Procedura udzielania zamówień publicznych

Procedura udzielania zamówień publicznych SPIS TREŚCI 1. PRZEDMIOT...2 2. ZAKRES STOSOWANIA...2 3. DEFINICJE...2 4. CEL...3 4.1 Głównym celem procedury jest zagwarantowanie wprowadzenia mechanizmów, które pozwolą zminimalizować ryzyko występowania nieprawidłowości oraz odpowiednie ich wykrywanie i usuwanie w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Proces udzielania zamówień publicznych winien być realizowany w sposób sprawny, skuteczny, efektywny i zgodny z zasadami i regulacjami obowiązującymi, w tym z ustawą....3 4.2 W odniesieniu do postępowań przeprowadzanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej odpowiednie zastosowania oprócz prawa krajowego będą również miały przepisy prawa wspólnotowego....4 5. WSKAŹNIKI...4 6. ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJE...4 6.1 Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za:...4 6.2 Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za:...4 6.3 Skarbnik miasta lub upoważniona osoba jest odpowiedzialny za:...4 6.4 Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za:...4 6.5 Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za:...5 7. TRYB POSTĘPOWANIA...5 7.1 Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych...5 7.2 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w zamówieniach do 30 000 euro....7 7.3 Wyłączenie ze stosowania procedury przy udzieleniu zamówień, o wartości do 30 000 euro:...10 7.4 Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30 000 euro...11 7.5 Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość....12 7.6 Umowy w sprawach zamówień publicznych...13 7.7 Nadzór i kontrola...14 7.8 Ocena wykonawcy robót budowlanych/usług/dostaw....14 7.9 Postanowienia końcowe...15 8. APLIKACJE INFORMATYCZNE (BAZY DANYCH)...15 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE...15 10. ZAPISY...16 11. ZAŁĄCZNIKI I FORMULARZE...16 Imię i nazwisko Data Podpis Opracował: Krzysztof Iskra 16.04.2014 Zatwierdził: Marek Fryźlewicz 13.05.2014 Właściciel procesu: Krzysztof Iskra/kierownik referatu d.s. zamówień publicznych Strona: 1/16

1. PRZEDMIOT Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania udzielenia zamówienia publicznego. 2. ZAKRES STOSOWANIA Zasady niniejszej procedury mają zastosowanie do udzielania przez Urząd Miasta Nowy Targ w imieniu Gminy Miasta Nowy Targ zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale. Niniejsza procedura określa zasady szczegółowego postępowania przy wydatkowaniu przez Gminę Miasto Nowy Targ środków publicznych, a w tym: - przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - realizacji umów w sprawie zamówień publicznych, - ewidencjonowania zamówień publicznych, - sprawozdawczości. 3. DEFINICJE Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 1) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 2) robotach budowlanych - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymogami określonymi przez zamawiającego, 3) obiekcie budowlanym należy przez to rozumieć wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną, 4) usługach - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych, 5) zamawiającym - należy przez to rozumieć: Gminę Miasto Nowy Targ, 6) procedurze - należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę udzielania zamówień publicznych, Strona: 2/16

7) środkach publicznych - należy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, 8) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych, 9) wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością, 10) Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie http://www.uzp.gov.pl), 11) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, 12) zamówieniach publicznych - należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty budowlane, 13) cenie - należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o cenach, 14) najkorzystniejszej ofercie - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, 15) Referacie należy przez to rozumieć Referat ds. zamówień publicznych Urzędu Miasta lub komórkę organizacyjną prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne lub osobę prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne, 16) Wydziale wszczynającym postępowanie o zamówienie publiczne zwanym dalej Wydziałem należy przez to rozumieć również komórkę równorzędną o innej nazwie, 4. CEL 4.1 Głównym celem procedury jest zagwarantowanie wprowadzenia mechanizmów, które pozwolą zminimalizować ryzyko występowania nieprawidłowości oraz odpowiednie ich wykrywanie i usuwanie w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Proces udzielania zamówień publicznych winien być realizowany w sposób sprawny, skuteczny, efektywny i zgodny z zasadami i regulacjami obowiązującymi, w tym z ustawą. Strona: 3/16

