Zarządzenie nr 75/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2013 roku w sprawie: podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów zlecenia z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej Na podstawie art. 66 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z dnia 23 maja 2012 roku, poz. 572 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1 1. Umowa zlecenia dotyczy wykonania na rzecz Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu określonych czynności o charakterze doraźnym, przejściowym bądź o niewielkim rozmiarze na rzecz zleceniodawcy. 2. Stronami umowy są: a) Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu (UEP), w imieniu którego działają: rektor, prorektor lub kanclerz według posiadanych kompetencji albo osoba posiadająca stosowne pełnomocnictwo rektora UEP; Uczelnia jest zwyczajowo określana jako zleceniodawca; w przypadku umów zawieranych na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 roku poz. 907, z późn. zm.) zaleca się jednolite stosowanie terminu zamawiający ; jednostki organizacyjne Uczelni (wydziały, katedry itd.) mogą być wskazywane w umowie wyłącznie jako odpowiedzialne ze strony (z ramienia) UEP za wykonanie konkretnej umowy albo określonych zobowiązań z niej wynikających; b) zleceniobiorca, którym może być pracownik Uczelni, osoba fizyczna niebędąca pracownikiem Uczelni, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej; w przypadku umów zawieranych na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 roku poz. 907, z późn. zm.) zaleca się jednolite stosowanie terminu wykonawca. 3. Każdą umowę zlecenia kontrasygnuje pod względem finansowym kwestor Uczelni albo jego zastępca. Kontrasygnata kwestora/zastępcy kwestora stanowi potwierdzenie zgodności umowy z przepisami podatkowymi oraz potwierdzenie istnienia pokrycia zobowiązań finansowych wynikających z umowy w środkach Uczelni. 4. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów kodeksu pracy i nie ma uprawnień ustalonych przepisami prawa pracy dla osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy (jak: urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, dodatki specjalne, nagrody, premie, dodatki pieniężne z tytułu stażu pracy, świadczenia socjalne). 5. Zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie wyłącznie za czynności faktycznie wykonane. 6. Zleceniobiorca wykonujący czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych w systemach informatycznych Uczelni musi uzyskać stosowne upoważnienie udzielone przez właściwego administratora danych osobowych, zgodnie z Polityką bezpieczeństwa informacji UEP. 2 1. Zleceniobiorca: a) zobowiązuje się do wykonania zlecenia osobiście; może on powierzyć wykonanie zlecenia, za zgodą zleceniodawcy, osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z zawartej
- 2 - umowy, zwyczaju albo gdy go do tego zmuszają szczególne okoliczności (np. choroba zleceniobiorcy); b) odpowiada za dołożenie należytej staranności (a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej staranności profesjonalnej) i sumienności przy wykonaniu powierzonej czynności; c) wykonuje zlecone czynności przy użyciu własnego sprzętu oraz materiałów; za zgodą zleceniodawcy może korzystać z jego sprzętu i materiałów; d) nie podlega Regulaminowi pracy UEP, natomiast jest zobowiązany do przestrzegania zasad bhp i ppoż. oraz niezakłócania porządku pracy na Uczelni; e) może otrzymywać wskazówki od zleceniodawcy co do sposobu wykonania zlecenia; wskazówki te nie mogą jednak dotyczyć czynności innych niż objęte umową zlecenia ani zmieniać przedmiotu zlecenia; wskazówki mogą być udzielone bezpośrednio w umowie bądź w trakcie wykonywania przedmiotu umowy; f) nie ponosi odpowiedzialności dyscyplinarnej, gdyż ingerencja zleceniodawcy nie oznacza jego kierownictwa. 2. Zawierając umowę zlecenia z pracownikowi Uczelni muszą być spełniać następujące warunki: a) przedmiot umowy nie może wchodzić w zakres obowiązków pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy na UEP, b) przedmiot umowy musi być wykonany poza godzinami czasu pracy obowiązującymi pracownika z tytułu stosunku pracy na UEP. 1. Umowa zlecenia w szczególności powinna zawierać: a) datę zawarcia umowy, b) określenie Stron umowy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy), c) dokładne określenie czynności stanowiących przedmiot umowy, d) określenie terminu wykonania czynności, e) określenie wynagrodzenia, f) inne warunki umowne uzależnione od przedmiotu zlecenia i zgodne z obowiązującymi przepisami. 