Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 1a/2006 Burmistrza Krotoszyna z dnia 11 grudnia 2006 roku Procedury Kontroli Finansowej w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie Kontrola finansowa jest podstawowym procesem zarządzania w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie. Jej przedmiotem są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i wykorzystywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, stanowiącym własność Urzędu. Procesy te obejmują działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość. Obejmuje ona wszystkie czynności, których celem jest stwierdzenie prawidłowości postępowania w odniesieniu do obowiązujących aktów prawnych, uchwał rady i zarządzeń kierownika jednostki. Kontrola finansowa: 1 umoŝliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2 dostarczenia kierownictwu jednostki niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem jak i sygnalizuje stwierdzenie naruszenie prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne naduŝycia i inne odchylenia, 3 zapobiega niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostki, 4 wskazuje sposób i środki zapobiegające powstawaniu nieprawidłowości, jak równieŝ umoŝliwia szybką likwidację nieprawidłowości. I. Ustalenia wstępne 1. Procedury kontroli finansowej opracowane zostały w oparciu o niŝej wymienione Akty prawne: 1 Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), 2 Ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104
z późn. zm.), 3 Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 roku w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Min.Fin. Nr 7, poz.58). 2. Procedury obowiązują wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Krotoszynie zgodnie z zakresem czynności. 3. Nieprzestrzeganie procedur stanowi naruszenie obowiązków słuŝbowych i skutkuje poniesieniem odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej przewidzianej w Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego w Krotoszynie i innych aktach prawnych. II. Organizacja i funkcjonowanie kontroli finansowej. 1. Kontrola finansowa obejmuje: 1) Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli, oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 2) Przestrzeganie systemu ewidencji, obiegu i kontroli dokumentów odzwierciedlających operacje gospodarcze oraz dokumentów zdawczo - odbiorczych oraz ustalenie osób uprawnionych do podpisywania tych dokumentów ; ich akceptacji, rozliczenia i ewidencji, a w szczególności do sprawdzania rzetelności i legalności podpisów na dokumentach. 3) Badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. 4) Prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie ustalonych procedur kontroli. 2. Formy organizacyjne kontroli finansowej: 5) Samokontrola prawidłowość6) wykonywania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami czynności. 7) Kontrola funkcjonalna - sprawowana z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, a takŝe sprawowana przez zatrudnionych na stanowiskach
samodzielnych, współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowania dokumentów o ile zostali zobowiązani w zakresie czynności do ich wykonywania. 3. Czynności kontroli finansowej: Kontrolę naleŝy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych Wydziałów i stanowisk pracy we wszystkich fazach działalności jednostki, w formie kontroli wstępnej, bieŝącej i następnej. 1) Kontrola wstępna - polega na kontroli czynności zamierzonych, mających na celu zapobieganie niepoŝądanym lub nielegalnym działaniom przez sprawdzenie, czy są one zgodne z kryteriami celowości, gospodarności, rzetelności i legalności. Kontrola wstępna obejmuje przede wszystkim sprawdzenie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Szczególną uwagę w tym zakresie naleŝy zwrócić na to: czy postanowienia w nich zawarte są zgodne z przepisami prawa ; czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla jednostki i mają pokrycie w planie finansowym jednostki; czy inne ustalenia jak okres wypowiedzenia, zmiany umowy /porozumienia/, zabezpieczenia przed wypadkami losowymi, zmiany cen itp. zostały ujęte i są korzystne dla jednostki. W ramach kontroli wstępnej naleŝy równieŝ zwrócić szczególną uwagę na dochody budŝetowe, jakie ma osiągnąć jednostka. Dochody budŝetowe winny wynikać z obowiązujących przepisów i zawartych umów / najmu, dzierŝawy, sprzedaŝy składników majątkowych itp./.naleŝności dotyczące dochodów muszą być ujęte w ewidencji księgowej i egzekwowane w ustalonych terminach i w pełnej wysokości. Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu kontrolujący opatruje go datą i podpisem wraz z imienną pieczątką. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian lub uzupełnień; odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub
dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami. Zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełoŝonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 2) Kontrola bieŝąca polega na sprawdzeniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kontroli podlega równieŝ rzeczywisty stan rzeczowych i pienięŝnych składników majątkowych w drodze inwentaryzacji, niezapowiedzianych kontroli kasy. NaleŜy sprawdzić czy składniki majątkowe są właściwie przechowywane i prawidłowo zabezpieczone przed kradzieŝą, czy pracownicy w obowiązującym terminie rozliczają się z pobieranych zaliczek. 3) Kontrola następna dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności juŝ dokonane. Z analizy tych dokumentów winno wynikać4) czy dotychczasowa działalność5) jednostki przebiegała prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz jakie czynniki i przyczyny miały wpływ na odchylenia od planowanych wskaźników np. na uszkodzenia, zniszczenia lub kradzieŝ majątku jednostki. W wyniku działań kontroli następnej bezpośredni przełoŝony podejmuje środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłych okresach podobnych zaniedbań i nieprawidłowości. Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go datą i podpisem wraz z imienną pieczątką. 4. Kontrola instytucjonalna jako jedna z form kontroli wewnętrznej. Jedną z form kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie jest kontrola instytucjonalna realizowana przez upowaŝnionego przez Burmistrza Krotoszyna pracownika lub upowaŝniony przez Burmistrza Krotoszyna podmiot (instytucja). Zadaniem tej kontroli jest przeprowadzanie kontroli finansowogospodarczych w jednostkach organizacyjnych Miasta i Gminy Krotoszyn, w tym w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie. 5. Kryteria kontroli finansowej. KaŜde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zaleŝności od rodzaju kontroli.
Dla wszystkich czynności kontrolnych przyjęto ogólne, wewnętrznie zgodne, zasady lub kryteria postępowania kontrolnego. NaleŜy do nich zaliczyć: 1 Kryterium legalności oznacza zbadanie zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, wskazanie luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działania niezgodnego z intencją ustawodawcy. Kontroli podlega sprawdzenie czy podejmowane działania miały właściwą podstawę prawną w granicach kompetencji kontrolowanego poziomu. 3 Kryterium gospodarności - oznacza ustalenie czy działalność Urzędu Miejskiego w Krotoszynie jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej określonej w art. 92 ustawy z dnia 26 listopada 1998r, o finansach publicznych. 4 Kryterium celowości - związane jest z ustaleniem czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, takŝe czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia załoŝonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności. 7 Kryterium rzetelności - dotyczy zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności naleŝy zbadać czy zobowiązania Urzędu Miejskiego w Krotoszynie były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z naleŝytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie. Czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany faktyczne są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością. 8 Kryterium zgodności z planem i harmonogramem - oznacza zbadanie czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym i harmonogramie wydatków budŝetowych. 6. Środki kontroli finansowej Środki kontroli finansowej wykorzystywane w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie zawarte zostały w: 1 Statucie Urzędu Miejskiego w Krotoszynie, 2 Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Krotoszynie, 3 Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie, 4 Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim
w Krotoszynie, 5 procedurze uchwalania budŝetu i innych uchwałach Rady Miejskiej w Krotoszynie, 6 zarządzeniu Nr 320/2003 Burmistrza Krotoszyna z dnia 01.07.2003 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, 7 zarządzenie nr 546/2003 Burmistrza Krotoszyna z dnia 05.11.2003 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych Miasta i Gminy Krotoszyna 8 innych zarządzeniach Burmistrza Krotoszyna, 9 zakresach czynności pracowników. Zastosowanie środków kontroli wymienionych w/w przepisach prawnych pozwoli na: 1 oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich, 2 zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, 3 bieŝące wykrywanie błędów i nieprawidłowości, 4 działanie zgodne z przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi kierownictwa. 7. Identyfikacja zadań wraŝliwych Burmistrz Krotoszyna identyfikuje jako zadania wraŝliwe w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie: gospodarkę kasową, gospodarkę magazynową, zamówienia publiczne, udzielanie ulg w naleŝnościach budŝetowych niepodatkowych, udzielanie ulg w naleŝnościach podatkowych, udzielanie pomocy publicznej. Procedury słuŝące realizacji środków zaradczych w tym zakresie to m.in.: 1) odpowiedzialność2) materialna określona w formie pisemnej, 3) szczegółowe zasady postępowania zawarte w: regulaminie zamówień publicznych instrukcji kasowej instrukcji inwentaryzacyjnej instrukcji sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych zakresach czynności kasjerów i pracowników prowadzących gospodarkę magazynową, których przyjęcie potwierdzili podpisem uchwałach Rady Miejskiej w Krotoszynie regulujących zasady
udzielania ulg w naleŝnościach budŝetowych niepodatkowych 4) decyzjach Burmistrza Krotoszyna o udzielonych upowaŝnieniach i pełnomocnictwach. 8. Zarządzanie ryzykiem Gromadzenie i wydatkowanie środków ma swoje odbicie w planie budŝetowym Miasta i Gminy Krotoszyn. Dla prawidłowego zarządzania ryzykiem w tym zakresie niezbędne jest: 2 monitorowanie realizacji zadań w oparciu o sprawozdawczość z zakresu dochodów i wydatków 3 dokonywanie wnikliwej analizy wszystkich przypadków realizacji budŝetu odbiegających od planu 4 podejmowanie w odpowiednim czasie działań zaradczych aby zadania planowane zrealizowane były na optymalnym poziomie. 9. Informacja i komunikacja Burmistrz Krotoszyna zobowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Krotoszynie do bieŝącego informowania Skarbnika i bezpośrednich przełoŝonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania zadań ustalonych w planie budŝetowym. III. Kontrola procesów gromadzenia środków w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie Procedury kontroli gromadzenia dochodów zapewniają zgodne z prawem pobieranie naleŝnych środków tj.: w prawidłowej wysokości terminowo zgodnie ze stanem faktycznym Kontrolą wewnętrzną naleŝy objąć klasyfikację, ewidencję i sprawozdawczość w zakresie dochodów. 1. Procedury kontroli dochodów budŝetowych. 1.1. Wpływy z podatków i opłat lokalnych /podatek od nieruchomości, podatek rolny, podatek leśny, podatek od środków transportowych, podatek od posiadania psów, wpływy z opłaty targowej, wpływy z opłaty miejscowej, wpływy z opłaty administracyjnej za czynności urzędowe, zaległości z podatków zniesionych/ Czy wszystkie osoby prawne w ustalonym terminie złoŝyły deklaracje dotyczące podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego na dany rok budŝetowy, na formularzu według ustalonego wzoru?
