Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 18/2014 Dyrektora Gimnazjum Nr 3im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich z dnia 30 października 2014 r. Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich ul. Korfantego 18 41-105 Siemianowice Śląskie REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30 000 EURO 1 Postanowienie ogólne 1. Niniejszy Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). 2. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego. 3. Podstawę do dokonania wydatków stanowi plan finansowy Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich na dany rok budżetowy. 4. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: a. cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 o cenach (Dz. U. z 2013 r. poz. 385), b. dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu., c. kodeksie cywilnym należy przez to rozumieć ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U. z 2014 poz. 121), d. najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, e. obiekcie budowlanym należy przez to rozumieć wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną, f. pzp należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), g. postępowaniu o udzielenie zamówienia należy przez to rozumieć postępowanie prowadzone zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu w celu dokonania wyboru wykonawcy, któremu zostanie udzielone zamówienie, h. pracowniku należy przez to rozumieć pracownika szkoły wyznaczonego przez dyrektora szkoły, odpowiedzialnego za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, i. regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy regulamin, j. robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c ustawy pzp lub obiektu budowlanego a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie 1
z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, k. usługa należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy l. wartości 30 000 euro należy przez to rozumieć wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, o której mowa w art. 4 pkt. 8 pzp, przy czym średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia określa się zgodnie postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 pzp, m. wartości zamówienia należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towaru i usług ustalonych z należytą starannością, n. wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia, o. zamawiającym należy przez to rozumieć Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich reprezentowanym przez Dyrektora Szkoły, p. zamówieniach należy przez to rozumieć odpłatne zakupy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, dokonywane na podstawie faktury, zlecenia lub umowy, zawierane miedzy zamawiającym a wykonawcą. 2 Zasady ogólne 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w następującym układzie: a. zamówienia o wartości mniejszej niż 3 500 zł, b. zamówienia o wartości od 3 500 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro, c. zamówienia, których wartość wyrażona w złotych jest równa lub przekracza kwotę 6 000 euro, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. 2. Przy ustalaniu wartości zamówienia stosuje się zasady określone przepisami art. 32-35 ustawy pzp. 3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy pzp. 4. Wszystkie zamówienia muszą być zaakceptowane przez dyrektora szkoły i głównego księgowego w celu określenia możliwości ich realizacji. 5. Obowiązkiem wyznaczonego pracownika jest bezstronne oraz staranne przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 6. Zasady określone w 4 i 5 nie mają zastosowania do udzielania zamówień dotyczących usuwania awarii oraz skutków zdarzeń losowych, zakupu produktów spożywczych jeśli jednorazowe zamówienie nie przekracza wartości 3 500,00 zł., a całkowita wartość w skali roku nie przekracza 30 000 euro, co nie zwalnia pracowników z oszczędnego wydawania środków publicznych. 7. Dla zamówień określonych w art.67 ust. 3 pkt 1 ustawy pzp ( dostawy wody za pomocą sieci wodociągowej lub odprowadzania ścieków do sieci kanalizacyjnej, dostawy gazu z sieci gazowej, dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej, usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej, ciepła i paliw gazowych), których wartość nie przekracza wartości 30 000 euro, nie mają zastosowania zasady Regulaminu, zamówienia udziela się jednemu wykonawcy świadczącemu przedmiotową dostawę lub usługę. 8. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym wykonawca składa wraz z tłumaczeniem na język polski. 3 Zamówienia, których wartość jest mniejszej niż 3 500,00 zł 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż 3 500,00 zł prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora szkoły. 2. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia oraz oszacowaniu jego wartości. 3. Rozpoznanie rynku w zamówieniach o wartości do 3 500,00 zł może być przeprowadzone ustnie lub pisemnie. 2