4.2 W odniesieniu do postępowań przeprowadzanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej odpowiednie zastosowania oprócz prawa krajowego będą również miały przepisy prawa wspólnotowego. 5. WSKAŹNIKI Mierniki i wskaźniki procesu W1 Liczba postępowań w sprawach zamówień publicznych powyżej 30 tys. euro W2 Liczba postępowań w sprawach zam. publicznych zakończonych zawartymi umowami W3 Liczba odwołań (w tym uwzględnionych i nieuwzględnionych) Opis wskaźnika Liczba postępowań w sprawach zamówień publicznych powyżej 30 tys. euro Liczba postępowań w sprawach zam. publ. zakończonych zawartymi umowami Liczba odwołań (w tym uwzględnionych i nieuwzględnionych) Wartość oczekiwana wskaźnika Zgodna z przyjętym planem zamówień Zgodna z ilością przeprowadzonych postępowań Termin zbierania wskaźników Raz w roku Raz w roku 6. ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJE Odpowiedzialny za zbieranie wskaźników właściciel procedury, lub pracownik wydziału właściciel procedury, lub pracownik wydziału 0 Raz w roku właściciel procedury, lub pracownik wydziału 6.1 Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za: 1) powołanie Komisji Przetargowej, 2) zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3) dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty. 6.2 Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za: 1) przestrzeganie przepisów niniejszej procedury, Źródło danych Rejestr zamówień publicznych Qsystem Rejestr zamówień publicznych i rejestr zawartych umów Qsystem Dokumentacja zamówień publicznych Qsystem 2) sprawdzenie kompletności wniosku o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzając to własnoręcznym podpisem, 3) sprawdzenie kompletności dokumentacji z rozeznania rynku oraz potwierdzanie tej czynności własnoręcznym podpisem wraz z datą, 4) sprawowanie nadzoru nad procesem dokonywania oceny wykonawców. 6.3 Skarbnik miasta lub upoważniona osoba jest odpowiedzialny za: 1) potwierdzenie na wniosku o udzielenie zamówienia publicznego zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie finansowym, 2) potwierdzenie na formularzu dokumentacji z rozeznania rynku do 30 000 euro zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie finansowym. 6.4 Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za: 1) przestrzeganie przepisów niniejszej procedury, 2) przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia, 3) przygotowanie materiałów dotyczących zamówienia, a w szczególności: a) opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z ustawą, b) rozpoznanie rynku, Strona: 4/16

c) wyceny wartości zamówienia, kosztorysu inwestorskiego, d) dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, e) decyzji pozwolenia na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych, f) innych materiałów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, g) wszystkich materiałów, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia; należy również przygotować ich wersję elektroniczną i łącznie z wnioskiem dostarczyć do Referatu w wersji elektronicznej z rozszerzeniem pdf, 4) przygotowanie dokumentacji z rozeznania rynku dla zamówień do 50 0000,00 zł. 5) dokonywanie oceny wykonawców robót budowlanych/usług/dostaw na podstawie protokołów odbioru lub na formularzu nr F/05 6.5 Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za: 1) opracowanie dokumentów związanych z zamówieniem publicznym, 2) przedstawienie Burmistrzowi opracowanych dokumentów, 3) szczegółowy tryb i zakres pracy komisji przetargowej reguluje Regulamin pracy komisji przetargowej. 7. TRYB POSTĘPOWANIA 7.1 Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych. 1. Sposób realizacji zamówienia uzależnia się od wartości przedmiotu zamówienia. Rozróżnia się następujące postępowania: a) zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa nie przekracza 5 000,00 zł netto, b) zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa jest większa od 5 000,00 zł netto, a nie przekracza 20 000, 00 zł netto, c) zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa jest większa od 20 000,00 zł netto, a nie przekracza 50 000, 00 zł netto, d) zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa jest większa od 50 000,00 zł netto, a nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, e) zamówienia publiczne, których wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, a nie przekracza kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, f) zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, Strona: 5/16

