Zawiercie, dnia 25 marzec 2016r. ZAPYTANIE OFERTOWE I. ZAMAWIAJĄCY Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zawierciu ul. Piłsudskiego 47, 42-400 Zawiercie NIP: 6491629614 II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie na sukcesywne świadczenie usług cateringowych prowadzone jest w oparciu o Zarządzenie Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zawierciu Nr 20 A/2014 z dnia 01 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Zawierciu. Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w prowadzonym postępowaniu nie ma zastosowania przedmiotowa ustawa. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług cateringowych podczas zajęć grup samopomocowych, Programu Aktywizacja i Integracja, Programu Aktywności Lokalnej oraz Treningów kompetencji w ramach projektu Partnerstwo na rzecz aktywnej integracji w powiecie zawierciańskim o numerze WND-RPSL.09.01.06-24-01F3/15-00, Poddziałanie 9.1.6 Programy aktywnej integracji osób i grup zagrożonych wykluczeniem społecznym- projekty pozakonkursowe o wartości poniżej 30.000 euro. Usługa cateringowa realizowana będzie podczas czterech działań przewidzianych w projekcie Zamawiającego: 1. Grupy samopomocowe; 2. Program Aktywizacji i Integracji; 3. Program Aktywności Lokalnej; 4. Treningi kompetencji i umiejętności z zakresu autoprezentacji i kreowania wizerunku IV. MIEJSCE DOSTAW CATERINGU 1. Siedziba PAL ul. Marszałkowska 31, 42-400 Zawiercie, 2. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zawierciu ul. Piłsudskiego 47.
V. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przez usługę cateringową Zamawiający rozumie usługę przygotowania, dostarczenia i podawania posiłków zgodnie z załącznikiem Nr 1 i Nr 2 do Zapytania ofertowego. 2. Załącznik Nr 2 stanowi szczegółowy opis zestawów posiłków według, którego realizowana będzie usługa cateringowa. 3. Usługa cateringowa świadczona będzie sukcesywnie w okresie : od kwietnia 2016 r. do końca grudnia 2017r. (włącznie) - średnio trzy razy w tygodniu, zgodnie z harmonogramem dostaw posiłków stanowiącym załącznik Nr 1 do Zapytania ofertowego. 4. Przedmiot zamówienia będzie realizowany dla uczestników projektu. 5. W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca dostarczy uczestnikom projektu i osobom prowadzącym szacunkowo: 5.1. Grupy samopomocowe - 832 szt. zestawów posiłków obiadowych ( tj.16 szt. zestawów obiadowych na każde z 26 zajęć trwających w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz 26 zajęć od lutego 2017 do października 2017r.) - 598 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 23 szt. zestawów obiadowych na każde z 13 zajęć trwających w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz 13 zajęć od lutego 2017 do października 2017r.) - 80 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 10 szt. zestawów obiadowych na każde z 4 zajęć trwających w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz 4 zajęć od lutego 2017 do października 2017r.) - 48 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 6 szt. zestawów obiadowych na każde z 4 zajęć trwających w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz 4 zajęć od lutego 2017 do października 2017r.) - 88 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 11 szt. zestawów obiadowych na każde z 4 zajęć trwających w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz 4 zajęć od lutego 2017 do października 2017r.). W skład jednego zestawu posiłku wchodzi obiad złożony z jednego dania ( Załącznik nr 2) - 12 zestawów suszu konferencyjnego nr 13 (1 x w miesiącu w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz od lutego 2017 do października 2017r.)
