ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 12 sierpnia 2011 r.

Transkrypt

1 Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata ZNAK SPRAWY: ZO - 01/IOB/2011 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 12 sierpnia 2011 r. dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, dotyczące wykonania usługi audytu zewnętrznego projektu nr WND-RPWM /10 pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata I. Zamawiający: Fundacja Rozwoju Regionu Łukta Adres siedziby Zamawiającego: ul. Mazurska 30, Łukta, tel ; fax , frrl@frrl.org.pl, KRS II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu nr WND- RPWM /10 pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata OŚ PRIORYTETOWA 1: PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ, Działanie 1.2. Wzrost potencjału instytucji otoczenia biznesu, Poddziałanie Instytucje otoczenia biznesu na podstawie: 1) UDA-RPWM /10-00 z dn r. 2) Aneksu nr UDA-RPWM /10-01 z dn r. 3) Aneksu nr UDA-RPWM /10-02 z dn r. 2. Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego - Beneficjenta projektu. 3. Audyt powinien obejmować przede wszystkim: 1) analizę dokumentacji w zakresie: a) prawidłowości przekazania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania, b) zasadności i odpowiedniego udokumentowania poniesionych wydatków kwalifikowanych, 2) analizę sprawozdania z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie projektu. Fundacja Rozwoju Regionu Łukta ul. Mazurska Łukta tel./fax , tel frrl@frrl.org.pl NIP KRS Sąd Rejonowy w Olsztynie Wydział VIII Krajowego Rejestru Sądowego

2 III. Wymagania związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia: 1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia rozpoczęcie audytu projektu najpóźniej od dnia 05 września 2011 r. i zakończenie audytu projektu najpóźniej do dnia 22 września 2011 r. 2. Wykonawca usługi. 1) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają wszystkie wymogi, wskazane w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 2) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami odpowiednio zdolnymi do wykonania zlecenia, posiadają potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3) Przez wykonawców o niezbędnych/odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające: a) udokumentowane kwalifikacje, b) udokumentowane doświadczenie: w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (co najmniej 2 zadania/2 projekty), związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego. 4) Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobligowany jest do złożenia wraz z ofertą: a) wykazu wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu. 5) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia. 6) Audyt mogą przeprowadzić podmioty, które spełniają jeden z trzech poniższych warunków: a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.), b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240), c) w latach zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, oraz osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia spełniające/y łącznie dwa poniższe warunki: 2

3 posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 7) Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobligowany jest do złożenia wraz z ofertą potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w pkt. 5. 8) Jednym z członków zespołu audytowego musi być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta, co powinno być udokumentowane poprzez złożenie wraz z ofertą potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie tego warunku. 9) Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego. 10) Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 9 składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. 11) Oświadczenia, o których mowa w pkt. 10 stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 12) Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy to również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu): a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu, b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, c) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego przeprowadzonego w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, d) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki Zamawiającego albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem, 3

4 g) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata (RPO WiM) tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. h) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , i) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. 13) Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny. 14) Wykonawca audytu gwarantuje zastosowanie właściwej metodologii badania audytowego i objęcie badaniem audytowym odpowiednio właściwej reprezentatywnej próby dokumentacji związanej z realizacją projektu. 15) Audyt projektu należy przeprowadzić zgodnie z postanowieniami/wymogami/standardami zawartymi oraz przepisami wskazanymi w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM oraz zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu. 16) Sposób przeprowadzenia i zakres audytu oraz zakres raportu z audytu projektu powinny obejmować co najmniej obszary i zagadnienia, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 3. Sposób obliczenia ceny: Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN. 4. Sposób i termin zapłaty: Na podstawie faktur VAT, płatnych w terminie 30 dni od dnia wystawienia faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT. Faktury zostaną wystawione przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem. 5. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia: 1) W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu: 4

5 a) wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 14 września 2011 r., b) końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 20 września 2011 r., przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu. 2) Przyjęcie przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu. 3) Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. 4) Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98%. 5) Wykonawca związany jest z ofertą 20 dni od daty terminu składnia ofert. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6) Wykonawca będzie zobowiązany do udzielania wyjaśnień Zamawiającemu i organom uprawnionym, w tym: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, w zakresie objętym audytem projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. 7) W sytuacji, kiedy audyt projektu nie spełni wymogów określonych w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie zobowiązany w ramach otrzymanego już wynagrodzenia, do poprawy raportu z audytu bądź ponownego przeprowadzenia audytu projektu. 8) W sytuacji, kiedy w wyniku kontroli projektu przeprowadzonej przez uprawniony organ, w tym IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, na podstawie badania tych samych dokumentów, zostaną stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia w realizacji projektu, których wykonawca audytu projektu nie wykazał w raporcie z audytu, wykonawca w terminie 14 dni od dnia otrzymania stosownego powiadomienia od Zamawiającego, będzie zobowiązany do zwrotu wynagrodzenia otrzymanego z tytułu przeprowadzonego audytu projektu. IV. Termin złożenia ofert: 1. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie osobiście w Fundacji Rozwoju Regionu Łukta ul. Mazurska 30, Łukta, pok. nr 3, listem poleconym lub za pośrednictwem kuriera. Termin składania ofert upływa dnia 26 sierpnia 2011 r. o godz Decyduje data wpływu oferty do FRRŁ. Na dole koperty zawierającej ofertę należy dopisać: Postępowanie ofertowe na audyt projektu pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji 5

