BDG.V.2511.46.2016.AD Załącznik nr 2 do SIWZ UMOWA nr. zawarta w Warszawie, w dniu.. pomiędzy: Skarbem Państwa Ministerstwem Rozwoju z siedzibą w Warszawie, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez... działającą/-ego na podstawie pełnomocnictwa z dnia..., którego kopia stanowi załącznik nr 1 do umowy a *gdy kontrahentem jest spółka prawa handlowego: spółką pod firmą z siedzibą w... (wpisać tylko nazwę miasta/miejscowości), zwaną dalej Wykonawcą, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w pod numerem... zgodnie z wydrukiem z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy, reprezentowaną przez... 1 /reprezentowaną przez działającą/-ego na podstawie pełnomocnictwa, stanowiącego załącznik nr 2a do umowy 2, *gdy kontrahentem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą: Panią/Panem, zwaną/-ym dalej Wykonawcą, legitymującą/-ym się dowodem osobistym seria i numer, o numerze PESEL, zamieszkałą/-ym pod adresem, prowadzącą/-ym działalność gospodarczą pod firmą z siedzibą w (wpisać tylko nazwę miasta/miejscowości) zgodnie z wydrukiem z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy, reprezentowaną/-ym przez działającą/-ego na podstawie pełnomocnictwa, stanowiącego załącznik nr 2a do umowy 3, zaś wspólnie zwanymi dalej Stronami, o następującej treści: 1 1. Strony oświadczają, że Umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.) na obsługę Ministerstwa Rozwoju w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich w kraju i za granicą w latach 2017-2018. 2. Wykonawca oświadcza, że spełnia warunki przewidziane w art. 22 ust. 1 ustawy, o której mowa w ust. 1 oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 tej ustawy. 2 1. Przedmiotem Umowy jest obsługa Ministerstwa Rozwoju w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich w kraju i za granicą w latach 2017-2018. 1 Jeżeli przy zawarciu umowy działa osoba pełniąca funkcję organu (członka organu) lub prokurent spółki. 2 Jeżeli przy zawarciu umowy działa pełnomocnik spółki. 3 Jeżeli przy zawarciu umowy działa pełnomocnik tej osoby. 1
2. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot Umowy zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia (SOPZ), oraz Ofertą Wykonawcy, które stanowią odpowiednio Załącznik nr 3 i 4 do Umowy. 3. Przedmiot Umowy będzie wykonywany na podstawie zleceń kierowanych do Wykonawcy przez Zamawiającego zgodnie ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w SOPZ; wzór formularza zlecenia stanowi Załącznik nr 5 do Umowy. 3 1. Strony oświadczają, że ilekroć w Umowie lub jej Załącznikach jest mowa o: 1) Cenie usługi hotelarskiej należy przez to rozumieć iloczyn ceny wynajmu 1 pokoju hotelowego o określonym w zleceniu standardzie na 1 dobę oraz liczby dób hotelowych dla każdego pokoju hotelowego oraz liczby pokoi określonych w zleceniu z uwzględnieniem możliwości zapewnienia bezkosztowej anulacji lub zmiany rezerwacji; cena usługi hotelarskiej będzie zawierała podatek VAT oraz wszelkie inne należne podatki lub opłaty. 2) Opłacie transakcyjnej należy przez to rozumieć stałą kwotę za realizację usługi rezerwacji i zakupu usługi hotelarskiej, określonej w jednym zleceniu, której wysokość jest podana w ofercie Wykonawcy i która wynosi ; kwota opłaty transakcyjnej jest stała i niezależna od liczby pokoi hotelowych, liczby osób zakwaterowanych w danym pokoju hotelowym, liczby dób hotelowych oraz standardu pokoi. 3) Opuście należy przez to rozumieć wartość obniżająca cenę usługi hotelarskiej, którego wysokość jest podana w ofercie i która wynosi %. 4) Wynagrodzeniu należy przez to rozumieć cenę usługi hotelarskiej uwzględniającą opust, powiększoną o kwotę opłaty transakcyjnej. 2. W celu dokonania rozliczeń z Zamawiającym, w przypadku, gdy cena usługi hotelarskiej, o której mowa w ust. 1 pkt. 1, jest wyrażona w obcej walucie, Wykonawca dokona jej przeliczenia na PLN po średnim kursie NBP z dnia przedstawienia propozycji realizacji usługi hotelarskiej. 