Uzasadnienie Projektowane zarządzenie zmienia zarządzenie Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w tych organach, zmienione zarządzeniem Nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003 r., zarządzeniem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2005 r. oraz zarządzeniem Nr 1 Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w izbach skarbowych i urzędach skarbowych. Projektowane zarządzenie dostosowuje zasady i tryb postępowania z dokumentacją w izbach i urzędach skarbowych oraz organizację i zakres działania archiwów zakładowych w izbach skarbowych do zmian organizacyjnych w tych jednostkach, jakie zostały wprowadzone w związku z wejściem w życie, od dnia 1 kwietnia br., przepisów ustawy z dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o Służbie Celnej, ustawy o urzędach i izbach skarbowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 211). Przepis art. 5 ust. 7b ustawy określa nowy sposób funkcjonowania izb skarbowych i urzędów skarbowych. W sprawach organizacyjnych izba skarbowa wraz z podległymi urzędami skarbowymi stanowi jedną jednostkę organizacyjną, której kierownikiem jest dyrektor izby skarbowej. Dyrektor izby skarbowej jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za racjonalne funkcjonowanie jednostki, ciągłość pracy urzędu, warunki jego działania, a także organizację pracy. Realizuje również obowiązki przewidziane w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dokonane zmiany organizacyjne, usytuowanie nowo powstałej jednostki w różnych lokalizacjach, jak również względy organizacyjne związane z jej funkcjonowaniem oraz realizacją zadań przez naczelnika urzędu skarbowego jako organu powodują, że dotychczas funkcjonujące w urzędzie skarbowym składnice akt lub archiwa zakładowe będą działały jako magazyny archiwum zakładowego nowo powstałej jednostki. W urzędzie skarbowym nie jest obecnie wytarzana i przechowywana dokumentacja archiwalna. Szczegółowe uzasadnienie w zakresie wprowadzanych zmian w zarządzeniach: 1) w załączniku nr 1 instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych: Ad 1 ust. 2 Zmiana przedmiotowego przepisu jest spowodowana tym, że od dnia 1 kwietnia br. archiwum zakładowe funkcjonuje w izbie skarbowej tworzącej jednostkę organizacyjną wraz z podległymi urzędami skarbowymi. Dokumentacja znajdująca się w archiwum zakładowym lub w składnicy akt urzędu skarbowego przeszła w zarząd dyrektora izby skarbowej i jest przechowywana w archiwum zakładowym, które może być ulokowane w rozproszeniu ( magazynach), umiejscowionych w urzędzie skarbowym.
Ad 1 ust.6 Z dniem 1 stycznia br. weszło w życie zarządzenie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt w izbach skarbowych i urzędach skarbowych. Wykaz, przy zachowaniu dotychczasowej systematyki został zmodyfikowany, doprecyzowano użytą terminologię oraz pogrupowano i połączono podobne zagadnienia. Z uwagi na potrzebę zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych zobowiązano naczelnika urzędu skarbowego i dyrektora izby skarbowej do wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych, posiadającego wiedzę i przygotowanie zawodowe w tym zakresie. Ad 1 ust. 4a Od dnia 1 stycznia 2015 r. w urzędach i izbach skarbowych wprowadzono nowy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Aby zapewnić nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych przyznano naczelnikowi urzędu skarbowego i dyrektorowi izby skarbowej uprawnienie do wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych. Funkcję ta powierza się pracownikowi, który posiada odpowiednią wiedzę i kompetencje w tym zakresie. Ad 2 ust.3 Zaproponowany nowy podział tematyczny spraw załatwionych został dostosowany do systematyki przyjętej w załączniku do zarządzenia Nr 1 Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt w izbach skarbowych i urzędach skarbowych. Ad 2 ust.7-9 Mając na uwadze