Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2016 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 4 stycznia 2016 roku. 1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie prowadzone są w siedzibie jednostki tj. w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie, 09-120 Nowe Miasto, Karolinowo 38. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić do 31 marca roku następnego. 2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jednostki jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy, który trwa od 01 stycznia do 31 grudnia. Okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, w których sporządza się: deklaracje ZUS oraz sprawozdania budżetowe na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014r. poz. 119 z późń. zm): Za okresy miesięczne sporządza się sprawozdania: - sprawozdanie Rb-27S, - sprawozdanie Rb-28S, - Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania: - sprawozdanie Rb-27S, - sprawozdanie Rb-28S, - sprawozdanie Rb-50, - sprawozdanie Rb-Z, - sprawozdanie Rb-N, - sprawozdanie Rb-ZN. Za okresy półroczne składa się: - sprawozdanie Rb 27S, - sprawozdanie Rb 28S, - sprawozdanie Rb-50, - sprawozdanie Rb-Z, - sprawozdanie Rb-N, - sprawozdanie Rb-ZN. Za rok składa się: - sprawozdanie Rb 27S, - sprawozdanie Rb 28S, - sprawozdanie Rb-50 - sprawozdanie Rb-WSa - sprawozdanie Rb-N - sprawozdanie Rb-Z, - sprawozdanie Rb-ZN - sprawozdanie Rb-UZ - sprawozdanie Rb-UN oraz sprawozdanie finansowe obejmujące:
- bilans jednostki budżetowej według załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) - rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) według załącznika nr 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) - zestawienie zmian w funduszu według załącznika nr 8 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) W celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego dokonuje się wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami. Sprawozdania finansowe sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe. 3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera przy wykorzystaniu programu komputerowego: Program Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska, Program Zlecone firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska, Program Płace firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska, Program Kasa firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska, Program Stołówka firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska. Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące programu komputerowego zostały przedstawione w załączniku nr1 do niniejszego załącznika Wykaz ksiąg rachunkowych (zbiorów stanowiących księgi rachunkowe) Dokumentacja opisująca program Finanse DDJ posiada klauzulę, że jest zgodny z wymogami ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: - dziennik, - księga główna, - księgi pomocnicze, - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Dzienniki częściowe prowadzone są w sposób następujący: - zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nich chronologicznie, - zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, - sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, 2
- ich obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Decyzje o prowadzeniu dziennika częściowego podejmuje Główny Księgowy bez potrzeby zmiany zarządzenia. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: - podwójnego zapisu, - tworzona jest w oparciu o zapisy na kontach analitycznych. - systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków budżetu jest, które są ujmowane w terminie ich wpływu, zapłaty (zasada kasowa), niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. - powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej zapewniające ujęcie operacji co najmniej w szczegółowości koniecznej do sporządzania sprawozdań budżetowych w szczególności wg działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: - środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie (inwestycji), wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych; - rozrachunków i roszczeń; - kosztów rodzajowych; Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich: - plan finansowy wydatków budżetowych, - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, - zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, - wydatki strukturalne, - wzajemne rozliczenia między jednostkami. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej zawiera: - numery kont, - nazwy kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda kont na koniec okresu sprawozdawczego, - sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald kont na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty zestawienia obrotów i sald księgi głównej są zgodne z obrotami zestawienia dzienników częściowych. 3
Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec miesiąca. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: - udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych, -zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, - w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, - zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: - pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych dokonywanych rozliczeń finansowych. Poprawianie błędów następuje za pomocą storna czerwonego, a w szczególności zmniejszenie kosztów i wydatków należy ewidencjonować po stronie Wn konta zapisem ze znakiem minus, a zmniejszenie dochodów i przychodów należy ewidencjonować po stronie Ma konta zapisem ze znakiem minus. Zapis na koncie przeciwstawnym dokonywany jest również ze znakiem minus. 4. Zasady rachunkowości jednostki. Jednostka stosuje zasady rachunkowości określone w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2013r., poz. 330 z późń. zm.), w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013r., poz. 885 z późń. zm.) z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) - do amortyzacji stosuje się metodę liniową, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, - umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane jest jednorazowo za okres całego roku, 4
- naliczanie amortyzacji rozpoczyna się od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto składnik do użytkowania, a zakończenie z końcem miesiąca, w którym nastąpiło zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenie go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenie jego niedoboru, z uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego, - jednorazowo, bez względu na wartość, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się: - książki i inne zbiory biblioteczne, - odzież, - meble i dywany, - pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100,00% ich wartości w momencie oddania do używania, - nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury, - środki trwałe otrzymane nieodpłatnie, na postawie decyzji właściwego organu, są wyceniane w wartości początkowej określonej w tej decyzji, -koszty ulepszenia, polegającego na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji środka trwałego do kwoty 3.500 zł dla jednego składnika, stanowią wydatek bieżący, - ponoszone koszty ujmuje się na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, - poniesione w danym okresie sprawozdawczym koszty i zobowiązania na podstawie faktur, które wpłynęły do DPS w terminie po 8-mym dniu okresu sprawozdawczego, bez względu jakiego okresu dotyczą obciążają wynik finansowy i zobowiązania danego okresu sprawozdawczego, - aktywa i pasywa podlegają inwentaryzacji w sposób określony w przyjętych przez jednostkę zasadach zawartych w instrukcji inwentaryzacyjnej. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach. 5. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej. W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji: 1) spis z natury, polegający na: zliczeniu, zważeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych, 2) uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, 3) porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników. 5
Ad.1 Spisowi z natury zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną podlegają: - gotówka w kasie, czeki obce, weksle obce, - papiery wartościowe w postaci materialnej (tj. takie, w których zawarte w nich prawa są zapisane na papierowym dokumencie), papiery wartościowe, np. akcje, obligacje, czeki obce, bony skarbowe, weksle, druki ścisłego zarachowania i inne, - składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej i będące własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie i oryginał - celem potwierdzenia tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem. - rzeczowe składniki aktywów obrotowych, takie jak: materiały, określone w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, tj. te, które zgodnie z decyzją kierownika jednostki obciążają koszty w dniu ich zakupu lub w momencie wytworzenia, natomiast na dzień bilansowy ustalany jest stan tych składników w drodze spisu, - znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowowartościową, zapasy materiałów (art. 26 ust. 3 pkt 1), - składniki majątkowe objęte ewidencją ilościową (art.17 ust.2 pkt2 ustawy o rachunkowości), - znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy: materiałów (art. 26 ust. 3 pkt 2), - znajdujące się na terenie niestrzeżonym i strzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych i gruntów, do których dostęp jest znacznie utrudniony. Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek,. Ad.2 Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom, a także papierów wartościowych w formie zdematerializowanej (tj. występujących w zapisach komputerowych). Potwierdzenie zgodności stanu podpisuje główny księgowy jednostki i kierownik jednostki. Uzgodnienie stanu dotyczy: - aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, - zaległości i nadpłaty z tytułu opłat uiszczanych do DPS-u, należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, z tytułów publicznoprawnych, należności od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych, należności od pracowników oraz innych aktywów i pasywów o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe), - wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów; potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy i rodzaju składnika, jego ilości. Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości. Ad. 3 Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnienie stanu. Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.: - wartości niematerialnych i prawnych, 6
