Reda, dnia 15 lutego 2017 r.

Transkrypt

1 Reda, dnia 15 lutego 2017 r. Miejski Dom Kultury w Redzie, zaprasza do składania ofert na: Gastronomię, podczas obchodów 50-lecia nadania praw miejskich miastu Reda, czyli Dni Redy w dniach czerwca 2017 r. Szanowni Państwo! Miejski Dom Kultury w Redzie oświadcza, że jest głównym Organizatorem Dni Redy odbywających się w dniach czerwca 2017 r. W związku z planowanym powierzeniem organizacji i obsługi imprezy w zakresie gastronomii, składamy zapytanie o kompleksową obsługę imprezy i wyłączność na zawieranie umów uczestnictwa z osobami trzecimi, w przedstawionym zakresie działania. Szacowana ilość gości jaka powinna pojawić sie podczas imprezy to około 6-7 tysięcy osób dziennie. W przypadku zainteresowania naszą propozycją oczekujemy: zapewnienia punktów handlowych w zakresie "małej gastronomii" (grille - m.in.: kiełbaski, karkówka, jak również zupa i bigos), jak też punktów sprzedaży słodyczy, waty cukrowej, gofrów, popcornu, lodów, napojów bezalkoholowych, itp. Punkty gastronomiczne, powinny zapewniać sprawną przepustowość i być dostosowane do charakteru imprezy masowej jakim będą Dni Redy Organizator oczekuje podania proponowanej liczby punktów gastronomicznych i szczegółowego opisu proponowanych działań posadowienia ogródków piwnych z ławami, stołami oraz parasolami i namiotami wraz ze wskazaniem marki dystrybutora piwa. zapewnienia nie mniej niż 8 nalewaków typu Roll-bar oraz zapewnienia minimum 500 miejsc siedzących pod parasolami przy stołach sugerowane jest również zapewnienie namiotów stanowiących schronienie w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych zapewnienia bezpieczeństwa podczas korzystania ze stoiska gastronomicznego, w tym umieszczenia atestowanych gaśnic ze środkiem gaśniczym na stoiskach z otwartym ogniem oraz urządzeniami elektrycznymi okazania stosownego jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych uzyskanego od gminy w Urzędzie Miejskim w Redzie

2 bezpiecznego i zgodnego z przepisami użytkowania przyłącza energetycznego w wyznaczonym miejscu, w tym odpowiedniego kabla i wtyczek wraz z zabezpieczeniem kabli w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie przestrzegania wytycznych i obowiązków w zakresie żywienia i podawania żywności zgodnie z zaleceniami Sanepidu zobowiązania się do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również posprzątania tego terenu po imprezie zapewnienia posiłku w postaci obiadu dla gwiazdy głównej Dni Redy zestawów na wynos (pierś z kurczaka/karkówka, ryż, surówka) opcjonalnie podczas obu dni Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia wiarygodności oferenta. Sprzedaż napojów oraz potraw wyłącznie w opakowaniach i naczyniach jednorazowych. Organizacja gastronomii, szczególnie w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych, winna być zgodna z ustawą O Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20 marca 2009 r. Dz.U z dnia z późniejszymi zmianami w ustawie z dnia 18 września 2015 o bezpieczeństwie imprez masowych, jak też innymi obowiązującymi przepisami. Wyłączność na organizację stoisk handlowych (gastronomia) dotyczy murawy stadionu, gdzie będzie utworzona strefa gastronomiczna W ramach oferty istnieje możliwość zamieszczenia reklam, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a związanych z działalnością gastronomiczną (oferentom przysługuje wyłączność na reklamę browaru oraz napojów) w obrębie obiektu. Ponadto Miejski Dom Kultury w Redzie jako Organizator imprezy oferuje 4 miejsca na banery o wymiarach 4m x 1m w obrębie płyty głównej z możliwością negocjacji. Zakres obowiązków organizatora imprezy: Organizator zobowiązuje się do zapewnienia Oferentowi placu na zorganizowanie ogródka gastronomicznego utrzymanie czystości we wszystkich miejscach nieobjętych wyłącznością Oferenta w trakcie imprezy i po imprezie zapewnienie programu artystycznego zapewnienie przyłącza energetycznego w wyznaczonym miejscu na życzenie oferenta

