Instrukcja wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 1
I. AKTY PRAWNE...4 1. Wspólnotowe...4 2. Krajowe...4 3. Dokumenty przygotowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ:...5 II. Kompendium przedstawiające najczęściej popełniane przez Beneficjentów błędy we wnioskach o płatność wraz z przykładami prawidłowych rozwiązań...6 1. Błędy we Wniosku Beneficjenta o płatność...6 2. Błędy merytoryczne...8 3. Błędy w załącznikach do wniosku o płatność...10 4. Błędy przy wnioskowaniu i rozliczaniu zaliczki...14 III. WYPEŁNIANIE WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ - SERWIS BENEFICJENTA...17 IV. ZASADY OGÓLNE...18 V. SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA PÓL WNIOSKU...19 VI. WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE...20 A. Dane podstawowe...20 A.1. Projekt... 20 A.2. Dofinansowanie i typ płatności... 21 A.3. Dane beneficjenta... 23 B. Informacja finansowa...24 B.1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem... 24 C. Zestawienie wydatków...29 C.1. Zaplanowane zadania projektu... 29 C.2. Zaplanowane wydatki projektu... 29 C.3. Okresy płatności... 29 C.4. Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki... 30 C.5. Podsumowanie wydatków z wszystkich wniosków płatność... 30 C.6. Całkowita wartość wydatków kwalifikowanych... 30 D. Dochód i źródła sfinansowania...30 D.1. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność... 30 D.2. Docelowe źródła sfinansowania projektu... 30 E. Przebieg realizacji projektu...30 E.1. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu... 30 E.2. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu... 31 E.3. Planowany przebieg realizacji... 31 F. Wskaźniki realizacji projektu...31 F.1. Wskaźniki produktu... 31 F.2. Wskaźniki rezultatu... 32 F.3. Informacje o napotkanych problemach realizacji... 33 G. Harmonogram wydatków...33 G.1. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały... 33 G.2. Harmonogram składania wniosków o płatność na kolejne kwartały... 33 G.3. Informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych... 34 H. Załączniki i oświadczenia...34 H.1. Załączniki... 34 H.2. Oświadczenie beneficjenta... 35 2
Załącznik nr 1 do Instrukcji wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność w ramach osi priorytetowych 1-7 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013...37 Załącznik nr 2 Rozliczanie przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym kosztów ryczałtowych ponoszonych z zaliczki...43 Załącznik nr...45 Instrukcja wypełniania INFORMACJI O UDZIELONEJ POMOCY DE MINIMIS... 46 OŚWIADCZENIE...47 dotyczące ceny uŝywanego środka trwałego...47 OŚWIADCZENIE...48 o słuŝeniu środka transportu wyłącznie celom projektu...48 OŚWIADCZENIE...49 dotyczące właściwości technicznych zakupionego sprzętu...49 OŚWIADCZENIE...50 dotyczące wartości niematerialnych i prawnych...50 OŚWIADCZENIE...51 dotyczące wykorzystania wartości niematerialnych i prawnych...51 OŚWIADCZENIE...52 sprzedającego nieruchomość...52 OŚWIADCZENIE...53 dotyczące wykorzystania nieruchomości do celów projektu...53 OŚWIADCZENIE...54 dotyczące poprawności poniesionych wydatków...54 OŚWIADCZENIE...55 dotyczące posiadania oryginałów dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013...55 Oświadczenie Beneficjenta...56 o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet)...56 Oświadczenie Beneficjenta do wniosku o płatność końcową...57 o osiągnięciu wskaźników związanych z cross financingiem...57 3
I. AKTY PRAWNE Wniosek Beneficjenta o płatność wraz załącznikami musi być zgodny z przepisami prawa wspólnotowego i krajowego, w szczególności z następującymi dokumentami: 1. Wspólnotowe a. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) 1260/1999 zwane dalej Rozporządzeniem Rady nr 1083/2006, b. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) 1783/1999 zwane dalej Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006, c. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1828/2006 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, d. Rozporządzenie Komisji (WE) NR 1628/2006 z dnia 24 października 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 Traktatu w odniesieniu do regionalnej pomocy inwestycyjnej, e. Wytyczne w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 2007-2013 (2006/C 54/08), f. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 70/2001 i rozszerzające jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju (Dz. Urz. UE L 63 z 28.02.2004), w szczególności Załącznik I. 2. Krajowe a. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. 2006 nr 227 poz. 1658 ze zm.), b. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), c. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240); d. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), e. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 249, poz. 535, z późn. zm.), f. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania regionalnej pomocy inwestycyjnej w ramach regionalnych programów operacyjnych (Dz. U. 2007 Nr 193, poz. 1399, z późn. zm.), g. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów 4
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2008 nr 212 poz. 1337, z późn. zm.) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego a. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 zatwierdzone przez Ministra Rozwoju Regionalnego, b. Wytyczne w zakresie sprawozdawczości. Akty prawne wspólnotowe oraz krajowe stanowią ramy prawne zapewniające prawidłowe wykorzystanie środków publicznych, w szczególności pochodzących z funduszy strukturanych oraz Funduszu Spójności. W oparciu o nie Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym (w przypadku RPO WZ jest to Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego zwany dalej IZ RPO WZ) m.in. określa system realizacji programu operacyjnego oraz przygotowuje szczegółowy opis priorytetów programu operacyjnego. IZ RPO WZ może zawężać stosowanie zapisów powyższych aktów prawnych, tak aby regionalny program operacyjny przyczyniał się do realizacji określonych celów województwa. 3. Dokumenty przygotowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ: a. Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwany dalej Programem lub RPO WZ), b. Uszczegółowienie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwane dalej Uszczegółowieniem RPO WZ), w którym w sposób szczegółowy opisano osie priorytetowe, działania i poddziałania Programu, c. Dokumentacja konkursowa, d. Podręcznik Wnioskodawcy, e. Przewodnik po załącznikach. Wszystkie wymienione dokumenty są dostępne na stronie www.rpo.wzp.pl. Stosowanie zapisów niniejszej Instrukcji umożliwi prawidłowe wypełnienie wniosku Beneficjenta o płatność. 5