- praw zakwalifikowanych do nieruchomości, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. a ustawy o rachunkowości, - środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń, - materiałów w drodze oraz dostaw niefakturowanych, - środków pieniężnych w drodze, - czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, - należności spornych i wątpliwych, - należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych, - należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, - zobowiązań wobec kontrahentów, - aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe, - gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, - inwestycji rozpoczętych - innych rozliczeń międzyokresowych. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu: - weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, - sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym. Rozliczenia międzyokresowe kosztów: - czynne inwentaryzuje się, sprawdzając wielkość tych kosztów z ich dokumentacją oraz weryfikując sposób ich rozliczania, mając na uwadze zasadę współmierności przychodów i kosztów oraz uregulowania zawarte w art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, - bierne inwentaryzuje się poprzez sprawdzenie zasadności ich zarachowania w koszty bieżącego okresu oraz zgodności z art. 6 ust. 2 i art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Fundusz jednostki, fundusze specjalnego przeznaczenia inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących te fundusze. Terminy inwentaryzowania składników majątkowych 1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach: 1) na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury: - gotówki w kasie, czeków, weksli i innych papierów wartościowych, - zapasy a) materiały żywnościowe, b) materiały gospodarcze, c) materiały chemiczne, d) leki, - składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej i będące własnością innych jednostek. 2) na ostatni dzień roku obrotowego, z tym, że inwentaryzację rozpocząć można w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego: a) w drodze uzyskania potwierdzenia salda: - zaległości i nadpłaty z tytułu opłat uiszczanych do Urzędu, - powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe, - należności (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, z tytułów publicznoprawnych, należności od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych, należności od 7
pracowników oraz innych aktywów i pasywów o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe), b) w drodze weryfikacji: - grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwałe, - wartości niematerialne i prawne, - należności sporne i wątpliwe, - należności publiczno-prawne, - należności od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych, - należności od pracowników, - zobowiązania wobec kontrahentów, - zobowiązania publiczno-prawne, - zobowiązania wobec osób i jednostek nieprowadzących ksiąg rachunkowych, - zobowiązania wobec pracowników, - inwestycji rozpoczętych. 3) na ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku w drodze spisu z natury: - środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) znajdujących się na terenie niestrzeżonym, - składników majątkowych będących własnością obcych jednostek; 4) raz w ciągu czterech lat w drodze spisu z natury znajdujących się na terenie strzeżonym: środków trwałych (za wyjątkiem gruntów i tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony). 5) na ostatni dzień roku obrotowego w formie uzyskania od banków potwierdzenia salda środków pieniężnych, lokat pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach. 2. Stan składników określonych w ust. 1 pkt. 2 i 3 ustalony w drodze inwentaryzacji podlega porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją), nie późniejszy jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego. W przypadku inwentaryzowania składników po dniu bilansowym stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania. 3. Poza wymienionymi terminami inwentaryzację należy przeprowadzać zawsze również (terminy okazjonalne): - na dzień zakończenia działalności jednostki, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów, - na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji lub upadłości, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów, - w przypadku połączenia lub podziału jednostek, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów, - w dowolnym czasie na podstawie decyzji kierownika jednostki lub organu stanowiącego, w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów, - w dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciążonych odpowiedzialnością materialną, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki, - w razie powstania szkody lub okoliczności nadzwyczajnych, w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów lub wyodrębnionych komórek organizacyjnych jednostki, - zgodnie z planem inwentaryzacji, - według zarządzenia inspektora kontroli skarbowej. 8
II. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z: 1) rozdziału 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), 2) 6-9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) 1. Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów Aktywa i pasywa jednostki wycenia się na koniec roku obrotowego. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne amortyzowane są i umarzane jednorazowo za okres całego roku, pod datą 31 grudnia. W przypadku przeznaczenia do sprzedaży, likwidacji, stwierdzenia niedoboru bądź nieodpłatnego przekazania amortyzację i umorzenie nalicza się na koniec miesiąca w którym nastąpiły te zdarzenia. Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji; rozpoczęcie amortyzacji następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały do używania, a jej zakończenie w ostatnim dniu miesiącu, w którym nastąpiło zrównanie wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Wartość środka trwałego to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzania do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Jednostka kierując się zasadą istotności odstępuje od obowiązku dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny w wartości rynkowej 9
na dzień nabycia. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na podstawie aktualnego planu amortyzacji. Stawki amortyzacyjne ustalane są zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja. Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków na wydatki bieżące oraz stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości początkowej niższej od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym dla osób prawnych, a także będące pomocami dydaktycznymi albo ich nieodłącznymi częściami traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych w korespondencji z kontem 401 Zużycie materiałów i energii. Ewidencja szczegółowa dla wartości niematerialnych i prawnych ujmowanych łącznie na jednym koncie 020 Wartości niematerialne i prawne umożliwia ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych podstawowych i dla pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. W tym celu zakłada się dwa konta analityczne: jedno dla umarzanych sukcesywnie zgodnie z planem amortyzacji Podstawowe wartości niematerialne i prawne, drugie dla odpisywanych w 100% wartości początkowej w koszty operacyjne w momencie przyjęcia ich do używania Pozostałe wartości niematerialne i prawne. Rzeczowe aktywa trwałe obejmują: - środki trwałe, - pozostałe środki trwałe, - środki trwałe w budowie (inwestycje). Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art.3 ust.1 pkt15 ustawy o rachunkowości. Środki trwałe obejmują w szczególności: - nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle, - maszyny i urządzenia, - środki transportu i inne rzeczy, - ulepszenia w obcych środkach trwałych. Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art.3 ust.4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako korzystający (w zakresie leasingu finansowego, umowy użyczenia). Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się: - w przypadku zakupu według ceny nabycia, - w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę, - w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej, 10
- w przypadku spadku lub darowizny według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu, - w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu, - w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na: - podstawowe środki trwałe na koncie 011 Środki trwałe, - pozostałe środki trwałe na koncie 013 Pozostałe środki trwałe. Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 238 z 2010r, poz. 1579). Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy). Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja na koniec roku. W DPS przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki. Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji. Ewidencja szczegółowa do konta 011 Środki trwałe (kwota powyżej 3.500,00zł) prowadzona jest wg klasyfikacji środków trwałych KŚT w księgach środków trwałych. Pozostałe środki trwałe to środki trwałe wymienione w 6 ust.3 rozporządzenia, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje) wyceniane są według ich wartości wynikającej z ewidencji. Pozostałe środki trwałe obejmują: - meble i dywany, - środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Pozostałe środki trwałe: - ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 Pozostałe środki trwałe do kwoty 3.500zł i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych w korespondencji z kontem 401 Zużycie materiałów i energii lub na podstawie decyzji Dyrektora ujmuje się tylko w pozaksięgowej ewidencji ilościowej, spisując w koszty pod datą zakupu. Środki trwałe w budowie (inwestycje) wyceniane są w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych 11