6 Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu. Oferta powinna zawierać cenę brutto wyżej wymienionej usługi. 2. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone wykonawcy bez otwierania. 3. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert w swojej siedzibie w terminie sierpnia 2011 r. 4. Wybór wykonawcy w wyniku niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 30 sierpnia 2011 r. O decyzji zamawiającego zostanie powiadomiony odrębnym pismem wyłącznie wybrany wykonawca najpóźniej w terminie 5 dni od dnia wyboru wykonawcy. V. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: 1. W terminie do 3 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty wybrany wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umowy na warunkach złożonej oferty. 2. Umowa zostanie podpisana w siedzibie Zamawiającego. 3. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. VI. Tryb postępowania: zapytanie ofertowe bez zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. VII. Kryteria oceny ofert i ich waga: najniższa cena ofertowa brutto %. VIII. Pozostałe informacje: 1. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: 1) Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2) Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 3) Dokumenty dotyczące zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia: a) wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania, b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, c) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu. 4) Potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające, iż wykonawca spełnia jeden z warunków określonych w lit. a), b), c): a) wykonawca jest uprawniony są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.), b) wykonawca posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240), c) wykonawca w latach zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, 6

7 5) Oświadczenie, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia: a) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, b) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 6) Oświadczenie, iż jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający spełnienie tego warunku 7) Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od Zamawiającego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 8) Wzór umowy opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią firmową i na każdej stronie czytelnym podpisem osoby/osób reprezentującej/ych wykonawcę. 2. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem adresu b.galazka@frrl.org.pl 3. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. 4. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi. 5. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone, bez podania przyczyn przez Zamawiającego. 6. W związku z sytuacją określoną w pkt. 5 wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze przewidziane w wyżej cytowanej ustawie. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Ze strony Zamawiającego osobą do kontaktu jest: Barbara Gałązka Koordynator projektu b.galazka@frrl.org.pl Informacje szczegółowe na temat zapytania można uzyskać pod numerem telefonu: Łukta, dnia 12 sierpnia 2011 r. 7

8 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego... (pieczęć Wykonawcy) Znak sprawy:. 1) FORMULARZ OFERTOWY Zamawiający: Fundacja Rozwoju Regionu Łukta DANE WYKONAWCY: Nazwa i adres wykonawcy: Tel...., Fax:..., REGON......, Działając w imieniu: - własnym* - spółki cywilnej (jeżeli innej to wpisać jakiej)/ konsorcjum składającego się z 2) :... /podać nazwę i adres podmiotów wchodzących w skład spółki / konsorcjum/ Składając ofertę w Zapytaniu ofertowym, którego przedmiotem jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu nr WND-RPWM /10 pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata OŚ PRIORYTETOWA 1: PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ, Działanie 1.2. Wzrost potencjału instytucji otoczenia biznesu, Poddziałanie Instytucje otoczenia biznesu, oferuję (-my) wykonanie przedmiotu zamówienia za : 8

9 Cenę oferty brutto... zł., (słownie: złotych). w tym należny podatek VAT. 1. Oświadczam (-y), że zobowiązuję (-my) się wykonać przedmiot zamówienia w terminie od dnia.. do dnia. 2. Oświadczam (-y), że cena podana w ofercie uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia. 3. Oświadczam (-y), że zapoznałem (-liśmy) się z treścią Zapytania ofertowego i nie wnoszę (-my) zastrzeżeń oraz uzyskałem (-liśmy) konieczne informacje do przygotowania oferty. 4. Oświadczam (-y), że zapoznałem (-liśmy) się z treścią Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM 5. Zgodnie z wymogami ustawowymi i Zamawiającego, przedstawiam (-y) wymagane dokumenty według poniższego zestawienia: /miejscowość, data / pieczęć (-cie) imienna (-e) i podpis (-y) osoby (osób upoważnionej (-ych) do reprezentowania Wykonawcy 1) Należy powoływać się na znak sprawy z zapytania ofertowego 2) Niepotrzebne skreślić 9