Czy wszystkim osobom fizycznym zobowiązanym do wpłaty podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego ustalono w drodze decyzji wysokość tego podatku? Czy właściciele środków transportowych w ustawowych terminach składają deklarację na podatek od środków transportowych na formularzach według obowiązującego wzoru? Czy na bieŝąco uwzględnia się zmiany zgłoszone przez podatników, powodujące zmianę wysokości podatku? Czy naleŝności z tytułu podatków i opłat regulowane są w ustawowych terminach i według stawek wynikających z ustaw oraz uchwał Rady Miejskiej w Krotoszynie? Czy prawidłowo są dokonywane zarachowania wpłat? Czy egzekwowanie wpłat dokonywane jest zgodnie z ordynacją podatkową? Czy od wpłat po terminie naliczane są odsetki? Czy prowadzone jest postępowanie zmierzające do wyegzekwowania naleŝności? Ponadto naleŝy sprawdzić: pod względem rachunkowym deklaracje składane przez podatników, zasadność składania korekt deklaracji w oparciu o wyjaśnienia, podatników a takŝe dane wynikające z ewidencji gruntów, pozwolenia na uŝytkowanie obiektu budowlanego, prawidłowość przeniesienia danych do sprawozdawczości, prawidłowość księgowej ewidencji analitycznej i syntetycznej, wpłat, przypisów i odpisów oraz ustalenie prawidłowego salda dla kaŝdego podatnika. 1.2. Wpływy z opłaty skarbowej sprawdzanie pod względem rachunkowym informacji o naleŝności ach wpłacanych przez płatników, kontrola prawidłowości naliczonych odsetek od nie wpłaconej w terminie opłaty skarbowej, prawidłowość ewidencji księgowej, prawidłowość przeniesienia danych do sprawozdawczości. 1.3. Udziały w podatkach /dochodowym od osób fizycznych, dochodowym od osób prawnych, od działalności gospodarczej osób fizycznych opłacany w formie karty podatkowej, podatku od spadków i darowizn, podatek od czynności cywilno prawnych/
poprawność klasyfikacji dochodów i ich ewidencji, prawidłowość wykazania w sprawozdawczości, kontrola zgodności danych z ewidencji księgowej ze sprawozdawczością uzyskaną z Urzędów Skarbowych i Ministerstwa Finansów, kontrola prawidłowości naliczonych odsetek od zaległości podatkowych. 1.4. Dochody z mienia komunalnego /wpływy z opłat za zarząd, uŝytkowanie i uŝytkowanie wieczyste nieruchomości, wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw, dywidendy i kwoty uzyskane ze zbycia praw majątkowych, dochody z najmu i dzierŝawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego oraz innych umów o podobnym charakterze, wpływy z tytułu przekształcenia prawa uŝytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności, wpływy ze sprzedaŝy składników majątkowych/ 1 Czy na wszystkie dzierŝawy, najmy są sporządzane umowy? 2 Czy zawarte umowy są zgodne z wymogami ustawy o gospodarce nieruchomościami? 3 Czy Rada Miejska w Krotoszynie wyraziła zgodę na zawarcie umowy dzierŝawy na okresy dłuŝsze niŝ 3 lata? 5 Czy wysokość czynszu, opłaty określona w umowie zgodna jest z uchwałą Rady Miejskiej w Krotoszynie lub ustaleniami przetargu na dzierŝawę? 7 Czy wysokość opłat eksploatacyjnych wynika z kalkulacji? 8 Czy podano do publicznej wiadomości informacje o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŝy poprzez ogłoszenie w prasie? 9 Czy sprzedaŝ dokonywana jest w drodze przetargu? 10 Czy jest aktualna wycena nieruchomości? 11 Czy prawidłowo ustalono opłatę za uŝytkowanie wieczyste? Ponadto naleŝy sprawdzić : 2 terminowość wpłat, 4 prawidłowość naliczenia odsetek od nieterminowych wpłat, wystawianie wezwań do zapłaty i kierowanie spraw do wyegzekwowania na drodze postępowania sądowego, 6 prawidłowość klasyfikacji budŝetowej i ewidencji, 8 prawidłowość sporządzania sprawozdawczości. 1.5. Subwencje