II. Kompendium przedstawiające najczęściej popełniane przez Beneficjentów błędy we wnioskach o płatność wraz z przykładami prawidłowych rozwiązań 1. Błędy we Wniosku Beneficjenta o płatność. Sekcja WoP A.2. A.2. A.2. A.2. Błędny wpis Prawidłowy wpis/ moŝliwość naprawienia błędu Pozostawianie pustych pół we wniosku o Zgodnie z Instrukcją wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność, każde pole we wniosku musi zostać płatność. wypełnione. Nieprawidłowa kwota dofinansowania po W przypadku zmiany kwoty dofinansowania poprzez podpisanie aneksu w sekcji A.2. należy wpisać kwotę podpisaniu aneksu zmieniającego kwoty. wynikającą z aneksu. Nieprawidłowy typ płatności dotyczący zaliczek. Gdy wniosek dotyczy refundacji poniesionych kosztów oraz wnioskowania o zaliczkę należy wpisać rodzaj płatności Pośrednia. Nieprawidłowa całkowita kwota wydatków W polu należy uwzględniać tylko całkowite wydatki związane z projektem ujęte we wniosku. objętych wnioskiem. Kwota wnioskowana niezgodna z montażem W przypadku refundacji kwotę wnioskowaną należy wyliczyć zgodnie ze wzorem: kwota wydatków finansowym stosowanie montażu kwalifikowalnych objętych wnioskiem x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy / całkowite wydatki zaokrąglonego do dwóch miejsc po przecinku. kwalifikowalne objęte umową) uzyskany dochód i/lub narosłe odsetki i korekty finansowe. A.3. B.1. B.1. Błędny nr konta bankowego wpisywanie numeru konta dotyczącego zaliczki, gdy wniosek dotyczy refundacji i odwrotnie. Nieprawidłowe dane z faktury oraz dowodów zapłaty. Błędy dotyczące faktur korygujących i not obciążeniowych. Należy wskazać numer konta zgodnie z umową o dofinansowanie. Należy wpisywać dokładne dane wynikające z dokumentów. Pole data zapłaty w przypadku ujmowania dokumentów opłaconych w kilku ratach, należy wskazać datę ostatecznej zapłaty za dokument. Dowody zapłaty należy wskazać pełne dane dokumentu potwierdzającego zapłatę nazwę, numer i datę. W przypadku dołączania faktury korygującej lub noty obciążeniowej zmniejszającej lub zwiększającej kwoty, w sekcji B.1. nie należy zmieniać danych w polach dotyczących faktury korygowanej, a dokument korygujący umieścić bezpośrednio pod korygowanym. 6
B.1. Podpisy beneficjenta na szarych polach. Szare pola wypełnia pracownik Urzędu Marszałkowskiego. C.2. Błędna kolejność zadań i wydatków. Kolejność zadań i wydatków powinna być tożsama z wnioskiem o dofinansowanie projektu (sekcja D.1 i E.1). C.2. Błędne wartości netto i VAT po podpisaniu W przypadku zmiany kwot poprzez podpisanie aneksu, sekcja E.1. powinna zostać zaktualizowana zgodnie z aneksu zmieniającego kwoty dofinansowania. harmonogramem rzeczowo-finansowym do aneksu. C.3. Brak okresu płatności w pierwszym wniosku o Należy wskazać okres płatności bieżącego wniosku (tożsamy z informacją ujętą na pierwszej stronie dokumentu. płatność. C.4. Błędny numer dokumentu. W przypadku zmiany numeru dokumentu w sekcji B.1. należy z listy wybieranej ponownie wybrać skorygowany dokument w sekcji C.4. D.1. Nie wypełnione pole. Gdy dochód nie występuje w projekcie należy wpisać nie dotyczy i 0. E.1. Kwoty niezgodne z aktualnym Kwota ogółem oraz kwalifikowalne dotyczące wydatków przypisanych zadaniom/celom określonym w harmonogramem. aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym powinny być zgodne z ostatnio zatwierdzonym przez IZ RPO WZ dokumentem. E.1. Błędna kwota ogółem wydatków od początku Zgodnie z Instrukcją wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatność w sekcji należy wskazać wydatki realizacji projektu. przedstawione we wnioskach oraz tylko związane z realizacją projektu. E.1. Brak aktualizacji kwot wydatków od początku Należy uwzględniać wydatki poniesione we wszystkich złożonych do tej pory wnioskach łącznie z bieżącym. realizacji projektu. F.1. Wartość bazowa i docelowa niezgodna z Sekcję należy wypełniać zgodnie z sekcją C.10. i C.11. wniosku o dofinansowanie projektu. F.2. F.1. F.2. G.1. G.2. wnioskiem o dofinansowanie projektu. Błędna wartość wskaźników osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Brak min. 4 kolejnych kwartałów. G.1. G.2. Przekroczenie możliwych do wykorzystania kwot kwalifikowalnych i wnioskowanych. H.1. Błędne wskazanie opcji w pkt. 1 4 ( tak, nie, nie dotyczy ). H.1. Nie wymienianie dodatkowych załączników na Liście dodanych załączników. H.2. Podpisywanie wniosku przez osobę nieupoważnioną. 1. W przypadku osiągnięcia wartości wskaźnika w bieżącym wniosku należy wskazać wartość z niego wynikającą. 2. Gdy wartości wskaźników nie są osiągane danym wnioskiem, należy wpisać 0,000. Zgodnie z Instrukcją sekcje należy planować na min. kolejne 4 kwartały, po kwartale którego wniosek dotyczy. W kwartale, w którym nie będą ponoszone wydatki lub beneficjent nie będzie wnioskował o dofinansowanie w pole należy wpisać wartość 0,00 zł. Kwoty nie mogą przekroczyć przewidzianych ostatnio zaakceptowanym harmonogramem rzeczowofinansowym. W sytuacji, gdy do Wniosku o Płatność dołączane są załączniki dotyczące pkt 1 4 należy zaznaczyć opcję tak. W sekcji należy wpisać wszystkie dodatkowe dokumenty dołączone do wniosku o płatność nie wskazane w pkt 1 3. Wniosek powinna podpisać osoba do tego upoważniona. 7