potrzebę zachowania jednolitości w zakresie struktury nowego JRWA przez izbę skarbową wykreślono uprawnienie do rozbudowy haseł trzeciego rzędu jak również możliwość dokonywania zmian polegających na uzupełnianiu o nowe symbole haseł tematycznych trzeciego i czwartego rzędu dla dyrektora izby skarbowej w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym. Ad 2 ust.12 W związku z konsolidacja procesów pomocniczych w urzędach skarbowych nie będą wytwarzane materiały archiwalne przeznaczone do wieczystego przechowywania. Dlatego też przepis ten w tej części wymagał uchylenia. Ad 2 ust.13 pkt 3 Wykreślenie przepisu dotyczącego wskazania jaki rodzaj dokumentacji oznacza się symbolem Bc wynika z faktu, że wskazanie to zostało określone w ust. 15 tego samego przepisu. Ad 3 ust.1 Nowe brzmienie tego przepisu jest spowodowane wejściem w życie od dnia 1 kwietnia br. zarządzenia Nr 15 Ministra Finansów z dnia 5 marca 2015 r. w sprawie organizacji urzędów i
izb skarbowych oraz nadania im statutów, w którym do zadań komórki obsługi bezpośredniej zaliczono również prowadzenie obsługi kancelaryjnej urzędu skarbowego. Ad 10 ust.3 pkt 1 Z dniem 1 kwietnia 2015 r. izba skarbowa wraz z urzędem skarbowym w zakresie spraw personalnych tworzy jedną jednostkę a zatem nie ma potrzeby wyszczególniania podmiotów do których ma zastosowanie przedmiotowy przepis. Ad 10 ust.8 W związku z realizacją zadań w zakresie przekazywania dokumentacji od dnia 1 kwietnia 2015 r. do archiwum jedynie przez izbę skarbowa, zapis o obowiązku ich przekazywania do archiwum zakładowego lub składnicy akt, które uprzednio funkcjonowały w urzędzie skarbowym wymagał zmiany. Ad tytuł rozdziału XI Rozwiązania organizacyjne przyjęte w zakresie konsolidacji spowodowały, że archiwum zakładowe funkcjonuje jedynie w izbie skarbowej, w związku z tym brzmienie tytułu zostało dostosowane do zmiany struktury organizacyjnej administracji podatkowej. Ad 11 ust.1 Zgodnie z założeniami konsolidacji, tj. przekazaniem zadań związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego lub składnicy akt do izby skarbowej należało w wykreślić w części. przepis (zdanie drugie), umożliwiający funkcjonowanie w urzędach skarbowych archiwów podręcznych akt bieżących. Ad 11 ust.4 Przedmiotowy przepis wymaga wykreślenia z uwagi na to, że zagadnienie niszczenia dokumentacji kat. Bc zostało uregulowane w sposób odmienny w załączniku nr 2 do zarządzenia w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach skarbowych. Ad 11 ust.5,6 i 8 W zmienionych przepisach w związku ze zmiana struktury organizacyjnej usunięto zapisy odnośnie składnicy akt, które już nie funkcjonują w urzędach skarbowych, jak również obowiązku sporządzania spisów zdawczo odbiorczych akt kategorii B-25, ponieważ w projekcie nowego JRWA nie występuje taka kategoria archiwizacyjna. Ad 12 ust.2 Zmiana brzmienia przepisu związana jest z dostosowaniem nazwy archiwum do nowej struktury organizacyjnej administracji podatkowej. Ad 13 ust.1 pkt 9
Zaproponowana zmiana brzmienia przepisu, czyli monitorowanie poleceń kierownictwa izb i urzędów skarbowych z wykorzystaniem narzędzi informatycznych jest związana z przejęciem po konsolidacji zadań w tym zakresie przez dyrektora izby skarbowej. 2) w załączniku nr 2 w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach skarbowych i składnic akt w urzędach skarbowych: W związku z wejściem w życie przepisów w zakresie konsolidacji i przejęciem zadań w zakresie archiwizacji przez izbę skarbową zmiany wymagał również tytuł załącznika. Ad 1 ust.1,3 i 4 Z uwagi na przyjęte rozwiązania organizacyjne w zakresie konsolidacji, tj. umiejscowienie archiwum zakładowego jedynie w izbie skarbowej ograniczono zakres stosowania instrukcji do archiwum zakładowego izby skarbowej. Wykreślono również zapis dotyczący składnicy akt w urzędach skarbowych jak i możliwości wyznaczenia urzędu przez Archiwum Państwowe jako