2. Umowa powinna określać konsekwencje jej niewykonania albo nienależytego wykonania przez zleceniobiorcę, np. poprzez wskazanie obowiązku zapłaty kary umownej. 1. Umowa zlecenia zostaje zawarta na czas wykonania zleconych czynności oznaczony datami. 4 2. Umowa zlecenia zawarta z osobami fizycznymi musi być podpisana przez Strony umowy, opatrzona kontrasygnatą finansową kwestora (albo jego zastępcy), a także w przypadku umowy zlecenia zawartej z: a) pracownikiem UEP zaparafowana przez: kierownika Działu Spraw Pracowniczych lub jego zastępcę w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy nie należy do zakresu obowiązków tego pracownika wykonywanych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy na UEP oraz bezpośredniego przełożonego (jeśli nie jest bezpośrednio zamawiającym) w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy zostanie wykonany poza obowiązującym danego pracownika czasem pracy na Uczelni; b) doktorantem zaparafowana przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy nie należy do zakresu obowiązków tego doktoranta wynikających z zadań wykonywanych w ramach powierzonych zajęć dydaktycznych na UEP, a realizacja umowy nie będzie utrudniać wykonywania obowiązków doktoranta, 3
- 3 - c) osobą fizyczną niebędącą pracownikiem UEP zaparafowana przez kierownika Działu Spraw Pracowniczych lub jego zastępcę (dotyczy umów na przeprowadzenie zajęć dydaktycznych, wykładów, seminariów itp.) oraz zatwierdzona przez osoby wymienione w 7, przed rozpoczęciem jej realizacji. 3. W przypadku umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych konieczne jest wystąpienie z wnioskiem zaopiniowanym przez kwestora lub jego zastępcę w celu potwierdzenia pokrycia tych środków do rektora, prorektora lub kanclerza (zgodnie z kompetencjami) i uzyskanie zgody na sfinansowanie zlecenia z tych środków. 5 1. Bezpośrednio zamawiającym na UEP może być: a) rektor, b) kierownik pionu (prorektor, dziekan, kanclerz), c) kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej, d) inne osoby, które są do tego upoważnione ze względu na powierzenie im wykonywania określonych zadań na Uczelni (np. koordynatorzy projektów, kierownicy studiów podyplomowych). 2. Bezpośrednio zamawiający jest odpowiedzialny za celowość i zasadność powierzenia czynności w ramach umowy zlecenia oraz za prawidłowe zakwalifikowanie umowy (umowa o dzieło czy umowa zlecenia) na podstawie jej treści. 3. Nazwisko i stanowisko osoby bezpośrednio zamawiającej powinno być wskazane w umowie. 6 1. Wynagrodzenie za wykonanie umowy zlecenia jest wynagrodzeniem umownym, ustalonym na podstawie stawki godzinowej (w tym stawek godzinowych określonych przez rektora w drodze zarządzenia) oraz liczby godzin niezbędnych do wykonania zlecenia albo w sposób ryczałtowy. 2. Przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia bierze się pod uwagę m.in.: a) rodzaj zleconych czynności; b) wymagane kwalifikacje zleceniobiorcy; c) stopień trudności wykonywanych czynności; d) fakt, czy zleceniobiorca korzystał ze sprzętu i/lub materiałów zleceniodawcy; e) uzgodniony termin wykonania zlecenia (zwykły, pilny). 3. Z tytułu wykonania umowy zlecenia zleceniobiorca podlega ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu na zasadach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach. Zaliczka na podatek dochodowy naliczana jest zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 4. W przypadku zleceniobiorców spoza UEP konieczne jest złożenie w Dziale Planowania i Rachuby Płac oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. Oświadczenie to należy złożyć wraz z pierwszą umową zawieraną z UEP. Kolejne oświadczenia należy składać w Dziale Planowania i Rachuby Płac niezwłocznie w przypadku zmiany obowiązkowego identyfikatora dla celów rozliczeń z urzędem skarbowym. 5. W przypadku zleceniobiorców spoza UEP przystępujących do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego dobrowolnie bądź osiągających wynagrodzenie niższe od minimalnego konieczne jest złożenie, wraz z podpisaną umową, oświadczenia o wysokości uzyskiwanego przychodu według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