2. W postępowaniach, o których mowa w pkt 7.1.1.e i 7.1.1.f Burmistrz w szczególności: a) powołuje Komisję Przetargową, b) akceptuje propozycje Komisji Przetargowej dotyczące wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, c) podpisuje umowę, z wybranym wykonawcą, po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika lub Głównego Księgowego, d) udziela upoważnienia w zakresie reprezentowania Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą podczas postępowania odwoławczego w Urzędzie Zamówień Publicznych. 3. Zamówienia publiczne o wartości szacunkowej nie przekraczającej 30 000 euro są zwolnione z obowiązku stosowania do nich ustawy i do kwoty 50 000,00 zł netto przeprowadzają je wydziały. 4. Zamówienia publiczne muszą być dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 5. Zamówienia publiczne, o których mowa w pkt 7.1.1.d, 7.1.1.e i 7.1.1.f przeprowadzane są przez Referat. 6. Nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 7. Warunkiem udzielenia zamówienia publicznego jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. Formularz F/01, F/02 i F/03 wymaga podpisu Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego w sprawie zapewnienia środków finansowych. 8. Przechowywanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne spoczywa na jednostce organizacyjnej przeprowadzającej postępowanie. Do archiwizacji dokumentacji związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne stosuje się Prawo zamówień publicznych oraz Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 9. Referat zobowiązany jest do prowadzenia centralnego rejestru zamówień publicznych. Strona: 6/16

7.2 Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w zamówieniach do 30 000 euro. 1. Pracownicy przygotowujący postępowanie o udzielenie zamówienia kierując się zasadami celowości i oszczędności, są zobowiązani przed udzieleniem zamówienia ustalić i określić przedmiot zamówienia oraz dokonać wyceny zamówienia. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest wartość rynkowa netto zamówienia. Podstawę przeliczenia wartości zamówienia stanowi średni kurs złotego w stosunku do euro określony w drodze rozporządzenia przez Prezesa Rady Ministrów. 2. Sporządza się dokumentację z rozeznania rynku wg formularza nr F/01 do niniejszej procedury. 3. Przy udzielaniu zamówień należy stosować zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych obowiązujące w Urzędzie Miasta Nowy Targ. 4. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wzywa się podmioty, które złożyły te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. 5. Jeżeli w postępowaniu nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 6. Podmioty, składające oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 7. Kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty mogą być: cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. 8. Pracownicy Wydziałów odpowiedzialni za udzielanie zamówień są zobowiązani do określenia z należytą starannością przedmiotu zamówienia, wartości zamówienia i ustalenia, czy w centralnym rejestrze zamówień publicznych do 30 0000 euro inne Wydziały w Urzędzie Miasta dokonywały w bieżącym roku takich samych lub podobnych zamówień. 9. Wynik postępowania dla zamówień o wartości powyżej 5 000,00 zł zatwierdzany jest przez Burmistrza. Strona: 7/16

