ZLECENIODAWCA: Łukasz Dymek Wielkopolski Instytut Rozwoju Przedsiębiorczości i Edukacji ul. Małachowskiego 2B, 64-800 Chodzież NIP 7642058401, REGON 572107982 tel. (067) 211 30 60 www.wirpe.pl, biuro@wirpe.pl Chodzież, dnia 25 lutego 2015r. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu: Aktywni na rynku pracy wsparcie dla osób niepełnosprawnych z powiatu tarnowskiego i dąbrowskiego projekt nr POKL.07.04.00-12-059/12 w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Działania 7.4 Niepełnosprawni na rynku pracy, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Wielkopolski Instytut Rozwoju Przedsiębiorczości i Edukacji Łukasz Dymek z siedzibą w Chodzieży jako Lider projektu realizowanego w partnerstwie z Centrum Edukacji AC-Expert Agata Melara z siedzibą w Obornikach, realizując zasadę konkurencyjności, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na przeprowadzenie następujących zadań: kod CPV 79210000-9 Usługi księgowe i audytorskie I. PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1. Sprawdzenie czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz ochrony danych osobowych). 2. Sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte. 3. Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym. 4. Kontrola poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej. 5. Sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione. 6. Sprawdzenie wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu. 7. Sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez Beneficjenta. 8. Sprawdzenie sposobu promocji projektu. 9. Sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.
II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Do niniejszego postępowania mogą się ubiegać Zleceniobiorcy, którzy spełniają odpowiednie kompetencje i doświadczenie w ww. zakresie tj. osoby posiadające niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 2. Zleceniobiorca ubiegający się o przeprowadzenie audytu projektu ma obowiązek złożenia: - oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa Zamówień Publicznych; - wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji. 3. Zleceniobiorca ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. 4. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości przedmiotu postępowania podwykonawcom.
III. INFORMACJE DODATKOWE 1. Projekt realizowany jest w okresie od 1 stycznia 2013 roku do 30 czerwca 2015 roku. Realizację audytu przewiduje się w okresie od 1 kwietnia 2015 roku do 30 kwietnia 2015 roku. 2. Raport zawierający opinię powinien zostać sporządzony do dnia 30 kwietnia 2015r. Minimalny zakres raportu stanowi załącznik nr 3. 3. Zleceniobiorca ma obowiązek dołączenia do oferty oświadczenia o braku powiązań, o których mowa w pkt. 2 Informacji dodatkowych stanowiącego integralną część zapytania ofertowego (załącznik nr 1), Formularza oferty (załącznik nr 2) oraz wzór raportu z audytu (załącznik nr 3). 4. Zleceniodawca przy wyborze oferty kierować się będzie następującymi kryteriami cena (waga 100%): a) Cena to całkowita cena brutto, b) Oferta z najniższą ceną otrzyma największą wartość procentową, tj. 100 %, pozostałe będą oceniane w stosunku do najkorzystniejszej oferty według wzoru: Cena = (C oferowana min. brutto x 100%) / C badanej oferty brutto 5. Zleceniodawca dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz pod względem merytorycznym (uwzględniając kryteria oceny ofert) zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego. 6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą wartość procentową. 7. W ofercie proszę podać: a) Całkowitą kwotę brutto. b) Kwotę brutto za poszczególne elementy zamówienia. c) Proponowaną formę płatności. d) Oświadczenie Zleceniobiorcy, iż posiada doświadczenie, odpowiednią kadrę i kwalifikacje oraz znajduje się w sytuacji ekonomicznej umożliwiającej wykonanie zamówienia. 8. Niniejsze postępowanie ofertowe nie jest prowadzone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. 9. W sprawach związanych z zapytaniem ofertowym proszę kontaktować się z Koordynatorem projektu pod nr tel. 733-272-692. Dopuszcza się komunikowanie ze Zleceniodawcą również za pomocą poczty elektronicznej (e-mail: e.sliwa@biuroprojektu.eu), przy czym dla udokumentowania zawarcia umowy, sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty konieczna jest forma pisemna. 10. Zleceniodawca dostarczy niniejsze zapytanie ofertowe do minimum trzech potencjalnych Zleceniobiorców za pomocą poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej lub osobiście. 11. Zleceniodawca umieszcza zapytanie ofertowe na stronie internetowej projektu:www.aktywninarynkupracy.wirpe.pl oraz na www.bazakonkurencyjnosci.gov.pl. 12. Zleceniodawca nie dopuszcza składania ofert częściowych. 13. Zleceniobiorca składa ofertę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 14. Oferty należy nadsyłać lub doręczyć do biura projektu mieszczącego się w Tarnowie 33-100, przy ul. Brodzińskiego 17 do dnia 11 marca 2015 roku do godz. 16.00. 