/subwencje ogólne z budŝetu państwa, uzupełnienie subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego/ 2 terminowość wpłat, 4 prawidłowość w zakresie klasyfikacji ewidencji i sprawozdawczości. 1.6. Dotacje /dotacje na realizację zadań zleconych oraz pozostałe/ 6 terminowość wpłat subwencji, 8 prawidłowość w zakresie klasyfikacji ewidencji i sprawozdawczości, 10 zgodność wpływu i wykorzystania z zawartymi umowami i innymi aktami na podstawie których udzielono dotacji. 1.7. Dochody pozostałe /opłata produktowa, opłata za: zezwolenia na sprzedaŝ alkoholu, licencje na wykonywanie transportu drogowego taksówką, przewozy na potrzeby własne, wpisy do ewidencji działalności gospodarczej, umieszczanie reklam na mieniu komunalnym i opłat innych / 1 wprowadzenie do planu dochodów kwot szacunkowych na dany rok budŝetowy, 3 prawidłowość stosowanych stawek oraz naliczanych kar, grzywien, mandatów - wynikających z ustaw i uchwał Rady Miejskiej w Krotoszynie, 5 prawidłowość klasyfikacji, ewidencji oraz sporządzania sprawozdań w zakresie tych dochodów, 6 sporządzanie tytułów wykonawczych lub kierowanie spraw na drogę postępowania sądowego. IV. Kontrola procesów wydatkowania środków w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie Kontrola wydatków budŝetowych ma na celu zbadanie czy posiadane przez jednostkę kontrolowaną środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny, stosownie do opracowanego planu finansowego w granicach przyznanych kwot oraz z zachowaniem przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy prawo zamówień publicznych. 1. Procedury kontroli wydatków budŝetowych w zakresie : 1.1. Wydatków na wynagrodzenia: b) prawidłowość prowadzenia akt osobowych i dokumentacji czasu pracy,
c) kontrola list płac i udokumentowania poszczególnych składników wynagrodzeń i zasiłków chorobowych, d) kontrola prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej z zakresu niewypłaconych wynagrodzeń, e) kontrola zapisów w listach płac z listami obecności i umowami o pracę, f) przestrzeganie terminów płatności wynagrodzeń, h) prawidłowość naliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, k) rzetelność i terminowość sporządzania sprawozdań z zatrudnienia i wynagrodzeń, m) prawidłowość naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego, o) zasadność zawierania umów zleceń i umów o dzieło, q) prawidłowość ustalania kosztów uzyskania przychodów, s) terminowość rozliczeń finansowych za wykonane usługi na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia, t) przestrzeganie: zgodności z planem i harmonogramem prawidłowej klasyfikacji prawidłowej dekretacji prawidłowej ewidencji księgowej 1.2. Składek na ubezpieczenia zdrowotne a) naliczanie składek zgodnie z zasadami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, c) terminowość odprowadzania składek, d) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie składek, e) zwrotu od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki i zapłacenie w związku z tym odsetek, f) przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatkówprawidłowej klasyfikacji, dekretacji i ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości. 1.3. Składek na ubezpieczenia społeczne a) naliczanie składek zgodnie z zasadami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, c) terminowość odprowadzania składek, d) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie składek, e) zwrotu od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki i zapłacenie w związku z tym odsetek, f) przestrzeganie zasad zgodności z planem i harmonogramem wydatków
