Założenia Podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych w ramach projektu pn. Kierunek Kariera realizowanego w Działaniu 10.3 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020 na potrzeby dialogu technicznego prowadzonego w ramach planowanego zamówienia na uruchomienie i obsługę systemu bonów szkoleniowych dla osób indywidualnych oraz stworzenie narzędzia informatycznego wspierającego obsługę ww. systemu
I. Wprowadzenie 1. Podmiotowy System Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych (PSF) realizowany jest w ramach projektu systemowego pn. Kierunek Kariera współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Działaniu 10.3 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego 2014-2020. Celem ww. projektu jest podwyższanie kompetencji osób dorosłych mieszkających, pracujących lub uczących się na terenie Województwa Małopolskiego, w tym w szczególności znajdujących się w niekorzystnej sytuacji na rynku pracy (os. po 50 r. ż., o niskich kwalifikacjach oraz os. niepełnosprawnych). W okresie realizacji projektu tj. 01.01.2016-30.06.2023 z pomocy skorzysta 46 500 osób, w tym przeszkolonych zostanie min. 23 500. Podstawową formą wsparcia w projekcie jest objęcie wszystkich uczestników usługami doradztwa zawodowego, w tym diagnozą kompetencji. Efektem pracy z doradcą zawodowym będzie opracowany bilans kariery stanowiący podstawę indywidualnej ścieżki rozwoju. Zasadniczą formą wsparcia dla realizacji indywidualnej ścieżki rozwoju, proponowaną w oparciu o przeprowadzoną diagnozę potrzeb uczestników, będzie możliwość skorzystania ze szkoleń/kursów/studiów podyplomowych/kształcenia w formach szkolnych (w szczególności w zakresie kompetencji kluczowych tj. ICT oraz języków obcych, a także innych kompetencji, w zakresie których możliwe jest uzyskanie potwierdzenia kwalifikacji ogólnie uznanym certyfikatem) oraz skorzystania z potwierdzania kwalifikacji. Realizacja tych usług będzie przebiegała zgodnie z mechanizmem podmiotowego finansowania szkoleń z wykorzystaniem bonów szkoleniowych, wypracowanym przez WUP Kraków w ramach projektu innowacyjnego testującego pn. PFK Podmiotowe Finansowanie Kształcenia. 2. Dokument określa podstawowe zasady Podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń z wykorzystaniem bonów szkoleniowych, zasady realizacji PSF przez operatora finansowego (OF) wyłonionego w drodze zamówień publicznych do obsługi systemu oraz wymagania dotyczące narzędzia informatycznego wspierającego obsługę ww. systemu. Operator wyłoniony zostanie na lata 2016-2019. II. Podmiotowy System Finansowania z wykorzystaniem bonów szkoleniowych 1. Ogólne zasady PSF 1) PSF spełnia co najmniej poniższe wymogi: a) gwarantuje osobie możliwość dokonania samodzielnego wyboru usług szkoleniowych w ramach oferty dostępnej w serwisie www.bonyszkoleniowe.pl, odpowiadających w największym stopniu na potrzeby określone podczas usługi doradczej w indywidualnej ścieżce rozwoju; b) dystrybucja środków EFS jest dokonywana w oparciu o system bonowy wykorzystujący bon szkoleniowy o określonej wartości, stanowiącej