o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Środki trwałe w budowie (inwestycje) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również: - niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, - koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu, - opłaty notarialne, sądowe itp., - odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych. W jednostce budżetowej do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty: - dokumentacji projektowej, - nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową, - badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu, - przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów, - przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji lub modernizacji istniejącego środka trwałego powodujące podniesienie wartości użytkowej danego środka trwałego. - opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy, - założenia stref ochronnych i zieleni, - nadzoru autorskiego i inwestorskiego, - ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy, - sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania, - inne koszty bezpośrednio związane z budową, przebudową, rozbudową, rekonstrukcją lub modernizacją. Należności długoterminowe to należności, których termin zapadalności (spłaty) przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego. Zgodnie z 8 ust. 5 i 6 rozporządzenia odsetki od należności ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, natomiast należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP. Kwotę należności ustaloną na dzień bilansowy pomniejsza się o odpisy aktualizujące jej wartość zgodnie z zasadą ostrożności. Odpisy dokonywane są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (w zależności od charakteru należności), a ich wysokość ustala się według art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, przy czym ( 8 ust. 2 i 3 rozporządzenia ). Odpisy aktualizujące wartość należności dokonywane są najpóźniej na koniec roku obrotowego, stosując przepisy art. 35 b ustawy o rachunkowości. Na dzień bilansowy należności i udzielone pożyczki długoterminowe wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty. Zapasy obejmują: 12
- materiały biurowe, - materiały żywnościowe, - materiały chemiczne, - materiały gospodarcze, - leki. Materiały wycenia się są w cenach nabycia lub zakupu. Jednostka prowadzi ewidencję materiałów: - ilościowo-wartościową, - ilościową; wykaz takich materiałów ustala kierownik jednostki. Przyjęcie materiałów do magazynu następuje w rzeczywistych cenach zakupu. Rozchód materiałów z magazynu w przypadku prowadzenia ewidencji według nabycia/zakupu wycenia się metodą: pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO). Zakupione materiały biurowe przekazywane są bezpośrednio do zużycia w działalności. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości). Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów i wydatków budżetowych. Odpisy aktualizujące należności na rzecz funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają te fundusze. Odsetki od należności ujmuje się w momencie ich zapłaty. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa NBP na ten dzień. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej. Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Prezesa NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach w dniu ich przeprowadzenia o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych, nie stanowią inaczej odpowiednio po kursie: - faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań, - średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu faktycznie zastosowanego przez bank obsługujący jednostkę, a także w przypadku pozostałych operacji. Zobowiązania w jednostce wycenia się w zależności od celu sprawozdawczego: - w zakresie sprawozdania finansowego jednostki według art. 28 ust. 1 pkt 8 i 8a ustawy o rachunkowości, Zobowiązania bilansowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. Zobowiązania bilansowe zaliczane do zobowiązań finansowych wycenia się według wymaganej kwoty zapłaty. 13
Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP. Przychody przyszłych okresów to równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach sprawozdawczych (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień, która spowoduje wykonanie: a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji w danym roku, b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat. Zaangażowanie w księgach rachunkowych jednostki wprowadza się na bieżąco na podstawie przygotowanych dokumentów przez osoby rzeczowo odpowiedzialne podpisanych umów, decyzji i innych postanowień dowodem wewnętrznym Polecenie księgowania. Za podstawową jednostkę ewidencji przyjmuje się pojedynczy element majątku trwałego spełniający określone funkcje w procesie świadczenia usług. Może to być np.: budynek, maszyna, pojazd mechaniczny, itp. Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się przyjęcie w ewidencji za pojedynczy obiekt tzw. obiektu zbiorczego, którym jest np. zestaw komputerowy. Dla sprzętu komputerowego urządzeniem podlegającym ewidencji jako środek trwały jest: - jednostka centralna, - monitor, - klawiatura, - zasilacz UPS - oprogramowanie systemowe. Podstawą ewidencji księgowej jest zawsze oryginał dowodu księgowego. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (art. 22, ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości) lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, to podstawę zapisu stanowi: - przy poleceniach księgowania oryginał, - przy fakturach, rachunkach własnych pierwsza kopia, - przy notach księgowych pierwsza kopia, - przy dokumentach przyjmujących majątek trwały, obrotowy oryginał, - przy dokumentach przekazujących majątek trwały, obrotowy pierwsza kopia. Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości w dokumentowaniu zapisów rachunkowych mogą być stosowane dowody zastępcze stanowiące potwierdzenie dokonania i rozliczenia zakupu materiałów i usług wymienionych w załączniku Nr 2 do niniejszego zarządzenia. Dowód zastępczy powinien zawierać: - datę dokonania operacji gospodarczej, - miejsce i datę wystawienia dowodu, - przedmiot, ilość, cenę i wartość dokonanego zakupu/usługi, - nazwisko, imię i podpis osoby uczestniczącej bezpośrednio w transakcji (zakupu materiału, usługi), - nazwisko, imię osoby zlecającej zakup/usługę i jego przeznaczenie, - nazwisko, imię osoby sporządzającej dokumenty umożliwiające wprowadzenie do ksiąg rachunkowych zaangażowania wydatków budżetowych. 14