prawidłowej klasyfikacji, dekretacji i ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości. 1.4. Składek na Fundusz Pracy b) prawidłowość naliczania składek zgodnie z ustawą o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu, d) terminowość odprowadzania składek, e) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie składek, f) dochodzenie odszkodowania od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki, g) przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatków prawidłowej klasyfikacji, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości. 1.5. Odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych b) prawidłowość naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, d) terminowość odprowadzania na rachunek bankowy funduszu równowartości dokonanych odpisów, e) zwrotu od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie do zwłoki i zapłacenie w związku z tym odsetek, f) przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatkówprawidłowej klasyfikacji, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości. 1.6. Wydatków na diety radnych i członków komisji b) prawidłowość naliczania diet za prace w radzie i komisjach z zasadami ustalonymi uchwałą Rady Miejskiej w Krotoszynie, d) zgodność z planem i harmonogramem wydatków, e) przestrzeganie prawidłowej klasyfikacji budŝetowej, dekretacji i ewidencji księgowej, g) prawidłowość wykazania wydatków w sprawozdawczości. 1.7. Wydatków na podróŝe słuŝbowe pracowników a) przestrzeganie zasad rozliczania wyłącznie kosztów podróŝy słuŝbowych odbywanych w terminie, w miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu słuŝbowego, c) prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów słuŝbowych, w tym naliczanie: naleŝnego ryczałtu na dojazdy środkiem komunikacji miejscowej, naleŝnego ryczałtu za noclegi, naleŝnych diet, e) prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów podróŝy zagranicznych, w
tym : rozliczania kosztów podróŝy odbywanych w terminach, w miejscu oraz środkami lokomocji wskazanymi przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu słuŝbowego, poprawność naliczania diet, zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, f) kontrola rozliczenia kosztów związanych z uŝywaniem samochodów prywatnych do celów słuŝbowych w zakresie: zawarcia umowy cywilno prawnej na korzystanie z samochodu, określenia limitu kilometrów ustalonego zarządzeniem lub decyzjami Burmistrza Krotoszyna, rozliczania kosztów uŝywania pojazdu do celów słuŝbowych na podstawie złoŝonego w danym miesiącu pisemnego oświadczenia pracownika oraz odpowiednie ich zmniejszenie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, g) przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatków, i) prawidłowość klasyfikacji budŝetowej, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości. 1.8. Wydatków na wynagrodzenia inkasentów podatków i opłat lokalnych a) sprawdzenie czy zasady naliczania wynagrodzenia za inkaso opłat lokalnych zostały określone uchwałą Rady Miejskiej w Krotoszynie, c) prawidłowość stawek stosowanych w naliczaniu wynagrodzenia dla inkasentów podatków i opłat lokalnych z uchwałą Rady Miejskiej w Krotoszynie i zawartymi umowami, d) przestrzeganie prawidłowej klasyfikacji budŝetowej, ewidencji księgowej i sprawozdawczości. 1.9. Wydatków na wypłatę dodatków mieszkaniowych b) prawidłowość przyznawania dodatków mieszkaniowych na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów, c) sprawdzenie egzekwowania od wnioskodawców obowiązku przedkładania deklaracji o dochodach gospodarstwa domowego, f) terminowość i zasadność wydawania decyzji w sprawie dodatków mieszkaniowych, h) prawidłowość naliczania dodatków mieszkaniowych, i) sprawdzenie egzekwowania od zarządców domów informacji o zadłuŝeniu lokatorów i wstrzymaniu wypłaty dodatków osobom zalegającym w regulowaniu czynszu, k) prawidłowość sporządzania wniosków o przyznanie dotacji na
