e-analizator to nowa możliwośd dokonywania oceny operacji finansowych realizowanych przez Paostwa jednostki. Niejednokrotnie zastanawialiście się albo nawet próbowaliście dokonywad samodzielnie pewnych analiz danych, jakie macie zgromadzone w systemach finansowych, różnych aplikacjach operujących na zbiorach danych czy też bezpośrednio w zbiorach danych w formie elektronicznych wydruków komputerowych. Nie udało się? Wasze systemy nie umożliwiają definiowania własnych analiz? Nie było dostępu do informacji? Informacji było zbyt dużo? A może nie mieliście czasu? Jeśli na chod jedno pytanie odpowiecie Paostwo na TAK, to my możemy wam pomóc. Jesteśmy elastyczni wobec Paostwa potrzeb w dokonywaniu analiz danych. Czy chcecie sprawdzid poprawnośd dokonywania wydatków, poprawnośd sporządzanych sprawozdao budżetowych, a może zweryfikowad przelewy z waszego rachunku bankowego, czy sprawdzid bazę podatników podatku od środków transportowych albo też dokonad innych przeglądów w danych zawsze służymy pomocą. Jeśli sami chcecie Paostwo prowadzid analizy, a nie możecie tylko pozyskad danych z waszych systemów elektronicznych również służymy pomocą. Rozwiązanie e-analizatora ma w założeniu byd dla Paostwa jak najbardziej proste, oparte wyłącznie na elektronicznej wymianie informacji miedzy nami. Zasada: email za email czy też ftp za email jest idealnym sposobem. My dostajemy Paostwa dane w postaci wszelkiego rodzaju zbiorów elektronicznych, dokonujemy ich przekształceo do postaci baz danych i realizujemy wymagane przez Paostwa analizy i odsyłamy gotowe raporty czy też Paostwa dane doprowadzone do stanu używalności. Prawda że proste? Zaufali nam inni, zaufaj i TY!!!
1. INFORMACJE OGÓLNE e-analizator jest ofertą skierowaną zwłaszcza do jednostek samorządu terytorialnego (jst) oraz ich jednostek organizacyjnych (jo jst). Dzięki wykorzystaniu możliwości dokonywania różnego rodzaju analiz danych finansowych, organy wykonawcze jst mogą w szybki i łatwy sposób weryfikowad sposób planowania i gospodarowania środkami finansowymi. Ustawa o finansach publicznych od dnia 1 stycznia 2010 r. nakazuje prowadzid w każdej jednostce sektora finansów publicznych kontrolę zarządczą. Bieżące monitorowanie stanu finansów poprzez elektroniczną analizę danych jak najbardziej wbudowuje się w nowoczesny model takiej kontroli. Zdając sobie sprawę, iż nie każda jednostka posiada rozbudowane służby finansowo- kontrolne, czasem odpowiednią kadrę oraz możliwości techniczne, stworzyliśmy elastyczny model analiz elektronicznych wykonywanych przez naszą firmę na podstawie przekazywanych danych elektronicznych. Jesteśmy otwarci na wszystkie metody przekazywania danych źródłowych czyli email, konta ftp, przekazywanie danych na nośnikach danych etc. Otrzymane dane elektroniczne będą przez nas poddawane obróbce specjalistycznymi narzędziami informatycznymi w celu przetworzenia ich do postaci bazodanowej, która to umożliwia efektywną i skuteczna analizę. Po opracowaniu informacji raport wysyłany jest na Paostwa konto mailowe wraz ze wszystkimi zamówionymi materiałami. 2. MOŻLIWOŚCI ANALITYCZNE Oferta e-analizatora z założenia jest modułowa i dynamiczna, tzn. każdy może zamówid takie elementy, które są potrzebne. Ponieważ jest to nowa oferta naszej firmy, liczba modułów analitycznych będzie się z cała pewnością powiększała. Mamy nadzieję, że również z Paostwa strony zgłaszane będą zapotrzebowania na kolejne, nowe typy analiz, które będziemy dla Paostwa realizowad. Jako wersję startową e-analizatora proponujemy następujące grupy tematyczne (moduły): Plany budżetowe Wydatki budżetowe Zaangażowanie wydatków budżetowych Sprawozdawczośd budżetowa