- 4-7 Zatwierdzającym umowę zlecenia jest według kompetencji rektor albo prorektor albo kanclerz, a nadto w każdym przypadku wymagana jest kontrasygnata finansowa kwestora albo jego zastępcy. 8 1. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia jest wypłacane zleceniobiorcy dopiero po potwierdzeniu przez bezpośrednio zamawiającego wykonania przedmiotu umowy bez zastrzeżeń. Potwierdzenie takie stanowi podstawę do wystawienia faktury/rachunku. W związku z powyższym zleceniobiorcy nie należy się wynagrodzenie za ewentualnie niewykonaną część zlecenia. W przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż jeden miesiąc dopuszcza się również rozliczenie wynagrodzenia za faktycznie wykonane czynności w okresach nie krótszych niż jednomiesięczne. W przypadku przedkładania takiego rachunku należy wskazać, jakiego okresu dotyczy. 2. Zleceniobiorca po wykonaniu zlecenia wystawia, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w 8 ust. 3, rachunek (według wzoru stanowiącego załącznik nr 3) albo fakturę i przedkłada do akceptacji: a) wnioskującemu o złożenie zamówienia (bezpośrednio zamawiającemu), który potwierdza wykonanie zlecenia (pod względem merytorycznym), b) bezpośredniemu przełożonemu (jeśli Stroną umowy jest pracownik UEP) w celu potwierdzenia, że realizacja przedmiotu określonego w umowie cywilnoprawnej nastąpiła poza obowiązującym czasem pracy i nie wchodziła w zakres obowiązków służbowych, c) kwestorowi albo jego zastępcy w celu zatwierdzenia do wypłaty, po uprzednim potwierdzeniu poprawności rachunku/faktury pod względem formalnym i rachunkowym zgodnie z 8 ust. 3, d) rektorowi, prorektorowi, kanclerzowi (albo jego zastępcy) według kompetencji w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, natomiast w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność lub osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi kanclerzowi. 3. Rachunek/faktura jest sprawdzany/sprawdzana pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników według poniższych zasad: a) przez Dział ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą rachunki/faktury dotyczące działalności badawczej i projektów nadzorowanych przez Dział; b) przez osoby wyznaczone przez władze Uczelni do rozliczania studiów podyplomowych i doktoranckich rachunki/faktury dot. studiów podyplomowych i studiów doktoranckich; c) przez Dział Dydaktyki rachunki/faktury za prowadzenie zajęć dydaktycznych na studiach stacjonarnych i niestacjonarnych; d) przez Dział Spraw Studenckich rachunki/faktury dotyczące działalności społecznokulturalnej studentów; e) przez koordynatorów/kierowników projektów albo osoby przez nich upoważnione rachunki/faktury wystawiane w ramach projektów; f) przez kierowników jednostek/komórek organizacyjnych UEP lub innych bezpośrednio zamawiających, w przypadku pozostałych rachunków/faktur w odniesieniu do umów zawieranych w innych jednostkach/komórkach UEP. 4. Za rozliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia zawartej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej odpowiada Dział Planowania i Rachuby Płac. Dział ten gromadzi i przechowuje pełną dokumentację dotyczącą zawarcia umowy zlecenia, w szczególności: a) zatwierdzoną umowę,
- 5 - b) zaakceptowany wniosek dotyczy umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych, zgodnie z zasadami zawartymi w 4 ust. 4, c) rozliczenie wynagrodzenia, d) listę płac, e) oświadczenie o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym, f) aneksy do umowy, g) rachunek. Dział Planowania i Rachuby Płac prowadzi ewidencję umów zlecenia zawartych z osobami będącymi pracownikami UEP (o ile nie są wykonywane w ramach działalności gospodarczej). 5. Umowy: a) zawarte z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi za pośrednictwem jednostek merytorycznie odpowiedzialnych, w tym: Działu Administracyjno Eksploatacyjnego, Działu ds. Aparatury, Działu Zaopatrzenia, Zakładu Graficznego, Działu Spraw Studenckich, Samodzielnej Sekcji Socjalnej, Działu Technicznego, Działu Eksploatacji Wieżowca, Działu Marketingu, Biura Pozyskiwania Funduszy - są prowadzone, gromadzone i przechowywane w tych działach wraz z pełną dokumentacją dotyczącą zawarcia umowy zlecenia (w szczególności: z zatwierdzoną umową, rozliczeniem wynagrodzenia, aneksami do umowy, zaakceptowanym wnioskiem dotyczy umów finansowanych ze środków ogólnouczelnianych, zgodnie z zasadami zawartymi w 4 ust. 4). b) związane z procesem wydawniczym (zwane dalej umowami wydawniczymi) w Wydawnictwie UEP są przechowywane i rejestrowane w tej jednostce organizacyjnej; c) związane z procesem wydawniczym w czasopismach uczelnianych są przechowywane i rejestrowane przez redakcje tych czasopism; d) pozostałe, z wyłączeniem umów zlecenia, o których mowa w 8 ust. 4 i ust. 5 pkt 1) 3), są gromadzone i przechowywane wraz z rachunkiem lub fakturą w Dziale Księgowości. 