Informacja z przebiegu I posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej W dniu 30 marca 2016 r. odbyło się pierwsze posiedzenie Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (1/2016). W posiedzeniu, udział wzięli: 1. Pan Marcin Zieleniecki - Podsekretarz Stanu, Przewodniczący Komitetu Audytu w MRPiPS; 2. Pani Barbara Petz - Członek niezależny Komitetu; 3. Pani Ewa Giermanowska - Członek niezależny Komitetu; 4. Pan Marcin Szemraj - Członek zależny Komitetu, Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MRPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 5. Pan Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MRPiPS. Otwierając pierwsze posiedzenie i witając obecnych, Przewodniczący Komitetu dokonał przedstawienia składu Komitetu Audytu w MRPiPS. Na wniosek Przewodniczącego Komitetu, przegłosowano i jednogłośnie przyjęto bieżący porządek posiedzenia: 1. Sprawy organizacyjne Komitetu Audytu w MRPiPS. 2. Informacja o istotnych działaniach audytu wewnętrznego w MRPiPS w okresie listopad 2015 r. marzec 2016 r. 3. Harmonogram działań związanych z kaskadowym systemem składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2015, w tym: wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności, podjęcie uchwały przez Komitet Audytu. 4. Dyskusja dotycząca pkt. 2 3. 5. Wolne wnioski i propozycje. 6. Ustalenie terminu kolejnego spotkania. Ad. 1. Audytor wewnętrzny wskazał wewnętrzne regulacje, określające tryb i zakres funkcjonowania Komitetu Audytu w MRPiPS: a) regulacje prawne: - zarządzenie Nr 14 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2016 r. w sprawie powołania Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - zarządzenie Nr 15 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2016 r. w sprawie regulaminu Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. b) komórki audytu wewnętrznego funkcjonujące w obrębie działów administracji rządowej praca, zabezpieczenie społeczne, rodzina: - MRPiPS - Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego, - Komenda Główna OHP - Audytor wewnętrzny, - PFRON - Zespół Audytu Wewnętrznego, - Urząd ds. Kombatantów i Osób Represjonowanych - Audytor wewnętrzny (usługodawca), - ZUS - Departament Audytu. c) działania audytu wewnętrznego w MRPiPS w okresie listopad 2015 r. marzec 2016 r., w tym kontekst sprawozdania z realizacji planu audytu wewnętrznego za rok 2015 oraz plan audytu wewnętrznego MRPiPS na rok 2016. 1
Szczegółowe materiały, dotyczące ww. zakresu, były przekazane Członkom Komitetu w formie elektronicznej przed posiedzeniem. Niezależnie od powyższego poinformowano, iż ogólny tryb przepływu informacji i obiegu dokumentów w ramach funkcjonowania Komitetu będzie wykorzystywać zasady wypracowane w ramach funkcjonującego w latach 2010 2015 Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, natomiast określanie aktualnej formy i zakresu merytorycznego posiedzeń należą do Przewodniczącego i Członków niezależnych Komitetu Audytu w MRPiPS. Sprawy pilne mogą być uzgadniane w trybie obiegowym z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Tą sama drogą będą przesyłane materiały sprawozdawcze i poglądowe, w tym sprawozdania audytu wewnętrznego - po realizacji zadań. Ponadto, Komitet ma zapewnioną relację z: - przedstawicielami jednostek w działach administracji rządowej podległych i nadzorowanych przez Ministra - kierującymi komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych - głównie PFRON i ZUS - reprezentantami komórek organizacyjnych MRPiPS, które pełnią wiodącą rolę w kreowaniu np. polityki rynku pracy, polityki rodzinnej lub zabezpieczenia społecznego. Wymieniono bieżące zadania realizowane przez Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego MRPiPS, w tym m.in.: - zadanie realizowane poza planem audytu, rozpoczęte na wniosek Pani Elżbiety Rafalskiej, Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które dotyczy oceny wybranych elementów gospodarki finansowej ministerstwa w latach 2014 2015 - w trakcie realizacji; - w marcu zakończyły się czynności doradcze związane procesem zarządzania ryzykiem oraz koordynacją procesu samooceny w MRPiPS; - zakończony I etap zadania zapewniającego, dotyczącego oceny skuteczności i efektywności wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów edok; - zakończono zadanie zapewniające, dotyczące oceny przestrzegania ustawy prawo zamówień publicznych; - na przełomie kwietnia i maja rozpocznie się zadanie dotyczące oceny efektywności procesu wydawania decyzji administracyjnych; - w II lub III kwartale rozpocznie się realizacja