maksymalny limit dofinansowania określonej jednostki usługi (np. 1 godziny szkolenia). 2) Wsparcie w ramach projektu jest skierowane wyłącznie do osób dorosłych mieszkających, pracujących lub uczących się na terenie Województwa Małopolskiego. W dwóch pierwszych latach realizacji projektu wsparciem objęte zostaną wyłącznie osoby pracujące. 3) Wsparcie przyznane osobom pracującym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (niezatrudniającym pracowników) stanowi pomoc de minimis. Pomoc de minimis udzielana jest zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach krajowych i unijnych, w tym w szczególności w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 1407/2013 oraz w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 651/2014. 4) Wsparcie w ramach projektu Kierunek Kariera skoncentrowane jest na następujących grupach docelowych: a) pracownikach powyżej 50 roku życia; b) pracownikach o niskich kwalifikacjach. 5) Wsparcie szkoleniowe poprzedzone jest obowiązkową usługą doradczą mającą na celu określenie potrzeb klienta (1 h) i nieobligatoryjną usługą doradztwa zawodowego zakończoną Bilansem Kariery (6 h) oraz wskazaniem obszarów rozwoju. 2. Zastosowanie znaku legitymacyjnego bonu szkoleniowego 1) W celu skrócenia procedur dla osób indywidualnych Podmiotowy System Finansowania szkoleń realizowany będzie z wykorzystaniem znaku legitymacyjnego. Znaki legitymacyjne, zwane dalej bonami szkoleniowymi, stanowią dokument zapewnienia płatności zarówno dla osoby otrzymującej dofinansowanie, jak i dla usługodawcy usługi szkoleniowej. Znak legitymacyjny musi być odpowiednio zabezpieczony. Minimalny zakres zabezpieczeń w przypadku bonu papierowego, obejmuje: a) pasek holograficzny (hologram), na stałe przytwierdzony do bonu, b) logo świecące w ultrafiolecie, c) mikrolinie na całej powierzchni bonu, d) numer seryjny, kod kreskowy. 3. Jednostka oraz wartość bonu szkoleniowego 1) Szkolenia rozliczane za pomocą bonów szkoleniowych dzielą się na trzy kategorie: a) szkolenia językowe; b) szkolenia ICT; c) szkolenia z zakresu innych kompetencji ogólnych. 2) Jednostką odpowiadającą wartości 1 bonu szkoleniowego jest: a) w przypadku szkoleń językowych 1 godzina usługi = 1 bon szkoleniowy;
b) w przypadku szkoleń ICT ½ godziny usługi = 1 bon szkoleniowy (1 godzina szkoleniowa będzie rozliczana 2 bonami szkoleniowymi); c) w przypadku szkoleń z zakresu innych kompetencji ogólnych ⅓ godziny usługi = 1 bon szkoleniowy (1 godzina szkoleniowa będzie rozliczana 3 bonami szkoleniowymi). 3) Wartość bonu stanowi wysokość nominalną znaku legitymacyjnego, która odpowiada określonej jednostce rozliczanej w ramach PSF. Dla wszystkich kategorii usług zakłada się stosowanie jednego rodzaju bonu szkoleniowego o określonej wartości, przy czym: a) w przypadku szkoleń językowych, 1 usługa np. 60 godzinna rozliczana będzie krotnością zrealizowanych godzin szkoleniowych (60 godzin = 60 bonów); b) w przypadku szkoleń ICT, 1 usługa np. 10 godzinna rozliczana będzie dwukrotnością zrealizowanych godzin szkoleniowych (10 godzin = 20 bonów); c) w przypadku szkoleń z zakresu innych kompetencji ogólnych, 1 usługa rozliczana będzie trzykrotnością zrealizowanych godzin szkoleniowych (10 godzin = 30 bonów); 4) Dla każdej z wymienionych powyżej kategorii szkoleń w ramach PSF, wartość bonu wyliczona jest w oparciu o odrębną metodologię zawierającą obliczenia rzeczywistej uśrednionej wartości poszczególnych kategorii szkoleń. Metodologie mogą ulegać zmianie w wyniku modyfikacji zasad Podmiotowego Systemu Finansowania lub zmieniającej się sytuacji rynkowej. 5) 1 bon szkoleniowy rozliczany jest w 87% ze środków dotacji a w 13% ze środków własnych osoby. 