Suszec, dnia 15.07.2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI W ZAKRESIE HANDLU I GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY DOŻYNKI GMINNO POWIATOWE W KRYRACH I. Dane Zamawiającego: Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu ul. Ogrodowa 22 43-267 Suszec godziny otwarcia: 8:30 16:00 (poniedziałek piątek) telefon: 32 212-44-91 strona internetowa: www.kulturasuszec.pl email: dk@kulturasuszec.pl Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie handlu i gastronomii podczas imprezy Dożynki Gminno Powiatowe w Kryrach w dniu 11 września 2016 roku (zwanej w dalszej części zapytania- Impreza). II Tryb: Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) zwaną dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy Pzp niniejsze zamówienie podlega wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp. III. Opis przedmiotu zamówienia: Wyłączność w zakresie obsługi handlu i gastronomii zgodnie z poniższymi wytycznymi. Zapewnienie handlu oraz obsługi gastronomicznej Imprezy odbywającej się w dniu 11 września 2016 roku na terenie zewnętrznym przy Zespole Szkolno Przedszkolnym w Kryrach w godzinach od 15:00 do 24:00. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania imprezy (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i ryzyko), w tym m.in.: sprzedaż w naczyniach jednorazowych dania z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, kurczak; sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu (min. 2 rollbary podwójne);
sprzedaż dania typu fast food takich jak przykładowo: hamburger, hotdog, zapiekanka; dystrybucja produktów innych typu: gofry, lody włoskie, orzeszki, wata cukrowa, popcorn; sprzedaż gotowych produktów spożywczych typu: napoje bezalkoholowe, chipsy, cukierki, batony, czekoladki; rozprowadzanie grochówki w naczyniach jednorazowych: przekazanie na rzecz organizatora imprezy 200 darmowych bonów ( do wykorzystania na żywność w proporcji 1 bon = 1 szt dania z grilla tj. kiełbasa lub szaszłyk bądź inny ciepły posiłek typu grochówka o pojemności minimum 300 ml wraz z pieczywem podane w naczyniu jednorazowym), z tego tytułu oferent nie otrzymuje od organizatora przetargu wynagrodzenia i nie może wnosić żadnych roszczeń;; zapewnienie 800 porcji grochówki dla uczestników imprezy w kwocie zaproponowanej przez oferenta. Jedna porcja powinna mieć minimum 300 ml. Kwotę tą pokryje Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu. Oferent powinien zapewnić minimum 2 punkty dystrybucji grochówki. IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu: O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia; Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. V. Obowiązki oferenta: Wykonawca (oferent): zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi).; złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych powyżej; zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania imprezy; dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;
zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciw pożarowych (wyposażenie w gaśnice); zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami sanitarno-epidemiologicznymi; zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością, którą jest zobowiązany przedstawić w dniu podpisania umowy oraz za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców; zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni położonych na terenie Gminy Suszec związanej z prowadzeniem działalności handlowej w czasie imprez kulturalnych i sportowo-rekreacyjnych określonej zarządzeniem Wójta Gminy Suszec nr GPN.0050.21.2012 z dnia 28 listopada 2012 r; Oferent jest zobowiązany do przygotowania i rozprowadzenia wśród uczestników uroczystości w czasie trwania imprezy 800 porcji grochówki w co najmniej dwóch punktach dystrybucji. Minimalna pojemność porcji to 300 ml. zobowiązany jest do poniesienia opłaty za zużytą podczas imprezy przez niego energię elektryczną zgodnie ze wskazaniami podlicznika. VI. Obowiązki Organizatora Imprezy: Organizator zobowiązany jest do: oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem przy Zespole Szkolno Przedszkolnym w Kryrach; zapewnienia w trakcie trwania imprezy występów artystycznych na scenie oraz innych atrakcji odbywających się na terenie imprezy; poinformowania iż nie zapewnia ochrony terenu ze stoiskami gastronomicznymi (objętego wyłącznością); zapewnienia dostęp do WC typu toy-toy; oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury; poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa).
VII. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych za wyłączność obsługi w zakresie gastronomi Imprezy oraz wysokość kwoty za zapewnienie 800 porcji grochówki której to wartość pokrywa Organizator jak również podpisać załączone w ofercie oświadczenia. 2. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem GASTRONOMIA DOŻYNKI GMINNO POWIATOWE należy złożyć w siedzibie GOK w Suszcu w pokoju nr 68 do dnia 27.07.2016 r. do godziny 12:00. 3. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie handlu i gastronomii oferty nie podlega zmianie po złożeniu oferty. 4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5. Mile widziane referencje dołączone do oferty, dodatkowo punktowane podczas oceny. VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów: Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony Zamawiającego jest: Maria Karaś lub Katarzyna Krzempek tel: 32 2124491. IX. Kryteria oceny ofert: Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii podczas Imprezy, oraz najniższa kwota brutto za 800 porcji grochówki, złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu. oraz otrzyma najwyższą liczbę punków, przy czym: wartość za wyłączność stanowi 80 %, referencje 20 %. X. Wynik postępowania: O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 29 lipca 2016 r. drogą mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania. XI. Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu zastrzega sobie prawo zmiany zapytania i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
XII. Lista załączników: 1. Załącznik nr 1 oferta cenowa.