Łódzka Wojewódzka Komenda OHP w Łodzi...

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 40/BWK Wojewódzkiego Komendanta OHP z dnia r. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Łódzka Wojewódzka Komenda OHP w Łodzi... za rok (rok, za który składane jest oświadczenie) Dział I 2) Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych* Łódzkiej Wojewódzkiej Komendzie Ochotniczych Hufców Pracy w Łodzi Część A 4) w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 5) w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C 6) nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 7) monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 8, procesu zarządzania ryzykiem, 1

2 audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji:... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia r.. (miejscowość, data).. (kierownika jednostki) Dział II 9) 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym. W ramach kontroli zarządczej przeprowadzono wśród kadry ŁWK OHP ankietę samooceny. Ankiety osobno przeprowadzono dla kadry kierowniczej i stanowisk samodzielnych oraz osobno dla pozostałych pracowników. Ankietę wypełniło 144 pracowników zatrudnionych w ŁWK OHP. Pracownicy odpowiadali na pytania podzielone na pięć grup. Pierwsza grupa - część A środowisko wewnętrzne. W tej części pytania dotyczyły następujących standardów: przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień. W części A maksymalna średnia ocen jaką można było uzyskać to 65 pkt. Średnia ocen uzyskanych to 56,89. Łączna średnia ocen dla grupy stanowi 87,5% ocen pozytywnych. W tej grupie 32 osoby zaznaczyły odpowiedzi X co oznacza, że pracownik nie może/nie potrafi dokonać oceny stanu wdrożenia danego standardu. W dalszym ciągu najwięcej zastrzeżeń było do organizacji szkoleń. Pracownicy w znacznej części uważają, że za podnoszenie kwalifikacji zawodowych w pełni odpowiedzialność ponosi pracodawca a pracownik jak będzie zainteresowany jakimś szkoleniem to w nim weźmie udział. Druga grupa - B cele i zarządzanie ryzykiem. W tej części zawarto następujące standardy: misja, określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko. W tej części na maksymalną ilość 50 pkt. uzyskana średnia ocen to 47,02 pkt. co stanowi 94% ocen pozytywnych.w tej grupie 36 osób zaznaczyło odpowiedzi znakiem X czyli, że pracownik nie może/nie potrafi dokonać oceny stanu wdrożenia danego standardu. Największym problemem w tej grupie była tematyka związana z zarządzaniem ryzykiem a w szczególności brak szkoleń dla wszystkich pracowników ŁWK OHP z tego zakresu. Trzecia grupa - C mechanizmy kontroli. W tej części zawarto następujące standardy: dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych 2