2. Błędy merytoryczne. Lp. Rodzaj błędu Prawidłowe postępowanie / moŝliwość naprawienia błędu 1. Przedstawianie do refundacji wydatków niezgodnych z wnioskiem o dofinansowanie projektu, studium wykonalności, załącznikiem nr 12 (specyfikacją dostaw) lub biznes planem. 2. Nie zgłaszanie zmian w projekcie lub przedstawianie ich na etapie wniosków o płatność. 3. Wystąpienie w projekcie zamówień dodatkowych. 4. Brak aktualizacji harmonogramu zgodnie z faktycznie poniesionymi wydatkami dla poszczególnych kwartałów. 5. Przedstawianie do refundacji wydatków dotyczących promocji, nieujętych w sekcji G wniosku o dofinansowanie projektu. 6. Przedstawienie do rozliczenie dokumentów nieopłaconych w całości. 7. Zmiany w terminach realizacji przedstawione na etapie wniosków o płatność. Beneficjent może rozliczyć wydatki przewidziane we wskazanych dokumentach. Wszelkie istotne, zgodnie z umową o dofinansowanie, należy przedstawiać wraz z uzasadnieniem do IZ RPO WZ przed ich wprowadzeniem. Każda zmiana wymaga akceptacji IZ RPO WZ. Aby wydatki w ramach zmówienia dodatkowego udzielonego w trybie z wolnej ręki mogły być uznane za kwalifikowalne muszą być spełnione łącznie wszystkie przesłanki określone w art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP. Dlatego beneficjent zobowiązany jest do uzasadnienia konieczności udzielenia zamówienia dodatkowego odnosząc się do przesłanek określonych ustawą. Badając poprawność udzielonego zamówienia dodatkowego na etapie weryfikacji wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca zwraca szczególną uwagę na udowodnienie niemożności powstania konieczności wykonania robót. Beneficjent musi więc wykazać, że udzielenie zamówienia dodatkowego wynikało z sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia. Fakt, że zamawiający nie przewidział powyższej sytuacji nie jest równoznaczny z niemożliwością jej przewidzenia i jest oceniany jako brak należytej staranności w przygotowaniu postępowania o zamówienie. Dokument należy aktualizować zgodnie z poniesionymi wydatkami. Beneficjent może jednorazowo dokonać aktualizacji katalogu promocyjnego przed poniesieniem wydatków i przedstawieniem ich do refundacji. Do refundacji mogą być przedstawione jedynie dokumenty zapłacone w całości. Zmiany terminów muszą być zgłaszane przed ich wystąpieniem i w okresie realizacji określonym umową o dofinansowanie. 8
8. Wydatki poniesione przed rozpoczęciem realizacji projektu, określonym w umowie. 9. Podwójne dofinansowanie projektu (całości lub części wydatków). Wydatki takie są niekwalifikowalne w projekcie. Kwalifikować można jedynie wydatki poniesione przed realizacją dotyczące dokumentacji i doradztwa (dotyczy osi 2-7). Otrzymanie na dany projekt lub część projektu bezzwrotnej pomocy finansowej ze środków publicznych (krajowych, wspólnotowych lub innych) w wysokości wyższej niż 100% lub pomocy wyższej niż maksymalna intensywność pomocy dla danego projektu, czy zadeklarowanie wydatku w ramach dwóch wspólnotowych instrumentów stanowi podwójne dofinansowanie. Aby temu zapobiec (w projektach niepodlegających zasadom pomocy publicznej) w umowie dotyczącej przekazania środków publicznych należy wyraźnie wskazać, że środki dotyczą finansowania wkładu własnego beneficjenta w projekcie realizowanym w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 (ze wskazaniem nazwy projektu i nr umowy o dofinansowanie). 10. Uznanie podatku VAT za kwalifikowalny. Uznanie podatku VAT za kwalifikowalny (a tym samym podlegający refundacji) możliwe jest po łącznym spełnieniu dwóch warunków: został faktycznie poniesiony, jest niemożliwy do odzyskania beneficjent lub inny podmiot realizujący projekt (w szczególności jednostka organizacyjna beneficjenta lub partner w projekcie nie mają prawnej (potencjalnej) możliwości jego odzyskania na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług. Faktyczne poniesienie podatku VAT wystąpi, jeśli zostanie on w całości zapłacony (w cenie za zakupione towary). Jeśli beneficjent ma możliwość odzyskania podatku VAT, nie może być on kosztem kwalifikowalnym w projekcie. Ocena jego kwalifikowalności uzależniona jest m.in. od tego, czy beneficjent w ramach projektu dokona czynności opodatkowanych podatkiem VAT (takich jak sprzedaż, najem, dzierżawa, leasing czy każdej innej czynności, w wyniku której pojawią się w projekcie przychody). 11. Zapłata za fakturę po terminie. W przypadku dokonania zapłaty za dokument księgowy w terminie późniejszym niż określony na dokumencie księgowym należy potwierdzić zmianę terminu zapłaty poprzez skorygowanie dokumentu (notą korygującą wystawioną przez nabywcę) lub przedłożenie prolongaty terminu zapłaty zaakceptowanego przez wystawcę faktury (zgodnie z Ustawą o finansach publicznych). 12 Zapłata gotówką przewyższająca wartość Zapłata przelewem (zgodnie z Ustawą z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gospodarczej). 15 tys. Euro za zobowiązania (wydatki kwalifikowalne) w sytuacji, gdy stronami transakcji są przedsiębiorcy. 13. Kwalifikowalność wydatków. W projekcie mogą być rozliczane wyłącznie wydatki zaplanowane we wniosku o dofinansowanie, studium wykonalności, załączniku nr 12 (specyfikacji dostaw) czy biznes planie. 9
Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru wniosku o dofinansowanie projektu, jak i podczas realizacji projektu. Na etapie wyboru wniosków o dofinansowanie sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną przedstawione do rozliczenia w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania. Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest również w trakcie realizacji projektu, w trakcie przedkładania wniosków o płatność. Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: 1. został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, 2. jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, 3. jest zgodny z postanowieniami RPO WZ, 4. jest zgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, 5. jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu, 6. został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, 7. został należycie udokumentowany, 8. nie podlega wyłączeniom ustanowionym przez IZ RPO WZ. 3. Błędy w załącznikach do wniosku o płatność. Nazwa załącznika Na czym polega błąd Prawidłowy dokument/ moŝliwość naprawienia błędu Faktura/ dokument o równoważnej Na pierwszej stronie brak zapisu Ujęto we wniosku o płatność za okres do Błędny opis dokumentu (rewers). Na pierwszej stronie (przed skopiowaniem) należy zamieścić informację, o tym kiedy dany dokument przedstawiono do refundacji lub rozliczenia zaliczki poprzez umieszczenie informacji Ujęto we wniosku o płatność za okres do. Informacja musi być tożsama z zapisem ujętym na pierwszej stronie wniosku o płatność. Na odwrocie faktury / dokumentu o równoważnej wartości lub na oddzielnej kartce (w przypadku braku miejsca na naniesienie wymagalnych informacji) należy zamieścić informacje: Faktura / dokument nr zgodnie z wydatkiem/wydatkami z tabeli E.1. (numer zadania, numer wydatku, 10