4. Ilość bonów przypadająca na jedną osobę 1) Osoba chcąca skorzystać ze szkoleń, po zakwalifikowaniu do systemu oraz zrealizowaniu usługi doradztwa zawodowego, otrzymuje limit 180 bonów szkoleniowych możliwych do realizacji w okresie trwania umowy dofinansowania. Bony można zamawiać jednorazowo (180) lub w dwóch transzach. Zamawiane bony mają określoną datę ważności związaną z cyklem rozliczania bonów. Osoba w danym cyklu będzie mogła zwrócić niewykorzystane bony w określonym w umowie terminie. 2) Zwrot wkładu własnego uczestnika projektu jest możliwy jedynie po zwróceniu niewykorzystanych bonów. Zwrot bonów po wskazanym w umowie terminie będzie związany z potrąceniem opłaty manipulacyjnej określonej na etapie uruchomienia systemu bonów szkoleniowych. 5. Procedura otrzymania dofinansowania obejmuje: 1) Procedura otrzymania dofinansowania obejmuje: a) nabór zgłoszeń do projektu Kierunek Kariera ; b) weryfikacja zgłoszeń; c) usługa doradcza;
d) w przypadku wskazania potrzeb szkoleniowych zawarcie umowy dofinansowania zawierającej następujące elementy: przedmiot umowy (przyznaną kwotę dofinansowania oraz limit bonów), warunki udzielenia dofinansowania, warunki wykorzystania dofinansowania, zasady rozliczania bonów szkoleniowych, sankcje w przypadku niewłaściwego wykorzystania dofinansowania, warunki kontroli, audytu i ewaluacji, warunki ochrony danych osobowych; e) wpłata przez osobę wkładu własnego w kwocie stanowiącej 13% wartości zamawianych bonów szkoleniowych; f) przekazanie bonów szkoleniowych uczestnikom projektu. 2) Weryfikacja zgłoszeń obejmuje: a) ocenę spełnienia warunków udziału w PSF (osoby dorosłe mieszkające, pracujące lub uczące się na terenie Województwa Małopolskiego, osoby powyżej 50 roku życia, pracownicy o niskich kwalifikacjach); b) w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ocenę spełnienia warunków dotyczących możliwości udzielenia pomocy de minimis. Weryfikacja spełnienia powyższych warunków odbywa się na podstawie oświadczeń osoby złożonych w formularzu zgłoszeniowym. 6. Rozliczanie usług rozwojowych zrealizowanych w ramach PSF 1) Rozliczenie usługi szkoleniowej zrealizowanej w ramach PSF dokonywane jest po weryfikacji spełnienia następujących warunków: a) zgłoszenie na usługę szkoleniową zostało zrealizowane zgodnie z obowiązującą w projekcie Kierunek Kariery procedurą otrzymania dofinansowania; b) wydatek został rzeczywiście poniesiony na zakup usługi szkoleniowej (weryfikacja na podstawie FV/rachunku od instytucji szkoleniowej oraz zaświadczenia o przystąpieniu do potwierdzenia kwalifikacji ogólnie uznanym certyfikatem); c) wydatek został prawidłowo udokumentowany (zgodnie z instrukcją rozliczania przygotowaną przez operatora finansowego projektu); d) usługa szkoleniowa została zrealizowana zgodnie z założeniami, tj. zgodnie z programem, formą, na warunkach i w wymiarze czasowym określonym w bazie szkoleń na stronie www.bonyszkoleniowe.pl; e) usługa zakończyła się przystąpieniem do potwierdzenia kwalifikacji ogólnie uznanym certyfikatem. 2) Bony szkoleniowe rozliczane są po kosztach rzeczywistych do maksymalnej wartości bonu wyliczonej na podstawie stosownej metodologii. Przykłady rozliczenia usługi szkoleniowej zrealizowanej przy dofinansowaniu na poziomie 87% i wartości bonu w wysokości 15 zł, w tym max. 13,05 zł ze środków dotacji i 1,95 zł z wkładu własnego uczestnika projektu: Przykład 1 Założenia: Maksymalna wartość bonu 15 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 60 Wpłacony wkład własny: 13% tj. 117 zł (60 x 1,95 zł)