3 i gospodarczych, mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych. Na maksymalną ilość 65 punktów pracownicy ŁWK OHP przyznali średnio 62,25 pkt. co stanowi 95,7% ocen pozytywnych. W tej części 48 osób zaznaczyło odpowiedzi znakiem X. Największy problem stanowi w tej części określenie planów awaryjnych na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych. Kolejna część D informacja i komunikacja w tej części zawarto następujące standardy: bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna. Na maksymalną ilość 40 pkt. tą część standardów pracownicy ocenili na 38,02 pkt. co stanowi 95% ocen pozytywnych. W tej części trzy osoby zaznaczyły odpowiedzi znakiem X. Największy problem w tej części stwierdzono przy komunikacji z podmiotami zewnętrznymi. Ostatnia część E monitorowanie i ocena w tej części zawarto następujące standardy: monitorowanie systemu kontroli zarządczej i samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli W tej części na maksymalną ilość 20 pkt. oceniono standardy na 19,04 pkt. co stanowi 95,2% ocen pozytywnych. Znakiem X oznaczyło pytania 26 osób. Największy problem jest z wiedzą pracowników na temat wpływu kontroli zarządczej na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów oraz na wykorzystywanie kontroli wewnętrznych w procesie usprawniania systemu kontroli W ramach kontroli zarządczej dokonano oceny rocznej pracowników zatrudnionych w ŁWK OHP. W ramach realizacji zadania dotyczącego zarządzania ryzykiem przygotowano zestawienie celów i zadań oraz kartę oceny ryzyka. Na podstawie tych dokumentów wprowadzono mechanizmy kontrolne pozwalające na podjęcie działań w celu zmniejszenia ryzyka nie wykonania zaplanowanych zadań. Ponadto w 2014r. przeprowadzono kontrole wewnętrzne, które pozwalały na określenie ewentualnych niedoskonałości w zarządzaniu poszczególnymi terenowymi jednostkami podległymi ŁWK OHP. Kontrola Zarządcza była realizowana na podstawie przygotowanego planu działalności ŁWK OHP w układzie zadaniowym. Rozliczanie z realizacji zadań, poszczególnych działów i podległych WK jednostek, odbywało się na naradach kadry kierowniczej ŁWK OHP. Podczas narad omawiano realizację planu finansowego w powiązaniu z planem merytorycznym i zadaniowym.. Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli 1. Opracowanie tematyki szkoleń dla pracowników pedagogicznych ŁWK OHP. Ustalenie środków jakie będzie można wydatkować w ciągu roku na szkolenia dla pracowników pedagogicznych. Termin realizacji do 31 marca 2015r. 2. Informację na temat zarządzania ryzykiem przekazano podczas narad Zespołu Kierowniczego komendantom HP i dyrektorom CEiPM. Komendanci HP i dyrektorzy 3

4 CEiPM mieli za zadanie zapoznać podległych sobie pracowników z tym tematem. Ponieważ w dalszym ciągu informacja wśród kadry na temat zarządzania ryzykiem jest niewystarczająca będą w tym zakresie przygotowane szkolenia. Szkolenia będą przeprowadzone do 31 maja 2015r. 3. Zapoznanie wszystkich pracowników z planami awaryjnymi opracowanymi na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych. Realizacja tego zadania do 15 kwietnia 2015r. 4. Podczas narady Zespołu Kierowniczego z udziałem komendantów HP i dyrektorów CEiPM będzie wyjaśnione czego dotyczą problemy z komunikacją z podmiotami zewnętrznymi. Wyjaśnienie zagadnienia do 28 lutego 2015r. 5. Do 31 marca będzie przesłana do wszystkich jednostek w terenie informacja na temat wpływu kontroli zarządczej na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów oraz na wykorzystywanie kontroli wewnętrznych w procesie usprawniania systemu kontroli. Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 10) Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: W roku 2014 monitorowano ogłaszane w Internecie szkolenia dla kadry pedagogicznej. W związku z niewystarczającymi a ten cel środkami głównie proponowano kadrze szkolenia bezpłatne, które odbywały się na terenie woj. łódzkiego. Część kadry chętnie uczestniczyło w proponowanych szkoleniach. Część kadry nie była zainteresowana proponowaną tematyką szkoleń. Podczas narad kadry pedagogicznej prowadzono rozmowy motywujące kadrę do wyszukiwania i uczestnictwa w szkoleniach bezpłatnych. W celu prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej raz w kwartale prowadzono analizy porównawcze wykonanych zadań merytorycznych z planowanymi. Analizowano wszystkie obszary działań ŁWK OHP. Wyniki analizy omawiano na naradach Zespołu Kierowniczego i Koordynującego. Dyrektorzy CEiPM zgodnie z zaleceniami kontrolowali na bieżąco realizację zadań z zakresu rynku pracy. Było to szczególnie ważne ponieważ zmiany reorganizacyjne spowodowały przesuniecie realizacji zadań planowanych pomiędzy jednostkami. Ponadto zlikwidowano 10 KP. Siedmiu pracowników KP zmieniło stanowiska, z lidera KP na doradcę zawodowego lub specjalistę ds. rozwoju zawodowego, ale realizowali zadania związane z aktywizacją zawodową. W pozostałych trzech przypadkach dwóch pracowników zwolniono a jeden zmienił stanowisko na pośrednika pracy. Realizacja w tym wypadku zadań zaplanowanych na 2014r. z aktywizacji zawodowej była szczególnie trudna i wymagała podziału zadań pomiędzy wszystkich doradców zawodowych MCK. Sytuacja ta spowodowała, że pomimo bieżącej analizy realizacji zadań, nie udało się osiągnąć zaplanowanego udziału młodzieży bezrobotnej w ogólnej liczbie uczestników usług w wysokości 60%. W lipcu, w związku z przeprowadzoną restrukturyzacją i zakończeniem realizacji projektu OHP jako realizator usług rynku pracy dokonano przeglądu kadr i przedłużono umowy z doradcami i pośrednikami pracy, którzy otrzymali rekomendację dyrektorów CEiPM. 4

