Warszawa, 10.11.2016 r. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia Dot. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Świadczenie usług z zakresu medyny pracy oraz innych usług medycznych dla pracowników Instytutu Technologii Materiałów Elektronicznych w Warszawie Zamawiający, działając na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 poz. 2164 z późn. zm), dalej ustawa, w zawiązku z pytaniami, które wpłynęły do Zamawiającego od uczestników postępowania, dotyczącymi specyfikacji istotnych warunków zamówienia poniżej zamieszczamy treść skierowanych do Zamawiającego pytań wraz z odpowiedziami Pytanie nr 1 1. Czy w ramach pakietu Medycyna Pracy pracownik Zamawiającego ma mieć możliwość wykonania wyłącznie badań profilaktycznych w ramach medycyny pracy (tj. badań wstępnych, okresowych i kontrolnych)? Jeśli nie to: A) Czy pracownik Zleceniodawcy ma być również uprawniony do realizacji konsultacji bez skierowania do takich specjalistów jak: Internista, Okulista, Laryngolog, Neurolog, Dermatolog (wspomnianych w tabeli Medycyna pracy)? B) Czy badania wymienione w Załączniku Nr.1 do SIWZ, w par. IV Zakres Badań Medycyny Pracy, dotyczą wyłącznie badań profilaktycznych (tj. wstępnych, okresowych i kontrolnych) zleconych przez lekarza medycyny pracy, czy też pracownicy Zleceniodawcy mają być uprawnieni do realizacji tych badań poza ścieżką medycyny pracy na podstawie skierowania od innego lekarza specjalisty. Odpowiedź 1 W ramach pakietu Medycyna Pracy pracownik Zamawiającego może być również uprawniony do realizacji konsultacji bez skierowania do takich specjalistów jak: Internista, Okulista, Laryngolog, Neurolog, Dermatolog (wspomnianych w tabeli Medycyna pracy). Badania wymienione w Załączniku Nr 1 do SIWZ, par.iv Zakres Badań Medycyny Pracy dotyczą wyłącznie badań profilaktycznych (tj. wstępnych, okresowych i kontrolnych) zleconych przez lekarza medycyny pracy. Pracownicy Zleceniodawcy mogą być uprawnieni do realizacji ww. badań poza ścieżką medycyny pracy. Pytanie nr 2 Z uwagi na fakt, że w Załączniku nr 1 do SIWZ w Par. III pojawia się przy badaniach wstępnych i okresowych, w ilości usług do wykonania w ciągu 1 roku liczba ok. 350 badań, natomiast w dalszej części SIWZ w Załączniku nr 7 w Par. 1 Przedmiot umowy, pojawia się liczba 300 osób (pracowników i kandydatów do pracy) prosimy o dookreślenie liczby wszystkich zatrudnionych u Zleceniodawcy pracowników.
Odpowiedź 2 Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia liczba 300 to graniczna liczba pracowników, której zgodnie z szacunkiem Zamawiającego w okresie trwania umowy nie powinniśmy przekroczyć. Umowa będzie zawarta zgodnie ze stanem zatrudnienia. W związku z powyższym: Działając na podstawie art. 38 ust. 4 upzp, Zamawiający dokonuje zmiany treści SIWZ, tj. W punkcie III ust.1 Opisu przedmiotu zamówienia - Organizacja udzielania świadczeń medycznych pkt.1 w tabeli dotychczasowy zapis o treści: Badania wstępne i okresowe - Praca biurowa na stanowiskach z monitorami ekranowymi przy ekspozycji powyżej 4 godzin dziennie. W razie konieczności wydanie recepty na okulary bądź szkła kontaktowe w związku z pracą przy komputerze ok.350. Otrzymuje brzmienie: Badania wstępne i okresowe - Praca biurowa na stanowiskach z monitorami ekranowymi przy ekspozycji powyżej 4 godzin dziennie. W razie konieczności wydanie recepty na okulary bądź szkła kontaktowe w związku z pracą przy komputerze ok.300. Pytanie nr 3 Proszę o dookreślenie, czy Zleceniodawca będzie finansował lub współfinansował Podstawowy pakiet profilaktycznej opieki medycznej i Rozszerzony pakiet profilaktycznej opieki medycznej. Odpowiedź 3 Zamawiający wyjaśnia, że o opłaceniu pakietów podstawowych i dodatkowych Pracodawca zdecyduje w zależności od