3. Zarówno cena usługi hotelarskiej jak i wynagrodzenie będą wyrażone w PLN. 4 1. Strony ustalają, że wynagrodzenie, o którym mowa w 3 ust. 1 pkt 4, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu zlecenia zrealizowanego zgodnie z wymogami określonymi w Umowie i w SOPZ. 2. Wystawienie faktury przez Wykonawcę następuje każdorazowo po upływie daty zapewnienia ostatniego noclegu zgodnie ze zleceniem. Każdorazowo zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na wskazany na fakturze rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Adresatem dla doręczenia faktury jest komórka organizacyjna Zamawiającego wskazana w zleceniu, o którym mowa 2 ust. 3. Fakturę VAT należy doręczyć w formie papierowej pod adres: pl. Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa lub w formie elektronicznej przesyłając z adresu mailowego Wykonawcy:... na adres mailowy Zamawiającego: faktury@mr.gov.pl. 2
3. Jako dzień zapłaty Strony ustalają dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest częściowo finansowane ze środków Unii Europejskiej. 5. Wykonawca zobowiązuje się do realizowania zleceń z uwzględnieniem zasady oszczędnego gospodarowania środkami Zamawiającego, przy zachowaniu standardów określonych w Umowie i w SOPZ. 6. Wszystkie reklamacje i roszczenia Zamawiającego dotyczące niezgodności usługi hotelarskiej z warunkami zlecenia, Zamawiający kieruje do Wykonawcy. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo wystąpienia do Wykonawcy lub kontrahenta Wykonawcy o przedstawienie dokumentów na potwierdzenie prawidłowości skalkulowania należnego Wykonawcy wynagrodzenia z tytułu realizacji danego zlecenia. W szczególności na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest obowiązany do przedstawienia w terminie 2 dni roboczych od dnia wystąpienia przez Zamawiającego wyników rozeznania rynku, o których mowa w rozdziale IX pkt. 2 SOPZ, dla propozycji wybranej przez Zamawiającego, w formie wydruku. Informacja powinna zawierać w szczególności cenę pokoju hotelowego o standardzie określonym w zleceniu z dnia przedstawienia propozycji wynajmu pokoju hotelowego. 8. Za każdy dzień opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia, Wykonawca może żądać od Zamawiającego odsetek ustawowych. 9. Wykonawca lub podwykonawca w okresie realizacji umowy zobowiązuje się zapewnić do wykonywania zamówienia na obsługę Ministerstwa Rozwoju w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelarskich w kraju i za granicą zgodnie z wymogami określonymi w SOPZ (załącznik nr 3 do umowy) co najmniej 1 osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę w wymiarze minimum 1/2 etatu. 10. Wykonawca nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy na realizację niniejszego zamówienia przedstawi Zamawiającemu wykaz osób, o których mowa w ust. 9 i przedstawi Zamawiającemu do wglądu dowody potwierdzające spełnianie wymagań Zamawiającego w zakresie, o którym mowa w ust. 9 (np. kopie umów, zgłoszeń do ubezpieczenia itp.). 11. Wykonawca lub podwykonawca może dokonać zmiany osoby/osób, o których mowa w ust. 9 pod warunkiem wcześniejszego pisemnego poinformowania o tym fakcie Zamawiającego. W przypadku ww. zmiany Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wykazu nowych osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w wymiarze minimum 1/2 etatu oraz przedstawienia do wglądu dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych przez Zamawiającego w ust. 9. Obowiązek ten Wykonawca realizuje w terminie 3 dni roboczych od dokonania przedmiotowej zmiany. 12. W każdym czasie Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o przedstawienie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych przez Zamawiającego w ust. 9 dotyczących osób wskazanych zgodnie z ust. 10 i 11. 3