Możliwy % dofinansowania dla uczestnika projektu: 87% tj. 783 zł (60 x 13,05 zł) Koszt usługi z bazy: 1 200 zł /60 godzin Po zawarciu umowy uczestnik wpłaca wkład własny w wysokości 13% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 60 godzinną za 1 200 zł tj. 20 zł/h. Na jej realizację ma do dyspozycji 60 bonów o wartości 900 zł. Musi więc wpłacić do usługodawcy zaliczkę na brakujące 300 zł. Operator finansowy po otrzymaniu rozliczenia od usługodawcy weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 900 zł, w tym: kwota dotacji: 783 zł (60 h x 13,05 zł), kwota wkładu własnego: 117 zł (60 h x 1,95 h). Przykład 2 Założenia: Maksymalna wartość bonu 15 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 60 Wpłacony wkład własny: 13% tj. 117 zł (60 x 1,95 zł) Możliwy % dofinansowania dla uczestnika projektu: 87% tj. 783 zł (60 x 13,05 zł) Koszt usługi z bazy: 900 zł /60 godzin Po zawarciu umowy uczestnik projektu wpłaca wkład własny w wysokości 13% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 60 godzinną za 900 zł tj. 15 zł/h. Na jej realizację ma do dyspozycji 60 bonów o wartości 900 zł. Operator finansowy po otrzymaniu rozliczenia weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 900 zł, w tym: kwota dotacji: 783 zł (60 h x 13,05 zł), kwota wkładu własnego: 117 zł (60 h x 1,95 h) Przykład 3 Założenia: Maksymalna wartość bonu 15 zł/godzinę Ilość zakupionych bonów: 60 Wpłacony wkład własny: 13% tj. 117 zł (60 x 1,95 zł) Możliwy % dofinansowania dla uczestnika projektu: 87% tj. 783 zł (60 x 13,05 zł) Koszt usługi z bazy: 600 zł /60 godzin Po zawarciu umowy uczestnik projektu wpłaca wkład własny w wysokości 13% wartości zamawianych bonów, wybiera usługę 60 godzinną za 600 zł tj. 10 zł/h. Na jej realizację ma do dyspozycji 60 bonów o wartości 900 zł. Operator finansowy po otrzymaniu rozliczenia weryfikuje dokumenty i dokonuje następującego rozliczenia: Kwota uregulowana przez operatora przekazana instytucji szkoleniowej: 600 zł, w tym: kwota dotacji: 522 zł (60 h x 8,70 zł), kwota wkładu własnego: 78 zł (60 h x 1,30 zł)
Kwota nadpłaconego wkładu własnego zwrócona uczestnikowi projektu: 39 zł (60 h x 0,65 bonów). III. Realizacja PSF z wykorzystaniem bonów szkoleniowych przez operatora finansowego 1. W ramach projektu PSF operator zobowiązany jest do realizacji następujących działań: 1) Uruchomienia systemu PSF tj. przygotowania struktury organizacji, zasobów ludzkich, zadań operatora związanych z rozliczaniem bonów oraz funkcjonowaniem Telefonicznego Biura Obsługi Klienta (TBOK), przygotowania projektu graficznego bonów wraz z zabezpieczeniami i ich wydruku (ok 2 333 330 bonów). 2) Obsługi systemu PSF tj. a) informowania usługodawców, którzy są zarejestrowani w serwisie www.bonyszkoleniowe.pl o zasadach i wymaganiach związanych z rozliczaniem bonów, w tym w szczególności o sposobie weryfikacji, czy bon przedstawiany przez uczestnika systemu jest prawidłowy (np. za pomocą instrukcji); b) wydawania na etapie dokonywania rozliczeń korekt zaświadczeń o pomocy de minimis; c) dostarczania do uczestników systemu bonów szkoleniowych do momentu odebrania przesyłki na odpowiedzialność operatora; d) zapewnienia informacji o procedurze rozliczania bonów obowiązującej wszystkich potencjalnych usługodawców; e) odbierania od usługodawców dokumentów rozliczeniowych tj. zrealizowanych bonów szkoleniowych, kopii rachunków/faktur VAT oraz kopii zaświadczeń o przystąpieniu do potwierdzenia kwalifikacji ogólnie uznanym certyfikatem; f) weryfikowania dokumentów, przedstawionych