7.2.1 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, których wartość nie przekracza 5 000,00 zł netto. 1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia do kwoty 5 000,00 zł netto nie wymaga procedury rozeznania rynku. 2. Jeżeli wartość zamówienia nie przekracza 5 000,00 zł netto Wydział, dokonuje wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania jak najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Podstawą płatności w zamówieniach nie przekraczających 5 000,00 zł netto może być umowa, zlecenie lub w przypadku ich braku dokonanie na odwrocie faktury szczegółowej adnotacji zawierającej podstawę prawną i faktyczną udzielenia zamówienia. 7.2.2 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości większej od 5 000,00 zł netto do 20 000,00 zł netto: 1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości większej od 5 000,00 zł netto do 20 000,00 zł netto polega na rozeznaniu rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia poprzez: a) zaproszenie do złożenia oferty kierowane do co najmniej trzech wykonawców na piśmie lub za pomocą faksu lub drogą elektroniczną potwierdzone odpowiednimi wydrukami (e - mail) lub umieszczone na stronie internetowej Urzędu Miasta przez okres co najmniej 5 dni, b) porównanie cen na stronach internetowych wykonawców potwierdzone odpowiednimi wydrukami z tych stron, c) porównanie cen bezpośrednio w punktach sprzedaży udokumentowane co najmniej odpowiednią notatka służbową, d) rozmowy telefoniczne z wykonawcami udokumentowane co najmniej odpowiednią notatka służbową z przeprowadzonych rozmów. 2. W przypadku, gdy według dokonanych z należytą starannością ustaleń, potwierdzonych w formie notatki służbowej, przedmiot zamówienia może być wykonany przez nie więcej niż dwa podmioty, zapytanie ofertowe kieruje się do każdego z nich. 3. W przypadku specyficznych zamówień, wykonywanych przez wąskie grono Wykonawców, gdy niemożliwe jest wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech Wykonawców, należy umieszczać zapytania na stronie internetowej Zamawiającego. 4. Zamówienia udzielane jest wykonawcy, który przedłożył najkorzystniejszą ofertę. 5. Jeżeli podmiot, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, można za zgodą Burmistrza lub kierownika jednostki organizacyjnej wybrać ofertę najkorzystniejsza spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny. Strona: 8/16

6. Za zgodą Burmistrza Miasta naczelnik wydziału/kierownik referatu może odstąpić od zawarcia umowy w każdym czasie bez podania przyczyny lub zamknąć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 7. Dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest umowa z wykonawcą. 7.2.3 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości większej od 20 000,00 zł netto do 30 000 euro. 1. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości większej od 20 000,00 zł netto do 30 000 euro polega na zebraniu pisemnych ofert właściwych dla danego przedmiotu zamówienia poprzez: a) wyłącznie pisemne zaproszenia do złożenia oferty kierowane do co najmniej 3 wykonawców drogą pocztową lub elektroniczną potwierdzone odpowiednimi wydrukami (e mail lub faks), b) umieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej Urzędu Miasta przez okres co najmniej 7 dni, 2. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne o wartości większej od 50 000 zł jest wpłynięcie do Referatu wniosku o udzielenie zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym formularz Nr F/03, podpisanego przez osobę wnioskującą, Naczelnika Wydziału i Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego Urzędu Miasta oraz zatwierdzonego przez Burmistrza lub kierownika jednostki organizacyjnej. 3. W postępowaniu o wartości większej od 50 000 zł bierze udział pracownik Referatu oraz pracownik danego wydziału/referatu, który przygotowuje i wypełnia formularz Nr F/03. 4. Zamówienie udzielane jest wykonawcy, który przedłożył najkorzystniejszą ofertę. 5. O wyniku postępowania albo o zamknięciu postępowania bez dokonywania wyboru zawiadamia się niezwłocznie podmioty, które złożyły ofertę. 6. Wynik postępowania publikuje się również na stronie internetowej zamawiającego. 7. Dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest umowa z wykonawcą. 8. Umowę zawiera się na piśmie. Umowa określa w szczególności: strony umowy, przedmiot świadczeń obu stron, termin, sposób i miejsce ich spełnienia. Umowa może zawierać postanowienia dotyczące okresu rękojmi, gwarancji, kar umownych. 9. Jeżeli podmiot, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, można za zgodą Burmistrza lub kierownika jednostki organizacyjnej wybrać ofertę najkorzystniejsza spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny. 10. Za zgodą Burmistrza Miasta naczelnik wydziału/kierownik referatu może odstąpić od zawarcia umowy w każdym czasie bez podania przyczyny lub zamknąć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Strona: 9/16