dofinansowanie wypłat dodatków oraz rozliczaniu dotacji, m) zgodność z planem i harmonogramem wydatków, o) prawidłowość wykazywania w ewidencji księgowej i sprawozdawczości. 1.10. Wydatków na zakupy materiałów b) prawidłowość ustalania potrzeb materiałowych, d) prawidłowość zakupu rzeczowych składników majątku pod kątem przestrzegania ustawy - prawo zamówień publicznych, f) prawidłowość odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz zgłaszanie reklamacji z tytułu braków lub wad w dostawach, g) sprawdzenie ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną, h) przestrzeganie zasad zgodności z planem i harmonogramem wydatków, j) prawidłowość klasyfikacji budŝetowej i ewidencji księgowej, l) rzetelność sprawozdawczości. 1.11. Wydatków na zakup usług materialnych i niematerialnych a) sprawdzenie czy zakup usług prowadzony jest z zachowaniem kryterium gospodarności, celowości i rzetelności, c) zgodność zawieranych umów z ustawą prawo zamówień publicznych, d) sprawdzanie wystawionych faktur za zakupione usługi przez właściwych merytorycznie pracowników, e) przestrzeganie zasad zgodności z planem i harmonogramem wydatków, h) rzetelność sprawozdawczości i prawidłowość klasyfikacji budŝetowej. 1.12. Wydatków na zadania inwestycyjne a) bieŝące badanie realizacji Wieloletniego Planu Inwestycyjnego uchwalonego przez Radę Miejską w Krotoszynie, c) kompletność dokumentacji projektowo kosztorysowej, e) prawidłowość dokumentacji procesów inwestycyjnych, g) terminowość realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów, i) prawidłowość wystawienia dowodów OT na przekazanie inwestycji do eksploatacji, k) zgodność realizowanych zadań inwestycyjnych z planem rzeczowym i finansowym, l) stosowanie przy zlecaniu robót i zakupie środków trwałych zasad, form i trybu ustawy - prawo zamówień publicznych, n) prawidłowość wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem własnych środków inwestycyjnych, otrzymanych dotacji celowych oraz zaciągniętych poŝyczek na zadania inwestycyjne, p) prawidłowość ewidencji wpłaconego wadium,
q) regulowanie naleŝności na podstawie prawidłowo wystawionych faktur po sporządzeniu i podpisaniu protokołów odbioru robót, s) prawidłowość prowadzenia ewidencji analitycznej wydatków na poszczególne zadania inwestycyjne i ewidencjonowania w nich w sposób bieŝący poniesionych nakładów od momentu rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia, t) przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatków, v) prawidłowość klasyfikowania i ewidencjonowania wydatków inwestycyjnych, w) przestrzeganie zasady kompletnego rozliczania kosztów inwestycji w terminie oddania do uŝytku powstałych w wyniku inwestycji składników majątku trwałego, y) prawidłowość ewidencjonowania środków trwałych przyjętych z inwestycji, ab) prawidłowość i rzetelność opracowywania i przesyłania obowiązującej sprawozdawczości z działalności inwestycyjnej. 1.13. Wydatków na rzecz jednostek powiązanych i nie powiązanych z budŝetem Miasta dotacje a) kontrola podstaw prawnych do przekazania dotacji, b) kontrola trybu postępowania o udzielenie dotacji, c) kontrola zawartych umów z podmiotem otrzymującym dotację na wykonanie zadań publicznych związanych z realizacją zadań Gminy, d) kontrola rozliczenia przekazanych dotacji pod kątem celowości jej wykorzystania zgodnie z zawartą umową, f) zgodność z planem i harmonogramem wydatków, h) prawidłowość klasyfikacji budŝetowej, ewidencji oraz sprawozdawczości. 1.14. Wydatków na realizację zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie Kontrola tego zakresu polega na : a) wprowadzeniu wydatków do budŝetu z zachowaniem zasad klasyfikacji budŝetowej i zgodności z decyzją dysponenta środków, b) opracowaniu planu finansowego zadań zleconych, c) wykorzystaniu dotacji zgodnie z przeznaczeniem, d) rozliczeniu dotacji i ewentualnym zwrocie niewykorzystanych środków na rachunek dysponenta, e) ewidencji wydatków i wykazania ich w sprawozdawczości. Na dowód przeprowadzenia kontroli wydatkowanych środków upowaŝnione osoby opatrują dokument podpisem wraz z imienną pieczątką i datą.