4. Zamówienia o wartości do 3 500,00 zł mogą być realizowane po negocjacjach z jednym wykonawcą. 5. Po rozpoznaniu rynku dokonuje się wyboru najkorzystniejszej oferty. 6. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia nie wymaga formy pisemnej. 7. Nie jest konieczna forma pisemna udzielenia zamówienia, jeżeli zamówienie dotyczy dostaw. Podstawą udokumentowania zamówienia będzie faktura 8. Jeżeli zamówienie dotyczyć będzie wykonania usługi lub roboty budowlanej, podstawą udzielenia zamówienia będzie zlecenie, na podstawie którego wykonawca wystawi fakturę 9. Wyłonienie wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do 3 500,00 zł może nastąpić w oparciu o zasady określone w 4 lub 5 Regulaminu. 4 Zamówienia o wartości od 3 500,00 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości od 3 500,00 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora szkoły. 2. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia oraz oszacowaniu jego wartości. 3. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości od 3 500,00 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro rozpoczyna pracownik poprzez przeprowadzenie rozeznania rynku. 4. Notatkę z przeprowadzonego rozeznania rynku sporządza pracownik (Wzór notatki stanowi załącznik nr 1 do regulaminu). 5. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone ustnie lub pisemnie. 6. Przy zamówieniach o wartości od 3 500 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro na dostawy i usługi zawiera się umowę lub sporządza zamówienie w formie pisemnej. W przypadku wszystkich zamówień na roboty budowlane i projektowe zawiera się umowę w formie pisemnej. 7. Do faktury wybranego wykonawcy, za realizację zamówienia należy dołączyć notatkę z rozeznania rynku oraz zamówienie lub umowę, jeżeli były sporządzane. 8. Wyłonienie wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do 6 000 euro może nastąpić w oparciu o zasady określone w 5. 5 Wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia o wartości, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, prowadzi pracownik wyznaczony przez dyrektora szkoły. 2. Przed wszczęciem postępowania wyznaczony pracownik przedkłada zapytanie ofertowe dyrektorowi szkoły celem zaakceptowania. 3. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia może nastąpić po określeniu przedmiotu zamówienia oraz oszacowaniu jego wartości. 4. Dla zamówień publicznych o wartości, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro pracownik wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców (nie mniej niż pięciu), która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. 5. Wymogu, o którym mowa w ust. 4 nie stosuje się w przypadku, kiedy dane zamówienia może zrealizować tylko jeden wykonawca. 6. Zapytanie ofertowe należy przekazać w formie pisemnej osobiście, listownie, faksem lub mailem. W każdym przypadku należy zachować dowód nadania/przesłania zapytania ofertowego. (Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 2 do regulaminu). 7. W przypadku wniesienia pytań do treści zapytania ofertowego wyznaczony pracownik przesyła, bez ujawniania źródła zapytania, treść pytania wraz z wyjaśnieniami zaproszonym wykonawcom. 3
8. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął na mniej niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, wskazany pracownik może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez odpowiedzi. 9. Wykonawcy składają oferty (wzór oferty stanowi załącznik do Zapytania Ofertowego) w formie pisemnej. Druk oferty powinien być podpisany. Oferta złożona po upływie wyznaczonego terminu, jak również oferta, która nie została podpisana lub jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego, nie podlega ocenie. 10. Pracownik prowadzący postępowanie zobowiązany jest każdorazowo do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego postępowania. Zapytania Ofertowe i oferty dołącza się do protokołu z postępowania (Wzór protokołu stanowi załącznik nr 3 do regulaminu.). 11. Po wyborze najkorzystniejszej oferty, a przed podpisaniem umowy, pracownik przedstawia dyrektorowi szkoły protokół z postępowania wraz z załącznikami celem zatwierdzenia. 12. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 13. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 14. Dopuszcza się możliwość negocjacji ceny oferty. 15. Z wybranym wykonawcą zawiera się umowę w formie pisemnej. 