15. Otwarcie ofert nastąpi 11 marca 2015 roku w siedzibie biura Zleceniodawcy, o godzinie 16.30. 16. Okres związania ofertą: 30 dni. 17. Koszty przygotowania oraz dostarczenia oferty ponosi Zleceniobiorca. 18. Brak odpowiedzi na złożoną ofertę nie stanowi zawarcia umowy.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.. Pieczęć Zleceniobiorcy Dotyczy zapytania ofertowego w związku z realizacją projektu: Aktywni na rynku pracy wsparcie dla osób niepełnosprawnych z powiatu tarnowskiego i dąbrowskiego nr: POKL 07.04.00-12-059/12 w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Działanie 7.4 Niepełnosprawni na rynku pracy, Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja, niżej podpisany/na.. reprezentujący/ca: oświadczam, że nie jestem powiązany/na osobowo lub kapitałowo z Zleceniodawcą (Liderem projektu) tj. Łukasz Dymek Wielkopolski Instytut Rozwoju Przedsiębiorczości i Edukacji z siedzibą w Chodzieży, oraz Partnerem projektu firmą Centrum Edukacji AC-Expert Agata Melara z siedzibą w Obornikach. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zleceniodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Zleceniobiorcy, a Zleceniobiorcą. Oświadczam, że spełniam kryterium bezstronność i niezależność, a w szczególności: nie posiadam udziałów, akcje lub innych tytułów własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; nie jestem i nie byłem/am w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; w ostatnich 3 latach nie uczestniczyłem/łam w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; nie osiągnąłem/łam chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany/na z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; nie jestem i nie byłem/łam zaangażowany/na w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu spełniać będą wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL poprzez w szczególności nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt., dnia.. Miejscowość data czytelny podpis Zleceniobiorcy
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTOWY w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności na: kod CPV 79210000-9 Usługi księgowe i audytorskie Projekt: Aktywni na rynku pracy wsparcie dla osób niepełnosprawnych z powiatu tarnowskiego i dąbrowskiego. Termin realizacji: 01.04.2015r. 30.04.2015r. Miejsce: m. Tarnów. 1. Nazwa (firma) oraz adres Zleceniobiorcy:...... NIP:... REGON:... Numer rachunku bankowego:... 2. Kalkulacja cenowa Zleceniobiorcy za realizację zamówienia: Przyjmując założenia wyszczególnione w zapytaniu o cenę z dnia 25.02.2015 roku, składamy następującą ofertę cenową: Lp. Usługa Łączna kwota netto Łączna kwota brutto 1. Audyt zewnętrzny Projektu Aktywni na rynku pracy wsparcie dla osób z powiatu tarnowskiego i dąbrowskiego RAZEM Cena łącznie brutto:... (słownie:...złotych) Proponowana forma płatności to przelew 30 dni od daty wystawienia faktury. Jednocześnie informujemy, że zobowiązujemy się zrealizować przedmiot zlecenia zgodnie z warunkami zawartymi w zapytaniu ofertowym.
OŚWIADCZENIA: 1. Oświadczam, iż posiadam doświadczenie, odpowiednią kadrę i kwalifikacje oraz znajduję się w sytuacji ekonomicznej umożliwiającej wykonanie zamówienia. 2. Oświadczam, iż zapoznałam/em się z opisem przedmiotu postępowania i wymogami Zleceniodawcy i nie wnoszę do nich żadnych zastrzeżeń. 3. Załącznikami do niniejszego formularza oferty stanowiącymi integralną część oferty są: a. Kopia niniejszego zapytania z datą jego wpływu/otrzymania przez Zleceniobiorcę oraz podpisem/pieczęcią osoby uprawnionej. b. Oświadczenie o braku powiazań ze Zleceniodawcą osobowo lub kapitałowo (Załącznik nr 1). c. Inne:... Miejscowość..., dnia...,... (pieczęć i czytelny podpis Zleceniobiorcy)
Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego 1 Data sporządzenia raportu 2 Numer audytowanego projektu 3 Nazwa i adres podmiotu realizującego projekt 4 Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt 5 Imiona i nazwiska audytorów /biegłych rewidentów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu 6 Termin przeprowadzenia audytu 7 Czas wykonania audytu 8 Cel audytu 9 Standardy na podstawie których przeprowadzono audyt 10 Zakres przedmiotowy audytu 11 Podjęte działania i zastosowane techniki audytu 12 Termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu 13 Ustalenia stanu faktycznego 14 Określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru (w tym próg istotności i poziom ufności) 15 Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy 16 Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień 17 Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje 18 Lista dokumentów zweryfikowanych podczas audytu 19 Podpisy osób wchodzących w skład zespołu audytującego, które brały udział w czynnościach audytowych WZÓR Raport z audytu nr... /... Miejsce, data...