Wykaz materiałów i wyposażenia księgowanych bezpośrednio w koszty. 1. Druki i materiały biurowo - kancelaryjne. 2. Drobny sprzęt gospodarczy do wyposażenia pomieszczeń biurowych: zszywacze, dziurkacze, itp. 3. Paliwo, oleje i smary do bezpośredniego użycia wlane do zbiornika samochodu, pod warunkiem ustalenia norm zużycia oraz bieżącym rozliczaniem kierowcy. 4. W małych ilościach zakupione materiały służące do bieżących napraw. 5. Materiały do utrzymania czystości wokół zabudowania DPS. 6. Drobne części zamienne bezpośrednio wmontowane do samochodów. 7. Piasek, sól konieczna do utrzymania terenu wokół budynku zimą. 8. Artykuły spożywcze zakupione na potrzeby sekretariatu. 9. Płyty CD, DVD, taśmy magnetyczne, tonery. 10. Małe ilości farb do malowania bezpośrednio zużyte. 11. Kosze do śmieci. 12. Miotły, szczotki, ścierki do zmywania podłóg. 13. Wiadra, szufelki. 14. Kwiaty, ziemia, doniczki i wazony do kwiatów. 15. Materiały na terapię zajęciową. 16. Wyposażenie apteczek podręcznych. 2. Ustalanie wyniku finansowego Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 Wynik finansowy. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w: - zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków. Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym w załączniku 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) składa się: - wynik z działalności podstawowej, - wynik z działalności operacyjnej, - wynik z działalności gospodarczej, - wynik brutto. III. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Zakładowy plan kont Dom Pomocy Społecznej w Karolinowie prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont (załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 1/2016 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 4 stycznia 2016) opracowany na podstawie planu kont, stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) 15
2. Wykaz ksiąg rachunkowych W zakresie księgi głównej jednostki budżetowej prowadzone są konta przedstawione w załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2016 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 4 stycznia 2016r. Dodanie konta analitycznego w wykazie kont nie wymaga zmiany zarządzenia w sprawie zasad (polityki) rachunkowości. Aktualny wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych stanowi wydruk komputerowy prowadzonych kont stanowiący załącznik Nr 4 do niniejszego załącznika. Zasady klasyfikacji zdarzeń wynikają z komentarza do planu kont ujętego w załączniku Nr 2 do zarządzenia Nr 1/2016 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 4 stycznia 2016r. Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi głównej: 011 Środki trwałe według: - księgi inwentarzowej, - tabeli amortyzacyjnej. Księga inwentarzowa prowadzona jest w sposób chronologiczny dla wszystkich środków trwałych z podziałem na grupy odpowiadające KŚT i zawiera następujące informacje: - datę przyjęcia do użytkowania, numer i rodzaj dowodu, - numer inwentarzowy obiektu, - nazwę środka trwałego, - wartość początkową środka trwałego, - symbol klasyfikacji środków trwałych, - stawkę amortyzacji, - roczną kwotę amortyzacji, - datę rozchodu i numer dowodu, - numer pozycji księgowania przychodu i rozchodu, - wartość umorzenia na moment rozchodu, 013 Pozostałe środki trwałe według: - księgi inwentarzowej. Pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnych dla jednostki nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Pozostałe, mniej wartościowe środki, ujmuje się w ewidencji zbiorczo, podając łączną ich ilość i wartość, w grupach podobnych środków trwałych. Dla pozostałych środków trwałych finansowanych ze środków UE prowadzi się odrębną księgę inwentarzową. Ewidencja analityczna dla następujących kont prowadzona jest w następujący sposób: - 020 Wartości niematerialne i prawne według zasad analogicznych jak dla środków trwałych, - 030 Długoterminowe aktywa finansowe według tytułów poszczególnych składników, - 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według zasad podanych dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, - 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych według zasad podanych dla pozostałych środków trwałych, -073 Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe według tytułów poszczególnych składników, -080 Środki trwałe w budowie (inwestycje) według poszczególnych zadań inwestycyjnych oraz źródeł finansowania, -130 Rachunek bieżący jednostki według szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych, 16