zaproponowanej przez Wykonawcę ceny oferty pakietów dodatkowych. Zgodnie z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Zamawiający zawrze umowę na maksymalną wartość zamówienia, a podane w formularzu ofertowym ceny jednostkowe za usługę profilaktyczną i za usługi dodatkowe, będą obowiązywały przez cały okres trwania umowy i na ich podstawie oraz ilości faktycznie zrealizowanych usług będzie ustalane wynagrodzenie miesięczne. Pytanie nr 4 Proszę o dookreślenie, czy poza lokalizacją wskazaną w SIWZ przy ul. Wólczyńskiej 133 w Warszawie, Zleceniodawca posiada inne swoje oddziały z obszaru których będą zgłoszeni do opieki pracownicy Zleceniodawcy. Odpowiedź 4 Poza lokalizacją wskazaną w SIWZ przy ul. Wólczyńskiej 133 w Warszawie, Zleceniodawca nie posiada innych swoich oddziałów z obszaru których będą zgłoszeni do opieki pracownicy Zleceniodawcy. Pytanie nr 5 4) Proszę o dookreślenie planowanego terminu rozpoczęcia świadczenia usług z zakresu medycyny pracy oraz dodatkowej profilaktycznej opieki medycznej przez Wykonawcę
Odpowiedź 5 Zamawiający nie jest w stanie określić terminu rozpoczęcia świadczenia usług z zakresu medycyny pracy. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą niezwłocznie po rozstrzygnięciu przetargu zgodnie z przepisami ustawy. Pytanie nr 6 W załączniku Nr 7 do SIWZ par. 5 Wynagrodzenie Wykonawcy, w pkt 1 Zamawiający wskazuje, że Z tytułu realizacji przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne w kwocie odpowiadającej faktycznie wykonanym usługom oraz cenom jednostkowym zgłoszonym przez Wykonawcę w ofercie, jednak nie większej niż (słownie złotych brutto). Dalej w pkt. 3 Par.5 Zamawiający pisze: Zapłata wynagrodzenia za świadczone usługi następować będzie w okresach miesięcznych za faktycznie wykonane usługi. Rozumiemy, że w obydwu punktach Zamawiający miał namyśli miesięczne wynagrodzenie w formie opłaty ryczałtowej za jednego pracownika, pomnożonej razy ilość faktycznie zgłoszonych do opieki medycznej, a nie faktycznie wykonane usługi. Prosimy o potwierdzenie powyższego. Prosimy o zmianę zapisu w Umowie na: Wynagrodzenie miesięczne należne Zleceniobiorcy, z tytułu niniejszej Umowy stanowi sumę iloczynów, liczby pakietów i ich cen określonych w Umowie. -Czy my możemy zawrzeć taki zapis. Odpowiedź 6 Pisząc o zapłacie za faktycznie wykonane usługi Zamawiający miał na myśli miesięczne wynagrodzenie w formie opłaty ryczałtowej za jednego pracownika, pomnożonej przez liczbę osób faktycznie zgłoszonych do opieki medycznej w danym miesiącu. Pytanie nr 7 6) W Załączniku nr 7 w Par. 9 Dane Osobowe, Zleceniodawca pisze co następuję: Z dniem podpisania Umowy, Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do wykonywania przedmiotu niniejszej umowy. Sformułowanie powierza pojawia się kilkukrotnie. Wykonawca wnioskuję o zmianę sformułowania powierza na udostępnia. Wykonawca wniosek swój motywuje tym, że w przypadku przekazywania danych osobowych przez pracodawcę podmiotowi leczniczemu w celu świadczenia usług medycznych, mamy do czynienia z udostępnianiem danych osobowych, a nie z powierzaniem. Powierzenie danych osobowych następuje wówczas gdy dane są przekazywane do przetwarzania w tym samym celu, w jakim są przetwarzane przez przekazującego administratora. W omawianym przypadku, pracodawca przetwarza dane z tytułu i w związku z zatrudnieniem, a podmiot leczniczy w celu realizacji usług medycznych o powierzeniu nie może być mowy. Wykonawca stosuje następujący zapis w swoich Umowach: Zleceniodawca udostępnia Zleceniobiorcy dane osobowe Osób Uprawnionych w zakresie i celu związanym z realizacją niniejszej Umowy. Prosimy o rozważanie możliwości uzupełnienia Umowy o ten zapis. Odpowiedź 7: Zamawiający nie przewiduje zmian w przedmiotowym zakresie.