V. Procedury kontroli procesów związanych z gospodarowaniem mieniem w Urzędzie Miejskim w Krotoszynie 1. Kontrola środków pienięŝnych : a) udokumentowanie operacji kasowych dowodami sprawdzonymi pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, c) zgodność gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym tj. ze stanem wynikającym z raportu kasowego, f) zasadność pobierania zaliczek i terminowość ich rozliczenia, g) sposób zabezpieczenia, przechowywania i przenoszenia gotówki, h) przestrzeganie górnej granicy rozliczeń gotówkowych dla jednorazowej transakcji, i) ewidencja depozytów i ich zabezpieczenie, j) niezapowiedziane kontrole kasy i ewentualne rozliczenie powstałych róŝnic, l) prawidłowość przeprowadzanych inwentaryzacji kasy i ich rozliczenie, m) dokumentacja obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji stanowiącej podstawę ich wystawienia, o) zgodność salda konta z wyciągami bankowymi, q) prawidłowość wykorzystania kredytów bankowych, t) terminowość spłat rat kredytu i wysokość odsetek oraz prowizji. 2. Kontrola rozrachunków i roszczeń c) prawidłowość i terminowość rozrachunków z kontrahentami, e) przyczyny niedotrzymania terminów rozliczeń i wysokość odsetek umownych, g) terminowość fakturowania, i) kompletność faktur VAT i rachunków, k) prawidłowość stawek VAT, m) prawidłowość rozliczeń z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji i sum do rozliczenia, n) dyscyplina w zakresie rozrachunków z tytułu niedoborów, szkód i nadwyŝek oraz roszczeń spornych, o) przebieg windykacji naleŝności, q) zasadność umorzeń naleŝności, s) wysokość naleŝności i zobowiązań według terminów płatności,
t) rozrachunki przedawnione, u) odpisy na naleŝności wątpliwe. 3. Kontrola zapasów b) prawidłowość przyjmowania i przekazywania stanu magazynów oraz forma określenia materialnej odpowiedzialności, d) zgodność stanu faktycznego zapasów ze stanem ewidencyjnym, e) sposób ewidencji i rozliczenia magazynów na koniec okresu obrachunkowego, g) dokumentacja obrotu magazynowego i jej zgodność pod względem formalnym i rachunkowym, h) konfrontacja dowodów magazynowych z innymi dokumentami np. fakturami, j) zgodność dokumentacji magazynowej i księgowej, l) prawidłowość i udokumentowanie zakupu materiałów, paliwa i części zamiennych ich rozchodu oraz ewidencji, n) zgodność zapisów w kartach drogowych z rachunkami za paliwo, q) prawidłowość rozliczenia przejechanych kilometrów, przestrzeganie norm zuŝycia paliw, zachowanie ciągłości licznika, kompletność dokumentacji i ewidencji, r) zabezpieczenie magazynów przed kradzieŝą i włamaniem. 4. Kontrola aktywów trwałych a) dokumentacja gospodarowania środkami trwałymi, c) ewidencja analityczna środków trwałych i jej zgodność z ewidencją syntetyczną, e) zasadność zakupów i likwidacji majątku trwałego, g) prawidłowość naliczania amortyzacji, i) prawidłowość przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku trwałego, k) rzetelność likwidacji majątku trwałego, l) klasyfikacja majątku trwałego według grup rodzajowych, n) prawidłowość wykazania majątku trwałego w sprawozdawczości. 5. Kontrola funduszu jednostki i funduszy specjalnych b) prawidłowość dokumentacji tworzenia i wykorzystania funduszu jednostki, e) zasadność zwiększeń i zmniejszeń funduszy i prawidłowość ich ewidencji, g) prawidłowość rozliczania wyniku finansowego, h) kontrola ewidencji, dokumentacji tworzenia i wykorzystania funduszy specjalnych, j) prawidłowość naliczenia funduszy specjalnych, k) kontrola ustalenia stanu funduszy i zgodności danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową. 6. Inwentaryzacja jako element kontroli
a) przestrzeganie terminów inwentaryzacji, b) dokumentacja spisu z natury, c) dokumentacja potwierdzenia sald, d) dokumentacja weryfikacji stanu ewidencyjnego, f) rzetelność rozliczania róŝnic inwentaryzacyjnych, g) dokonywanie oceny stanu jakościowego majątku. 7. Kontrola systemów informatycznych a) dokumentacja systemów, b) testowania programów, e) uzgodnienia wejść i wyjść z systemu, f) zatwierdzenia przyjęcia systemu do uŝytkowania, g) kopiowania zbiorów informacji, h) kontrola systemu haseł i zabezpieczeń przed osobami nieupowaŝnionymi, i) weryfikacja wydruków komputerowych pod względem rzetelności i logiczności, j) nowelizacja istniejących systemów. VI. Sposób wykorzystania wyników kontroli 1. Wyniki kontroli i oceny słuŝą do : a) ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem, b) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, c) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości, d) doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami.