszacować, żeby nie było takiej sytuacji jak jest w roku bieżącym. 2. Komisja nie wnosi zastrzeżeń do celowości i zasadności wydatków. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym doręczono Przewodniczącemu Rady Gminy, Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej i Dyrektorowi Przedszkola Samorządowego w Mikołajkach Pomorskich. Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu. Podpis osoby kontrolowanej... Podpisy członków komisji: 1.... (Zuzanna Smoter) 2.... (Maciej Baurycza) 3.... (Piotr Charkiewicz) Pouczenie. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu, jest on obowiązany do złożenia- w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn. Wyjaśnienie składa się na ręce Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. Kierownik kontrolowanego podmiotu może złożyć na ręce Przewodniczącego Rady uwagi dotyczące kontroli i jej wyników w terminie 7 dni od daty przedstawienia kierownikowi kontrolowanego podmiotu protokołu pokontrolnego do podpisania. Załączniki do protokołu: 1. Lista obecności. 2. Upoważnienie Nr 4/2013 z 05.05.2013 r. 3. Sprawozdanie z wykonania budżetu za 2012 rok. 4. Roczne sprawozdania z wykonania planu dochodów i wydatków budżetowych.
7