zadania dotyczącego udzielania dotacji (głównie program ASOS); - w drugiej połowie roku zrealizowane zostanie zadanie dotyczące zarządzania bezpieczeństwem systemów informatycznych; - realizowane będą czynności sprawdzające w zakresie funkcjonowania skuteczności i efektywności systemu obsługi skarg i wniosków oraz dotyczące zadań audytowych dotyczących udzielania i rozliczania dotacji. Ad. 2. Audytor wewnętrzny przedstawił stan wdrożenia zaleceń wynikających z niezależnej, zewnętrznej oceny audytu wewnętrznego w MPiPS. Uzyskanie takiej oceny określa standard 1312 Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego - obowiązujący dla komórek audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych na podstawie Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. (Dz. Urz. MF 2013 r., poz. 15), w związku z art. 273 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013 r. poz. 885 - j.t. z późn. zm.). W wyniku oceny przeprowadzonej w marcu 2015 r., SAW uzyskał wynik pozytywny. Rekomendacje dla SAW - istotne: - potwierdzanie co najmniej raz na rok przez zarządzającego audytem wewnętrznym w sposób wyraźny i udokumentowany niezależności organizacyjnej audytu wewnętrznego wobec Komitetu Audytu, 2
- w odniesieniu do czynności doradczych dokumentowanie w formie pisemnej umowy lub podpisanego przez strony zakresu zadania, - rozważenie przygotowania i wdrożenia w komórce audytu wewnętrznego narzędzia do monitorowania wdrażania zaleceń w celu wzmocnienia trwałości wyników audytu. Omówiono wdrożenie rekomendacji dotyczących audytu wewnętrznego, a także potwierdził Członkom Komitetu stan aktualny: niezależność organizacyjną audytu wewnętrznego w MRPiPS. Ad. 3. Audytor wewnętrzny przedstawił zasady związane z procesem przygotowania oświadczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej za rok 2015, a także omówił konstrukcję oświadczenia na przykładzie dokumentu opublikowanego w BIP MRPiPS - oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra Pracy i Polityki Społecznej za rok 2014. Główne obowiązki jednostek podległych i nadzorowanych oraz komórek organizacyjnych MRPiPS reguluje zarządzenie nr 36 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2013 r. Kierujący jednostkami organizacyjnymi, nadzorowanymi przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: 1) Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w likwidacji; 2) Centrum Partnerstwa Społecznego Dialog im. Andrzeja Bączkowskiego; 3) Główną Biblioteką Pracy i Zabezpieczenia Społecznego, 4) Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy, 5) Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 6) Urzędem do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, 7) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, 8) Zakładem Wydawniczo-Poligraficzny Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, w terminie do dnia 15 marca 2016 r. składają do MRPiPS oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2015 za pośrednictwem sekretarza stanu lub podsekretarza stanu nadzorującego daną jednostkę, a także do właściwych komórek organizacyjnych MRPiPS, prowadzących sprawy związane z nadzorem Ministra nad daną jednostką, celem ich zaopiniowania. Po weryfikacji formalnej i merytorycznej, departamenty przekażą oświadczenia wraz z opiniami i towarzyszącą dokumentacją do Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego MRPiPS, celem przedłożenia Komitetowi Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Oświadczenia będą opiniowane przez Komitet Audytu w terminie umożliwiającym przygotowanie do dnia 15 kwietnia 2016 r. projektu oświadczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej. Omówiono istotne wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności. Obowiązujący stan prawny oznacza brak możliwości oceny merytorycznej dokumentów planistycznych i sprawozdawczych UdSKiOR oraz ZUS przez komórki organizacyjne MRPiPS. Problem ten jest m.in. wynikiem istniejącego systemu sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z trybem określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. 2014 Poz. 119): - Szef Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych jest zobowiązany do sporządzania sprawozdań Rb i przekazywania ich wyłącznie do Ministerstwa Finansów, - Prezes ZUS jest zobowiązany do sporządzania sprawozdań Rb-ZUS i przekazywania ich wyłącznie do Ministerstwa Finansów oraz Najwyższej Izby Kontroli. Na wniosek Przewodniczącego Komitetu przeprowadzono głosowanie nad projektem uchwały. W głosowaniu, Komitet Audytu jednogłośnie przyjął uchwałę nr 1/2016: 3