5 Zgodnie z założeniami przygotowano do realizacji program w ramach PNWM jednak z powodu rezygnacji z udziału partnera niemieckiego (jeden dzień przed przyjazdem) program nie został zrealizowany. Obecnie CEiPM poszukują nowego partnera do realizacji programu. W 2014r. prowadzono po zakończeniu każdego kwartału monitoring realizacji zadań dotyczących wykorzystania środków budżetowych oraz środków z Funduszu Pracy, wykonania planowanych zadań z zakresu rynku pracy, realizacji zadań z zakresu kształcenia i wychowania oraz zadań związanych z realizacją programów z udziałem środków z UE. W czasie narad kadry kierowniczej omawiano realizację zadań i problemy związane z ich realizacją tj. np. realizacja planu w zakresie pośrednictwa pracy a w szczególności realizacja zalecanych wskaźników efektywności i wykorzystania ofert pracy na poziomie minimum 80%. Prowadzony monitoring realizacji zadań oraz rozwiązywanie pojawiających się problemów pozwoliło na realizację planu na dobrym poziomie. Podczas narad kierowniczych prowadzonych z komendantami HP zwracano uwagę na bieżącą realizację zadań z zakresu kształcenia i wychowania. Omawiano realizację pracy wychowawczej prowadzonej w poszczególnych HP zgodnie z Wytycznymi do organizacji pracy wychowawczej na rok szkolny 2013/2014. Podczas narad z kadrą HP dużo uwagi poświęcano na omawianie prowadzonej pracy wychowawczej, kontroli fluktuacji oraz frekwencji w szkole i na praktykach. Podczas narad omawiano wyniki kontroli wewnętrznych. Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu. 1. Pozostałe działania: Dodatkowe działania realizowane przez ŁWK OHP w ramach kontroli zarządczej to: - rozliczanie na posiedzeniach Zespołu kierowniczego oraz Zespołu Koordynującego realizacji planu finansowego w połączeniu z planem merytorycznym i zadaniowym, - bieżące uzupełnianie lub przygotowanie nowych procedur na podstawie, których realizowane są zadania w ŁWK OHP, - przygotowanie rocznej oceny poszczególnych pracowników, planowanych zadań, - monitorowanie realizacji zadań w celu zapobiegania zjawiskom korupcyjnym ( prowadzenie konkursów na wolne stanowiska pracy, przestrzeganie procedur Ustawy o zamówieniach publicznych przy wydatkowaniu środków budżetowych i poza budżetowych), - monitorowanie realizacji zadań z uwzględnieniem stosowania Ustawy o ochronie danych osobowych (kontrola wprowadzenia i zmiany haseł na sprzęcie komputerowym, gdzie są przechowywane dane osobowe, kontrola zabezpieczenia dokumentów zawierających dane osobowe). Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. Objaśnienia: 1) Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz i Nr 161, poz oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji. 2) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli 5

6 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz i Nr 238, poz. 1578). Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli 6