Pytanie nr 8 W Załączniku nr 7 w Par. 9; pkt. 6, Zamawiający pisze co następuje: Wykonawca dopuści do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby posiadające stosowne imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. W tym celu Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania i odwoływania imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy, o której mowa w ust. 2. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do umowy, natomiast wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 4 do umowy. Wykonawca wnioskuje o usunięcie tego zapisu z Umowy. Wykonawca prośbę swą uzasadnia tym, że każdy pracownik Wykonawcy ma podpisane uprawnienie w różnym zakresie czyli inne ma osoba do wprowadzania danych pacjentów do systemu, inne lekarze, pielęgniarki itd. To gwarantuje nam najwyższe bezpieczeństwo dokument jest zgodny z uprawnieniami jakie pracownicy mają do naszego systemu medycznego i innych folderów i systemów funkcjonujących w firmie. Odpowiedź 8: Zamawiający nie przewiduje zmian w przedmiotowym zakresie. Pytanie nr 9 W par.7 Kary Umowne Zamawiający pisze: w Przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub rozwiązania umowy przez Wykonawcę z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, w wysokości 20% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w Par.5 ust. 1 Wykonawca wnioskuje o dookreślenie, co Zamawiający rozumie przez przyczyny leżące po stronie Wnioskodawcy. Prosimy o dookreślenie zapisu w umowie. Odpowiedź 9: Zamawiający wyjaśnia, że na tym etapie postępowania nie jest w stanie precyzyjnie przewidzieć jakiego rodzaju odstąpienia mogą mieć miejsce za, które odpowiedzialność ponosi Wykonawca. Pytanie nr 10 W par. 7 pkt.2 Zamawiający pisze: w przypadku opóźnienia w rozpoczęciu świadczenia zleconych zadań w stosunku do terminów ustalonych pomiędzy Stronami w trakcie realizacji Umowy (w stosunku terminu wskazanego w ofercie Wykonawcy) każdorazowo w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto o którym mowa w w Par. 5 ust.1 za każdy dzień opóźnienia. Wykonawca wnioskuje o dołączenie poniższego zapisu do powyższego. W nawiązaniu do tego zapisu zasadne będzie uwzględnienie, iż opóźnienie w rozpoczęciu świadczenia zleconych zadań w stosunku do terminów ustalonych pomiędzy Stronami w trakcie realizacji Umowy (w stosunku terminu wskazanego w ofercie Wykonawcy) uznaje się wtedy, kiedy wiąże się to ze zgłoszoną i uznaną reklamacją względem takiej sytuacji. Proszę o potwierdzenie. Odpowiedź 10: Zamawiający nie przewiduje zmian w przedmiotowym zakresie.