w związku z obowiązującymi przepisami prawa, ograniczającymi zakres kompetencji Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Komitet Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rekomenduje Ministrowi Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wniesienie zastrzeżenia do Działu I oświadczenia o stanie kontroli zarządczej o ograniczeniu oświadczenia wyłącznie do zakresu prawidłowości realizacji przepisów w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ad. 4. W dyskusji, członek komitetu zadał pytania dotyczące: - różnic w kolejności zadań wymienionych planie audytu wewnętrznego na 2016 r. - w części dotyczącej wyników analizy obszarów ryzyka, a następnie w części dotyczącej planowanych zadań zapewniających; - metody szacowania ryzyka do planu audytu, według której dla poszczególnych zadań określane są poziomy ryzyka niski, średni i wysoki. Audytor wewnętrzny wyjaśnił, iż sposób formułowania planu audytu jest ogólnie opisany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu, natomiast szacowanie ryzyka do planu audytu odbywa się tzw. metodą ekspercką (metoda delficka). W metodzie tej uczestniczą wszyscy audytorzy wewnętrzni, uwzględniane są także priorytety Kierownictwa Ministerstwa. Sposób szacowania ryzyka jest opisany w Podręczniku Audytu Wewnętrznego, będącym wewnętrzną procedurą Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego. Członek komitetu zapytał dlaczego zadanie takie, jak np. wykonywanie budżetu MRPiPS z oceną średniego poziomu ryzyka nie zostało ujęte w planowanych obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach (2017-2019). Audytorzy wewnętrzni wyjaśnili, iż obszar ten jest jednym z przedmiotów badania budżetu państwa, przeprowadzanego przez Najwyższa Izbę Kontroli. W związku z powyższym, SAW stosując standard niepowielania działań audytorskich i kontrolnych, nie planuje w tym obszarze zdań audytowych. Członek komitetu odniósł się do oceny dokumentacji związanej z oświadczeniami o stanie kontroli zarządczej za 2015 r., składanymi przez kierujących jednostkami podległymi i nadzorowanymi. Niektóre oświadczenia były wypełniane w części A, co budzi wątpliwości w zestawieniu z pozytywnymi opiniami departamentów odpowiedzialnych za nadzór merytoryczny nad tymi jednostkami. W innych przypadkach, opnie bez zastrzeżeń departamentów dotyczyły ocen B, o ograniczonym stopniu funkcjonowania kontroli zarządczej. W dyskusji omawiane były przykłady oświadczeń Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich w likwidacji, Komendy Głównej OHP i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Przewodniczący Komitetu Audytu zwrócił uwagę na duży poziom ogólności opinii wyrażanych przez departamenty merytoryczne - w takich przypadkach jedyną istotną informację stanowią wyniki zewnętrznych kontroli. Audytor wewnętrzny przypomniał, iż Członkowie Komitetu maja zagwarantowane prawo do wyrażania opinii odnośnie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, składanych przez kierujących jednostkami podległymi i nadzorowanymi przez MRPiPS. Ad. 5. W ramach wolnych wniosków i propozycji, członek komitetu odniósł się do otrzymanych z SAW licznych dokumentów, dotyczących kontroli zarządczej w 2015r., w tym stanu zarządzania ryzykiem, samooceny w jednostkach podległych i nadzorowanych przez MRPiPS. Dokumenty te cechuje różny standard przedstawiania informacji, zestawień dotyczących jednostek, graficznych prezentacji. Brakuje jednolitej struktury przynajmniej w odniesieniu 4
do zestawień i dokumentów zbiorczych. To bardzo utrudnia ich czytanie ze zrozumieniem i formułowanie uwag, a także śledzenie zmian w czasie. Uczytelnienie zbieranych informacji i ich przejrzysta prezentacja, może być także czynnikiem motywującym dla kontrolowanych jednostek i wpłynąć na ich podejście do wprowadzanych procedur i rzetelność w wypełnianiu dokumentów. Członek komitetu zwrócił uwagę na znaczną dysproporcję pomiędzy liczbą zadań wykonywanych przez audytorów wewnętrznych, a stanem zatrudnienia. Biorąc powyższe pod uwagę, Członkowie Komitetu wyrazili opinię o potrzebie zwiększenia stanu osobowego SAW. W związku z wątpliwościami Członków Komitetu, dotyczącymi formułowania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, Kierujący SAW zaproponował skierowanie zaproszenia do Komendanta Głównego OHP do uczestnictwa w kolejnym posiedzeniu Komitetu. Ad. 6. Wstępnie uzgodniono, iż dokładny termin kolejnego posiedzenia Komitetu zostanie ustalony w trybie roboczym. Przewidywany termin: początek czerwca 2016 r. Protokół przyjęto dnia 22 kwietnia 2016 r. 5