6. Umowy zawierane w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego są, po podpisaniu przez Strony, przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą danego postępowania w Dziale Organizacyjnym i Zamówień Publicznych (Zespole zamówień publicznych). 7. Umowę zlecenia należy przekazać do Działu Planowania i Rachuby Płac niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od daty jej zawarcia. 8. Umowy z osobami spoza UEP należy zawierać co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem prac z uwagi na ustawowy obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Podpisaną umowę należy niezwłocznie dostarczyć do Działu Planowania i Rachuby Płac. 9. Jeśli treść umowy nie stanowi inaczej, wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia jest wypłacane (na podstawie rachunku) przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zleceniobiorcę albo gotówką w kasie Uczelni 15 dnia każdego miesiąca o ile zatwierdzone dokumenty (umowa zlecenia wraz z rachunkiem i pozostałymi wymaganymi załącznikami) zostaną dostarczone do Działu Planowania i Rachuby Płac do szóstego dnia danego miesiąca. W sytuacji gdy 15 przypada na dzień wolny od pracy wypłata jest dokonywana pierwszego dnia roboczego następującego po tej dacie. Wynagrodzenie wypłacane na podstawie faktury, płatne jest w terminie określonym w umowie przy czym termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od daty dostarczenia do Działu Finansowego prawidłowej i zgodnej z umową faktury. 10. Umowę należy sporządzić w co najmniej trzech egzemplarzach (w tym co najmniej dwa dla UEP); w przypadku umów zawieranych z:
- 6 - a) pracownikami i doktorantami UEP po jednym egzemplarzu dla: Zleceniobiorcy, Działu Planowania i Rachuby Płac oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); b) osobami niebędącymi pracownikami UEP po jednym egzemplarzu dla Zleceniobiorcy, Działu Planowania i Rachuby Płac oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych); c) z osobami prawnymi, jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej oraz podmiotami gospodarczymi po jednym egzemplarzu dla: Zleceniobiorcy, Działu Finansowego UEP oraz w przypadku zawierania umowy na drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (Zespół zamówień publicznych). Kserokopia podpisanej umowy powinna być przechowywana w jednostce / komórce organizacyjnej, której dotyczy. 11. Dział Planowania i Rachuby Płac przekazuje informacje do Działu Spraw Pracowniczych w sprawie umów zawartych z pracownikami UEP niezwłocznie po otrzymaniu podpisanych umów. 12. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umów zawartych w formie pisemnej powinny być dokonywane w takiej formie. Zmiany należy zgłaszać w terminie 7 dni od zaistnienia zdarzenia powodującego konieczność zmiany umowy. Przykładowy aneks stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. 13. Wprowadza się wzory: a) umowy zlecenia załącznik nr 1, b) umowy zlecenia dla podmiotów gospodarczych załącznik nr 2, c) rachunku załącznik nr 3, d) oświadczenia o właściwym identyfikatorze przy rozliczeniach z urzędem skarbowym załącznik nr 4, e) oświadczenia o wysokości uzyskiwanego przychodu załącznik nr 5, f) aneksu - załącznik nr 6, do niniejszego zarządzenia. 14. W przypadku umów niezgodnych ze wzorcami obowiązującymi na UEP, przed przekazaniem do podpisów należy uzyskać akceptację pod względem formalno-prawnym radcy prawnego Uczelni. Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 roku. 9 10 Z dniem 1 stycznia 2014 roku tracą moc: 1. Zarządzenie nr 30/2007 Rektora Akademii Ekonomicznej (obecnie Uniwersytetu Ekonomicznego) w Poznaniu z dnia 18 września 2007 roku w sprawie podstawowych zasad obowiązujących na Uczelni przy zawieraniu umów zlecenia z osobami fizycznymi będącymi i niebędącymi pracownikami Akademii Ekonomicznej, 2. Zarządzenie nr 1/2013 Rektora UEP z dnia 11 stycznia 2013 roku w sprawie zmiany druku rachunku obowiązującego na UEP. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)