-135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia według poszczególnych funduszy, -139 Inne rachunki bankowe według rodzaju wydzielonych środków oraz według kontrahentów, - 141 Środki pieniężne w drodze według posiadanych rachunków bankowych, - 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami według rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, -221 Należności z tytułu dochodów budżetowych według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, - 222 Rozliczenie dochodów budżetowych według podziałek klasyfikacji budżetowej, - 223 Rozliczenie wydatków budżetowych według podziałek klasyfikacji budżetowej, - 225 Rozrachunki z budżetami według poszczególnych tytułów rozrachunków z budżetem, - 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne według poszczególnych tytułów i podmiotów rozrachunków, - 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na kartach wynagrodzeń pracowników jednostki i innych osób fizycznych, wobec których zostały naliczone wynagrodzenia lub świadczenia rzeczowe zaliczane zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, - 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami według poszczególnych pracowników oraz według tytułów rozrachunków, - 240 Pozostałe rozrachunki według poszczególnych tytułów rozrachunków, roszczeń i rozliczeń, - 245 Wpływy do wyjaśnienia według poszczególnych tytułów rozrachunków, -310 Materiały i towary według przeznaczenia, - Koszty według rodzaju, ujęte na kontach 400 405 i 409, według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków, - 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego oraz według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów, - 750 Przychody finansowe według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz według pozycji rachunku zysków i strat, - 751 Koszty finansowe według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków oraz według pozycji rachunku zysków i strat, - 760 Pozostałe przychody operacyjne według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów oraz według pozycji rachunku zysków i strat, - 761 Pozostałe koszty operacyjne według pozycji rachunku zysków i strat, - 800 Fundusz jednostki według tytułów zwiększeń i zmniejszeń funduszu wymienionych w zestawieniu zmian w funduszu jednostki, - 810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje według środków z budżetu na inwestycje i przekazane dotacje, 4. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych zbiorach danych Księgi rachunkowe jednostki budżetowej - Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Program Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer S.A. z Gdańska. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w oparciu o w/w program komputerowy jednostka rozpoczęła z dniem 1.01.2014r. w wersji 9.7000. 17
Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w Wydziale Finansowym na dzień 01.01.2014r.: - Program Finanse DDJ firmy Wolters Kluwer S.A. zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Płace firmy. Wolters Kluwer S.A - zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Zlecone firmy Wolters Kluwer S.A.- zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Magazyn DDJ firmy Wolters Kluwer S.A. - zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Stołówka DDJ firmy Wolters Kluwer S.A ProgMan S.A.- zainstalowany na 2 stanowiskach 1 stanowisko u magazyniera i 1 stanowisku u dietetyka, - Program Kasa firmy Wolters Kluwer S.A. zainstalowany na 1 stanowisku w Kasie DPS, - Program Wyposażenie DDJ firmy Wolters Kluwer S.A.- zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Bestia dostarczony przez Ministerstwo Finansów- zainstalowany na 1 stanowisku, - Program Płatnik firmy Asseco Poland. - zainstalowany na 1 stanowisku, - Obsługa rachunków bankowych on-line poprzez stronę www. bs.ciechanow.pl. Wszystkie w/w programy finansowe i ich bazy zainstalowane są na serwerze aplikacji, który fizycznie znajduje się w wydzielonym pomieszczeniu DPS. W/w programy pracują w wersjach sieciowych, na systemach Microsoft Windows XP i Windows 7. Wersje programów aktualne na dzień 01.01.2014 r. to: - Program Finanse DDJ - 9.7000 - Program Płace - 9.2000 - Program Zlecone 8.5000 - Program Magazyn DDJ -5.7000 - Program Stołówka DDJ 9.7000 - Program Kasa - 7.700 - Program Wyposażenie 7.4000 - Program SJO Bestia - 1.02.013 - Program Płatnik 9.01.001B. Wersje programów ulegają aktualizacji wraz z wydaniem nowej wersji oprogramowania i nie wymaga to aktualizacji zarządzenia. Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego załącznika. IV. Ochrona danych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych. Dokumentację dotyczącą organizacji, wprowadzenia do stosowania oraz samego prowadzenia rachunkowości, to jest: 1) dokumentację przyjętych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie, 2) dowody księgowe, 3) księgi rachunkowe (zbiory stanowiące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych), 4) dokumenty inwentaryzacyjne, 5) sprawozdania budżetowe i finansowe z wykonania budżetu, należy przechowywać w jednostce w należyty, z góry ustalony sposób tak aby chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także nieupoważnionym rozpowszechnianiem. 18