16. Do faktury wystawionej przez wybranego wykonawcę za realizację zamówienia, należy dołączyć protokół z przeprowadzonego postępowania oraz umowę. 17. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienie prowadzona jest przez pracownika wyznaczonego, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację. 18. Dyrektor szkoły może powołać komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. 19. Powołana komisja wykonuje zadania powierzone pracownikowi, o którym mowa w niniejszym regulaminie. 20. Komisja wykonuje prace zgodnie z Regulaminem pracy komisji do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro stanowiącej załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu. 6 Badanie i ocena ofert 1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty. 2. W toku badania i oceny poprawia się w ofercie: a. oczywiste omyłki pisarskie, b. oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji dokonanych poprawek, c. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona 3. Jeżeli oferta będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny, której nie będzie można poprawić jako oczywistą omyłkę rachunkową wówczas oferta nie podlega ocenie. 4. W toku badania i oceny ofert wzywa się wykonawców, którzy wraz z drukiem oferty nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni dokumentów w wyznaczonym terminie jego oferta nie podlega ocenie. 7 Wybór najkorzystniejszej oferty 1. Zamówienia udziela się wykonawcy, którego oferta został oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o kryteria oceny ofert określone w zapytaniu ofertowym. 2. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty (wzór informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty stanowi załącznik nr 4 do regulaminu) przesyła się wykonawcom, którzy złożyli ofertę. 3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty wymaga zaakceptowania przez dyrektora szkoły. 4. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert. 4
5. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą przedstawić cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach. 8 Odwołanie postępowania 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania bez podania przyczyny. Odwołanie postępowania bez podania przyczyny może nastąpić przed upływem terminu składania ofert. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania jeżeli nie została złożona żadna ważna (podlegająca ocenie) oferta. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania jeżeli w przypadku o którym mowa w 7 ust. 5 regulaminu zostały złożone dodatkowe oferty w takiej samej cenie. 5. Informacje o odwołaniu postępowania (wzór informacji o odwołaniu postępowania stanowi załącznik Nr 5 do regulaminu) przesyła się odpowiednio wykonawcą, którzy zostali zaproszeni do składania ofert/złożyli oferty. 9 Dokumentowanie postępowań 1. Dokumentację z udzielonych zamówień przechowuję się przez okres zgodny z instrukcją kancelaryjną. 2. Wyznaczony pracownik przez dyrektora szkoły zobowiązany jest do prowadzenia rejestru udzielonych zamówień publicznych. 10 Dokumentowanie postępowań Przepisów regulaminu nie stosuje się do udzielania zamówień w zakresie uregulowanym odrębnymi regulaminami wewnętrznymi dotyczącymi zamówień o wartości nie przekraczającej wrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro udzielanych w ramach programów dofinansowanych ze środków zewnętrznych 5
Załącznik nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (wzór) Notatka z przeprowadzonego rozeznania rynku zamówienia o wartości od 3 500 zł do kwoty, której wartość w złotych nie przekracza równowartości 6 000 euro 1. Opis przedmiotu zamówienia: 2. Termin realizacji/wykonania zamówienia:. 3. Wartość zamówienia zł netto ustalona na podstawie. 4. Wartość zamówienia w euro przeliczona zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 5. Nazwisko i imię osoby, która ustaliła wartość zamówienia 6. Data ustalenia wartości zamówienia 7. Informację dotycząca rozeznania rynku/ uzyskanych ofert (należy zaprosić taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty): 8. Dane wybranego wykonawcy 9. Uzasadnienie wyboru oferty Notatkę sporządził/ła... (Data i podpis) Zatwierdzam do realizacji: (data i podpis dyrektora szkoły) 6
Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. (pieczęć zamawiającego) (wzór) Zapytanie ofertowe Zapraszam do złożenia oferty handlowej na zadanie pn.:opis przedmiotu zamówienia.... Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). I. Nazwa oraz adres zamawiającego Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich ul. Korfantego 18, 41-105 Siemianowice Śląskie NIP: 643-15-99-720 REGON: 276600588 Telefon: (32) 22 00 227-9 Fax: (32) 22 00 227 wew. 42 E-mail: sekretariat@g3siemianowice.internetdsl.pl II. III. Opis przedmiotu zamówienia Kod CPV.. Termin realizacji zamówienia: IV. Warunki udziału w postępowaniu: V. Oświadczenie lub dokumenty, które należy przedłożyć na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu: VI. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryterium/a *) oceny ofert. VII. VIII. Sposób obliczenia ceny Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy lub wzór umowy 7