10 Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego Oświadczenie o bezstronności i niezależności Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu (tytuł projektu) realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie numer: nr UDA-RPWM /10-00 z dn r. z późn. zm. (numer umowy) ja /wykonawca.. (imię i nazwisko/nazwa) jako osoba/wykonawca uczestnicząca/y w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.: 1) nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu, 2) nie jestem i nie byłem/-am w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego i albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 3) nie uczestniczyłem/am w ciągu ostatnich 3 lat w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego przeprowadzonego w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 4) nie osiągnąłem/-am chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, 5) nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany/-a z tytułu z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki Zamawiającego albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób, 6) nie jestem i nie byłem/-am zaangażowany/-a w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem, 10

11 7) nie pozostaję/pozostawałem/am w ciągu ostatnich 3 lat w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata (RPO WiM) tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 8) nie jestem ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , 9) nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.... (Podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu / pieczęć i podpis/y wykonawcy audytu)... (Data i miejsce) 11

12 WZÓR UMOWY UMOWA nr../2011/rpo Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego na usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu WND-RPWM /10 pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata zwana dalej umową, zawarta w dniu... w Łukcie pomiędzy: Fundacją Rozwoju Regionu Łukta z siedzibą w Łukcie ul. Mazurska 30, reprezentowaną przez: Wandę Łaszkowską Prezes Zarządu / Dyrektor Fundacji Zwaną dalej Zamawiającym a... nazwa, adres miejsca zamieszkania/ siedziby wykonawcy i adres głównego miejsca wykonywania działalności nr KRS i Sąd prowadzący Rejestr... / nr wpisu do ew. dział. gospodarczej,*nr NIP...,* nr identyfikacyjny REGON..., * nr PESEL * reprezentowaną/ym przez: *) w przypadku spółki cywilnej należy wpisać dane wszystkich wspólników zwaną/ym dalej Wykonawcą, zwanymi łącznie dalej Stronami. W wyniku przeprowadzenia uproszonego postępowania o wartości poniżej równowartości kwoty euro, zawarto umowę następującej treści: 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać wszelkie niezbędne czynności do przeprowadzenia audytu projektu nr WND-RPWM /10 pn. Centrum Wspierania Przedsiębiorczości rozwój instytucjonalny Fundacji Rozwoju Regionu Łukta instytucji otoczenia biznesu, finansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 12

13 na lata OŚ PRIORYTETOWA 1: PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ, Działanie 1.2. Wzrost potencjału instytucji otoczenia biznesu, Poddziałanie Instytucje otoczenia biznesu, na podstawie: 1) UDA-RPWM /10-00 z dn r. 2) Aneksu nr UDA-RPWM /10-01 z dn r. 3) Aneksu nr UDA-RPWM /10-02 z dn r. 2. Audyt projektu stanowić będzie niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego - Beneficjenta projektu 2. Audyt powinien obejmować przede wszystkim: 3) analizę dokumentacji w zakresie: c) prawidłowości przekazania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania, d) zasadności i odpowiedniego udokumentowania poniesionych wydatków kwalifikowanych, 4) analizę sprawozdania z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie projektu. 3 Rozpoczęcie audytu projektu nastąpi najpóźniej od dnia 01 września 2011 r. i zakończenie audytu projektu nastąpi najpóźniej do dnia 20 września 2011 r Wykonawca zobowiązuje się do: 1) realizowania audytu projektu zgodnie z niniejszą umową, 2) prowadzenia właściwej dokumentacji audytu projektu. 2. Wykonawca oświadcza, że: 1) spełnia wszystkie wymogi, wskazane w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, 2) posiada niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponuje osobami odpowiednio zdolnymi do wykonania zlecenia, posiada potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 3) przedmiot umowy zostanie zrealizowany z zachowaniem umówionych terminów oraz należytej staranności. 3. Przez wykonawców o niezbędnych/odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające: 1) udokumentowane kwalifikacje, 2) udokumentowane doświadczenie: a) w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (co najmniej 2 zadania/2 projekty), b) związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, c) w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego. 4. Wykonawca oświadcza, że spełnia jeden z trzech poniższych warunków: 13

14 1) uprawniony jest do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.), 2) posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240), 3) w latach zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego, oraz osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również Wykonawca spełniają łącznie dwa poniższe warunki: 1) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, 2) nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 5. Jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. 6. Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu spełniają wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego 7. Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 5 składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. 8. Oświadczenia, których mowa w pkt. 10 stanowią załącznik nr 1 do umowy. 9. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy to również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu): 1) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu, 2) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 3) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego przeprowadzonego w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, 4) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt, 5) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki Zamawiającego albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby, 6) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem, 14