7.3 Wyłączenie ze stosowania procedury przy udzieleniu zamówień, o wartości do 30 000 euro: 1. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Burmistrza Miasta, naczelnik wydziału/kierownik referatu może odstąpić od stosowania niniejszej procedury. 2. Procedura rozeznania rynku nie obowiązuje zamówień o wartości netto nie przekraczającej 30 000 euro dotyczących: a) usług gastronomicznych, b) zakupu kwiatów, wiązanek okolicznościowych, kartek świątecznych, c) zamówień dotyczących druku plakatów, zaproszeń itp., d) przedmiotów zamówienia, które mogą zrealizować tylko jedyni wykonawcy, dostawcy, w tym artyści i zespoły muzyczne, e) opłat administracyjnych, których uiszczanie regulowane jest odrębnymi przepisami, f) usuwania awarii, g) zakup książek, h) opłat za zjazdy, konferencje, podróże służbowe, i) szkoleń, j) serwisu i przeglądów samochodów służbowych, k) ogłoszeń w prasie oraz czasopismach specjalistycznych, l) pełnienie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego, m) pełnienie czynności inspektora nadzoru autorskiego, n) inkasa opłaty targowej i skarbowej, o) zakupu paliw do samochodów służbowych, p) usług ekspertów MEN w komisjach egzaminacyjnych, q) usług realizatorów projektów oświatowych realizowanych przez nauczycieli danej szkoły na rzecz uczniów tej szkoły, r) zamówień udzielanych w trakcie podróży służbowej, wynikających z uzasadnionych potrzeb. Strona: 10/16

7.4 Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30 000 euro. 1. Wydział po ustaleniu i określeniu przedmiotu zamówienia nadaje mu nazwę, szacuje koszty, ustala źródła finansowania i terminarz postępowania oraz przekazuje do Referatu: 1/ wniosek o udzielenie zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym formularz Nr F/02, podpisany przez osobę wnioskującą, Naczelnika Wydziału i Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego Urzędu Miasta oraz zatwierdzony przez Burmistrza lub kierownika jednostki organizacyjnej, 2/ materiały dotyczące zamówienia, a w szczególności: a) opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z ustawą, b) wyceny wartości zamówienia, kosztorys inwestorski, c) dokumentacji projektowej, przedmiaru robót oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, d) decyzje pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych, e) inne materiały niezbędne do przeprowadzenia postępowania, f) wszystkie materiały, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy również przygotować w wersji elektronicznej i łącznie z wnioskiem dostarczyć do referatu w wersji elektronicznej na płycie CD z rozszerzeniem pdf. 2. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane jest posiadanie: a) dokumentacji projektowej, b) specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, c) przedmiaru robót, d) kosztorysu inwestorskiego, e) pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych. 3. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych jest posiadanie programu funkcjonalno- użytkowego. 4. Dalsze postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest przez Referat. 5. Burmistrz na wniosek Referatu powołuje Komisję Przetargową i dokonuje wyboru trybu postępowania zgodnie z przepisami ustawy, stosownie do zakresu i wartości zamówienia a także innych okoliczności, które mogą mieć wpływ na wybór. 6. Komisja Przetargowa opracowuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym oraz przedstawia je do zatwierdzenia Burmistrzowi. Strona: 11/16

7. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. 8. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. 9. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. 10. Referat umieszcza na stronie internetowej zamawiającego ogłoszenie o zamówieniu wraz z Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia z załącznikami. 11. W okresie dzielącym dzień ogłoszenia /zaproszenia/ od składania ofert Referat na wniosek przekazuje Specyfikację Istotnych Warunków zamówienia oraz udziela wyjaśnień dotyczących Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia umieszczając jednocześnie wyjaśnienia na stronie internetowej zamawiającego. 12. Wydział w trakcie postępowania o zamówienie współpracuje z Referatem, a w szczególności zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień w zakresie spraw technicznych i merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia. 13. Wynik postępowania o zamówienie publiczne zatwierdza Burmistrz. 14. Po zatwierdzeniu wynik przesyłany jest wykonawcom, którzy uczestniczyli w postępowaniu i umieszczany w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej. 7.5 Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość. 1. Wydział zobowiązany jest - po ustaleniu wielkości środków budżetowych, którymi będzie dysponował - w roku następnym dokonać ich wstępnego podziału i opracować plan ich wydatkowania pod kątem kosztów przewidywanych do zastosowania ustawowych trybów postępowania, terminów rozpoczęcia i zakończenia postępowań. 2. Ustalając wartość szacunkową zamówienia należy mieć na uwadze w szczególności art. 32-35 ustawy (Dział II Rozdział 2. Przygotowanie postępowania). 3. Plany zamówień publicznych sporządza się na formularzach nr F/04 będących załącznikiem do niniejszej procedury w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego. 4. Formularze nr F/04 sporządzone w poszczególnych Wydziałach są podstawą do przygotowania arkusza zbiorczego. Strona: 12/16

5. Wszystkie Wydziały zobowiązane są do zgłoszenia do 15 grudnia roku poprzedniego do Referatu wszystkich planowanych wydatków /dostaw, usług, robót budowlanych/ na rok następny, tak aby można było określić rodzaj wydatków przy realizacji których nie ma zastosowania ustawa. 6. Zestawienie zbiorcze planowanych zamówień na rok następny sporządza Referat nie później niż do 20 grudnia roku poprzedzającego. Po jednym egzemplarzu zestawienia Referat przekaże Skarbnikowi oraz Naczelnikom poszczególnych Wydziałów, celem ujęcia tych zadań w harmonogramie wydatków. 7. Sprawozdanie z udzielonych zamówień przeprowadzonych przez Wydział sporządza Wydział i przedkłada Referatowi do 31 stycznia każdego roku. 8. Roczne sprawozdanie z udzielonych wszystkich zamówień sporządza Referat.. 9. Roczne sprawozdania przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca następnego roku. 10. W celu ewidencjonowania wydatkowania środków finansowych tworzy się centralny rejestr zamówień publicznych udzielanych z wyłączeniem procedur określonych w ustawie na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6, 7, 8, 10-13 oraz art. 136-138 ustawy 11. Centralny rejestr zamówień publicznych jest prowadzony w wersji elektronicznej przez Referat. 7.6 Umowy w sprawach zamówień publicznych 1. Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne należy stosować przepisy ustawy oraz Kodeksu cywilnego. 2. Umowę o zamówienie publiczne powyżej 50 000,00 zł sporządza Referat. 3. W umowie należy uwzględnić wszelkie, istotne dla danego przedmiotu zamówienia okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak np.: jego wartość, przedmiot, termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń i terminy płatności, zabezpieczenie należytego wykonania, przewidywane kary umowne, gwarancję i rękojmię. 4. Projekt umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod względem formalno - prawnym przez Radcę Prawnego, Kierownika Referatu, wnioskującego naczelnika oraz pod względem finansowym przez Skarbnika lub Głównego Księgowego. Powyższe uzewnętrznia się podpisem i pieczęcią osób podpisujących na wszystkich egzemplarzach umowy. 5. Umowy o zamówienia publiczne wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Strona: 13/16

6. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) ora z oferta stanowią załączniki do umowy. 8. Podpisaną umowę Referat przekazuje do wnioskującego Wydziału /2 egzemplarze/ a Wydział angażuje środki finansowe oraz przekazuje jeden egzemplarz umowy do Skarbnika. 9. Nadzór i zarządzanie realizacją umowy należy do obowiązków Wydziału. 10. Wydział obowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy związanych z realizacją umowy. 11. W każdym przypadku stwierdzenie uchybień, które zgodnie z umową stanowią podstawę do nałożenia kar umownych lub wyciągania innego rodzaju konsekwencji wynikające z umowy Wydział jest obowiązany nałożyć kary umowne lub wyciągnąć stosowne konsekwencje. 7.7 Nadzór i kontrola 1. Nadzór nad realizacją ustawy o zamówieniach publicznych oraz realizację niniejszej procedury sprawuje Burmistrz. 2. Wykonanie nadzoru, o którym mowa wyżej polega w szczególności na: a) żądaniu i gromadzeniu informacji o charakterze planistycznym i sprawozdawczym dotyczącym realizacji ustawy w ustalonych terminach, b) udziale w pracach przygotowawczych lub konkretnych postępowaniach w uzasadnionych przypadkach, c) koordynacji wszelkich działań związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie szkolenia, upowszechniania publikacji dydaktycznych, upowszechniania aktów prawnych dotyczących zamówień, ich nowelizacji i obowiązujących interpretacji. 3. Działania kontrolne, związane z realizacją ustawy w zakresie merytorycznym prowadzi Referat oraz stanowisko do spraw kontroli. 4. Każdy Wydział zobowiązany jest uwzględnić w trakcie merytorycznych kontroli podporządkowanych jednostek zagadnienie związane z realizacją postanowień ustawy. 7.8 Ocena wykonawcy robót budowlanych/usług/dostaw. 1. Realizacja umowy zawartej w wyniku złożonego zamówienia nadzorowana jest przez Wydział, której zakres umowy dotyczy, a w przypadku robót budowlanych dodatkowo może być nadzorowana przez uprawnionego inspektora nadzoru budowlanego. Strona: 14/16

2. Bieżącej kontroli dostaw i usług dokonuje pracownik odpowiedzialny za realizację umowy/zlecenia. Sprawdza on, czy dostarczone materiały i usługi odpowiadają wymaganiom określonym w umowie, zamówieniu, zleceniu zwracając szczególną uwagę na ilość, jakość, cenę, terminowość, warunki finansowe i warunki dostawy. 3. Po zakończeniu realizacji umowy na wykonanie robót budowlanych pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia dokonuje oceny wykonawców w formie protokołu odbioru. 4. Dodatkowo ocenie podlegają dostawcy zewnętrznych usług szkoleniowych, bez względu na tryb udzielania zamówienia. Podstawą oceny są ankiety wypełniane przez uczestników szkoleń. 7.9 Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. 8. APLIKACJE INFORMATYCZNE (BAZY DANYCH) - Brak 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE 1/ ustawa Prawo zamówień publicznych, 2/ rozporządzenia wykonawcze: a) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień i konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, b) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, c) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego, d) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych, e) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, f) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych oraz jego wzoru, g) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego, Strona: 15/16

h) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego, i) Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie określenia metod i podstaw sporządzenia kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, 3/ Regulamin pracy Komisji Przetargowej. 4/ Procedura szkoleń. 5/ Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 10. ZAPISY Zapisy stosowane w procesie Nr JRWA lub zasady identyfikacji Ścieżka dostępu Nadzorowane przez teczka spraw organizacyjnych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych rejestr zamówień publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień dokumentacja zamówień publicznych wraz z oryginałem wniosku umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych Publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Nr Zgodnie z JRWA ---- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych Okres przechowywania Zgodnie z JRWA Zgodnie z JRWA Zgodnie z JRWA Zgodnie z JRWA 11. ZAŁĄCZNIKI I FORMULARZE Lp. Nazwa Lokalizacja, nazwa pliku 1 2 3 4 Formularz Nr F/01 formularz dokumentacji z rozeznania rynku Formularz Nr F/02 wzór wniosku o udzielenie zamówienia publicznego powyżej 30 000 euro Formularz Nr F/03 wzór wniosku o udzielenie zamówienia publicznego od kwoty 50 000 zł do 30 000 euro Formularz Nr F/04 wzór planowanych wydatków na rok następny Qsystem Qsystem Qsystem Qsystem Strona: 16/16