wartości dowodowej dokładna nazwa określona we wniosku o dofinansowanie, wartość wydatku kwalifikowalnego wykazanego na fakturze zgodnie z podziałem sekcji C.4. Koszty związane z realizacją projektu pn. (tytuł projektu) w ramach RPO WZ na lata 2007-2013 zgodnie z umową/porozumieniem/decyzją o dofinansowaniu nr z dnia roku Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem: PLN (zgodnie z kwotą wydatków kwalifikowalnych z pozycji B.1. wniosku o płatność, gdzie ujęto wydatek Wydatek poniesiony zgodnie z art. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., nr 223, poz. 1655 z późn.zm). Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym. Faktura/ dokument o równoważnej wartości dowodowej Błędne kwoty wydatków i sumy wydatków wskazanych na rewersie dokumentu. Błędny opis z zastosowaniem skrótów nazw dotyczący źródeł dofinansowania (awers dokumentu) Poszczególne kwoty i suma kwot wpisanych na rewersie dokumentu powinny być tożsame z sekcją C.4. wniosku o płatność i odnosić się do wydatków kwalifikowalnych netto i VAT. Suma kwot powinna być też zgodna z wartością faktury (netto i VAT). Zamieszczanie adnotacji poprzez stosowanie pełnej nazwy źródeł finansowania: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa* (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 oraz pomijanie zgodnie ze wskazaniem (*) budżetu państwa jeśli w umowie o dofinansowanie ( 2) brak takiego źródła. Faktura/ dokument o Brak numeru księgowego (lub numer nieczytelny) na dokumencie. Każdy dokument księgowy powinien posiadać numer księgowy/ewidencyjny, który nadawany jest przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe. Zaleca się, aby umieszczać go w prawym górnym rogu dokumentu. Należy zwrócić uwagę, aby po skopiowaniu dokumentu numer był czytelny dla osoby weryfikującej wniosek p płatność. Brak wskazanego trybu postępowania Na rewersie faktury należy wpisać tryb postępowania PZP (art.) mający zastosowanie przy wyborze wykonawcy / 11
równoważnej wartości dowodowej Wyciąg bankowy / potwierdzenie płatności Wszystkie dokumenty Brak PZP. Faktura nie spełnia znamion dokumentu księgowego. Brak wszystkich wymagalnych stron wyciągu bankowego. Brak wymagalnych informacji i logotypów na pierwszej stronie dokumentu. Nieprawidłowe potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem. Umieszczanie naklejek z opisami na kopiach dokumentów Brak dokumentu potwierdzającego termin rozpoczęcia projektu. dostawcy danego zamówienia. Wpisu można nie uzupełnić tylko w sytuacji, gdy beneficjent nie stosuje trybu zamówienia określonego w ustawie PZP (np. przedsiębiorcy). W przypadku beneficjentów stosujących przepisy Ustawy o rachunkowości faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać znamiona dowodu księgowego, czyli zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej (lub wydruk z systemu księgowego). Należy dostarczyć pierwszą stronę wyciągu (z saldem początkowym), stronę na której widnieje dokonana płatność (ujęta we wniosku o płatność) oraz stronę ostatnią (z saldem końcowym). Faktury powinny być opatrzone nazwą i numerem umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu oraz adnotacją Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa * (*jeśli dotyczy) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 oraz logotypy (emblemat UE, loga Narodowej Strategii Spójności: NSS Program Regionalny, herb Województwa Zachodniopomorskiego). Wymagalne opisy należy umieszczać na oryginałach dokumentów, natomiast do wniosków o płatność należy dołączać kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem poprzez umieszczenie daty i odręcznego podpisu osoby do tego upoważnionej (zgodnie z kartą wzoru podpisów) wraz z imienną pieczęcią i podaniem pełnionej funkcji / stanowiska służbowego oraz zapisu na każdej ze stron potwierdzam za zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentów wielostronicowych można na pierwszej stronie umieścić zapis potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. Wówczas dokument powinien mieć ponumerowane i parafowane strony oraz powinien być trwale spięty. Należy umieścić naklejkę z opisami na oryginale dokumentu a następnie tak oznaczony opisem dokument skopiować i załączyć do wniosku o płatność. Przedkładając pierwszy wniosek o płatność (sprawozdawczy, refundacyjny, zaliczkowy) należy jednocześnie załączyć dokument potwierdzający termin rozpoczęcia projektu wskazany w umowie o dofinansowanie projektu tj. dokument poświadczający podjęcie czynności zmierzających bezpośrednio do realizacji projektu (inwestycji), w 12
załączników Brak Oświadczenia dotyczącego posiadania oryginałów dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany posiadać i przedstawić podczas kontroli na miejscu realizacji projektu oraz zasady dokumentowania wydatków ponoszonych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ na lata 2007-2013. Brak wyciągów bankowych przedstawiających wysokość narosłych odsetek od środków zaliczki na rachunku, z którego dokonywane są płatności. Brak prolongaty terminu płatności. Brak wyciągów bankowych dokumentujących przepływy finansowe pomiędzy rachunkiem dotyczącym zaliczki a rachunkiem, z którego dokonywane są płatności. szczególności podjęcia prac budowlanych lub pierwsze zobowiązanie wnioskodawcy do zamówienia/zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy usług. Obowiązkowe dokumenty, które powinny być załączone do wniosku o płatność to: faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, wyciągi bankowe dokumentujące dokonanie płatności lub potwierdzenia dokonania przelewu/operacji oraz oświadczenie dotyczące posiadania niezbędnych dokumentów. Oświadczenie musi być podpisane przez upoważnioną osobę (zgodnie z kartą wzoru podpisów). W przypadku beneficjentów nie będących jednostką samorządu terytorialnego, rozliczając płatność zaliczkową należy dołączyć wyciągi bankowe przedstawiające