Import danych Plany budżetowe Właściwe planowanie stanowi podstawę dla skutecznego i efektywnego działania. W ramach zagadnieo związanych z planami finansowymi możemy uzyskad dzięki e-analizatorowi następujące informacje dotyczące dokonywanych zmian w planach finansowych: statystyki dotyczące planów finansowych analizę zmian planu finansowego w stosunku do zrealizowanych wydatków analizę zmian planu finansowego w stosunku do już zaciągniętych zobowiązao (zaangażowanie). Wydatki budżetowe Stosownie do postanowieo ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą byd ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w m.in. w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego oraz planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. W trakcie roku budżetowego przy zwiększającym się tempie realizacji zadao, niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, gdy decyzje odnośnie poniesienia wydatków rozmijają (przekraczają) z założonymi planami. Takie przypadki mogą stanowid m.in. naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Podstawowe możliwości e-analizatora w zakresie wydatków: statystyka wydatków analiza przekroczeo planu finansowego wydatków analiza stanu wydatków wobec zaangażowania analiza wydatków wg dni tygodnia powtarzające się wydatki (kwoty) Zaangażowanie wydatków budżetowych Dla wielu jednostek obowiązek prowadzenia na kontach pozabilansowych zaangażowania wydatków budżetowych do dnia dzisiejszego jest tylko i wyłącznie niechcianym obowiązkiem, koniecznym do prawidłowego sporządzenia sprawozdania o wydatkach budżetowych Rb-28S. Jednakże zaangażowanie w dobrze skonstruowanym systemie finansowym jednostki jest doskonałym narzędziem do planowania i monitorowania stanu finansów. Dzięki terminowo prowadzonej ewidencji
zaangażowania w powiązaniu z ewidencją wydatków budżetowych możliwe jest łatwe kontrolowanie m.in.: możliwości zaciągania zobowiązao, wypłaty środków już zaangażowanych. e-analizator pozwala nam przeprowadzid: statystyka zaangażowania analizę prawidłowości ewidencji zaangażowania analizę przekroczeo planu finansowego wydatków przez zaangażowanie Sprawozdawczośd budżetowa Wyniki działalności jednostek sektora finansów publicznych są przedstawiane w postaci różnego rodzaju sprawozdao. Do najważniejszych informacji należą jednak dane dotyczące zrealizowanych wydatków budżetowych oraz pozyskanych dochodów. Sprawozdania sporządza się na podstawie danych wykazywanych w ewidencji księgowej. Rzeczywistośd pokazuje jednak, że niejednokrotnie popełniane są różnego rodzaju błędy skutkujące rozbieżnościami pomiędzy sprawozdaniami a ewidencją. Przypadki takie często stanowią podstawę do kierowania wniosków o naruszenia dyscypliny finansów publicznych do odpowiednich rzeczników. Aby takim sytuacjom przeciwdziaład, e-analizator pozwala szybko i sprawnie zweryfikowad sprawozdania: o dochodach budżetowych Rb-27S, o wydatkach budżetowych Rb-28S względem odpowiednich zapisów ewidencyjnych: weryfikacja zgodności sprawozdao Rb-28S (miesięcznych, kwartalnych, rocznych) z ewidencją księgową w zakresie planu, zaangażowania, kwot wydatków weryfikacja zgodności sprawozdao Rb-27S (miesięcznych, kwartalnych, rocznych) z ewidencją księgową w zakresie dochodów. Import danych Niejednokrotnie Skarbnicy jst czy tez Główni Księgowi posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności w posługiwaniu się różnymi narzędziami analitycznymi, niezależnymi od posiadanych systemów księgowych. Praktycznie każdy posiada dostęp do programu Microsoft Excel w ramach pakietu Microsoft Office, Calc w ramach OpenOffice czy też innych, gdzie można realizowad wszelkiego rodzaju analizy, pod warunkiem posiadania danych w formatach akceptowalnych przez aplikacje.