przez usługodawców w rozliczeniu za przeprowadzoną usługę szkoleniową pod względem: kompletności dokumentów tj. czy usługodawca przekazał dla każdej usługi przedstawionej do rozliczenia: odpowiednią ilość bonów, kopię rachunku/faktury, zaświadczenie; spójności dokumentów tj. czy dane dot. uczestnika i usługodawcy oraz przeprowadzonej usługi widniejące na dokumentach, są ze sobą spójne; spełnienia warunków korzystania z systemu PSF tj. czy usługa przedstawiona do rozliczenia znajdowała się w bazie serwisu www.bonyszkoleniowe.pl na dzień realizacji usługi, czy cena usługi jest zgodna z ofertą przedstawioną w bazie; spełnienia warunków dofinansowania; g) dokonywania rozliczenia bonów dotyczących przeprowadzonej usługi szkoleniowej, w tym: wyliczenie kwot, które winny zostać wpłacone do usługodawcy, w tym kwoty dofinansowania oraz wkładu własnego uczestnika, z uwzględnieniem ceny usługi szkoleniowej;
wyliczenie kwot, które winny zostać zwrócone uczestnikowi z wpłaconego wkładu własnego; h) wypłacania do wysokości wartości bonu: środków pieniężnych dla usługodawcy za przeprowadzoną usługę szkoleniową, ze środków dofinansowania oraz z wniesionego przez uczestnika wkładu własnego, zgodnie z zasadami dokonywania rozliczeń zawartymi w niniejszym dokumencie; środków pieniężnych dla uczestnika wynikających z dokonanego rozliczenia (zwrot ewentualnego nadpłaconego wkładu własnego); 3) Sporządzania i przekazywania na etapie dokonywania rozliczeń sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP udostępnionej przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. 4) Prowadzenia sprawozdawczości na potrzeby WUP Kraków. 5) Archiwizacji dokumentacji. 2. W procesie dystrybucji i rozliczania środków operator zobowiązany jest do zachowania następujących terminów: a) dostarczenie do uczestników zamówionych bonów 5 dni roboczych od daty dokonania wpłaty wkładu własnego przez uczestnika na rachunek operatora; b) odbiór od usługodawców dokumentów rozliczeniowych 5 dni roboczych od daty zgłoszenia przez usługodawcę informacji o dokumentacji do odbioru; c) weryfikacja dokumentów przedstawionych przez usługodawców do rozliczenia 5 dni roboczych od daty odbioru dokumentów; d) rozliczanie bonów dotyczących przeprowadzonej usługi szkoleniowej 5 dni roboczych od daty otrzymania poprawnych dokumentów od usługodawcy; e) wypłacanie usługodawcy środków finansowych za przeprowadzoną usługę szkoleniowa 5 dni roboczych od daty otrzymania poprawnych dokumentów od usługodawcy; f) wypłacanie uczestnikowi środków wynikających z dokonanego rozliczenia 5 dni roboczych od daty otrzymania poprawnych dokumentów od usługodawcy. IV. Narzędzie informatyczne wspierające obsługę systemu bonów szkoleniowych Narzędzie informatyczne, które będzie wspierać obsługę systemu bonów szkoleniowych będzie częściowo oparte o funkcjonalności dotychczas funkcjonującego serwisu www.bonyszkoleniowe.pl. Budowa narzędzia będzie wymagała dostosowania serwisu www.bonyszkoleniowe.pl w zakresie: bazy usług instytucji szkoleniowych, rejestracji instytucji i ofert, strony głównej, wyszukiwarki instytucji szkoleniowych i ich ofert oraz mechanizmu newslettera oraz dodania nowych funkcjonalności, które pozwolą na zbudowanie sprawnie działającego narzędzia. Ponadto, operator będzie miał za zadanie dostosowanie graficzne narzędzia do grafiki www.pociagdokariery.pl, a w przypadku korzystania przez narzędzie z interfejsu www.bonyszkoleniowe.pl również tego interfejsu.
Finalnie narzędzie to musi być zintegrowane z wyżej opisanymi serwisami, również w zakresie systemu CMS. Opis głównych funkcjonalności narzędzia: Narzędzie będzie się składało z: Modułu dla instytucji szkoleniowych; Modułu dla osób indywidualnych; Modułu zarządczego. Moduł dla instytucji szkoleniowych aktualnie funkcjonuje w ramach www.bonyszkoleniowe.pl. Jego dostosowanie do narzędzia będzie dotyczyło głównie: grafiki interfejsu oraz formularza rejestracji usług w bazie danych. Dotychczas rejestracja instytucji szkoleniowych w bazie danych odbywała się przez panel do zarządzania serwisem (CMS), istnieje konieczność modyfikacji tej części modułu i wprowadzenie możliwości rejestracji instytucji szkoleniowych przez nie same poprzez zakładanie kont na stronie internetowej. Moduł dla osób indywidualnych obejmie bazę danych, do której użytkownik będzie wprowadzał swoje dane przy pomocy formularza online. Moduł ten będzie zawierał mechanizm generowania odrębnych linków dla każdego wprowadzonego formularza i przesyłania ich mailowo do użytkownika. Tak, aby użytkownik bez konieczności zakładania swojego konta w serwisie mógł wygenerować plik pdf z wypełnionym formularzem oraz go wydrukować. Formularz musi uwzględniać walidację pól przy pomocy wskazanych formatów oraz pasek postępu jego uzupełniania. Moduł dla osób indywidualnych będzie obejmował również kalendarz, w którym użytkownik po wypełnieniu formularza będzie mógł umówić się na spotkanie z doradcą zawodowym. Mechanizm tworzenia formularzy musi umożliwiać dodanie nowych pól i formatów walidacji oraz tworzenia kolejnych formularzy. Moduł zarządczy obejmuje system CMS oraz sposób wykorzystania danych i ich przepływ. Moduł ten będzie się różnił w zależności od roli użytkownika w narzędziu. Wyróżniamy role: administratora, doradcy i instytucji szkoleniowej. Rola administratora będzie uprawniała do zarządzania wszystkimi danymi w narzędziu. Doradca musi mieć możliwość tworzenia i zarządzania kalendarzem spotkań, na które zapisują się użytkownicy indywidualni. Od momentu wpływu danych z formularza online do bazy i zarezerwowania terminu w kalendarzu doradcy (moduł dla osób indywidualnych) dostęp do danych w zdefiniowanym zakresie otrzyma doradca. Doradca musi mieć możliwość edycji danych użytkownika w bazie, ich wydrukowania oraz tworzenia zestawień danych użytkowników, którzy poprzez zarezerwowanie terminu w jego kalendarzu są do tego doradcy przyporządkowani. Instytucja szkoleniowa otrzyma dostęp do podstawowych danych użytkownika i musi mieć możliwość przyporządkowania użytkownika do szkolenia w bazie usług instytucji szkoleniowych. Przy czym to przyporządkowanie powinno być widoczne jedynie w module zarządczym. Istotne jest umożliwienie tworzenia zestawień danych, zawartych w bazie instytucji szkoleniowych, bazie usług tych instytucji oraz bazie danych użytkowników indywidualnych. Administrator musi mieć możliwość tworzenia zestawień tych danych oraz wyszukiwania, również krzyżowo w bazach. Ponadto moduł zarządczy musi zawierać mechanizm generowania umów z użytkownikami indywidualnymi, gdzie administrator wprowadzi treść wzoru umowy, a dane z bazy użytkowników będzie można dodać do konkretnych miejsc w umowie jednym kliknięciem.
Uwagi ogólne: a) serwis powinien być dostępny za pomocą standardowej przeglądarki internetowej; b) operator powinien zapewnić niezbędną stabilność i bezpieczeństwo serwisu; c) serwis powinien publikować zgodny z wymogami prawnymi, ale nie zakłócający pracy użytkownika, komunikat o obsłudze ciasteczek.