Pytanie nr 11 Czy w ramach pakietu Medycyna Pracy pracownik Zamawiającego, ma być również uprawniony zarówno do realizacji konsultacji bez skierowania do takich specjalistów jak: Internista, Okulista, Laryngolog, Neurolog, Dermatolog jak i do dodatkowych badań nie wynikających z badań medycyny pracy, ale związanych ze specjalizacjami? Odpowiedź 11 W ramach pakietu Medycyna Pracy pracownik Zamawiającego, ma być uprawniony zarówno do realizacji konsultacji bez skierowania do takich specjalistów jak: Internista, Okulista, Laryngolog, Neurolog, Dermatolog jak i do dodatkowych badań nie wynikających z badań medycyny pracy, ale związanych ze specjalizacjami. Pytanie nr 12 Prosimy o potwierdzenie, że osoby, które będą chciały wykupić Podstawowy pakiet profilaktycznej opieki medycznej lub Rozszerzony pakiet profilaktycznej opieki medycznej będą obligatoryjnie objęte pakietem Świadczenie usług z zakresu medycyny pracy oraz innych usług medycznych? Odpowiedź 12 Osoby, które będą chciały wykupić Podstawowy pakiet profilaktycznej opieki medycznej lub Rozszerzony pakiet profilaktycznej opieki medycznej będą obligatoryjnie objęte pakietem Świadczenie usług z zakresu medycyny pracy oraz innych usług medycznych Pytanie nr 13 W załączniku ZP/010/2016 Załącznik nr 1 do: Specyfikacji istotnych warunków zamówienia na : Świadczenie usług w zakresie medycyny pracy i innych usług medycznych na rzecz Instytutu Technologii Materiałów Elektronicznych w Warszawie p. V - ZAKRES DODATKOWEJ PROFILAKTYCZNEJ USŁUGI MEDYCZNEJ (TABELA 2 i 3 ) Specjalizacje lekarskie w zakresie dodatkowej profilaktycznej usługi medycznej przewidziane są w dwóch pakietach: a) podstawowy pakiet profilaktycznej opieki medycznej dla 1 pracownika, b) rozszerzony pakiet profilaktycznej opieki medycznej dla 1 pracownika. Z uwagi na fakt, iż w tabelach 2 i 3 badania dodatkowe nie została podana szacunkowa ilość osób chętnych do objęcia dodatkową opieką profilaktyczną jak również nie podana została szacunkowa ilość wizyt u poszczególnych specjalistów w ciągu miesiąca, proszę o podanie przypuszczalnej liczby osób chętnych do korzystania z podstawowego pakietu profilaktycznego (tab. 2) i przypuszczalnej liczby osób chętnych do korzystania z rozszerzonego pakietu profilaktycznego (tabela 3). Ponadto w tabelach 2 i 3 nie uwzględniono również dodatkowych badań zleconych przez lekarzy specjalistów (takich jak np. badania laboratoryjne, badania TRG, USG, EKG, audiogram). W związku z tym proszę o doprecyzowanie czy Zamawiający życzy sobie żeby dodatkowe badania były zlecane przez lekarzy specjalistów? Jeśli tak to prosiłabym o szacunkowe określenie poszczególnych badań w okresie 1 miesiąca. Odpowiedź 13: Zamawiający wyjaśnia, że nie jest w stanie na obecnym etapie wskazać ilości osób chętnych do objęcia dodatkową opieką profilaktyczną jak również szacunkowej ilości wizyt u poszczególnych
specjalistów w ciągu miesiąca. ZAMAWIAJĄCY nie wymaga aby dodatkowe badania były zlecane przez lekarzy specjalistów. Pytanie nr 14: Czy pod hasłem -Stomatologia profilaktyczna +skaling należy rozumieć tylko przeglądy stomatologiczne i usunięcie kamienia bez leczenia stomatologicznego i wypełnień? Jeśli nie to proszę o sprecyzowanie zakresu usług stomatologicznych. Odpowiedź 14 Zamawiający wyjaśnia, iż pod hasłem Stomatologia profilaktyczna + skaling należy rozumieć przeglądy stomatologiczne i usunięcie kamienia bez leczenia stomatologicznego i wypełnienia. Pytanie nr 15 Opis problemu W załączniku ZP/010/2016 Załącznik nr 2 do: Specyfikacji istotnych warunków zamówienia na : Świadczenie usług w zakresie medycyny pracy i innych usług medycznych na rzecz Instytutu Technologii Materiałów Elektronicznych w Warszawie 1. Oferuję wykonanie zamówienia za kwotę brutto:..zł netto (słownie:.), zgodnie z poniższą tabelą: Lp. Rodzaj usługi Ilość Cena netto za 1 pracownika miesięcznie /w PLN/ Cena brutto za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy za 1 pracownika miesięcznie Wartość netto oferty Kwota VAT Wartość brutto oferty A B C D E F = C x D G H = F + G 1 Świadczenie usług z zakresu medycyny pracy oraz innych usług medycznych 24 miesiące 2 RAZEM W powyższej tabeli stanowiącej podstawę wyliczenia wartości umowy (lit. B, C, D, F, lp. 1) rodzaj usługi proszą państwo o podanie łącznej kwoty za wykonanie badań Świadczenie usług z zakresu medycyny pracy oraz innych usług medycznych za jednego pracownika, jako ceny łącznej. Natomiast w rozdziale XV opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert punkt 1 podana jest informacja dotycząca tylko Medycyny Pracy. w związku z nieścisłością między pkt. 1. Oferuję wykonanie zamówienia za kwotę brutto:.zł netto (słownie:.), zgodnie z poniższą tabelą:, a rozdziałem XV pkt 1. proszę o sprecyzowanie: 1. czy dane zawarte w lp. nr 1 powyższe tabeli mają obejmować tylko usługi wynikające z kodeksu pracy (zgodnie z zapisem rozdziału XV pkt 1.)? 2. Czy mają obejmować kwotę łączną wynikającą z wyliczenia usług Medycyny Pracy + pakiet 1 + pakiet 2? 3. Czy przy obliczeniu globalnej kwoty oferty należy uwzględnić tylko podany przez Państwa sposób wyliczenia z tabeli C x D? Czy może należy kwotę, która wyniknie z wyliczenia tabeli C x D jeszcze pomnożyć przez liczbę zatrudnionych w Firmie? Czy ewentualnie przez liczbę tych, którzy konkretnie wykonali usługi w danym miesiącu (tj. C x D = X x Y).
Odpowiedź 15 1) Działając na podstawie art. 38 ust. 4 upzp, Zamawiający dokonuje zmiany treści SIWZ, tj. Pkt. 1 3 Rozdział XIV SWZ dotychczasowe zdania o treści: 1. Dla potrzeb niniejszego postępowania Wykonawca w formularzu ofertowym poda: cenę netto, brutto oraz wartość podatku VAT oraz ceny jednostkowe za usługę profilaktyczną i za usługi dodatkowe, zgodnie z formularzem oferty (Ceny muszą być większe od zera). Na potrzeby kalkulacji ceny ofertowej należy przyjąć dane o średniej, miesięcznej liczbie wizyt u lekarzy wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia. 2. Przedstawiona przez Wykonawcę cena brutto oferty służyć będzie jedynie do porównania cen złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zawrze umowę na maksymalną wartość zamówienia. 3. Podane w formularzu ofertowym ceny jednostkowe za usługę profilaktyczną i za usługi dodatkowe, będą obowiązywały przez cały okres trwania umowy i na ich podstawie oraz ilości faktycznie zrealizowanych usług będzie ustalane wynagrodzenie miesięczne. Pkt. 1 i 2 Rozdział XIV SWZ otrzymuje nowe brzmienie: 1. Dla potrzeb niniejszego postępowania Wykonawca w formularzu ofertowym poda: 1) cenę netto, brutto oraz wartość podatku VAT za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy za 1 pracownika miesięcznie, 2) cenę netto, brutto oraz wartość podatku VAT za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy za 1 pracownika za 24 miesiące oraz 3) ceny jednostkowe w zakresie podstawowego pakietu profilaktycznej opieki medycznej dla 1 pracownika/miesięcznie oraz rozszerzonego pakietu profilaktycznej opieki medycznej za 1 pracownika/miesięcznie zgodnie z formularzem oferty. (Wszystkie powyższe ceny muszą być większe od zera). Na potrzeby kalkulacji ceny ofertowej należy przyjąć ilość miesięcy tj. 24 pomnożoną razy Cena brutto za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy za 1 pracownika miesięcznie plus Kwota VAT oferty za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy za 1 pracownika za 24 miesiące. 2. Przedstawiona przez Wykonawcę cena brutto oferty służyć będzie jedynie do porównania cen złożonych ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zawrze umowę na maksymalną wartość zamówienia. 3. Podane w formularzu ofertowym ceny jednostkowe za opiekę medyczną w zakresie medycyny pracy i ceny za usługi dodatkowe tj. za podstawowy pakiet profilaktycznej opieki medycznej dla 1 pracownika/miesięcznie oraz rozszerzony pakiet profilaktycznej opieki medycznej, będą obowiązywały przez cały okres trwania umowy i na ich podstawie oraz ilości faktycznie zrealizowanych usług będzie ustalane wynagrodzenie miesięczne. 2) Działając na podstawie art. 38 ust. 4 upzp, Zamawiający dokonuje zmiany treści SIWZ, tj. Dotychczasowy załącznik nr 2 do SIWZ tj. Formularz oferty otrzymuje nowe brzmienie, zgodnie z załącznikiem do niniejszego pisma.