Wychodząc naprzeciw tym osobom, oferujemy importowanie danych z systemów księgowych, poprzez ekstrakcję informacji z wydruków generowanych z tych systemów. 3. POZYSKIWANIE DANYCH ŹRÓDŁOWYCH Z założenia e-analizator jest podejściem czysto informatycznym, tak wiec wszelkie dane wejściowe przekazywane przez Paostwa dla dokonania analiz muszą byd w wersji elektronicznej. W obecnym czasie nie jest to żaden problem, gdyż większośd jednostek prowadzi komputerowe księgi rachunkowe. Bez względu na to, czy programy księgowe są oparte na systemach dosowych, windowsowych czy innych, zawsze istnieje możliwośd wygenerowania odpowiednich raportów. Możliwości generowania wydruków do postaci elektronicznej są często zaimplementowane w samych programach księgowych. W takich przypadkach mamy wydruki wprost zapisywane do plików komputerowych. Gdy programy nie mają takich opcji, zawsze istnieje możliwośd wydrukowania takich wydruków do plików w formacie PDF poprzez wirtualna drukarkę zainstalowaną w systemie. Takich darmowych, wirtualnych drukarek w Internecie jest mnóstwo, więc ich instalacja nie wymaga ponoszenia jakichkolwiek kosztów. Dla Paostwa jedynym zadaniem jest wygenerowanie danych do postaci elektronicznej, bez względu na format plików. Dla nas każdy format jest dopuszczalny np. pliki tekstowe, PDF, arkusze Excel czy OpenOffice, pliki bazodanowe, html, bez względu na wielkośd. Tylko skanowane dokumenty są dla nas ograniczeniem. Każdy wydruk może byd w jednym pliku komputerowym, bądź w kilku częściach, w zależności jak Paostwu wygodnie generowad takie dane. Zakres danych przekazywanych do analizy zależy oczywiście od typu analiz które Paostwo chcą przeprowadzad: dane dotyczące planu finansowego wydruki analityczne konta 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych, zawierające co najmniej informacje o klasyfikacji budżetowej wydatków, dacie dokonania zmian budżetowych oraz o kwotach dokonywanych zmian. Wydruk taki winien oczywiście uwzględniad pozycje planu początkowego.
możliwe są wszelkie inne zapisy dotyczące ewidencji zmian planu wydatków, w przypadku prowadzenia ich w innych systemach komputerowych dane dotyczące wydatków budżetowych wydruki analityczne z ewidencji wydatków (konto 130 - Rachunek bieżący jednostki budżetowej) zawierające co najmniej informacje o klasyfikacji budżetowej wydatków, dacie dokonania wydatków oraz o kwotach możliwe są wszelkie inne zapisy dotyczące ewidencji wydatków, w przypadku prowadzenia ich w innych systemach komputerowych dane dotyczące zaangażowania wydatków budżetowych wydruki analityczne konta 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, zawierające co najmniej informacje o klasyfikacji budżetowej, dacie dokonania ewidencji zaangażowania, oraz o kwocie zaangażowanych wydatków możliwe są wszelkie inne zapisy dotyczące ewidencji zaangażowania, w przypadku prowadzenia ich w innych systemach komputerowych dane dotyczące sprawozdao budżetowych dochodów Rb-27S i wydatków Rb-28S wydruki sprawozdao Rb-27S i wydatków Rb-28S pliki xml z systemu SJO BeSTi@ dane dotyczące importowania danych wszelkie formaty wydruków w wersjach elektronicznych czy też innych plików zawierających potrzebne dane 4. PRZEKAZYWANIE DANYCH W wyniku przeprowadzanych analiz sporządzany jest raport w wersji elektronicznej w formacie PDF. Na życzenie raport taki może byd przesłany do Paostwa w wersji papierowej. Wraz z raportem wysyłamy w wersji elektronicznej tabele z wynikami analiz, jak również dane w wersji bazodanowej (format do uzgodnienia) pozyskane z przekazanych przez Paostwa materiałów. Sugerowaną metodą przekazywania materiałów jest poczta elektroniczna. Oczywiście możliwa jest wymiana danych i dostarczanie w indywidualnych przypadkach w inny sposób (ftp, nośniki danych itp.) Zapraszamy do korzystania z usługi e-analizatora!!!