15 7) pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata (RPO WiM) tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. 8) jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , 9) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności. 10. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny. 11. Wykonawca audytu gwarantuje zastosowanie właściwej metodologii badania audytowego i objęcie badaniem audytowym odpowiednio właściwej reprezentatywnej próby dokumentacji związanej z realizacją projektu. 12. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt projektu zgodnie z postanowieniami/ wymogami/standardami zawartymi oraz przepisami wskazanymi w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM oraz zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu. 13. Sposób przeprowadzenia i zakres audytu oraz zakres raportu z audytu projektu powinny obejmować co najmniej obszary i zagadnienia, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM Wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy ustalona została na podstawie oferty Wykonawcy. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonaną usługę audytu projektu wynosi brutto zł (słownie złotych:.) i zawiera wszelkie koszty niezbędne do wykonania audytu projektu. Wynagrodzenie to obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. 3. Zapłaty wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury VAT, płatnej w terminie 30 dni od dnia wystawienia faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT. Faktura zostanie wystawiona przez Wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem. 15

16 4. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN. 5. Zamawiający nie jest płatnikiem VAT. 6. Wykonawca jest/nie jest płatnikiem VAT W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu: 1) wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 12 września 2011 r., 2) końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 20 września 2011 r., przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem. 2. Przyjęcie przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu. 3. Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego. 4. Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98% Wykonawca zobowiązany jest do udzielania wyjaśnień Zamawiającemu i organom uprawnionym, w tym: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, w zakresie objętym audytem projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. 2. W sytuacji, kiedy audyt projektu nie spełni wymogów określonych w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, zobowiązany jest w ramach otrzymanego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 do poprawy raportu z audytu bądź ponownego przeprowadzenia audytu projektu. 3. W sytuacji, kiedy w wyniku kontroli projektu przeprowadzonej przez uprawniony organ, w tym IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata , wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, na podstawie badania tych samych dokumentów, zostaną stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia w realizacji projektu, których Wykonawca nie wykazał w raporcie z audytu projektu, Wykonawca w terminie 14 dni od dnia otrzymania stosownego powiadomienia od Zamawiającego, zobowiązany jest do zwrotu wynagrodzenia otrzymanego z tytułu przeprowadzonego audytu projektu. 16

17 8 Wykonawca oświadcza, że do przeprowadzenia audytu projektu zatrudni i skieruje następujące osoby, zwane audytorami: 1)... (imię i nazwisko, pesel), posiadającą/ego następujące doświadczenie i uprawnienia do przeprowadzenia audytu: 2). (imię i nazwisko, pesel), posiadającą/ego następujące doświadczenie i uprawnienia do przeprowadzenia audytu: 3).. (imię i nazwisko, pesel), posiadającą/ego następujące doświadczenie i uprawnienia do przeprowadzenia audytu: 9 Zamawiający zobowiązuje się do: 1) udostępnienia audytorom wskazanym w 8 wszelkich dokumentów wymaganych do prawidłowego wykonania audytu, 2) udzielania wyczerpujących informacji i wyjaśnień niezbędnych do opracowania raportu z audytu projektu, 3) współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia kar umownych za niezgodne z niniejszą umową lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy. 2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku: 1) odstąpienia od umowy wskutek okoliczności od Zamawiającego niezależnych w wysokości 50% wartości wynagrodzenia, o którym mowa w 5 umowy, 2) zwłoki w wykonaniu przedmiotu umowy, a także jej określonej części w wysokości 5 % wartości wynagrodzenia, o którym mowa w 5 umowy za każdy dzień zwłoki. 11 Integralną częścią niniejszej umowy jest zapytanie ofertowe Wykonawcy Wszelka korespondencja będzie kierowana na adresy siedzib Stron, przy czym dopuszcza się możliwość przekazywania informacji drogą ową na adres Zamawiającego: b.galazka@frrl.org.pl, na adres Wykonawcy.. 2. W przypadku zmiany adresów, Strony są obowiązane do wzajemnego powiadomienia o nowym adresie w terminie do 3 dni roboczych od dnia zmiany adresu. 13 Wykonawca i osoby występujące w jego imieniu zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich faktów i okoliczności poznanych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy

18 Zmiany umowy wymagają zawarcia w formie zaakceptowanego przez Strony niniejszej umowy aneksu na piśmie pod rygorem nieważności W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. W przypadku powstania sporu pomiędzy Stronami, ustala się za właściwy do jego rozstrzygnięcia sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 16 Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania Załączniki do niniejszej umowy: 1) Załącznik nr 1: Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od Zamawiającego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 2) Załącznik nr 2: zapytanie ofertowe Zamawiającego. 3) Załącznik nr 3: dokumentacja ofertowa Wykonawcy. 18 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 19 Każda ze Stron oświadcza, iż zapoznała się z niniejszą Umową, w pełni ją rozumie i akceptuje, na dowód czego składa poniżej własnoręcznie swoje podpisy i pieczęcie. Wykonawca Zamawiający 18