13. Zamawiający nie wyraża zgody na przelew (cesję) wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji niniejszej umowy na osoby trzecie. 14. Wykonawca jest uprawniony do wystawienia faktury jedynie za usługę hotelarską rozumianą, jak w 3 ust. 1 pkt 1 i nie może obciążać Zamawiającego kosztami sprzedaży innych usług lub towarów z zastrzeżeniem, że usługa hotelarska ma uwzględniać zaoferowany opust i być powiększona o kwotę opłaty transakcyjnej. 5 1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w formie kar umownych. 2. Przez niewykonanie zlecenia należy rozumieć: 1) brak zapewnienia pokoju hotelowego w wymaganym terminie lub dla wymaganej liczby osób objętych danym zleceniem albo 2) zapewnienie pokoju hotelowego z rażącym naruszeniem standardów określonych w danym zleceniu, w szczególności polegającym na: braku wody, braku łazienki, braku prądu, braku łóżka lub innym rażącym zaniżeniu standardu pokoju. 3. W razie niewykonania zlecenia z winy Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 5 000,00 zł brutto (słownie: pięć tysięcy złotych brutto). Poza karą umowną, o której mowa w zd. pierwszym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu usługi hotelarskiej zgodnej ze standardami danego zlecenia na koszt Wykonawcy (wykonanie zastępcze). 4. Przez nienależyte wykonanie zlecenia należy rozumieć w szczególności: 1) wystawienie vouchera zawierającego błędne dane lub nieuwzględnienie w voucherze informacji, o których mowa w rozdz. IV pkt 5 ppkt b SOPZ; 2) zapewnienie pokoju hotelowego o innym standardzie niż wskazany przez Zamawiającego; 3) zapewnienie pokoju hotelowego w innym hotelu niż wskazany przez Zamawiającego. 5. W razie nienależytego wykonania zlecenia z winy Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 1.000,00 zł brutto (słownie: jeden tysiąc złotych brutto). 6. W razie niedotrzymania terminów związanych z realizacją zlecenia, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 1.000,00 zł brutto (słownie: jeden tysiąc złotych brutto). 7. W razie niewykonania przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w 4 ust. 7 Umowy lub niewykazania, na żądanie Zamawiającego, prawidłowości skalkulowania należnego Wykonawcy wynagrodzenia z tytułu realizacji danego zlecenia, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 1 000 zł brutto (słownie: jeden tysiąc złotych brutto). 8. Zamawiający żąda zapłaty kary umownej w wysokości 0,05 % maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 6 ust. 2 w przypadku każdorazowego nieprzestrzegania wymagań 4
Zamawiającego, o których mowa w 4 ust. 9-11. 9. Trzykrotne naliczenie Wykonawcy kary umownej, na podstawie ust. 7, stanowi podstawę do rozwiązania Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia. W takim przypadku Wykonawcy będzie przysługiwało wyłącznie wynagrodzenie za zrealizowane zlecenia. 10. W razie rozwiązania przez Zamawiającego Umowy z winy Wykonawcy, z tytułu rażącego niewywiązywania się z postanowień Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 100 000,00 zł brutto (sto tysięcy złotych brutto). 11. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone na jego rzecz kary umowne. 12. Strony uzgadniają, że w razie naliczenia przez Zamawiającego kar umownych, Zamawiający potrąci z wynagrodzenia, kwotę stanowiącą równowartość tych kar i tak pomniejszone wynagrodzenie wypłaci Wykonawcy. 6 1. Wykonawca przystąpi do realizacji Umowy od dnia jej zawarcia, jednak nie wcześniej niż 23 grudnia 2016 r. 2. Termin zakończenia realizacji przedmiotu Umowy Strony ustalają na dzień zrealizowania zleceń na łączną kwotę.. zł netto słownie:.zł netto (.. zł brutto słownie:. zł brutto), lecz nie później niż do dnia 31 grudnia 2018 roku, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4. 3. Zamawiający nie gwarantuje zleceń do kwoty maksymalnej, o której mowa w ust. 2, i z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. 4. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w zakresie wydłużenia terminu realizacji zamówienia do 90 dni w przypadku niewykorzystania kwoty, o której mowa w ust. 2. 5. W przypadku zmiany w trakcie realizacji Zadania: 1) stawki podatku od towarów i usług, 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2, może ulec zmianie (może ulec odpowiedniemu zmniejszeniu lub zwiększeniu) w zależności od skali wpływu powyższych zmian na koszty realizacji zadania. 6. Jeżeli w kolejnym roku budżetowym następującym po roku, w którym zawarto Umowę Zamawiający nie będzie dysponował środkami finansowymi na realizację niniejszej Umowy, ulegnie ona rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym. W takim przypadku Stronom nie będą przysługiwały żadne roszczenia za wyjątkiem zapłaty wynagrodzenia za zrealizowane zlecenia. 5
7. W przypadku, gdy zaproponowane przez Wykonawcę pokoje hotelowe nie spełniają określonych w SOPZ standardów, Zamawiający może odstąpić od Umowy w zakresie realizacji danego zlecenia w terminie 14 dni od otrzymania propozycji realizacji usługi hotelarskiej 8. Każda ze Stron może rozwiązać Umowę składając w tym celu drugiej Stronie pisemne oświadczenie z zachowaniem 1-miesięcznego terminu wypowiedzenia. W przypadku rażącego nie wywiązywania się przez Wykonawcę z postanowień Umowy, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym. 9. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy, o której mowa w 1 ust. 1. 10. Zmiany treści Umowy dla swej skuteczności wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11. Spory powstałe w związku z wykonywaniem Umowy rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 12. Umowę sporządzono w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, z których 3 otrzymuje Zamawiający, a 1 otrzymuje Wykonawca. 13. Integralną część Umowy stanowią następujące Załączniki: 1) kopia pełnomocnictwa dla Zamawiającego, 2) dokumenty dot. reprezentacji właściwe dla Wykonawcy (kopie), 3) Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, 4) kopia oferty Wykonawcy, 5) wzór formularza zlecenia.. ZAMAWIAJĄCY. WYKONAWCA 6
Zlecenie na realizację usługi hotelowej Załącznik nr 5 do umowy Zamawiający Komórka zlecająca (pełna nazwa) Ministerstwo Rozwoju Pl. Trzech Krzyży 3/5 00-507 Warszawa NIP 526-28-95-199 Osoba kontaktowa ze strony komórki zlecającej Wykonawca Numer zlecenia 4 Liczba osób do zakwaterowania Nr / komórka MR / rok Liczba pokoi hotelowych Imiona i nazwiska osób, które będą zakwaterowane Termin zakwaterowania (od dnia do dnia) Nazwa hotelu Standard hotelu Dodatkowe wymogi Zamawiającego Cena pokoju hotelowego dla jednej osoby na jedną dobę w obcej walucie 5 Liczba dób hotelowych Adres hotelu Standard pokoju Cena pokoju hotelowego dla jednej osoby na jedną dobę w PLN 6 Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usługi hotelarskiej w PLN 7 Źródło finansowania W uzgodnieniu z 8 Akceptacja 9 Podpis Głównego Księgowego 4 Liczba porządkowa zlecenia wynikająca z ewidencji zleceń prowadzonej przez daną komórkę MR w danym roku/komórka MR zlecająca usługę/rok. 5 W przypadku rezerwacji zagranicznej. 6 Dotyczy rezerwacji krajowej i zagranicznej (w przypadku rezerwacji zagranicznej cena pokoju przeliczona przez Wykonawcę wg średniego kursu NBP z dnia przedstawienia propozycji realizacji usługi hotelarskiej). 7 Cena usługi hotelarskiej z uwzględnieniem opustu powiększona o kwotę opłaty transakcyjnej podaną w ofercie Wykonawcy. 8 Podpis osoby posiadającej upoważnienie do dysponowania środkami finansowymi, w przypadku gdy osoba akceptująca ich nie posiada. 9 W przypadku zlecenia dot. członka kierownictwa Ministerstwa: rezerwacje zagraniczne - podpisuje dyrektor., rezerwacje krajowe podpisuje dyrektor... W przypadku zlecenia dot. dyrektorów, zastępców dyrektorów, pracowników Ministerstwa i innych osób delegowanych podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora. 7