wysokość narosłych odsetek na rachunku dotyczącym zaliczki. Jeżeli płatność na podstawie dokumentu przedstawionego we wniosku o płatność nastąpiła po terminie wskazanym na dokumencie / w umowie należy dołączyć prolongatę terminu płatności. W przypadku beneficjentów rozliczających płatność zaliczkową dodatkowo należy dołączyć wyciągi bankowe przedstawiające przepływy finansowe między rachunkiem dotyczącym zaliczki a rachunkiem, z którego dokonywane są płatności. Brak wyciągów bankowych / potwierdzeń dokonanych płatności dotyczących ZUS i PDOF w przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń. Brak oświadczenia / wyjaśnienia dotyczącego ponoszonych wydatków z konta innego, niż wskazane w umowie/aneksie o dofinansowanie projektu. W przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna) należy dołączyć wyciąg bankowy/ potwierdzenie płatności dokumentujące, że od wynagrodzeń zostały odprowadzone składki ZUS i PDOF. W przypadku ponoszenia wydatków z konta innego niż wskazane w umowie / aneksie o dofinansowanie projektu należy wraz z wnioskiem o płatność złożyć oświadczenie / wyjaśnienie, że ponoszone wydatki (ze wskazaniem nr konta) dotyczące faktury (nr, data, kwota) dotyczą ściśle realizowanego projektu w ramach RPO WZ (nr umowy i nazwa projektu). Oświadczenie musi być podpisane przez upoważnioną osobę (zgodnie z kartą wzoru podpisów). Niewłaściwy dokument potwierdzający Do faktury (dokumentu równoważnego) przedstawionego do rozliczenia należy załączyć wyciąg bankowy lub 13
poniesienie płatności. potwierdzenie dokonanej płatności. Nie spełnia tego warunku zlecenie płatności. Brak harmonogramu rzeczowofinansowego. zaktualizowany do poniesionych płatności harmonogram rzeczowo finansowy natomiast we wniosku o płatność Do wniosków o płatność składanych w ramach kwartalnych okresów sprawozdawczych należy dołączyć końcową należy dokonać aktualizacji kosztów ujętych w HRF w odniesieniu do całego projektu. Dodatkowe zalecenia dotyczące załączników do wniosku o płatność. Nie umieszczenie załączników w sekcji H. 1 Wniosku o płatność. Sposób załączania dokumentów. Nieczytelne kopiowanie dokumentów. Załączając do wniosku o płatność dodatkowe dokumenty należy ująć je w sekcji H.1. Dokumenty, będące załącznikami do wniosku powinny być załączone w sposób uporządkowany. Zaleca się, aby przy każdej fakturze/innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej umieścić pozostałe dokumenty dotyczące danej pozycji wydatku (np. wyciągi bankowe). Załączone do wniosku o płatność dokumenty muszą być czytelne a dane muszą być całkowicie widoczne dla osoby weryfikującej wnioski o płatność. Do wniosku o płatność należy dołączyć kopię dokumentu. Należy szczególną uwagę zwrócić na załączniki do faktury tworzone na potrzeby rozliczenia projektu tj. do wniosku należy dołączyć kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Natomiast oryginał dokumentu / załącznik do faktury winien znajdować się w teczce projektu w siedzibie u beneficjenta. Dane wrażliwe. Zaleca się, aby załączając do wniosku o płatność dokumenty, na których widnieją również informacje nie związane z rozliczanym projektem (np. wynagrodzenia pozostałych pracowników) beneficjent dokonał zaciemnienia tych danych na kopiach dokumentów przekazywanych do Instytucji Zarządzającej. 4. Błędy przy wnioskowaniu i rozliczaniu zaliczki. Lp. Rodzaj błędu Prawidłowe postępowanie / możliwość naprawienia błędu 1. Rozliczenie zaliczki po terminie. Zaliczkę należy rozliczy w terminie 3 miesięcy od daty jej otrzymania. Rozliczenie po terminie skutkuje zwrotem środków wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi od daty przekazania środków do dnia zwrotu nierozliczonej kwoty. 2. Rozliczenie zaliczki w niepełnej wysokości. Zaliczkę należy rozliczyć w wysokości min. 70% przyznanej kwoty a pozostałą część środków należy zwrócić na 14
3. Rozliczenie zaliczki niezgodnie z montażem finansowym określonym w umowie o dofinansowanie projektu. 4. Zwrot zaliczki w całości a następnie wnioskowanie o kolejną transzę bez uwzględnienia kwoty zwrotu która pomniejsza wartość części dofinansowania przypadającą na zaliczkę. 5. Opłacenie z zaliczki wydatków niekwalifikowalnych lub nie związanych z projektem. 6. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki wydatków opłaconych przed fizycznym otrzymaniem zaliczki na rachunek bankowy. 7. Niewłaściwy sposób dokonywania płatności z rachunku bankowego. 8. Przedstawienie do rozliczenia zaliczki wydatków, które nie zostały w pełni opłacone. 9. Wnioskowanie o zaliczkę przed terminem rozpoczęcia realizacji projektu wskazanym w umowie o dofinansowanie. 10. Wnioskowanie o zaliczkę w terminie krótszym niż 3 miesiące do daty zakończenia realizacji projektu. 11. Brak wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot niewykorzystanej części zaliczki. rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej lub wnioskować o kolejną transzę i pozostałą część rozliczyć w ramach kolejnej transzy zaliczki. Korzystając z zaliczki należy jednocześnie uruchomić środki własne a także wykazać, że zostały poniesione płatności (w proporcji wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu) składając wniosek rozliczający zaliczkę. Zwrot zaliczki traktowany jest jako jej rozliczenie stąd beneficjent zwracając w całości wcześniej wypłaconą transzę pomniejsza swoją pulę środków przeznaczonych na kolejne zaliczki, do których miał prawo zgodnie z zapisami umowy. Z zaliczki mogą być opłacone wyłącznie wydatki kwalifikowalne zaplanowane we wniosku o dofinansowanie projektu (harmonogramie rzeczowo finansowym, studium wykonalności, specyfikacji wyposażenia lub biznes planie). W przeciwnym wypadku należy liczyć się z koniecznością zwrotu środków wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Z zaliczki mogą być sfinansowane wyłącznie wydatki, które nie zostały opłacone przed datą jej otrzymania. Rozliczanie wydatków już poniesionych odbywa się poprzez złożenie wniosku o refundację (płatność pośrednią). Jeżeli dla projektu został uruchomiony rachunek dotyczący zaliczki płatności muszą być dokonywane ze wskazanego (w umowie o dofinansowanie projektu) rachunku. Dokonując więc płatności w ramach projektu należy