IX. /inne/ X. Miejsce, termin i forma składania oferty handlowej 1. Ofertę należy sporządzić według formularza ofertowego (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania). Oferta winna być podpisana 2. Ofertę należy złożyć/przesłać *) w W nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godz 3. Oferta złożona po upływie wyznaczonego terminu, jak również oferta, która nie została podpisana, nie została złożona w formie pisemnej *) lub jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego, nie będzie podlegała ocenie. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami Wyjaśnienia dotyczące treści zapytania ofertowego 1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, bez ujawniania źródła zapytania, zamawiający przekaże wykonawcom, którzy zostali zaproszeni do złożenia oferty handlowej. 3. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął na mniej niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez odpowiedzi. Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie 1. W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi w ofercie: a. oczywiste omyłki pisarskie, b. oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji dokonanych poprawek, c. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty 2. Niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona 3. Jeżeli oferta będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny, której nie będzie można poprawić jako oczywistą omyłkę rachunkową wówczas oferta nie podlega ocenie. Zasady uzupełniania dokumentów i składania wyjaśnień dotyczących treści oferty 1. W toku badania i oceny ofert zamawiający wzywa wykonawców, którzy wraz z drukiem oferty nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni dokumentów w wyznaczonym terminie, jego oferta nie będzie podlegała ocenie. 2. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do zmiany treści oferty. Forma składanych dokumentów 1. Postępowanie prowadzi się w języku polskim. 2. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. Wybór oferty 1. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przesłana wykonawcom, którzy złożyli ofertę. 2. W przypadku jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana nie podpisze umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert. 3. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert będzie cena, nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone 8
XVII. oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe nie mogą przedstawić cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach. Odwołanie postępowania o udzielenie zamówienia 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania bez podania przyczyny. Odwołanie postępowania bez podania przyczyny może nastąpić przed upływem terminu składania ofert. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania jeżeli nie została złożona żadna ważna (podlegająca ocenie) oferta. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania postępowania jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 4. Informacje o odwołaniu postępowania przesyła się odpowiednio wykonawcom, którzy zostali zaproszeni do składania ofert/złożyli oferty... podpis zamawiającego Spis oświadczeń lub dokumentów, które należy przedłożyć wraz z ofertą: 1... 2... 3... *) jeśli dotyczy 9
Załącznik do Zapytania Ofertowego Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich ul. Korfantego 18 41-105 Siemianowice Śląskie (wzór) Nazwa i adres wykonawcy: OFERTA Nr tel.:. Nr faks.:.. Adres mailowy:. Przedmiot zamówienia: 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za łączną cenę: brutto (w tym obowiązujący podatek VAT)... zł (słownie....) netto zł (słownie....) 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz, że zdobyliśmy konieczne informację niezbędne do właściwego wykonania zamówienia. 3. W przypadku wyboru naszej oferty wykonamy zamówienie zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w zapytaniu ofertowym. 4. Oświadczamy, ze wykonamy zamówienie w terminie określonym w zapytaniu ofertowym 5. Przedstawione w ofercie ceny nie stanowią cen dumpingowych i złożenie oferty nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji. 6. /inne/.. Podpis osoby/ osób uprawnionych do występowania w imieniu wykonawcy Załączniki do oferty: 1.. 2.. 10
Załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (wzór) Protokół z postępowania którego wartość jest równa lub przekracza kwotę 6 000 euro, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro 1. Opis przedmiotu zamówienia:... CPV 2. Wartość zamówienia oszacowano w dniu.... na kwotę.... netto co stanowi równowartość.. euro (1 euro = zł) na podstawie.. 3. W dniu... zwrócono się z zaproszeniem do złożenia oferty handlowej do.. wykonawcy/ów:... 4. Kwota, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia: brutto 5. Zestawienie złożonych ofert (cena oraz inne istotne elementy ofert)*): 6. Wezwanie do złożenia dokumentów lub poprawienie omyłek rachunkowych: 6.1. wezwano do uzupełnienia dokumentów tak/ nie *) 6.2. dokonano poprawy omyłek rachunkowych tak/ nie *) 6.3. dokonano poprawy innej omyłki tak/ nie *) 7. Wykaz ofert, które nie podlegają ocenie wraz z uzasadnieniem: 8. Najkorzystniejsza oferta Jako najkorzystniejsza została wybrana oferta złożona przez wykonawcę: za cenę.. brutto Uzasadnienie wyboru: 9. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została w dniu.. przesłana.. (podać w jaki sposób) do zaproszonych wykonawców. 10.../inne/ 11. Postępowanie zostało odwołane *) Uzasadnienie odwołania postępowania: 12. Informacja o odwołaniu postępowania została w dniu.. przesłana.. podać w jaki sposób) do zaproszonych wykonawców. 13. Postępowanie prowadził:... ZATWIERDZAM *) jeśli dotyczy.. Dyrektor szkoły 11
Załącznik nr 4 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (wzór) Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia na zadanie pn.: została wybrana oferta nr.. złożona przez wykonawcę:. (Nazwa i adres wykonawcy) za cenę.. brutto Uzasadnienie:. Zestawienie wykonawców, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu wraz z punktacją przyznaną ofertom: Nr oferty Nazwa i adres wykonawcy Punktacja przyznana ofercie w kryterium CENA Punktacja przyznana ofercie w kryterium.. Łączna punktacja 1 2. (Data i podpis dyrektora szkoły) 12
Załącznik nr 5 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (wzór) Informacja o odwołaniu postępowania Zamawiający informuje, że postępowanie o udzielenie zamówienia na zadanie pn.: Zostało odwołane. Uzasadnienie:.. (Data i podpis dyrektora szkoły) 13
Załącznik nr 6 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro REGULAMIN PRACY KOMISJI DO PRZYGOTOWANIA I PRZEPROWADZENIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA, KTÓREGO WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWAROŚCI KWOTY 30 000 EURO 1 1. Komisja wykonuje czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartość nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, dla którego została powołana. 2. Wykonując czynności, o których mowa w niniejszym regulaminie, komisja stosuje Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro wprowadzony Zarządzeniem Nr 18/2014 Dyrektora Gimnazjum Nr 3 im. Wojciecha Korfantego w Siemianowicach Śląskich z dnia 30 października 2014 r. 3. Członkowie komisji obowiązani są rzetelnie i obiektywnie wykonywać powierzone im czynności, kierując się przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem, a nadto zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej w związku z wykonywaniem swych czynności. 4. Każdy z członków komisji ponosi odpowiedzialność za wykonanie powierzonych mu czynności związanych z udziałem w pracach komisji. 5. Członkowie komisji mają obowiązek uczestniczenia we wszystkich pracach komisji oraz prawo do wglądu do wszystkich dokumentów w tym do ofert, wniosków, załączników, wyjaśnień, opinii biegłych itp. 2 Komisja rozpoczyna wykonywanie czynności, o których mowa w 1 ust.1 z dniem jej powołania, a kończy z dniem zawarcia umowy lub prawomocnego unieważnienia postępowania o udzielenie danego zamówienia. 3 1. Do zadań komisji należy w szczególności: a. przygotowywanie dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania, b. dokonywanie zmian w dokumentacji składanej wraz z wnioskiem o zatwierdzenie wyboru trybu udzielenia zamówienia w przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości, c. przekazywanie do zatwierdzenia dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania, d. wysyłanie zapytań ofertowych, przechowywanie dowodu ich nadania, dokumentowanie wykonywanych czynności, e. przygotowywanie wyjaśnień dotyczących treści zapytania ofertowego, f. wykonywanie czynności związanych z otwarciem ofert, g. wnioskowanie o powołanie biegłego, h. badanie i ocena ofert, i. przygotowywanie wszelkich pism związanych z przeprowadzeniem postępowania, j. przygotowywanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty bądź występowanie z wnioskiem o unieważnienie postępowania, k. prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 14
l. prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umowy. 4 1. Do obowiązków przewodniczącego komisji należy w szczególności: a. kierowanie pracami komisji oraz podział prac między członków komisji, b. prowadzenie czynności otwarcia ofert, c. odbieranie oświadczeń członków komisji i innych osób wykonujących czynności w postępowaniu, d. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania, e. nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu, f. wnioskowanie o powołanie biegłego, g. przedkładanie protokołu do zatwierdzenia, w tym propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania wraz z uzasadnieniem, h. udzielanie dostępu do informacji związanych z postępowaniem, i. przygotowanie zapytań ofertowych oraz pism wysyłanych w toku postępowania. 2. Zastępca pełni obowiązki przewodniczącego komisji w przypadku jego nieobecności. 3. Sekretarz zapewnia pełną obsługę kancelaryjną prac komisji. Do jego obowiązków należy w szczególności: a. dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, b. sporządzanie informacji z posiedzeń komisji, c. organizowanie w porozumieniu z przewodniczącym posiedzeń komisji, d. opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję, e. przesyłanie, przekazywanie dokumentów związanych z postępowaniem, w szczególności specyfikacji, wniosków, zapytań ofertowych, korespondencji z wykonawcami, f. prowadzenie dokumentacji z postępowania w trakcie jego trwania, tj. kompletowanie, porządkowanie i układanie w kolejności chronologicznej, g. odbieranie ofert, h. sporządzanie protokołu postępowania, i. podejmowanie czynności związanych z zabezpieczeniem należytego wykonania umowy, j. przygotowanie umowy. 4. W razie nieobecności sekretarza, jego obowiązki przejmuje osoba wyznaczona przez przewodniczącego komisji. 5 1. Niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami i dokumentami złożonymi przez wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych warunków, członkowie komisji składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oraz naruszenia dyscypliny finansów publicznych, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art.17 ustawy pzp. 2. W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności określonych w art.17 ustawy pzp, członek komisji obowiązany jest niezwłocznie odstąpić od wykonywania czynności w postępowaniu, składając stosowne oświadczenie. 3. Czynności komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka komisji, o którym mowa w ust. 2 podlegają powtórzeniu, z zastrzeżeniem ust.4, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. 4. Postanowień ust. 3 nie stosuje się w przypadku czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania. 6 1. Komisja obraduje na posiedzeniach. 2. Każde posiedzenie komisji kończy się sporządzeniem pisemnej informacji z jego przebiegu, którą podpisują wszyscy członkowie komisji obecni na posiedzeniu. 3. Informacja, o której mowa w ust.2 winna zawierać w szczególności: a. nr sprawy (postępowania o udzielenie zamówienia), 15
b. termin posiedzenia, c. wykaz osób obecnych na posiedzeniu, d. czynności podejmowane przez komisję, e. ewentualne wnioski komisji wynikające z przeprowadzonych czynności, f. podpisy wszystkich osób obecnych na posiedzeniu. 4. Informacje z posiedzeń komisji stanowią załączniki do protokołu. 7 1. Komisja podejmuje decyzje w drodze głosowania. 2. Jeżeli decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego komisji. 3. Wynik głosowania winien być odnotowany, z zastrzeżeniem ust.4. 4. W przypadku braku zapisu dotyczącego wyniku głosowania przyjmuje się, że decyzję podjęto jednogłośnie. 5. Członek komisji nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać odnotowania jego stanowiska w sporządzonej z posiedzenia komisji informacji. 8 1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalistycznych, przewodniczący komisji składa dyrektorowi umotywowany wniosek o powołanie biegłego (rzeczoznawcy). 2. Wniosek winien wskazywać uzasadnienie powołania biegłego i zakres jego czynności. 3. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje dyrektor. 4. Przed przystąpieniem do wykonywania jakichkolwiek czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa w 5 ust. 1 niniejszego regulaminu. 5. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na zaproszenie przewodniczącego komisji bierze udział w posiedzeniach komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. 6. Opinia biegłego stanowi załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, odpowiedzi ustne biegłego winny być zaprotokołowane.. (data, pieczątka i podpis) 16