- 6 Zestawów suszu konferencyjnego nr 14 (1 x w miesiącu w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2016 oraz od lutego 2017 do października 2017r.) W skład jednego zestawu wchodzi kawa lub herbata, cukier, ciastka MIX, paluszki słone, śmietanka (zgodnie z Załącznikiem nr 2) Łącznie dla grup samopomocowych : 1 646 szt. zestawów posiłków + 18 zestawów suszu j.w. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 5.2. PAI - 176 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 11 szt. zestawów obiadowych na każde z 8 zajęć trwających w okresie od lipca 2016r. do sierpnia 2016r. oraz 8 zajęć od lipca 2017r. do sierpnia 2017r.) - 272 szt. zestawów posiłków obiadowych (tj. 17 szt. zestawów obiadowych na każde z 8 zajęć trwających w okresie od lipca 2016r. do sierpnia 2016r. oraz 8 zajęć od lipca 2017r. do sierpnia 2017r.) W skład jednego zestawu posiłku wchodzi obiad złożony z jednego dania ( Załącznik nr 2) - 4 zestawy suszu konferencyjnego nr 13 (1 x w miesiącu tj. w lipcu i sierpniu 2016, oraz lipcu i sierpniu 2017r.) W skład jednego zestawu wchodzi kawa lub herbata, cukier, ciastka MIX, paluszki słone, śmietanka (zgodnie z Załącznikiem nr 2) Łącznie dla PAI : 448 szt. zestawów obiadowych + 4 zestawy suszu nr 13. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5.3.PAL 21 Zestawów suszu konferencyjnego nr 15 (1 x w miesiącu każdego miesiąca w okresie od kwietnia 2016 do grudnia 2017 r.) W skład jednego zestawu wchodzi kawa lub herbata, cukier MIX, ciastka, paluszki słone, śmietanka (zgodnie z Załącznikiem nr 2) Łącznie dla PAL : 21 zestawów suszu nr 15. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------- 5.4. Treningi kompetencji - 172 szt. zestawów posiłków ( około 14 szt. zestawów na każde z 12 zajęć trwających w okresie od maja do czerwca 2016r. oraz 12 zajęć od maja do czerwca 2017r.). W skład jednego zestawu posiłku wchodzi obiad złożony z jednego dania ( Załącznik nr 2) - 2 zestawy suszu konferencyjnego nr 13 ( 1 x w maju 2016 oraz w maju 2017r. ). W skład jednego zestawu wchodzi kawa lub herbata, cukier, ciastka MIX, paluszki słone,
śmietanka (zgodnie z Załącznikiem nr 2) Łącznie dla treningów kompetencji : 172 szt. zestawów obiadowych + 2 zestawy suszu nr 13. Szczegółowy opis zestawów posiłków obiadowych oraz zestawów suszu konferencyjnego określony został w Załączniku Nr 2 do Zapytania ofertowego. 6. Zamawiający nie wyraża zgody na dokonywanie zmian w zestawach posiłków, bez zgody Zamawiającego. 7. Ilości zamawianych usług /posiłków/ wskazana w Zapytaniu ofertowym jest ilością szacunkową i stanowi maksymalny ich zakres i wielkość. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszej ilości usług niż maksymalna wskazana w Zapytaniu, a w takiej sytuacji Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Ilość zamawianych posiłków może być korygowana w zależności od zapotrzebowania i może ulec zmniejszeniu o maksymalnie 30%. Nie stanowi to niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zapłata nastąpi za rzeczywistą ilość dostarczonych posiłków. 8. Zamawiający przewiduje zmiany w harmonogramie dostaw z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, których nie mógł przewidzieć w chwili podpisywania umowy. 9. Zamawiający wymaga aby dostarczany obiad posiadał temperaturę co najmniej + 60 C. 10. Wykonawca będzie świadczył usługi cateringowe wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych. 11. Posiłki muszą być dostarczane w naczyniach jednorazowego użytku wraz ze sztućcami oraz workami na odpady. 12. Zamawiający wymaga aby dostarczane zestawy suszu konferencyjnego były w nienaruszonych opakowaniach. 13. Każda dostawa suszu konferencyjnego powinna zawierać także odpowiednią ilość kubeczków jednorazowych, serwetek papierowych oraz łyżeczki plastikowe w ilościach zgodnie z Załącznikiem nr 2 dotyczącego poszczególnych Zestawów tj. nr 13, 14, 15. 14. W zleceniu dla Wykonawcy - nie później niż na jeden dzień przed każdymi zajęciami - Zamawiający określi każdorazowo liczbę posiłków. 15. Rozliczenie Zamawiającego z Wykonawcą nastąpi na podstawie rzeczywistego wykonania przedmiotu umowy - miesięcznie - za każde z działań osobno, po przedłożeniu Zamawiającemu faktur najpóźniej do 7- go dnia roboczego następnego miesiąca. 16. Zapłata nastąpi na konto Wykonawcy wskazane na fakturze w terminie 14 dni od dnia prawidłowo złożonej faktury u Zamawiającego. 17. Ceny zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie nie ulegną zmianie przez okres obowiązywania
umowy. VI. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY. 1. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, dowozu i podawania posiłków w terminach wskazanych przez Zamawiającego do miejsc i sal, w których będą odbywały się zajęcia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług żywienia, wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z normami HACCP oraz zgodnie z przepisami prawa w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych /ustawa z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późniejszymi zmianami/. 3. Przechowywania z każdego dnia dostarczania posiłków próbek żywnościowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Dostarczenia posiłków w naczyniach jednorazowego użytku wraz ze sztućcami oraz worków na odpady. 5. Dostarczenia reklamówek jednorazowych w ilości odpowiadającej ilości zestawów posiłków. 6. Poniesienia pełnej odpowiedzialności wobec Zamawiającego i osób trzecich za wszelkie nieprawidłowości w świadczeniu usług żywieniowych. VII. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wymagany termin realizacji zamówienia: od dnia 18 kwietnia 2016r. do dnia 23 grudnia 2017r. Szczegółowy harmonogram dostaw posiłków stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. VIII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. W postępowaniu może wziąć udział Wykonawca, który : 1. Posiada uprawnienia do wykonywanej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ocena spełniania tego warunku zostanie dokonana w oparciu o złożone oświadczenie sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3. 2. Posiadają wiedzę i doświadczenie. Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na przygotowaniu i dostawie na miejsce docelowe wyżywienia w zakresie zbliżonym do przedmiotu zamówienia wraz z załączeniem dowodów czy usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W przypadku gdy usługi świadczone były na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie ma
obowiązku składania dowodów. Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana w oparciu o złożone oświadczenie stanowiące załącznik nr 4. 3. Posiada potencjał techniczny. Warunek zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej jednym środkiem transportu dopuszczonym do przewozu żywności. Ocena tego warunku zostanie dokonana w oparciu o złożone oświadczenie stanowiące załącznik nr 5 wraz z dokumentem potwierdzającym dopuszczenie środka transportu do przewozu żywności. 4. Posiada osoby zdolne do wykonywania zamówienia. Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana w oparciu o złożone oświadczenie stanowiące załącznik nr 3. 5. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej (CEIDG), wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w Zapytaniu ofertowym. IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta, pod rygorem nieważności musi być sporządzona na piśmie w języku polskim, na komputerze lub ręcznie, nieścieralnym atramentem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w postaci elektronicznej. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, w ramach oferty należy zaoferować wszystkie pozycje zamówienia. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Ofertę należy sporządzić ściśle według druku stanowiącego Załącznik nr 6. 6. W ofercie należy podać cenę jednostkową netto oraz brutto. 7. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego oraz obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. 8. Formularz oferty oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane przez osobę upoważnioną do podpisu oferty. 9. Pełnomocnictwo do podpisania oferty jeśli dotyczy winno być dołączone do oferty. 10. Wszystkie strony oferty, a także wszystkie miejsca w których Wykonawca naniósł zmiany lub poprawki winny być zaparafowane przez Wykonawcę. 11. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
12. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być zszyta lub spięta w inny sposób, uniemożliwiający jej zdekompletowanie. 13. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być potwierdzone parafką osoby podpisującej ofertę. 14. Oferta powinna być złożona w jednym egzemplarzu w zaklejonej, opieczętowanej pieczątka Wykonawcy kopercie z napisem: Oferta na świadczenie usług cateringowych w ramach projektu pn. Partnerstwo na rzecz aktywnej integracji w powiecie zawierciańskim 16.Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą, wynosi 30 dni i rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 17.Oferta złożona w toku postępowania pisemnego przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta lub gdy postępowanie zostanie zamknięte bez wybrania którejkolwiek z ofert. X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert 08.04.2016r. do godz. 9.00 2. Miejsce składania ofert: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Piłsudskiego 47, 42-400 Zawiercie, pokój nr 6 (sekretariat). 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i bezzwłocznie odesłane Wykonawcy (oferentowi). 4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.bip.mopszawiercie.pl XI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena 100%. Do porównania ofert i obliczenia najniżej ceny każdej z ofert posłuży suma poszczególnych cen jednostkowych brutto. sposób obliczenia punktacji: Pc = Cn : Cb x 100 gdzie: Pc liczba punktów za cenę podaną w ofercie Cn cena najniższa Cb cena badana Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów. XII. INFORMACJA DOTYCZĄCA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: www.bip.mopszawiercie.pl oraz w bazie konkurencyjności http://www.konkurencyjnosc.gov.pl/ XIII. DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania ofert w następujących przypadkach:
gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom postępowania, przekracza wartość jaką Zamawiający przeznaczy na realizacje przedmiotu zamówienia. 2. Osobą uprawnioną do kontaktu z oferentami z ramienia Zamawiającego jest: Pani Justyna Miszczyk dostępna pod numerem telefonu: 32 67 221 34 wew. 37, mail : projekt@mopszawiercie.pl 3. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania lub o jego zamknięciu bez dokonania wyboru, zamieszczając ogłoszenie na stronie internetowej: www.bip.mopszawiercie.pl 4. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zostanie powiadomiony pisemnym zawiadomieniem, w którym organizator postępowania określi termin i miejsce zawarcia umowy. Po zakończeniu postępowania oferent, który wygrał, zawrze umowę w terminie i miejscu wyznaczonym przez organizatora postępowania, projekt umowy stanowi załącznik nr 7. XIV. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 harmonogram dostaw Załącznik nr 2 szczegółowy zestaw posiłków Załącznik nr 3 oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 4 wykaz usług Załącznik nr 5 wykaz środków transportu Załącznik nr 6 formularz ofertowy Załącznik nr 7 projekt umowy Dyrektor MOPS w Zawierciu Anna Kołodziejczyk