wytwarzającego materiały kategorii A ponieważ w urzędzie skarbowym w nowej strukturze organizacyjnej nie funkcjonuje składnica akt jak również nie jest wytwarzana dokumentacja archiwalna. Ad 3 ust.1pkt 2 lit. tiret trzecie W związku ze zmianą funkcjonowania archiwum zakładowego izby skarbowej po konsolidacji, tj. zmianą statusu archiwum zakładowego lub składnicy akt w urzędzie skarbowym (magazyn), należało ograniczyć również możliwość przekazywania na makulaturę lub do zniszczenia dokumentacji oznaczonej symbolem BC. Zadania w tym zakresie zostały powierzone izbie skarbowej. Ad 5 Realizacja zadań w zakresie obsługi administracyjno-kancelaryjnej zgodnie z zarządzeniem nr 15 Ministra Finansów z dnia 5 marca 2015 r. w sprawie organizacji urzędów i izb skarbowych oraz nadania im statutów związane z obsługą administracyjno-kancelaryjną izby skarbowej przypisano komórce logistyki w izbie skarbowej. W nowej strukturze organizacyjnej izba skarbowa nie prowadzi składnicy akt. Ad 7 ust. 3 Od dnia 1 kwietnia 2015 r. urzędy skarbowe nie wytwarzają materiałów archiwalnych kat. A i nie prowadza archiwum. Urzędy skarbowe nie będą w nowej strukturze organizacyjnej przekazywać materiałów archiwalnych do archiwum. Zakres rocznych sprawozdań z wykonania czynności w archiwum zmieniono uznając, że dokumentacja wytworzona przez administrację podatkową powinna być niszczona. Ad 8 ust. 1 pkt 2 i 3 Nowe brzmienie przepisu jest spowodowane tym, że w nowej strukturze organizacyjnej (po konsolidacji) archiwum izby skarbowej jest rozmieszczone w wielu lokalizacjach i nie
przewiduje się przekazywania dokumentacji wytworzonej przez administracje podatkowa na makulaturę. Ad 9 ust. 2 W związku ze zmianą statutu izby skarbowej, zadania z zakresu spraw administracyjnokancelaryjnych zostały powierzone nowej komórce organizacyjnej izby skarbowej. Wobec nie wprowadzenia do nowego JRWA kategorii archiwizacyjnej B-25 sporządzanie oddzielnych spisów akt w tej kategorii stało się niezasadne. Ad 11 ust. 1 Zaproponowana zmiana ma na celu uproszczenie przepisów w zakresie warunków i sposobu gromadzenia dokumentacji w archiwum. Ad 12 ust. 3 i 7 Zaktualizowano zapis metryki aktu prawnego stanowiącego podstawę udostępniania dokumentacji, jak również doprecyzowano uprawnienia w zakresie poszukiwania dokumentacji w archiwum uznając, że może to robić wyłącznie pracownik upoważniony. Ad 13 ust. 2 Zaproponowana zmiana ma na celu uproszczenie przepisów w zakresie czynności odbioru udostępnionej dokumentacji. Ad 14 ust. 2 i 7 Zmiany organizacyjne związane z konsolidacja spowodowały, iż obowiązki kierownika jednostki w której funkcjonuje archiwum wykonuje dyrektor izby skarbowej. W związku z tym do jego zakresu zadań należy również wyznaczenie komisji do wydzielenia dokumentacji i zatwierdzenie sporządzonych przez komisję spisów. Ad 15 ust. 3 Przeniesienie uprawnień do podpisywania spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego na inne podmioty niż w dotychczas obowiązującym zarządzeniu wynika ze zmian organizacyjnych, usytuowania archiwum w strukturze izby skarbowej. Ponadto dodano również przepisy przejściowe, które regulują kwestię zachowania ważności przez środki ewidencyjne sporządzone w archiwum zakładowym lub składnicy akt urzędu skarbowego do dnia 31 marca br., sposób postępowania z dokumentacją urzędu skarbowego w sprawach zakończonych przed dniem 31 marca br. a nie przekazanych na stan archiwum zakładowego lub składnicy akt urzędu, jak również zagadnienie wskazania trybu prowadzenia spraw w zakresie przejmowania, udostępniania i brakowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, wszczętych i niezakończonych do dnia 31 marca br.
Przewiduje się, że przepisy zarządzenia będą obowiązywać od dnia 1 kwietnia 2015 r. Stanisław Powęska Departament Administracji Podatkowej Wydział Organizacji Administracji Podatkowej tel. 52-37, stanislaw.poweska@mf.gov.pl