3 odgrodzenia placu imprezy masowej, na którym obowiązuje zakaz podawania napojów alkoholowych w sposób trwały i zapewniający swobodną pracę Oferenta; zapewnienie ochrony imprezy. Oferta winna zawierać : łączną wysokość kalkulacji brutto w złotych - za możliwość organizacji obsługi gastronomicznej, jednostkową kwotę proponowana przez oferenta za poszczególne pozycje w asortymencie ewentualne dodatkowe elementy oferty, koncepcję organizacji gastronomii oraz informację o doświadczeniu w organizacji tego typu przedsięwzięć, dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorami imprezy, informację, czy oferta dotyczy jednego lub dwóch dni koncertowych. Jednak organizator preferuje oferentów, przedstawiających ofertę na oba dni. upoważnienie browaru dla oferenta na złożenie oferty z marką browaru, - zabezpieczenie logistyczno finansowe oferenta, referencji lub innych dokumentów potwierdzających wiarygodność oraz doświadczenie oferenta w organizacji takiego typu imprez wydanych przez Organizatora głównego lub inne instytucje organizujące imprezy masowe. Wpłata pieniężna tytułem wykonania umowy zostanie dokonana na wskazane konto w jednej transzy w terminie nie późniejszym, niż do 10 maja 2017 r. W przypadku zapotrzebowania na energię, oferent zobowiązany jest do zgłoszenia szczegółowej specyfikacji Organizatorowi lub zapewnienia stosownych urządzeń zasilających we własnym zakresie Na zgłoszenia oczekujemy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 3 kwietnia 2017 roku do godz. 15:30. Ofertę, w zaklejonej kopercie z dopiskiem Dni Redy 2017" OFERTA GASTRONOMICZNA, prosimy kierować na adres : Miejski Dom Kultury w Redzie ul. Łąkowa 59A, Reda lub składać osobiście w recepcji MDK (Fabryka Kultury) w Redzie. Informujemy, iż przy wyborze oferenta będzie brana pod uwagę cena, atrakcyjność oferty, opinia o oferencie, doświadczenie w podobnych eventach.

4 W przypadku złożenia porównywalnych ofert Organizator zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z oferentami lub wydania decyzji odmownej z powiadomieniem oferentów, którzy złożą konkurencyjne propozycje. Umowa zostanie zawarta w terminie do 7 dni od daty wyboru oferenta. Dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego, udziela - Dyrektor Miejskiego Domu Kultury: Tomasz Wiśniewski tel , w godzinach pracy MDK. Dodatkowe informacje na temat handlu gastronomicznego w dniach czerwca 2017 r. na terenie MOSiR w Redzie. Na terenie funkcjonuje Restauracja Dobra Strefa usytuowany w budynku hotelowym MOSiR. Pub posiada kameralny ogródek i wyjście usytuowane vis a vis boiska piłkarskiego. Jest oddalony o kilkanaście metrów od terenów strefy gastronomicznej Dni Redy. W tym czasie, restauracja będzie prowadzić normalną działalność handlową, jednak nie będzie miała możliwości wystawienia ogródków piwnych i gastronomii przed budynkiem MOSiR. Dodatkowe informacje dotyczące pozostałego handlu podczas Dni Redy 2017 w najbliższej okolicy Obiekty MOSiR Organizator zastrzega do wydzielenia miejsc handlowych na terenie okalającym płytę główną stadionu MOSiR z przeznaczeniem na sprzedaż m.in.: żelków, słodyczy, pamiątek, bibelotów, zabawek, oraz na stoiska promocyjne kaszubskich twórców, którzy mogą serwować drobne dania i smakołyki regionalne w formie przekąsek. Miejski Park Rodzinny Organizator nie planuje wydawać zezwoleń na gastronomię w parku miejskim podczas Dni Redy Teren jest własnością Gminy Miasta Reda. Miejski Dom Kultury Na terenie Miejskiego Domu Kultury funkcjonuje kawiarenka serwująca kawę, herbatę i napoje z wyłączeniem alkoholu. Tomasz Wiśniewski Dyrektor Miejskiego Domu Kultury w Redzie

5 OFERTA WSPÓŁPRACY W zamian za uzyskanie zezwolenia na obsługę gastronomiczną Dni Redy 2017 w dniach 24 czerwca 2017 r. * (zakreśl właściwą datę) 25 czerwca 2017 r. * (zakreśl właściwą datę) w zaproszeniu do złożenia oferty: 1. oferuję wpłatę z tytułu dzierżawy powierzchni w kwocie brutto:... słownie:... Jednocześnie: Oświadczam, iż jestem osobą upoważnioną do reprezentowania Firmy w kwestii składania ofert. Oświadczam, iż znam i akceptuję uwarunkowania wynikające z zaproszenia do złożenia oferty. Załączam /Nie załączam* kopie listów referencyjnych wystawionych Firmie przez organizatorów podobnych imprez. Dane oferenta: (pełna nazwa, adres, tel., , NIP) Podpis i pieczęć