zasilić rachunek podstawowy (wydatkowy) środkami z przyznanej zaliczki zgodnie z montażem finansowym i dokonywać płatności za dokument w dniu wpływu przelewu z rachunku dot. zaliczki. Wszystkie wydatki przedstawione do rozliczenia zaliczki muszą być opłacone w całości (np. koszty osobowe można rozliczyć dopiero w momencie opłacenia PDOF i składek ZUS). Zaliczka może być wypłacona po rozpoczęciu realizacji projektu określonym w umowie o dofinansowanie lub aneksie. Termin rozpoczęcia musi być potwierdzony wymagalnym dokumentem (np. umową na roboty budowlane, dostawę sprzętu) dołączonym do wniosku o płatność (zaliczkowego). W takiej sytuacji termin 3 miesięcy na jej rozliczenie nie obowiązuje. Zaliczka musi być wówczas rozliczona wnioskiem o płatność końcową w terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu (tj. 20 dni od daty zakończenia finansowego / rzeczowego projektu). W przypadku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, w zależności od źródła jej pochodzenia, na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą, do wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy dołączyć kopie przelewów 15
bankowych z następującym opisem: nazwa beneficjenta i odbiorca płatności, informacja o kwotach wynikających ze zwrotu środków w podziale na kwotę należności głównej i kwotę odsetek, wskazanie daty, kiedy przekazane zostały środki, których dotyczy zwrot, tytuł zwrotu (lub nr decyzji). 12. Dokonywanie zwrotów w niewłaściwych kwotach /na niewłaściwe rachunki bankowe. W przypadku dokonywania zwrotu w niewłaściwych kwotach/na niewłaściwe rachunki bankowe IZ RPO WZ nie może traktować takiego zwrotu jako spłaty zobowiązania w odpowiednim terminie i wysokości. Konsekwencją może być naliczanie odsetek do dnia odpowiedniego zwrotu zobowiązania. 16
III. WYPEŁNIANIE WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ - SERWIS BENEFICJENTA Dostęp do Serwisu Beneficjenta jest możliwy bezpośrednio poprzez adres beneficjent.rpo.wzp.pl lub za pośrednictwem strony internetowej www.rpo.wzp.pl. Wniosek Beneficjenta o płatność musi być sporządzony w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on-line formularza. Serwis Beneficjenta umożliwia wypełnienie formularza Wniosku o płatność jedynie na podstawie opublikowanego i złożonego Wniosku o dofinansowanie, posiadającego status do realizacji. Oznacza to, że wypełnienie Wniosku o płatność jest możliwe wyłącznie na założonym wcześniej koncie w Serwisie Beneficjenta oraz gdy opublikowany za pośrednictwem tego konta Wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie ocenę formalną, merytoryczną i znalazł się na liście wniosków do realizacji zatwierdzonej przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego. Status Wniosku o dofinansowanie można sprawdzić w Serwisie Beneficjenta w części Twoje wnioski aplikacyjne, w zakładce Lista opublikowanych wniosków, po wybraniu przycisku Monitoring. Pierwszy Wniosek o płatność tworzy się w Serwisie Beneficjenta w części Twoje wnioski o płatność poprzez wybranie Utwórz nowy wniosek. System automatycznie wyświetli Listę wniosków aplikacyjnych do realizacji. Z listy tej należy wybrać odpowiedni wniosek (reprezentujący projekt, do którego składana będzie płatność) i kliknąć utwórz wniosek o płatność. Po wybraniu utwórz wniosek o płatność należy w komórce Zapisz wniosek pod nazwą wpisać dowolną nazwę użyteczną dla Beneficjenta. Następnie należy wybrać typ wniosku o płatność. W przypadku wybrania korekty należy wpisać numer korekty. Kolejne wersje Wniosków Beneficjenta o płatność lub korekty wniosków należy tworzyć wykorzystując wcześniej utworzony Wniosek Beneficjenta o płatność. W tym celu trzeba w menu Wnioski o płatność wybrać pozycję Lista opublikowanych wniosków i przy ostatnio opublikowanym Wniosku Beneficjenta o płatność wybrać pole nowa płatność. W ten sposób nowo utworzony wniosek będzie miał wypełnione wszystkie wcześniej wprowadzone informacje w trybie do edycji. Wnioski wypełnione poza Serwisem będą odrzucane na etapie oceny formalnej Wniosku. Wniosek należy wypełnić zgodnie z niniejszą instrukcją. Należy ściśle przestrzegać formatu, określonych standardów i kolejności stron. Formularz należy wypełnić w języku polskim. Wypełniając Wniosek Beneficjenta o płatność w Serwisie Beneficjenta należy pamiętać, o tym że: 1. W każdej chwili Wnioskodawca może przerwać pisanie Wniosku o płatność i wylogować się z Serwisu Beneficjenta. 2. Kontynuacja wypełniania Wniosku o płatność będzie możliwa po ponownym zalogowaniu się w Serwisie. 3. W każdej chwili Wnioskodawca ma możliwość wydrukowania Wniosku. W tym celu należy wniosek otworzyć jako PDF, a następnie wydrukować. Dopóki Wniosek nie przejdzie poprawnie walidacji (sprawdzenia) na każdej jego stronie będzie znajdować się napis wersja robocza. 4. W trakcie wypełniania Wniosku dodane treści są automatycznie zapisywane przez system, każdorazowo przy użyciu pól weryfikuj, publikuj następny krok, poprzedni krok oraz podczas przechodzenia do poszczególnych sekcji wniosku. Ostateczną wersję Wniosku Beneficjenta o płatność, którą Wnioskodawca zamierza złożyć w IZ RPO WZ, należy wysłać do systemu informatycznego RPO WZ za pomocą pola publikuj. 17
Aby prawidłowo opublikować (zatwierdzić) Wniosek Beneficjenta o płatność należy: 1. Przed opublikowaniem ostatecznej wersji Wniosku sprawdzić, za pomocą pola weryfikuj, czy wszystkie wymagane pola Wniosku są wypełnione. Użycie pola weryfikuj wywołuje u góry strony status weryfikacji: a) Wniosek niepoprawny (zobacz błędy walidacji), b) Wniosek poprawny 2. Wskazane na liście błędy walidacji należy skorygować. 3. Po poprawieniu błędów należy ponownie walidować Wniosek. 4. Jeśli walidacja nie wykazała dalszych błędów (status weryfikacji wniosek poprawny ), wówczas można opublikować Wniosek do systemu informatycznego RPO WZ. 5. Tylko wnioski opublikowane będą podlegały ocenie. 6. Po opublikowaniu Wniosku w Serwisie Beneficjenta zostanie wygenerowana informacja o dacie i godzinie publikacji (podana data i godzina będzie wygenerowana przez Serwis Beneficjenta) 7. Zaleca się wypełnianie poszczególnych pól i sekcji Wniosku po kolei przy użyciu pola następny krok Zaleca się, aby ostateczna wersja Wniosku była publikowana w systemie po wydrukowaniu, opieczętowaniu, podpisaniu oraz przygotowaniu papierowej wersji Wniosku do złożenia w IZ RPO WZ wraz z niezbędnymi załącznikami. Po użyciu pola publikuj nie będzie możliwości wprowadzenia zmian we Wniosku wysłanym do systemu informatycznego RPO WZ. Publikacja Wniosku Beneficjenta o płatność w systemie informatycznym RPO WZ jest warunkiem koniecznym. Opublikowany Wniosek może zostać ponownie edytowany i zapisany w Serwisie Beneficjenta, jednakże będzie on stanowił nowy Wniosek, z nową sumą kontrolną. Każda zmiana dokonana we Wniosku Beneficjenta o płatność skutkuje zmianą jego sumy kontrolnej. Jeśli Wnioskodawca po opublikowaniu Wniosku, wprowadzi w nim zmiany, powinien traktować przedmiotowy dokument jako nowy Wniosek. Wniosek opublikowany w systemie informatycznym RPO WZ jest jego wersją elektroniczną. Niespełnienie tego warunku (nieopublikowanie Wniosku w Serwisie Beneficjenta) będzie traktowane jako błąd formalny skutkujący odrzuceniem Wniosku. Wersja Wniosku Beneficjenta o płatność opublikowana w systemie informatycznym RPO (wersja elektroniczna) musi być tożsama z wersją papierową Wniosku. Warunek ten będzie potwierdzony identyczną sumą kontrolną formy elektronicznej i formy papierowej Wniosku, zatem brak zgodności sumy kontrolnej formy papierowej z sumą kontrolną formy elektronicznej będzie uznawane za błąd formalny. Jego wystąpienie powoduje odrzucenie Wniosku na etapie oceny. IV. ZASADY OGÓLNE Beneficjent składa wniosek o płatność z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie projektu/porozumieniu o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu. Beneficjent ma obowiązek składania wniosków o płatność pełniących tylko funkcję sprawozdawczą od momentu rozpoczęcia realizacji projektu wskazanego w umowie/porozumieniu/decyzji o dofinansowanie projektu. 18
Ostateczną wersję Wniosku o płatność (tożsamą z wersją opublikowaną w Serwisie Beneficjenta) należy wydrukować i w formie papierowej w jednym egzemplarzu stanowiącym oryginał złożyć w wymaganym terminie do IZ RPO WZ. Ostateczna wersja Wniosku o płatność powinna być opieczętowana i podpisana na ostatniej stronie przez upoważnioną osobę. Zaleca się, aby podpisy były wykonane innym kolorem niż czarny. Do wniosku należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki. Dokumentację można złożyć osobiście lub przesłać pocztą/doręczyć kurierem na adres: Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego ul. Wyszyńskiego 30 70-203 Szczecin W przypadku przesłania pocztą/kurierem za datę wpływu uznaje się datę stempla pocztowego/termin nadania przesyłki. Należy pamiętać aby data publikacji wniosku była wcześniejsza niż data wysyłki. Na każdym etapie weryfikacji Wniosku beneficjenta o płatność i dokumentacji rozliczeniowej projektu może okazać się, że zaistnieje konieczność złożenia dodatkowych wyjaśnień, usunięcia uchybień i dokonania uzupełnień. W takim wypadku Beneficjent może zostać poproszony o korektę wniosku w terminie 7 dni roboczych od momentu potwierdzenia odbioru pisma informującego Beneficjenta o stwierdzonych podczas oceny wniosku o płatność brakach/błędach. W przypadku gdy Projekt realizowany jest przez inną jednostkę w imieniu Beneficjenta a faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości wystawione są na tę jednostkę lub Partnera a nie na Beneficjenta, do wniosku o płatność należy dołączyć kserokopię umowy partnerskiej lub odpowiedniego upoważnienia dla jednostki realizującej projekt w imieniu Beneficjenta. V. SZCZEGÓŁOWA INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA PÓL WNIOSKU Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku o płatność należy uważnie zapoznać się z zapisami niniejszej instrukcji. Wniosek o płatność powinien zostać przygotowany bardzo starannie, zaś informacje w nim podane rzetelne, wyczerpujące i zgodne ze stanem faktycznym. Wniosek o płatność powinien zostać złożony w formacie pozwalającym IZ RPO WZ jego przechowywanie i archiwizację (tzn. wszystkie załączone do wniosku o płatność załączniki powinny być uporządkowane wg kolejności ich ujmowania w sekcji B.1. wniosku o płatność, trwale spięte, umieszczone np. w segregatorze). Wszystkie kwoty ujęte we wniosku o płatność powinny być podawane w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (stosując przy tym zaokrąglenia matematyczne). Beneficjent wypełnia we wniosku jedynie pola zaznaczone na biało, pola szare wypełniane są przez pracownika IZ RPO WZ weryfikującego wniosek o płatność. Dane we wniosku o płatność podzielone zostały tematycznie na następujące sekcje: A. Dane podstawowe 19
B. Informacja Finansowa C. Zestawienie wydatków D. Dochód i źródła sfinansowania E. Przebieg realizacji projektu F. Wskaźniki realizacji projektu G. Harmonogram wydatków H. Załączniki i oświadczenia VI. WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE 1) Do współfinansowania nie kwalifikują się następujące kategorie wydatków: a) prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut; b) odsetki od zadłużenia, koszty kredytu; c) kary i grzywny, a także wydatki poniesione w związku z procesami sądowymi (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz z realizacją ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; d) zakup środka trwałego będącego sprzętem niezwiązanym trwale z celami projektu (środek trwały nie może być zakupiony w ramach projektu, a następnie po jego zakończeniu wykorzystywany do innych celów); e) amortyzacja; f) wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka trwałego przez Beneficjenta; g) podatek VAT, który może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; h) wydatek poniesiony na zakup gruntu przekraczający 10 % wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w projektach współfinansowanych w ramach RPO WZ; i) wydatek poniesiony na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie projektu. j) Wydatki związane z zamówieniami uzupełniającymi. 2) Do współfinansowania nie kwalifikują się wszelkie wydatki wyłączone przez Instytucję Zarządzającą poprzez odpowiednie zapisy dokumentów szczegółowych Instytucji Zarządzającej. 3) Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent. A. Dane podstawowe A.1. Projekt wniosek za okres do Data wniosku za okres do musi mieścić się w okresie realizacji projektu. Wniosek o płatność nie może zostać złożony do IZ RPO WZ przed zakończeniem okresu którego dotyczy tzn. data wpływu wniosku o płatność do IZ RPO WZ nie może być wcześniejsza niż data wniosek za okres do. 1. Beneficjent realizujący projekt w ramach osi 1 7 RPO WZ przekazuje Wniosek o płatność zgodnie z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie (zwykle nie rzadziej niż raz na kwartał i nie częściej niż raz na miesiąc do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu którego dotyczy. W takim przypadku w polu do należy podać 20
odpowiednio ostatni dzień zakończonego kwartału lub ostatni dzień zakończonego miesiąca za który składany jest dany wniosek o płatność. 2. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą. Beneficjent zobowiązany jest składać taki wniosek zgodnie z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie. Zwykle w takim przypadku w polu do należy podać ostatni dzień kalendarzowy kwartału lub półrocza za jaki składany jest dany wniosek o płatność. Przykład : Beneficjent korzysta z trybu refundacji, podpisał umowę o dofinansowanie projektu 20 kwietnia, 20 kwietnia rozpoczyna się realizacja projektu i Beneficjent nie poniósł żadnych wydatków w pierwszym półroczu Pierwszym obowiązującym terminem sprawozdawczym jest dla Beneficjenta okres do 30 czerwca. Wniosek o płatność będzie pełnił tylko i wyłącznie funkcję sprawozdawczą. Wniosek o płatność powinien zostać złożony do IZ RPO WZ do 15 lipca. 3. W przypadku wniosku o pierwszą transzę zaliczki w polu należy podać datę wypełnienia danego wniosku o płatność (zgodnie z datą podpisania wniosku o płatność). Data wypełnienia oraz złożenia wniosku o płatność nie może być wcześniejsza niż data rozpoczęcia realizacji projektu. 4. W przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę, należy przyjąć datę sporządzania wniosku o płatność (zgodnie z datą podpisania wniosku o płatność) lub datę publikacji wniosku o płatność w Serwisie Beneficjenta. 5. Beneficjent składa Wniosek o płatność końcową w terminie nieprzekraczającym 20 dni roboczych od ostatecznego zakończenia realizacji projektu określonego w umowie. Kwota wnioskowana wnioskiem o płatność końcową musi opiewać, na co najmniej 5% całkowitej kwoty dofinansowania. W przypadku wniosku o płatność końcową w polu do należy podać datę poniesienia ostatniego wydatku kwalifikowanego w projekcie lub w przypadku gdy zakończenie rzeczowe następuje po zakończeniu finansowym datę zakończenia rzeczowego (datę odbioru robót, odbioru towaru, wykonania usługi, itp.). fundusz strukturalny Pole wypełniane automatycznie przez system. program operacyjny Pole wypełniane automatycznie przez system. oś priorytetowa Należy wybrać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt. nazwa projektu Należy podać tytuł projektu zgodny z umową o dofinansowanie/decyzją o dofinansowaniu projektu. numer projektu Pole wypełniane automatycznie przez system. A.2. Dofinansowanie i typ płatności dofinansowanie 21
Należy wybrać opcję umowa lub decyzja następnie wpisać nr umowy o dofinansowanie/decyzji o dofinansowaniu projektu. W przypadku porozumienia o dofinansowanie należy wybrać opcję umowa. Należy wybrać datę podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu lub datę wydania decyzji o dofinansowaniu projektu. Należy wpisać kwotę dofinansowana na jaką podpisano umowę/porozumienie o dofinansowaniu lub wydano decyzję o dofinansowaniu projektu następnie należy wcisnąć Wstaw słownie. Należy wpisać procent wydatków kwalifikowanych zgodny z zapisami umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu. płatność Należy wybrać właściwy typ płatności: 1. płatność zaliczkowa ma miejsce wówczas, gdy Beneficjent wnioskuje o dofinansowanie w formie zaliczki, (po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione w ramach projektu wydatki), opcja ta wybierana jest w sytuacji, gdy Beneficjent ubiega się o pierwszą lub kolejną transzę zaliczki lub gdy Beneficjent rozlicza się z wcześniej otrzymanej zaliczki lub zaliczek oraz wnioskuje o kolejna transzę dofinansowania w formie zaliczki i nie wnioskuje o refundację wydatków poniesionych przez Beneficjenta. Należy pamiętać, że zaliczkę można wykorzystać tylko na wydatki które będą poniesione po otrzymaniu zaliczki na konto Beneficjenta; W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów pośrednich przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym patrz Załącznik Rozliczanie przez Beneficjentów Poddziałania 1.3.2 Promocja przedsiębiorstw w wymiarze międzynarodowym kosztów ryczałtowych ponoszonych z zaliczki. 2. płatność pośrednia ma miejsce wówczas, gdy płatność dla Beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez Beneficjenta wydatków wykazanych we wniosku o płatność (tryb refundacji), płatność, o przyznanie której ubiega się Beneficjent, obejmuje zarówno kolejną transzę zaliczki oraz refundację wydatków poniesionych już przez Beneficjanta i rozliczanych danym wnioskiem o płatność, Beneficjent rozlicza się wnioskiem o płatność z wcześniej otrzymanej zaliczki/zaliczek, ale nie wnioskuje o kolejną transzę dofinansowania, Beneficjent rozlicza się z wcześniej otrzymanej zaliczki lub zaliczek oraz wnioskuje o refundację wydatków wcześniej poniesionych, należy zaznaczyć płatność pośrednia również w sytuacji gdy Beneficjent przekazuje we wniosku tylko informacje o postępie rzeczowym realizacji projektu (funkcja sprawozdawcza) bez przedstawiania wydatków; 3. płatność końcowa Beneficjent wybiera zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu, wybranie powyższej opcji oznacza, iż w ramach danego projektu Beneficjent nie planuje już składać kolejnych wniosków o płatność. całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem Należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (tzn. w przypadku, gdy w sekcji B.1 ujęte są faktury zawierające również pozycje niezwiązane z projektem należy w polu Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem wpisać kwotę, która będzie sumą kwot brutto tylko i wyłącznie pozycji dotyczących wydatków związanych z projektem). W przypadku ryczałtowego rozliczania kosztów 22